manajemen pengarsipan

MANAJEMEN PENGARSIPAN SURAT

Manajemen pengarsipan dianggap baik apabila memiliki:

1. Kebijakan pengendalian arsip

2. Sistem pengklarifikasian arsip

3. Sistem pelayanan dan penyajian arsip

4. Penggunaan peralatan arsip

5. Pemeliharaan dan pengamanan arsip

A. SISTEM KLARIFIKASI ARSIP

Pembagian arsip

a) Menurut dinamikanya:

Arsip dinamis (record); arsip yang hanya boleh digunakan untuk kepentingan

internal, sehingga dalam pengaksesannya terutama oleh pihak eksternal

organisasi dibutuhkan pembatasan-pembatasan tertentu. Arsip dinamis dibagi

lagi menjadi dua:

o Aktif, arsip ini masih sering digunakan (frekuensi penggunaannya tinggi)

dalam pengambilan kebijakan

o Inaktif, arsip ini memiliki frekuensi pemakaian yang rendah atau tidak begitu

dibutuhkan lagi.

Arsip statis (archives); arsip ini boleh diakses oleh umum tanpa pembatasan yang

ketat. Arsip ini biasanya digunakan untuk penelitian, arsip dan dokumentasi.

DinamisStatis

Aktif Inaktif

Surat Keputusan Foto-foto, VCD, database

(biodata guru, siswa, dan

lain-lain)

Surat Ketetapan

b) Menurut jenisnya:

Pembagian arsip menurut jenisnya lebih ditonjolkan pada pembagian arsip berdasar

media dan penggunaannya, yaitu:

Audiovisual, contoh: DVD, VCD, kaset film.

Audio, contoh: CD audio

Visual, contoh: surat-surat, bukti transaksi, notulen, laporan

Alat-alat bukti, di luar yang telah disebutkan

Klasifikasi berdasarkan nilai guna

Manajemen kearsipan sangat diperlukan karena memiliki beberapa nilai guna

sebagai berikut:

Administrative value (A)

Legal value (L)

Fiscal value (F)

Research value (R)

Education value (E)

Documentative value (D)

B. Sistem pelayanan dan penyajian arsip

Dalam setiap filing masing-masing harus dibuat tempat penyimpanannya sendiri untuk

memudahkan tempat penyimpanannya kembali, masing-masing harus diberi tanda.

Untuk lebih mudah diklasifikasikan berdasarkan jenis. Lalu ditandai berdasarkan isi.

Pengelompokan berdasarkan no. urut akan menyulitkan dalam mengingatnya bila

terlalu banyak. Penandaan itu juga sebaiknya ditulis dalam kartu indeks yang terpisah

yang sekaligus bisa dijadikan kartu penunjuk untuk peminjaman.

Contoh kartu indeks:

Nomor : 01

Jenis arsip : foto

Tanggal Arsip : 30 Februari 1990

Hal/isi : Dokumentasi SBL

Disimpan di : Berkas dokumentasi Kegiatan

Langkah-langkah pengarsipan

a. Pembacaan dan pemberian tanda

b. Pencatatan dalam kartu indeks

c. Penyimpanan dalam berkas

d. Pembuatan daftar pinjaman

Agenda Surat

Harus dibuat terpisah menjadi dua buku atau satu buku dibagi dua, yang terdiri dari:

1. surat masuk terdiri dari kolom nomor urut, nomor surat, instansi yang mengirim,

perihal surat, dan keterangan.

2. surat keluar terdiri dari kolom nomor urut, nomor surat, tujuan, perihal surat, dan

keterangan.

SURAT MASUK

NOTANGGAL

TERIMADARI PERIHAL KET

1 1 Mei 2010 SDN ADA AJA Undangan Rapat

2 1 Mei 2010 DINAS RIWEUH Undangan Persiapan

Perlombaan

SURAT KELUAR

NOTANGGAL

KIRIMTUJUAN PERIHAL KET

1 1 Mei 2010 SDN ADA AJA Undangan Rapat

2 1 Mei 2010 DINAS RIWEUH Undangan Persiapan

Perlombaan

C. Penggunaan peralatan teknis arsip

a. Jenis-jenis Surat dan Penomoran

1. Surat Ketetapan

2. Surat Keputusan

3. Surat Tugas

4. Surat Keterangan

5. Surat Pemberitahuan

6. Surat Undangan

7. Surat Permohonan

a. izin kegiatan

b. bantuan

c. kesediaan

d. peminjaman tempat dan fasilitas

e. dispensasi

03 / SDN1-JTL A IV 10

Nomor

Lembaga/Perusahaan

Pembuat Surat Bulan

2/ . / /

TahunJenis Surat

f. lain-lain

8. Surat Perjanjian/transaksi

9. Lain-lain

b. Pengodean

No Pembuat Surat Kode *)

1 Kepala Sekolah A

2 Wakasek Bid. Kurikulum B

3 Wakasek Bid. Kesiswaan C

4 Wakasek Bid. Humas D

5 Wakasek Bid. Sarana & Prasarana E

*) kode surat bisa menggunakan kode huruf kapital atau nama seperti Dessy menjadi

DES, Andi menjadi AND, Richa menjadi RCH.

c. contoh penomoran

Berikut contoh penomoran surat dengan periode per bulan (setiap awal bulan nomor

diset ulang). Contoh

Surat Keputusan dengan nomor surat 03 yang membuat surat kepala sekolah dibuat

pada bulan April 2010 hasilnya 03/SDN1-JTL/A.2/IV/10

Surat Tugas dengan nomor surat 25 yang membuat surat kepala sekolah dibuat pada

bulan Agustus 2010 hasilnya 25/SDN1-JTL/A.3/VIII/10

D. Pemeliharaan dan pengamanan arsip

Pengamanan dan pemeliharaan arsip

1. Arsip surat disimpan dalam bentuk softcopy (file computer) dan hardcopy (print out)

2. Arsip disimpan dalam almari penyimpanan dan dikunci, kunci tersebut disimpan

penanggung jawab bidang administrasi.