manajemen logistik obat rsuh

MANAJEMEN LOGISTIK OBATRS. UNIVERSITAS HASANUDDIN

INSTALASI FARMASI RSUH

INSTALASI FARMASI RSUH

Kepala Instalasi

Koordinator Diklat

Koordinator Pelayanan

Koordinator Perbekalan &

Gudang Produksi

Koordinator Farmasi Klinik,

PIO & Mutu

INSTALASI FARMASI RSUH

Tujuan pokok & Fungsi

Sebagai unit pelayanan non struktural yang menyediakan fasilitas dan menyelenggarakan Pengelolaan

perbekalan dan kegiatan pelayanan Farmasi Klinik sesuai standar

Manajemen pengelolaan obat

PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI

Adalah suatu siklus kegiatan yang saling terkait dimulai dari

perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, pencatatan dan

pelaporan, penghapusan, monitoring dan evaluasi

Manajemen pengelolaan obat

Pengelolaan obat di RS (Seto dkk, 2004), Tahap-tahapnya :

Perencanaan Pengadaan

Penyimpanan

Pendistribusian Penggunaan

Pengelolaan Perbekalan Farmasi

Drug Management Cycle Penerimaan, Penyimpanan, Pendistribusian

Pengendalian, Penghapusan,Administrasi,

pelaporan serta evaluasi

Pemilihan, perencanaan, pengadaan

• KepMenKes No. 1197 Th. 2004 ttg Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit

Perbekalan farmasi : Sediaan farmasi yang terdiri dari

- Obat- Bahan obat- Alat kesehatan- Reagensia- Radio farmasi- Gas medis• PP 51 2009 ttg Pelayanan Kefarmasian

Jenis Produk/Perbekalan

INSTALASI FARMASI RSWSKebijakan kegiatan :

1. Pemilihan 6. Pendistribusian

2. Perencanaan 7. Penghapusan

3. Produksi 8. Administrasi/Pencatatan & Pelaporan

4. Penerimaan

5. Penyimpanan

9. Monev / Penilaian

FARMASI KLINIK

A

B

A. Pengelolaan Perbekalan Farmasi RSUH

1. Pemilihan • Merupakan proses kegiatan sejak dari

meninjau :– Masalah kesehatan yang terjadi di rumah sakit– Identifikasi pemilihan terapi– Bentuk dan dosis– Menentukan kriteria pemilihan dengan

memprioritaskan obat esensial– Standarisasi sampai menjaga dan memperbaharui

standar obat. • Penentuan seleksi obat merupakan peran aktif

Apoteker dalam Panitia Farmasi dan Terapi untuk menetapkan kualitas dan efektifitas, serta jaminan purna transaksi pembelian.

• Usulan dari SMF dan Farmasi

• Peran KFT• Penyusunan Formularium• Dukungan SIM di RS

PenerimaanPemilihan(Selection)

KFT

Formularium

SIMRS

Pengelolaan Perbekalan Farmasi RSUH

2. Perencanaan • Merupakan proses kegiatan dalam pemilihan

jenis, jumlah, dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran

• Untuk menghindari kekosongan obat dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggung jawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan antara lain:

– Konsumsi– Epidemiologi– Kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi

disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.  

Pengelolaan Perbekalan Farmasi RSUH

Pedoman Perencanaan

DOEN Formularium Rumah Sakit

Standar Terapi Rumah Sakit

Ketentuan yang berlaku di RSUH

Data catatan medik

Anggaran yang tersedia

Penetapan prioritas Siklus penyakit Sisa persediaan

Kondisi di Instalasi Farmasi RSUH

Penetapan Anggaran

Metode Konsumsi :

berdasarkan pemakaian tahun lalu dan sisa

persediaan

Belum Pernah alasan

epidemiologi

Pengelolaan Perbekalan Farmasi RSUH

3. Pengadaan • Merupakan kegiatan untuk merealisasikan

kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui, melalui:

– Pembelian:• Secara tender (oleh Unit Layanan Pengadaan );• Secara langsung dari pabrik/distributor/ pedagang

besar farmasi– Produksi/pembuatan sediaan farmasi:

• Produksi Steril; (steril)• Produksi Non Steril; (Salep, bedak, pengenceran

alkohol)– Sumbangan/droping/hibah.  – Konsinyasi

PenerimaanPengadaan(Purchasing)

Tepat jenis Tepat jumlah

Tepat waktu Harga optimal

Pengelolaan Perbekalan Farmasi RSUH

4. Produksi • Merupakan kegiatan membuat, merubah bentuk,

dan pengemasan kembali sediaan farmasi steril atau non steril untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit.

• Kriteria obat yang diproduksi:– Sediaan farmasi dengan formula khusus;– Sediaan farmasi dengan harga murah;– Sediaan farmasi dengan kemasan yang lebih kecil; – Sediaan farmasi yang tidak tersedia dipasaran;– Sediaan farmasi untuk penelitian;– Sediaan nutrisi parenteral ;– Rekonstruksi sediaan obat kanker (masih

dilakukan langsung oleh dokter & perawat)

Pengelolaan Perbekalan Farmasi RSUH

5. Penerimaan • Merupakan kegiatan untuk menerima

perbekalan farmasi yang telah diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian, melalui pembelian langsung, tender, konsinyasi atau sumbangan.

• Pedoman dalam penerimaan perbekalan farmasi:– Pabrik harus mempunyai Sertifikat Analisa; – Barang harus bersumber dari distributor utama;– Harus mempunyai Material Safety Data Sheet

(MSDS);– Khusus untuk alat kesehatan/kedokteran harus

mempunyai certificate of origin;– Expire date minimal 2 (dua) tahun.

Dokumen kontrol

Cocokkan: • Surat Pesanan dengan Faktur/Nota Barang• Barang datang (Perbekalan farmasi) dengan spesifikasi• Barang datang dengan Surat Pesanan

PenerimaanPenerimaan(Receive)

Surat Pesanan

Faktur / Nota

Dokumen Perencanaan

Dokumen kontrol

Dokumen SP/OPB/PO

Faktur

vs

• Jumlah dan jenis• Harga• Spesifikasi• Pencatatan Expire Date• Pemeriksaan kualitas - kemasan - produk (utuh, warna, bentuk, dsb)• Suhu waktu datang - cek ice box• Waktu datang• dll

PenerimaanPenerimaan(Receive)

Cek kualitas produk

Pengelolaan Perbekalan Farmasi RSUH

6. PenyimpananTujuan 1. Memelihara mutu sediaan farmasi2. Menghindari penggunaan yang tidak

bertanggung jawab3. Menjaga ketersediaan4. Memudahkan pencarian dan pengawasan

Dokumen kontrol

PenerimaanPenyimpanan

KARTU STOK

Nama barang, bentuk sediaan, kekuatan (dosis)

Pabrik/Supplier /Pemasok

barang

No. Batch, ED Jumlah

(satuan dos/ satuan terkecil)

Pengelolaan Perbekalan Farmasi RSUH

6. Penyimpanan • Merupakan kegiatan

pengaturan perbekalan farmasi menurut persyaratan yang ditetapkan: – Berdasarkan sumber

anggaran– Berdasarkan bentuk

sedian dan jenisnya– Berdasarkan alfabetis– Berdasarkan suhu dan

kestabilan obat– Berdasarkan FIFO (First

in First out ) dan FEFO (First expired First out)

– Berdasarkan penyimpanan khusus (hight alert )/ LASA, psikotropik, elektrolit kuat, narkotik, sitostatik)

– Berdasarkan sifat explosif (mudah meledak) mis . Gas medik, alkohol

• Fasilitas• Kondisi• SistemPerhatikan

Prinsip:Memastikan kondisi penyimpanan sesuai syarat penyimpanan dari pabrik (suhu, kelembaban , cahaya)

Memastikan pasien mendapatkan barang sesuai kondisi yang dipersyaratkan

Di gudang

depo

Penyimpanan(Storage)

tempat pelayanan

Perhatikan antara suhu yang disyaratkan dengan suhu ruangan kita

Penyimpanan(Storage)

•Suhu kamar 25 – 30 °C•Suhu sejuk 8 – 15 °C•Suhu dingin 2 – 8 °CSuhu•Kering <65%•Lembab 65-80%

Kelembaban

•Terlindung dari cahaya matahari•Peka terhadap cahayaCahaya

Menjadi pilihan

Kepuasan pelanggan

Kualitas pelayanan

Kualitas produk

Penyimpanan yang baik

Perhatikan persyaratan penyimpanan

Caranya?

Suhu kamar25 – 30oC Suhu sejuk 8– 15 oCSuhu dingin2 – 8oC

Beku < 0oC

Pengelolaan Perbekalan Farmasi RSUH

7. Pendistribusian • Merupakan kegiatan mendistribusikan

perbekalan farmasi di rumah sakit untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk menunjang pelayanan medis.

• Sistem distribusi dirancang atas dasar kemudahan untuk dijangkau oleh pasien dengan mempertimbangkan: – Efisiensi dan efektifitas sumber daya yang ada;– Metode sentralisasi atau desentralisasi;– Sistem ”floor stock”, resep individu, UDD (unit

dose dispensing) , ODD (one day dose dispensing,) atau kombinasi.

Pengelolaan Perbekalan Farmasi RSUH

7.1. Pendistribusian Perbekalan Farmasi untuk Pasien Rawat Inap

Diselenggarakan secara : Sentralisasi dan atau desentralisasi

dengan sistem persediaan lengkap di ruangan,

Sistem resep perorangan, Sistem unit dosis (UDD & ODD) Sistem kombinasi oleh Depo / apotek

Pengelolaan Perbekalan Farmasi RSUH

7.2 Pendistribusian Perbekalan Farmasi untuk Pasien Rawat Jalan Diselenggarakan secara :

Sentralisasi (khusus pasien askes untuk obat DPHO) dan atau desentralisasi dengan sistem resep individual oleh Apotik Rumah Sakit. 

Pengelolaan Perbekalan Farmasi RSWS

7.3. Pendistribusian Perbekalan Farmasi di luar jam kerja Diselenggarakan oleh:

a. Apotik / Depo farmasi yang dibuka 24 jam

b. Ruang rawat yang menyediakan perbekalan farmasi emergensi.

PENGENDALIAN

Tujuan: supaya tidak terjadi kelebihan dan kekosongan perbekalan farmasi di unit unit pelayanan

Kegiatan1.Memperkirakan/menghitung pemakaian rata

rata periode tertentu2.Menentukan stok pengaman di gudang 3.Menentukan waktu pemesanan sampai obat

diterima4.Melakukan pengendalian setiap tahapan dalam

pengelolaan perbekalan farmasi

Pengendalian

• Pemilihan obat masuk ke formularium (satu generik, satu original, 2 mitu)

• Perencanaan disusun berdasarkan kebutuhan dari depo/user, berdasarkan formularium yang berlaku, usulan baru untuk obat se izin direksi

• Perbekalan farmasi yang dipesan harus sesuai dengan perencanaan daftar kebutuhan yang diajukan oleh kepala instalasi farmasi

Pengendalian

• Penerimaan barang berdasarkan surat pesanan (kontrak) ( a.l. faktur penjualan, spesifikasi barang, jumlah, merek )

• Penyimpanan : pengendalian permintaan depo / apotik, pemantauan obat stagnan, obat yang mendekati expire / rusak , retur obat

Pengendalian

• Distribusi obat : – Dari Gudang ke Depo/apotek : Bukti

pengeluaran barang dari gudang– Dari depo/apotek ke pasien :

• penulisan resep sesuai formularium, obat diluar non formularium disetujui oleh direktur/duty,

• Pengendalian dalam regimen obat sesuai dosis• Obat yang tidak terpakai pasien yang dikembalikan

ke Farmasi• ASO (automatic stop order) dalam SIMRS• Pengendalian berdasarkan clinical pathway

PENGHAPUSAN

• Merupakan kegiatan terhadap perbekalan farmasi yang tidak terpakai karena kadaluarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar

• Tujuan: menjamin perbekalan farmasi yang sudah tidak

memenuhi syarat dikekola sesuai dengan standar yang berlaku

• Penghapusan akan mengurangi beban penyimpanan maupun mengurangi resiko terjadinya penggunaan obat sub standar.

Penghapusan

• Barang yang rusak, expire di buatkan usulan (jumlah, jenis, mata anggaran dan nilai ) dari instalasi farmasi ke Tim penghapusan barang Rumah Sakit

Administrasi (Pencatatan) & Pelaporan

Administrasi/ Pencatatan• Pencatatan bertujuan memonitor transaksi

perbekalan farmasi yang masuk dan keluar• Pencatatan secara manual (buku & kartu

Stok) dan komputerisasi

Informasi yang diperoleh dari pencatatan1.Jumlah perbekalan farmasi yang tersedia (sisa stok)2.Jumlah perbekalan farmasi yang diterima3.Jumlah perbekalan farmasi yang keluar4.Jumlah perbekalan farmasi yang rusak / hilang /

kadaluarsa5.Perbekalan farmasi yang stagnan dan mendekati

expired

Administrasi (Pencatatan) & Pelaporan

PelaporanKumpulan catatan dan pendataan kegiatan

administrasi perbekalan farmasiTujuan Tersedianya data yang akurat untuk bahan evaluasi Tersedianya informasi yang akurat Tersedianya data yang lengkap untuk membuat

perencanaan

Administrasi (Pencatatan) & Pelaporan

Administrasi (Pencatatan) dan pelaporan

• Laporan kegiatan farmasi tiap bulan• Laporan stock opname tiap bulan• Laporan obat stagnan, dan mendekati expire• Laporan obat expire/rusak• Laporan neraca rugi laba• Laporan narkotika dan psikotropika• Laporan SPM• Laporan obat program (a.l. metadon , ARV,

Flu burung, malaria)• Laporan Farmasi klinik

MONITORING & EVALUASI

• Merupakan salah satu upaya untuk terus mempertahankan mutu pengelolaan perbekalan farmasi

• Sebagai masukan dalam penyusunan perencanaan dan pengambilan keputusan

• Kolekting data untuk bahan evaluasi

Monitoring & EvaluasiBerdasarkan penilaian secara umum baik tingkat instalasi maupun tingkat Pimpinan / kepala

Berdasarkan pencapaian Target yang ditetapkan

PELAYANAN INFORMASI OBAT (PIO)