laporan kerja praktik kantor kesyahbandaran …
Post on 22-Nov-2021
4 Views
Preview:
TRANSCRIPT
i
LAPORAN KERJA PRAKTIK
KANTOR KESYAHBANDARAN DAN OTORITAS
PELABUHAN KELAS II TANJUNG BUTON
PROSEDUR PENDISTRIBUSIAN SURAT MASUK
HARISA FITRI
NIM. 5304171063
PROGRAM STUDI SARJANA TERAPAN
AKUNTANSI KEUANGAN PUBLIK
JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI BENGKALIS
BENGKALIS
2021
ii
iii
iv
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT atas Rahmat dan Hidayah-Nya sehingga
penulis dapat menyelesaikan Laporan Kerja Praktik yang dilaksanakan terhitung
tanggal 24 Februari 2021 sampai dengan 24 Juni 2021 di Kantor Kesyahbandaran
dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton.
Kerja praktik selain merupakan salah satu kegiatan mahasiswa Politeknik
Negeri Bengkalis dalam menyelesaikan studi yang dilaksanakan pada awal
semester VIII (delapan) dan sebagai persyaratan untuk melanjutkan semester
berikutnya. Kerja Praktek ini memiliki makna yang penting bagi penulis untuk
dapat menerapkan ilmu pengetahuan yang diperoleh dibangku perkuliahan ke
dunia kerja yaitu pada Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II
Tanjung Buton.
Penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada seluruh pihak yang
telah membantu selama kegiatan Kerja Praktik secara langsung maupun tidak
langsung. Sikap keramah tamahan, kekeluargaan, kedisiplinan, keterbukaan,
saling membantu dan perhatian yang diberikan sangat membantu penulis dalam
menyelesaikan Kerja Praktik ini dan penulis mengucapkan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Jhony Custer S.T.,M.T selaku Direktur Politeknik Negeri Bengkalis.
2. Ibu Yunelly Asra, S.E., M.M selaku Ketua Jurusan Administrasi Niaga.
3. Ibu Rosmida, S.E., M.Si selaku Ketua Program Studi D4 Akuntansi
Keuangan Publik.
4. Bapak Fachroh Fiddin, S.E.,M.Ak selaku Koordinator Kerja Praktik program
Studi D4 Akuntansi Keuangan Publik.
5. Ibu Novira Sartika, S.Stat, M.Ak selaku Dosen Pembimbing Kerja Praktik.
v
6. Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton yang
telah memberikan izin kepada penulis untuk melakukan Kerja Praktik di
perusahaannya.
7. Bapak Pepderigat Simanullang, SE selaku Kepala Sub Bagian Tata Usaha.
8. Ibu Elpa Thamrin selaku Pembimbing Kerja Prakik (KP) dari Kantor
Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton.
9. Seluruh Staf Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II
Tanjung Buton yang telah membantu penulis selama dalam melaksanakan
kerja praktik.
10. Ayah (Alm) dan Ibu serta keluarga yang selama ini senantiasa memberikan
do’a, dukungan dan perhatian.
11. Kepada teman-teman seperjuangan khususnya teman-teman Program Studi
D4 Akuntansi Keuangan Publik semester VIII A (delapan) yang banyak
membantu dalam menyelesaikan Laporan Kerja Praktik.
Penulis mohon maaf apabila ada kesalahan dan tingkah laku yang kurang
berkenan selama melakukan Kerja Praktik di bagian Tata Usaha pada Kantor
Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton. Penulis
menyadari masih banyak kekurangan dalam penulis laporan ini baik cara
penyajian maupun susunannya, yang dikarenakan keterbatasan penulis. Untuk itu
segala kritik dan saran yang bersifat membangun sangat diperlukan. Harapan
penulis semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan semua pihak yang
membutuhkan.
Bengkalis, Agustus 2021
HARISA FITRI
NIM. 5304171063
vi
DAFTAR ISI
COVER ................................................................................................................ i
LEMBAR PENGESAHAN ............................................................................... ii
LEMBAR PERSETUJUAN.............................................................................. iii
KATA PENGANTAR ........................................................................................ iv
DAFTAR ISI ....................................................................................................... vi
DAFTAR TABEL ............................................................................................... viii
DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... ix
DAFTAR LAMPIRAN ...................................................................................... xi
BAB I PENDAHULUAN................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang Kerja Praktik (KP) .............................................................. 1
1.2 Tujuan dan Manfaat Kerja Praktik (KP)...................................................... 3
1.2.1 Tujuan Kerja Praktik (KP) .................................................................. 3
1.2.2 Manfaat Kerja Praktik (KP)................................................................ 4
1.3 Waktu Pelaksanaan Kerja Praktik (KP)....................................................... 4
1.4 Lokasi Kerja Praktik (KP) ............................................................................ 5
BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI ..................................................... 6
2.1 Sejarah Singkat Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton ............................. 6
2.2 Visi dan Misi Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton ................................ 7
2.2.1 Visi Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton.................................. 7
2.2.2 Misi Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton ................................. 8
2.3 Struktur Organisasi Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton....................... 8
2.4 Ruang Lingkup Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton ............................. 12
BAB III DESKRIPSI KEGIATAN SELAMA KP ........................................ 13
3.1 Jenis Tugas yang Dilaksanakan Penulis ...................................................... 13
3.1.1 Laporan Kegiatan KP Mingguan ....................................................... 14
3.2 Peralatan dan Perlengkapan yang di gunakan ............................................. 25
vii
3.2.1 Peralatan yang digunakan ................................................................... 25
3.2.2 Perlengkapan yang digunakan ............................................................ 27
3.3 Data-data yang Diperlukan ........................................................................... 29
3.4 Dokumen-dokumen dan file-file yang dihasilkan....................................... 31
3.5 Kendala-kendala dan solusi yang dihadapi ................................................. 37
3.6 Solusi dari Kendala yang Dihadapi.............................................................. 37
BAB IV PEKERJAAN KHUSUS .................................................................... 38
4.1 Spesifikasi Tugas yang Dilaksanakan ......................................................... 38
4.2 Target Yang Diharapkan .............................................................................. 41
4.3 Perangkat Keras/Lunak yang Digunakan .................................................... 41
4.3.1 Perangkat Keras yang digunakan ....................................................... 40
4.3.2 Perangkat Lunak yang digunakan....................................................... 41
4.4 Data-data dan Dokumen-dokumen yang dihasilkan ................................... 42
BAB V PENUTUP .............................................................................................. 44
5.1 Kesimpulan .................................................................................................... 44
5.2 Saran .............................................................................................................. 45
LAMPIRAN ........................................................................................................ 46
Surat Keterangan (dari Perusahaan)
Segala administrasiyang berkaitan dengan kegiatan KP
viii
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Waktu Pelaksanaan Kerja Praktik ........................................................... 4
Tabel 1.2 Jadwal Jam Kerja Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton ..................... 5
Tabel 3.3 Laporan Kegiatan KP Minggu 1 (Pertama) ........................................... 14
Tabel 3.4 Laporan Kegiatan KP Minggu 2 (Dua) .................................................. 14
Tabel 3.5. Laporan Kegiatan KP Minggu 3 (Tiga) ................................................ 15
Tabel 3.6 Laporan Kegiatan KP Minggu 4 (Empat) .............................................. 16
Tabel 3.7 Laporan Kegiatan KP Minggu 5 (Lima) ................................................ 16
Tabel 3.8 Laporan Kegiatan KP Minggu 6 (Enam) ............................................... 17
Tabel 3.9 Laporan Kegiatan KP Minggu 7 (Tujuh) ............................................... 18
Tabel 3.10 Laporan Kegiatan KP Minggu 8 (Delapan) ......................................... 18
Tabel 3.11 Laporan Kegiatan KP Minggu 9 (Sembilan) ....................................... 19
Tabel 3.12 Laporan Kegiatan KP Minggu 10 (Sepuluh) ....................................... 20
Tabel 3.13 Laporan Kegiatan KP Minggu 11 (Sebelas) ........................................ 20
Tabel 3.14 Laporan Kegiatan KP Minggu 12 (Dua belas) .................................... 21
Tabel 3.15 Laporan Kegiatan KP Minggu 13 (Tiga belas) ................................... 21
Tabel 3.16 Laporan Kegiatan KP Minggu 14 (Empat belas) ............................... 22
Tabel 3.17 Laporan Kegiatan KP Minggu 15 (Lima Belas).................................. 23
Tabel 3.18 Laporan Kegiatan KP Minggu 16 (Enam belas) ................................. 23
Tabel 3.19 Laporan Kegiatan KP Minggu 17 (Tujuh belas) ................................. 24
Tabel 3.20 Laporan Kegiatan KP Minggu 18 (Delapan belas) ............................. 24
Tabel 4.1 Uraian Kegiatan Prosedur Pendistribusian Surat Masuk ...................... 38
ix
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton ................................................ 5
Gambar 1.2 Struktur Organisasi Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton .............. 9
Gambar 3.3 Printer .................................................................................................... 25
Gambar 3.4 Telepon .................................................................................................. 26
Gambar 3.5 Mesin Fotocopy .................................................................................... 26
Gambar 3.6 Alat Tulis Kantor (ATK) ...................................................................... 27
Gambar 3.7 Stapler .................................................................................................... 27
Gambar 3.8 Stempel .................................................................................................. 28
Gambar 3.9 Flashdisk................................................................................................ 28
Gambar 3.10 Paper Clip ............................................................................................ 28
Gambar 3.11 Perforator............................................................................................. 29
Gambar 3.12 Permohonan Surat Masuk .................................................................. 31
Gambar 3.13 Surat Persetujuan Olah Gerak Kapal ................................................. 31
Gambar 3.14 Surat Perjanjian Kerja Laut ................................................................ 32
Gambar 3.15 Surat Perjalanan Dinas (SPD) ............................................................ 32
Gambar 3.16 Surat Perintah Tugas (SPT) ............................................................... 33
Gambar 3.17 Surat Keputusan Menteri Perhubungan ............................................ 33
Gambar 3.18 Buku Kesehatan Kapal ....................................................................... 34
Gambar 3.19 Lemari Arsip Surat Masuk ................................................................. 34
Gambar 3.20 Arsip Surat Keluar .............................................................................. 35
Gambar 3.21 Data Arsip Pegawai ............................................................................ 35
Gambar 3.22 Kode Dosier PL .................................................................................. 35
Gambar 3.23 Hasil Menggandakan Dokumen ........................................................ 36
Gambar 3.24 File Mencetak Dokumen .................................................................... 36
x
Gambar 3.25 Bagian Loket Pelayanan ..................................................................... 39
Gambar 3.26 Agenda Surat Masuk ......................................................................... 40
Gambar 3.27 Agenda Kode Penyimpanan ............................................................... 40
Gambar 3.28 PC Dekstop ......................................................................................... 42
Gambar 3.29 Microsoft Excel .................................................................................. 42
Gambar 3.30 Lembar Disposisi ................................................................................ 43
xi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 : Surat penawaran usulan KP
Lampiran 2 : Surat balasan dari perusahaan atas kesediaan penerimaan KP
Lampiran 3 : Form penilaian/hasil out put KP
Lampiran 4 : Lembar konsultasi bimbingan KP
Lampiran 5 : Daftar Absensi/kehadiran selama pelaksanaan KP
Segala administrasi berupa data, dokumen dan informasi baik berupa narasi
maupun gambar yang berkaitan dengan kegiatan KP
Lain lain yang di anggap perlu.
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Politeknik Negeri Bengkalis adalah satu-satunya Politeknik Negeri yang
berada di Provinsi Riau, tepatnya di bengkalis, Riau, Indonesia. Politeknik
Negerididirikan oleh Yayasan Bangun Insani (YBI). Politeknik Negeri Bengkalis
menerima mahasiswa angkatan pertamanya pada tahun 2001. Pada tahun 2011
Politeknik Negeri Bengkalis berubah statusnya menjadi Perguruan Tinggi Negeri
(PTN), melalui Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No. 28 Tahun 2011
tentang Pendirian Organisasi dan Tata Kerja Politeknik Negeri Bengkalis. Hingga
akhirnya Politeknik Negeri Bengkalis Resmi menjadi Politeknik Negeri pada
tanggal 26 Desember 2011.
Politeknik Negeri Bengkalis memiliki 18 (delapan belas) Program Studi
yang terdiri dari 9 (sembilan) Program Studi D3 (Diploma tiga) yaitu Program
studi Teknik Perkapalan, Teknik Mesin, Teknik Elektronika, Teknik Sipil,
Administrasi Bisnis, Teknik Informatika, Bahasa Inggris, Ketatalaksanaan
Pelayaran Niaga dan Nautika, serta 9 (sembilan) Program Studi D4 (Diploma
empat) diantaranya Teknik Mesin Produksi dan Perawatan, Teknik Listrik, Teknik
Perencanaan Jalan dan jembatan, Rekayasa Perangkat Lunak, Teknologi Rekayasa
Arsitektur Perkapalan, Bahasa inggris Untuk komunikasi Bisnis dan Profesional,
Administrasi Bisnis Internasional dan Akuntansi Keuangan Publik, dengan
melaksankan program yang terdiri dari 40% teori dan 60% praktek. Hingga saat
ini telah menghasilkan lulusan yang telah terjun ke dunia kerja dan tersebar luas di
Indonesia baik itu di perusahaan bahkan instansi pemerintah maupun swasta.
Program Studi Akuntansi Keuangan Publik merupakan salah satu program
studi yang ada di Politeknik Negeri Bengkalis. Program studi Akuntansi
Keuangan Publik berdiri pada tahun 2016 dengan izin pendirian yang dikeluarkan
2
oleh Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor: 10/KPT/I/2016.
Program studi ini didirikan untuk menghasilkan sumber daya manusia yang
terampil dan profesional dalam bidang akuntansi sektor publik seperti Organisasi
Pemerintahan, Lembaga Swadaya masyarakat (LSM), Rumah Sakit, Pendidikan,
Badan Usaha Milik Negara/Daerah (BUMN/BUMD) dan isntansi lainnya yang
berkaitan dengan publik.
Program studi Akuntansi Keuangan Publik bertujuan mempersiapkan
lulusan (sarjana terapan) dalam bidang akuntansi keuangan publik. Lulusan
Program Studi Akuntansi Keuangan Publik diharapkan mampu memenuhi
kebutuhan tenaga ahli industri bagi pasar kerja lokal dan nasional. Selain itu,
lulusan program studi Akuntansi Keuangan Publik juga diharapkan mampu
mengembangkan jiwa kepemimpinan. Untuk mempersiapkan mahasiswa siap
pakai pada bidang tersebut, maka program studi Akuntansi Keuangan Publik
mewajibkan mahasiswa untuk mengikuti kerja praktik baik di instansi
pemerintahan maupun di instansi yang berkaitan dengan publiknya.
Kerja Praktik adalah suatu proses pembelajaran dengan cara mengenal
langsung ruang lingkup dunia pekerjaan yang sesungguhnya. Setiap mahasiswa
diwajibkan untuk turun langsung kedunia pekerjaan yang menjadi bidangnya
masing-masing, dengan begitu setiap mahasiswa diharapkan bisa menerapkan
secara langsung ilmu-ilmu yang telah dipelajari sebelumnya bisa menambah
pengetahuan, keterampilan, dan pengalamannya dalam bekerja yang nantinya bisa
diterapkan didalam dunia pekerjaan yang sesungguhnya. Untuk melakukan Kerja
Praktik mahasiswa harus menyelesaikan perkuliahannya hingga 6 (enam)
semester dan lulus pada semester tersebut.
Program Studi Akuntansi Keuangan Publik berharap dengan adanya kerja
Praktik mahasiswa bisa mengenal secara langsung bagaimana akuntansi di sektor
publik yang sesungguhnya, serta bisa menambah wawasan setiap mahasiswa
untuk lebih terampil, tanggap, dan mampu bersaing dan berdaya guna yang baik
untuk kedepannya. Sebagai konsekuensinya setelah menyelesaikan Kerja Praktik,
3
setiap mahasiswa diwajibkan untuk membuat sebuah Laporan Pekerjaan selama
melaksanakan Kerja Praktik agar mahasiswa bisa mempertanggung jawabkan
hasil yang didapatkan dari kegiatan Kerja Praktik tersebut dan bisa melanjutkan
perkuliahan pada semester berikutnya.
Berdasarkan ketentuan dan persyaratan di atas, Kerja Praktik ini dilakukan
di Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton yang
dilaksanakan selama 4 (empat) bulan terhitung mulai tanggal 24 Februari s/d 24
Juni 2021.
1.2 Tujuan dan Manfaat KP
1.2.1 Tujuan Kerja Praktik
1. Memberi kesempatan kepada mahasiswa untuk mengaplikasikan
teori/konsep ilmu pengetahuan sesuai program studinya yang telah
dipelajari di bangku kuliah pada suatu organisasi/perusahaan.
2. Memberi kesempatan kepada mahasiswa untuk memperoleh pengalaman
praktis sesuai dengan pengetahuan dan keterampilan program studinya.
3. Memberi kesempatan kepada mahasiswa untuk menganalisis, mengkaji
teori/konsep dengan kenyataan kegiatan penerapan ilmu pengetahuan dan
keterampilan di suatu organisasi/perusahaan.
4. Menguji kemampuan mahasiswa Politeknik Bengkalis (sesuai program studi
terkait) dalam pengetahuan, keterampilan dan kemampuan dalam penerapan
pengetahuan dan attitude/perilaku mahasiswa dalam bekerja.
5. Mendapat umpan balik dari dunia usaha mengenai kemampuan mahasiswa
dan kebutuhan dunia usaha guna pengembangan kurikulum dan proses
pembelajaran bagi Politeknik Bengkalis (sesuai dengan program studi
terkait).
4
1.2.2 Manfaat Kerja Praktik
1. Mahasiswa mendapat kesempatan untuk menerapkan ilmu pengetahuan
teori/konsep dalam dunia pekerjaan secara nyata.
2. Mahasiswa memperoleh pengalaman praktis dalam menerapkan ilmu
pengetahuan teori/konsep sesuai dengan program studinya.
3. Mahasiswa memperoleh kesempatan untuk dapat menganalisis masalah
yang berkaitan dengan ilmu pengetahuan yang diterapkan dalam pekerjaan
sesuai dengan program studinya.
4. Politeknik Bengkalis memperoleh umpan balik dari organisasi/perusahaan
terhadap kemampuan mahasiswa yang mengikuti KP di dunia pekerjaannya.
5. Politeknik Bengkalis memperoleh umpan balik dari dunia pekerjaan guna
pengembangan kurikulum dan proses pembelajaran.
1.3 Waktu Pelaksanaan KP
Kegiatan Kerja Praktik (KP) ini dilaksanakan sesuai dengan ketentuan dari
aturan Prodi Akuntansi Keuangan Publik. Jangka waktu kerja praktek yaitu
selama 4 bulan, terhitung mulai tanggal 24 Februari s/d 24 Juni 2021. Berikut
adalah waktu Pelaksanaan Kerja Praktik:
Tabel 1.1 Waktu Pelaksanaan Kerja Praktik
No Kegiatan Waktu yang Tersedia
Des Jan Feb Mar Apr Mei Jun Juli Ags
1 Pengajuan Tempat
KP
2 Sosialisasi dan
Pembekalan KP
3 Persiapan dan
Pembekalan KP
4 Pelaksanaan KP
5 Pembuatan Laporan
KP
6 Sidang KP
Sumber: Data Olahan, 2021
Adapun jadwal jam kerja di Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas
Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton yaitu sebagai berikut:
5
Tabel 1. 2 Jadwal Jam Kerja Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
No. Hari Masuk Istirahat Pulang
1 Senin 07.00 12.00 -13.00 16.00
2 Selasa 07.00 12.00-13.00 16.00
3 Rabu 07.00 12.00-13.00 16.00
4 Kamis 07.00 12.00-13.00 16.00
5 Jum’at 07.00 12.00-13.00 16.00
6 Sabtu Off Off Off
Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
1.4 Lokasi KP
Perusahaan atau tempat pelaksanaan Kerja Praktik ini dilaksanakan di
Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton yang
beralamatkan Jl. Yos Sudarso No. 1 Sungai Pakning Riau 28761.
Gambar 1.1 Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton Sumber: Google Maps
6
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Sejarah Singkat Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan adalah unit pelaksana
teknis di lingkungan Kementrian Perhubungan yang berada di bawah dan
bertanggung jawab kepada Direktur Jenderal Perhubungan Laut. Pelabuhan
Sungai Pakning merupakan pelabuhan yang pertama atau pintu gerbang pertama
untuk perdagangan. Berdasarkan Keputusan Menteri Perhubungan Republik
Indonesia Nomor KM 62 Tahun 2002 Pelabuhan Sungai Pakning merupakan
Pelabuhan yang diusahakan dengan Kantor KSOP Kelas III Sungai Pakning (segi
pengusahaan) serta pengelolaan pelabuhan penyeberangan PT. Persero ASDP
cabang Sungai Pakning.
Dalam melaksanakan tugasnya, Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan
menyelenggarakan fungsi :
1. Pelaksanaan pengawasan dan pemenuhan kelaiklautan kapal, sertifikasi
keselamatan kapal, pencegahan pencemaran dari kapal dan penetapan status
hukum kapal.
2. Pelaksanaan pemeriksaan manajenen keselamatan kapal.
3. Pelaksanaan pengawasan keselamatan dan keamanan pelayaran terkait
dengan kegiatan bongkar muat barang berbahaya, barang khusus, limbah
bahan berbahaya dan beracun (B3), pengisian bahan bakar, ketertiban
embarkasi dan debarkasi penumpang, pembangunan fasilitas pelabuhan,
pengerukan dan reklamasi, laik layar dan kepelautan, tertib lalu lintas kapal di
perairan pelabuhan dan alur pelayaran, pemanduan dan penundaan kapal,
serta penerbitan Surat Persetujuan Berlayar.
4. Pelaksanaan pemeriksaan kecelakaan kapal, pencegahan dan pemadaman
kebakaran di perairan pelabuhan, penanganan musibah di laut, pelaksanaan
7
perlindungan lingkungan maritime dan penegakan hukum di bidang
keselamatan dan keamanan pelayaran.
5. Pelaksanaan koordinasi kegiatan pemerintahan di pelabutan yang terkait
dengan pelaksanaaan pengawasan dan penegakan hukum dibidang
keselamatan dan keamanan pelayaran.
6. Pelaksanaan penyusunan Rencana Induk Pelabuhan, Daerah Lingkungan
Kerja dan Daerah Lingkungan Kepentingan pelabuhan, serta pengawasan
penggunaannya, pengusulan tarif untuk ditetapkan Menteri.
7. Pelaksanaan penyediaan, pengaturan, dan pengawasan penggunaan lahan
daratan dan perairan pelabuhan, pemeliharaan penahan gelombang, kolam
pelabuhan, alur pelayaran dan jaringan jalan serta Sarana Bantu Navigası
Pelayaran.
8. Pelaksanaan penjaminan dan pemeliharaan kelestarian lingkungan di
pelabuhan, keamanan, dan ketertiban kelancaran arus barang di pelabuhan.
9. Pelaksanaan pengaturan lalu lintas kapal ke luar masuk pelabuhan melalui
pemanduan kapal, penyediaan dan/atau pelayanan jasa kepelabuhanan serta
pemberian konsesi atau bentuk lainnya kepada Badan Usaha Pelabuhan.
10. Penyiapan bahan penetapan dan evaluasi standar kerja operasional pelayanan
jasa kepelabuhanan.
11. Pelaksanaan urusan keuangan, kepegawaian dan umum, hukum, dan
hubungan masyarakat serta pelaporan.
2.2 Visi dan Misi KSOP Kelas II Tanjung Buton
2.2.1 Visi Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
Adapun visi dari Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II
Tanjung Buton berdasarkan Visi Direktorat Jenderal Perhubungan Laut adalah:
Terwujudnya penyelenggaraan transportasi laut nasional yang efektif, efisien dan
berdaya saing serta memberikan nilai tambah sebagai infrastruktur dan tulang
punggung kehidupan berbangsa dan bernegara.
8
2.2.2 Misi Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
Sedangkan Misi dari Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas
II Tanjung Buton Berdasarkan Visi Direktorat Jenderal Perhubungan Laut adalah
sebagai berikut:
Menyelenggarakan kegiatan angkutan di perairan dalam rangka
memperlancar arus perpindahan orang/dan atau barang melalui perairan
dengan selamat, aman, cepat, lancar, tertib dan teratur, nyaman dan berdaya
guna.
Menyelenggarakan kegiatan kepelabuhanan yang andal dan berkemampuan
tinggi, menjamin efisiensi dan mempunyai daya saing global untuk
menunjang pembangunan nasional dan daerah yang berwawasan nusantara.
Menyelenggarakan keselamatan dan kemanan angkutan perairan dan
pelabuhan.
Menyelenggarakan perlindungan lingkungan maritim di perairan nusantara.
Melaksanakan konsolidasi peran masyarakat, dunia usaha dan pemerintah
melalui restrukturisasi dan reformasi peraturan.
2.3 Struktur Organisasi Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
Sruktur organisasi adalah salah satu bagan yang menggambarkan secara
sistematis mengenai penetapan, tugas-tugas, fungsi, wewenang, serta tanggung
jawab masing-masing dengan tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Bertujuan
untuk membina keharmonisan kerja agar pekerjaan dapat dikerjakan dengan
teratur dan baik untuk mencapai tujuan yang diinginkan secara maksimal. Struktur
organisasi di Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Tanjung
buton dapat digambarkan sebagai berikut
9
STRUKTUR ORGANISASI KANTOR KESYAHBANDARAN DAN OTORITAS
PELABUHAN KELAS II TANJUNG BUTON
Gambar 1. 2 Struktur Organisasi Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
KEPALA KANTOR
WIGYO,S.Sos, MH
KASUB BAG TU
PEPDERIGAT SIMANULLANG,SE
Kasie KESBER Penjagaan & Patroli
EMBING SUKARIYA,SE.,M.Si
Kasie Status Hukum & Sertifikat Kapal
Capt. MUHAMAD FIKRI,M.Mar
Kasie LALA & Usaha Kepelabuhan
ROBIN FAJAR NADAPDAP,S.Kom.,M.MTr
Wilayah Kerja Tanjung Buton
Capt. MAHMUD HAFIZ DAULAY, M.Mar
Wilayah Kerja Sungai Pakning
DEDI HARYONO
Wilayah Kerja Belitung
IJON TANAMAL
Wilayah Kerja Lubuk Muda
RINO FAKHRUDI
Wilayah Kerja Bandul
ZAKARIA
Wilayah Kerja Bukit batu
SAHAT HUTABARAT
PETUGAS WILAYAH KERJA
10
Berdasarkan Peraturan Menteri Perhubungan Republik Indonesia Nomor 76
Tahun 2018 Tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Menteri Perhubungan
Nomor Pm 36 Tahun 2012 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Kantor
Kesyahbandaran Dan Otoritas Pelabuhan, adapun tugas dari masing-masing
bagian adalah:
a. Petugas Tata Usaha mempunyai tugas melakukan urusan keuangan,
kepegawaian dan umum, hukum dan hubungan masyarakat serta pelaporan
Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan.
b. Petugas Status Hukum dan Sertifikasi Kapal mempunyai tugas melakukan
penyiapan bahan pengukuran, pendaftaran, balik nama, hipotek dan surat
tanda kebangsaan, penggantian bendera kapal serta pemasangan tanda selar
dan melakukan pemeriksaan, penilikan rancang bangun kapal, pengawasan
pembangunan, perombakan dan docking kapal, pemeriksaan dan pengujian
nautis, teknis, radio, elektronika kapal, penghitungan dan pengujian
stabilitas kapal, percobaan berlayar, pengujian peralatan, verifikasi dan
penyiapan bahan penerbitan sertifikat keselamatan kapal, sertifikat
manajemen keselamatan dan pencegahan pencemaran dari kapal,
pembersihan tangki serta perlindungan ganti rugi pencemaran.
c. Petugas Keselamatan Berlayar, Penjagaan dan Patroli mempunyai tugas
melakukan penilikan pemenuhan persyaratan pengawakan kapal, penyiapan
bahan penerbitan dokumen kepelautan, perjanjian kerja laut dan penyijilan
awak kapal serta perlindungan awak kapal, pelaksanaan pengawasan tertib
bandar, pergerakan kapal (shifting), pemanduan dan penundaan kapal di
perairan pelabuhan dan tertib berlayar, lalu lintas keluar masuk kapal, kapal
asing (port State control), flag State control dan pemenuhan persyaratan
kelaiklautan kapal dan penerbitan Surat Persetujuan Berlayar, penjagaan,
pengamanan dan penertiban embarkasi dan debarkasi penumpang di
pelabuhan, pengawasan kegiatan bongkar muat barang khusus, barang
berbahaya, pengisian bahan bakar serta limbah bahan berbahaya dan
beracun (B3), pembangunan fasilitas pelabuhan serta pengerukan dan
reklamasi, patroli di perairan pelabuhan, pengawasan dan pengamanan
terhadap keselamatan kapal yang masuk keluar pelabuhan, kapal sandar dan
11
berlabuh, penyiapan bahan koordinasi dan pemberian bantuan pencarian dan
penyelamatan (Search And Rescue/SAR), penanggulangan pencemaran laut
serta pencegahan dan pemadaman kebakaran di perairan pelabuhan,
pengawasan kegiatan alih muat di perairan pelabuhan, saluage dan
pekerjaan bawah air, pelaksanaan pemeriksaan dan verifikasi pelaksanaan
pemeriksaan dan verifikasi sistem keamanan kapal dan fasilitas pelabuhan
(International Ship and Port Facility Secnrity Code/ISPS-Code), penyiapan
bahan pemeriksaan pendahuluan pada kecelakaan kapal, serta pelaksanaan
penyidikan tindak pidana di bidang pelayaran sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan
d. Petugas Lalu Lintas dan Angkutan Laut, dan Usaha Kepelabuhanan
mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pengaturan, pengendalian
dan pengawasan kegiatan lalu lintas dan angkutan laut, tenaga kerja bongkar
muat, pengawasan kegiatan keagenan dan perwakilan perusahaan angkutan
kapal asing, penjaminan kelancaran arus barang, keamanan dan ketertiban di
pelabuhan, pengaturan dan penyelenggaraan lalu lintas kapal keluar/ masuk
pelabuhan melalui pemanduan kapal, penyiapan bahan pengawasan dan
evaluasi penerapan standar penggunaan peralatan kegiatan bongkar muat
serta Tenaga Kerja Bongkar Muat (TKBM), penyusunan Rencana Induk
Pelabuhan, rencana dan program pembangunan dan pemeliharaan sarana
prasarana pelabuhan, penjaminan dan pemeliharaan kelestarian lingkungan
di pelabuhan, program pembangunan, pemeliharaan sarana dan prasarana
pelayanan jasa kepelabuhanan yang belum disediakan oleh Badan Usaha
Pelabuhan serta penyusunan desain konstruksi fasilitas pokok pelabuhan
dan fasilitas penunjang kepelabuhanan, pelaksanaan pengaturan,
pengendalian dan pengawasan penggunaan lahan daratan dan perairan
pelabuhan serta Daerah Lingkungan Kerja dan Daerah Lingkungan
Kepentingan pelabuhan, fasilitas dan operasional pelabuhan, penetapan dan
evaluasi standar kinerja operasional pelayanan jasa, penyiapan bahan
pemberian rekomendasi persetujuan lokasi pelabuhan, pengelolaan terminal
untuk kepentingan sendiri serta peningkatan kemampuan terminal dan
12
operasional pelabuhan 24 (dua puluh empat) jam, penyusunan pemberian
konsesi, atau bentuk lainnya kepada Badan Usaha Pelabuhan serta
penyediaan dan/atau pelayanan jasa kepelabuhanan yang belum disediakan
oleh Badan Usaha Pelabuhan, penyusunan dan pengusulan tarif penggunaan
daratan dan/atau perairan, fasilitas pelabuhan serta jasa kepelabuhanan,
analisa dan evaluasi pembangunan penahan gelombang, alur pelayaran,
jaringan jalan, dan sarana bantu navigasi pelayaran serta sarana dan
prasarana pelayanan jasa kepelabuhanan yang diperlukan oleh pengguna
jasa yang belum disediakan oleh Badan Usaha Pelabuhan dan penyusunan
sistem dan prosedur pelayanan jasa kepelabuhanan, usaha jasa terkait
dengan kepelabuhanan dan pengelolaan sistem informasi angkutan di
perairan dan sistem informasi pelabuhan.
2.4 Ruang Lingkup Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan adalah unit pelaksana
teknis di lingkungan Kementerian Perhubungan yang berada di bawah dan
bertanggung jawab kepada Direktur Jenderal Perhubungan Laut. Berdasarkan PM
36 Tahun 2012 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Kesyahabandaran dan
Otoritas Pelabuhan mempunyai tugas melaksanakan pengawasan, dan penegakan
hukum dibidang keselamatan dan keamanan pelayaran, koordinasi kegiatan
kepelabuhanan pada pelabuhan yang diusahakan secara komersial.
Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan diklasifikasikan Ke dalam
5 (lima) kelas, terdiri atas:
1. Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas I
2. Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II
3. Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas III
4. Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas IV
5. Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas V
13
BAB III
DESKRIPSI KEGIATAN SELAMA KP
3.1 Jenis tugas yang di laksanakan
Pada bab ini akan diuraikan dan dijelaskan kegiatan-kegiatan atau tugas-
tugas selama menjalani kerja Kerja Praktek (KP) di Kantor KSOP Kelas II
Tanjung Buton terhitung mulai tanggal 24 Februari s/d 24 Juni 2021. Adapun
bidang pekerjaan yang dilakukan penulis selama Kerja Praktek (KP) di Kantor
KSOP Kelas II Tanjung Buton antara lain:
a. Menerima surat masuk
b. Mendisposisikan surat masuk
c. Mencatat dalam agenda surat masuk
d. Memberi nomor AL. 820 untuk Surat Persetujuan Berlayar, Surat
Persetujuan Olah Gerak, pengawasan kegiatan kapal di pelabuhan dan
bunker BBM
e. Memberi nomor Al. 524 untuk Penyijilan Awak Kapal
f. Memberi nomor KU. 201 untuk Surat Perjalanan Dinas (SPPD)
g. Memberi nomor KP. 004 untuk Surat Perintah Tugas (SPT)
h. Memberi nomor KP. 109 untuk SK menteri atas nama pegawai
i. Cap Buku Kesehatan Kapal dan Crew List
j. Mengarsip surat masuk dan surat keluar
k. Mengarsip data pribadi pegawai
l. Mengarsip Laporan Kinerja Media Sosial
m. Membuat kode dossier
n. Menggandakan Dokumen
o. Mencetak Dokumen
14
3.1.1 Laporan Kegiatan KP mingguan
Laporan Kegiatan KP mingguan yang telah dilakukan oleh penulis selama
pelaksanaan Kerja Praktik (KP) pada Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas
Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton selama 4 (empat) bulan terhitung tanggal 24
Februari s/d 24 Juni 2021 selengkapnya dapat dilihat pada tabel dibawah ini:
Tabel 3.3 Laporan Kegiatan KP Minggu 1 (Pertama) Tanggal 24 Februari s/d 26 Februari 2021
No Hari/Tanggal Kegiatan Keterangan
1 Rabu
24 Februari 2021
1. Melaporkan diri ke bagian
2. Perkenalan
3. Menerima surat masuk
4. Mendisposisikan surat masuk dari PT. SKK
MIGAS dan PT . ALP 5. Mencatat dalam agenda surat masuk
6. Cap Buku Kesehatan Kapal KMP. Sw\arna
Putri
Bagian
Tata Usaha
2 Kamis
25 Februari 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. SMA
dan PT. ALP
3. Mencatat dalam agenda surat masuk 4. Mengarsip data pegawai
5. Memberi nomor AL. 524 an. David delvi
Bagian
Tata Usaha
3 Jumat
26 Februari 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. JN,
PT. RAJD dan PT. SMA
3. Mencatat dalam agenda surat masuk 4. Menggandakan lembaran disposisi
5. Memberi nomor AL. 524 an. Syarif Hidayat
Bagian
Tata Usaha
Sumber: Data Olahan, 2021
Tabel 3.4 Laporan Kegiatan KP Minggu 2 (Dua) Tanggal 1 Maret s/d 5 Maret 2021
No Hari/Tanggal Kegiatan Keterangan
1 Senin
1 Maret 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. ASL,
PT. PTK dan PT. SBL
3. Mencatat dalam agenda surat masuk
4. Memberi nomor AL. 524 an. Amirullah
Bagian
Tata Usaha
2 Selasa
2 Maret 2021
1. Menggandakan lembaran disposisi
2. Menerima surat masuk
3. Mendisposisikan surat masuk dari PT. ALP
dan PT. PTK
Bagian
Tata Usaha
3 Rabu
3 Maret 2021
1. Mendisposisikan surat masuk dari PT. SMA
2. Mencatat dalam agenda surat masuk
3. Memberi nomor AL. 820 olah gerak kapal
TB. MTS 16
4. Mengirim Dokumen kepada KPPN Dumai
5. Memberi nomor KP. 005 untuk sertifikat PKL
Bagian
Tata Usaha
4
Kamis
4 Maret 2021
1. Menerima surat masuk 2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. SMA,
DJPL dan Wilker Sungai Apit
3. Mencatat dalam agenda surat masuk
Bagian
Tata Usaha
15
No Hari/Tanggal Kegiatan Keterangan
4. Memberi nomor AL. 820 olah gerak kapal
TB. PIONEER 93
5. Mengarsip surat dari DJPL dalam UM
KELUAR
5 Jumat
5 Maret 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. JN, PT.
PTK, PT. ALP, Wilker Bandul dan PT. BSP
3. Mencatat dalam agenda suratt masuk
4. Membuat kode dosier PL
5. Menggandakan lembaran disposisi
6. Cap Buku Kesehatan Kapal Persada
Nusantara
7. Memberi nomor KP. 004 untuk SPT an. WIGYO,S.Sos.,M.H & Raja Sony Wahyudi
8. Penomoran KU. 201 untuk SPD an.
WIGYO,S.Sos.,M.H & Raja Sony Wahyudi
Bagian
Tata Usaha
Sumber: Data Olahan, 2021
Tabel 3.5 Laporan Kegiatan KP Minggu 3 (Tiga) Tanggal 8 Maret s/d 12 Maret 2021
No Hari/Tanggal Kegiatan Keterangan
1 Senin
8 Maret 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk dari DJPL dan
Kantor Imigrasi Kelas II TPI Bengkalis
3. Mencatat dalam agenda surat masuk
4. Mengarsip lembaran disposisi Wilker Lubuk
Muda dalam file lubuk Muda
Bagian
Tata Usaha
2 Selasa
9 Maret 2021
1. Penomoran AL. 820 untuk Pengawasan
Kegiatan kapal di Pelabuhan
2. Memberi nomor KP. 109 untuk SK Menteri
masing-masing pegawai
Bagian
Tata Usaha
3 Rabu
10 Maret 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk dari Wilker Tg.
Buton
3. Mencatat dalam agenda suratt masuk
4. Mengarsipkan surat undangan dari Dishub
Bengkalis dalam UM KELUAR
5. Cap Buku Kesehatan dan Crew List Kapal
Mulia Nusantara
Bagian
Tata Usaha
4 Kamis
11 Maret 2021 Libur
Bagian
Tata Usaha
5 Jumat
12 Maret 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. SBL
3. Mencatat dalam agenda surat masuk
4. Cap Buku Kesehatan Kapal
5. Memberi nomor Al. 820 olah gerak kapal TB.
Dabo 805/BG. Marine Power 1817
6. Mengarsip Laporan Kinerja Media Sosial
bulan februari 2021 dalam file Lapkin medsos
Bagian
Tata Usaha
Sumber: Data Olahan, 2021
16
Tabel 3.6 Laporan Kegiatan KP Minggu 4 (Empat) Tanggal 15 Maret s/d 19 Maret 2021
No Hari/Tanggal Kegiatan Keterangan
1 Senin
15 Maret 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. ASL
3. Mencatat dalam agenda surat masuk
4. Memberi nomor Al. 002 untuk
pemberitahuan melakukan kegiatan usaha
(PMKU) PT. Pelayaran Cahaya Papua
Bagian
Tata Usaha
2 Selasa
16 Maret 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. JN
3. Mencatat dalam agenda surat masuk
4. Cap Buku Kesehatan Kapal KMP. Permata
Lestari III
5. Memberi nomor AL. 820 olah gerak kapal TB. MTS 16
Bagian
Tata Usaha
3 Rabu
17 Maret 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk dari Nakhoda
KN.P.5147
3. Mencatat dalam agenda surat masuk
4. Memberi nomor AL. 820 olah gerak kapal
TB. Dabo 401/BG. Marine Power 1870
Bagian
Tata Usaha
4 Kamis
18 Maret 2021
1. Memberi nomor UM. 003 perihal undangan
pembahasan persiapan program padat karya
dilingkungan DJPL 2021
2. Mengirim surat ke PT. PERTAMINA dan
PT. Pelindo
3. Mencatat surat keluar dalam buku ekspedisi
Bagian
Tata Usaha
5 Jumat
19 Maret 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. PTK
3. Mencatat dalam agenda surat masuk
4. Mengarsip data pegawai
5. Memberi nomor Al. 820 olah gerak kapal
MB. Transko Sepat 10
6. Cap Buku Kesehatan Kapal
Bagian
Tata Usaha
Sumber: Data Olahan, 2021
Tabel 3.7 Laporan Kegiatan KP Minggu 5 (Lima) Tanggal 22 Maret s/d 26 Maret 2021
No Hari/Tanggal Kegiatan Keterangan
1 Senin
22 Maret 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. SMA
3. Mencatat dalam agenda surat masuk
4. Memberi nomor Al. 820 olah gerak kapal
TB. Dias Raya VI/OB. Mulia XII
5. Cap Buku Kesehatan Kapal KMP. Lome
Bagian
Tata Usaha
2 Selasa
23 Maret 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. PSS
3. Mencatat dalam agenda surat masuk
4. Mengikuti rapat pembahasan usulan
pelabuhan Tg. Buton sebagai pelabuhan yang
terbuka untuk kegiatan angkutan laut luar
negeri di Indonesia
5. Memberi nomor KP. 014 surat keterangan
jalan an. Ferry Saktiawan,S.Sos
Bagian
Tata Usaha
17
No Hari/Tanggal Kegiatan Keterangan
3 Rabu
24 Maret 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. HCA
3. Mencatat dalam agenda surat masuk
4. Mengarsip laporan SIK 2021
Bagian
Tata Usaha
4 Kamis
25 Maret 2021
1. Cap Buku Kesehatan Kapal dan Crew List
KMP. Persada Nusantara
Bagian
Tata Usaha
5 Jumat
26 Maret 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. JN
dan DJPL
3. Mencatat dalam agenda surat masuk
4. Memberi nomor AL. 820 olah gerak kapal
KM. jaya Express
5. Cap Buku Kesehatan Kapal dan Crew List
KMP. Mutiara Pertiwi II
Bagian
Tata Usaha
Sumber: Data Olahan, 2021
Tabel 3.8 Laporan Kegiatan KP Minggu 6 (Enam) Tanggal 29 Maret s/d 2 April 2021
No Hari/Tanggal Kegiatan Keterangan
1 Senin
29 Maret 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk dari PT.
Pelindo
3. Mencatat dalam agenda surat masuk
Bagian
Tata Usaha
2 Selasa
30 Maret 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. HCA
3. Mencatat dalam agenda surat masuk
4. Memberi nomor AL. 820 olah gerak kapal
dan Crew List TB. Cahaya Line 3/TK.
Cathay 2105
5. Penomoran KP. 011 surat izin cuti tahunan
an. Dian
Bagian
Tata Usaha
3
Rabu
31 Maret 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk dari DJPL dan
PT. EMP SKK MIGAS
3. Mencatat dalam agenda surat masuk
4. Cap Buku Kesehatan Kapal dan Crew List
KMP. Permata Lestari III
Bagian
Tata Usaha
4 Kamis
1 April 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. ASDP
3. Mencatat dalam agenda surat masuk
4. Cap Buku Kesehatan Kapal dan Crew List
KMP. Persada Nusantara
Bagian
Tata Usaha
5 Jumat
2 April 2021 Libur
Bagian
Tata Usaha
Sumber: Data Olahan, 2021
18
Tabel 3.9 Laporan Kegiatan KP Minggu 7 (Tujuh) Tanggal 6 April s/d 10 April 2021
No Hari/Tanggal Kegiatan Keterangan
1 Selasa
6 April 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk dari DJPL
3. Mencatat dalam agenda surat masuk
4. Memberi nomor AL. 820 olah gerak kapal
TB. Citra Maju/TK. Sinar Abadi 13
5. Mengarsip Surat Masuk dari Kantor Pelayanan Pajak Pratama Bengkalis
Bagian
Tata Usaha
2 Rabu
7 April 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk dari Wilker
Sungai Apit
3. Mencatat dalam agenda surat masuk
4. Memberi nomor AL. 820 olah gerak kapal MB. Transko Sepat 10
5. Cap Buku Kesehatan Kapal dan Crew List
KMP. Mulia Nusantara
Bagian
Tata Usaha
3 Kamis
8 April 2021
1. Memberi nomor UM. 003 perihal laporan
penerbitan sertifikat kapal, garis muat dan
pencegahan pencemaran lingkungan
maritime serta pengukuhan bulan maret 2021 2. Cap Buku Kesehatan Kapal KMP.
Tandemand
Bagian
Tata Usaha
4 Jumat
9 April 2021
1. Cap Buku Kesehatan Kapal
2. Memberi nomor Al. 820 olah gerak kapal
TB. Patra tunda 3154
3. Penomoran AL. 524 perjanjian kerja laut an.
Dualis Nasution 4. Cap Crew List TB. Green Lacoste
5. Cap Buku Kesehatan Kapal dan crew List
KMP. Mulia Nusantara
Bagian
Tata Usaha
S Sumber: Data Olahan, 2021
Tabel 3.10 Laporan Kegiatan KP Minggu 8 (Delapan) Tanggal 12 April s/d 16 April 2021
No Hari/Tanggal Kegiatan Keterangan
1 Senin
12 April 2021
1. Cap Buku Kesehatan Kapal TB. Patra Tunda
1202
2. Memberi nomor Al. 820 olah gerak kapal
dan Crew List TB. Cahaya Line 3
3. Cap Buku Kesehatan Kapal dan Crew List
KMP. Mulia Nusantara
4. Mencetak Sertifikat Vaksin pegawai
Bagian
Tata Usaha
2 Selasa
13 April 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk dari DJPL
3. Mencatat dalam agenda surat masuk
4. Memberi nomor Al. 820 olah gerak kapal
dan Crew List TB. Citra Maju
5. Mengarsip lembaran disposisi dari
Sekretaris Jendral Kemenhub dalam file
surat masuk
6. Mengarsip sertifikat vaksin pegawai
7. Cap Buku Kesehatan Kapal KMP. Mulia
Nusantara
Bagian
Tata Usaha
19
No Hari/Tanggal Kegiatan Keterangan
3 Rabu
14 April 2021
1. Memberi nomor UM. 003 perihal
permohonan bantuan pejabat pengadaan
barang dan jasa
2. Memberi nomor SPT an. Riki Andika
3. Memberi nomor Al. 820 olah gerak kapal
TB. Sungai Sodor
4. Cap Buku Kesehatan Kapal dan Crew List Permata Lestari III
5. Menerima surat masuk
6. Mendisposisikan surat masuk dari Gubernur
Riau
7. Mencatat dalam agenda surat masuk
Bagian
Tata Usaha
4 Kamis
15 April 2021
1. Menerima surat masuk 2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. EMP
SKK MIGAS
3. Mencatat dalam agenda surat masuk
Bagian
Tata Usaha
5
Jumat 16 April 2021
1. Membuat kode dosier PL
2. Memberi nomor SPT perihal kegiatan
pengukuran kedalaman laut di fasilitas lalang
terminal milik EMP Malacca Strait S.A. 3. Mengarsip SPT Pengawasan
4. Memberi nomor Al. 820 olah gerak kapal
TB. Capricorn 108
5. Cap Buku Kesehatan Kapal dan Crew List
Mulia Nusantara
Bagian Tata Usaha
Sumber: Data Olahan, 2021
Tabel 3.11 Laporan Kegiatan KP Minggu 9 (Sembilan) Tanggal 19 April s/d 23 April 2021
No Hari/Tanggal Kegiatan Keterangan
1
Senin
19 April 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. BSP
Mencatat dalam agenda surat masuk
3. Cap Buku Sijil TB. Capricorn 98
4. Memberi nomor AL. 524 perjanjian kerja
laut an. Masuddin
5. Cap Buku Pelaut, Cap Buku Kesehatan
Kapal dan Crew List KMP. Mulia Nusantara
Bagian
Tata Usaha
2 Selasa
20 April 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. PTK
dan PT. ALP
3. Mencatat dalam agenda surat masuk
4. Memberi nomor AL. 820 olah gerak kapal
TB. MTS 16
5. Mengarsip SPT Cap Buku Kesehatan Kapal
dan Crew List KMP. Citra Mandala Abadi
Bagian
Tata Usaha
3 Rabu
21 April 2021
1. Memberi nomor AL. 820 olah gerak kapal
TB. MTS 16
Bagian
Tata Usaha
4 Kamis
22 April 2021 1. Mengarsip Buku Harian Pegawai
Bagian
Tata Usaha
5 Jumat
23 April 2021 Sakit
Bagian
Tata Usaha
Sumber: Data Olahan, 2021
20
Tabel 3. 12 Laporan Kegiatan KP Minggu 10 (Sepuluh) Tanggal 26 April s/d 30 April 2021
No Hari/Tanggal Kegiatan Keterangan
1 Senin 26 April 2021
Sakit Bagian
Tata Usaha
2 Selasa
27 April 2021 Sakit Bagian
Tata Usaha
3 Rabu
28 April 2021
1. Memberi nomor AL. 820 Pengawasan
Kegiatan Kapal di Pelabuhan
2. Penomoran AL. 820 olah gerak kapal TB.
Dzakiyyah Marine 55/TK. Kiong Nguong
106
3. Cap Buku Kesehatan Kapal dan Crew List
KMP. Mutiara Pertiwi II
Bagian
Tata Usaha
4 Kamis
29 April 2021
1. Cap Buku Kesehatan Kapal dan Crew List
KMP. Tandemand
2. Menerima surat masuk
3. Mendisposisikan surat masuk dari PT. ALP
4. Mengetik dalam agenda surat masuk di
Microsoft Excel
Bagian
Tata Usaha
5 Jumat
30 April 2021
1. Memberi nomor AL. 820 olah gerak TB.
Dabo 607/BG. Marine Power 1807
2. Cap Buku Kesehatan Kapal KMP Mulia
Nusantara
Bagian
Tata Usaha
Sumber: Data Olahan, 2021
Tabel 3.13 Laporan Kegiatan KP Minggu 11 (Sebelas) Tanggal 3 Mei s/d 7 Mei 2021
No Hari/Tanggal Kegiatan Keterangan
1 Senin
3 Mei 2021
1. Menerima surat masuk 2. Mendisposisikan surat masuk dari Gubernur
Riau dan PT. ASDP
3. Mengetik dalam agenda surat masuk di
Microsoft Excel
4. Cap Buku Kesehatan Kapal KMP. LOME
Bagian
Tata Usaha
2 Selasa
4 Mei 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. ALP, Wilker Lubuk Muda dan Wilker Belitung
3. Mengetik dalam agenda surat masuk di
Microsoft Excel
4. Cap Buku Kesehatan Kapal KMP. Mutiara
Pertiwi II
5. Memberi nomor UM. 008 perihal surat
keterangan telah melakukan Praktek Kerja
Industri
Bagian
Tata Usaha
3 Rabu
5 Mei 2021
1. Cap surat pengantar Rekapitulasi
penerimaan dan penyetoran jasa
kepelabuhan
2. Menerima surat masuk
3. Mendisposisikan surat masuk dari Wilker
Belitung
4. Mengetik dalam agenda surat masuk di
Microsoft Excel
5. Cap Buku Kesehatan Kapal KMP. Permata
Lestari III
Bagian
Tata Usaha
21
No Hari/Tanggal Kegiatan Keterangan
4 Kamis
6 Mei 2021
1. Mengirim surat kepada Kantor KPPN
Dumai
2. Memberi nomor AL. 820 olah gerak kapal
TB. MTS 16
Bagian
Tata Usaha
5 Jumat
7 Mei 2021
1. Cap Perjanjian Kerja laut
2. Memberi nomor UM. 003 surat pengantar
perihal laporan penerbitan sertifikat
keselamatan, garis muat dan pencegahan
pencemaran lingkungan maritime serta
pengukuhan bulan april 2021
Bagian
Tata Usaha
Sumber: Data Olahan, 2021
Tabel 3.14 Laporan Kegiatan KP Minggu 12 (Dua belas) Tanggal 10 Mei s/d 14 Mei 2021
No Hari/Tanggal Kegiatan Keterangan
1 Senin
10 Mei 2021
1. Memberi nomor AL. 820 pengawasan kegiatan kapal di pelabuhan
2. Memberi nomor AL. 820 olah gerak kapal
TB. Inai Teratai
3. Menerima surat masuk
4. Mendisposisikan surat masuk dari Menteri
Agama RI dan PT. SMA
5. Mengetik dalam agenda surat masuk di
Microsoft Excel
Bagian
Tata Usaha
2 Selasa
11 Mei 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk dari KEMENHUB SEKJEN
3. Mengetik dalam agenda surat masuk di
Microsoft Excel
Bagian
Tata Usaha
3 Rabu
12 Mei 2021 Cuti Bersama
Bagian
Tata Usaha
4 Kamis
13 Mei 2021 Hari Raya
Bagian
Tata Usaha
5 Jumat
14 Mei 2021 Hari Raya
Bagian
Tata Usaha
Sumber: Data Olahan, 2021
Tabel 3.15 Laporan Kegiatan KP Minggu 13 (Tiga belas) Tanggal 17 Mei s/d 21 Mei 2021
No Hari/Tanggal Kegiatan Keterangan
1 Senin
17 Mei 2021
1. Cap Buku Kesehatan Kapal KMP. Bahari
Nusantara
2. Memberi nomor AL. 524 perjanjian kerja laut
3. Cap buku sijil
Bagian
Tata Usaha
2 Selasa
18 Mei 2021
1. Memberi nomor KU.102 perihal permintaan
koreksi data SPM/SP2D
Bagian
Tata Usaha
3 Rabu
19 Mei 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. ALP
3. Mengetik dalam agenda surat masuk di
Microsoft Excel
4. Cap Buku Kesehatan Kapal KMP. Persada
Nusantara
Bagian
Tata Usaha
22
No Hari/Tanggal Kegiatan Keterangan
4
Kamis
20 Mei 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk
3. Mengetik dalam agenda surat masuk di
Microsoft Excel
Bagian
Tata Usaha
5 Jumat
21 Mei 2021
1. Senam Pagi
2. Memberi nomor AL. 820 Pengawasan
kegiatan kapal di pealabuhan
3. Menerima surat masuk
4. Mendisposisikan surat masuk dari PT. ALP
5. Mengetik dalam agenda surat masuk di
Microsoft Excel
6. Cap Buku Kesehatan Kapal KMP. Citra
Mandala Abadi
Bagian
Tata Usaha
Sumber: Data Olahan, 2021
Tabel 3.16 Laporan Kegiatan KP Minggu 14 (Empat belas) Tanggal 24 Mei s/d 28 Mei 2021
No Hari/Tanggal Kegiatan Keterangan
1 Senin
24 Mei 2021
1. Cap Buku Kesehatan Kapal KMP. Permata
Lestari III
Bagian
Tata Usaha
2 Selasa
25 Mei 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. ALP dan
PT. PSS
3. Mengetik dalam agenda surat masuk di
Microsoft Excel
4. Cap Buku Kesehatan Kapal dan Crew List
KMP. Swarna Putri
Bagian
Tata Usaha
3 Rabu
26 Mei 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk
3. Mengetik dalam agenda surat masuk di
Microsoft Excel
Bagian
Tata Usaha
4 Kamis
27 Mei 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. Yapindo
Konsultan
3. Mengetik dalam agenda surat masuk di
Microsoft Excel
4. Memberi nomor AL. 524 perjanjian kerja laut
an. Rahmad Solihin
5. Cap Buku Sijil TB. Tedindo Jaya 1
Bagian
Tata Usaha
5 Jumat
28 Mei 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. JN
3. Mengetik dalam agenda surat masuk di
Microsoft Excel
4. Cap Buku Kesehatan Kapal KMP. Citra
Mandala Abadi
Bagian
Tata Usaha
Sumber: Data Olahan, 2021
23
Tabel 3.17 Laporan Kegiatan KP Minggu 15 (Lima Belas) Tanggal 31 Mei s/d 4 Juni 2021
No Hari/Tanggal Kegiatan Keterangan
1 Senin
31 Mei 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. SMA
3. Mengetik dalam agenda surat masuk di
Microsoft Excel
Bagian
Tata Usaha
2 Selasa
1 Juni 2021 Libur
3
Rabu
2 Juni 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. RAJD
3. Mengetik dalam agenda surat masuk di
Microsoft Excel
4. Memberi nomor AL. 524 Perjanjian Kerja Laut
an. Rokhim Ardianirat
5. Cap Buku Sjil TB. Cahaya Line 3
6. Cap Buku Pelaut
Bagian
Tata Usaha
4
Kamis
3 Juni 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk dari Wilker Lubuk
Muda
3. Mengetik dalam agenda surat masuk di
Microsoft Excel
4. Mengarsip lembaran disposisi dalam file Wilker
Lubuk muda
Bagian
Tata Usaha
5 Jumat
4 Juni 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk dari Wilker Lubuk
Muda
3. Mengetik dalam agenda surat masuk di
Microsoft Excel
Bagian
Tata Usaha
Sumber: Data Olahan, 2021
Tabel 3.18 Laporan Kegiatan KP Minggu 16 (Enam belas) Tanggal 7 Juni s/d 11 Juni 2021
No Hari/Tanggal Kegiatan Keterangan
1 Senin
7 Juni 2021
1. Mengarsip Surat Penunjukan Pelaksanaan
Harian (SPPH)
Bagian
Tata Usaha
2 Selasa
8 Juni 2021
1. Mencetak laporan surat masuk bulan april tahun
2021
2. Menerima surat masuk
3. Mendisposisikan surat masuk dari PT. SBL, PT.
Biro Klasifikasi Indonesia
4. Mengetik dalam agenda surat masuk di
Microsoft Excel
5. Memberi nomor AL. 820 olah gerak kapal
UMBRO 2
Bagian
Tata Usaha
3 Rabu
9 Juni 2021 Sakit
Bagian
Tata Usaha
4 Kamis
10 Juni 2021 Sakit
Bagian
Tata Usaha
5 Jumat
11 Juni 2021 Sakit
Bagian
Tata Usaha
Sumber: Data Olahan, 2021
24
Tabel 3.19 Laporan Kegiatan KP Minggu 17 (Tujuh belas) Tanggal 14 Juni s/d 18 Juni 2021
No Hari/Tanggal Kegiatan Keterangan
1 Senin
14 Juni 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk dari KPPN Dumai
3. Mengetik dalam agenda surat masuk di
Microsoft Excel
4. Mengarsip AL. 820 bulan mei 2021
5. Memberi nomor AL. 301 perihal permohonan rekomendasi penetapan tanjung buton sebagai
pelabuhan yang terbuka untuk perdagangan luar
negeri
Bagian
Tata Usaha
2
Selasa 15 Juni 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk dari KSOP Kelas
III Pekanbaru 3. Mengetik dalam agenda surat masuk di
Microsoft Excel
4. Memberi nomor AL. 820 olah gerak kapal TB.
Cahaya Line 3
Bagian Tata Usaha
3
Rabu 16 Juni 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. SBL
3. Mengetik dalam agenda surat masuk di Microsoft Excel
4. Memberi nomor AL. 820 olah gerak kapal TB.
Dabo 611/BG. Marine Power
Bagian Tata Usaha
4 Kamis
17 Juni 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk
3. Mengetik dalam agenda surat masuk di
Microsoft Excel
Bagian
Tata Usaha
5 Jumat
18 Juni 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. SMA
3. Mengetik dalam agenda surat masuk di
Microsoft Excel
4. Memberi nomor AL. 820 olah gerak kapal TB.
MTS 16 5. Memberi nomor AL. 524 Perjanjian kerja Laut
an. Syahrullah. S
Bagian
Tata Usaha
Sumber: Data Olahan, 2021
Tabel 3.20 Laporan Kegiatan KP Minggu 18 (Delapan belas) Tanggal 21 Juni s/d 24 Juni 2021
No Hari/Tanggal Kegiatan Keterangan
1
Senin
21 Juni 2021
1. Memberi nomor AL. 820 Surat Pengawasan
Kerja Panas (Hot Works)
2. Menerima surat masuk
3. Mendisposisikan surat masuk dari PT. RAN
4. Mengetik dalam agenda surat masuk di
Microsoft Excel
Bagian
Tata Usaha
2 Selasa
22 Juni 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk dari Bupati Siak
3. Mengetik dalam agenda surat masuk di
Microsoft Excel
Bagian
Tata Usaha
3
Rabu
23 Juni 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk dari PT.
Triomas Foresty Development Indonesia
3. Mengetik dalam agenda surat masuk di
Microsoft Excel
Bagian
Tata Usaha
25
No Hari/Tanggal Kegiatan Keterangan
4 Kamis
24 Juni 2021
1. Menerima surat masuk
2. Mendisposisikan surat masuk dari PT. MTM
3. Mengetik dalam agenda surat masuk di
Microsoft Excel
Bagian
Tata Usaha
Sumber: Data Olahan, 2021
3.2 Peralatan dan Perlengkapan yang di gunakan
3.2.1 Peralatan yang digunakan selama Kerja Praktek di Kantor KSOP Kelas II
Tanjung Buton
Adapun Peralatan yang digunakan selama melaksanakan Kerja Praktek di
Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton sebagai berikut:
1. Printer
Printer adalah sebuah peralatan untuk mencetak dan menggandakan doumen
yang telah dibuat menggunakan komputer. Dokumen seperti surat masuk dari
Direktorat Jenderal perhubungan Laut, Surat Masuk dari Agen dan Lembar
Disposisi dicetak menggunakan printer.
Gambar 3.3 Printer
Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
26
2. Telepon
Telepon merupakan alat komunikasi kantor yang sering digunakan untuk
menghubungi relasi atau langganan di luar perusahaan Kantor KSOP Kelas II
Tanjung Buton. Berikut gambar telepon yang digunakan:
Gambar 3.4 Telepon Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
3. Mesin Fotocopi
Mesin fotocopi merupakan sebuah alat teknologi yang berfungsi untuk
membuat salinan ke atas kertas dari dokumen, buku, maupun sumber lain.
Gambar 3.5 Mesin Fotocopy Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
27
3.2.2 Perlengkapan yang digunakan selama Kerja Praktek di Kantor KSOP
Kelas II Tanjung Buton
Adapun Perlengkapan yang digunakan selama melaksanakan Kerja Praktek
di Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton sebagai berikut:
1. Alat tulis kantor (ATK)
Alat tulis kantor (ATK) seperti pena, spidol, stabile, hekter dan sebagainya
sebagai pendukung dalam proses pengerjaan. Berikut beberapa ATK yang
digunakan:
Gambar 3.6 Alat Tulis Kantor (ATK)
Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
2. Stapler
Stapler adalah alat untuk menyatukan dan memisahkan sejumlah kertas.
Pada pekerjaan scan dokumen stapler digunakan untuk memisahkan dokumen
yang akan discan. Berikut adalah gambar dari stapler:
Gambar 3.7 Stapler Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
28
3. Stempel
Stempel merupakan perlengkapan kantor yang digunakan sebagai alat
pengesahan dalam melakukan berbagai transaksi didalam perusahaan. Berikut
adalah gambar Stempel:
Gambar 3.8 Stempel
Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
4. Flashdisk
Flashdisk adalah perangkat penyimpanan kecil yang dapat digunakan untuk
menyimpan file dari satu komputer ke komputer lain.
Gambar 3.9 Flashdisk
Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
5. Paper Clip
Paper Clip adalah perlengkapan kantor yang digunakan untuk
menyatukan lembaran kertas. Apabila dokumen scanan sudah selesai
dikerjakan, maka akan kembali disatukan menggunakan paper clip dapat
dilihat pada gambar berikut:
Gambar 3.10 Penjepit Kertas/Paper Clip
Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
29
6. Perforator
Perforator digunakan untuk melubangi kertas atau dokumen, setelah
dilubangi lalu diarsipkan atau disimpan. Perforator dapat dilihat pada gambar
berikut:
Gambar 3.11 Perforator
Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
3.3 Data-data yang di perlukan
Data-data yang perlukan dalam penyelesaian tugas yang dilaksanakan
adalah sebagai berikut:
1. Menerima surat masuk memerlukan surat yang masuk pada bagian loket
pelayanan Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton.
2. Mendisposisikan surat masuk memerlukan lembar disposisi, pengirim surat,
nomor surat, tanggal surat, tanggal terima surat, perihal, kode penyimpanan
dan surat masuk atau surat yang ingin didisposisi.
3. Mencatat dalam agenda surat masuk memerlukan surat yang akan disposisi,
kode penyimpanan, pengirim surat, tanggal, nomor surat dan perihal.
4. Memberi nomor AL. 820 untuk Surat Persetujuan Berlayar memerlukan
Surat Persetujuan Olah Gerak Kapal dari Seksi Kesber, tanggal masuk,
nomor surat, pengirim surat, perihal, tanggal keluar dan penerima surat
yang dicatat ke dalam dossier dalam map spring file snell AL. 820.
5. Memberi nomor Al. 524 untuk Penyijilan Awak Kapal memerlukan Surat
Perjanjian kerjal laut, tanggal masuk, pengirim surat, perihal surat beserta
nama pihak kedua dan jabatan, tanggal keluar surat dan penerima surat yang
dicatat ke dalam dosier dalam map spring file snell AL. 524.
6. Memberi nomor KU. 201 untuk Surat Perjalanan Dinas (SPPD)
30
memerlukan Surat Perjalanan Dinas (SPD) dan dosier dalam map ordner
KU. 201.
7. Memberi nomor KP. 004 untuk Surat Perintah Tugas (SPT) memerlukan
Surat Perintah Tugas (SPT) dan dosier dalam map ordner KP. OO4.
8. Memberi nomor KP. 109 untuk SK menteri atas nama pegawai memerlukan
surat Keputusan Menteri Perhubungan nama masing-masing pegawai dan
dosier dalam map snelhecter KP. 109.
9. Cap Buku Kesehatan Kapal dan Crew List memerlukan Buku Kesehatan
Kapal dan Crew List masing-masing kapal.
10. Mengarsip surat masuk memerlukan surat yang diterima oleh bagian loket
pelayanan saja, contohnya surat permohonan izin olah gerak, permohonan
penerbitan surat persetujuan berlayar dan permohonan perpanjangan
sertifikat kapal.
11. Mengarsip surat keluar memerlukan memerlukan fotocopi surat keluar yang
dikeluar oleh kantor.
12. Mengarsip data pribadi pegawai Data memerlukan data pribadi pegawai,
seperti sertifikat dan formulir sasaran kerja pegawai.
13. Mengarsip Laporan Kinerja Media Sosial Data memerlukan laporan Kinerja
media Sosial yang akan diarsip.
14. Menggandakan Dokumen memerlukan dokumen asli.
15. Mencetak Dokumen memerlukan dokumen asli.
31
3.4 Dokumen-dokumen dan file-file yang dihasilkan
1. Mencatat surat masuk memerlukan surat yang akan disposisi, kode
penyimpanan, pengirim surat, tanggal, nomor surat dan perihal..
Gambar 3.12 Permohonan Surat Masuk
Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
2. Penomoran AL. 820 untuk Surat Persetujuan Olah Gerak Kapal. Hasil
pekerjaan dapat dilihat dari gambar berikut ini:
Gambar 3.13 Surat Persetujuan Olah Gerak Kapal
Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
32
3. Penomoran AL. 524 untuk Perjanjian Kerja Laut. Hasil pekerjaan dapat
dilihat dari gambar berikut ini:
Gambar 3.14 Surat Perjanjian Kerja Laut
Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
4. Penomoran KU. 201 untuk Surat Perjalanan Dinas (SPD) Hasil pekerjaan
dapat dilihat dari gambar berikut ini:
Gambar 3.15 Surat Perjalanan Dinas (SPD)
Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
33
5. Penomoran KP. 004 untuk Surat Perintah Tugas (SPT). Hasil pekerjaan
dapat dilihat dari gambar berikut ini:
Gambar 3.16 Surat Perintah Tugas (SPT) Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
6. Penomoran KP. 109 untuk Surat Keputusan Menteri Perhubungan. Hasil
pekerjaan dapat dilihat dari gambar berikut ini:
Gambar 3.17 Surat Keputusan Menteri Perhubungan Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
34
7. Cap Buku Kesehatan Kapal dan Crew List. Hasil pekerjaan dapat dilihat
dari gambar berikut ini:
Gambar 3.18 Buku Kesehatan Kapal Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
8. Mengarsip surat masuk. Hasil pekerjaan dapat dilihat dari gambar berikut
ini:
Gambar 3.19 Lemari Arsip Surat Masuk Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
9. Mengarsip surat keluar. Hasil pekerjaan dapat dilihat dari gambar berikut
ini:
35
Gambar 3.20 Arsip Surat Keluar Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
10. Mengarsip data pribadi pegawai. Hasil pekerjaan dapat dilihat dari gambar
berikut ini:
Gambar 3.21 Data Arsip Pegawai Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
11. Membuat kode dossier. Hasil pekerjaan dapat dilihat dari gambar berikut
ini:
Gambar 3.22 Kode Dosier PL
Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
36
12. Menggandakan Dokumen. Hasil pekerjaan dapat dilihat dari gambar berikut
ini:
Gambar 3.23 Hasil Menggandakan Dokumen Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
13. Mencetak Dokumen. Hasil pekerjaan dapat dilihat dari gambar berikut ini:
Gambar 3.24 File Mencetak Dokumen Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
37
3.5 Kendala-kendala dan solusi yang dihadapi
3.5.1 Kendala-kendala yang dihadapi selama Kerja Praktek
Adapun kendala-kendala yang dihadapi dalam menyelesaikan pekerjaan
selama melaksanakan Kerja Praktek di Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas
Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton adalah surat permohonan yang masuk hanya
satu rangkap sehingga menghambat pekerjaan penulis dalam mencatat atau
menginput data ke dalam Microsoft excel.
3.5.2 Solusi dari Kendala yang dihadapi
Adapun solusi yang bisa diambil dari kendala yang dihadapi selama Kerja
Praktek di Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Tanjung
Buton adalah memberitahukan kepada pemohon untuk melampirkan surat
permohonan 2 (dua) rangkap.
38
BAB IV
PEKERJAAN KHUSUS
4.1 Sfesifikasi tugas yang dilaksanakan
Laporan pekerjaan (kegiatan) yang telah dilakukan selama pelaksanaan
Kerja Praktek di Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II
Tanjung Buton Untuk pekerjaan khusus yang dilakukan selama kerja praktik pada
bagian Tata Usaha adalah Prosedur Pendistribusian Surat Masuk. Adapun uraian
kegiatan dapat dilihat pada tabel dibawah ini:
Tabel 4.1 Uraian Kegiatan Prosedur Pendistribusisan Surat Masuk
No Uraian Kegiatan
Pelaksana
Petugas
Administrasi
Loket
Kepala Sub
Bagian
TU
Sekretaris KSOP
Kelas II
Tanjung
Buton
Kepala KSOP
Kelas II
Tanjung
Buton
Bidang
Lainnya
1 Menerima Surat Masuk
2
Mencatat,
Mengagendakan dan
memberikan lembar
disposisi surat masuk
3
Membaca dan
memberikan paraf pada
lembar disposisi surat
masuk
4
Mencatat dan
mengagendakan surat
masuk
5
Membaca dan
memberikan disposisi
pada surat masuk
6
Membaca dan mencatat
disposisi Kepala kantor
KSOP Kelas II Tg Buton
v
39
No Uraian Kegiatan
Pelaksana
Petugas
Administrasi
Loket
Kepala
Sub
Bagian
TU
Sekretaris
KSOP
Kelas II
Tanjung
Buton
Kepala
KSOP
Kelas II
Tanjung
Buton
Bidang
Lainnya
7
Menerima, mencatat,
mengagendakan,
menyimpan surat masuk
dan mendistribusikan
surat masuk sesuai
dengan disposisi Kepala
Kantor KSOP Kelas II
Tg. Buton
8
Menerima surat masuk
beserta dan memberi
paraf pada buku
ekspedisi
Sumber: Data Olahan, 2021
Disposisi surat adalah catatan berupa tanggapan, saran, atau instruksi setelah
surat tersebut dibaca oleh pimpinan dan petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut
dari penyelesaian surat yang ditulis langsung pada lembaran surat. Surat masuk
biasanya diterima dari instansi lain maupun dari perorangan, baik yang diterima
melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (penerima surat) dengan
mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi). Adapun Prosedur Pendistribusian
Surat Masuk pada Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II
Tanjung Buton secara rinci sebagai berikut:
a. Menerima surat masuk di loket pelayanan Kantor Kesyahbandaran dan
Otoritas Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton.
Gambar 3.25 Bagian Loket Pelayanan Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
c
40
b. Mencatat, menggandakan dan memberikan lembar disposisi surat masuk
dengan mengisi surat diterima dari, nomor surat, tanggal surat, tanggal
diterima, perihal dan kode penyimpanan. Surat masuk yang telah dinomori
nomor agenda akan diarsipkan di loket pelayanan.
Gambar 3.26 Agenda Surat Masuk Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
c. Kemudian diserahkan kepada Kepala Sub Bagian Tata usaha untuk dibaca
dan memberi paraf pada lembar disposisi surat masuk.
d. Setelah lembar disposisi keluar dari Kepala Sub Bagian Tata usaha,
kemudian dicatat kedalam agenda kode penyimpanan sesuai diteruskan
kepada bagian mana, Jika surat itu bersifat penting, maka diteruskan kepala
Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton
kemudian digandakan dan diarsip pada lemari arsip kantor.
Gambar 3.27 Agenda Kode Penyimpanan Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
41
e. Kemudian mendistribusikan Surat masuk sesuai dengan disposisi kepala
Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton
ataupun Kepala Sub Bagian Tata usaha kepada seksi LALA, Kesber, SHSK
ataupun seperti bendahara penerimaan, pengeluaran maupun materiil.
f. Seksi yang menerima surat masuk beserta disposisinya harus memberi paraf
pada agenda kode penyimpanan.
4.2 Target yang diharapkan
Target yang di harapkan dapat tercapai melalui Kerja Praktek
berdasarkan spesifikasi kegiatan yang dilaksanakan adalah Mengetahui
bagaimana Prosedur Pendistribusian Surat Masuk dalam sebuah instansi dari
menerima surat masuk hingga didistribusikan ke masing-masing bidang.
4.3 Perangkat Keras/Lunak yang digunakan
4.3.1 Perangkat Keras yang digunakan selama Kerja Praktek di Kantor KSOP
Kelas II Tanjung Buton
Perangkat Keras atau Hardware merupakan perangkat fisik atau bagian dari
komputer, yang dapat disentuh atau dilihat kasat mata dan berupa perangkat
elektronik. Adapun perangkat keras yang digunakan pada saat melakukan Kerja
Praktek yaitu PC Dekstop, diantaranya Monitor, CPU, keyboard dan Mouse.
42
Gambar 3.28 PC Dekstop Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
4.3.2 Perangkat Lunak yang digunakan selama Kerja Praktek di Kantor KSOP
Kelas II Tanjung Buton
Perangkat Lunak atau Software adalah perangkat yang ada didalam
komputer yang disimpan secara digital guna untuk mengolah dan menyimpan
data. Adapun Perangkat Lunak yang digunakan pada saat melakukan Kerja
Praktek di Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton adalah Microsoft Excel.
Microsoft Excel merupakan salah satu program aplikasi lembar kerja yang
dapat mengolah dan mengoperasikan data. Program ini digunakan memudahkan
pekerja dalam memproses surat masuk dan keluar.
Gambar 3.29 Microsoft Excel Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
43
4.4 Data-data dan Dokumen-dokumen yang dihasilkan
4.4.1 Data-data yang diperlukan
Data-data yang diperlukan selama kerja praktek di Kantor KSOP Kelas II
Tanjung Buton adalah surat yang masuk pada bagian loket pelayanan, lembar
disposisi, buku agenda surat masuk dan agenda kode penyimpanan.
4.4.1 Dokumen yang dihasilkan
Dokumen yang dihasilkan selama kerja praktek di Kantor KSOP Kelas II
Tanjung Buton adalah Lembar disposisi, seperti gambar berikut:
Gambar 3.30 Lembar Disposisi Sumber: Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton
44
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Dalam pelaksanaan kegiatan Kerja Praktik (KP) di Kantor Kesyahbandaran
dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton maka dapat ditarik beberapa
kesimpulan sebagai berikut:
1. Kerja Praktik adalah suatu proses pembelajaran dengan cara mengenal
langsung ruang lingkup dunia pekerjaan yang sesungguhnya, melalui kerja
praktik mahasiswa mendapat kesempatan untuk menerapkan ilmu
pengetahuan teori/konsep dalam dunia pekerjaan secara nyata. Kerja Praktik
penulis dilakukan selama 4 (empat) bulan terhitung mulai tanggal 24
Februari s/d 24 Juni 2021.
2. Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan adalah unit pelaksana
teknis di lingkungan Kementrian Perhubungan yang berada di bawah dan
bertanggung jawab kepada Direktur Jenderal Perhubungan Laut yang
mempunyai tugas melaksanakan pengawasan, penegakan hukum dibidang
keselamatan, keamanan pelayaran dan koordinasi kegiatan kepelabuhanan
pada pelabuhan yang diusahakan secara komersial.
3. Jenis pekerjaan yang dilakukan selama kerja praktik adalah menerima surat
masuk, mendisposisikan surat masuk, mencatat dalam agenda surat masuk,
memberi nomor surat, Cap Buku Kesehatan Kapal dan Crew List,
mengarsip surat masuk dan surat keluar.
4. Pekerjaan khusus yang dilakukan penulis adalah membantu memproses
surat masuk hingga pendistribusian surat masuk. Data-data yang diperlukan
selama kerja praktek di Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton adalah surat
yang masuk pada bagian loket pelayanan, lembar disposisi, buku agenda
surat masuk dan agenda kode penyimpanan sehingga menghasilkan Lembar
disposisi.
45
5.2 Saran
Adapun saran untuk mengembangkan tugas yang telah dilakukan selama
kerja praktek adalah sebagai berikut :
Setelah melaksanakan Kerja Praktek (KP) di Kantor Kantor
Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton penulis
memperoleh banyak pengalaman dan pengetahuan. Saran atau masukan penulis
bagi Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton
adalah persyaratan untuk pengurusan surat dalam pembuatan surat persetujuan
olah gerak ataupun perpanjangan sertifikat kapal ditempelkan didepan dinding
loket sehingga pemohon tidak perlu bolak balik untuk menggandakan persyaratan
tersebut.
LAMPIRAN
Lampiran 1 : Surat penawaran usulan KP
47
Lampiran 2 : Surat balasan dari perusahaan atas kesediaan penerimaan KP
48
Lampiran 3 : Sertifikat telah melaksanakan KP
49
Lampiran 4 : Surat Keterangan telah melaksanakan KP
50
Lampiran 5 : Form penilaian/hasil out put KP
51
Lampiran 6 : Daftar Absensi/kehadiran selama pelaksanaan KP
top related