lap pkl jadi_doni
Post on 12-Jun-2015
3.468 Views
Preview:
TRANSCRIPT
TANDA PERSETUJUAN PROPOSAL PKL
Nama Mahasiswa : Donny Nizarwan
Nomor Mahasiswa : 2053330029
N.P.M : 20053411340340029
Program Studi : Sistem Informasi Akuntansi
Judul Laporan PKL : Sistem Informasi Penerimaan Kas pada
PT. SCORTA CITRA PRAKARSA
Pembimbing : Dwipo Styantoro, S.Kom., MMSI
Proposal Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini telah diperiksa dan disetujui
untuk memenuhi syarat-syarat Diploma III Program Studi Sistem Informasi
Akuntansi Akademi Akuntansi YAI.
Jakarta, 24 Maret 2008
Mengetahui, Menyetujui,
Direktur Ketua Program Akuntansi
Akademi Akuntansi YAI Sistem Informasi Akuntasi
(Drs. Yopi Yulius, SE, MM) (Vivi Afifah, S.Kom., MMSI)
TANDA PERSETUJUAN
LAPORAN PREKTEK KERJA LAPANGAN I
PADA PT. SCORTA CITRA PRAKARSA
Nama Mahasiswa : Donny Nizarwan
Nomor Mahasiswa : 2053330029
N.P.M : 20053411340340029
Program Studi : Sistem Informasi Akuntansi
Judul Laporan PKL : Sistem Informasi Penerimaan Kas pada
PT. SCORTA CITRA PRAKARSA
Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini telah diperiksa dan Disetujui
untuk diajukan kehadapan sidang Panitia Seminar Laporan PKL Diploma III
Program Studi Sistem Informasi Akuntansi, Akademi Akuntansi YAI.
Jakarta, 24 Maret 2008
Pelaksana PKL : Pembimbing PKL
TanggaL : 17 Maret 2008 s/d 17 Mei 2008
(Gumariani, SE)
TANDA PERSETUJUAN
LAPORAN PREKTEK KERJA LAPANGAN II
Nama Mahasiswa : Donny Nizarwan
Nomor Mahasiswa : 2053330029
N.P.M : 20053411340340029
Program Studi : Sistem Informasi Akuntansi
Judul Laporan PKL : Sistem Informasi Penerimaan Kas pada
PT. SCORTA CITRA PRAKARSA
Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini telah diperiksa dan Disetujui
untuk diajukan kehadapan sidang Panitia Seminar Laporan PKL Diploma III
Program Studi Sistem Informasi Akuntansi, Akademi Akuntansi YAI.
Jakarta, 28 Juli 2008
Mengetahui,
Direktur Akademi Akuntansi YAI Dosen Pembimbing
(Drs. Yopi Yulius, SE, MM) (Dwipo Styantoro, S.Kom., MMSI)
TANDA PERSETUJUAN SEMINAR LAPORAN
PRAKTEK KERJA LAPANGAN
Nama Mahasiswa : Donny Nizarwan
Nomor Mahasiswa : 2053330029
N.P.M : 20053411340340029
Program Studi : Sistem Informasi Akuntansi
Judul Laporan PKL : Sistem Informasi Penerimaan Kas pada
PT. SCORTA CITRA PRAKARSA
Telah diuji dan diterima dengan baik oleh Sidang Panitia Seminar Laporan
Praktek Kerja Lapangan Diploma III Program Studi Sistem Informasi Akuntansi,
Akademi Akuntansi YAI.
Jakarta, 2008
Team Penguji :
1.
( ) (Ketua)
2.
( ) (Anggota)
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat
dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan laporan
Praktek Kerja Lapangan ini.
Maksud dan tujuan penyusunan laporan ini adalah untuk memenuhi salah
satu syarat guna menyelesaikan studi Diploma III Sistem Informasi Akuntansi
Akademi Akuntansi Y.A.I dan dapat mengetahui langsung bagaimana cara kerja
suatu sistem yang digunakan pada suatu perusahaan.
Adapun penyusunan laporan ini mengambil judul “ SISTEM INFORMASI
PENERIMAAN KAS PADA P.T SCORTA CITRA PRAKARSA “.
Penulis menyadari bahwa penyusunan laporan ini masih banyak
kekurangan baik dari segi bahasa maupun teknik penyajiannya, tetapi berkat
bimbingan dorongan serta saran – saran dari berbagai pihak maka penulis dapat
menyelesaikan laporan ini.
Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada seluruh
pihak yang telah memberikan bantuan baik secara materil maupun moril dalam
penyelesaian laporan ini, terutama kepada :
1. Ketua Yayasan Administrasi Indonesia, Bapak H. Julius Sjukur.
2. Direktur Akademi Akuntansi Y.A.I, Bapak Drs. Yopi Yulius MM beserta
para pemimipin lainnya.
3. Ketua program studi Sistem Informasi Akuntansi, Ibu Vivi Afifah, SKom.,
MMSI.
4. Dosen pembimbing Bapak Dwipo Styantoro SKom., MMSI yang telah
memberikan bimbingan dan petunjuk dalam penyusunan laporan ini.
5. Segenap Dosen, Staff dan Karyawan Yayasan Administrasi Indonesia.
6. Ibu pimpinan P.T Scorta Citra Prakarsa beserta para staff dan karyawan
yang telah memberikan izin, bimbingan dan keterangan pada waktu
penulis mengadakan Praktek Kerja Lapangan untuk memperoleh data yang
diperlukan.
7. Kepada orang tua, kakak, adik, dan seluruh keluarga terdekat yang telah
memberikan dorongan, semangat dan doa.
8. Seluruh rekan – rekan yang telah membantu penulis dalam penyusunan
laporan ini.
Besar harapan penulis dengan adanya laporan ini dapat berguna bagi penulis khususnya dan pihak lain pada umumnya.
Jakarta, 28 Juli 2008
Penulis,
( Donny Nizarwan )
DAFTAR ISI
HALAMANJUDUL ..........................................................................................
TANDA PERSETUJUAN PROPOSAL PKL ................................................
TANDA PERSETUJUAN LAPORAN PKL I (dari perusahaan) ...............
TANDA PERSETUJUAN LAPORAN PKL II (dari pembimbing) .............
TANDA PERSETUJAN SEMINAR LAPORAN PKL .................................
KATA PENGANTAR .......................................................................................
DAFTAR ISI ......................................................................................................
DAFTAR GAMBAR .........................................................................................
DAFTAR TABEL ..............................................................................................
I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang PKL …...................……………...............................
1.1.1 Alasan Pemilihan Judul .........................................................
1.1.2 Perumusan dan Pembatasan Masalah ....................................
1.1.3 Metode Pengumpulan Data ...................................................
1.2 Tujuan dan Manfaat PKL ...………...................................................
1.2.1 Tujuan PKL .........................………………..............……....
1.2.2 Manfaat PKL ...….…….....……...................…………….....
1.3 Sistematika Pelaporan PKL ...……...................….….....….…….....
II PEMBAHASAN
2.1 Landasan Teori ..................................................................................
2.2 Tinjauan Perusahaan ..........................................................................
2.2.1 Sejarah Berdirinya PT. Scorta Citra Prakarsa .......................
2.2.2 Bidang Usaha PT. Scorta Citra Prakarsa ...............................
2.2.3 Struktur Organisasi PT. Scorta Citra Prakarsa ......................
2.3 Laporan PKL .....................................................................................
2.3.1 Analisa Sistem dan Prosedur yang sedang berjalan pada
PT. Scorta Citra Prakarsa ......................................................
2.3.2 Sistem dan Prosedur yang diusulkan pada
PT. Scorta Citra Prakarsa ......................................................
2..3.2.1 Diagram Alir Data (DAD) .....................................
2.3.2.2 Diagram Hubungan Entitas ....................................
2.3.2.3 Kamus Data ............................................................
2.3.2.4 Rancangan Masukan ...............................................
2.3.2.5 Rancangan keluar ....................................................
2.3.2.6 Spesifikasi File ........................................................
III PENUTUP
3.1 Kesimpulan ........................................................................................
3.2 Saran ..................................................................................................
Daftar Pustaka .....................................................................................................
Lampiran - lampiran
Daftar Riwayat Hidup
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2. 1 Kegiatan Produksi - Editing …………......……………………….
Gambar 2. 2 Kegiatan Produksi - Subtitle ………...……………………...….....
Gambar 2. 3 Kegiatan Produksi - Transfer …...…………………………...……
Gambar 2. 4 Kegiatan Produksi - Sulih Suara ……...…………...………………
Gambar 2. 5 Kegiatan Produksi - Pengulangan Video ……..…………………..
Gambar 2. 6 Kegiatan Produksi - Translate …………………………………….
Gambar 2. 7 Struktur Organisasi PT. Scorta Citra Prakarsa ……………………
Gambar 2. 8 Sistem Penerimaan Kas yang sedang berjalan pada
PT. Scorta Citra Prakarsa………………………………..……….
Gambar 2. 9 Sistem Penerimaan Kas yang diusulkan pada
PT. Scorta Citra Prakarsa…………………………………………
Gambar 2.10 Diagram Konteks Sistem Penerimaan Kas yang diusulkan pada
PT. Scorta Citra Prakarsa…………………………………………
Gambar 2.11 Diagram Alir Data Sistem Penerimaan Kas yang diusulkan pada
PT. Scorta Citra Prakarsa………………………………………..
Gambar 2.12 Diagram Rinci 2 Sistem Penerimaan Kas yang diusulkan pada
PT. Scorta Citra Prakarsa…………………………………….......
Gambar 2.13 Diagram Rinci 3 Sistem Penerimaan Kas yang diusulkan pada
PT. Scorta Citra Prakarsa………………………………...............
Gambar 2.14 Diagram Rinci 4 Sistem Penerimaan Kas yang diusulkan pada
PT. Scorta Citra Prakarsa……………………………...................
Gambar 2.15 Diagram Hubungan Entitas Sistem Penerimaan Kas yang
diusulkan pada PT. Scorta Citra Prakarsa……………................
DAFTAR TABEL
Table 2. 1 Simbol Standar Diagram Alir Data ……………………………......... 13
Tabel 2. 2 Simbol-simbol Bagan Alir Dokumen ……………………………….. 14
Tabel 2. 3 Simbol-simbol Diagram Alir Data ………………………………….. 36
Tabel 2. 4 Simbol-simbol Diagram Hubungan Entitas ………………………… 43
Tabel 2. 5 Simbol-simbol Dalam Kamus Data ………………………………… 47
Tabel 2. 6 Struktur File Pelanggan ……………………………………………... 51
Tabel 2. 7 Struktur File Barang ………………………………………………… 52
Tabel 2. 8 Struktur File Barang Selesai ………………………………………… 52
Tabel 2. 9 Struktur File Pembayaran ………………………………………….... 53
Tabel 2.10 Struktur File Laporan Penerimaan Kas ……………………….……. 53
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang PKL
1.1.1 Alasan Pemilihan Judul
Kebutuhan suatu informasi yang akurat, tepat dan cepat sangat dibutuhkan
oleh suatu perusahaan baik manajemen perusahaan maupun pihak luar.
Informasi dari suatu perusahaan, terutama informasi keuangan diperlukan untuk
mengetahui, mengawasi dan mengambil keputusan yang menunjang kinerja
perusahaan.
Kas yang dimliki oleh perusahaan merupakan aktiva yang paling penting,
kurangnya ketelitian terhadap pencatatan dan pengawasan akan mengakibatkan
kerugian-kerugian yang sangat besar pada perusahaan. Misalkan saja terjadi
kesalahan pencatatan yang berhubungan dengan penerimaan kas maka akan
berdampak pada semua laporan keuangan.
Penerimaan kas berasal dari dua sumber utama, yaitu penerimaan kas dari
penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang. Penerimaan kas dari
penjualan tunai dilaksanakan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan
pembayaran harga lebih dahulu sebelum barang atau jasa diserahkan oleh
perusahaan. Setelah uang diterima oleh perusahaan barang kemudian
diserahkan kepada pembeli dan diserahkan kepada pembeli dan transaksi
kemudian dicatat oleh perusahaan.
Sedangkan penerimaan kas dari piutang yaitu perusahaan menerima
pembayaran dari hasil penjualan yang telah terjadi, namun pembayaran tidak
dilakukan pada saat transaksi itu terjadi. Melainkan pembeli melakukan
pembelian secara kredit.
Untuk menjaga kelancaran aktivitas perusahaan dan menjaga segala
kemungkinan yang tidak diinginkan, perusahaan harus mempunyai prosedur
penerimaan kas yang baik, agar dapat menjadi perusahaan yang baik.
Sehubungan dengan uraian tersebut diatas maka penulis tertarik untuk
memilih judul “ SISTEM INFORMASI PENERIMAAN KAS PADA PT.
SCORTA CITRA PRAKARSA“.
1.1.2 Perumusan dan Pembatasn masalah
Adapun hal yang akan penulis rumuskan dari penyampaian laporan ini
yaitu membahas masalah yang berkisar pada sistem dan prosedur akuntansi
serta Sistem Pengendalian Intern dan untuk itu penulis merumuskan
masalahnya antara lain :
1. Apakah sistem pengendalian intern penerimaan kas sudah dilaksanakan
dengan baik oleh PT. SCORTA CITRA PRAKARSA.
2. Bagaimana sistem dan prosedur penerimaan kas yang dilaksanakan oleh
PT. SCORTA CITRA PRAKARSA.
Dan penulis membatasi pokok permasalahan hanya penerimaan kas tunai
menggunakan over the counter sale dengan pembeli peroeangan dan juga pada
pembuatan aplikasi dan laporan tentang penerimaan kas di PT. SCORTA
CITRA PRAKARSA saja.
1.1.3 Metode Pengumpulan Data
Untuk mendapat data dan fakta yang sebenarnya dalam menguraikan
masalah pada laporan ini, maka harus ditunjang dengan metode pengumpulan
data sehingga dapat merumuskan cara melakukan praktek kerja lapangan.
Berkaitan dengan hal ini tersebut, maka penulis melakukan metode
pengumpulan data dengan cara :
1. metode riset keperpustakaan (library research method)
metode riset kepustakaan adalah tehnik pengunmpulan data yang dilakukan
dengan membaca dan mempelajari buku, dokumen, dan literature yang
berkaitan dengan objek penelitian. Pengumpulan data ini penulis melakukan
dengan cara mengunjungi perpustakaan.
2. metode riset lapangan (field research method)
metode riset lapangan adalah teknik pengumpulan data dan penelitian
langsung ke lapangan atau lokasi sebagai objek penelitian yaitu PT.
SCORTA CITRA PRAKARSA. Penulis melakukan praktek kerja dan
mengadakan wawacara langsung terhadap para karyawan dan pimpinan
perusahaan serta mempelajari struktur penerimaan kas pada perusahaan
tersebut.
Dengan metode tersebut, maka penulis mendapatkan data dan keterangan
untuk dianalisa dan disimpulkan sampai sejauh mana teori-teori umum
diterapkan dalam perusahaan.
1.2 Tujuan dan Manfaat PKL
1.2.1 Tujuan PKL
Adapun tujuan praktek kerja lapangan yaitu melakukan analisis
dan perancangan sistem yang sedang berjalan pada PT. SCORTA CITRA
PRAKARSA dan juga untuk menambah wawasan, mental, pengalaman serta
memberi motivasi dan rasa percaya diri dalam memasuki dunia kerja.
Disamping itu dengan melakukan praktek kerja lapangan,
dapat memberikan pemahaman tentang prosedur penerimaan kas pada PT.
SCORTA CITRA PRAKARSA, membandingan antara ilmu yang diperoleh
dalam perkuliahan dengan praktek yang sebenarnya di lapangan, sehingga bisa
mengembangkan potensi diri.
1.2.2 Manfaat PKL
1. Bagi Penulis
Sebagai bahan perbandingan penulis antara teori yang diperoleh di
perkuliahan dengan praktek yang diperoleh di lapangan kerja.
Untuk mengembangkan wawasan dan pemahaman serta memperdalam
pengetahuan bagi penulis.
2. Bagi Perusahaan
Sebagai informasi bagi perusahaan yang dapat diprtimbangkan dalam
mengambil keputusan serta sebagai bahan evaluasi bagi setiap kebijakan
perusahaan.
3. Bagi Pihak Lain
Sebagai suatu informasi dan pengetahuan kepada pembaca. Mungkin
untuk pembaca yang ke depan akan melaksanakan PKL, ini sangatlah
dibutuhkan. Karena sedikit banyaknya pembaca mendapat gambaran
bagaimana pembuatan laporan PKL, yang akan sangat berguna untuk
pembaca kedepannya.
1.3 Sistematika Pelaporan PKL
Sistematika pelaporan adalah gambaran secara menyuluruh dalam
penulisan laporan. Di dalam sistematika pelaporan ini penulis membagi dalam
3 (tiga) bab, dimana setiap bab penulis membagi lagi menjadi beberapa bagian.
Sistematika yang akan digunakan adalah sebaga berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Merupakan bab pendahuluan yang menguraikan secara singkat mengenai
latar belakang PKL yang terdiri dari alasan pemilihan judul, perumusan
dan pembahasan masalah, dan metode pengumpulan data. Juga berisikan
tujuan dan manfaat PKL, beserta sistematika pembahasannya.
BAB II PEMBAHASAN
Pada bab ini merupakan isi dari laporan PKL yang telah dilaksanakan,
antara lain sebagai berikut :
Menjelaskan secara teoritis mengenai sistem, sistem akuntansi, sistem
penerimaan dan hal-hal yang terkait di dalamnya.
Mengenai tinjauan umum dan sejarah perkembangan PT. SCORTA
CITRA PRAKARSA. Bidang usahanya, fungsi, dan struktur organisasi.
Membahas mengenai isi dari laporan PKL yang antara lain analisa
sistem dan prosedur yang sedang berjalan pada PT. SCORTA CITRA
PRAKARSA, serta perancangan sistem dan prosedur yang diusulkan
pada PT. SCORTA CITRA PRAKARSA yang terdiri dari Diagram
Aliran Data (DAD), rancangan masukan, rancangan keluaran, diagram
hubungan entitas (ERD), dan rancangan file.
BAB III PENUTUP
Sebagai bab terakhir disini penulis akan mengemukakan beberapa
kesimpulan dan saran dari praktek pembahasan yang terdapat dalam bab
II. Hal ini mungkin dapat dijadikan sebagai bahan pemikiran dan
pertimbangan dalam rangka menetapkan dan menjalankan
kebijaksanaan perusahaan yang akan datang.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Landasan Teori
Sebelum menganalisa sistem informasi penerimaan kas yang sedang
berjalan pada PT. SCORTA CITRA PRAKARSA, penulis ingin menjelaskan
terlebih dahulu pengertian sistem, informasi, sistem informasi, penerimaan kas,
sistem informasi penerimaan kas, prosedur dan bagan alir dokumen menurut para
pakar adalah sebagai berikut :
Menurut Marshall B. Romney ( 2004 ; 2 ) :
Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen
yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.
Menutut Jeffery L. Whitten ( 2004 ; 23 ) :
Informasi adalah data yang telah diproses atau diorganisasi ulang
menjadi bentuk yang berarti. Informasi dibentuk dari kombinasi data yang
diharapkan memiliki arti ke penerima.
Bentuk-bentuk informasi :
Pada dasarnya bentuk informasi dapat dibagi menjadi tiga bagian
berdasarkan fungsinya :
a. DPS ( Data Processing System )
Sebagai alat pengendali operasi kegiatan perusahaan sehari-hari.
Sistem ini lebih banyak mengelola data-data yang bersifat transaksi yang
berulang kali dan menjadi kegiatan rutin dalam perusahaan. Misalkan
dalam perusahaan manufaktur adalah pencatatan pembelian dan penjualan,
pada perusahaan pemerintah adalah mencatat masuk keluarnya kas dari
pemegang kas.
b. MIS ( Management Information System )
Sebagai alat pengendali manajerial terhadap funfsi-fungsi
perusahaan yang berlaku. Sistem ini memungkinkan peyediaan informasi
bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan serupa. Tidak seperti sistem
informasi akuntansi, sistem informasi manajemen tidak berkewajiban
menyediakan informasi bagi lingkungan. Informasi yang disajikan oleh
sistem informasi manajemen hanya untuk para manajemen internal
perusahaan.
c. DSS ( Decision Support System )
Sebagai alat bantu untuk perencanaan strategis. CIS ( Computer
Information System ) adalah hubungan antara DPS, MIS dan DSS yaitu
sistem informasi untuk membantu manajemen dalam melaksanakan
rencana-rencana organisasi.
Menurut Soemarso S. R (2002 ; 5 ) yang mengutip dari American Accounting
Assosiation mendefinisikan akuntansi sebagai berikut :
” ......... proses pengidentifikasian, mengukur dan melaporkan informasi
ekonomi, untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas
dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut ”.
Definisi diatas mengandung beberapa pengertian, yakni :
1. Bahwa akuntansi merupakan proses yang terdiri dari identifikasi,
pengukuran dan pelaporan informasi ekonomi. ( bagian ini
menjelaskan tentang kegiatan akuntansi )
2. Bahwa kegiatan ekonomi yang dihasilkan oleh akuntansi diharapkan
berguna dalam penilaian dan pengambilan keputusan mengenai
kesatuan usaha yang bersangkutan.
Jogiyanto medefinisikan Sistem Informasi Akuntansi yang dikutip dari
Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin ( 2001 ; 17 ) sebagai berikut :
” Siatem Informasi Akuntansi adalah komponen organisasi yang
mengumpulkan, mengklasifikasikan, memproses, menganalisis,
mengkomunikasikan informasi pengambilan keputusan dengan orientasi
finansial yang relavan bagi pihak-pihak luar dan pihak-pihak dalam
perusahaan (secara prinsif adalah manajemen )”.
Pada dasarnya SIA melakukan empat tugas pengolahan data yaitu
pengumpulan data, manipulasi data ( pengklasifikasian, pengurutan,
penghitungan, dan pengikhtisaran), penyimpanan data, dan penyiapan
dokumen.
Ada beberapa karakteristik pengolahan data membedakan SIA dengan
subsistem Sistem Informasi berbasis komputer lainnya, yaitu :
Melaksanakan tugas yang diperlukan
Berpegang pada prosedur yang relatif standar
Menangani data rinci
Fokus utama adalah pada data histories
Menyediakan informasi pemecah masalah seminimal mungkin
Menurut Jeffry L. Whitten ( 2004 ; 10 ) :
Sistem informasi adalah pengaturan orang, data, proses, dan teknologi
informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan memproses meyimpan dan
menyediakan sebuah keluaran (output) informasi yang diperlukan untuk
mendukung sebuah organisasi.
Menurut Zaki Baridwan (1992;1) :
Kas adalah alat penukaran yang dapat diterima untuk pelunasan
hutang dan dapat diterima sebagai suatu setoran ke bank dengan jumlah
sebesar nominalnya, juga disimpan dalam bank atau tempat – tempat lain yang
dapat diambil sewaktu – waktu.
Kas dapat terdiri atas :
1. uang, cek, simpanan dalam bentuk giro atau bilyet
2. cek mundur, wesel, kas bon, piutang
3. perangko atau persediaan perangko
4. saham dan obligasi
Cash receipt atau penerimaan kas di dapat dari :
1. penjualan persediaan secara tunai
2. pelunasan penerimaan piutang
3. penerimaan pendapatan di pinjaman
4. anggaran
Berdasarkan definisi-definisi tersebut, dapat ditarik kesimpulan bahwa
Sistem informasi penerimaan kas adalah pengaturan data proses dan
teknologi informasi informasi penerimaan kas yang berinteraksi untuk
mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan sebagai keluaran
penerimaan kas yang diperlukan untuk mendukung sebuah organisasi.
Menurut Mulyadi ( 2001 ; 5 ) :
Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan
beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk
manjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi
berulang-ulang.
Dapat diambil kesimpulan bahwa Prosedur penerimaan kas adalah
suatu tujuan mendasar guna meminimalkan kemungkinan kerugian.
Penerimaan kas meliputi penyediaan dana kas atau bank (pengaturan
likuiditas) serta tindakan-tindakan dalam suatu perusahaan yaitu pengamanan
atas uang kas atau bank, serta pengaturan atas penerimaan penyimpanan uang
kas atau bank.
Bagan alir dokumen penerimaan kas yang penulis cantumkan
berdasarkan teori Mulyadi ( 2001 ; 474 ) adalah sebagai berikut :
1. Over-the-counter sale
Dalam penjualan tunai ini, pembeli dating ke perusahaan, melakukan
pemilihan barang atau produk yang akan dibeli, melakukan pembayaran
ke kasir dan kemudian menerima barang yang dibeli.
Jurnal yang digunakan :
1. Berdasarkan faktur penjualan tunai
Penjualan Tunai xxx
Pendapatan Penjualan xxx
2. Berdasarkan bukti setor bank
Kas xxx
Penjualan Tunai xxx
3. Pencatatan harga pokok barang
Harga Pokok Penjualan xxx
Persediaan Produk Jadi xxx
2. Cash-on-delivery sale
Cash on delivery sale (COD sales) adalah transaksi penjualan yang
melibatkan kantor pos, perusahaan angkutan umum, atau angkutan
umum sendiri dalam penyerahan dan penerimaan kas dari hasil
penjualan.
Jurnal yang digunakan :
1. Berdasarkan faktur penjualan COD
Piutang Penjualan COD xxx
Pendapatan Penjualan xxx
2. Setelah cek yang diterima dari pelanggan
Kas xxx
Piutang Penjualan COD xxx
3. Credit card sale
Sebenarnya credit card bukan merupakan suatu tipe penjualan namun
merupakan salah satu cara pembayaran bagi pembeli dan sarana
penagihan bagi penjual, yang memberikan kemudahan baik bagi pembeli
maupun bagi penjual.
Simbol-simbol standar yang digunakan untuk menggambarkan
diagram alir data disajikan dalam tabel berikut :
Nama Bentuk Penjelasan
Proses Kas atau kerja yang
dilakukan oleh orang
atau pendukung siatem
Tempat penyimpanan
data atau arsip / data
store
Gene/sarson
De marco/yourdon
Simpanan dari kata
yang dapat berupa tabel,
arsip, agenda, dll
Sumber atau tujuan data
/ external entity
Menjadi awal & kemana
data tersebut akan
mengalir atau biasa
disebut juga entitas luar
Masukan atau keluaran Menunjukan data yang
masuk dan keluar
Sumber : Jogiyanto H. M, Analisis dan Desain, 2001
Tabel 2.1 Simbol Diagram Alir Data
Menurut Marshall B. Romney ( 2004 ; 193 ) :
Bagan alir dokumen adalah mengilustrasikan arus dokumen dan
informasi diantara bidang tanggung jawab dalam suatu organisasi. Bagan alir
dokumen melacak dokumen dari awal dibuatnya hingga dokumen tersebut
tidak dipergunakan lagi.
1Gene
/sarso
n
1De marco/ yourdon
Gene/sarson
De marco/ yourdon
Berikut ini adalah simbol-simbol yang digunakan dalam bagan alir
dokumen menurut Marshall B. Romney ( 2004 ; 198 ) :
Simbol Keterangan
Dokumen
Dokumen atau laporan : dokumen tersebut dapat
dipersiapkan dengan tulisan tangan, atau di cetak
dengan komputer.
Input/output;
Fungsi input atau output apa pun di dalam bagan
alir program. Juga dipergunakan untuk mewakili
jurnal dan buku besar dalam bagan alir dokumen.
On-page connector
Menghubungkan arus pemrosesan di satu halaman
yang sama, penggunaan konektor ini akan
menghindari garis-garis yang saling silang di satu
halaman.
Off-page connector
Suatu penanda masuk dari, atau keluar ke, halaman
lain.
Proses manual
Pelaksanaan pemrosesan yang dilaksanakan secara
manual.
Anotasi
Komentar deskriptif tambahan atau catatan
penjelasan untuk klarifikasi.
File
File dokumen secara manual disimpan dan
ditarik kembali; huruf yang ditulis di dalam
simbol menunjukkan urutan pengaturan file
secara
N = numeris, A = alfabetis, D = berdasar tanggal.
Pemrosesan dengan
komputer
Fungsi pemrosesan yang dilaksanakan dengan
komputer, biasanya menghasilkan perubahan atas
data atau informasi.
Keputusan
Langkah pengambilan keputusan; dipergunakan
dalam sebuah program komputer bagan alir untuk
memperlihatkan pembuatan cabang ke jalan
alternative.
Arus dokumen atau
proses
Arah pemrosesan atau arus dokumen; arus yang
normal berada dibawah dan mengarah ke kanan.
Terminal
Titik awal, akhir, atau pemberhentian dalam suatu
proses atau program; juga dipergunakan untuk
menunjukkan adanya pihak eksternal.
Disk Magnetik
Data disimpan secara permanen di dalam disk
magnetis, dipergunakan untuk file utama ( master
file ) dan database.
Sumber : Mulyadi, Sistem Akuntansi, 2001
Tabel 2.2 Simbol-simbol Bagan Alir Dokumen
Sistem suatu perusahaan selalu mempunyai kelemahan, kelebihan dan
hal-hal lain yang perlu diperbaiki. Untuk memperbaikinya terlebih dahulu
penulis harus mengetahui dengan pasti hal-hal yang perlu diperbaiki dari suatu
sistem tersebut, setelah itulah barulah dapat ditentukan langkah-langkah yang
harus dilakukan untuk memperbaiki.
Sebelum melakukan atau membuat rancangan sistem informasi yang
baru di dalam suatu perusahaan, maka harus dikakukan analisa telebih dahulu
untuk memperoleh gambaran yang jelas terhadap kelebihan, serta hal-hal yang
harus diperbaiki dari sistem yang ada atau yang sedang berjalan.
Dibawah ini akan dijelaskan terlebih dahulu pengertian Analisis
Sistem menurut para pakar sebagai berikut :
Menurut Raymond Mc Leod ( 2004 ; 138 ) :
Analisa sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan
tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbaharui.
Menurut George H. Bodnar ( 2003 ; 166 ) :
Analisa sistem adalah memahami sistem dan masalah yang ada,
menguraikan kebutuhan informasi dan menetapkan prioritas pekerjaan sistem
selanjutnya.
Menurut Jefferi L. Whitten (2004 ; 176 ) :
Analisa sistem adalah sebuah teknik pemecahan masalah yang
menguraikan sebuah sistem menjadi bagian-bagian komponen dengan tujuan
mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan
berinteraksi untuk meraih tujuan mereka.
Hubungan Sistem Pengendalian Intern Dengan Sistem Informasi
Akuntansi Penerimaan Kas
Sistem informasi akntansi yang baik dan efektif akan memeberikan
suatu pengendalian intern dalam kegiatan usaha suatu badan usaha atau
lembaga. Setiap perusahaan akan sangat menginginkan sistem akuntansi
tersebut selain dapat menghasilkan informasi yang akurat dan kontrol yang
baik dalam sistem akuntansi yang berjalan. Dengan unsur-unsur pengendalian
intern dalam sistem kas yang mengharuskan penyetoran dengan segera ke
bank seluruh penerimaan kas, maka perusahaan dapat memanfaatkan cataatan
pihak bank untuk mengawasi catatan kas perusahaan. Dengan pengendalian
intern ini transaksi penerimaan kas yang dicatat dalam jurnal penerimaan kas
dapat direkonsiliasi dengan setoran yang tercantum dalam rekening Koran
bank. Berikut ini pandangan para ahli mengenai pengertian struktur
pengendalian intern :
Menurut Mulyadi dalam buku sistem akuntansi edisi 4, struktur
pengendalian intern adalah :
“Suatu organisasi terdiri dari kebijakan dan prosedur yang diciptakan
untuk memberikan jaminan yang memadai agar tujuan organisasi dapat
tercapai. Prosedur pengendalian intern ditetapkan untuk memberikan jaminan
yang wajar bahwa sasaran bisnis akan dicapai, termasuk pencegahan
pelabuhan.
Sistem Informasi Pengendalian Intern Penerimaan Kas
1. Organisasi
Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas
Fungsi penjualan yang merupakan fungsi operasi harus dipisahkan dari
fungsi kas yang merupakan fungsi penyimpanan. Pemisahan ini
mengakibatkan setiap penerimaan kas dari penjualan tunai dilaksanakan
oleh dua fungsi yang saling mengecek.
Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi
Fungsi operasi dan fungsi penyimpanan akan membuka kesempatan
karyawan perusahaan untuk melakukan kecurangan dengan mengubah
catatan akuntansi untuk menutupi kecurangan yang dilakukannya.
Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi
kas, fungsi pengiriman dan fungsi akuntansi.
2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan
menggunakan formulir faktur penjualan tunai.
Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi penerimaan kas dengan cara
membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan
pita register kas pada faktur tersebut.
Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi
dari bank penerbit kartu kredit
Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara
membubuhkan cap “sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai.
Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen
sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.
3. Praktik yang sehat
Faktur penualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggung jawabkan untuk fungsi penjualan.
Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke
bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai/hari
berikutnya..
Perhitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodic
dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern.
2.2 Tinjauan Perusahaan
2.2.1 Sejarah berdirinya PT. SCORTA CITRA PRAKARSA
Cikal bakal PT. SCORTA CITRA PRAKARSA bermula dari usaha
rental video yang dirintis oleh HM Chitra pada tahun 1979. Berkat tangan
dingin dan intuisi bisnis mumpuni sang pendiri, dalam rentang waktu lima
tahun, usaha rental video terus berkembang menjadi video shooting dan
akhirnya menjadi pioneer berdirinya production house pertama di Indonesia
pada tahun 1984.
Sebagai pioneer production house di Indonesia, Scorta turut
memberikan kontribusi pada masa awal perkembangan dunia pertelevisian
Indonesia, dengan mengisi beragam tayangan mulai dari pendidikan, quiz
(Berseri Mengukir Prestasi, RCTI), Sinetron (Cantik, RCTI), dan lain-lain.
2.2.2 Bidang usaha PT. SCORTA CITRA PRAKARSA
PT. SCORTA CITRA PRAKARSA adalah perusahaan yang bergerak di
bidang penjualan jasa (audio visual), seperti :
1. Corporate video production
Video Autobiography : Dalam sejarah kehidupan, ada kisah yang dapat
menjadi kenangan, teladan dan inspirasi bagi orang lain.
Video Product Profile : Setiap perusahaan memiliki beragam produk
yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.
Video Company Profile : Setiap perusahaan wajib memiliki Company
Profile yang mewakili citra perusahaan.
Video Training : Penyajian materi training dalam bentuk video lebih
modern, menarik dan mudah dipahami.
2. Documentation & Equipment Rental, yaitu :
Video shooting (final result : DVD)
Photo album digital (final result : Album photo digital & CDROM)
LCD projector & screen
CCTV / TV Plasma / TV Monitor
Sound system
Dll
3. Post Production
Seiring berkembangnya teknologi menjadikan imajinasi akan hasil
akhir pasca produksi seakan tanpa batas. Ada beragam layanan pasca
produksi yang disediakan PT. SCORTA :
Editing : proses memilih dan menggabungkan hasil
rekaman dengan efek dan musik.
Gambar 2.1 Editing
Subtitle : penempatan narasi / teks dalam video / film.
Gambar 2.2 Subtitle
Copy / Transfer : Menggandakan atau pengkonversian data
secara utuh dari master seperti Betacam, Betamax, dll.
Gambar 2.3 Transfer
Dubbing : pengisian / sulih suara dalam video / film.
Gambar 2.4 Sulih suara
Looping : pengulangan materi video yang sama.
Gambar 2.5 Pengulangan video
Translate : penerjemahan narasi / teks dari bahasa asing ke bahasa
Indonesia atau sebaliknya.
Gambar 2.6 Translate
4. Replikasi Cakram Optik (DVD, VCD, dll)
Materi promosi yang memberikan image high-end akan
meningkatkan citra produk dan perusahaan yang diwakili. Materi
promosi dalam bentuk CD/DVD lebih efektif, up to date dan classy
dibandingkan bentuk konvensional.
Untuk jasa replikasi (penggandaan diatas 1000 keping), PT.
SCORTA menyediakan layanan yang lengkap, mulai dari design,
replikasi CD/DVD, mencetak cover, casing dan packaging sampai
membantu mengurus Surat Tanda Lulus Sensor.
5. Wedding Art Production
Jasa dan layanan PT. SCORTA CITRA PRAKARSA dibutuhkan dalam
beragam event, antara lain :
Seminar
Training
Product Launching
Pameran / Exhibition
Anniversary / HUT
IPO (Initial Public Offering)
Konferensi Pers
Family Gathering
dll
2.2.3 Struktur Organisasi PT. SCORTA CITRA PRAKARSA
Organisasi adalah sistem saling pengaruh mempengaruhi antara
organisasi dalam kelompok kerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu
yang sama. Tujuan organisasi secara keseluruhan tidak mungkin dijalankan
oleh seseorang tertentu saja. Organisasi dapat diibaratkan sebagai kesatuan
anggota tubuh manusia yang bekerja bersama-sama sehingga fungsi tubuh
manusia dapat berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan.
Bagan atau struktur menunjukkan bagaimana departemen-departemen
didalam organisasi dikoordinasikan bersama-sama melalui suatu jalur
wewenang dan tanggung jawab. Berikut adalah struktur organisasi yang
terjadi di PT. SCORTA CITRA PRAKARSA :
Gambar 2.7 Struktur Organisasi PT. Scorta Citra Prakarsa
Direktur Umum :
Pemegang saham dan pemilik PT. Scorta Citra Prakarsa
Menyusun dan menetapkan kebijakan umum perusahaan dalam
hubungannya dengan pencapaian tujuan
Menentukan arah perusahaan
General Manager :
Membina, membimbing, mengarahkan serta mengatasi dalam
hubungannya dalam mencapai tujuan perusahaan sesuai apa yang telah
ditetapkan
Bertanggung jawab atas kelangsungan perusahaan perusahaan dan
pengembangan perusahaan serta memimpin perusahaan secara
keseluruhan
Memimpin, mengkoordinasikan pekerjaan dan seluruh kegiatan di dalam
perusahaan
Operasional Manager :
Mengendalikan biaya-biaya operasional perusahaan
Mengemdalikan semua kegiatan-kegiatan operasional perusahaan
Mengawasi setiap kegiatan operasional supaya berjalan efektif dan efisien
Keuangan dan akunting :
Merancang dan memelihara sistem akuntansi keuangan dan biaya pada
semua tingkatan dalam perusahaan
Mengatur dan mengawasi masalah-masalah keuangan perusahaan
Marketing :
Sebagai penerima order
Memberikan laporan penjualan kepada manejer operasional
Produksi :
Menjalankan kegiatan produksi (audio visual), seperti :
Transfer kaset
Editing
Shooting
Translate
Dll
Personalia & Umum :
Membantu divisi keuangan dan akunting dalam merumuskan program
kerja sistem prosedur dan kebijaksanaan di bidang administrasi personalia,
transfortasi, pemeliharaan, keselamatan dan barang-barang yang bergerak
atau tidak bergerak
Membantu divisi keuangan dan akunting dalam mengkoordinir,
mengarahkan dan mengawasi kinerja karyawan
2.3 Laporan PKL
2.3.1 Analisa sistem dan prosedur yang sedang berjalan pada PT. Scorta
Citra Prakarsa
Berdasarkan hasil observasi dan pengamatan langsung selama Praktek
Kerja Lapangan (PKL) serta uraian yang telah dijabarkan di atas, berikut ini
penulis akan menjelaskan deskripsi atau keterangan singkat mengenai
flowchart yans sedang berjalan :
Bagian Marketing
Menerima order dari pelanggan
Membuat Tanda Terima Pesanan, Surat Perintah Kerja, Berita Acara
Pekerjaan
Membuat kwitansi
Menerima uang dari pembeli
Menyerahkan barang kepada pembeli
Bagian Produksi
Melakukan kegiatan produksi ( seperti transfer/copy, editing, translate,
pengisian suara, shooting dan lain-lain )
Bagian Keuangan
Membandingkan Berita Acara Pekerjaan
Mengisi Bukti Setor Bank
Menyetor uang ke Bank
Bagian Akuntansi
Membuat Laporan Penerimaan Kas
Membuat jurnal penjualan
Membuat jurnal penerimaan kas
Berikut ini penulis akan menjelaskan hal-hal yang perlu dipertahankan
dan hal-hal yang harus diperbaiki serta usulan perbaikan dari sistem informasi
penerimaan kas yang sedang berjalan pada PT. Scorta Citra Prakarsa.
1. Hal-hal yang harus dipertahankan dari Sistem Informasi Penerimaan
kas pada PT. Scorta Citra Prakarsa, antara lain :
a). Sudah menggunakan sistem komputerisasi dalam mencetak dokumen.
b). Dilihat dari kualitas karyawan pada masing-masing bagian antara lain
Administrasi, Keuangan dan Akuntansi telah diisi oleh karyawan yang
memiliki latar belakang pendidikan dan keahlian sesuai dengan bidang
dan tanggung jawab masing-masing.
c). Sudah mempunyai pengendalian intenr yang baik dalam sistem
penerimaan kas yaitu selalu menyetor setiap transaksi yang terjadi ke
bank.
2. Hal-hal yang harus diperbaiki dari Sistem Informasi Penerimaan
kas pada PT. Scorta Citra Prakarsa, antara lain:
a). Tidak adanya bagian gudang sebagai fungsi yang bertanggung jawab
atas penerimaan dan pengeluaran barang.
b). Tidak adanya pemisahan pembuatan dokumen ( semua dibuat oleh
bagian Marketing ).
3. Sistem informasi penerimaan kas yang diusulkan pada PT. Scorta
Citra Prakarsa, didasarkan pada beberapa hal penting antara lain
sebagai berikut :
a). Dalam sistem usulan penerimaan kas ini, penulis menambahkan bagian
gudang untuk menjalankan transaksi yang terjadi di PT. Scorta karena
penempatan barang tidak sesuai dengan semestinya.
b). Pemisahan pembuatan dokumen yang dibuat oleh bagian Marketing
karena tidak sesuai dengan pengendalian intern walaupun lebih efektif
dan efisien, tetapi tetap saja tidak baik.
2.3.2 Sistem dan Prosedur penerimaan kas yang diusulkan pada PT. Scorta
Citra Prakarsa
a). Bagian marketing menerima order dari pelanggan dan mencetak Tanda
Terima Pesanan 2 rangkap untuk memeriksa apakah ada barang yang
diinginkan di gudang; rangkap 1 ke pelanggan, rangkap 2 ke bagian
gudang.
b). Bagian gudang memeriksa barang, jika ada langsung mencetak Surat
Perintah Kerja 2 rangkap; rangkap 1 ke bagian produksi dan rangkap 2
diarsip sendiri. Dan mingirimkannya ke bagian produksi bersama
dengan barang. Tetapi jika tidak ada barang yang dipesan bagian
gudang melakukan konfirmasi ke bagian marketing Tanda Terima
Pesanan ditolak.
c). Bagian produksi menerima Surat Perintah Kerja dari bagian gudang
dan langsung mengerjakan pesanan, jika sudah selesai bagian produksi
mencetak Berita Acara Pekerjaan 3 rangkap; rangkap 1 ke bagian
marketing bersama dengan barang, rangkap 2 ke bagian keuangan,
rangkap 3 diarsip sendiri.
d). Bagian marketing membandingkan Berita Acara Pekerjaan 1 dengan
Tanda Terima Pesanan 1 dari pelanggan. Jika sesuai pelanggan
langsung membayar ke bagian marketing dan bagian marketing
mencetak Kwitansi 3 rangkap; rangkap 1 dengan Berita Acara
Pekerjaan 1 diserahkan ke pelanggan bersama barang yang sudah
diproduksi, rangkap 2 diarsip sendiri, dan rangkap 3 diserahkan ke
bagian keuangan.
e). Bagian Keuangan membandingkan Kwitansi 3 dengan Berita Acara
Pekerjaan 2 dan menyetor uang ke bank dan menerima Bukti Setor
Bank. Berita Acara Pekerjaan 2 diarsip, Bukti Setor Bank dan
Kwitansi 3 di kirim ke bagian akuntansi.
f). Membuat Laporan Penerimaan Kas sesuai dari Kwitansi 3 dan Bukti
Setor Bank oleh bagian akuntansi. Dan juga mencatat di Jurnal
Penerimaan Kas.
2.3.2.1 Diagram Aliran Data ( DAD )
Diagram Aliran Data (DAD) atau Data Flow Diagram (DFD) adalah
model proses yang digunakan untuk menggambarkan aliran data melalui sebuah
sistem dan tugas atau pengolahan yang dilakukan oleh sistem.
Berikut ini adalah simbol-simbol yang digunakan dalam diagram aliran data
menurut Marshall B. Romney ( 2004 ; 2 ) :
Simbol Keterangan
Sumber dan tujuan data
Orang dan organisasi yang mengirim data ke
dan menerima data dari sistem yang diwakili
oleh bujur sangkar, Tujuan data juga disebut
sebagai kotak penampungan data (data sink).
Arus Data
Arus data masuk atau keluar dari suatu proses
diwakili oleh garis lengkung, atau oleh garis
lurus dengan tanda panah di ujungnya.
Proses Transformasi
Proses yang mentransformasi data dari
masukan ke keluaran, diwakili oleh lingkaran.
Lingkaran ini disebut pula gelembung (bubble).
Penyimpanan data
Tempat penyimpanan data diwakili oleh dua
garis horizontal.
Tabel 2.3 Simbol-simbol Diagram Aliran Data
Diagram ini dapat dibagi kedalam beberapa tingkatan, masing-masing tingkatan
menggambarkan isi dari suatu sistem. Tingkatan tersebut adalah :
1. Diagram Konteks
Diagram ini merupakan tingkatan paling awal yang menggambarkan ruang
lingkup dari sistem yang digunakan secara garis besar, diagram konteks ini
menggambarkan satu buah proses beserta dengan kesatuan-kesatuan luarnya
(eksternal entity).
2. Diagram Nol
Diagram ini menggambarkan arus data yang diperlukan, yang terdiri dari
beberapa fungsi-fungsi penting atau utama pada sistem yang merupakan
perluasan atau perincian dari diagram konteks.
3. Diagram Rinci
Diagram rinci menggambarkan proses yang lebih rinci dari diagram nol,
proses yang ada pada diagram nol di pecah lagi menjadi beberapa proses pada
diagram rinci.
Gambar 2.10 Diagram Konteks Sistem Penerimaan Kas Yang Diusulkan
Pada PT. Scorta Citra Prakarsa
Gambar 2.11 Diagram Alir Data Sistem Penerimaan Kas Yang Diusulkan
Pada PT. Scorta Citra Prakarsa
Gambar 2.12 Diagram Rinci 2 Sistem Penerimaan Kas Yang Diusulkan Pada
PT. Scorta Citra Prakarsa
Gambar 2.13 Diagram Rinci 3 Sistem Penerimaan Kas Yang Diusulkan Pada
PT. Scorta Citra Prakarsa
Gambar 2.14 Diagram Rinci 4 Sistem Penerimaan Kas Yang Diusulkan Pada
PT. Scorta Citra Prakarsa
2.3.2.2 Diagram Hubungan Entitas
Diagram Hubungan Entitas atau Entity Relationship Diagram (ERD)
adalah model data yang menggunakan beberapa notasi untuk menggambarkan
data dalam konteks entitas dan hubungan yang dideskripsikan oleh data tersebut.
Berikut ini adalah simbol-simbol yang digunakan dalam diagram hubungan entitas :
Simbol Keterangan
Entitas (Entity)
Digunakan untuk mewakili suatu elemen
lingkungan sumber daya dan transaksi.
Hubungan (Relationship)
Digunakan untuk menunjukkan hubungan antara
entitas yang satu dengan yang lain.
Garis Penghubung (Line Connector)
Simbol ini digunakan untuk menghubungkan
antara entitas dan hubungan.
Tabel 2.4 Simbol - simbol Diagram Hubungan Entitas
Ada 4 relasi dasar dalam Diagram Hubungan Entitas (Entity
Relationship Diagram), yaitu :
1. One – to – One ( 1 – 1 )
Yaitu relasi yang terjadi jika sebuah entry dalam sebuah objek data store
dihubungkan satu entry dalam objek data store yang lain.
2. One – to – Many ( 1 – M )
Yaitu relasi yang terjadi jika sebuah entry dalam sebuah objek data store
dihubungkan dengan satu atau lebih entry dalam objek data store yang
lain.
3. Many – to – One ( M – 1 )
Yaitu relasi yang terjadi jika satu atau lebih entry dalam sebuah objek data
store dihubungkan oleh sebuah entry dalam objek data store yang lain.
4. Many – to – Many ( M – M )
Yaitu relasi yang terjadi jika satu atau lebih entry dalam sebuah objek data
store dihubungkan dengan satu atau lebih entry dalam objek data store.
Berikut ini adalah Gambar Diagram Hubungan Entitas yang Diusulkan
pada PT. Scorta Citra Prakarsa.
Gambar 2.15 Diagram Hubungan Entitas Sistem Penerimaan Kas Yang
Diusulkan Pada PT. Scorta Citra Prakarsa
2.3.2.3 Kamus Data
Kamus Data adalah suatu model yang mirip dengan kamus yang
membantu kita dalam mencari arti kata baru, maka Kamus Data juga
mempunyai fungsi sama dalam pemodelan sistem. Selain itu Kamus Data juga
berfungsi membantu pelaku sistem untuk mengerti aplikasi secara detail, dan
mereorganisasi semua elemen data yang digunakan dalam sistem secara presisi
sehingga pemakai dan penganalisa sistem punya dasar pengertian yang sama
tentang masukan, keluaran, penyimpanan dan proses. Kamus Data
mendefinisikan elemen data dengan fungsi sebagai berikut:
1. Menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan dalam Diagram Aliran Data
2. Mendefinisikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran,
misalnya alamat diuraikan menjadi kota, Negara dan kode pos
3. Mendeskripsikan komposisi penyimpanan data
4. Menspesifikasikan nilai dan satuan yang relevan bagi penyimpanan dan
aliran
5. Mendeskripsikan hubungan detail antar penyimpanan akan menjadi titik
perhatian dalam Entity Relationship Diagram.
Berikut ini adalah simbol-simbol yang digunakan dalam Kamus Data :
NO SIMBOL URAIAN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
=
+
( )
{ }
[ ]
* *
@
|
Terdiri dari, mendefinisikan, diuraikan menjadi artinya
Dan
Opsional (boleh ada atau boleh tidak)
Pengulangan
Memilih salah satu dari sejumlah alternatife, seleksi
Komentar
Identifikasi atribut kunci
Pemisah sejumlah alternative pilihan antara symbol [ ]
Tabel 2.5 Simbol - simbol Dalam Kamus Data
Berikut ini adalah Kamus Data yang diusulkan :
A. Aliran Data
1) TTP = @No_TTP + Tgl_Pesanan + Nama_Pesanan + Perusahaan +
NPWP + Alamat_Pemesan + Telp_Pemesan + Jmlh_Bayar +
Total_Bayar + Ket + Description.
2) SPK = @No_SPK + Tgl_Pesanan + Nama_Pesanan + Perusahaan +
NPWP + Alamat_Pemesan + Telp_Pemesan + Jmlh_Bayar +
Total_Bayar + Ket + Description.
3) BAP = @No_BAP + Tgl_Pesanan + Nama_Pesanan + Perusahaan +
NPWP + Alamat_Pemesan + Telp_Pemesan + Jml_Bayar +
Total_Bayar + Ket + Description.
4) Kw = @No_ Kw + Sudah terima dari + Banyaknya uang + Untuk
pembayaran + Tgl_Kw + Jml_Pbyrn (nominal).
5) LPK = @Tgl_LPK + Divisi + No_urut + No_Pesanan + No_Kw +
Nama_Pemesan/perusahaan + Tgl_Transaksi + Jml_Bayar + Lns +
Plnsn + Ket + Total + Dibuat oleh* + Diperiksa I oleh* +
Diperiksa II oleh*.
Dibuat oleh = Nama + Tgl
Diperiksa I oleh = Nama + Tgl
Diperksa II oleh = Nama + Tgl
B. Simpanan Data
1) Pelanggan = {@Kd_Plgn + Nm_Brg + Almt_Plgn + Telp_Plgn}
2) Barang = {@Kd_Brg + Nm_Brg + Jns_Brg + Jml_Brg + Tgl_Penglrn}
3) Barang Selesai = {@Kd_BrgSls + Nm_Brg + Jns_Brg + Jml_Brg +
Tgl_Penglrn}
4) Pembayaran = {@No_Kw + No_TTP + Kd_Plgn + Nm_Plgn +
Kd_BrgSls + Total_Byr}
5) Laporan Penerimaan = {@No_Kw + Kd_BrgSls + Jml_Brg + Total_Byr}
2.3.2.4 Rancangan Masukan
Rancangan masukan adalah suatu proses membuat berbagai bentuk atau
isi dokumen sumber data dan tampilan latar untuk memasukkan data yang
menghasilkan sistem. Adapun rancangan masukan yang diperlukan oleh pihak
manajemen, dalam sistem informasi penerimaan kas ini, rancangan masukan
yang diperlukan yaitu :
TTP ( Tanda Terima Pesanan )
Tujuan = Sebagai bukti penerimaan pesanan
Sumber = Bagian marketing
Jumlah = 2 rangkap
Distribusi = Pelanggan, bagian gudang
Format = Lampiran I
SPK ( Surat Perintah Kerja )
Tujuan = Sebagai perintah kerja ke bagian produksi
Sumber = Bagian gudang
Jumlah = 2 rangkap
Distribusi = Bagian produksi dan diarsip sendiri
Format = Lampiran II
BAP ( Bukti Acara Pekerjaan )
Tujuan = Sebagai bukti bahwa barang sudah di produksi
Sumber = Bagian produksi
Jumlah = 3 rangkap
Distribusi = Bagian marketing, bagian keuangan, dan diarsip sendiri
Format = Lampiran III
Kw ( Kwitansi )
Tujuan = Sebagai bukti bahwa telah menerima pembayaran
Sumber = Bagian marketing
Jumlah = 3 rangkap
Distribusi = Pelanggan, bagian keuangan, dan diarsip sendiri
Format = Lampiran IV
2.3.2.5 Rancangan Keluaran
Rancangan keluaran adalah rancangan yang dihasilkan dari data yang
sudah diolah, berupa laporan-laporan yang berasal dari data masukan yang ada.
Adapun tujuan dari rancangan sistem keluaran adalah menentukan berbagai
bentuk atau isi laporan, tampilan layar, kapan laporan disampaikan dan siapa
yang berhak menerimanya. Rancangan keluaran yang diusulkan adalah sebagai
berikut:
LPK ( Laporan Penerimaan Kas )
Tujuan = Sebagai bukti pencatatan penerimaan kas
Sumber = Bagian akuntansi
Jumlah = 2 rangkap
Distribusi = Keduanya diarsip sendiri
Format = Lampiran V
2.3.2.6 Spesifikasi File ( Rancangan File )
Spesifikasi File pada Sistem Informasi Penerimaan Kas pada PT.
Mustika Prima Berlian adalah sebagai berikut :
a. Nama File : Pelanggan
Akronim : Plg
Primary key : Kd_Plg
No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
1 Kd_Plg # Character 8 Kode Pelanggan
2 Nm_Plg Character 22 Nama Pelanggan
3 Alm_Plg Character 50 Alamat Pelanggan
4 Telp_Plg Character 13 Telepon Pelanggan
Tabel 2.6 Struktur File Pelanggan
b. Nama File : Barang
Akronim : Brg
Primary key : Kd_Brg
No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
1 Kd_Brg # Character 8 Kode Barang
2 Nm_Brg Character 20 Nama Barang
3 Jenis_Brg Character 10 Jenis Barang
4 Jml_Brg Numeric 5 Jumlah Barang
5 Tgl_Pglrn Date 8 Tanggal
Pengeluaran barang
Tabel 2.7 Struktur File Barang
c. Nama File : Barang Selesai
Akronim : BrgSls
Primary key : Kd_BrgSls
No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
1 Kd_BrgSls # Character 8 Kode Barang
2 Nm_Brg Character 20 Nama Barang
3 Jenis_Brg Character 10 Jenis Barang
4 Jml_Brg Numeric 5 Jumlah Barang
5 Tgl_Pglrn Date 8 Tanggal
Pengeluaran barang
Tabel 2.8 Struktur File Barang Selesai
d. Nama File : Pembayaran
Akronim : Pbyrn
Primary key : No_Kw
No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
1 No_Kw # Character 8 Nomor Kwitansi
2 No_TTP/BAP Character 8 Nomor TTP/BAP
3 Kd_Plg Character 8 Kode Pelanggan
4 Nm_Plg Character 20 Nama Pelanggan
5 Kd_BrgSls Character 8 Kode Barang
6 Total_Bayar Numeric 9 Total Bayar
Tabel 2.9 Struktur File Pembayaran
e. Nama File : Laporan Penerimaan Kas
Akronim : LPK
Primary key : No_Kw
No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
1 No_Kw # Character 11 Nomor Kwitansi
2 Kd_BrgSls Character 8 Kode Barang
3 Jml_Brg Numeric 5 Jumlah Barang
4 Total_Hrg Numeric 9 Total Harga
Tabel 2.10 Struktur File Laporan Penerimaan Kas
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil observasi dan pengamatan langsung selama Praktek
Kerja Lapangan (PKL) pada PT. Scorta Citra Prakarsa serta uraian-uraian
yang telah dijabarkan dalam bab-bab sebelumya, maka dapat disimpulkan
mengenai Sistem Informasi Penerimaan Kas pada PT. Scorta Citra Prakarsa,
adalah sebagai berikut :
1. Dalam melaksanakan kegiatannya, PT.
Scorta Citra Prakarsa belum adanya pemisahan fungsi atau kerja yang
sesuai sehingga sulitnya memperoleh informasi yang dibutuhkan dengan
cepat sehingga transaksi yang akan dilakukan akan mengalami kesulitan
terutama dengan bagian marketing karena semua kegiatan transaksi
dilakukan di bagian marketing.
2. Dengan Sistem Informasi Penerimaan Kas
yang diusulkan ini, semua data yang dibutuhkan, dimasukkan ke dalam
basis data yang saling terintegrasi sehingga bila diperlukan suatu
informasi, maka dapat ditampilkan file-file tersebut dengan waktu yang
relatif singkat.
3.2 Saran
Selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL) pada PT. Scorta
Citra Prakarsa, dapat memperoleh pengalaman yang berguna, meskipun dalam
melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL) pada PT. Scorta Citra Prakarsa
masih memiliki kekurangan.
Namun dengan demikian dapat diberikan saran yang mungkin berguna
untuk memaksimalkan kinerja perusahaan, adalah sebagai berikut :
Sebaiknya dalam melaksanakan kegiatannya, PT. Scorta Citra Prakarsa
menggunakan Sistem Informasi Penerimaan Kas secara menyeluruh guna
mempercepat dan mempermudah kegiatan perusahaan yang akan dilaksanakan
seperti adanya basis data yang saling terintergrasi sehingga apabila ingin
memperoleh informasi dapat diperoleh dengan cepat.
Agar tujuan dari penerapan Sistem Informasi Penerimaan Kas yang
diusulkan sesuai dengan yang diharapkan, adanya peningkatan dalam
koordinasi, sosialisasi dan kerjasama antara bagian-bagian yang terkait dengan
Sistem Informasi Penerimaan Kas. Dengan demikian sistem yang baru yang
telah diusulkan akan dapat berjalan secara efektif dan efisien.
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki. 1992. Intermediate Accounting. Jogjakarta : BPSE.
Bodnar, George H. 2003. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi ke-8.Jilid 2. Jakarta :
PT. Indeks.
H. M, Jogiyanto, MBA, Ph. D. 2001. Analisis dan Desain. Andi Offset. Jakarta.
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi ke-3. Jakarta : Salemba Empat.
Raymond, Mc leod. 2004. Sistem Informasi Manajamen. Jogjakarta : Andi
Romney, Marshall B. 2004. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi ke-9.Buku 1.
Jakarta : Salemba Empat.
S. R, Soemarso. 2002. Akuntansi Suatu Pengantar. Edisi 5. Jakarta : Salemba 4.
Whitten, Jefferi L. 2004. Metode Desain dan Analisis Sistem. Edisi ke-6.
Yogyakarta : ANDI.
LAPORAN PENERIMAAN KASTGL : ……… / ………. / ………..
Divisi : ………………..
NoNo. No.
Nama pemesanTgl. Jumlah
Lunas Pelunasan KeteranganPesanan Kwitansi Tr Bayar
Total Dibuat oleh, Diperiksa I oleh, Diperiksa II oleh Nama : ………… Nama : ………… Nama : ………… Tgl : ………… Tgl : ………… Tgl : …………
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Nama : Donny Nizarwan
NIM : 2053330029
Jurusan : Sistem Informasi Akuntansi
Tempat/Tanggal Lahir : Jakarta, 17 Juli 1987
Jenis Kelamin : Laki-laki
Agama : Islam
Alamat : Jl. Petojo Enclek V No. 3 RT. 003/07
Jakarta Pusat 10160
Pendidikan Formal : - SD Negeri 05 Pagi Jakarta ( 1993 – 1999 )
- SLTP Negeri 60 Jakarta ( 1999 – 2002 )
- SMA Negeri 25 Jakarta (2002 – 2005 )
- Akademi Akuntansi YAI ( 2005 – 2008 )
Demikian daftar riwayat hidup ini saya buat untuk dipergunakan sebagaimana
mestinya.
( DONNY NIZARWAN )
top related