kop naskah dinas untuk

PKPUPKPU NOMOR 17 TAHUN 2015 NOMOR 17 TAHUN 2015 TENTANG TENTANG

TATA NASKAH DINASTATA NASKAH DINAS KPU, KPU, KPU PROVINSI/KIP ACEH DAN KPU PROVINSI/KIP ACEH DAN

KPU/KIP KAB/KOTAKPU/KIP KAB/KOTA

Biro Hukum Sekretariat JenderalKomisi Pemilihan Umum Republik Indonesia© 2016

DASAR HUKUM• Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan;• Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2011 tentang

Penyelenggara Pemilihan Umum;• Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012

tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;

• Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas.

RUANG LINGKUPRUANG LINGKUP

A. Jenis Naskah DinasB. Pembuatan Naskah DinasC. Pengamanan Naskah DinasD. Kewenangan Penandatanganan

Naskah DinasE. Pengendalian Naskah Dinas

DEFINISI

Jenis Naskah DinasJenis Naskah Dinas

Biro Hukum Sekretariat JenderalKomisi Pemilihan Umum Republik Indonesia© 2015

A

Jenis Naskah DinasNaskah Dinas Arahan Naskah Dinas

KorespondensiNaskah Dinas

Khusus1. Naskah Dinas

Pengaturan:a) Peraturanb) Instruksic) Surat Edarand) PSO/SOP

1. Naskah Dinas Korespondensi Internal:

a) Nota Dinasb) Lembar Disposisi

1. Nota Kesepahaman

2. Surat Perjanjian3. Surat Kuasa4. Berita Acara5. Surat

Keterangan6. Surat Pengantar7. Pengumuman8. Surat Panggilan9. Rekomendasi10.Surat

Peringatan11.Surat

Pernyataan12.Laporan13.Telahaan14.Risalah Rapat

2. Naskah Dinas Penetapan :

a) Keputusanb) Pedoman Teknisc) Juknis/Juklak

2. Naskah Dinas Korespondensi Eksternal:Surat Dinas

3. Naskah Dinas Penugasan:

a) Surat Perintahb) Surat Tugas

3. Naskah Dinas Korespondensi eksternal & Internal: Surat Undangan

PembuatanPembuatanNaskah DinasNaskah Dinas

Biro Hukum Sekretariat JenderalKomisi Pemilihan Umum Republik Indonesia© 2015

B

1. Sistem Penomoran

NOMOR . . . TAHUN . . .

Nomor: Nomor Pembukuan/Kode Klasifikasi Naskah Dinas/ Kode Biro atau Inspektorat/Kode Jabatan/Bulan/ Tahun

Nomor Nomor Pembukuan/Kode Klasifikasi Naskah Dinas/Kode Wilayah/Kode Jabatan/ Bulan/ Tahun

Sistem Penomoran dan kode Naskah Dinas Peraturan KPU RI, Surat Edaran, dan Instruksi

Sistem Penomoran dan kode Naskah Dinas selain Peraturan KPU RI, Surat Edaran, dan Instruksi

Di lingkungan KPU RI

Di lingkungan KPU Provinsi/KIP Aceh & KPU/KIP Kabupaten/Kota

** Keterangan

Nomor

Pembukuan

Nomor urut sesuai dengan pembukuan masing-masing Naskah Dinas dalam

satu tahun takwim yang ditulis dengan angka Arab.

Kode

Klasifikasi

Naskah Dinas

Kode yang berisi kombinasi huruf yang menunjukkan jenis Naskah Dinas.

Kode Biro atau

Inspektorat

Kode yang ditulis dengan angka arab yang menunjukkan Biro atau Inspektorat

pembuat Naskah Dinas.

Kode Jabatan Kode yang ditulis dengan kombinasi huruf dan/atau angka yang menunjukkan

jabatan pembuat Naskah Dinas.

Kode Wilayah Kode yang ditulis dengan kombinasi huruf dan/atau angka yang menunjukkan

KPU Provinsi/KIP Aceh atau KPU/KIP Kabupaten/Kota pembuat Naskah

Dinas.

Bulan Bulan pembukuan Naskah Dinas yang ditulis dengan angka Romawi.

Tahun Tahun pembukuan Naskah Dinas.

2. Jenis Ukuran Huruf, Jarak Spasi, Margin & Kata Penyambung

3. Kop Naskah Dinas

KOMISI PEMILIHAN UMUMREPUBLIK INDONESIA

Keterangan:a)Lambang Negara ditempatkan simetris dengan tulisan “Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia”;b)Lambang Negara dan tulisan “Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia” dengan huruf kapital tahoma 12pt menggunakan warna kuning emas.

Kop Naskah Dinas Ketua KPU

RI

Kop Naskah Dinas untuk seluruh Naskah Dinas

yang ditandatangani oleh Ketua KPU RI

Kop Naskah Dinas Sekjen

KPU RI

KOMISI PEMILIHAN UMUMREPUBLIK INDONESIA

Keterangan:a)Logo KPU berwarna ditempatkan simetris dengan tulisan “Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia”;b)Tulisan “Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia” dengan huruf kapital tahoma 12pt berwarna hitam.

Kop Naskah Dinas untuk:Instruksi;Surat Edaran;Keputusan Sekjen KPU RI;Surat Perintah;Surat Tugas;Surat Panggilan;Rekomendasi; danNota Dinas

Kop Naskah Dinas untuk:Surat Dinas,;Surat Undangan;Berita Acara;Surat Keterangan;Surat Pengantar;Pengumuman;Surat Peringatan;Surat Pernyataan;Laporan.

Kop Naskah Dinas Sekjen

KPU RI KOMISI PEMILIHAN UMUM REPUBLIK INDONESIA

Jalan ……………………………………Telp: ........... Fax: …….....

Keterangan: a)Logo KPU berwarna ditempatkan pada bagian tengah kop naskah; b)Susunan tulisan simetris; c)Jarak tepi kertas bagian atas dengan tulisan paling atas = 1 cm; d)Jarak tepi kertas bagian atas dengan garis lurus = 4 cm; e)Tulisan “Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia” menggunakan huruf kapital tahoma 17pt warna hitam; f)Tulisan “Alamat” dan Alamat Kantor Sekretariat Jenderal KPU RI menggunakan huruf 14pt warna hitam; g)Tulisan “Telp” dan nomor telepon serta tulisan “Fax” dan nomor faximile kantor Sekretariat Jenderal KPU RI menggunakan huruf 11pt warna hitam.

Kop Naskah Dinas untuk:Surat Kuasa.

Kop Naskah Dinas Ketua

Sekjen KPU RI KOMISI PEMILIHAN UMUM REPUBLIK INDONESIAJalan ……………………………………Telp: ........... Fax: …….....

Keterangan:a)Logo KPU berwarna ditempatkan pada bagian kiri kop naskah;b)Susunan tulisan simetris;c)Jarak tepi kertas bagian atas dengan tulisan paling atas = 1 cm;d)Jarak tepi kertas bagian atas dengan garis lurus = 4 cm;e)Tulisan “Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia” menggunakan huruf kapital tahoma 17pt warna hitam;f)Tulisan “Alamat” dan Alamat Kantor Sekretariat Jenderal KPU RI menggunakan huruf tahoma 14pt warna hitam;g)Tulisan “Telp” dan nomor telepon serta tulisan “Fax” dan nomor faximile kantor Sekretariat Jenderal KPU RI menggunakan huruf tahoma 11pt warna hitam.

Kop Naskah Dinas untuk seluruh Naskah Dinas

yang ditandatangani oleh Kepala Biro/Inspektur

Kop Naskah Dinas Kepala Biro/Inspektur KOMISI PEMILIHAN UMUM REPUBLIK

INDONESIAJalan ……………………………………Telp: ........... Fax: …….....

Keterangan:a)Logo KPU berwarna ditempatkan pada bagian kiri kop naskah;b)Susunan tulisan simetris;c)Jarak tepi kertas bagian atas dengan tulisan paling atas = 1 cm;d)Jarak tepi kertas bagian atas dengan garis lurus = 4 cm;e)Tulisan “Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia” menggunakan huruf kapital tahoma 17pt warna hitam;f)Tulisan “Alamat” dan Alamat Kantor Sekretariat Jenderal KPU RI menggunakan huruf tahoma 14pt warna hitam;g)Tulisan “Telp” dan nomor telepon serta tulisan “Fax” dan nomor faximile kantor Sekretariat Jenderal KPU RI menggunakan huruf tahoma 11pt warna hitam.

NAMA JABATAN, 

Ttd. 

NAMA LENGKAP TANPA GELAR

ab

4. Paraf dan Tanda Tangan

KETUA KOMISI PEMILIHAN UMUM REPUBLIK INDONESIA,

(NAMA LENGKAP TANPA GELAR)

TANDA TANGAN

5. MEDIA/SARANA NASKAH DINAS

PENGAMANAN NASKAH PENGAMANAN NASKAH DINASDINAS

Biro Hukum Sekretariat JenderalKomisi Pemilihan Umum Republik Indonesia© 2015

C

Klasifikasi Keamanan Naskah Dinas

• Sangat Rahasia adalah Naskah Dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia dan keselamatan negara;

• Rahasia adalah Naskah Dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional, ketertiban umum, termasuk terhadap ekonomi makro. Apabila informasi yang terdapat dalam Naskah Dinas bersifat sensitif baik bagi lembaga maupun perorangan akan menimbulkan kerugian yang serius terhadap privacy, keuntungan kompetitif, hilangnya kepercayaan, serta merusak kemitraan dan reputasi;

• Terbatas adalah Naskah Dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan fungsi dan tugas lembaga, seperti kerugian finansial yang signifikan; dan

• Biasa/Terbuka adalah Naskah Dinas yang apabila fisik dan informasinya dibuka untuk umum tidak membawa dampak apapun terhadap keamanan negara.

PENGAMANANPENGAMANANJENIS KODE KETERANGAN

SANGAT RAHASIA ‘SR” Dengan menggunakan tinta warna merah serta menggunakan amplop rangkap 2 (dua)

RAHASIA “R” Dengan menggunakan tinta warna merah serta menggunakan amplop rangkap 2 (dua);

TERBATAS “T” Dengan menggunakan tinta hitam;

BIASA/TERBUKA “B” Menggunakan tinta hitam

Pemberian kode derajat klasifikasi keamanan dan akses perlakuan Naskah Dinas berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses, diberikan kode derajat

pengamanan di amplop dan di sebelah kiri atas Naskah Dinas

Kewenangan Kewenangan Penandatanganan Penandatanganan

Naskah DinasNaskah Dinas

Biro Hukum Sekretariat JenderalKomisi Pemilihan Umum Republik Indonesia© 2015

D

GARIS KEWENANGANGARIS KEWENANGAN

KEWENANGAN PENANDATANGAN

jenis keteranganAtas Nama (a.n.) Digunakan jika pejabat yang menandatangani Naskah Dinas telah

diberi kuasa oleh pejabat yang bertanggung jawab, berdasarkan bidang, tugas dan tanggung jawab pejabat yang bersangkutan.

Untuk Beliau (u.b.) digunakan jika yang diberikan kuasa memberikan kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya, sehingga untuk beliau (u.b.) digunakan setelah atas nama (a.n.). Pelimpahan wewenang ini mengikuti urutan sampai dua tingkat struktural di bawahnya

Pelaksana Tugas (Plt.) apabila pejabat yang berwenang menandatangani Naskah Dinas belum ditetapkan karena menunggu ketentuan bidang kepegawaian lebih lanjut, Sifat sementara, bertanggungjawab atas naskah dinas yg ditandatangan.

Pelaksana Harian (Plh.)

digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani Naskah Dinas tidak berada di tempat sehingga untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan sehari-hari perlu ada pejabat sementara yang menggantikannya.

PENGENDALIAN PENGENDALIAN NASKAH DINASNASKAH DINAS

Biro Hukum Sekretariat JenderalKomisi Pemilihan Umum Republik Indonesia© 2015

E

PRINSIP PENANGANAN NASKAH DINAS

• penerimaan Naskah Dinas masuk dipusatkan di unit kearsipan atau unit lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan;

• penerimaan Naskah Dinas dianggap sah apabila diterima oleh petugas atau pihak yang berhak menerima di unit kearsipan;

• Naskah Dinas masuk yang disampaikan langsung kepada pejabat atau staf unit pengolah harus diregistrasikan di unit kearsipan.

TAHAPAN PENGENDALIAN

CONTOH NASKAH DINASCONTOH NASKAH DINAS

NOTA DINAS

ESL III/IV

NOTA DINAS ESL II

NOTA DINAS

SEKJEN

SURAT TUGASKEPALA BIRO

SURAT TUGASSEKJEN

UNDANGAN KARO

SURAT DINAS

SEKJEN

SURAT DINAS KETUA

UNDANGANSEKJEN

FormatPeraturan KPU RI

Lampiran Peraturan KPU RI

Keputusan KPU RI

Keputusan SEKJEN KPU RI

Surat Edaran

SOP

a. Halaman Judul

SOP

b. Bagian Identitas

SOP

c. Bagian Flowchart

SOP

d. Lembar Pengesahan

Surat Tugas

Nota Dinas Ketua dan Anggota KPU RI

Nota Dinas Sekretaris Jenderal KPU RI

Nota Dinas Pejabat Eselon II

Nota Dinas Pejabat Eselon III, Pejabat Eselon IV dan Staf

Surat Dinas

Biro Hukum Sekretariat JenderalKomisi Pemilihan Umum Republik Indonesia© 2015

Terima Kasih