konsep sistem dan sistem informasi pada organisasi dan...

Konsep Sistem dan Sistem

Informasi pada Organisasi dan

Manajemen Perusahaan

Fakultas Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi

Jurusan Sistem Informasi

Universitas Gunadarma

Tujuan Pembelajaran

Memahami konsep dasar dari sistem dan sistem

informasi untuk mendapat gambaran awal SIM,

terutama dikaitkan dengan keterhubungan dengan

organisasi dan manajemen perusahaan dimana

manusia ikut berperan dalam pengolahan informasi.

Materi Perkuliahan

1. Konsep Sistem dan Sistem Informasi

2. Konsep Organisasi dan Manajemen

3. Manusia sebagai Pengolah Informasi

Konsep Sistem dan Sistem

Informasi

Definisi Sistem

Sekumpulan elemen yang saling berkaitan & saling

mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama

untuk mencapai suatu tujuan.

Suatu susunan dari bagian yang teratur yang saling

terkait yang beroperasi bersama untuk mencapai

sasaran atau tujuan.

Subsistem adalah sistem didalam suatu sistem

dimana sistem berada pada lebih dari satu tingkat.

Suatu sistem adalah bagian dari sistem yang lebih

besar, sistem yang lebih besar itu adalah

supersistem.

Karakteristik Sistem

Karakteristik sistem terdiri dari :

1. Komponen (Elemen)

2. Batasan sistem (Boundary)

3. Lingkungan luar (Environment)

4. Penghubung sistem (Interface)

5. Masukan (Input)

6. Keluaran (Output)

7. Sasaran sistem (Objective/Goal)

Karakteristik Sistem

Komponen (Elemen)

Komponen dari suatu sistem dikenal sebagai

subsistem.

Batasan (Boundary)

Daerah yang membatasi antara sistem yang satu

dengan yang lainnya/dengan lingkungan luar.

Lingkungan luar sistem (Environment)

Segala sesuatu di luar dari batas sistem yang

mempengaruhi operasi dari suatu sistem. Contoh :

vendor, pelanggan, pemilik, pemerintah, bank, pesaing.

Karakteristik Sistem

Penghubung sistem (Interface)

Suatu media penghubung antara subsistem dengan

subsistem lainnya.

Masukan (Input)

Data/Informasi yang dimasukkan ke dalam sistem.

Pada sistem informasi,masukan dapat berupa:

1. Data transaksi

2. Data non transaksi

3. Instruksi

Karakteristik Sistem

Keluaran (Output)

Hasil dari pemrosesan, dapat berupa keluaran yang

berguna (informasi dan produk) atau keluaran yang

tidak berguna (limbah).

Pada sistem informasi, keluaran dapat berupa :

1. Informasi

2. Saran

3. Cetakan laporan

Sasaran sistem (Objective/Goal)

Suatu tujuan yang ingin dicapai oleh suatu sistem.

Model Umum Sistem

Konfigurasi komputer sebagai sistem

SISTEM Masukan Keluaran

INPUT

STORAGE

OUTPUT CPU

Interface

Klasifikasi Sistem

Sistem Abstrak

Sistem yang berisi gagasan atau konsep.

Sistem Fisik

Sistem yang secara fisik dapat dilihat.

Klasifikasi Sistem

Sistem Deterministik

Sistem yang operasinya dapat diprediksi atau

diramalkan secara tepat. Interaksi antar bagian

diketahui dengan pasti.

Sistem Probabilistik

Sistem yang tidak bisa diramal dengan pasti karena

mengandung unsur probabilitas. Sesuatu yang mungkin

tetapi ada sedikit kesalahan atas ramalan.

Klasifikasi Sistem

Sistem Tertutup

Sistem mandiri, sistem yang tidak bertukar materi,

informasi atau energi dengan lingkungan (tidak

dipengaruhi oleh lingkungan).

Sistem Terbuka

Sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan

dipengaruhi oleh lingkungan.

Klasifikasi Sistem

Sistem Alamiah

Sistem yang terjadi karena alam (tidak dibuat oleh

manusia).

Sistem Buatan Manusia

Sistem yang dibuat oleh manusia.

Pembentukan Subsistem

Pengunsuran (Factoring)

Perancangan sistem menurut keseluruhan sistem,

penguraian menjadi subsistem. Sistem hasil proses

pengunsuran membentuk struktur.

Pembentukan Subsistem

Penyederhanaan (Simplikasi)

Setiap sistem atau subsistem memiliki masukan,

keluaran dan interface dengan subsistem-subsistem

lainnya. Sehingga akan menyebabkan banyak interface

yang harus didefinisikan. Oleh karena itu diperlukan

suatu peneyderhanaan pada penggambaran interface.

Setiap jalinan adalah interface yang berpotensi untuk

komunikasi antar subsistem dan mengandung jalur

informasi.

Pembentukan Subsistem

Pemisahan (Decoupling)

Dua subsistem yang berhubungan sangat erat

membutuhkan suatu koordinasi & penjadwalan waktu

yang tepat.

Pengendalian dalam Sistem Umpan

Balik Diwujudkan dengan menggunakan umpan balik

(feedback).

Untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan

tujuan.

Dilakukan dengan membandingkan keluaran sistem

dengan keluaran yang diinginkan.

Jenis Umpan Balik

Umpan balik negatif (negatif feedback)

Menyesuaikan penyimpanan terhadap standar.

Umpan balik positif (positive feedback)

Untuk menambah keluaran atau mendorong proses

supaya memberikan hasil yang baik, tanpa harus

menunggu terjadinya penyimpangan.

Perancangan Sistem Analisis Sistem

Penguraian dari suatu sistem yang utuh ke dalam

bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk

mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan,

kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan

yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.

Tugas Utama Analisis Sistem

1. Menentukan lingkup sistem

2. Mengumpulkan fakta

3. Mengkomunikasikan temuan-temuan tersebut

melalui laporan analisis sistem

Perancangan Sistem

Langkah-langkah yang dilakukan analisis sistem :

1. Identifity

2. Understand

3. Analize

4. Report

Sistem analis merupakan kunci dalam proses

pengembangan sistem. Sistem analis bekerja dalam

sebuah tim berbasis proyek.

Perancangan Sistem

Manajemen Proyek

Memiliki 2 tujuan :

1. Mencegah proyek selesai lebih dari waktu yang

ditetapkan (terlambat)

2. Mencegah proyek kelebihan anggaran

Membantu manajemen dalam memantau kemajuan

proyek

Konsep Organisasi dan

Manajemen

Organisasi dan Manajemen

Organisasi

Alat yang digunakan manusia untuk mencapai suatu

tujuan tertentu. Tujuan mempelajari organisasi untuk

memperbaiki antar hubungan manusia, perilaku

organisasi, berusaha menolong manusia dan organisasi

agar dapat saling berhubungan secara lebih efektif.

Manajemen

Suatu ilmu dan seni menggerakan orang lain untuk

mencapai tujuan tertentu.

Teori Manajemen

Konsep Organisasi dan Manajemen

sehubungan dengan Sistem Informasi

PERENCANAAN Pemilihan tujuan & penetapan kebijakan, prosedure &

program untuk mencapainya.

PENGORGANISASIAN Pengelompokan kegiatan yang harus dilaksanakan &

menetapkan bentuk serta hubungan keorganisasian untuk

menjalankan kegiatan.

PENYUSUNAN STAFF Pemilihan & pelatihan orang untuk bekerja dalam

organisasi.

PENGKOORDINASIAN Penjadwalan kegiatan dalam urutan yang tepat &

pengkomunikasian perubahan kebutuhan.

PENGARAHAN Pemimpin, pemberian pedoman, pengarahan &

pemotivasian orang dalam organisasi.

PENGENDALIAN Pengukuran prestasi & penyimpangannya dari rencana.

Pengaturan & pembetulan kegiatan atau kebijakan.

Struktur Keorganisasian

Model Dasar

Struktur Hirarki

Struktur Keorganisasian Spesialisasi

Pembagian pekerjaan atas tugas-tugas khusus dalam organisasi.

Hubungan Lini & Staff

Lini menjelaskan wewenang perintah langsung dari fungsi-fungsi dalam organisasi.

Staff berhubungan dengan kegiatan-kegiatan pendukung seperti analisis & konsultasi.

Wewenang & Tanggung jawab

Wewenang adalah hak untuk memerintah dari atas ke bawah.

Tanggung jawab adalah pertanggungjawaban ke atas.

Rentang Kendali

Menunjukkan banyaknya bawahan yang diawasi oleh seseorang atasan.

Struktur Keorganisasian Model Variasi

1. Organisasi berdasarkan produk & jasa mandiri.

Struktur organisasi ini menghasilkan orang yang lebih

diarahkan pada output dibandingkan pengolahannya.

Struktur Keorganisasian 2. Organisasi Matriks

Struktur organisasi matriks menggunakan hubungan lateral yaitu

menggabungkan organisasi fungsional dengan produk & jasa.

Organisasi fungsional dipandang sebagai suatu arus.

Produk & Jasa dipandang sebagai aliran melalui organisasi fungsional.

Struktur Keorganisasian Dalam organisasi proyek, sumber-sumber daya adalah

proyek-proyek yang ditugaskan dengan dikepalai oleh

seorang direktur proyek.

Model Pengolahan Informasi Pada

Struktur Organisasi Banyaknya pengolahan informasi dipengaruhi oleh faktor-faktor :

1. Ketidakpastian tugas.

2. Banyaknya unsur relevan untuk pengambilan keputusan.

3. Saling ketergantungan unit organisasi.

Tanggapan keorganisasian atas kebutuhan pengolahan informasi:

1. Prosedure pengoperasian & aturan keputusan.

2. Hirarki wewenang.

3. Subsistem mandiri.

4. Sumber daya lentur.

5. Struktur mandiri.

6. Sistem informasi manajemen.

7. Bentuk organisasi lateral.

Peranan Manusia dalam Organisasi

Menurut Abraham Maslow, ada 5 kebutuhan dasar

manusia yang terendah sampai dengan tertinggi.

Rendah Fisiologis Kebutuhan fisik seperti rasa lapar, haus

Keamanan Perlindungan terhadap bahaya

Perhatian Kepuasan dalam keikutsertaan dalam suatu

kelompok & menerima persahabatan

Penghargaan Menghargai diri & dihargai

Tinggi Perwujudan

Diri

Pemenuhan diri, mencari kreativitas

Peranan Manusia dalam Organisasi Dinamika Kelompok

Terkadang kelompok kecil merupakan faktor yang mempengaruhi

antara individu dengan organisasi.

Gaya Kepemimpinan

Teori X yang mendukung gaya autorizer.

1. Manajemen bertanggung jawab untuk mengorganisasi unsur-unsur

produktif/bahan, peralatan & manusia guna tujuan ekonomis.

2. Sehubungan dgn manusianya, ini adalah proses pengarahan upaya

motivasi mereka, mengendalikan kegiatan dan menjaga perilaku

mereka agar sesuai dgn kebutuhan perusahaan.

3. Tanpa intervensi aktif manajemen ini, orang-orang menjadi pasif

dan menolak terhadap kebijakan perusahaan. Karenanya mereka

harus dihukum / diberi sanksi.

Peranan Manusia dalam Organisasi

Teori Y yang mendukung gaya partisipatif / supportif.

1. Orang adalah aktif akibat pengalaman dalam

organisasi.

2. Motivasi, potensi untuk perkembangan, kapasitas

untuk menerima.

3. Kesediaan untuk mengarahkan perilaku kepada

tujuan organisasi.

Manusia sebagai Pengolah

Informasi

Model Dasar Manusia sebagai

Pengolahan Informasi

Indera penerima yang menerima isyarat dan

meneruskannya kepada unit pengolah. Hasil olahan

adalah respon/tanggapan keluar.

Indera

Penerima

Pengolah

mental

Ingatan

Hasil Saluran Saluran

Manusia Sebagai Pengolah Informasi Kapasitas manusia dalam menerima masukan dan

menghasilkan keluaran (tanggapan) adalah terbatas. Bila

sistem pengolah manusia dibebani melampaui batas. Tingkat

tanggapannya akan berkurang.

Manusia mengurangi banyaknya masukan sampai batas jumlah

yg diatasi melalui suatu proses penyaringan/seleksi.

Penyaringan ini biasanya berdasarkan pada kemungkinan

pentingnya rangsangan. Penyaringan merupakan akibat :

1. Kerangka acuan individual.

2. Prosedur keputusan normal.

3. Keputusan dalam keadaan tertekan

Para individu mengatur penyaringan kepentingan

berdasarkan pengalaman, latar belakang, kebiasaan dan lain-

lain.

Manusia sebagai Pengolah Informasi

Allen Newell dan Herbert. A. Simon

Membuat model pengolahan sistem informasi manusia

yang dianalogikan dengan sistem informasi komputer,

model tersebut dikenal dengan “model Newell-

Simon”.

Di dalam model tersebut sistem pengolahan pada

manusia yang terdiri dari :

1. Ingatan jangka pendek,

2. Pengolahan dasar,

3. Penafsir dibantu oleh ingatan jangka panjang dan

ingatan luar.

Manusia sebagai Pengolah Informasi

Struktur umum sistem pengolahan informasi manusia

Model umum sistem informasi komputer

Masukan

Penyimpanan

Keluaran Pengolahan

Penerima

Penghasil

Pengolah Ingatan Lingkungan

Sistem Pengolah Informasi Manusia Sistem pengolah informasi manusia terhadap sebuah

pengolah, masukan, penggerak keluaran dan 3 jenis ingatan yaitu :

1. Ingatan jangka panjang

2. Ingatan jangka pendek

3. Ingatan luar

Ingatan jangka panjang dapat menangkap rangsangan yang cepat dan banyak, serta cepat dalam menampilkannya kembali.

Ingatan jangka pendek hanya sedikit dapat menangkap rangsangannya, dan kurang tahan lama dalam menyimpan ingatannya.

Sistem Pengolah Informasi Manusia Berdasarkan kemampuannya, ingatan jangka panjang dapat

disamakan dengan sistem penyimpanan pada komputer, ingatan jangka pendek dapat disamakan dengan sistem pencatatan atau penyimpanan sementara (register pad).

Sistem pengolahan informasi manusia bekerja secara serial, sedangkan sistem pengolahan informasi komputer bisa serial dan bisa paralel, oleh karenanya komputer dianggap lebih mampu daripada manusia.

Dalam menghadapi persoalan, untuk pemecahannya manusia biasa merumuskannya (identifikasi masalah). Persoalan yang dihadapi menurut istilah Newell-Simon disebut lingkungan tugas (task environment) dan identifikasi persoalan disebut ruang persoalan (problem space)

Ruang persoalan atau cara manusia mengidentifikasi persoalannya akan dipengaruhi oleh kebiasaan, dugaan, dan sikap mental

Manusia sebagai Pengolah Informasi Ingatan Dalam

Ingatan Luar

Ingatan jangka panjang

Interpreter

Pengolah baku

Ingatan jangka pendek

Papan tulis Kertas Tabung gambar

Masukan Keluaran

Pengolah

Keterbatasan Manusia sebagai

Pengolah Informasi Pengolahan data & berhubungan langsung dengan

ingatan jangka pendek.

Kemampuan manusia untuk menemukan perbedaan-perbedaan yaitu menemukan perbedaan data benar dengan data salah juga dalam reaksi penerima terhadap keanekaan dalam nilai data yg diterima.

Dalam memadukan & menafsirkan data probabilitas :

1. Kurang memahami intuitif akibat ukuran/sampel terhadap penyimpangannya

2. Kurang kemampuan intuitif untuk mengenal korelasi & causality

3. Cenderung mengambil kesimpulan dalam perkiraan dan kemungkinan

Keterbatasan Manusia sebagai

Pengolah Informasi

Mengingat jumlah data yang banyak dan sangat bervariasi serta keterbatasan kemampuan manusia, maka sering dilakukan pemampatan atau peringkasan data. Meskipun ada peningkatan terhadap prestasi keputusan, tetapi para pengambil keputusan merasa kurang yakin terhadap apa yang diputuskannya.

Para pengambil keputusan kadang-kadang mengumpulkan data yang sebanyak-banyaknya, padahal data yang benar-benar diperhatikan untuk pengambilan keputusan itu hanya sebagian. Hal ini cenderung rnerupakan tanggapan psikologis dari pada ekonomis, oleh karenanya dilihat dari keorganisasian hal ini merugikan, sebab adanya penyimpanan dan pengolahan yang sia-sia.