konsep sistem dan sistem informasi pada organisasi dan...
TRANSCRIPT
Konsep Sistem dan Sistem
Informasi pada Organisasi dan
Manajemen Perusahaan
Fakultas Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi
Jurusan Sistem Informasi
Universitas Gunadarma
Tujuan Pembelajaran
Memahami konsep dasar dari sistem dan sistem
informasi untuk mendapat gambaran awal SIM,
terutama dikaitkan dengan keterhubungan dengan
organisasi dan manajemen perusahaan dimana
manusia ikut berperan dalam pengolahan informasi.
Materi Perkuliahan
1. Konsep Sistem dan Sistem Informasi
2. Konsep Organisasi dan Manajemen
3. Manusia sebagai Pengolah Informasi
Konsep Sistem dan Sistem
Informasi
Definisi Sistem
Sekumpulan elemen yang saling berkaitan & saling
mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama
untuk mencapai suatu tujuan.
Suatu susunan dari bagian yang teratur yang saling
terkait yang beroperasi bersama untuk mencapai
sasaran atau tujuan.
Subsistem adalah sistem didalam suatu sistem
dimana sistem berada pada lebih dari satu tingkat.
Suatu sistem adalah bagian dari sistem yang lebih
besar, sistem yang lebih besar itu adalah
supersistem.
Karakteristik Sistem
Karakteristik sistem terdiri dari :
1. Komponen (Elemen)
2. Batasan sistem (Boundary)
3. Lingkungan luar (Environment)
4. Penghubung sistem (Interface)
5. Masukan (Input)
6. Keluaran (Output)
7. Sasaran sistem (Objective/Goal)
Karakteristik Sistem
Komponen (Elemen)
Komponen dari suatu sistem dikenal sebagai
subsistem.
Batasan (Boundary)
Daerah yang membatasi antara sistem yang satu
dengan yang lainnya/dengan lingkungan luar.
Lingkungan luar sistem (Environment)
Segala sesuatu di luar dari batas sistem yang
mempengaruhi operasi dari suatu sistem. Contoh :
vendor, pelanggan, pemilik, pemerintah, bank, pesaing.
Karakteristik Sistem
Penghubung sistem (Interface)
Suatu media penghubung antara subsistem dengan
subsistem lainnya.
Masukan (Input)
Data/Informasi yang dimasukkan ke dalam sistem.
Pada sistem informasi,masukan dapat berupa:
1. Data transaksi
2. Data non transaksi
3. Instruksi
Karakteristik Sistem
Keluaran (Output)
Hasil dari pemrosesan, dapat berupa keluaran yang
berguna (informasi dan produk) atau keluaran yang
tidak berguna (limbah).
Pada sistem informasi, keluaran dapat berupa :
1. Informasi
2. Saran
3. Cetakan laporan
Sasaran sistem (Objective/Goal)
Suatu tujuan yang ingin dicapai oleh suatu sistem.
Model Umum Sistem
Konfigurasi komputer sebagai sistem
SISTEM Masukan Keluaran
INPUT
STORAGE
OUTPUT CPU
Interface
Klasifikasi Sistem
Sistem Abstrak
Sistem yang berisi gagasan atau konsep.
Sistem Fisik
Sistem yang secara fisik dapat dilihat.
Klasifikasi Sistem
Sistem Deterministik
Sistem yang operasinya dapat diprediksi atau
diramalkan secara tepat. Interaksi antar bagian
diketahui dengan pasti.
Sistem Probabilistik
Sistem yang tidak bisa diramal dengan pasti karena
mengandung unsur probabilitas. Sesuatu yang mungkin
tetapi ada sedikit kesalahan atas ramalan.
Klasifikasi Sistem
Sistem Tertutup
Sistem mandiri, sistem yang tidak bertukar materi,
informasi atau energi dengan lingkungan (tidak
dipengaruhi oleh lingkungan).
Sistem Terbuka
Sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan
dipengaruhi oleh lingkungan.
Klasifikasi Sistem
Sistem Alamiah
Sistem yang terjadi karena alam (tidak dibuat oleh
manusia).
Sistem Buatan Manusia
Sistem yang dibuat oleh manusia.
Pembentukan Subsistem
Pengunsuran (Factoring)
Perancangan sistem menurut keseluruhan sistem,
penguraian menjadi subsistem. Sistem hasil proses
pengunsuran membentuk struktur.
Pembentukan Subsistem
Penyederhanaan (Simplikasi)
Setiap sistem atau subsistem memiliki masukan,
keluaran dan interface dengan subsistem-subsistem
lainnya. Sehingga akan menyebabkan banyak interface
yang harus didefinisikan. Oleh karena itu diperlukan
suatu peneyderhanaan pada penggambaran interface.
Setiap jalinan adalah interface yang berpotensi untuk
komunikasi antar subsistem dan mengandung jalur
informasi.
Pembentukan Subsistem
Pemisahan (Decoupling)
Dua subsistem yang berhubungan sangat erat
membutuhkan suatu koordinasi & penjadwalan waktu
yang tepat.
Pengendalian dalam Sistem Umpan
Balik Diwujudkan dengan menggunakan umpan balik
(feedback).
Untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan
tujuan.
Dilakukan dengan membandingkan keluaran sistem
dengan keluaran yang diinginkan.
Jenis Umpan Balik
Umpan balik negatif (negatif feedback)
Menyesuaikan penyimpanan terhadap standar.
Umpan balik positif (positive feedback)
Untuk menambah keluaran atau mendorong proses
supaya memberikan hasil yang baik, tanpa harus
menunggu terjadinya penyimpangan.
Perancangan Sistem Analisis Sistem
Penguraian dari suatu sistem yang utuh ke dalam
bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk
mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan,
kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan
yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.
Tugas Utama Analisis Sistem
1. Menentukan lingkup sistem
2. Mengumpulkan fakta
3. Mengkomunikasikan temuan-temuan tersebut
melalui laporan analisis sistem
Perancangan Sistem
Langkah-langkah yang dilakukan analisis sistem :
1. Identifity
2. Understand
3. Analize
4. Report
Sistem analis merupakan kunci dalam proses
pengembangan sistem. Sistem analis bekerja dalam
sebuah tim berbasis proyek.
Perancangan Sistem
Manajemen Proyek
Memiliki 2 tujuan :
1. Mencegah proyek selesai lebih dari waktu yang
ditetapkan (terlambat)
2. Mencegah proyek kelebihan anggaran
Membantu manajemen dalam memantau kemajuan
proyek
Konsep Organisasi dan
Manajemen
Organisasi dan Manajemen
Organisasi
Alat yang digunakan manusia untuk mencapai suatu
tujuan tertentu. Tujuan mempelajari organisasi untuk
memperbaiki antar hubungan manusia, perilaku
organisasi, berusaha menolong manusia dan organisasi
agar dapat saling berhubungan secara lebih efektif.
Manajemen
Suatu ilmu dan seni menggerakan orang lain untuk
mencapai tujuan tertentu.
Teori Manajemen
Konsep Organisasi dan Manajemen
sehubungan dengan Sistem Informasi
PERENCANAAN Pemilihan tujuan & penetapan kebijakan, prosedure &
program untuk mencapainya.
PENGORGANISASIAN Pengelompokan kegiatan yang harus dilaksanakan &
menetapkan bentuk serta hubungan keorganisasian untuk
menjalankan kegiatan.
PENYUSUNAN STAFF Pemilihan & pelatihan orang untuk bekerja dalam
organisasi.
PENGKOORDINASIAN Penjadwalan kegiatan dalam urutan yang tepat &
pengkomunikasian perubahan kebutuhan.
PENGARAHAN Pemimpin, pemberian pedoman, pengarahan &
pemotivasian orang dalam organisasi.
PENGENDALIAN Pengukuran prestasi & penyimpangannya dari rencana.
Pengaturan & pembetulan kegiatan atau kebijakan.
Struktur Keorganisasian
Model Dasar
Struktur Hirarki
Struktur Keorganisasian Spesialisasi
Pembagian pekerjaan atas tugas-tugas khusus dalam organisasi.
Hubungan Lini & Staff
Lini menjelaskan wewenang perintah langsung dari fungsi-fungsi dalam organisasi.
Staff berhubungan dengan kegiatan-kegiatan pendukung seperti analisis & konsultasi.
Wewenang & Tanggung jawab
Wewenang adalah hak untuk memerintah dari atas ke bawah.
Tanggung jawab adalah pertanggungjawaban ke atas.
Rentang Kendali
Menunjukkan banyaknya bawahan yang diawasi oleh seseorang atasan.
Struktur Keorganisasian Model Variasi
1. Organisasi berdasarkan produk & jasa mandiri.
Struktur organisasi ini menghasilkan orang yang lebih
diarahkan pada output dibandingkan pengolahannya.
Struktur Keorganisasian 2. Organisasi Matriks
Struktur organisasi matriks menggunakan hubungan lateral yaitu
menggabungkan organisasi fungsional dengan produk & jasa.
Organisasi fungsional dipandang sebagai suatu arus.
Produk & Jasa dipandang sebagai aliran melalui organisasi fungsional.
Struktur Keorganisasian Dalam organisasi proyek, sumber-sumber daya adalah
proyek-proyek yang ditugaskan dengan dikepalai oleh
seorang direktur proyek.
Model Pengolahan Informasi Pada
Struktur Organisasi Banyaknya pengolahan informasi dipengaruhi oleh faktor-faktor :
1. Ketidakpastian tugas.
2. Banyaknya unsur relevan untuk pengambilan keputusan.
3. Saling ketergantungan unit organisasi.
Tanggapan keorganisasian atas kebutuhan pengolahan informasi:
1. Prosedure pengoperasian & aturan keputusan.
2. Hirarki wewenang.
3. Subsistem mandiri.
4. Sumber daya lentur.
5. Struktur mandiri.
6. Sistem informasi manajemen.
7. Bentuk organisasi lateral.
Peranan Manusia dalam Organisasi
Menurut Abraham Maslow, ada 5 kebutuhan dasar
manusia yang terendah sampai dengan tertinggi.
Rendah Fisiologis Kebutuhan fisik seperti rasa lapar, haus
Keamanan Perlindungan terhadap bahaya
Perhatian Kepuasan dalam keikutsertaan dalam suatu
kelompok & menerima persahabatan
Penghargaan Menghargai diri & dihargai
Tinggi Perwujudan
Diri
Pemenuhan diri, mencari kreativitas
Peranan Manusia dalam Organisasi Dinamika Kelompok
Terkadang kelompok kecil merupakan faktor yang mempengaruhi
antara individu dengan organisasi.
Gaya Kepemimpinan
Teori X yang mendukung gaya autorizer.
1. Manajemen bertanggung jawab untuk mengorganisasi unsur-unsur
produktif/bahan, peralatan & manusia guna tujuan ekonomis.
2. Sehubungan dgn manusianya, ini adalah proses pengarahan upaya
motivasi mereka, mengendalikan kegiatan dan menjaga perilaku
mereka agar sesuai dgn kebutuhan perusahaan.
3. Tanpa intervensi aktif manajemen ini, orang-orang menjadi pasif
dan menolak terhadap kebijakan perusahaan. Karenanya mereka
harus dihukum / diberi sanksi.
Peranan Manusia dalam Organisasi
Teori Y yang mendukung gaya partisipatif / supportif.
1. Orang adalah aktif akibat pengalaman dalam
organisasi.
2. Motivasi, potensi untuk perkembangan, kapasitas
untuk menerima.
3. Kesediaan untuk mengarahkan perilaku kepada
tujuan organisasi.
Manusia sebagai Pengolah
Informasi
Model Dasar Manusia sebagai
Pengolahan Informasi
Indera penerima yang menerima isyarat dan
meneruskannya kepada unit pengolah. Hasil olahan
adalah respon/tanggapan keluar.
Indera
Penerima
Pengolah
mental
Ingatan
Hasil Saluran Saluran
Manusia Sebagai Pengolah Informasi Kapasitas manusia dalam menerima masukan dan
menghasilkan keluaran (tanggapan) adalah terbatas. Bila
sistem pengolah manusia dibebani melampaui batas. Tingkat
tanggapannya akan berkurang.
Manusia mengurangi banyaknya masukan sampai batas jumlah
yg diatasi melalui suatu proses penyaringan/seleksi.
Penyaringan ini biasanya berdasarkan pada kemungkinan
pentingnya rangsangan. Penyaringan merupakan akibat :
1. Kerangka acuan individual.
2. Prosedur keputusan normal.
3. Keputusan dalam keadaan tertekan
Para individu mengatur penyaringan kepentingan
berdasarkan pengalaman, latar belakang, kebiasaan dan lain-
lain.
Manusia sebagai Pengolah Informasi
Allen Newell dan Herbert. A. Simon
Membuat model pengolahan sistem informasi manusia
yang dianalogikan dengan sistem informasi komputer,
model tersebut dikenal dengan “model Newell-
Simon”.
Di dalam model tersebut sistem pengolahan pada
manusia yang terdiri dari :
1. Ingatan jangka pendek,
2. Pengolahan dasar,
3. Penafsir dibantu oleh ingatan jangka panjang dan
ingatan luar.
Manusia sebagai Pengolah Informasi
Struktur umum sistem pengolahan informasi manusia
Model umum sistem informasi komputer
Masukan
Penyimpanan
Keluaran Pengolahan
Penerima
Penghasil
Pengolah Ingatan Lingkungan
Sistem Pengolah Informasi Manusia Sistem pengolah informasi manusia terhadap sebuah
pengolah, masukan, penggerak keluaran dan 3 jenis ingatan yaitu :
1. Ingatan jangka panjang
2. Ingatan jangka pendek
3. Ingatan luar
Ingatan jangka panjang dapat menangkap rangsangan yang cepat dan banyak, serta cepat dalam menampilkannya kembali.
Ingatan jangka pendek hanya sedikit dapat menangkap rangsangannya, dan kurang tahan lama dalam menyimpan ingatannya.
Sistem Pengolah Informasi Manusia Berdasarkan kemampuannya, ingatan jangka panjang dapat
disamakan dengan sistem penyimpanan pada komputer, ingatan jangka pendek dapat disamakan dengan sistem pencatatan atau penyimpanan sementara (register pad).
Sistem pengolahan informasi manusia bekerja secara serial, sedangkan sistem pengolahan informasi komputer bisa serial dan bisa paralel, oleh karenanya komputer dianggap lebih mampu daripada manusia.
Dalam menghadapi persoalan, untuk pemecahannya manusia biasa merumuskannya (identifikasi masalah). Persoalan yang dihadapi menurut istilah Newell-Simon disebut lingkungan tugas (task environment) dan identifikasi persoalan disebut ruang persoalan (problem space)
Ruang persoalan atau cara manusia mengidentifikasi persoalannya akan dipengaruhi oleh kebiasaan, dugaan, dan sikap mental
Manusia sebagai Pengolah Informasi Ingatan Dalam
Ingatan Luar
Ingatan jangka panjang
Interpreter
Pengolah baku
Ingatan jangka pendek
Papan tulis Kertas Tabung gambar
Masukan Keluaran
Pengolah
Keterbatasan Manusia sebagai
Pengolah Informasi Pengolahan data & berhubungan langsung dengan
ingatan jangka pendek.
Kemampuan manusia untuk menemukan perbedaan-perbedaan yaitu menemukan perbedaan data benar dengan data salah juga dalam reaksi penerima terhadap keanekaan dalam nilai data yg diterima.
Dalam memadukan & menafsirkan data probabilitas :
1. Kurang memahami intuitif akibat ukuran/sampel terhadap penyimpangannya
2. Kurang kemampuan intuitif untuk mengenal korelasi & causality
3. Cenderung mengambil kesimpulan dalam perkiraan dan kemungkinan
Keterbatasan Manusia sebagai
Pengolah Informasi
Mengingat jumlah data yang banyak dan sangat bervariasi serta keterbatasan kemampuan manusia, maka sering dilakukan pemampatan atau peringkasan data. Meskipun ada peningkatan terhadap prestasi keputusan, tetapi para pengambil keputusan merasa kurang yakin terhadap apa yang diputuskannya.
Para pengambil keputusan kadang-kadang mengumpulkan data yang sebanyak-banyaknya, padahal data yang benar-benar diperhatikan untuk pengambilan keputusan itu hanya sebagian. Hal ini cenderung rnerupakan tanggapan psikologis dari pada ekonomis, oleh karenanya dilihat dari keorganisasian hal ini merugikan, sebab adanya penyimpanan dan pengolahan yang sia-sia.