komunikasi lisan

KOMUNIKASI LISAN

Komunikasi lisan (oral communication) merupakan saluran yang paling banyak digunakan dalam bisnis.

Percakapan tatap muka (wawancara, pidato, rapat, presentasi)

Telepon Radio, televisi Pita audio dan video Teleconference Vidio conference

KAPAN KOMUNIKASI LISAN DIGUNAKAN?

Komuniikasi lisan cocok digunakan apabila: Diperlukan umpan balik secara langsung dari

penerima Pesan relatif sederhana Tidak memerlukan catatan sebagai dokumen Audiens dapat dikumpulkan dengan mudah

dan ekonomis Ingin mendorong interaksi untuk pemecahan

masalah dan pengambilan keputusan

KEUNGGULAN KOMUNIKASI LISAN

Keunggulannya 1. Pesan langsung diterima oleh komunikan dengan

lebih cepat 2. Ditunjang oleh mimik wajah dan gerak tubuh akan

memperkuat pesan yg disampaikan sehingga efekti-vitasnya lebih tinggi.

3. Umpan balik dapat langsung dilihat dan dirasakan Kelemahannya

1. Adanya hambatan teknis, yang menghalangi secara tenik sampainya pesan, spt suara gaduh, mic mati, kurang pendengaran.

2. Jika tidak diberi perhatian, maka kemungkinan beasr poin penting akan hilang

3. Audien seringkali menilai isi pembicaraan berdasarkan penampilan fisik, tanpa mendengar dulu apa yang disampaikan

BERBICARA DAN MENDENGARKAN

Secara garis besar komunikasi lisan tediri dua aspek, yakni bebicara dan menyimak.

Berbicara, yaitu menyampaikan informasi yang dilakukan secara lisan melalui pengucapan kata-kata .

Mendengarkan atau menyimak yaitu menerima pesan secara aktif melalui suara dengan meng-gunakan indera dan juga pikiran.

Berbicara dan menyimak dapat terjadi dalam: Komunikasi lisan antarpribadi yg

hanya melibatkan dua orang Komunikasi lisan dalam kelompok

yang melibatkan audiens yang lebih banyak

KETERAMPILAN MENDENGARKAN

Untuk menjadi pendengar yang baik variasikan cara anda mendengarkan agar sesuai dengan situasi yang dihadapi. Mendengarkan isi, adalah memahami dan

menguasai pesan pembicara. Mendengarkan dengan kritis, adalah memahami dan

mengevaluasi arti pesan pembicara pada beberapa tingkat; logika argumen, bukti yang kuat, konklusi yang valid, implementasi pesan, motif pembicara.

Mendengarkan dengan empati, adalah memahami perasaan, kebutuhan, dan keinginan pembicara sehingga anda dapat menghargai sudut pandangnya, terlepas apakah anda mempunya perspektif yang sama.

PROSES MENDENGARKAN

Bovee & Thill (2007:57) lima langkah mendengarkan;1. Menerima. Yaitu menerima suara melalui indra

pendengaran.2. Menginterpretasikan. Memberikan arti dari suara

yang dapat dilakukan menurut nilai, harapan, kebutuhan, dan sejarah pribadi

3. Mengingat. Menyimpan dalam memori, yaitu buku catatan sementara dalam otak.

4. Mengevaluasi. Mengevaluasi pesan dengan menerapkan keterampilan berfikir kritis

5. Merespon. Mereaksi bisa dalam bentuk umpan balik lisan, tepuk tangan, tertawa, atau diam. Baru kemudian mungkin bertindak berdasarkan apa yang ada dengar.

Tabel 2.2. Perbedaan pendengar efektif dan pendengar tidak efektif.

Pendengar efektif Pendengar tidak efektif

• Mendengar secara aktif • Mendengar dengan pasif

• Mencatat dengan cermat dan lengkap

• Tidak mencatat atau mencatat sebarangan

• Sering melakukan kontak mata dengan pembicara

• Melakukan sedikit atau tidak melakukan kontak mata

• Tetap fokus pada pembicara dan pembicaraan

• Membiarkan pikirannya mengembara; perhatiannya mudah teralihkan.

• Menyesuaikan gaya mendengarkan

• Mendengarkan dengan gaya yg sama

• Memberikan isyarat nonverbal kepada pembicara

• Gagal memberikan umpan balik nonverbal kepada pembicara.

• Menyimpan pertanyaan atau ketida-ksetujuan sampai waktu yg tepat

• Memotong ketika mereka tidak setuju atau tidak mengerti.

• Membedakan antara poin utama dan detail pendukung

• Tidak membedakan antara poin utama dan detail pendukung

PRESENTASI BISNIS Priyatna & Ardianto (2009:107) presentasi adalah

menjual gagasan (selling ideas), yaitu komunikasi praktis yg bersifat informatif dan persuasif, …dengan menguraikan informasi secara jelas dan disertai suatu ajakan agar pesan/gagasan itu diterima khalayak.

Presentasi bisnis dapat berupa: Laporan kemajuan Wawancara media Presentasi penjualan Proposal proyek Dan lain-lain

TUJUAN PRESENTASI

1. Presentasi Informatif [informative presentations] adalah untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada audiens, untuk mendapatkan umpan balik.

2. Presentasi Persuasif [persuasive presentations] adalah untuk mengajak audiens melakukan sesuatu atau percaya terhadap sesuatu sesuai yang dikehendaki presenter.

3. Goodwill presentations untuk menghibur dan mensyahkan [validate] komitmen audiens kepada tujuan organisasi.

PERSIAPAN PRESENTASI BISNIS

Menurut Purwanto (2005:236) persiapan dalam presentasi bisnis meliputi:1. Penguasaan topik atau materi yang akan

dipresentasikan2. Penguasaan dan pemanfaatan berbagai

alat bantu presentasi.3. Menganalisis audiens yang akan melihat

dan mendengarkan presentasi 4. Menganalisis lingkungan lokasi atau

tempat presentasi.

ALAT BANTU PRESENTASI BISNIS

Dalam presentasi, pembicara dapat menggunakan alat bantu visual:1. Alat bantu visual dalam bentuk tulisan2. Alat bantu visual dalam bentuk grafik

Media yang digunakan antara lain; Papan tulis Handout Flip Chard Tranparansi Overhead Projector Slide

STRUKTUR PRESENTASI

Introduksi [awal] ! Anda melakukan kontak dengan audience Anda mengintroduksikan pokok pembicaraan Anda

dan menyatakan tema utamanya Pengembangan [tengah] !

Anda menjelaskan tema utama tadi secara mendetail

Mengembangkan tema utama, serta Argumen-argumen bagi tema utama itu

Kesimpulan [akhir] ! Anda merangkumkan tema utama Memberikan rekomendasi [bila diperlukan

BAHASA TUBUH

Salah satu keunggulan dalam presentasi bisnis adalah digunakannya komunikasi nonverbal Eksppresi wajah menunjukkan perasaan seperti

sedih, senang, marah Senyuman, tersenyumlah secara wajar dan jangan

berlebihan Gerakan anggota tubuh (tangan, bahu, kepala)

memperlihatkan tekanan pada apa yang ingin kita sampaikan.

Jangan menggunakan tekanan suara atau ekpresi wajah yang bertentangan dengan kata-kata yang Anda ucapkan, dan yang memberi kesan berbeda

Forum Presentasi 1. Konferensi, merupakan media komunikasi tatap muka

yang memberikan suatu kemungkinan mencapai pemahaman bersama yang tidak mungkin dicapai melalui komunikasi secara tertulis.

2. Simposium, pertemuan yg diselenggarakan untuk mendengarkan pendapat para ahli mengenai suatu masalah dalam bidang ttt.

3. Diskusi panel, diskusi yang dilakukan oleh sekelompok orang yang membahas suatu topik yang menjadi perhatian umum dihadapan hadirin, pendengar , atau pemirsa [siaran TV]

4. Seminar, pertemuan para pakar yang berusaha mendapatkan kata sepakat mengenai suatu masalah.

5. Lokakarya [workshop], pertemuan para pakar yang membahas suatu karya

6. Kongres, rangkaian pertemuan para wakil organisasi untuk mendiskusikan dan mengambil keputusan mengenai suatu masalah

7. Santiaji, pertemuan yang diselenggarakan untuk memberikan pengarahan singkat menjelang pelaksanaan suatu kegiatan.

Rapat adalah pertemuan dua orang atau lebih untuk membicarakan dan merundingkan suatu masalah.

Berdasarkan tujuannya rapat dibedakan; Rapat informasional Rapat pengambilan keputusan Rapat perundingan

RAPAT

PERSIAPAN RAPAT

Persiapan yang baik menghindari dua kesalahan besar pada rapat:

1. Menyelenggarakan rapat padahal memo atau pesan lain dapat menggantikan rapat.

2. Mengadakan rapat tanpa memikirkan tujuan spesifik.

Sebelum anda memulai mempersiapkan rapat, pastikan bahwa rapat tersebut benar benar dibutuhkan.

MERENCANAKAN RAPATBovee & Thill (2007:57) perencanaan rapat meliputi kegiatan:

1. Memutuskan tujuan rapat dan mengkomunikasikan ke partisipan Untuk berbagi informasi dan mungkin koordinasi tindakan atau untuk pengambilan keputusan

2. Memilih partisipan untuk ikut rapatUntuk berbagi informasi dapt mengundang kelompok yang besar, namun bila untuk pemecahan masalah undanglah dalam ukuran lebih terbatas.

3. Memilih waktu dan fasilitasUntuk sesi kerja, rapat di pagi hari biasanya lebih produktif dari-pada rapat pada sesi siang hari. Perhatikan beberapa detail spt, pengaturan tempat duduk, temperatur, akustik, dan makanan kecil.

4. Menyusun agendaDistribusikan agenda yang telah ditulis secara baik ke para partipsipan, beri mereka waktu yg cukup untuk mempersiapkan

MENYELENGGARAKAN RAPAT

Dalam penyelenggaraan rapat denga sukses perlu diperhatikan kegiatan-kegiatanyang berikut: Undangn rapat Urutan pelaksanaan rapat Pengaturan ruang rapat Perlengkapan rapat Akomodasi kesehatan

TERIMA KASIH