hasil jasa dan produk pekerjaan kantor - smk n 2 pekalongan

HASIL JASA & PRODUK PEKERJAAN KANTOR

Di Susun Oleh :

Kelas X AK3 - Kelompok 7

1. HABIBATURRAHMANIA

2. KHOIRUL HASNA UTHUFAH

3. MUHAMMAD IQRORUL RAMZY

4. UMAR MUKHTAR

HASIL JASA & PRODUK

PEKERJAAN KANTOR

SURAT

LAPORAN

FORMULIRDOKUMEN TERTULIS

ARSIP

Yaitu media komunikasitertulis yang berisi buahpikiran atau informasiyang disampaikankepada pihak lain untukmendapatkantanggapan.

Sebagai alat komunikasi secara tertulis

Sebagai alat pengingat jika sewaktu-

waktu diperlukan

Sebagai alat bukti tertulis yang sangat

otentik

Dapat menjadi nilai historis

Sebagai duta organisasi

Sebagai dasar dalam pengambilan

keputusan pimpinan

Gunakan kertas yang baik, HVS ukuran A4 untuk perusahaan swasta dan ukuran folio (F4) untuk pemerintahan

Surat dibuat lengkap dengan bagian-bagian surat yang terstruktur dan bentukyang dipilih

Bahasa harus dibuat dengan baik, lugas, jelas, padat dan tidak bertele-tele

Gunakan bahasa indonesia yang baik danbenar

Laporan adalah suatu bentukpenyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisanmaupun tertulis.

Laporan merupakan produkpekerjaan kantor, karena didalamnya terdapat kegiatanpencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan, danpengolahan data.

a. Fungsi Laporan

1. Sebagai bahan pertanggungjawaban2. Sebagai alat untuk menyampaikan

informasi3. Sebagai alat pengawasan4. Sebagai bahan penilaian5. Sebagai bahan pengambilan keputusan

b. Hal-hal yang perlu diperhatikan

dalam membuat laporan:

1. Laporan yang dibuat harus jelas dan cermat2. Harus mengandung kebenaran dan objektivitas3. Laporan harus lengkap4. Laporan harus tegas dan konsisten5. Laporan harus langsung mengenai sasaran6. Harus disampaikan kepada orang dan alamat

yang tepat7. Laporan sebaiknya disertai saran-saran8. Harus dibuat tepat waktu

c. Jenis-jenis laporan :

1. Laporan berdasarkan waktu2. Laporan berdasarkan bentuk3. Laporan berdasarkan penyampaian4. Laporan berdasarkan sifat5. Laporan berdasarkan isinya

Langkah-langkah membuat

laporan

Menentukan masalah yang akan

dilaporkan

Mengumpulkan bahan, data dan

fakta

Mengklasifikasi data

Mengevaluasi dan mengolah data

Membuat kerangka laporan

3. Formulir

Adalah lembaran kartu ataukertas dengan ukuran tertentuyang didalamnya terdapat data atau informasi yang bersifattetap, dan ada beberapa bagianlain yang akan diisi denganinformasi yang tidak tetap.

1. Menghemat waktu, tenaga dalam halpenulisan serta hemat dalam penggunaankertas

2. Memudahkan dalam penyimpanan danpencatatan

3. Adanya keseragaman sehingga mengurangiterjadinya penyimpangan

1. Mencari suatu keterangan tertentu2. Menghimpun data yang sama3. Menyampaikan informasi yang sama

kepada beberapa bagian yang berbeda4. Sebagai bukti fisik5. Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja

C. HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM

MEMBUAT FORMULIR :

Setiap formulir yang dibuat harus mempunyaikegunaan yang jelas

Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir, karenatidak semua informasi harus dibuatkan formulir

Ada standarisasi dalam pembuatan formulir

Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logisdan praktis

Dibuat secara sederhana

Untuk bagian yang akan di isi informasi,

perlu disediakan ruang kosong yang cukup

Harus ada judul nama formulir

Menggunakan ukuran tertentu sesuai

kebutuhan

Cantumkan nama organisasi untuk formulir

ke luar kantor

Perancangan desain formulir harus

dilakukan sebaik mungkin dan

direncanakan secara matang

4. Berbagai macam dokumen tertulis

Selain formulir, masih banyak catatan tertulis/ dokumen lain yang merupakan hasil kegiatan pekerjaankantor.Contoh : tabel, peta, grafik, gambar, buku, atau paper.

Di samping itu terdapat pula produk atau hasil daripekerjaan kantor lainnya yang tidak kalah penting yaituJasa. Contoh : kegiatan melayani tamu, memberikaninformasi secara langsung.

5. Arsip

Asrip merupakan produk dari kegiatanpenyimpanan.

Arsip merupakan data atau catatan berupatulisan baik tercetak atau terekam berupainformasi yang telah terjadi atau berkaitandengan masa lalu yang disimpan menurut suatucara tertentu sehingga sewaktu-waktudibutuhkan dapat ditemukan kembali dengancepat dan tepat.