hasil audit internal - arsitekturarsitektur.ub.ac.id/wp-content/uploads/2016/11/tinjauan... · web...
Post on 29-Apr-2018
220 Views
Preview:
TRANSCRIPT
TINJAUAN MANAJEMENPROGRAM STUDI S1
JURUSAN ARSITEKTURFAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Semester Genap 2014/2015 dan Semester Ganjil 2015/2016
Jurusan Arsitektur FT UB Februari 2016
Visi
pada tahun 2020 menjadi program studi yang terkemuka dalam pengembangan keilmuan arsitektur nusantara di bidang perencanaan, perancangan, pelaksanaan, pengelolaan, dan
penelitian lingkungan binaan yang berkelanjutan dalam lingkup Asia Tenggara
Misi
a. Mengelola organisasi pendidikan agar mampu menumbuhkan, mengembangkan,
menyebarkan penggunaan ilmu arsitektur nusantara pada tataran bentuk, konsep dan
filosofi untuk meningkatkan taraf hidup masyarakat dan kualitas lingkungan binaan;
b. Menyelenggarakan proses pendidikan sarjana arsitektur yang berkemampuan akademik
dan profesional sehingga sanggup berperan aktif dalam penelitian, perencanaan,
perancangan, pelaksanaan dan pengelolaan lingkungan binaan yang berkelanjutan;
c. Menghasilkan sarjana arsitektur yang berbudi luhur, cerdik, cakap dan bermanfaat bagi
kehidupan bermasyarakat sesuai dengan pilihan keahlian dalam berkarya di lingkup Asia
Tenggara.
Lembar Pengesahan1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan Manajemen
2. Nama Unit : PS S1 Arsitektur FTUB
3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya
4. Penanggungjawab : Ketua PS S1 Arsitektur (Pimpinan Unit)
5. Koordinator Penyusun : Sekretaris Jurusan (MR Unit)
6. Anggota Penyusun : 1) Ir. Sigmawan Tri Pamungkas , MT2) Wasiska Iyati, ST., MT3) Andika Citraningrum, ST., MT4) Abraham M Ridjal, ST., MT5) Satya Adhitama, ST., MT6) Ir. Chairil B Amiuza, MSA7) Dr. Eng. Herry Santosa, ST., MT .8) Ir. Heru Sufianto, M. Arch.St.,Ph.D.9) Ir. Jenny Ernawati, MSP.,Ph.D.
7. Periode : Januari s.d Desember Tahun 2015
Malang, Februari 2016
Ketua PS S1 Arsitektur FT UB
Agung Murti Nugroho, ST., MT., Ph.D. NIP. 1974091520000121001
Daftar Isi
I. Pendahuluan___________________________________________________________1
II. Lingkup Pembahasan____________________________________________________1
III. Pelaksanaan___________________________________________________________2
IV. Hasil _________________________________________________________________2
4.1 Hasil Audit Internal _________________________________________________2
4.2 Hasil Audit Eksternal________________________________________________4
4.3 Umpan Balik Pelanggan_____________________________________________6
4.4 Kinerja dan Evaluasi Proses__________________________________________6
4.5 Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan____________________________7
4.6 Tindak lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya _________________________12
4.6 Perubahan yang mempengaruhi Sistem Manajemen Mutu_________________12
4.6 Saran dan Masukan untuk Perbaikan Sistem Manajemen Mutu_____________12
V. Penutup______________________________________________________________13
BAGIAN I . PENDAHULUAN
1.1. Profil Program Studi S1 Arsitektur FT UBJurusan Arsitektur FT UB mempunyai dua program studi yaitu PS S1 dan PS S2
Arsitektur Lingkungan Binaan. Jurusan Arsitektur Fakultas Teknik Universitas Brawijaya
(FTUB) berdiri dan pertama kali menyelenggarakan perkuliahan pada tahun 1983 dengan
status masih Program Studi (PS) Arsitektur FTUB di bawah Jurusan Teknik
Sipil,berdasarkan Keputusan Dirjen Dikti Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Republik
Indonesia No. 118/DIKTI/Kep/1984 tanggal 24 September 1984. Selanjutnya, berdasarkan
Keputusan Dirjen Dikti Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No.
70/DIKTI/Kep/1994 tanggal 5 Maret 1994 tentang Pembentukan Jurusan Arsitektur FTUB
pada Fakultas Teknik Universitas Brawijaya, status Jurusan menjadi salah satu Jurusan di
bawah Fakultas Teknik Universitas Brawijaya. Jurusan Arsitektur FTUB telah terakreditasi
dengan peringkat A, oleh BAN PT (Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi) dengan
Keputusan Nomor 089/SK/BAN-PT/AKRED/S/III/2015 dengan nilai 373.
1.2. Tinjauan Manajemen Program Studi S1 Arsitektur FT UBPada semester genap 2014/2015 dan semester ganjil 2015/2016 yang berlangsung
di tahun 2015, Ketua Jurusan Arsitektur FT UB yang merangkap sebagai ketua PS S1
Arsitektur melakukan proses review kepatuhan terhadap sistem manajemen mutu minimal
satu tahun sekali bersama dengan Manajement representative serta Unit Jaminan Mutu.
Tinjauan manajemen dilakukan untuk menilai semua proses input sampai output sistem
penjaminan mutu. Tinjauan ini dilakukan dari semua segi dari persyaratan umum,
dokumentasi, manual mutu, pengendalian dan pencatatan dokumen sampai pada tahapan
pengukuran, analisis dan perbaikan. Hasil tinjauan manajemen menjadi feedback bagi Unit
Jaminan Mutu untuk memperbaiki dokumen dan kelengkapannya, perbaikan sistem
penjaminan mutu dan persyaratannya serta kinerja Unit Jaminan Mutu yang telah dilakukan
menjadi bagian tugas utama tinjauan manajemen dalam memantau kinerja sistem
manajemen mutu dan identifikasi peluang dalam meningkatkan mutu secara berkelanjutan
dan memuaskan semua pelanggan.
Penilaian ini dilakukan melalui audit internal mutu organisasi. Tinjauan terhadap pencapaian
kinerja mutu sesuai dengan target yang ditetapkan dilakukan melalui evaluasi terhadap
rencana strategis, sasaran dan inisiatif strategis program kerja sesuai dengan indikator dan
pentahapan target yang disepakati bersama. Peningkatan mutu yang dirasakan oleh
pelanggan menjadi input kinerja. Keluaran utama dari proses tinjauan manajemen adalah
rencana tindak lanjut manajemen untuk upaya perbaikan, peningkatan mutu dan
memastikan sumberdaya yang cukup untuk upaya tersebut
BAGIAN II LINGKUP BAHASAN
Mengacu sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka PS S1 Arsitektur FT UB melaksanakan tinjauan manajemen dengan ruang lingkup seperti yang dipersyaratkan, yaitu:
a. Hasil Audit
Audit yang pernah di lakukan pada PS S1 Arsitektur FT UB mencakup audit ekternal
dan internal. Audit eksternal dilakukan oleh BAN PT pada tahun 2014 melalui
kegiatan visitasi akreditasi PS S1 dengan skor akhir 373 dan mendapat akreditas A
hingga tahun 2019. Audit Internal dilakukan secara rutin setiap tahun melalui
kegiatan Audit Internal Mutu (AIM). AIM terakhir adalah pada Siklus 14 di tahun
2015. Berdasar AIM Siklus 14, didapatkan hasil berupa temuan-temuan yang
dirangkum dalam borang Laporan Audit Internal Mutu dan Daftar Ketidaksesuaian
dan borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi.
b. Umpan Balik Pelanggan
Evaluasi kepuasan pelanggan didapatkan melalui hasil penyebaran kuisioner yang
disebarkan pada pelanggan dalam hal ini mahasiswa sebagai pelanggan utama dan
pihak pengguna lulusan untuk mengetahui tingkat kepuasan pelanggan terhadap
proses bisnis yang dilakukan oleh PS S1 Jurusan Arsitektur FT UB yaitu pada proses
bisnis terkait dengan pelanggan yang bersangkutan.
c. Kinerja proses bisnis, meliputi capaian sasaran mutu dan program kerja 2015
Kinerja proses dan kesesuaian produk yang digunakan sebagai acuan untuk
mengukur kinerja proses dan kesesuaian produk adalah manual prosedur dan
instruksi kerja. Dalam data rekaman dijelaskan tentang perubahan yang terjadi
(substansi, format) pada kedua dokumen tersebut. Sasaran Mutu PS S1 Arsitektur
FT UB untuk tahun 2015, merupakan beberapa indikator kinerja (key performance
indicator/KPI) yang telah ditetapkan target-target capaiannya untuk setiap akhir
tahun. Program kerja PS S1 Arsitektur FTUB sebagai bagian dari program kerja
Jurusan Arsitektur FTUB di tahun 2015 yang ditetapkan dalam rapat pimpinan
Fakultas pada awal tahun 2015 yang mendukung sasaran mutu Universitas
Brawijaya pada aspek Internasionalisasi (14.01); Kurikulum dan penjaminan mutu
(14.02); PSIK/WEB (14.03); penelitian (14.04); sarana prasarana (14.05); penelitian
unggulan (14.06); pengabdian kepada masyarakat (14.07); dan PKM dari hasil
penelitian (14.08).
d. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi
Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi telah dilakukan berdasarkan temuan
AIM Siklus 14 dan umpan balik pelanggan untuk mengetahui status temuan (closed
atau open) sebagai dasar untuk menentukan tindak lanjut dalam tinjauan
manajemen.
e. Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya
Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya dilakukan oleh Ketua PS S1 dan
Tim UJM melalui rapat tinjauan manajemen serta catatan yang perlu mendapat
perhatian pada AIM siklus 14.
f. Perubahan yang mempengaruhi sistem manajemen mutu sebelumnya
Perubahan dilakukan berdasarkan hasil pengukuran kinerja mutu PS S1 yang
tercantum dalam manual mutu dan borang kinerja dalam AIM siklus 14 maupun
akreditasi BAN PT.
g. Saran dan masukan untuk perbaikan Sistem Manajemen Mutu unit kerja
Merupakan resume hasil tinjauan manajemen yang dapat dijadikan acuan untuk
peningkatan kinerja dan pengembangan program Jurusan Arsitektur FT UB di tahun-
tahun mendatang, khususnya pada proses bisnis dalam Manual Mutu dan Butir
Kinerja Pembiayaan sebagai dasar untuk penyusunan program kerja periode
berikutnya.
BAGIAN III. PELAKSANAAN
3.1 . Unsur Masukan dalam Tinjauan ManajemenUnsur masukan dalam tinjauan manajemen meliputi hasil audit, umpan balik dari
pelanggan, kinerja proses dan produk yang terkait, status dari tindakan pencegahan dan
perbaikan, tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya, perubahan yang dapat
mempengaruhi sistem manajemen mutu serta rekomendasi untuk peningkatan mutu. Hasil
audit UJM merupakan rangkaian kegiatan sistem penjaminan mutu dan sudah
terdokumentasi dengan baik oleh UJM dan Manajement Representative (Sekretaris Jurusan
Arsitektur FT UB). Umpan balik dari pelanggan yaitu dari mahasiswa dapat dinilai dari input
yang diberikan melalui isian Open Talk yang berisi mengenai kinerja Dosen dan Fasilitas
Layanan Akademik. Input tersebut (seperti dalam lampiran) menjadi bahan manajemen
untuk melakukan evaluasi dengan UJM dalam melakukan perbaikan-perbaikan layanan.
Input ini sekaligus merupakan evaluasi dari kinerja proses dan produk yang diberikan oleh
Jurusan Arsitektur FT UB melakukan pembahasan dengan UJM dalam perbaikan dan
peningkatan mutu dan kinerja.
3.2 Luaran Tinjauan Manajemen Perbaikan yang efektif dari dalam manajemen mutu dan prosesnya, perbaikan produk
yang sesuai dengan keinginan pelanggan dan sumber daya yang dibutuhkan merupakan
luaran utama manajemen hasil tinjauan manajemen. Kinerja yang fokus pada faktor yang
menjadi kunci perbaikan efektivitas, efisiensi dan adaptibilitasnya. Pemantauan dan
pengukuran pencapaian sasaran mutu menjadi faktor penting untuk meningkatkan motivasi
kerja dan inovasi secara berkelanjutan. Luaran ini menjadi bahan masukan bagi pimpinan
Jurusan, Kepegawaian dan Dosen Jurusan Arsitektur FT UB untuk melakukan perbaikan-
perbaikan dalam meningkatkan mutu layanan, kualitas belajar mengajar, tindakan korektif
dan pencegahan.
3.3 Waktu Pelaksanaan Hari, tanggal : Jumat, 5 Februari 2016
Jam : 09.00 s.d 11.00 WIB
Tempat : Ruang Sidang Jurusan Arsitektur FT UB
Peserta : Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan, Tim Unit Jaminan Mutu, seluruh
dosen PS S1 Arsitektur
Suasana Rapat /Diskusi dan Pembahasan Tinjauan Manajemen Jurusan
BAGIAN IV . HASIL
Hasil evaluasi manajemen PS S1 Arsitektur FT UB tahun 2015 dapat disajikan
sesuai urutan lingkup bahasan tinjauan manajemen sebagai berikut:
4.1 Hasil Audit Internal
Secara keseluruhan, Jurusan Arsitektur FTUB telah melaksanakan program kerja
dengan kerja keras dan penuh tanggung jawab, untuk memenuhi target yang ditetapkan
dalam sasaran mutu. Dari audit internal yang dilakukan pada Jumat, 13 November 2015,
didapatkan beberapa temuan yang dirangkum dalam borang Laporan Audit Internal Mutu
(AIM). AIM siklus 14 di selenggarakan di ruang sidang PS S1 Arsitektur FT UB yang di
hadiri oleh Auditor dari PJM UB yaitu :
Ketua : Bambang Dwi Prasetyo, Dr., S.Sos., M.Si.Anggota : Qurrota A’yunin, S.Pi.,M.Sc.
Observer : Nasir Widha Setyanto, ST., MT
Lingkup audit internal meliputi :
No Lingkup AIM UKPA Siklus 14 Fakultas Program Studi
Laboratorium
1. Tindak lanjut atas hasil AIM UKPA Siklus 13
√ √ √
2.Standar Mutu UB (Pendidikan, Penelitian, Pengabdian kepada Masyarakaat, dan Kerjasama)
√ √ -
3. Implementasi ISO 9001-2008 - - √
4. Sistem Dokumen PK-BLU (Keberadaan RKA/ULK) √ - -
5. Kontrak Kinerja P-BLU Universitas √ - -
Daftar Ketidaksesuaian dan borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi
seperti yang disarikan pada Tabel 1.
Tabel 1.
Daftar Temuan Audit Temuan Siklus 14
No Siklus
Kategori / Status /
Auditor / Tgl Audit
Bidang Audit Uraian Temuan Verifikasi Status Akhir
1 UKPA Siklus 14
KTS / New / BDP, QRA / 13 Nov 2015
(SM-PS-D01) D. Standar Penilaian Pendidikan [01]
Ada proses validasi nilai yang digunakan untuk menilai CP mahasiswa yang dilakukan oleh koordinator mata kuliah pada tiap laboratorium karena MK terikat pada laboratorium, ttp evaluasi metode penilaian belum dilakukan.
Open
2 UKPA Siklus 14
KTS / New / BDP, QRA / 13 Nov 2015
(SM-PS-J01) J. Standar Kompetensi Peneliti untuk Penelitian [01]
Standar kompetensi sangat dinamis, dari IAI msh blm diputuskan sehingga msh dilakukan revisi tiap tahun. Hal ini terkait blm adanya standar/undang-undang ttg arsitek.
(BDP / 14 Nov 2015)
Open
3 UKPA Siklus 14
KTS / New / BDP, QRA / 13 Nov 2015
(SM-PS-L03) L. Standar Proses Penelitian [03]
Ada tim khusus yang mengkaji kurikulum pada tiap PS untuk pemutakhiran kurikulum yang di SK-kan oleh Dekan. Bukti tertuang dalam SK dekan no.222 tahun 2015
(BDP / 14 Nov 2015)
Open
4 UKPA Siklus 14
KTS / New / BDP, QRA / 13 Nov 2015
(SM-PS-M01) M. Standar Luaran Penelitian [01]
Sudah dilakukan redesign kurikulum, dimana RPS sudah disesuaikan dengan LO/CP , semua isi pembelajaran sudah ter "breakdown" di dalam RPS. Bukti tertuang di dalam buku pedoman dan RPS pada tiap mata kuliah.
Akan dilengkapi sesuai borang
Open
(BDP / 14 Nov 2015)
5 UKPA Siklus 14
KTS / New / BDP, QRA / 13 Nov 2015
(SM-PS-N02) N. Standar Capaian Penelitian [02]
Pengembangan kurikulum belum mempertimbangkan dan mengakomodasi (a) Peraturan perundang-undangan; (b) Badan Standarisasi Nasional Perguruan Tinggi (BSNPT); (c) Kebutuhan para pemangku kepentingan; (d) Konsensus dari asosiasi pendidikan; (e) Konsensus dari asosiasi profesi nasional dan/atau internasional; (f) Capaian pembelajaran yang ditetapkan Dikti-KKNI; (g) Visi misi UB; (h) Tracer study.
(BDP / 14 Nov 2015)
Open
6 UKPA Siklus 14
KTS / New / BDP, QRA / 13 Nov 2015
(SM-PS-N03) N. Standar Capaian Penelitian [03]
Sudah dilakukan evaluasi selama implementasi kurikulum, penyelenggara PS telah melaksanakan pemantauan (kesesuaian dengan CP yang diharapkan) dan hasil monitoring akan tetapi masih baru diterapkan pada
(BDP / 14 Nov 2015)
Open
mahasiswa baru karena terkait implementasi KKNI baru saja diterapkan. Meskipun begitu KKNI tetap diterapkan di angkatan lama dan dilakukan evaluasi dari PS dan dilaporkan ke jurusan.
7 UKPA Siklus 14
KTS / New / BDP, QRA / 13 Nov 2015
(SM-PS-N14) N. Standar Capaian Penelitian [14]
Ada <20% dosen menulis buku yang diterbitkan dalam 5 tahun terakhir
(BDP / 14 Nov 2015)
Open
8 UKPA Siklus 14
KTS / New / BDP, QRA / 13 Nov 2015
(SM-PS-O01) O. Standar Kompetensi Pelaksana Pengabdian kepada Masyarakat [01]
Ada dosen yg memenuhi sbg Peneliti Utama yaitu Doktor yang telah memimpin penelitian/sebagai Ketua Peneliti dan/atau penelitian mandiri dalam 15 (lima belas) penelitian, ttp dokumen terkait data ini belum ada.
(BDP / 14 Nov 2015)
Open
9 UKPA Siklus 14
KTS / New / BDP, QRA / 13 Nov 2015
(SM-PS-P01) P. Standar Proses Pengabdian kepada Masyarakat [01]
Laporan hasil PkM yang telah melalui perbaikan dari hasil seminar belum melalui proses pemindaian anti plagiasi dan menunjukkan orisinalitas ?70%.
(BDP / 14 Nov 2015)
Open
10 UKPA Siklus 14
KTS / New / BDP, QRA / 13 Nov 2015
(SM-PS-P02) P. Standar Proses Pengabdian kepada Masyarakat [02]
Publikasi hasil PkM belum dilakukan melalui jurnal dan buku atau dalam bentuk (1) makalah seminar, baik dalam bentuk oral atau poster, (2) pengajuan paten, (3) karya tulis ilmiah populer, (4) HAKI, (5) produk/ prototipe/formula, desain.
(BDP / 14 Nov 2015)
Open
11 UKPA Siklus 14
KTS / New / BDP, QRA / 13 Nov 2015
(SM-PS-P03) P. Standar Proses Pengabdian kepada Masyarakat [03]
Publikasi hasil PkM belum dipindai melalui Proses Pemindaian Anti Plagiasi (PPAP) dan menunjukkan tingkat orisinalitas masing-masing ?95%.
(BDP / 14 Nov 2015)
Open
12 UKPA Siklus 14
KTS / New / BDP, QRA / 13 Nov 2015
(SM-PS-R03) R. Standar Capaian Pengabdian kepada Masyarakat [03]
Belum ada hasil PkM yang dipublikasikan di artikel ilmiah pada jurnal internasional.
(BDP / 14 Nov 2015)
Open
13 UKPA Siklus 13
KTS / Old / IWI, RWS / 21 Nov 2014
(SM-PS-B07) B. Standar Isi Pembelajaran (Kurikulum) [07]
KKNI baru saja diterapkan, sehingga belum dapat di evaluasi
Menunggu MP fakultas terkait dg evaluasi KKNI. Evaluasi sudah dilakukan secara bertahap
Open
oleh jurusan meskipun MP belum dibuat.
(BDP / 13 Nov 2015)
14 UKPA Siklus 13
KTS / Old / IWI, RWS / 21 Nov 2014
(SM-PS-B10) B. Standar Isi Pembelajaran (Kurikulum) [10]
kurikulum KKNI baru sehingga belum dilaksanakan evaluasi
Menunggu MP fakultas terkait dg evaluasi KKNI. Evaluasi sudah dilakukan secara bertahap oleh jurusan meskipun MP belum.
Open
(BDP / 13 Nov 2015)
15 UKPA Siklus 13
KTS / Old / IWI, RWS / 21 Nov 2014
(WS-PS-34) 3. Pendidikan [34] (Prosedur yg berkaitan dengan mahasiswa: MP Pendaftaran, MP KRS, MP Ujian dll)
konten masih belum sesuai Beberapa konten belum sesuai.
Open
(BDP / 13 Nov 2015)
16 UKPA Siklus 13
KTS / Old / IWI, RWS / 21 Nov 2014
(WS-PS-35) 3. Pendidikan [35]
diperlukan update data hingga 2014
Masih belum up date keseluruhannya
Open
Data lulusan (data kompilasi berupa grafik profil lulusan, pekerjaan dll)
(BDP / 13 Nov 2015)
Suasana saat pelaksanaan AIM Siklus 14 tahun 2015
4.2 Hasil Audit Ekternal
Audit ekternal dilakukan saat visitasi akreditasi PS S1 Arsitektur FT UB oleh BAN PT
pada tanggal 4 Februari 2015. Nama assessor yang bertugas adalah Prof. Slamet W dan
Dr.Eng Ahmad Sarwadi. Lokasi audit eksternal bertempat di ruang rapat Fakultas Teknik UB
yang mencakup tujuh standar BAN PT serta evaluasi diri PS S1 Arsitektur FT UB. Temuan
yang disampaikan oleh assessor terkait beberapa nilai dari standar BAN PT yang dianggap
masih belum maksimal yaitu: Prosentase jumlah Doktor, Lektor Kepala dan Guru Besar,
Minimnya publikasi internasional serta penyempurnaan kurikulum yang harus terus
dilakukan. Hasil visitasi akreditasi PS S1 Arsitektur FT UB adalah total nilai 373 dan
mempertahankan status A seperti akreditasi sebelumnya dengan penambahan nilai 10 point
(sebelumnya 363)
Suasana saat pelaksanaan Visitasi Akreditasi PS S1 Arsitektur FT UB oleh BAN PT
Umpan Balik Pelanggan
Pelaksanaan evaluasi kepuasan dan keluhan pelanggan dilakukan dengan
menyebarkan kuisioner kepada pelanggan dari setiap proses bisnis di PS S1 Arsitektur FT
UB, yaitu mahasiswa dalam hal evaluasi kepuasan terhadap proses belajar mengajar,
penelitian dan administrasi. Kepuasan terhadap proses belajar mengajar dilaksanakan oleh
Bagian Akademik, selain itu dilakukan pula analisa keluhan pelanggan dalam pelayanan
penelitian di laboratorium, ruang baca dan administrasi melalui forum Open Talk.
Untuk mengetahui kepuasan pengguna lulusan terhadap kualitas lulusan Jurusan
Arsitektur FT UB, dilakukan usaha agar pengguna lulusan dapat mengisi kuisioner kepuasan
pengguna lulusan baik secara offline maupun online pada alamat
http://ars.ft.ub.ac.id/kuisioner pengguna. Pelaksanaan evaluasi kepuasan pelanggan terdiri
atas lima tingkatan dari level 1-5 yaitu : kurang sekali, kurang, cukup, baik dan baik sekali
(5). Standar minimal tingkat kepuasan mahasiswa adalah 3 atau cukup. Berdasarkan
evaluasi kepuasan pelanggan terhadap kinerja PBM dosen diperoleh rata-rata tingkat
kepuasan mahasiswa adalah 3,65 atau meningkat di banding tahun sebelumnya (3.5). Hal
ini berarti nilai tersebut perlu dipertahankan dan ditingkatkan pada level 4 (baik).
Hasil evaluasi keluhan sarana dan prasarana layanan akademik oleh mahasiswa
antara lain: ruang studio kurang terpelihara kebersihannya; toilet sering kotor kendatipun
pada jam pagi; jam buka-tutup perpustakaan tidak sesuai jadwal dan sering tutup seenaknya
serta Wi-fi tidak berjalan, AC beberapa ruang kuliah sering bocor; meja ruang studio tidak
ergonomis dan kotor; banyak kursi-kursi yang rusak; kamar mandi jarang ada sabun; usulan
penggunaan gedung 24 jam; penambahan asisten di perpustakaan agar pada jam istirahat
tetap buka karena justru pada jam tersebut mahasiswa perlu dan ada waktu untuk ke
perpustakaan ; tempat sampah sebaiknya dibedakan sampah kering dan basah, disediakan
smoking area. Tanggapan evaluasi keluhan tersebut langsung ditanggapi pengelola dengan
rumusan sebagai berikut: kritik terhadap sarana dan prasarana yang harus diperbaiki seperti
kursi sudah banyak yang rusak; perawatan dan pemeriksaan AC di semua ruangan kelas;
pemeliharaan LCD di semua ruangan harus di periksa apakah umur lampu sudah akan
habis atau sudah habis sehingga warnanya tidak pudar; penyediaan sabun di Toilet. Daftar
keluhan dan tindaklanjutnya dapat dtampilkan dalam bentuk tabel berikut:
No. JenisLayanan yang dikeluhkan Uraian Keluhan Tindaklanjut Status
Akhir
1. Kebersihan ruang studio
Ruang studio sebagai fasilitas MK inti sering kotor
Usulan tenaga kebersihan di tambah serta aturan main kebersihan kelas
close
2. Kursi banyak yang rusak
Beberapa kursi kuliah banyak yang rusak dengan tingkat kerusakan di bawah 5%
Perbaikan langsung setiap ada laporan
Close
3. Pelayanan perpustakaan
Pelayanan perpustakaan terutama di jama istirahat kurang
Penambahan tenaga SMK
Close
4. Ketersediaan fasilitas KM/WC
Fasilitas sabun dan kebersihan kurang terjaga
Kebersihan rutin di cek Close
5. Tempat Sampah Belum ada pemisahan sampah basah dan kering
Penyediaan tempat sampah terpisah
Close
6. Kualitas LCD Beberapa LCD di ruang kuliah warnanya pudar
Perbaikan setiap bulan Close
0.00
0.50
1.00
1.50
2.00
2.50
3.00
3.50
4.00
4.50 4.203.95 3.90 3.87 3.86 3.80 3.79 3.78 3.77 3.75 3.71 3.71 3.70 3.68 3.68 3.65 3.65 3.63 3.63 3.63 3.60 3.58 3.57 3.53 3.52 3.50 3.49 3.47 3.45 3.38 3.38 3.31
NILAI RATA-RATA EVALUASI PER DOSEN
Series1
NAMA DOSEN
NIL
AI
4.3 Kinerja dan Evaluasi Proses
Secara umum, kinerja dan evaluasi proses PS S1 Arsitektur FTUB dapat diukur dari
capaian sasaran mutu dan capaian program kerja di tahu 2015. Sasaran mutu PS S1
Arsitektur FT UB di tahun 2015, sesuai Rapat Kerja Fakultas Teknik, terdiri dari delapan hal,
yaitu : Internasionalisasi; kurikulum dan penjaminan mutu; PSIK/WEB; penelitian; sarana
prasarana; penelitian unggulan; pengabdian kepada masyarakat dan PKM dari hasil
penelitian. Hasil capaian sasaran mutu PS S1 Arsitektur FTUB sebagai berikut:
Hasil evaluasi internasionalisasi berupa pengembangan keilmuan Arsitektur
Nusantara, sebagai pengejawantahan visi, dalam aspek pendidikan telah dilakukan sejak
penyempurnaan kurikulum baru tahun 2015 melalui kegiatan perkuliahan (macam mata
kuliah wajib, pokok bahasan beberapa mata kuliah, tematik tugas pada mata kuliah inti, dan
tematik skripsi) dan kegiatan pertemuan ilmiah (diskusi, workshop, dan seminar). Kegiatan
pertemuan ilmiah yang menonjol, antara lain: Visiting Profesor pada bulan April 2015 oleh
Prof. Fergus Nicol dan Prof. Susan Rue dari Oxford Inggris. Pada tahun 2015 ini pula
diselenggarakan untuk dua seminar nasional yaitu: Seminar Nasional Merah Putih
Nusantara pada bulan Februari 2016 dan Seminar Nasional Semesta Arsitektur Nusantara
yang ke tiga. Pada tahun 2015 juga diselenggarakan acara pameran karya mahasiswa
Open Arch dan Dexorintek , sebagai upaya sosialisasi visi dan misi Jurusan kepada
mahasiswa, alumni, masyarakat dan stake holder secara menyeluruh. Pada tahun 2015
dalam rangka persiapan menuju internasionalisasi, Jurusan Arsitektur FTUB membentuk tim
penyempurnaan kurikulum yang mengarah pada standar internasional KAAB (Korean
Architect Acreditation Board). Hasil tim kurikulum menyempurnakan 27 kompetensi yang
sudah terimplementasikan di buku pedoman baru Jurusan Arsitektur FT UB 2014 serta
adanya peningkatan kompetensi dasar mahasiswa baru 2015 sebagai upaya
pengklasifikasian kompentensi dasar. Berdasarkan Renstra UB di akhir tahun 2012
disebutkan bahwa salah satu indikator untuk aspek internasionalisasi adalah capaian jumlah
mahasiswa asing yang melakukan studi di UB. Pada tahun 2014 telah tercapai implementasi
MoU yaitu dengan Hiroshima University yang memberi kemungkinan besar untuk melakukan
kegiatan-kegiatan penunjang lain, selain yang telah disebut di atas, yaitu pertukaran
mahasiswa baik dari dalam ke luar maupun luar ke dalam.
Hasil evaluasi kurikulum dan penjaminan mutu mencakup penyelenggaraan
proses belajar-mengajar di PS S1 yang menggunakan Kurikulum Tahun 2011/2012-
2015/2016 yang disusun sesuai dengan Kurikulum Berbasis Kompetensi, dengan jumlah
beban studi selama 8 semester, 144 sks, dan 47 mata kuliah. Peningkatan kualitas
pembelajaran melalui Student Centered Learning (SCL). Struktur kurikulum mengerucut
pada Mata Kuliah Wajib Keahlian-Inti sebagai kelompok mata kuliah dengan muatan
kompetensi utama merancang, dengan beban studi 38 sks dan 7 mata kuliah. Kurikulum ini
berpijak pada kandungan Visi dan Misi PS, yaitu pengembangan keilmuan Arsitektur
Nusantara di bidang perencanaan, perancangan, pelaksanaan,pengelolaan, dan penelitian
lingkungan binaan yang berkelanjutan dalam lingkup Asia Tenggara. Kriteria lulusan
mengacu pada beberapa kriteria kompetensi yang telah ditetapkan berdasarkan peraturan
pemerintah yang berlaku (Keputusan Menteri Pendidikan Nasional RI dan Surat Keputusan
Dirjen Dikti) dan standar yang telah ditetapkan oleh Union of International Architects (UIA)
dan Ikatan Arsitek Indonesia (IAI) selama siswa menempuh pendidikan tinggi arsitektur.
Rata-rata Mata Kuliah Wajib Keahlian-Inti adalah 2,70, rata-rata IPK lulusan tahun 2014
adalah 3,16, dengan rata-rata masa studi lulusan adalah 4,9 tahun. Pada tahun 2014 terjadi
peningkatan rasio kompetisi antara yang mendaftar dan yang diterima sebesar 1:24. Jumlah
Mahasiswa DO masih pada rerata 14% atau belum memenuhi sasaran 0%. Rapat Pleno
Jurusan sebagai bagian penjaminan mutu pada tahun 2015 telah diadakan 18 kali dalam
satu tahun, untuk membahas koordinasi kegiatan awal semester dan kegiatan akhir
semester, sedangkan rapat internal laboratorium diadakan minimal 1 kali dalam satu bulan
untuk membahas agenda dan evaluasi kegiatan rutin. Tingkat kehadiran dosen pada rapat
pleno sepanjang tahun 2015 adalah sebesar 80%.
Hasil evaluasi sistem informasi dan WEB berupa ketersediaan jaringan wifi di
seluruh ruangan di Gedung Baru Arsitektur. Updating web dilakukan setiap bulan dengan
informasi layanan akademik serta adanya penambahan tulisan ilmiah pada web. Sistem
informasi yang dikembangkan di tahun 2015 adalah ruang baca online sehingga mahasiswa
bisa mengakses koleksi pustaka ruang baca secara on line. Sistem informasi pembelajaran
di lakukan dengan adanya jadwal digital tentang pelaksanaan perkuliahan.
Hasil evaluasi penelitian berupa prosentase mahasiwa yang terlibat dalam
penelitian. Sejak tahun 2013 telah diwajibkan untuk melibatkan mahasiswa dalam kegiatan
penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Jumlah penelitian dosen pada tahun 2015
sebesar 16 judul penelitian dengan keterlibatan rerata mahasiswa sebesar 3 orang per
judul. Hal ini masih telah mencapai target sasaran mutu sebesar lebih dari 10% jumlah
mahasiswa (70 orang). Dana untuk melakukan penelitian bersumber pada dana DIPA/Daftar
Isian Pelaksanaan Anggaran Fakultas Teknik UB. Jumlah dana penelitian ini meningkat dari
tahun ke tahun. Tahun 2011 dianggarkan Rp 1,8 juta per dosen sedangkan pada tahun
2015 menjadi 5.5 juta pertahun. Selain itu juga terdapat dana hibah penelitian kompetitif
nasional dan BOPTN. Hasil evaluasi sarana prasarana berupa ketersediaan dana sebagai salah satu
faktor utama dalam penyelenggaraan kegiatan Jurusan Arsitektur FTUB. Pengelolaan dan
alokasi dana harus dilakukan secara transparan. Kondisi keuangan Jurusan Arsitektur FTUB
dibedakan berdasarkan sumber dana yang diterima dan pengelolaannya, yaitu dana
proporsional Jurusan. Dana Proporsional Jurusan pada tahun 2015 meningkat menjadi
875.000.000 dari dana tahun 2014 (Rp 850.000.000,-). Pada tahun 2015 peningkatan
sarana dan prasarana Jurusan Arsitektur FTUB berupa penambahan ruang bersama serta
peningkatan kualitas ruang yang sudah ada berupa perbaikan meja, kursi, almari, filling
cabinet, komputer, jaringan internet, dan peralatan laboratorium
Hasil evaluasi penelitian unggulan berupa penelitian Arsitektur Nusantara
Berkelanjutan dengan membuat reseach group Jurusan Arsitektur yang melibatkan
penelitian dari laboratorium yang ada di Jurusan Arsitektur FT UB. Hasil penelitian
Arsitektur Nusantara Berkelanjutan sebagai modal untuk kolaborasi penelitian dengan
Universitas di Luar Negeri serta Pemerintah daerah. Beberapa perguruan Tinggi yang
berhasil di inisasi kerjasama penelitian unggulan adalah dengan TU Wien Austria dan Badan
Nasional Penanggulangan Bencana.
Hasil evaluasi pengabdian kepada masyarakat berupa prosentase mahasiwa
yang terlibat dalam pengabdian kepada masyarakat. Jumlah judul pengabdian kepada
masyarakat sejumlah 8 judul pada tahun 2015 dengan keterlibatan rerata mahasiswa
sebesar 4 orang per judul. Hal ini masih telah mencapai target sasaran mutu sebesar lebih
dari 10% jumlah mahasiswa (70 orang). Dana untuk pengabdian masyarakat bersumber
pada dana DIPA/Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran Fakultas Teknik UB. Jumlah dana
pengabdian kepada masyarakat meningkat dari tahun ke tahun, pada tahun 2011
dianggarkan Rp 1,8 juta per dosen meningkat di tahun 2015 menjadi Rp 3,4 juta.
Hasil evaluasi pengabdian kepada masyarakat dari hasil penelitian berupa
kegiatan pendampingan kampung yang sudah berjalan selama lima tahun ini. Pada
kegiatan pendampingan kampung beberapa hasil penelitian dosen terkait dengan kampung
ramah lingkungan telah di jalankan melalui kegiatan mahasiswa Kota dalam Taman 2015
dengan mengundang wokrshop arsitek nasional Budi Pradono dan kegiatan sayembara
desain.
No. Sasaran Mutu Baseline
Target Th.2015
Capaian Th.2015
% Capaian
1. Sasaran Mutu 1 (internasionalisasi)
80% 100% 100% 100%
2. Sasaran Mutu 2 (kurikulum dan penjaminan mutu)
80% 100% 90% 90%
3. Sasaran Mutu 3 (PSIK/WEB) 80% 100% 100% 100%4. Sasaran Mutu 4 (penelitian) 16 18 18 100%5. Sasaran Mutu 5 (Sarana
Prasarana)100%
6. Sasaran Mutu 6 (Penelitian unggulan)
1 1 1 100%
7. Sasaran Mutu 7 (Pengabdian kepada masyarakat/PKM)
8 8 8 100%
8. Sasaran Mutu 8 (PKM dari hasil penelitian)
1 1 1 30%
Sasaran mutu yang masih belum tercapai adalah kurikulum dan PKM hasil penelitian.
Kurikulum terkendala pada belum ada kesepakatan kompetensi lulusan arsitek antara
asosiasi perguruan tinggi arsitekt Indonesia dengan organisasi profesi arsitek (ikatan Arsitek
Indonesia) seiring belum di syahkannya UU arsitek Indonesia. Tindak lanjut yang dilakukan
adalah selalu meng up date informasi tentang kebutuhan kompetensi arsitek Indonesia.
Sasaran mutu yang terkait PKM hasil penelitian terkendala pada hasil penelitian yang
sebagian besar belum implementatif di masyarakat. Tindak lanjut yang dilakukan adalah
memilih obyek PKM yaitu kegiatan pendampingan kampung yang dapat menjadi media
untuk terapan hasil penelitian
Capaian program kerja PS S1 Arsitektur FT UB sebagai berikut:
No. Program Kerja Skor Capaian
A. Program A 14.01 Internasionalisasi
1. Kegiatan 1 Seminar Nasional Merah Putih Nusantara 100 %2. Kegiatan 2 Visiting Profesor-Fergus Nicol UK 100 %3. Kegiatan 3 MOU dengan TU Vien Austria dan Munich Jerman 50 %4. Kegiatan 4 Workshop Arsitektur Nusantara 25%
B. Program B 14.02 Kurikulum&penjaminan mutu
1. Kegiatan 1 Workshop kompetensi kurikulum 1 (plan dan Do) -2. Kegiatan 2 Pembuatan RPS dan Modul Ajar MK Inti 50 %3. Kegiatan 3 Penyempurnaan MP MK Inti 20 %4. Kegiatan 4 Pembuatan soal ujian praktek menggambar Maba
2015
-
5. Kegiatan 5 Penyempurnaan MP Skripsi 100 %6. Kegiatan 6 Penyempurnaan MP MK lain -7. Kegiatan 7 Workshop kompetensi kurikulum 2 (Check/Action) -8. Kegiatan 8 Tinjauan Manajemen 1 semester genap 2014/2015 20%9. Kegiatan 9 Matrikulasi Maba 2015 100 %
10. Kegiatan 10 Seminar Nasional Mahasiswa Arsitektur SAN 3 100 %11. Kegiatan 11 Proposal Program Profesi Arsitektur 100 %12. Kegiatan 12 Tinjauan Manajemen 2 semester ganjil 2015/2016 20%13. Kegiatan 13 Kuliah tamu arsitek nasional 100 %
C. Program C 14.03 PSIK/WEB
1. Kegiatan 1 Updating Web/bulan 100 %2. Kegiatan 2 Kaleidoskop Kegiatan Jurusan -3. Kegiatan 3 Ruang Baca Online 100 %
D. Program D 14.04 Penelitian
1. Kegiatan 1 Bisnis plan laboratorium layanan, pelatihan,
pengujian
20 %
2. Kegiatan 2 Insentif Proposal Penelitian DP2M dikti -
3. Kegiatan 3 Monev kegiatan penelitian laboratorium 20 %4. Kegiatan 4 Draft Paten 100%
E. Program E 14.05 Sarana Prasarana
1. Kegiatan 1 Alat Deteksi Plagiasi 100%2. Kegiatan 2 Perbaikan listrik GBA 20 %3. Kegiatan 3 Perbaikan Genset 100 %4. Kegiatan 4 Perawatan LCD dan Komputer 100 %5. Kegiatan 5 Kelengkapan Peralatan Lab 100 %
F. Program F 14.06 Penelitian Unggulan
1. Kegiatan 1 pembentukan riset grup jurusan 100 %2. Kegiatan 2 Riset kolaborasi dalam negeri "Arsitektur Nusantara" 100 %
G. Program G 14.07 Pengabdian Kepada Masyarakat
1. Kegiatan 1 Buku profil laboratorium 10 %2. Kegiatan 2 Insentif Proposal PKM DP2M dikti -
H. Program H 14.08 Pengabdian Kepada Masyarakat hasil
Penelitian
1. Kegiatan 1 Pendampingan Kampung 100 %
Beberapa kegiatan belum tercapai/terlaksana antara lain dikarenakan masih dalam proses pelaksanaan, misalnya pada kegiatan perbaikan listrik GBA, ada yang masih dalam upaya pembenahan, misalnya pada buku profil laboratorium karena perkembangan kegiatan, sedangkan pada MP Mata kuliah Inti dikarenakan dinamisnya substansi dari matakuliah inti, sehingga sering terjadi perkembangan, perubahan dari hasil diskusi dan koordinasi baik ditingkat kelompok Dosen Pengampu, juga ditingkat laboratorium.
4.4 Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan
Berdasar temuan AIM Siklus 14 dan umpan balik pelanggan didapatkan hasil berupa
temuan-temuan yang dirangkum dalam borang Laporan Audit Internal Mutu dan Daftar
Ketidaksesuaian dan borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi. Selanjutnya, pihak
manajemen menentukan tindakan pencegahan dan perbaikan agar dapat mencegah dan
memperbaiki ketidaksesuaian produk.
Tabel 2.Status Tindakan Perbaikan
NoUraian Temuan Tindakan Perbaikan
Status
1 Ada proses validasi nilai yang digunakan untuk menilai CP mahasiswa yang dilakukan oleh koordinator mata kuliah pada tiap laboratorium karena MK terikat pada laboratorium, ttp evaluasi metode penilaian belum dilakukan.
Disusun manual prosedur evaluasi metode penilaian mata kuliah yang berisi penetapan capain pembelajaran, kriteria penilaian, prosentase nilai dan siapa yang menilai
Close
2 Standar kompetensi sangat dinamis, dari IAI msh blm diputuskan sehingga msh dilakukan revisi tiap tahun. Hal ini terkait blm adanya standar/undang-undang ttg arsitek.
Melakukan update secara berkesinambungan materi undang-undang arsitek terkait dengan buku pedoman yang memuat kompetensi arsitek
Close
3 Ada tim khusus yang mengkaji kurikulum pada tiap PS untuk pemutakhiran kurikulum yang di SK-kan oleh Dekan. Bukti tertuang dalam SK dekan no.222 tahun 2015
Membuat pembaharuan surat tugas penyempurnaan kurikulum
Close
4 Sudah dilakukan redesign kurikulum, dimana RPS sudah disesuaikan dengan LO/CP , semua isi pembelajaran sudah ter "breakdown" di dalam RPS. Bukti tertuang di dalam buku pedoman dan RPS pada tiap mata kuliah.
Peninjauan kembali borang yang dimaksud dikarenakan sistem sudah berjalan
Close
5 Pengembangan kurikulum belum mempertimbangkan dan mengakomodasi (a) Peraturan perundang-undangan; (b) Badan Standarisasi Nasional Perguruan Tinggi (BSNPT); (c) Kebutuhan para pemangku kepentingan; (d) Konsensus dari asosiasi pendidikan; (e) Konsensus dari asosiasi profesi nasional dan/atau internasional; (f) Capaian pembelajaran yang ditetapkan Dikti-KKNI; (g) Visi misi UB; (h) Tracer study.
klarifikasi kembali Open
6 Sudah dilakukan evaluasi selama implementasi kurikulum, penyelenggara PS telah melaksanakan pemantauan (kesesuaian dengan CP yang diharapkan) dan hasil monitoring akan tetapi masih baru diterapkan pada mahasiswa baru karena terkait implementasi KKNI baru saja diterapkan. Meskipun begitu KKNI tetap diterapkan di angkatan lama dan dilakukan evaluasi dari PS dan dilaporkan ke jurusan.
klarifikasi kembali Open
7 Ada <20% dosen menulis buku yang diterbitkan dalam 5 tahun terakhir
Sampai saat ini memang belum tercapai
Open
8 Ada dosen yg memenuhi sbg Peneliti Utama yaitu Doktor yang telah memimpin penelitian/sebagai Ketua Peneliti dan/atau penelitian mandiri dalam 15 (lima belas) penelitian, ttp dokumen terkait data ini belum ada.
Sedang dalam proses penyiapan data penelitian seperti format fakultas dan BAN PT
Open
9 Laporan hasil PkM yang telah melalui perbaikan dari hasil seminar belum melalui proses pemindaian anti plagiasi dan menunjukkan orisinalitas ?70%.
Sampai saat ini memang belum tercapai
Open
10 Publikasi hasil PkM belum dilakukan melalui jurnal dan buku atau dalam bentuk (1) makalah seminar, baik dalam bentuk oral atau poster, (2) pengajuan paten, (3) karya tulis ilmiah populer, (4) HAKI, (5) produk/ prototipe/formula, desain.
Sampai saat ini memang belum tercapai
Open
11 Publikasi hasil PkM belum dipindai melalui Proses Pemindaian Anti Plagiasi (PPAP) dan menunjukkan tingkat orisinalitas masing-masing ?95%.
Sampai saat ini memang belum tercapai
Open
12 Belum ada hasil PkM yang dipublikasikan di artikel ilmiah pada jurnal internasional.
Sampai saat ini memang belum tercapai
Open
13 KKNI baru saja diterapkan, sehingga belum dapat di evaluasi
MP evaluasi KKNI masih dalam proses pembuatan
Close
14 kurikulum KKNI baru sehingga belum dilaksanakan evaluasi
MP evaluasi KKNI masih dalam proses pembuatan
Close
15 konten masih belum sesuai Masih dalam proses penyusunan MP pendaftaran, MP KRS dan MP Ujian
Close
16 diperlukan update data hingga 2014 Masih dalam proses penyusunan data profil lulusan
Open
Dari enam belas temuan Audit Internal Mutu Siklus 14, tujuh temuan telah dapat
ditindaklanjuti oleh pihak pihak manajemen, yaitu:
a. Menyusun dan menyempurnakan Manual Prosedur yang terkait dengan evaluasi
metode penilaian mata kuliah, evaluasi KKNI, pendaftaran, KRS, Ujian
b. Melakukan pembaharuan terkait surat tim kurikulum, kompetensi sesuai undang-
undang arsitek, data penelitian dan profil lulusan
Beberapa temuan yang belum selesai ditindaklanjuti adalah:
a. Dua pernyataan auditor terkait pengembangan dan implementasi kurikulum yang
disusun secara tidak sistematis dan tidak jelas termuannya sehingga multi tafsir.
b. Beberapa tuntutan sasaran mutu UB yang memang belum bisa dicapai oleh PS S1
Arsitektur mencakup : prosentase dosen menulis buku, sistem anti plagiasi laporan
hasil PKM, sistem anti plagiasi publikasi hasil PKM serta publikasi artikel ilmiah hasil
PKM,
4.5 . Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya
NoRekomendasi
Tinjauan Manajemen Sebelumnya
AspekTindak Lanjut yang SUDAH
dilakukanKendala yang
dihadapiRencana
selanjutnya
1. Sosialisasi dan pelatihan sasaran mutu Universitas Brawijaya kepada segenap staf dan pimpinan secara berjenjang dan berkesinambungan.
Visi Misi Melalui poster, diskusi dan pelatihan
Kurang tertib dalam pelaksanaan dan kehadiran, sehingga sasaran kurang tercapai
Dilakukan lebih sering dan berkesinambungan
2. Pembenahan ulang dokumentasi sistem mutu agar lebih efektif.
Dokumentasi Perbaikan dan penertiban sistem pendokumentasian
Ketertiban PJ/ petugas
Dilakukan pemantauan secara rutin sebagai upaya kendali mutu
3. Sasaran mutu sesuai dengan criteria SMART (specific, measurable, achievable, realistic, timelines) kesegenap fungsi dan jenjang organisasi
Proses belajar mengajar
Upaya dilakukan, al ; proses PBM dilakukan melalui RPS juga koordinasi dan evaluasi RPS secara berkala
Konsistensi terhadap rencana yang telah dibuat
Ketertiban dan konsistensi terhadap sasaran mutu yang telah disepakati
4. Mekanisme yang efektif dalam menangani keluhan pelanggan (complaint management).
Pelayanan Sudah dilakukan melalui open talk , kuisener dan pengadaan kotak saran
Kehadiran dan keaktifan mahasiswa, kesungguhan mahasiswa dalam mengisi kuisener, kotak saran juga jarang dimanfaatkan oleh mahasiswa
Manajemn waktu juga sistem evaluasi ditingkatkan
5. Peningkatan kualitas sarana dan prasarana
Sarana prasarana
perbaikan meja, kursi, almari, filling cabinet, komputer, jaringan internet, dan peralatan laboratorium
Perawatan sarana prasarana
Peningkatan perawatan sarana prasarana
6. Peningkatan pelayanan kepada
Pelayanan Koordinasi dan himbauan untuk
Ketika bersamaan
Pembagian tugas lebih jelas agar
mahasiswa oleh karyawan
meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa
dengan tuntutan kerja yang lain, pelayanan jadi kurang maksimal
pelayanan dapat tertangani dengan baik
7. Evaluasi terhadap dosen oleh mahasiswa sebagai bahan evaluasi untuk penyempurnaan kuliah
Proses belajar mengajar
Sudah dilakukan melalui kegiatan open talk (3 kali dalam 1 semester; awal, tengah, akhir)
evaluasi awal /akhir semester, kehadiran mahasiswa kurang maksimal dikarenakan masa libur kuliah
Manajemn waktu juga sistem evaluasi ditingkatkan
8. Penambahan kotak saran dan kritik untuk menambah peluang input dari mahasiswa
Sarana prasarana
Sudah diadakan kotak saran
Jarang sekali mahasiswa yang memanfaatkan
Himbauan dan saran pemanfaatan sarana sebagai upaya perbaikan sistem PBM maupun sarpras di jurusan
9. Scanning terhadap dokumen dan disimpan dalam komputer agar mudah dalam pencarian data
Dokumentasi Sudah dilakukan oleh bagian recording jurusan
Ketertiban pelaksanaan
Dilakukan secara terjadwal, dengan PJ yang lebih jelas
Tinjauan manajemen yang dilakukan setelah audit mutu pada siklus sebelumnya
dievaluasi dan dinilai tingkat keberhasilan tindak lanjutnya. Tindak lanjut dari tinjauan
manajemen sebelumnya dilakukan oleh Pimpinan Jurusan dan Tim UJM melalui rapat
tinjauan manajemen.
Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya adalah sebagai berikut:
a. Direncanakan untuk melakukan sosialisasi dan pelatihan sasaran mutu Universitas
Brawijaya yang merupakan implementasi SMM ISO 9001:2008 kepada segenap staf
dan pimpinan secara berjenjang dan berkesinambungan.
b. Setelah pelaksanaan pelatihan sasaran mutu Universitas Brawijaya akan dilakukan
pembenahan ulang dokumentasi sistem mutu agar lebih efektif.
c. Perlu dilakukan penajaman dan penjabaran rumusan sasaran mutu sesuai dengan
criteria SMART (specific, measurable, achievable, realistic, timelines) kesegenap
fungsi dan jenjang organisasi
d. Perlu dirumuskan mekanisme yang efektif dalam menangani keluhan pelanggan
(complaint management).
Tindak lanjut berdasarkan Hasil Rapat Tinjauan Manajemen dan UJM
a. Peningkatan kualitas sarana dan prasarana akan diteruskan kepada pimpinan PS S1
Arsitektur untuk segera ditindak lanjuti
b. Peningkatan pelayanan kepada mahasiswa oleh karyawan segera diteruskan
kepada pimpinan Jurusan dan Kepala Urusan Tata Usaha untuk ditindaklanjuti
c. Evaluasi terhadap dosen oleh mahasiswa disampaikan secara individu kepada
dosen bersangkutan sebagai bahan evaluasi untuk penyempurnaan penyampaian
kuliah kepada mahasiswa
d. Penambahan kotak saran dan kritik untuk menambah peluang input dari mahasiswa
selain dari acara Open Talk
e. Rekaman-rekaman dokumentasi dan surat menyurat dilakukan dengan melakukan
scanning terhadap dokumen dan disimpan dalam komputer dengan folder- folder
yang dibuat agar mudah dalam pencarian data
4.6 Perubahan yang Mempengaruhi Sistem Manajemen Mutu
Perubahan dilakukan berdasarkan hasil pengukuran kinerja mutu Jurusan yang
tercantum dalam manual mutu. Perubahan tersebut antara lain:
a. Struktur organisasi Jurusan, Program Studi, Laboratorium dan UJM
b. Peta Proses Bisnis Jurusan yang diuraikan dalam siklus PDCA masing-masing
proses, yaitu pada proses layanan akademik (pendidikan), penelitian,pengabdian
dan administrasi.
Dengan adanya perubahan-perubahan pada manual mutu program studi akan
mempengaruhi implementasi sistem manajemen mutu internal PS S1 Arsitektur FT UB.
Usulan perubahan yang dilakukan berdasarkan kondisi eksternal berupa
penyempurnaan manual mutu Fakultas terkait tata kelola terbaru yang di tetapkan
universitas. Salah satu penyempurnaan yang ada menyangkut kedudukan laboratorium dan
UJM di bawah Fakultas, Perubahan yang diusulkan antara lain:
c. Kejelasan tupoksi PS, Laboratorium, UJM yang diatur dalam manual mutu, SK
pengangkatan dan operasional kegiatan rutin
d. Operasional kegiatan rutin harus mewujud dalam PDCA sistem manajemen mutu di
tingkat Fakultas (GJM) maupun Universitas (PJM) berupa kegiatan rutin yang
dilaksanakan dan di informasikan kepada unit kerja terkait
Dengan adanya penyempurnaan pada manual mutu tingkat Fakultas dan Universitas akan
mempengaruhi sistem manajemen mutu internal PS S1 Arsitektur FT UB
4.7 Saran dan Masukan untuk Perbaikan Sistem Manajemen Mutu
Dari rapat tinjauan manajemen, direkomendasikan beberapa hal untuk peningkatan
kinerja PS S1 Jurusan Arsitektur FT UB, antara lain:
a. Penajaman terhadap tupoksi Unit Pelaksana sasaran mutu Universitas Brawijaya di
PS S1 Jurusan Arsitektur FTUB
b. Pembenahan ulang dokumentasi sistem mutu agar lebih efektif.
c. Perumusan mekanisme yang efektif dalam operasionalisasi dokumen sistem mutu
Rekomendasi terkait PJM Universitas Brawijaya dan GJM Fakultas Teknik UB untuk
peningkatan kinerja PJM dan GJM, antara lain:
a. PJM UB harus memperhatikan dengan sungguh-sungguh usulan dari PS terkait waktu pelaksanaan AIM di awal tahun atau di pertengahan tahun sehingga
rentang waktu evaluasi tinjauan manajemen yang dilakukan unit kerja tidak terlalu lama
b. GJM FT UB harus melakukan koordinasi secara rutin dengan UJM PS S1 di
lingkungan Fakultas Teknik untuk sosialiasasi borang baru yang di implementasikan,
sharing informasi sistem Manajemen Mutu antar PS sehingga permasalahan
manajemen mutu dapat diatasi sedini mungkin
c. PJM dan GJM harus menjadi pelopor bahwa audit internal mutu terhadap sistem manajemen mutu di lingkungan UB tidak hanya sekedar formalitas belaka namun dapat menyentuh subtansi permasalahan yang terjadi di Lapangan
d. Salah satu solusi diusulkan untuk penyelenggaraan AIM berikutnya adalah
memberikan contoh baik borang maupun dokumen yang ideal dan disebarkan di
seluruh unit kerja sebagai upaya transfer of knowledge secara cepat dan terwujud
penjaminan mutu skala UB yang baik dan benar
BAGIAN V. PENUTUP
Kesimpulan dari hasil tinjauan manajemen yang sudah dilakukan antara lain:
1. Tingkat Efektifitas dan Efisien Organiasasi Penjaminan Mutu di PS S1 Arsitektur
sudah diupayakan maksimal dengan beberapa permasalahan yang masih perlu
penyelesaian baik karena aspek internal maupun eksternal.
2. Hal-hal yang masih menjadi tanggungan akan diupayakan dengan perbaikan secara
bertahap sesuai prioritas yang ada.
3. Tingkat efektifitas sistem manajemen mutu di lingkup Program Studi terkendala
dengan tidak adanya koordinasi GJM dan UJM dalam evaluasi dan monitoring di
tingkat PS sesuai dengan OTK Universitas Brawijaya.
4. Tingkat Efisien organisasi pelaksanaan di tingkat Program Studi masih belum
tercapai, Ketua Program Studi masih belum mampu mendistribusikan tugas dan
kewajibanya sehingga Tinjauan Manajemen PS masih jauh dari sempurna. Hal ini
tidak lepas dari perubahan borang Tinjauan Manajemen di Tingkat GJM maupun PJM
yang di berikan secara mendadak kurang dari 14 hari pelaksanaan AIM siklus 15
Ucapan terima kasih dan puji Syukur dihaturkan kepada Allah SWT yang telah
memberikan kelancaran, kesehatan dan kekuatan kepada segenap civitas akademika PS
S1 Arsitektur FT UB untuk melakukan Tinjauan Manajemen secara rutin Ucapan terima
kasih diberikan kepada staf kependidikan dan tim UJM PS S1 Arsitektur FT UB yang
membantu kelancaran tersusunnya tinjauan Manajemen ini
top related