fungsi manajemen

FUNGSI MANAJEMEN

Menurut George Robert Terry:“manajemen adalah pencapaian tujuan yang telah ditetapkan

terlebih dahulu dengan menggunakan kegiatan orang lain yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan (planning),

pengorganisasian (organizing), penggerakan (actuating), dan pengendalian (controlling)

A. Planning (Perencanaan)Pengertian Perencanaan:

Adalah suatu proses untuk merumuskan masalah-masalah kesehatan di lingkungan masyarakat, menentukan kebutuhan dan sumber daya yang tersedia, menetapkan tujuan program yang paling pokok dan menyusun langkah-langkah untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

4 (empat) tingkat kemampuan dasar dalam kegiatan perencanaan:

Insight: kemampuan untuk menghimpun fakta dengan jalan mengadakan penyelidikan terhadap hal-hal yang berhubungan dengan masalah yang direncanakan.

Forsight: kemampuan untuk memproyeksikan atau menggambarkan jalan atau cara-cara yang akan ditempuh, memperkirakan keadaan-keadaan yang mungkin timbul sebagai akibat dari kegiatan yang dilakukan.

Studi eksploratif: kemampuan untuk melihat segala sesuau secara keseluruhan, sehingga diperoleh gambaran secara integral dari kondisi yang ada.

Doorsight: kemampuan untuk mengetahui segala cara yang dapat menyamarkan pandangan, sehingga memungkinkan untuk dapat mengambil keputusan.

Melalui Perencanaan maka akan dapat diketahui:

Tujuan dan cara mencapainyaJenis/struktur organisasi yang dibutuhkanJenis dan jumlah staf yang diinginkan dan uraian tugasnyaSejauh mana efektifitas kepemimpinan dan pengarahan

yang dibutuhkanBentuk dan standart pengawan yang akan dilakukan.

Keuntungan dengan tersusunnya perencanaan yang baik

Perencanaan menyebabkan berbagai macam aktifitas organisasi untuk mencapai tujuan tertentu dapat dilakukan secara teratur

Perencanaan akan mengurangi atau menghilangkan jenis pekerjaan yang tidak produktif

Pencarian dapat dipakai sebagai alat pengukur hasil yang dicapai

Perencanaan memberi suatu landaasan pokok fungsi manajemen lainnya, terutatama fungsi Pengawasan

Kerugian dengan tersusunnya Perencanaan

Perencanaan mempunyai keterbatasan dalam hal ketepataan

Perencanaan memerlukan biaya yang cukup banyakPerencanaan mempunyai hambatan psikologisPerencanaan menghambat timbulnya inisiatifPerencanaan menyebabkan terhambatnya tindakan yang

perlu diambil

Langkah-langkah Perencanaan

1. Analisis data mengumpulkan data & fakta.2. Mengidentifikasi masalah dan penetapan prioritas

masalah3. Merumuskan tujuan program dan besarnya target yang

ingin dicapai4. Mengkaji kemungkinan adanya hambatan dan kendala

dalam pelaksaan program5. Menyusun rencana kerja operasional (RKO)

Jenis informasi yang diperlukan untuk perencanaan kesehatan adalah:

1. Penyakit dan kejadian sakit yang berkembang disuatu wilayah kerja

2. Data kependudukan3. Jenis dan organisasi pelayanan kesehatan yang tersedia

di suatu wilayah4. Keadaan lingkungan dan aspek geografisnya5. Sarana dan sumber daya penunjang lainnya

B. Organizing (Pengorganisasian)Pengertian Pengorganisasian:

adalah suatu langkah untuk menetapkan, menggolong-golongkan dan mengatur berbagai macam kegiatan, penetapan tugas-tugas dan wewenang seseorang dan pendelegasian wewenang dalam rangka mencapai tujuan

Manfaat Pengorganisasian

Melalui fungsi pengorganisasian maka akandapat diketahui:Pembagian tugas untuk perorangan dan kelompokHubungan organisatoris antar orang-orang dalam

organisasi tersebut melalui kegiatan yang dilakukannyaPendelegasian wewenangPemanfaatan staff dan fasilitas fisik

Langkah-langkah PengorganisasianTujuan organisasi harus dipahami oleh stafMembagi habis pekerjaan dalam bentuk kegiatan-kegiatan pokok

untuk mencapai tujuanMenggolongkan kegiatan-kegiatan pokok ke dalam satuan-satuan

kegiatan yang praktis(elemen kegiatan)Menetapkan berbagai kewajiban yang harus dilaksanakan oleh staf

dan menyediakan fasilitas yang diperlukanPenugasan personil yang cakap (memilih staf yang dipandang

mampu melaksanakan tugas)Mendelegasikan wewenang

C. Actuating (Pelaksanaan)Pengertian Pelaksanaan:

Adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha-usaha organisasi.

Tujuan fungsi Pelaksanaan

Menciptakan kerjasama yang lebih efisienMengembangkan kemampuan dan ketrampilan stafMenumbuhkan rasa memiliki dan menyukai pekerjaanMengusahakan suasana lingkungan kerja yang

meningkatkan motivasi dan prestasi kerja stafMembuat organisasiberkembang lebih dinamis

Kepemimpinan adalah kemampuan seseorang untuk memberikan pengaruh kepada perubahan perilaku orang lain baik secara langsung atau tidak.Perbedaan antara seorang Pemimpin dan Bukan Pemimpin

PEMIMPIN BUKAN PEMIMPINMemberi semangat

pengikutnyaMenyelesaikan pekerjaan dan

mengembangkan pengikutnyaMenunjukkan kepada

pengikutnya bagaimana menjalankan suatu pekerjaan

Memikul kewajiban/tanggungjawab

Memperbaiki kegagalan yang terjadi dalam pencapaian tugas

Memaksa/menarik pengikutnya

Menyelesaikan pekerjaan dengan mengorbankan pengikutnya

Memberikan kekuatan dengan ancaman dan paksaan

Melepas tanggungjawabMenyalahkan orang lain

atas kegagalan yang dialami

D. Controlling (Pengendalian)Fungsi ini memiliki kaitan yang erat dengan ketiga fungsi

lainnya, terutama fungsi perencanaan. Melalui fungsi pengendalian, standart keberhasilan selalu harus dibandingkan dengan hasil yang telah dicapai atau yang mampu dikerjakan.

Prinsip PengawasanPengawasan yang dilakukan harus dimengerti oleh staf dan

hasilnya mudah diukurFungsi pengawasan merupakan kegiatan yang amat

penting dalam upaya mencapai tujuan organisasiStandart unjuk kerja yang akan diawasi perlu dijelaskan

kepasa semua staf

Standart PengawasanAda 2 jenis standar pengawasan:1. Norma: didasarkan atas pengalaman masa lalu dalam

pelaksanaan program yang sejenis atau dalam situasi sama.

2. Kriteria: standar yang diharapkan dari upaya-upaya pelayanan tertentumisalnya: setiap kader kesehatan harus mampu menyiapkan campuran larutan garam gula, menjelaskan program KB.

Proses PengawasanMengukur hasil/prestasi yang telah dicapaiMembandingkan hasil yang telah dicapai dengan tolak ukur

atau standar yang telah ditetapkan sebelumnyaMemperbaiki penyimpangan yang dijumpai berdasarkan

faktor-faktor penyebabnya, kemudian menetapkan langkah-langkah untuk mengatasinya.

Manfaat PengawasanDapat diketahui apakah suatu kegiatan telah dilakukan sesuai

dengan standar atau rencana kerja dengan menggunakan sumberdaya yang telah ditetapkan

Dapat diketahui adanya penyimpangan pada pengetahuan dan pengertian staf dalam melaksanakan tugas-tugasnya

Dapat diketahui apakah waktu dan sumberdaya lainnya telah mencukupi kebutuhan yang telah digunakan secara benar

Dapat diketahui sebab-sebab terjadinya penyimpanganDapat diketahui staf yang perlu diberikan penghargaan atau

bentuk promosi dan latihan lanjutan.

Beberapa Gejala yg Memerlukan Pengawasan & PengendalianTerjadinya penurunan pendapatan & tdk jelas

apa penyebabnyaPenurunan kualitas Pelayanan (adanya

keluhan pelanggan)Ketidakpuasan Pegawai (keluhan peg,

produktivitas turun)Biaya yang melebihi anggaranTidak terorganisasinya pekerjaan dg baik

Tidak

Ya

Menetapkan Standar& Metode Penilaian Kinerja

Penilian Kinerja

KesesuaianPencapaian

standar Kinerja

Tujuan Tercapai

Pengambilan Tindakan Koreksidan melakukan Evaluasi ulang

atas standar yg telah ditetapkan

Langkah - Langkah dalam Proses Pengawasan

Pengawasan Berdasarkan Fungsi Operasional dalam MenejemenPengawasan di Bagian SDM, sesuai dg Job

Description, Kompensasi diberikan sesuai aturan & harapan pegawai, tiga kunci pokok dalam memahami SDM yang dapat diawasi & dikendalikan adalah: motivation, satisfaction, leadership

Pengawasan di Bagian Informasi, perubahan harga, kepuasan pelanggan, Peraturan Pemerintah

Pengawasan di Bagian Keuangan, telah dipenuhi kewajiban (hutang) perusahaan, apakah alokasi dana mampu mencapai target : neraca, laporan Rugi Laba dan penyimpangan anggaran, analisa Ratio Keuangan (rasio likuiditas, rasio leverage rasio profitabilitas)

Pengawasan di Bagian Pemasaran, bgmn persh mampu mengidentifikasi keinginan & kebutuhan pelanggan demi pemuasan pelanggan secara efektif dg 4 P

Pengawasan di Bagian Operasi & Produksi, bgmn sistem prod atau operasi dari mulai rencana prod dirumuskan hingga kemampuan persh menghasilkan barang atau jasa dr faktor produksi yg dimiliki persh

Kerjakan soal-soal berikut ini!1) Menurut pendapat kalian apa yang

dimaksud dengan manajemen !2) Mengapa manajemen diperlukan?3) Mengapa perencanaan sangat dibutuhkan

oleh suatu organisasi?4) Apa peran manajer dalam suatu organisasi /

perusahaan?5) Sebutkan 3 kategori yang harus dimiliki

manager !

1) Manajemen   adalah suatu seni dan ilmu tentang cara mengatur, memimpin, dan mengendalikan semua sumber (resources) dalam rangka mencapai hasil atau tujuan tertentu.

2) Agar tujuan organisasi dapat dicapai secara efektif ( mengerjakan pekerjaan yang benar / Doing the right things) dan efisien ( mengerjakan pekerjaan dengan benar / doing things right)

3) Agar dapat diketahui tujuan dan cara mencapainya4) Individu yang bertanggung jawab secara langsung

untuk memastikan semua aktivitas dalam organisasi dijalankan bersama dg anggota organisasi.

5) Keterampilan konseptual (conceptional skill) Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill) Keterampilan teknis (technical skill)