faktor faktor yang mempengaruhi … · 5. mempunyai masukan (input) ... berbagai jenis alat fisik...
Post on 31-Mar-2018
233 Views
Preview:
TRANSCRIPT
FAKTOR – FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEBERHASILAN DAN
KEGAGALAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI
Oleh :
Ilham Arief Gautama
P056111541.48
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2012
Dr. Ir. Arief Imam Suroso, M.Sc(CS)
I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam era globalisasi yang sudah sedemikian pesatnya suatu perusahaan
atau organisasi dihadapkan pada suatu persaingan yang ketat dan keras. Kondisi
demikian membuat perusahaan tidak hanya berfikir utntuk bagaimana mampu
mengahasilkan produksi yang baik dan berkualitas, tetapi perusahaan juga dituntut
untuk mampu bersaing secara lebih efektif dan efisien dalam menjalani bisnisnya.
Paradigma suatu perusahaan atau organisasi kini mau tidak mau harus melihat
bagaimana penggunaan sistem dan teknologi informasi dalam perusahaan mampu
membuat perusahaan memiliki kemampuan dan dasa saing yang lebih baik. Untuk
menunjang hal tersebut informasi menjadi salah satu sumberdaya yang harus
dikelola secara baik sehingga dapat menciptakan nilai tambah bagi organisasi.
Informasi yang cepat dan akurat menjadi faktor penentu pengambilan keputusan
bisnis yang tepat yang pada akhirnya mampu meningkatkan penjualan dan
keuntungan bisnis perusahaan.
Dalam implementasinya, pengembangan sistem informasi yang juga
ditujukan untuk mengelola sumber daya organisasi tentu sangat diperlukan
pengorganisasian yang teratur dan saling berintegrasi agar tujuan dari penerapan
sistem informasi tersebut dapat tercapai tepat sasaran dan akan meminimalisir
terjadinya tumpang tindih dengan perubahan operasi organisasi akibat penerapan
sistem informasi berbasis komputer. Namun penggunaan ataupun implementasi
sistem informasi ini bukan lah suatu investasi yang kecil, perlu benar-benar
analisis yang tepat agar investasi yang seemikian besarnya dapat menghasilkan
suatu hal yang berguna dan sejalan dengan tujuan perusahaan. Selain besarnya
investasi yang dibutuhkan dalam penerapan sistem informasi ini, tentunya
kapabilitas dari sumberdaya manusia yang akan menggunakan sistem tersebut
perlu benar-benar disesuaikan agar mampu memaksimalkan segala potensi
manfaat dari penggunaan sistem tersebut. Atas pertimbangan tersebut diperlukan
suatu upaya yang tepat agar penerapan sistem informasi dapat mengelola
sumberdaya informasi yang ada menjadi lebih efektif dan efesien dan mampu
memaksimalkan nilai pelanggan dan bisnis perusahaan untuk mendukung
perkembangan organisasai / bisnis dan dapat meningkatkan daya saing organisasi.
1.2 Tujuan
Tujuan dari pembuatan paper ini yaitu untuk mengetahui faktor faktor yang
berperan dalam menentukan keberhasilan dan kegagalan penerapan sistem Informasi di
sebuah perusahaan atau organisasi.
2.2 TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem
Sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau
elemen atau subsistem yang saling bekerjasama atau yang dihubungkan dengan
cara-cara tertentu sehingga membenyuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu
fungsi guna dalam mencapai suatu tujuan. Suatu sistem mempunyai karakteristik
sebagai berikut:
1. Mempunyai komponen (components)
Komponen sistem adalah segala sesuatu yang menjadi bagian penyusun
sistem. Komponen sistem dapat berupa benda nyata maupun abstrak.
2. Mempunyai batas (boundary)
Batas sistem diperlukan untuk membedakan satu sistem dengan sistem
yang lain.
3. Mempunyai lingkungan (environment)
Lingkungan sistem adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem.
Lingkungan sistem dapat menguntungkan ataupun merugikan.
4. Mempunyai penghubung atau antar muka (interface) antar komponen
Penghubung atau antar muka merupakan komponen sistem, yaitu segala
sesuatu yang bertugas untuk menjembatani hubungan antar komponen
dalam sistem.
5. Mempunyai masukan (input)
Masukan merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang perlu
dimasukkan kedalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut
untuk menghasilkan keluaran yang berguna.
6. Mempunyai pengolahan (processing)
Pengolah merupakan komponen sistem yang mempunyai peran utama
mengolah masukan agar menghasilkan keluaran yang berguna bagi para
pemakainya.
7. Mempunyai keluaran (output)
Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam
bentuk pengolahan yang dihasilkan oleh komponen pengolahan.
8. Mempunyai sasaran (objectives) dan tujuan (goal)
Sasaran berbeda dengan tujuan. Sasaran adalah apa yang ingin dicapai
oleh sistem untuk jangka waktu yang relatif pendek. Sedangkan tujuan
merupakan kondisi/hasil akhir yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka
waktu yang panjang.
9. Mempunyai kendali (control)
Bagian kendali mempunyai peran utama menjaga agar proses dalam
sistem dapat berlangsung dengan normal sesuai dengan batasan yang telah
ditetapkan sebelumnya.
10. Mempunyai umpan balik (feedback)
Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali (control) sistem untuk
mengecek terjadinya penyimpangan proses dalam sistem dan
mengembalikannya dalam kondisi normal.
Nilai sebuah informasi lebih berharga daripada nilai investasi. Oleh karena
itu, dalam membuat sebuah informasi diperlukan sebuah sistem yang dapat
membuat sebuah informasi yang tepat dan akurat. Sistem Informasi Manajemen
perlu didefinisikan lebih detail untuk mendapatkan informasi yang lebih spesifik.
Model umum suatu sistem adalah terdiri atas masukan (input), pengolah
(process), dan keluaran (output), sebagaimana ditunjukkan oleh gambar berikut:
Gambar 1. Model Umum Suatu Sistem
2.2 Sistem Informasi
McLeod (1996) medefinisikan sistem informasi sebagai suatu sistem
berbasis komputer yang menyajikan informasi sesuai dengan kebutuhan pengguna
(user). Dengan informasi tersebut, pengguna dapat mengetahui tentang apa yang
telah terjadi di masa lalu, sekarang, dan dugaan kejadian di masa yang akan
datang. Informasi dapat disajikan dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus
atau simulasi matematik. O’Brien (2000) menyatakan bahwa sistem informasi
Input Proses Output
merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan
komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan
menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem
informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan
berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi
(software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya
data) sejak permulaan peradaban. Kelima hal tersebut merupakan komponen yang
menyusun sebuah sistem informasi.
Gambar 2. Komponen Vital Sistem Informasi
Lebih lanjut lagi O’Brien (2000) menyebutkan bahwa sistem informasi
memiliki tiga pernanan penting untuk sebuah perusahaan, yaitu:
a. Mendukung proses operasi bisnis
b. Mendukung pengambilan keputusan para pegawai dan manajernya
c. Mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif
Fungsi dari sebuah sistem informasi menurut O’Brien (2000) adalah:
a. Area fungsional utama yang mendukung keberhasilan bisnis, sperti
fungsi akuntansi, keuangan, manajemen opeasional, pemasaran, dan
manajemen sumber daya manusia
b. Kontributor penting dalam efisiensi operasional, produktifitas, dan
moral pegawai, serta layanan dan kepuasan pelanggan
c. Sumber utama informasi dan dukungan yang dibutuhkan untuk
menyebarluaskan pengambilan keputusan yang efektif oleh para
manajer dan praktisi bisnis
d. Bahan yang sangat penting dalam mengembangkan produk dan jasa
yang kompetitif, yang memberikan organisasi kelebihan strategis
dalam pasar global
e. Peluang berkarier yang dinamis, memuaskan, serta menantang bagi
jutaan pria dan wanita
f. Komponen penting dari sumber daya, infrastruktur, dan kemampuan
perusahaan bisnis yang membentuk jaringan
Terdapat 4 tingkatan sistem informasi, yaitu operasional, manajemen
tingkat bawah, manajemen tingkat menengah, dan manajemen tingkat atas.
Keputusan yang diambil oleh keempat tingkatan manajemen tersebut mempunyai
sifat yang berbeda, ada tingkat operasional bersifat fungsional, manajemen tingkat
bawah bersifat pengawasan, tingkat menengah bersifat taktik dan tingkat atas
bersifat strategi. Elemen dasar sistem informasi manajemen terdiri dari 6 elemen
dasar, yaitu : fungsi objectif, bank data, input device, output device, kemampuan
proses yang memadai dan mekanisme feedback .
Tujuan dari sistem informasi adalah menghasilkan informasi-informasi
(information) dari data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para
pemakainya. Sistem informasi dapat diterapkan secara internal dan eksternal
perusahaan. Secara eksternal, sistem informasi yang ada ditarik keluar
menjangkau ke pelanggan. Secara internal sistem informasi dapat diterapkan di
dalam fungsi-fungsi organisasi atau di tingkatan-tingkatan organisasi. Sistem
informasi secara sederhana dapat dikatakan bahwa kelompok dari sumberdaya
perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software, program dan prosedur),
orang (pengelola dan pengguna) untuk melaksanakan pengolahan data untuk
menghasilkan informasi. Agar dapat berguna informasi harus didukung oleh tiga
pilar sebagai berikut :
Tepat kepada orangnya atau relevan (relevance)
Tepat waktu (timeliness)
Tepat nilainya atau akurat (accurate)
2.3 Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi manajemen dapat didefinisikan sebagai sekumpulan
subsistem yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk
satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerjasama antara bagian satu dengan
bagian lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan
data, menerima masukan (input) berupa data-data, kemudian mengolahnya
(processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi denagai dasar
bagi pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat
dirasakan akibatnya baik saat ini maupun dimasa yang akan datang, mendukung
kegiatan operasional, menejerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan
berbagai sumberdaya yang ada dan tersedia bagi fungsi tersebut guna mencapai
tujuan.Sistem informasi menggunakan SDM (people), perangkat keras
(hardwere), perangkat lunak (softwere), data dan jaringan kerja (network) untuk
menampilkan aktivitas input, processing, output, storage, dan control yang
mengubah sumberdaya data menjadi produk informasi.
Agar Sistem Informasi Manajemen dalam suatu organisasi dapat
beroperasi secara lebih efektif, maka perlu diperhatikan tentang beberapa unsur
penting berikut:
1. Data yang dibutuhkan
2. Kapan data dibutuhkan
3. Siapa yang membutuhkan
4. Dimana data dibutuhkan
5. Dalam bentuk apa data dibutuhkan
6. Prioritas yang diberikan dari bermacam data
7. Prosedur/mekanisme yang digunakan untuk memproses data
8. Bagaimana pengaturan umpan balik
9. Mekanisme evaluasi yang digunakan.
SIM yang baik akan mampu menyediakan data dan kemampuan analisis
perhitungan data-data. Dalam suatu organisasi, setiap tingkatan manajemen
mempunyai kebutuhan-kebutuhan rencana sendiri yang berbeda. SIM yang
dikembangkan harus mampu mendukung setiap kebutuhan tersebut. Dengan
demikian suatu SIM manajemen yang baik harus mampu memberikan dukungan
pada proses-proses berikut:
- Proses perencanaan
- Proses pengendalian
- Proses pengambilan keputusan.
III. PEMBAHASAN
3.1 Tantangan, Perkembangan dan Tujuan Teknologi Informasi
Keberhasilan sistem informasi tidak seharusnya diukur hanya melalui
efisiensi dalam hal meminimalkan biaya, waktu, dan penggunaan sumber daya
informasi. Keberhasilan juga diukur dari efektivitas teknologi informasi dalam
mendukung strategi bisnis organisasi, memungkinkan proses bisnisnya,
meningkatkan struktur organisasi dan budaya, serta, meningkatkan nilai
pelanggan dalam bisnis perusahaan.
Gambar 3. Pengelolaan Teknologi Informasi Untuk Menunjang Proses Bisnis
Tantangan bisnis / teknologi informasi meliputi 1. kebutuhan atas
kecepatan dan fleksibilitas pengembangan siklus produk, proses manufaktur, dan
siklus pengiriman, 2. Perekayasaan ulang dan intehrasi lintas fungsi proses bisnis
dengan menggunakan teknologi internet., 3. Integrasi e-business dan e-commerce
ke dalam strategi, proses, struktur, dan budaya organisasi. Perkembangan bisnis /
teknologi informasi meliputi 1. Penggunaan internet, intranet, ekstranet, dan Web
sebagai infrastruktur teknologi informasi utama, 2. Difusi teknologi Web untuk
para pegawai, pelanggan, dan pemasok yang bekerja dengan internet, 3. Komputer
berjaringan global, kerja sama, dan sistem pendukung keputusan. Tujuan bisnis /
teknologi informasi meliputi 1. Memberi para pelanggan yang mereka inginkan,
Perusahaan Bisnis
Strategi/Proses/Struktur/budaya
Teknologi
Informasi
Nilai Pelanggan
dan Nilai Bisnis
kapan dan bagaimana mereka menginginkan, dengan harga terendah, 2.
Koordinasi pemanufakturan dan proses bisnis dengan para pemasaran dan
pelanggan, 3. Kemitraan saluran pemasaran dengan para pemasok dan distributor.
3.2 Keberhasilan dan Kegagalan Penerapan Sistem Informasi
3.2.1 Faktor Penunjang Keberhasilan Penerapan Sistem Informasi
Komputer yang merupakan teknlogi terkini memiliki peranan yang sangat
vital dalam keberhasilan implementasi teknologi dan sistem informasi. Dengan
demikian berbagai organisasi kini telah berinvestasi dengan mengalokasikan
anggaran perusahaan yang cukup besar untuk pengadaan teknologi tersebut.
Untuk itu diperlukan analisa mengenai faktor-faktor teknis, ekoomis,
organisasional, dan operasional yang menunjang sistem informasi yang bagus dan
layak secara bisnis. Meskipun suatu organisasi telah menerapkan sistem informasi
untuk menunjang aktivitasnya, penerapan tersebut bisa berhasil ataupun tidak.
Seringkali penerapan sistem informasi, terutama yang berbasis IT menjadi gagal.
Kegagalan tersebut bisa berarti proyeknya tidak selesai ataupun telah
diimplementasikan namun penggunaannya tidak efektif atau bahkan tidak
digunakan.
Besarnya biaya yang harus dikeluarkan dalam penerapan sistem informasi,
suatu organisasi memerlukan studi kelayakan sehinggga baik secara teknis,
ekonomis, operasional dan organisasional penerapan sistem informasi layak
secara bisnis. Akan tetapi pada umumnya keuntungan yang diakibatkan dari
penerapan sistem informasi sangat sulit bahkan tidak dapat dihitung. Beberapa hal
yang dapat menjadi perhatian berkaitan dengan biaya dan peran sistem informasi
tersebut adalah ketepatan, kecepatan dan reporting interval. Ketepatan yang
semakin tinggi umumnya meningkatkan biaya, sehingga diperlukan pertimbangan
bahwa ketepatan hanya akan dipertahankan dan ditingkatkan apabila ketepatan
tersebut dapat meningkatkan nilai suatu keputusan. Semakin cepat suatu informasi
diperoleh maka semakin mahal informasi tersebut. Informasi yang dapat diperoleh
lebih cepat dapat dijadikan sebagai sarana untuk mengidentifikasi masalah yang
terjadi lebih dini sehingga dapat dihasilkan resolusi yang lebih baik. Informasi
yang semakin sering diperbaharui (reporting interval ) akan menyebabkan biaya
yang semakin tinggi pula. Proses pengambilan keputusan yang dipengaruhi
cepatnya perubahan informasi akan mempengaruhi kecepatan suatu informasi
untuk dapat diperbaharui.
Studi kelayakan merupakan studi pendahuluan untuk menyelidiki
kebutuhan informasi, tujuan, hambatan, sumberdaya yang digunakan, biaya,
keuntungan, kelayakan. Tujuan studi kelayakan untuk mengevaluasi alternatif
sistem dan mengusulkan sistem yang paling layak yang diinginkan
pengembangannya. Evaluasi ini meliputi, kelayakan organisasi, kelayakan
ekonomi, kelayakan teknis dan kelayakan operasi. Kelayakan organisasi untuk
mengetahui sejauh mana sistem informasi dapat mendukung kegiatan organisasi.
Kelayakan ekonomi untuk mengetahui besarnya biaya yang dapat dihemat setelah
menerapkan sistem, peningkatan pendapatan, keuntungan, dan keuntungan lain.
Kelayakan teknis untuk melihat sejauh mana perangkat keras dan lunak dapat
diandalkan untuk memenuhi kebutuhan sistem, cara memperoleh dan
mengembangkannya. Kelayakan operasi untuk mengetahui keinginan dan
kemampuan manajemen, karyawan, pelangan, pemasok dan pengguna lain untuk
mengoperasikan, menggunakan dan mendukung sistem yang diusulkan.
Perkembangan organisasi yang dinamis mengharuskan organisasi perlu
melakukan penyempurnaan sistem informasinya. Penyempurnaan sistem
informasi ini dapat dilakukan melalui tahapan – tahapan yaitu analisa sistem,
desain sistem, implementasi sistem dan review sistem. Analisa sistem dilakukan
atas dasar pertimbangan bahwa pada masa yang akan datang organisasi akan
tumbuh terus menerus sehingga membutuhkan penyesuaian terhadap sistem yang
lama agar tidak terjadi masalah. Masalah – masalah utama yang terjadi di dalam
sistem dapat diketahui melalui survei yang intensif terhadap sistem dan kebutuhan
pengolahan data pada masa yang akan datang. Hasil – hasil survei dikumpulkan
untuk merancang rekomendasi bagi bagi revisi sistem yang ada atau dengan
melakukan pengembangan sistem baru. Analisa sistem harus dapat mengetahui
kebutuhan informasi para manajer dan pemakai sistem lainnya, mengetahui
masalah – masalah yang terjadi, mengetahui uraian lengkap operasi sistem. solusi
tentatif yang berkembang setelah diketahuinya masalah perlu dievaluai dengan
melibatkan end user, agar tidak terjadi penyimpangan dari tujuan organisasi dan
tujuan penerapan sistem informasi. Yang terakhir dilakukan pada tahap analisa
sistem adalah mengeluarkan rekomendasi kepada manajemen.
Tahap desain sistem merupakan proses yang menyiapkan spesifikasi
dengan rinci untuk mengembangkan suatu sistem baru. Spesifikasi sistem dimulai
dari penentuan spesifiksi output sistem yang terdiri dari isi, format, volume dan
frekuensi laporan dan dokumen, menentukan spesifikasi input sistem, diikuti
dengan penentuan desain hal – hal yang diangggap penting meliputi langkah
pengolahan, prosedur, pengendalian dan persiapan dalam implementasi. Pada
tahap implementasi sistem, apabila sistemnya berasal dari revisi sistem yang lalu
maka langkah pertama yang dilakukan adalah penjadwalan berbagai aktivitas
sehingga dapat terkordinasi dengan baik. Langkah selanjutnya adalah penerimaan
pegawai baru atau pelatihan serta realokasi pegawai yang lama apabila diperlukan.
Apabila yang diterapkan sistem baru, maka prosedur – prosedur perlu dilakukan
pengujian, seperlunya dapat dimodifikasi dan dikembangkan sehingga dapat
menyesuaikan dengan sistem yang lama. Sistem baru yang telah siap untuk mulai
berfungsi, dapat segera diaplikaskan secara simultan dengan sistem yang lama
dalam waktu yang singkat. Hasil dari sistem baru tersebut kemudian
diperbandingkan dengan sistem yang lama.
Tahap review sistem dilakukan untuk mengetahui kelemahan – kelemahan
penerapan sistem yang mungkin tidak terlihat dengan jelas. Review sistem
dilakukan secara periodik sepanjang umur sistem. Review akan menunjukan perlu
tidaknya modifikasi sistem yang berjalan atau bahkan mengganti dengan sistem
yang baru. Tidak semua penerapan SI/TI berhasil sesuai dengan yang diharapkan.
Implementasi SI/TI bukan hanya komputerisasi proses manual. Jika hanya
komputerisasi maka perusahaan tidak akan mencapai tujuan yang diinginkan.
Kegagalan perusahaan menerapkan SI/TI salah satunya disebabkan pemahaman
yang kurang tepat tentang bagaimana SI/TI memperlakukan dan diperlakukan
dalam proses bisnis perusahaan. Beberapa perusahaan menganggap penerapan
SI/TI hanyalah sebagai gengsi untuk meningkatkan citra. Akibatnya penerapan
SI/TI tidak dikelola dengan baik, hanya sekedar otomisasi aktivitas manual dan
menunjukkan kepada pihak eksternal bahwa perusahaan mereka sudah memakai
SI/TI untuk menopang bisnis. (Usnodo, 2010). Dengan berbagai fakta yang
menunjukkan bahwa peluang kegagalan penerapan sistem informasi terutama
yang berbasis komputer sangat besar, maka sebaiknya dalam pembuatan sistem
informasi harus melalui proses yang tepat.
3.2.1 Kegagalan Penerapan Sistem Informasi
Tidak semua penerapan SI/TI berhasil sesuai dengan yang diharapkan.
Implementasi SI/TI bukan hanya komputerisasi proses manual. Jika hanya
komputerisasi maka perusahaan tidak akan mencapai tujuan yang diinginkan. Pada
pelaksanaanya proyek sistem informasi menghadapi kemungkinan untuk berhasil
maupun gagal. Tingkat resiko kegagalan menurut Kenneth & Jane (2007)
tergantung dari :
- Ukuran proyek, dimana semakin besar biaya, waktu, organisai dan jumlah
staff semakin besar resiko kegagalan proyek.
- Struktur proyek, dimana adanya strutur proyek yang baik dengan
kebutuhan yang jelas dan tegas akan mengurangi kegagalan suatu proyek.
- Pengalaman dengan teknologi, dimana kurangnya keahlian dan
pengalaman dari anggota proyek terhadap penggunaan teknologi akan
meningkatkan resiko kegagalan proyek.
Sugiarsono (2003) menyebutkan bahwa kegagalan proyek sistem
informasi dapat disebabkan karena ketidakpahaman top executive perusahaan
tentang manfaat penerapan sistem informasi di perusahaannya. Mereka tidak
memahami sistem informasi tersebut dapat membantu untuk proses bisnis apa
saja. Hal tersebut dialami oleh salah satu stasiun televisi lokal yang telah membeli
software aplikasi canggih dan hardware pendukungnya namun terpaksa menunda
pengimplementasiannya lantaran tidak memahami pemanfaatannya.
Lyytinen and Hirschheim’s (1987) dalam Goulielmos (2003) menyebutkan
beberapa faktor kegagalan penerapan sistem informasi, yaitu:
- Correspondence failure, sistem informasi tidak mampu memenuhi tujuan
dari desainnya.
- Interaction failure. Pengguna jarang atau tidak merawat sistem informasi
yang ada.
- Process failure. Sistem informasi melebihi budget yang direncanakan atau
melewati batas waktu penelesaian yang ditentukan.
- Expectation failure. Sistem informasi tidak mampu memenuhi harapan
dari para stakeholder.
Banyak faktor yang menyebabkan kegagalan proyek teknologi informasi,
menurut Shauchenka (2012), data dari berbagai lembaga riset menyatakan sebab-
sebab kegagalan adalah sebagai berikut:
a. Chaos Report (1995)
- Kebutuhan yang tidak terpenuhi
- Kurangnya keterlibatan dari pengguna
- Kurangnya sumber daya
b. OASIG Study (1995)
- Kurangnya perhatian pada aspek manusia dan organisasi itu
- Lemahnya managemen proyek
- Kurangnya artikulasi kebutuhan penggunan
c. KPMG Canada Survey (1997)
- Kurangnya perencanaan
- Lemahnya pelaksanan
- Kurangnya dukungan dan keterlibatan dari pimpinan
d. The Bull Survey (1998)
- Putusnya komunikasi
- Kurangnya perencanaan
- Kurangnya koordinasi
- Lemahnya pengawasan
e. Coverdale Organization research (Cushing, 2002)
- Lemahnya perencanaan
- Tidak jelasnya tujuan dan sasaran
- Kurangnya dukungan eksekutif dan keterlibatan pengguna.
Berdasarkan beberapa hasil riset tersebut dapat disimpulkan bahwa
meskipun faktor teknis misalnya berupa kecanggihan teknologi adalah merupakan
termasuk faktor kegagalan namun faktor penyebab utama kegagalan justru terletak
pada lingkungan internal organisasi. Lingkungan internal organisasi tersebut
yaitu; sumber daya manusia berupa kemampuan menguasai teknologi; manajemen
berupa kurangnya perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan maupun prilaku
dalam berorganisasi berupa komunikasi dan koordinasi.
Majalah Warta Ekonomi dalam buku seri korporasi tentang Lead Business
with IT yang ditulis dalam rangka Warta Ekonomi E-Company Award 2009,
mengawali buku tersebut dengan bab yang berjudul Implementasi TI bukan
Otomasi. Sebuah judul menarik, yang didalamnya memuat beberapa sebab
kegagalan penerapan SI/TI yaitu :
- Rendahnya komitmen manajemen dan kesiapan sebelum implementasi.
- Kegagalan pelaksanaan proyek.
- Overbudget.
- Molornya waktu pelaksanaan.
- Kualitas proyek yang tidak sesuai harapan.
- Resistensi saat implementasi.
Menurut Usnodo (2010), dalam berbagai survei, sekitar 70% proyek SI/TI
dinyatakan gagal. Standish Group menyatakan hanya 10% perusahaan yang
berhasil menerapakan ERP, 35% proyek dibatalkan dan 55% mengalami
keterlambatan. Meta Group menyatakan 55% - 75% proyek CRM gagal. CRM
Forum menyatakan lebih dari 50% proyek CRM di Amerika Serikat serta lebih
dari 85% di Eropa dianggap gagal. Untuk menghindari kegagalan tersebut
dibutuhkan strategi manajemen perubahan yang baik, sehingga perusahaan
mendapatkan value yang diharapkan dari investasi SI/TI. Bagimana dengan
Indonesia ? Menurut R. Eko Indrajit seperti ditulis dalam Usnodo (2010)
menyebutkan butuh pendekatan berbeda dalam implementasi SI/TI di Indonesia.
Ia menyebut metode low hanging fruit sebagai salah satu pendekatan yang
dianggap cocok dengan kultur Indonesia.
Coba tengok saja kejadian saat maskapai penerbangan Garuda mengalami
kegagalan perpindahan sistem lama ke sistem baru. Meskipun kejadian ini bukan
merupakan kegiatan membangun sistem dari awal, tetapi kejadian ini sempat
menarik perhatian karena jadwal penerbangan maskapai Garuda Indonesia sempat
kacau akibat diterapkan sistem baru. Integrated Operation Control System (IOCS)
pada 18 November 2010. Akibatnya, ratusan penumpang Garuda di beberapa
bandara sempat menumpuk. SI/TI senilai US$ 1,5 juta itu sejatinya digunakan
untuk memantau pergerakan pesawat, awak dan lalu lintas penerbangan. Sistem
itu meliputi perencanaan yang dirancang setahun sebelumnya termasuk rute
Garuda, aircraft plan, dan crew managing system. Dalam sistem itu juga diatur
pemasangan awak sehingga diperlukan data jadwal penerbangan awak,
pergerakan awak termasuk keterlambatan/cancel dan penyebabnya. Sistem lama
yang digunakan Garuda terpotong-potong sedangkan sistem baru IOCS
terintegrasi. Setelah dilakukan investigasi mendalam permasalahan terdapat di
jaringan. Tapi karena sistem tidak bisa diakses selama empat jam dan backup
system tidak ada, maka terjadi kerancuan data, crew movement tidak masuk ke
sistem. (http://blog.stikom.edu/erwin/files/2011/09/bk01-Manfaat-dan-
Keungggulan-SI-TI.pdf).
IV. KESIMPULAN & SARAN
4.1 Kesimpulan
Perkembangan organisasi yang dinamis mengharuskan organisasi perlu
melakukan penyempurnaan sistem informasinya. Penyempurnaan sistem
informasi ini dapat dilakukan melalui tahapan – tahapan yaitu analisa sistem,
desain sistem, implementasi sistem dan review sistem. Tahapan tersebut apabila
dilakukan dengan benar maka akan memberikan implikasi positif yang sangat
nyata dalam perkembangan suatu sistem informasi perusahaan. Sistem informasi
memang memberikan kemudahan, kecepatan, dan berbagai macam keuntungan
lainnya dari penggunaannya. Dengan segala manfaat yang bisa diberikan, maka
peluang perusahaan atau organisasi dalam mencapai tujuannya akan semakin
besar dalam keberhasilannya. Akan tetapi adakalanya suatu sistem informasi tidak
dapat berjalan sebagaimana mestinya atau bahkan tidak berjalan sama sekali alias
mengalami kegagalan. Kegagalan yang terjadi dapat disebabkan oleh berbagai
macam hal. Namun satu hal yang paling lumrah terjadi justru berawal dari
manajemen perusahaan yang bersangkutan. kegagalan proyek sistem informasi
dapat disebabkan karena ketidakpahaman top executive perusahaan tentang
manfaat penerapan sistem informasi di perusahaannya. Mereka tidak memahami
sistem informasi tersebut dapat membantu untuk proses bisnis apa saja. Sistem
yang dibuat bagaimanapun memerlukan sumberdaya yang mumpuni selaku pelaku
atau pemakai sistem informasi, baik sebagai operator sistem tersebut ataupun
sebagai pihak yang memiliki wewenang dalam pengambilan keputusan.
Sebuah sistem informasi akan sangat maksimal kegunannya apabila
manusia mampu memanfaatkan fungsinya dengan baik. Selain itu tentunya
kesadaran untuk dilakukan maintenance atau pemeliharaan dari pihak manajemen
juga akan mempengaruhi kesiapan dari perangkat sistem tersebut apabila akan
digunakan. Hal-hal demikian perlu mendapat perhatian secara serius oleh
manajemen. Bagaimanapun investasi untuk perancangan dan penerapan sistem
informasi bukanlah suatu hal yang kecil nilainya. Namun bila suatu sistem
informasi mampu berperan penting dalam menunjang aktivitas bisnis perusahaan
tentunyan akan dapat menciptakan value yang sangat besar bagi perusahaan.
Sistem informasi disini dapat berperan dalam menunjang hubungan yang baik
perusahaan dengan mitra maupun dengan konsumen.
4.2 Saran
1. Perlu adanya kepedulian yang tinggi dari pihak manajemen sehubungan
dengan penerapan suatu sistem informasi. Sistem informasi dibentuk bukan
hanya tanggung jawab divisi TI tetapi jauh lebih penting bagaimana pihak
manajemen selaku pengambil keputusan mengerti dan paham mengenai apa-
apa yang menjadi tujuan diterapkannya sistem tersebut bagi kebutuhan
organisasi.
2. Perlu adanya aturan-aturan yang jelas yang berlaku pada setiap pemakai sistem
informasi perusahaan agar dapat meminimalisir kemungkina-kemungkinan
terjadinya penyimapangan pemakaian yang dapat merugikan perusahaan dan
menyebabkan tujuan organisasi tidak tercapai.
3. Perusahaan mengadakan pelatihan secara kontinu dan terpadu terkait dengan
penerapan sistem informasi yang baru bagi seluruh operator tiap-tiap divisi
operasional perusahaan agar kompetensi sumber daya manusia terhadap TI
tetap secara konsisten baik.
4. Perlu adanya kegiatan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem secara
berkala, agar kondisi sistem senantiasa diperbarui sesuai dengan perkembangan
operasional bisnis perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
Laudon, K. C., dan Laudon, J. P., 2007. Sistem Informasi Manajemen Mengelola
Perusahaan Digital Buku 2 Edisi 10. Salemba Empat: Jakarta.
McLeod. R. 1996. Sistem Informasi Manajemen; Studi Informasi Berbasis
Komputer. Terjemahan. PT. Prenhalindo.
O’Brien, James. 2000 Management Information System:Managing Information
Technology in the Internetworked Enterprise, Fourth Edition. McGraw-Hill.
Shauchenka, U., Why Projects Fail. Tersedia pada alamat URL:
http://www.slideshare.net/kauatul/why-projects-fail. Diakses September, 2012
Sugiarsono, J. 2003. Potret Kebingungan Investasi TI. Majalah Swa(sembada).
Edisi 23 Januari-5 Februari 2003. No. 02/XIX/23.
Usnodo, I. 2010. Lead Business with IT (Seri korporasi Warta Ekonomi E-
Company Award 2009). edited by H. Adrian. Jakarta: Dian Rakyat.
http://blog.stikom.edu/erwin/files/2011/09/bk01-Manfaat-dan-Keungggulan-SI-
TI.pdf
top related