ebook presentasi pengantar manajemen proyek

7/4/2007 BAS/PPM 1

MANAJEMEN PROYEK

Program Pengembangan EksekutifManajemen Proyek

Lembaga Manajemen PPM2007

Menu

Utama

7/4/2007 BAS/PPM 2

SASARAN PROGRAMSetelah mengikuti seluruh sesi pelatihan manajemen proyek, para peserta diharapkan akan mampu :

Mengelola proyek sederhanaMelakukan identifikasi suatu kegiatan proyekMerencanakan dan mengendalikan proyek

sederhanaMelakukan identifikasi resiko suatu proyek

sederhanaMelakukan kegiatan administrasi kontrak dalam

suatu proyek sederhana

7/4/2007 BAS/PPM 3

POKOK BAHASAN

Pengantar Manajemen ProyekPerencanaan Kegiatan dan AlokasiSumberdaya Proyek.Perencanaan Keuangan Proyek.Pengendalian Proyek.Manajemen Resiko dalam ProyekManajemen Kontrak dalam ProyekIntergrasi dalam Manajemen Proyek

7/4/2007 BAS/PPM 4

Pengantar MANAJEMEN PROYEK

Program Pengembangan EksekutifManajemen Proyek

Lembaga Manajemen PPM2007

7/4/2007 BAS/PPM 5

SASARAN Pengantar Manajemen ProyekSetelah mengikuti sesi Pengantar Manajemen

Proyek, para peserta diharapkan akan mampu :

Melakukan Identifikasi suatu kegiatan proyekMenyusun Struktur Organisasi proyekMenyusun Perencanaan Umum suatu Proyek

7/4/2007 BAS/PPM 6

POKOK BAHASAN Pengantar Manajemen Proyek

Karakteristik kegiatan proyek Fase ProyekSistem dan organisasi proyekContoh kegiatan proyekManfaat pendekatan berbasis proyek.Konsekuensi pendekatan berbasis proyek.Pihak-pihak yang terkait.Perencanaan Proyek

7/4/2007 BAS/PPM 7

KEGIATAN OPERASI KEGIATAN PROYEK

1.

Berulang

(repetitive)2.

Berkelanjutan

(on-going)3.

Intensitas

kegiatan

relatifsama

4.

Macam

kegiatan

tidak

terlalu

banyak5.

Macam

dan

volume keperluan

sumber

daya

relatif

konstan

1.

Unik

(unique)2.

Sementara

(temporary)3.

Intensitas

kegiatan

berubah-

ubah

4.

Terdiri

dari

berbagai

kegiatan

yang memerlukan

berbagai

disiplin

ilmu5.

Keperluan

sumber

daya

berubah, baik

macam

maupun

volumenya

PERBEDAAN ANTARAKEGIATAN OPERASI VS PROYEK

7/4/2007 BAS/PPM 8

Karakteristik Proyek

Maksud/tujuan tertentu.Keseluruhan proyek maupun setiap tahapanproyek memiliki sasaran spesifik tertentu.Hasil kerja, proses spesifik.Relatif tidak berulang.Waktu, anggaran, spesifikasi tertentu.Organisasi/tim/sumber daya tertentu.

7/4/2007 BAS/PPM 9

MANFAAT PENDEKATAN BERBASIS PROYEK

Fleksibilitas tinggi.Orientasi pada pencapaian hasil relatif lebihmudah terbentuk.Pengambilan keputusan umumnya relatifcepat.

7/4/2007 BAS/PPM 10

1.

Proyek

Enjinering-Konstruksi

(E-K)

2.

Proyek

Enjinering-Manufaktur

(E-MK)

3.

Proyek

Penelitian

dan

Pengembangan (Research and Develpment)

4.

Proyek

Riset

Pasar

5.

Proyek

Penerapan

ISO 9000

6.

Proyek

Penerapan

Six Sigma

CONTOH-CONTOH

7/4/2007 BAS/PPM 11

ORGANISASI PROYEK

Pure project.Functional project.Individual project.Staff project.Matrix project.

7/4/2007 BAS/PPM 12

PURE PROJECTS

Kantor Pusat

Proyek A Proyek B

Keu Tek Log Pelaks Keu Tek Log Pelaks

7/4/2007 BAS/PPM 13

FUNCTIONAL PROJECTS

Kantor Pusat

Keu R & D

Proyek 2PengembanganProduk

Proyek 2Pelatihan

HRDLog Prod Tek

7/4/2007 BAS/PPM 14

INDIVIDUAL PROJECTS

Pemasaran

Account Executive/Project Officer

Legal Dept Keu LogHRD

Kantor Pusat

7/4/2007 BAS/PPM 15

STAFF PROJECTS

Proyek 2 Manufaktur LogKeuHRD

Keu Tek Umum

Kantor Pusat

7/4/2007 BAS/PPM 16

MATRIX PROJECTS

Kantor Pusat

Proyek A

Proyek B

Proyek C

Keu Log R&D Produksi HRD

7/4/2007 BAS/PPM 17

FASE PROYEK

Konseptual.Gagasan/Kebutuhan s/d Studi Kelayakan.

Definitif.Studi Kelayakan s/d Kontrak.

Implementasi.Kontrak s/d Serah Terima Pemanfaatan.

7/4/2007 BAS/PPM 18

Survai

dari

berbagai

proyek

yang berhasil

di

berbagai

tempatmengidentifikasikan

beberapa

faktor

kunci

yang menjadikanproyek-proyek

tersebut

berhasil, antara

lain :1.

Sasaran

yang jelas2. Metode

perencanaan

dan

pengendalian

yang baik3. Manajer

proyek

yang ahli4. Dukungan

dari

manajemen5. Cukup

waktu

dan

sumber

daya6. Komitmen

peserta

proyek7. Keterlibatan

yang tinggi

dari

user8. Komunikasi

yang baik9.

Struktur

dan

organisasi

proyek

yang baik

FAKTOR-FAKTORKUNCI SUKSES PROYEK

7/4/2007 BAS/PPM 19

7/4/2007 BAS/PPM 20

THE PROJECT CHARTERTHE PROJECT CHARTER

To document the project To document the project managermanager’’s authority and s authority and

responsibility, especially for responsibility, especially for project implemented away project implemented away

from the home officefrom the home office

7/4/2007 BAS/PPM 21

THE PROJECT CHARTERTHE PROJECT CHARTER

Summary of conditions of defining the projectSummary of conditions of defining the projectScope and objectives of the projectScope and objectives of the projectOrganizational relationshipOrganizational relationshipProject managerProject manager’’s authority and responsibilitiess authority and responsibilitiesOther organizationOther organization’’s authority and responsibilitiess authority and responsibilitiesFunctions to be performedFunctions to be performedThe project master scheduleThe project master scheduleCost and time estimatesCost and time estimatesResources requirementsResources requirementsMan loading scheduleMan loading scheduleSupport requirement from other organizationsSupport requirement from other organizationsManagement approval of above elementsManagement approval of above elements

Typical elements included in the project charter :Typical elements included in the project charter :

7/4/2007 BAS/PPM 22

PRODUCT(BENEFIT/PURPOSE)

FACILITY(OBJECTIVES)

PROJECTWORK

Project, Facility and Product

7/4/2007 BAS/PPM 23

The Time-Cost-Quality Triangle

Quality

Cost Time

7/4/2007 BAS/PPM 24

Organi-zation

Time

Purpose

Cost

Scope

Quality

The 5 Objectives of Projects

7/4/2007 BAS/PPM 25

QualityQualityTimeTime

Organization breakdownStructure (OBS)

Organization breakdownStructure (OBS)

Scheduling - Network orBarcharts (NWP)

Scheduling - Network orBarcharts (NWP)

Work breakdownStructure (WBS)

Work breakdownStructure (WBS)

Quality controlSystem (QC/QA)

Quality controlSystem (QC/QA)

Cost planning & control

Cost planning & control

CostCost

ScopeScope

Organi-zation

A STRUCTURED APPROACH Purpose

7/4/2007 BAS/PPM 26

SISTEM MANAJEMEN PROYEK *)

Project IntegrationManagement

Project Scope Management

Project TimeManagement

ProjectProcurementManagement

Project QualityManagement

Project RiskManagement

ProjectCommunication

Management

Project HR Management

Project CostManagement

*) Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute

7/4/2007 BAS/PPM 27

PERENCANAAN PROYEK

7/4/2007 BAS/PPM 28

PROJECT PLANNING FRAMEWORK

Project Purpose = Beneficial Change

Works Method(Relationships)

Organizational Structure

Project Objectives

Project Scope of Work

Work Breakdown Structure Linear

Responsibility Matrix / Chart

-Tasks’ Volume-Capacity-Est. Duration

Resource NeedsProject Schedule

Resource Allocation

Unit Cost

TOP fromPrj Owner

TOP toVendor

ProjectCost Budget“S” Curve

Project Cash Out Flow

Project Cash In Flow

= rough estimate

7/4/2007 BAS/PPM 29

PERUMUSAN MAKSUD PROYEK (‘PROJECT PURPOSE’)

Menjelaskan maksud keberadaan proyekMenjelaskan perubahan bermanfaat apayang diharapkan dengan adanya proyekMengapa kumpulan kegiatan tersebut perludikelola sebagai suatu proses operasi proyek

7/4/2007 BAS/PPM 30

PERUMUSAN SASARAN PROYEK (‘PROJECT OBJECTIVES’)

Menyatakan ukuran keberhasilan daripelaksanaan proyekDigali dari hasil yang diharapkan danketerbatasan sumber daya yang dimiliki‘Systematic, Measurable, Attainable, Realistic, Time Oriented’ / SMART

7/4/2007 BAS/PPM 31

CAKUPAN KEGIATAN PROYEK (‘PROJECT SCOPE OF WORK’)

Menyatakan apa saja yang harus dikerjakanagar sasaran proyek bisa tercapaiMenyatakan batasan tanggung jawab danwewenang pihak-pihak yang terkaitMenyatakan bidang kegiatan dan/atau fase / tahapan proyek yang melibatkan pihak tsb

7/4/2007 BAS/PPM 32

STRUKTUR RINCIAN KEGIATAN (‘WORK BREAKDOWN STRUCTURE’)

Perincian dan pengelompokan kegiatan-kegiatan proyekMenggambarkan hirarki rincian proyekPengelompokan berdasarkan jenis kegiatan / lokasi / tahapan / pendanaan proyekMemudahkan kode biaya kegiatan

7/4/2007 BAS/PPM 33

Gambar

1Hierarchical Breakdown of The WBS

Level

Hierarchical breakdown

Description

1

2

3

4

5

Project

Deliverable

Subdeliverable

Lowest subdeliverable

Cost account

Work package

Complete project

Major deliverables

Supporting deliverables

Lowest management responsibilitylevel

Grouping of work packages formonitoring progress and responsibility

Identifiable work activities

This breakdown groups work packages by type of work within a deliverable and allows assignment of responsibility to an organizational unit. This extra step facilities a system for monitoring project progress (discussed in Chapter 12).

7/4/2007 BAS/PPM 34

JADWAL KEGIATAN PROYEK

Menggambarkan keterkaitan antar kegiatan-kegiatanproyek yang dirinci oleh WBSMenyatakan estimasi durasi, waktu tercepat, danwaktu paling lambat kegiatan proyekMenyatakan kegiatan2 yang kritis dan yang memilikitoleransi waktu (‘time float’)

7/4/2007 BAS/PPM 35

ALOKASI SUMBER DAYA PROYEK

Menyatakan jenis / spesifikasi / kualifikasi danjumlah sumber daya yang dibutuhkan padasetiap periodaMengacu pada analisis satuan pekerjaan danjadwal kegiatan proyekSelanjutnya dapat diolah menjadi jadwalpengadaan dan jadwal pembayaran

7/4/2007 BAS/PPM 36

ANGGARAN PROYEK

Terdiri atas anggaran biaya proyek dananggaran kas proyekKemajuan dan kumulasi nilai proyekdigambarkan dalam kurva ‘S’ proyek, yang menggabungkan informasi dari anggaranbiaya kegiatan dan jadwal kegiatan

7/4/2007 BAS/PPM 37