dokumen elektronik

Dokumen Elektronik

Tujuan kuliah ini

• Mengenal lebih dalam dokumen elektronik dan bagaimana mengelolanya

• Menggambarkan bagaimana pengiriman dokumen, memperkenalkan jenis file dan mendiskusikannya

Dokumen elektronik

Saat ini berbagai sarana elektronik dipakai untuk menyimpan dan menyajikan dokumen :

• Komputer desktop beserta monitor

• laptop

• Alat bantu digital

• Dokumen digital selalu menggunakan format yang berubah, sesuai manfaat.

Ciri-ciri

• Dokumen elektroni/digital memiliki kelebihan dalam hal duplikasi atau regenerasi. Data digital dapat direproduksi seperti aslinya tanpa mengurangi kualitas data asilnya.

• Hal ini sulit dilakukan dalam teknologi analog, dimana kualitas data asli lebih baik dari duplikatnya, sehingga seseorang dengan mudah dapat memverifikasi keaslian sebuah dokumen.

Bentuk Dokumen Elektronik

• File-file dalam program komputer, seperti tulisan, gambar, spreadsheet, video, suara, dll

• E-contract

• Digital signature

• E-mail

Kelemahan Dokumen Elektronik

• Dokumen elektronik sangat mudah untuk diduplikasikan sehingga tidak diketahui lagi data mana yang original

• Dokumen elektronik sebagai alat bukti dikhawatirkan dapat dipalsukan dan nantinya akan muncul masalah tentang keotentikan dokumen elektronik tersebut.

• Illegal Contents– Merupakan kejahatan dengan memasukkan data atau informasi ke Internet

tentang sesuatu hal yang tidak benar, tidak etis, dan dapat dianggap melanggar hukum atau mengganggu ketertiban umum. Sebagai contohnya, pemuatan suatu berita bohong atau fitnah yang akan menghancurkan martabat atau harga diri pihak lain, hal-hal yang berhubungan dengan pornografi atau pemuatan suatu informasi yang merupakan rahasia negara, agitasi dan propaganda untuk melawan pemerintahan yang sah dan sebagainya.

• Data Elektronik Sebagai Alat Bukti Masih Dipertanyakan– Pengakuan data elektronik sebagai alat bukti di pengadilan nampaknya masih

dipertanyakan validitasnya– Belum adanya payung hukum– Belum terjamin keamanan data

Hal-hal yang Mendukung Dokumen Elektronik

• OnLine Trading dalam kegiatan bursa efek• Pengakuan mikrofilm sebagai media penyimpanan (16)

• UNCITRAL menyusun draft untuk Konvensi Pembentukan Kontrak Elektronik, bertujuan :

– Menghapuskan hambatan hukum dalam pembentukan kontrak yang digunakan secara elektronik dalam komunikasi.

– Memperjelas atau mengadaptasi peraturan tradisional dalam pembentukan kontrak untuk mengakomodasi kenyataan dalam kontrak elektronik.

• Adanya RUU ITE yang mendukung penggunaan dokumen elektronik. (1)

• Diterbitkannya Keputusan Menteri Komunikasi Dan Informasi Nomor : 56/KEP/M.KOMINFO/12/2003 tentang Panduan Manajemen Sistem Dokumen Elektronik tanggal 29 Desember 2003 (8) sebagai tindak lanjut dari Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003

• Dengan adanya teknologi yang cukup canggih, dokumen yang sengaja atau tidak sengaja terhapus dapat dilacak / dikembalikan. (15) Hal ini berguna terutama dalam penyelidikan suatu kasus kriminal / penghilangan barang bukti.

Hal-hal yang Mendukung Dokumen Elektronik

• Peranti Lunak Dokumen Elektronik Memudahkan banyak pekerjaan contoh :– Spreadsheet (Excel) untuk proses akuntansi– Visio Drawing, AutoCad, dll untuk menggambar (arsitektur)– Dll

Apakah Pengiriman Dokumen Elektronik itu?

• Definisi:– Gabungan antara peralatan elektronik dan

perangkat lunak untuk memberikan pelayanan dengan memindai (scan) dan mengirim kopi elektronik (digital) dari dokumen kertas antar perpustakaan dan pengguna (library patron/client).

Cara pengiriman dokumen

1. Mengirim melalui Internet menggunakan FTP atau email– FTP (Internet File Transfer Protocol) – GEDI (Generic Electronic Document Interchange) – Adobe Acrobat– Adobe Reader– MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions)

2. Posting pada Web

Keunggulan pengiriman dokumen secara elektronik

• Menghemat biaya

• Menghemat waktu

• Perilaku pengguna

Perangkat lunak yang umum digunakan

• Ariel

• Clio

• ILLiad

• NLM Software and Tools:– DocMorph– DocView– MyMorph

Perangkat lunak yang umum digunakan

• Prospero

• Relais

• VDX

Terminologi dan konsep dasar pemindaian

• TWAIN

• Bit Depth and Resolution

• Common File Types:– TIFF– PDF

• Melihat Files dan mengubah jenis File

Pertimbangan yang perlu untuk menerapkan Pengiriman Dokumen

Elektronik• Mempelajari keinginan pengguna

• Pada awalnya akan lambat

• Mengamati alur kerja, biaya, dan waktu yang efisien

• Memilih pemindai (scanner) dan perangkat lain

DocumentDocumentRepositoryRepository

Pengambilan gambar Pengambilan gambar (Manual)(Manual)Pengambilan gambar Pengambilan gambar (Manual)(Manual)

ScanScanScanScan

Bi-tonalBi-tonalAtau berwarnaAtau berwarna

IndeksIndeks IndeksIndeks CommitCommitCommitCommit

Fax InFax InFax InFax In

Server pengambilan gambarServer pengambilan gambar

Fax InFax InFax InFax In

Forms Processing Server Forms Processing Server

Proses Proses (Assisted)(Assisted)Proses Proses (Assisted)(Assisted)

Auto QAAuto QA Auto Auto Template IDTemplate ID

OCR, ICR, OMR,OCR, ICR, OMR,Barcode RecognitionBarcode Recognition

DataDataValidationValidation

Terima/Terima/tolakcttolakct

Terima/Terima/tolakcttolakct

DocumentDocumentRepositoryRepository

( Form Images )( Form Images )

DocumentDocumentRepositoryRepository

( Form Images )( Form Images )

BusinessBusinessSystemsSystems

( Form Data )( Form Data )

BusinessBusinessSystemsSystems

( Form Data )( Form Data )

ScanScanFormsFormsScanScan

FormsForms CommitCommitCommitCommit

Forms Processing Server Forms Processing Server

HTML, XML, PDFHTML, XML, PDFeFormseForms

HTML, XML, PDFHTML, XML, PDFeFormseForms

DataDataValidationValidation

eForms Processing eForms Processing (Auto)(Auto)eForms Processing eForms Processing (Auto)(Auto)

DocumentDocumentRepositoryRepository

( eForm Images )( eForm Images )

DocumentDocumentRepositoryRepository

( eForm Images )( eForm Images )

BusinessBusinessSystemsSystems

( eForm Data )( eForm Data )

BusinessBusinessSystemsSystems

( eForm Data )( eForm Data )

CommitCommitCommitCommit

Reports, StatementsReports, Statements

Print StreamsPrint StreamsDocumentDocumentRepositoryRepository

HostHost

Report and Statement Capture Report and Statement Capture (Auto)(Auto)Report and Statement Capture Report and Statement Capture (Auto)(Auto)

Server Server eMaileMail

Server Server eMaileMail

eMail MessageseMail Messagesand Attachmentsand AttachmentseMail MessageseMail Messagesand Attachmentsand Attachments

Server Server eMaileMail

Server Server eMaileMail

DocumentDocumentRepositoryRepository

Mengarsipkan eMail Mengarsipkan eMail (Auto)(Auto)Mengarsipkan eMail Mengarsipkan eMail (Auto)(Auto)