contemporary issues in business communication

CONTEMPORARY ISSUES IN BUSINESS

COMMUNICATION

DISUSUN OLEH :HELEN OKTAVIANA

JEANITA ESTER SANTOSOVIIN ESTIKA

Contemporary Business Communication Issues

1. Tim Kerja : Berkomunikasi dalam kelompok

2. Keragaman : efek perbedaan budaya di tempat kerja

3. Etika: implikasi moral berkomunikasi dalam lingkungan bisnis

4. Email: berkomunikasi secara elektronik

Communicating in Work TeamsTeam adalah sekelompok individu yang

bergantungpada satu sama lain untuk mencapai tujuan

bersama.Team lebih unggul daripada individu karena

merekadapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan,

lebihkreatif, memiliki lebih banyak informasi yang

tersediabagi mereka dan menawarkan lebih banyak

dinamikakomunikasi interpersonal.

1. The Variables of Group Communication- Conflict, kesalahpahaman dalam

berkomunikasi.- Conformity, kesepakatan berkaitan dengan

ide-ide, aturan, atau prinsip-prinsip.- Consensus, keputusan yang terbaik

mencerminkan pemikiran semua anggota tim

2. Initial Group Goals tugas pertama team yang paling baru adalah

mengetahui teamnya satu sama lain

3. Giving Constructive Feedback- Acknowledge the need for feedback- Give both positive and negative feedback- Learn how to give feedback 1. Be descriptive

2. Avoid using labels3. Don’t exaggerate4. Speak for yourself5. Use “I” Statements

4. Conflict ResolutionKonflik atau kesalahpahaman biasanya terjadi dengan satu kata yang buruk.

5. Team Writting team writting harus memiliki beberapa strategi

- Assign task and develop a schedule - Meet regularly - Draft the document 1. Assign parts to different members 2. Assign one person to draft the entire document- Provide helpful feedback on team writting- Revise the draft

6. The ethical dimension of work-team communication Dalam berkomunikasi secara team anggota harus

memiliki tanggung jawab etis untuk menghormati integritas dan kebutuhan emosional satu sama lain.

Communicating in a Diverse EnvironmentKetika kita berbicara tentang budaya, kita berarti

ciri-ciriadat, sikap dan perilaku dari sekelompok orang.Etnosentrisme adalah adalah penilaian

terhadapkebudayaan lain atas dasar nilai dan standar

budayasendiri, keyakinan bahwa kelompok budayasendiri lebih unggul. sikap tersebut menghalangikomunikasi, pemahaman, dan hubungan baik

antara mitraDagang.

Cultural Differences

Culture

Long-term Orientation

Context Sensitivity

Formality

Materialism

Individualism

Uncertainty Avoidance

Time Orientation

Power Distance

Group-Oriented BehaviorIndividual effort vs. Group effort“Saving face”Expect negotiations to take longer when

unanimous agreement rather than majority rule is the norm.

“In intercultural communications, one has to read between the lines, because what is left unsaid or unwritten may be just as important as what is said or written.” Scot Ober

Strategies for Communicating Across Cultures

Maintain FormalityShow Respect

Showing respect is probably the easiest strategy to exhibit – and one of the most important.” Scot Ober

Strategies for Communicating Across CulturesCommunicate Clearly:Hindari slang, jargon, dan semacamnyaSpesifik dan gambarkan maksud kita dengan

contoh yang nyataSediakan dan kumpulkan feedback; berikan

ringkasan, dorong pertanyaan, dan sediakan ringkasan tertulis

Gunakan bermacam-macam mediaHindari menggunakan humorBicara jelas dan perlahan-lahan

Diversity Within the USEthnicity Issues in CommunicationGender Issues in CommunicationCommunicating with People with Disabilities

Ethics and CommunicationTiga jenis etika :

Professional ethicsSocial ethicsIndividual ethics

Three Reasons people make unethical decisionsKita melakukan apa yang menurut kita paling

nyaman dan cara paling mudahKita melakukan apapun untuk mencapai

kesuksesanKeputusan yang dibuat karena situasi yang

terjadi

MAKING ETHICAL DECISION

MAKE DECISION

EVALUATE THE OPTIONS

GET THE FAC

T

ACT ON THE DECISION &

EXPLAIN YOUR RATIONALE

When communicating, we constanly makedecisions with ethical implication

COMUNICATING ETHICALLY

Format

• Gunakan kalimat pada baris dan paragraf secara singkat (khususnya pada paragraf pertama dan terakhir)

• Atur sisi kanan dan kiri margin teks. Pastikan memformat teks yang panjang menjadi satu atau beberapa paragraf.

• Gunakan huruf kapital secara tepat, agar pembaca lebih mudah memahami

• Jika suatu kata memerlukan penekanan jangan lupa menggunakan bold, italics, ataupun kutipan

• Jangan lupa untuk mengecek ulang sebelum e-mail dikirim.

Jenis Pesan

Heading

• Pilihlah recipent secara berhati-hati dan hanya ditujukan untuk yang berkepentingan saja.

• Jika ditujukan lebih dari satu orang, maka pesan dapat dicopy ke orang banyak dengan cara menginput/mengisi kolom cc atau bcc. Cc ataupun bcc hanya dapat digunakan ketika penerima selanjutnya juga memerlukan informasi yang disampaikan.

• Buat judul pesan yang relevant dan effective, dengan demikian dapat langsung menarik perhatian dari si penerima pesan. Disarankan judul jangan terlalu panjang.

• Jika bersifat balasan pesan, maka dapat ditambahkan juga pesan originalnya, atau dapat diinformasikan dengan cara lain misalnya memberi tahu untuk menjawab balasan surat nomor berapa di tanggal berapa.

Content

• Salam sambutan tergantung dari formal tidaknya suatu pesan. Jika tidak bersifat formal dapat menggunakan sapaan yang bersahabat.

• Pada bagian penutup setelah ucapan terima kasih jangan lupa memasukkan keterangan seperti nama, jabatan, e-mail, telephone/ext telephone. Sebagai tips alamat e-mail yang digunakan seharusnya mencerminkan dan dapat menunjukan siapa pengirimnya, sehingga sebaiknya jangan dibuat dengan nama yang aneh.

The Office Ad(Dress) Code

• Setiap perusahaan mempunyai cara yang berbeda-beda dalam penyampaian pesan. Jika diteliti akan muncul beberapa pertanyaan berikut perihal hal ini.

• 1. Kebanyakan pesan yang dikirim bersifat formal atau informal?• 2. Apakah setiap orang yang menerima pesan dapat terbuka

atau melakukan balasan pesan bahkan kepada eksekutif atas?• 3. Penyampaian pesan melalui apa yang paling banyak

digunakan, telephone, e-mail, atau bertatap muka langsung.• 4. Tipe pesan yang dikirim kebanyakan bersifat apa? Rutinkah?

Atau menginfokan informasi buruk? Dan biasanya berapa lama pesan tersebut akan dibalas?

• 5. Apakah perusahaan memonitor setiap e-mail yang terkirim?

Ketika suatu balasan e-mail tidak cukup cepat dalam memberikan tanggapan,

maka usher biasanya akan beralih ke IM ataupun TM. Dalam aplikasinya IM

membutuhkan internet agar seseorang dapat menerima dan mengirim pesan saat itu juga. Sebaliknya teks messaging hanya menggunakan smartphone saja tanpa perlu ada koneksi internet.

Instant Messaging and Text Messaging

3PPROBLEM- New air bag design- Competitior have a similar product on the

market- Test show its not successful (only 60%)- Excecutive want to get the air bag on the

market and want the result in the few day

PROCESS

1. Masalah apa yang dihadapi2. Bagaimana cara mengatasi masalah ini?3. Mengapa cara mengatasi masalah ini tidak dapat

diterima?4. Alasan yang mungkin dapat diajukan5. Bagaimana cara anda menentukan pilihan terbaik

yang mana akan digunakan sebagai acuan untuk dievaluasi?

6. Evaluasikan alternatif diatas

PRODUCTBagaimana hasil dari percobaan berikutnya?

PRODUCT

Dari hasil percobaan dapat diketahui bahwa 90%