coaching counseling

Coaching & Counseling

By sujadi

Apa itu Coaching ?

Coaching : adalah mengajarkan, membimbing, memberikan instruksi kepada seseorang (atau kelompok) agar dia (atau mereka) memperoleh ketrampilan atau metode baru dalam melakukan sesuatu untuk mencapai suatu sasaran yang dikehendaki

Apa itu Counseling ?

Counseling adalah suatu kegiatan untuk mengubah perilaku, sikap seseorang. Counseling membantu seseorang untuk menyadari perilaku, sikapnya yang menghambat atau menimbulkan masalah.

PERBEDAAN

COACHING

1. Mengajarkan ketrampilan atau tugas baru

2. Coach menunjukkan “apa yang harus dilakukan” dan “bagaimana melakukannya”

3. Fokus pada “mengajarkan”

4. Coach memberikan solusi untuk permasalahan

COUNSELING

1. Mengubah sikap atau perilaku

2. Counselor meneliti sikap atau perilaku seseorang bersama orang tersebut

3. Fokus pada “mendengarkan”

4. Counselor membantu orang untuk menemukan solusinya sendiri

Ciri-ciri Coaching

• Coach yang memulai diskusi / pembahasan

• Berhubungan dengan mengajarkan suatu

ketrampilan atau tugas

• Tindakan bersifat positif dan korektif

• Coach menunjukkan atau memberikan instruksi

yang spesifik mengenai “apa yang harus dilakukan”

dan “bagaimana melakukannya”

• Sasarannya adalah untuk memperbaiki kinerja

Mengapa Coaching ?

• Untuk memperbaiki kinerja kelompok secara proaktif

• Agar orang lain menjadi trampil dalam hal tertentu

• Membantu orang lain melakukan pekerjaan atau menangani situasi dengan benar dan lebih baik

• Memberikan kesempatan kepada Coach dan si ’murid’ untuk bersama-sama menemukan solusi yang terbaik

• Membangun pengertian yang lebih baik antara Coach dan si ’murid’

• Memperbaiki kinerja indivual

Kapan Melakukan Coaching ?

Pada saat:• Muncul suatu permasalahan yang harus

dipecahkan• Ada kesempatan untuk bertindak• Seseorang datang kepada Anda untuk

membahas suatu permasalahan / situasi• Bawahan Anda baru mempelajari suatu

ketrampilan baru dalam training• Anda melihat bahwa bawahan Anda

melakukan sesuatu dengan tidak benar

Apa Karakter Seorang Coach Yang Berkualitas?

• Yakin akan kemampuan dan memahami ketidakmampuan diri-sendiri

• Percaya pada orang lain dan secara tulus ingin melihat mereka berhasil

• Kesediaan untuk menempati ‘urutan kedua’ dan tidak mencari popularitas

• Empati, mampu melihat dari sisi pandang orang lain

• Kepekaan, mengerti kapan harus ‘masuk’ dan kapan harus diam

• Kesabaran dan kesediaan untuk meluangkan waktu untuk orang lain

6 Langkah Melakukan Coaching

1. Menjelaskan tujuan dan kepentingan dari diskusi

2. Mendiskusikan dan menjelaskan situasi dengan detil

3. Menyepakati hasil yang diharapkan4. Mendiskusikan cara yang paling efektif

untuk menangani situasi tersebut5. Menyimpulkan tindakan yang harus diambil6. Tunjukkan kepercayaan dan keyakinan

Anda dan tetapkan tanggal untuk follow-up

Apa yang Dilakukan Dalam Setiap Langkah?

1. Menjelaskan tujuan dan kepentingan dari diskusi

Jelaskan secara spesifik situasi yang ingin Anda diskusikan dan alasannya

Mengacu pada data dan informasi (fakta) mengenai situasi

2. Mendiskusikan dan menjelaskan detil mengenai diskusi

Mencari informasi (input)

Mengumpulkan data dan fakta

Menjelaskan informasi

3. Menyepakati hasil yang diharapkan

Bertanya kepada bawahan apa hasil yang ingin dicapai dalam situasi tersebut

4. Mendiskusikan cara yang paling efektif untuk menangani situasi tersebut

• Mengajukan pertanyaan terbuka, misalnya:• Bagaimana menurut Anda cara yang terbaik untuk … ?• Apa yang akan Anda lakukan untuk … ?• Apa yang akan Anda katakan untuk … ?

5. Menyimpulkan tindakan yang harus diambil

• Simpulkan tindakan yang akan diambil dan periksa apakah bawahan telah mengerti

6. Tunjukkan kepercayaan dan keyakinan Anda dan tetapkan tanggal untuk follow-up

• Tunjukkan keyakinan Anda bahwa dia (bawahan) akan mampu menangani situasi

• Tunjukkan kesediaan Anda untuk membantu dan mendukungnya

• Tetapkan tanggal untuk follow-up

Ciri-ciri Counseling • Biasanya dimulai oleh karyawan• Dilakukan saat ada masalah atau saat karyawan

ingin bantuan dalam penyelesaian masalah• Permasalahan biasanya berhubungan dengan

perilaku atau sikap karyawanatau personal problem

• Peran Counselor dititik-beratkan pada mendengarkan

• Counselor tidak memberikan solusi, namun membantu karyawan untuk menemukan solusinya sendiri

• Sasarannya adalah untuk memecahkan masalah dan/atau meringankan beban karyawan

Kapan Melakukan Counseling?

Pada saat:

• Seseorang memiliki masalah pribadi

• Seseorang memiliki masalah dengan

perilakunya

• Seseorang memiliki masalah dengan sikapnya

• Seseorang mengetahui alternatif solusi tapi

ragu mana yang harus dipilih

Ketrampilan MakroCounseling

• Pertanyaan Terbuka– Apa– Dimana– Kapan– Kenapa– Siapa

Pertanyaan Terbuka memberikan kesempatan kepada lawan bicara untuk lebih leluasa menyatakan perasaannya atau pendapatnya

• Pertanyaan Tertutup– Apakah– Menurutmu– Bagaimana kalau

Pertanyaan Tertutup biasanya dijawab dengan Ya atau Tidak

Ketrampilan MikroCounseling

1. Mengklarifikasi– Maksudmu apa– Apakah kamu mengatakan bahwa– Biar saya coba untuk mengerti– Bisakah kamu lebih spesifik

Pada Saat:– Counselor ingin lebih memahami apa yang dimaksud

oleh lawan bicara– Counselor ingin menguji adanya saling pengertian– Counselor ingin memastikan apa yang akan dilakukan

oleh lawan bicara

Ketrampilan MikroCounseling

2. Merefleksikan Saya dapat melihat bahwa masalah itu sangat mengganggumu,

Ali. Kira-kira bagaimana cara untuk mengatasinya Saya tahu kalau terjebak macet itu bisa membuat orang frustasi.

Bisakah dicoba untuk dihindari Menurutmu itu tidak adil dan kamu tidak suka. Tidak ada yang

lebih buruk daripada diperlakukan tidak adil. Apakah kamu ada ide bagaimana menghindarinya

Pada Saat: Lawan bicara sedang marah atau kecewa Lawan bicara terlihat emosional Lawan bicara kelihatan defensif

Ketrampilan MikroCounseling

3. Mengkonfrontasi Kamu mengatakan tertarik, tapi tidak menghadiri meeting sama

sekali Saya tidak bisa menyelesaikan laporan ini bila kamu terus

mengganggu saya

Pada Saat: Lawan bicara mengatakan sesuatu yang tidak sesuai dengan

perilakunya Lawan bicara mengatakan sesuatu yang berbeda dengan yang

dikatakannya sebelumnya Lawan bicara menghindari tanggungjawab dengan menyalahkan

orang lain, mengubah pembicaraan, dsb.

Ketrampilan MikroCounseling

4. Memuji Penilaianmu sangat baik Kamu adalah orang yang baik Kamu telah melakukan tugas yang baik Kamu memiliki potensi yang sangat baik

Pada Saat: Counselor ingin memotivasi lawan bicara Counselor ingin menciptakan suasana yang terbuka Counselor ingin membangun hubungan yang baik

dengan lawan bicara

Ketrampilan MikroCounseling

5. Meyakinkan Tenang saja, keadaan pasti akan membaik Ayo, kita makan dan lupakan saja Bukankah dibalik mendung selalu ada matahari Coba istirahat dulu, baru nanti dipikirkan lagi

Pada Saat: Lawan bicara sedang dalam keadaan tertekan Lawan bicara merasa bahwa dia diperlakukan tidak

adil Lawan bicara mempunyai masalah dan terus

memikirkannya

Ketrampilan MikroCounseling

6. Menyimpulkan Jadi kesimpulannya … Jadi intinya adalah Sekarang kita lihat, yang akan kamu lakukan adalah Coba kita ulangi pembicaraan ini dan membuat sedikit

catatan

Pada Saat: Counselor ingin mengkonfirmasikan apa yang akan

dilakukan lawan bicara Di akhir diskusi

Tanda-tanda Karyawan Yang Bermasalah

• Menunjukkan penurunan dalam berusaha

• Menjadi sangat sensitif dan defensif

• Menunjukkan ‘mood’ yang tidak baik

• Kebiasaan atau perilakunya berubah drastis

• Disiplinnya menurun (sering absen, ijin, dsb)

Pendekatan Counseling

Berpusat Pada Solusi

Berpusat Pada Masalah

Konsultasi Refleksi

MenawarkanMenyuruh

Menganjurkan

• Berpusat Pada Masalah

Digunakan untuk memahami permasalahan dengan lebih mendalam. Dalam hal ini, si Counselor jangan memberikan penilaian, kesimpulan atau solusi.

– Konsultasi - menanyakan atau memberikan informasi untuk mengidentifikasikan permasalahan lebih baik

– Refleksi - mengkonfirmasikan / merumuskan kembali pandangan / informasi dari bawahan untuk menunjukkan bahwa Anda telah paham

• Berpusat Pada Solusi

Digunakan pada saat Counselor ingin membantu bawahan dalam menemukan solusi. Sebelumnya, Counselor perlu memastikan perlu / tidaknya dia menawarkan solusi.

– Menyuruh - meminta bawahan untuk melakukan tindakan tertentu

– Menganjurkan - Merekomendasikan tindakan tertentu yang dapat diambil oleh bawahan

– Menawarkan - mengajukan ide dan menegosiasikan kesepakatan

Respon yang Harus Dihindari• Memperingati, mengancam

– Sebaiknya kamu melakukan ini, kalau tidak– Kalau kamu tidak melakukan ini, maka– Lebih baik kamu jangan melakukan itu– Saya peringatkan, kalau kamu melakukan itu

• Menceramahi– Kamu harus melakukan ini– Adalah tanggungjawabmu untuk melakukan ini– Sudah menjadi tugasmu untuk melakukan ini

• Mencemooh, menyindir– Kamu adalah karyawan yang ceroboh– Cara berpikirmu sangat lamban– Cara bicaramu seperti insinyur saja

• Menghakimi, menyalahkan– Kamu salah kalau melakukan itu– Seharusnya kamu sudah tahu– Itu semua adalah salahmu

6 Langkah Melakukan Counseling

1. Mempersiapkan suasana

2. Mendengarkan dan memahami

3. Mencari penyebab permasalahan

4. Mendiskusikan cara yang paling efektif

untuk menyelesaikan permasalahan

5. Membantu membuat keputusan

6. Tunjukkan kepercayaan dan keyakinan

Anda dan tetapkan tanggal untuk follow-up

Apa yang Dilakukan Dalam Setiap Langkah?

1. Mempersiapkan suasana

Ciptakan suasana yang nyaman dan membuka diskusi dengan ramah

Jelaskan tujuan diskusi

2. Mendengarkan dan memahami

Mencari masukan (input)

Dengarkan permasalahan dengan seksama

Tanggapi dengan empati

3. Mencari penyebab permasalahan

Temukan penyebab dan alasan dari masalah

Jangan membuat penilaian

4. Mendiskusikan cara yang paling efektif untuk menyelesaikan permasalahan

Menanyakan ide dan jalan keluar dari permasalahanMenanyakan kepada bawahan pendapatnya mengenai alternatif solusi

5. Membantu membuat keputusan

Membantu bawahan dalam memutuskan apa yang harus dia lakukan, bagaimana, dan kapan agar permasalahan dapat diselesaikan

6. Tunjukkan kepercayaan dan keyakinan Anda dan tetapkan tanggal untuk follow-up

Tunjukkan keyakinan Anda bahwa dia (bawahan) akan mampu menangani situasiTunjukkan kesediaan Anda untuk membantu dan mendukungnyaTetapkan tanggal untuk follow-up

Hambatan Pada Saat Coaching

1. Kesalahpahaman

Anda merasa bahwa apa yang telah Anda katakan tidak dapat dimengerti

Yang Anda Lakukan: Tanyakan “Bisakah Anda mengulangi apa yang barusan

saya katakan?” Memecahkan topik pembahasan ke dalam potongan-

potongan kecil yang sistematis dan menjelaskannya kembali

Hindari:X Minta kepada mereka untuk memperhatikan dan

mendengarkanX Marah dan mulai menguliahi

2. Menceramahi

Anda tiba-tiba sadar bahwa Anda menceramahi si ‘murid’

Yang Anda Lakukan: Periksa pemahaman mereka Tanyakan pendapat atau pandangan mereka Tanyakan “Bagaimana bila apa yang barusan saya katakan itu

salah?”

Hindari:X Minta kepada mereka untuk memperhatikan dan

mendengarkanX Marah

Hambatan Pada Saat Coaching

3. Waktu yang Sempit

Anda sedang sibuk dan hanya memiliki waktu 30 menit untuk melakukan coaching dengan bawahan yang baru membuat kesalahan

Yang Anda Lakukan: Gunakan waktu 30 menit sebaik-baiknya dan hindari gangguan

(telepon, dsbnya) Lakukan segera setelah kesalahan dibuat

Hindari:X Menghabiskan waktu 30 menit hanya untuk memberitahu bahwa

mereka salah dan bagaimana membetulkannyaX Menanyakan terlalu banyak pertanyaanX Meninggalkan diskusi tanpa kesepakatan

Hambatan Pada Saat Coaching

4. Tidak ada perbaikan

Anda telah melakukan diskusi (coaching) beberapa kali namun kinerja bawahan tidak membaik

Yang Anda Lakukan: Yakinkan bahwa Anda mengerti dengan jelas area yang harus

diperbaiki Review apa aspek kinerja yang belum diperbaiki tersebut Tekankan bahwa Anda ingin itu diperbaiki & minta pendapat

Hindari:X Kesan bahwa diskusi sebelumnya tidak pernah terjadiX Memarahi yang bersangkutanX Membiarkan dan menjadi frustasi

Hambatan Pada Saat Coaching

5. Kehilangan arah

Anda tiba-tiba menyadari bahwa Anda terlalu banyak fokus pada masa lalu (apa yang telah dilakukan), daripada masa depan (apa yang akan dilakukan)

Yang Anda Lakukan: Tekankan bahwa masa lalu itu penting untuk dibahas Hubungkan masa lalu dengan yang akan datang secara positif

Hindari:X Mengatakan bahwa masa lalu itu tidak pentingX Menyatakan bahwa masa lalu Anda lebih baik atau lebih

penting

Hambatan Pada Saat Coaching

6. KE-ENGGAN-AN

Bawahan Anda enggan menjalankan suatu tugas yang telah Anda berikan. Padahal dia cocok untuk tugas tersebut dan berkesempatan untuk mengembangkan diri.

Yang Anda Lakukan: Cari tahu penyebab mereka enggan melaksakan tugas Tawarkan bantuan dan dukungan Anda Terangkan mengapa Anda ingin mereka melakukan tugas

tersebut Review cara / proses yang terbaik untuk menyelesaikan tugas

Hindari:X Mengasumsikan penyebab mereka enggan X Mengambil alih dan melakukannya sendiri

Hambatan Pada Saat Coaching

Hambatan Pada Saat Counseling

1. Terburu-buru

Anda ingin melihat sikap / perilaku bawahan berubah dengan segera

Hambatan Pada Saat Counseling

2. IntimidasiAnda merasa takut untuk meminta karyawan merubah sikap / perilakunya

Hambatan Pada Saat Counseling

3. Merasa kasihan

Anda merasa kasihan dengan bawahan dan bersikap lunak kepadanya

Hambatan Pada Saat Counseling

4. Sesama teman

Anda dan bawahan adalah teman sehingga Anda merasa sungkan

Hambatan Pada Saat Counseling

5. Merasa tidak mampu

Anda merasa tidak memiliki ketrampilan yang cukup dalam hal komunikasi

Hambatan Pada Saat Counseling

6. Senioritas

Bawahan Anda lebih senior dalam hal usia dan lama bekerja, sehingga Anda merasa sungkan.

SUMMARY

• COACHING & COUNSELING IS A SKILL• TO LEARN A SKILL YOU MUST DO

KNOWING IS NOT ENOUGH WE MUST APPLY

WILLING IS NOT ENOUGH WE MUST DO

Coaching adalah:

• Membantu orang lain untuk belajar• Menciptakan atmosfir bagi orang lain untuk

belajar• Membuat orang lain untuk bertanya• Membantu orang lain untuk berubah

APA YANG AKAN TERJADI BILA KITA SELALU

MELAKUKAN SESUATU DENGAN

CARA YANG SAMA?

Perilaku yang baik

• Bersedia untuk membagi pengetahuan

• Bersedia untuk meluangkan waktu demi orang lain

• Percaya bahwa orang lain mampu mencapai kinerja yang lebih tinggi

• Tidak ingin popularitas

• Menikmati bekerja dengan orang lain