bab i.docx
Post on 22-Oct-2015
24 Views
Preview:
TRANSCRIPT
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pengunaan komputer sebagai salah satu alat teknologi
informasi sangat dibutuhkan kehadirannya hampir di setiap aspek
kehidupan. Pengunaan perangkat komputer sebagai alat pendukung
manajemen dan pengolahan data adalah sangat tepat dengan
mempertimbangkan kualitas dan kuantitas data, dengan demikian
pengunaan komputer di setiap informasi sangat mendukung sistem
pengambilan keputusan. Pekembangan teknologi komputer pada saat
ini telah membawa kemajuan yang besar dalam berbagai bidang di
setiap instansi pemerintah dan swasta, terutama bagi Negara yang
sedang berkembang.perkembangan yang demikian tersebut didukung
oleh tersedia perangkat keras maupun perangkat lunak yang semakin
hari semakin hebat kemampuannya,sistem informasi arsip data yang di
butuhkan oleh sebuahperusahaan dipergunakan sebagai pengumpulan,
pengolahan, penyimpanan, dan juga menyalurkan informasi itu sendiri.
Komputer merupakan salah satu cara atau sarana yang dapat
membantu dalam sistem tersebut.sistem informasi akan mempunyai
nilai lebih dari data suatu sistem yang di olah secara manual, juga akan
menghasilkan suatu sistem informasi yang efisien dan mempunyai
produktifitas yang tinggi.
Sistem yang ada pada BAPAPSI Kab. Bandung masih serba
manual, hal ini dapat mempersulit dalam pencarian data yang kita
butuhkan. Hal ini lah yang mendorong perlunya perkembangan atau
pembenahan pada sistem-sistem pelaksanaan kerja dalam pengambilan
keputusan secara cepat dan tepat.
Keadaan ini mendorong suatu usaha untuk menganalisis
terlebih dahulu sistem pengarsipan data kepemerintahan daerah,
analisis di gunakan dengan tujuam untuk mencari titik kelemahan dan
bisa dijadikan untuk lebih baik dengan cara perkembangan dan
pembenahan sistem yang ada, sehingga tidak dipungkiri untuk
selanjutnya akan di buat suatu sistem informasi di BAPAPSI khusus
nya di bagian DEPO ARSIP.
1.2 Pokok Permasalahan
Seperti yang telah diuraikan pada latar belakang, terdapat
beberapa permasalahan yang terjadi, maka penyusun mencoba untuk
mengindentifikasi masalah untuk dianalisa sebagai berikut:
1. Kesulitan dalam menangani jumlah data yang masuk dan
keluar setiap harinya di Pemda Kabupaten Bandung
khususnya Dinas BAPAPSI. Pengklarifikasian jenis data
berupa surat,ataupun arsip-arsip lainnya untuk data berupa
surat masih kesulitan dalam penyimpanannya karena tidak
adanya no.surat, kode surat, dan surat yang masuk dan
keluar setiap harinya untuk kemudian di arsipkan. Dan
untuk jenis arsip lainya berupa photo, video dan lain-lain
masih sangat riskan karena masih di simpan dalam lemari.
2. Kesulitan untuk menemukan kembali/proses pencarian
(searching) data berupa surat baik yang masuk atau pun
keluar jika di butuhkan di masa yang akan datang.
3. Keamanan pengarsipan dan terawatnya data pegawai masih
kurang terjaga karena masih menggunakan sistem manual
yang masih di simpan di lemari atau laci.
1.3 Pertanyaan Penelitian
Berdasarkan dari pokok permasalahan di atas dan dari latar
belakang penulisan, maka dirumuskan pertanyaan penelitian sebagai
berikut :
1. Bagaimana cara kerja sistem manual yang tentang
pencatatan arsip surat atau pun arsip berupa photo,video dll
yang masuk dan keluar di BAPAPSI (DEPO ARSIP)?
2. Bagaimana solusi untuk masalah yang ada sehingga dapat
lebih terkontrol data arsip yang masuk atau yang keluar di
BAPAPSI?
3. Bagaimana cara menganalisis, merancang, dan
membangun sistem informasi pengarsipan sehingga
menjadi sistem yang terintegrasi efektif dan efisien dalam
pengunaannya?
1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian
Adapun tujuan yang hendak dicapai dalam penelitian ini yaitu:
1. Dapat mengetahui cara kerja arsip surat dinas maupun arsip visual
yang sedang berjalan di BAPAPSI khusus nya bagian DEPO
ARSIP sehingga penulis bisa mengetahui kelebihan dan
kekurangan sehingga penulis bisa menganalisa untuk di
kembangkan di kemudian hari agar pengelolaan arsip nya dapat
lebih efektif dan efisien dalam pengerjaannya.
2. Untuk mengetahui proses dan alur prosedur mekanisme pengolahan
arsip surat dinas maupun arsip visual di BAPAPSI khususnya
bagian DEPO ARSIP Kabupaten Bandung.
3. Menganalisis sistem informasi pencatatan arsip surat dinas maupun
arsip visual yang diharapkan mudah di pahami dan lebih mengerti /
memenuhi kebutuhan user
Adapun manfaat dari penulisan laporan ini yaitu:
1. Bagi penulis
Menambah wawasan dan pengetahuan dalam menganalisa masalah
di ruang kerja BAPAPSI dan sebagai sarana sejauh mana
penguasaan mahasiswa untuk mempraktekan ilmu yang di dapat
selama perkuliahan berlangsung.
2. Bagi BAPAPSI
Khususnya di bagian DEPO ARSIP ini merupakan bahan masukan
yang dapat di pertimbangkan untuk meningkatkan efektifitas kerja.
3. Bagi Politeknik Piksi Ganesha
Sebagai tambahan informasi dan referensi khususnya bagi
mahasiswa yang hendak menyusun Laporan Semester.
1.5 Ruang Lingkup Permasalahan
Karena banyaknya aktifitas kerja pada bagian arsip, untuk itu
penulis hanya membatasi masalah yang akan di bahas dari analisis
yang sebelumnya di lakukan. Batasan tersebut hanya menitik beratkan
pada penganalisisan penginputan,pengudatean ,pencarian data
pengelola,data surat,data arsip visual ,data instansi dan data pencetakan
surat dinas maupun surat yang masuk dan surat yang keluar di Dinas
BAPAPSI bagian DEPO ARSIP Pemda Kabupaten Bandung.
Dalam penganalisaan penulis terbentuk nya suatu pemikiran
untuk mengembangkan sistem informasi dari manual menjadi lebih
terkomputerisasi sehingga dapat di simpan lebih tertata dalam
penyimpana berupa database di kemudian hari.
1.6 Metode Penelitian
Dalam hal ini penulis terjun langsung ke lapangan guna
memperoleh data atau gambaran serta keterangan terhadap sistem
yang sedang berjalan dan mewawancara langsung dengan
karyawan, dimana sekaligus menjadi pembimbing pelaksanaan
Praktek Kerja Lapangan (PKL).
1.7 Waktu dan Tempat Penelitian
Waktu pelaksanaan penelitian dilakukan mulai tanggal 21
oktober 2013 sampai dengan 21 Desember, sedangkan penelitian
bertempat di DEPO ARSIP Kab. Bandung.
1.8 Sistematika Penulisan Penelitian
Dalam laporan semester ini terdiri dari empat bab yang di
susun sedemikian rupa dengan sistematik sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini pada umumnya, pendahuluan memuat latar belakang
permasalahan, identifikasi dan perumusan masalah, tujuan penelitian (LS),
batasan permasalahan, metode penelitian, waktu dan tempat penelitian,
dan sistematika penulisan penelitian.
BAB II LANDASAN TEORI
Pada bagian ini diuraikan teori-teori yang menunjang dan
digunakan dalam penulisan LS, yang bisadiperkuat dengan menunjukkan
hasil penelitian sebelumnya, meliputi:
a. Teori-teori tentang Konsep, Analisis dan Perancangan
b. Teori-teori tentang Aplikasi atau Masalah yang dibahas
BAB III ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
Menguraikan secara singkat sejarah perusahaan tempat
dilakukannya penelitias LS, struktur organisasi perusahaan, dan analisis
sistem yang berjalan yang ada pada perusahaan.
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran yang berkaitan tentang
permasalahan yang ada dalam proses pengolahan arsip data pegawai di
BAPAPSI (Depo Arsip).
top related