BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pengunaan komputer sebagai salah satu alat teknologi

informasi sangat dibutuhkan kehadirannya hampir di setiap aspek

kehidupan. Pengunaan perangkat komputer sebagai alat pendukung

manajemen dan pengolahan data adalah sangat tepat dengan

mempertimbangkan kualitas dan kuantitas data, dengan demikian

pengunaan komputer di setiap informasi sangat mendukung sistem

pengambilan keputusan. Pekembangan teknologi komputer pada saat

ini telah membawa kemajuan yang besar dalam berbagai bidang di

setiap instansi pemerintah dan swasta, terutama bagi Negara yang

sedang berkembang.perkembangan yang demikian tersebut didukung

oleh tersedia perangkat keras maupun perangkat lunak yang semakin

hari semakin hebat kemampuannya,sistem informasi arsip data yang di

butuhkan oleh sebuahperusahaan dipergunakan sebagai pengumpulan,

pengolahan, penyimpanan, dan juga menyalurkan informasi itu sendiri.

Komputer merupakan salah satu cara atau sarana yang dapat

membantu dalam sistem tersebut.sistem informasi akan mempunyai

nilai lebih dari data suatu sistem yang di olah secara manual, juga akan

menghasilkan suatu sistem informasi yang efisien dan mempunyai

produktifitas yang tinggi.

Sistem yang ada pada BAPAPSI Kab. Bandung masih serba

manual, hal ini dapat mempersulit dalam pencarian data yang kita

butuhkan. Hal ini lah yang mendorong perlunya perkembangan atau

pembenahan pada sistem-sistem pelaksanaan kerja dalam pengambilan

keputusan secara cepat dan tepat.

Keadaan ini mendorong suatu usaha untuk menganalisis

terlebih dahulu sistem pengarsipan data kepemerintahan daerah,

analisis di gunakan dengan tujuam untuk mencari titik kelemahan dan

bisa dijadikan untuk lebih baik dengan cara perkembangan dan

pembenahan sistem yang ada, sehingga tidak dipungkiri untuk

selanjutnya akan di buat suatu sistem informasi di BAPAPSI khusus

nya di bagian DEPO ARSIP.

1.2 Pokok Permasalahan

Seperti yang telah diuraikan pada latar belakang, terdapat

beberapa permasalahan yang terjadi, maka penyusun mencoba untuk

mengindentifikasi masalah untuk dianalisa sebagai berikut:

1. Kesulitan dalam menangani jumlah data yang masuk dan

keluar setiap harinya di Pemda Kabupaten Bandung

khususnya Dinas BAPAPSI. Pengklarifikasian jenis data

berupa surat,ataupun arsip-arsip lainnya untuk data berupa

surat masih kesulitan dalam penyimpanannya karena tidak

adanya no.surat, kode surat, dan surat yang masuk dan

keluar setiap harinya untuk kemudian di arsipkan. Dan

untuk jenis arsip lainya berupa photo, video dan lain-lain

masih sangat riskan karena masih di simpan dalam lemari.

2. Kesulitan untuk menemukan kembali/proses pencarian

(searching) data berupa surat baik yang masuk atau pun

keluar jika di butuhkan di masa yang akan datang.

3. Keamanan pengarsipan dan terawatnya data pegawai masih

kurang terjaga karena masih menggunakan sistem manual

yang masih di simpan di lemari atau laci.

1.3 Pertanyaan Penelitian

Berdasarkan dari pokok permasalahan di atas dan dari latar

belakang penulisan, maka dirumuskan pertanyaan penelitian sebagai

berikut :

1. Bagaimana cara kerja sistem manual yang tentang

pencatatan arsip surat atau pun arsip berupa photo,video dll

yang masuk dan keluar di BAPAPSI (DEPO ARSIP)?

2. Bagaimana solusi untuk masalah yang ada sehingga dapat

lebih terkontrol data arsip yang masuk atau yang keluar di

BAPAPSI?

3. Bagaimana cara menganalisis, merancang, dan

membangun sistem informasi pengarsipan sehingga

menjadi sistem yang terintegrasi efektif dan efisien dalam

pengunaannya?

1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian

Adapun tujuan yang hendak dicapai dalam penelitian ini yaitu:

1. Dapat mengetahui cara kerja arsip surat dinas maupun arsip visual

yang sedang berjalan di BAPAPSI khusus nya bagian DEPO

ARSIP sehingga penulis bisa mengetahui kelebihan dan

kekurangan sehingga penulis bisa menganalisa untuk di

kembangkan di kemudian hari agar pengelolaan arsip nya dapat

lebih efektif dan efisien dalam pengerjaannya.

2. Untuk mengetahui proses dan alur prosedur mekanisme pengolahan

arsip surat dinas maupun arsip visual di BAPAPSI khususnya

bagian DEPO ARSIP Kabupaten Bandung.

3. Menganalisis sistem informasi pencatatan arsip surat dinas maupun

arsip visual yang diharapkan mudah di pahami dan lebih mengerti /

memenuhi kebutuhan user

Adapun manfaat dari penulisan laporan ini yaitu:

1. Bagi penulis

Menambah wawasan dan pengetahuan dalam menganalisa masalah

di ruang kerja BAPAPSI dan sebagai sarana sejauh mana

penguasaan mahasiswa untuk mempraktekan ilmu yang di dapat

selama perkuliahan berlangsung.

2. Bagi BAPAPSI

Khususnya di bagian DEPO ARSIP ini merupakan bahan masukan

yang dapat di pertimbangkan untuk meningkatkan efektifitas kerja.

3. Bagi Politeknik Piksi Ganesha

Sebagai tambahan informasi dan referensi khususnya bagi

mahasiswa yang hendak menyusun Laporan Semester.

1.5 Ruang Lingkup Permasalahan

Karena banyaknya aktifitas kerja pada bagian arsip, untuk itu

penulis hanya membatasi masalah yang akan di bahas dari analisis

yang sebelumnya di lakukan. Batasan tersebut hanya menitik beratkan

pada penganalisisan penginputan,pengudatean ,pencarian data

pengelola,data surat,data arsip visual ,data instansi dan data pencetakan

surat dinas maupun surat yang masuk dan surat yang keluar di Dinas

BAPAPSI bagian DEPO ARSIP Pemda Kabupaten Bandung.

Dalam penganalisaan penulis terbentuk nya suatu pemikiran

untuk mengembangkan sistem informasi dari manual menjadi lebih

terkomputerisasi sehingga dapat di simpan lebih tertata dalam

penyimpana berupa database di kemudian hari.

1.6 Metode Penelitian

Dalam hal ini penulis terjun langsung ke lapangan guna

memperoleh data atau gambaran serta keterangan terhadap sistem

yang sedang berjalan dan mewawancara langsung dengan

karyawan, dimana sekaligus menjadi pembimbing pelaksanaan

Praktek Kerja Lapangan (PKL).

1.7 Waktu dan Tempat Penelitian

Waktu pelaksanaan penelitian dilakukan mulai tanggal 21

oktober 2013 sampai dengan 21 Desember, sedangkan penelitian

bertempat di DEPO ARSIP Kab. Bandung.

1.8 Sistematika Penulisan Penelitian

Dalam laporan semester ini terdiri dari empat bab yang di

susun sedemikian rupa dengan sistematik sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini pada umumnya, pendahuluan memuat latar belakang

permasalahan, identifikasi dan perumusan masalah, tujuan penelitian (LS),

batasan permasalahan, metode penelitian, waktu dan tempat penelitian,

dan sistematika penulisan penelitian.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bagian ini diuraikan teori-teori yang menunjang dan

digunakan dalam penulisan LS, yang bisadiperkuat dengan menunjukkan

hasil penelitian sebelumnya, meliputi:

a. Teori-teori tentang Konsep, Analisis dan Perancangan

b. Teori-teori tentang Aplikasi atau Masalah yang dibahas

BAB III ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

Menguraikan secara singkat sejarah perusahaan tempat

dilakukannya penelitias LS, struktur organisasi perusahaan, dan analisis

sistem yang berjalan yang ada pada perusahaan.

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran yang berkaitan tentang

permasalahan yang ada dalam proses pengolahan arsip data pegawai di

BAPAPSI (Depo Arsip).