bab 2 landasan teori - bina nusantara...
Post on 24-Jul-2021
2 Views
Preview:
TRANSCRIPT
11
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi Akuntansi
2.1.1 Pengertian Sistem Informasi
Menurut Dull, Gelinas dan Wheeler (2012:12), sistem informasi adalah sistem
yang dibuat oleh manusia yang secara garis besar terdiri dari integrasi computer-
based komponen dan komponen manual yang dirancang untuk mengumpulkan,
menyimpan, dan mengatur data dan menyediakan output berupa informasi yang
diperuntukan untuk pengguna/manusia. Sistem informasi memfasilitasi dengan
fungsi operasional dan manajemen decision making. Dengan menyediakan informasi
kepada manajer agar para manajer bisa menggunakan informasi tersebut sebagai
sarana untuk membuat rencana dan mengontrol aktivitas yang mendukung
perusahaan.
Menurut Rainer dan Cegielski (2011:65), sistem informasi adalah sebuah
proses yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyebarkan informasi
yang memiliki tujuan; kebanyakan dari sistem informasi sudah terkomputerisasi.
Sedangkan sistem informasi menurut Hall (2011:7) adalah,”The information
system is the set of formal procedures by which data are collected, processed into
information and distributed to users.” Dengan demikian dapat diartikan bahwa
sistem informasi adalah kesatuan dari prosedur formal dengan data yang
dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada user.
Untuk menjadi informasi yang bermanfaat bagi penggunanya, maka
informasi tersebut harus memiliki beberapa karakteristik. Para ahli menyebutkan
beberapa sifat yang harus dimiliki oleh informasi, salah satunya adalah Romney dan
Steinbeart (2014:6). Mereka menyebutkan bahwa ada tujuh karakteristik yang
menentukan apakah informasi tersebut berguna atau tidak. Hal tersebut meliputi:
a. Relevant (Relevan)
“ Information is relevant if it reduces uncertainty, improves decisionmakers’
ability to make predictions, or confirms or corrects their prior expectations”
(informasi dinilai relevan apabila ia dapat mengurangi ketidakpastian,
meningkatkan kemampuan pengambil keputusan untuk memprediksi, atau
memperbaiki harapan).
12
b. Reliable (Akurat)
“ Information is reliable if it is free from error or bias and accurately
represents the events or activities of the organization” (informasi dinilai akurat
apabila informasi tersebut terbebas dari kesalahan atau bias, serta mewakili
aktivitas perusahaan secara tepat).
c. Complete (Lengkap)
“ Information is complete if it does not omit important aspects of the
underlying events or activities that it measures” (informasi dinilai lengkap
apabila tidak mengabaikan aspek penting dari aktivitas yang sedang diukur).
d. Timely (Tepat waktu)
“ Information is timely if it is provided in time for decision makers to make
decisions” (informasi dinilai tepat waktu apabila informasi tersebut dihasilkan
tepat pada saat dibutuhkan).
e. Understandable (Dapat dimengerti)
“ Information is understandable if it is presented in a useful and intelligible
format” (informasi dinilai dapat dimengerti apabila disajikan dalam bentuk yang
dapat digunakan oleh pemakainya).
f. Verifiable (Dapat diverifikasi)
“ Information is verifiable if two knowledgeable people acting independently
would each produce the same information” (apabila dua orang yang memiliki
pengetahuan yang sama secara terpisah menghasilkan informasi yang sama,
maka berarti informasi tersebut dinilai dapat diverifikasi).
g. Accessible (Dapat diakses)
“ Information is accessible if it is available to users when they need it and in a
format they can use” (informasi harus dapat diakses pada saat dibutuhkan dan
dalam bentuk yang dapat digunakan).
2.1.2 Pengertian Akuntansi
Menurut Weygandt, Kimmel, Kieso (2011:4), akuntansi memiliki 3 aktivitas
dasar yaitu identifikasi, mencatat, diinformasikan. Berikut adalah penjabaran dari
ketiganya. Untuk mengidentifikasi kejadian ekonomi, perusahaan memilih kejadian
ekonomi yang relevan dengan bisnis yang dilakukan perusahaan. Setelah
mengidentifikasi kejadian/kegiatan ekonomi perusahaan, kemudian perusahaan
mencatat kegiatan tersebut yang bertujuan agar aktivitas finansial bisa dilihat atau
13
digunakan dikemudian hari. Terakhir adalah diinformasikan, informasi yang sudah
disimpan dan kemudian dikumpulkan untuk dibuat laporan akuntansi nya, atau yang
biasa disebut laporan keuangan.
Menurut AICPA “Accounting is the art of recording, classifying, and
summarizing in a significant manner and in terms of money, transaction and event
which are, in part at least, of financial character, and interpreting the result there
off” akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan, dan peringkasan transaksi dan
kejadian yang bersifat keuangan dengan cara yang berdaya guna dan dalam bentuk
satuan uang, dan menginterpretasikannya hasil proses tersebut.
Menurut Warren (2011), Akuntansi adalah sistem informasi yang memberikan
laporan kepada pihak-pihak berkepentingan mengenai kegiatan ekonomi dan kondisi
perusahaan.
Dari definisi-definisi diatas, dapat diartikan akuntansi adalah proses
mengidentifikasi, mencatat, dan menginformasikan kegiatan ekonomi dan yang
bersifat keuangan dari organisasi kemudian diberikan kepada pihak yang
memerlukan.
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Considine dan Parkes (2012:4), arti dari kata sistem informasi
akuntansi bisa dilihat dari 3 kata tersebut: “sistem, “informasi”, dan “akuntansi”.
Sistem dapat diartikan sebagai sesuatu yang memperoleh input, menerapkan aturan
atau proses dari input dan menghasilkan output. Informasi adalah produk dari
pengaplikasian aturan/proses beberapa data agar berguna dikemudian hari. Tugas
yang merubah data ke informasi ini adalah bagian dari sistem. Sedangkan akuntansi
sendiri dapat diartikan secara tradisional adalah sistem pencatatan yang detail dari
transaksi yang dilakukan oleh organisasi. Dari 3 definisi diatas, sistem informasi
akuntansi dapat diartikan sebagai aplikasi dari sebuah teknologi untuk mendapatkan,
memverifikasikan, menyimpan, menyortir dan melaporkan data yang berhubungan
dengan aktifitas perusahaan.
Menurut Gelinas dan Dull (2012:14), sistem informasi akuntansi adalah
subsistem khusus dari sistem informasi yang berfungsi untuk mengumpulkan,
memproses dan melaporkan informasi yang berkaitan dengan aspek keuangan dari
suatu kejadian bisnis. Ada 3 komponen logika bisnis proses yaitu proses informasi,
proses operasi, dan proses manajemen:
14
1. Proses informasi adalah sistem yang dibentuk oleh manusia yang terdiri dari
orang, peralatan, perusahaan, kebijakan, dan prosedur yang memiliki objektif
untuk menyelesaikan pekerjaan yang diberikan oleh perusahaan.
2. Proses operasi biasanya termasuk produksi, personel, pemasaran dan
penjualan, akuntansi, finance, gudang, dan distributor.
3. Proses manajemen adalah sistem yang dibentuk oleh manusia yang terdiri dari
orang, otoritas, perusahaan, kebijakan, dan prosedur.yang objektifnya adalah
untuk merencanakan dan mengontrol proses operasional perusahaan.
Menurut Romney dan Steinbart (2014:2), Sistem Informasi Akuntansi terdiri
dari 5 komponen:
“There are 5 components of an AIS: 1. The people who operate the system and perform various functions. 2. The procedures and instructions, both manual and automated, involved in
collecting, processing, and storing data about the organization’s activities. 3. The data about the organization and its business processes. 4. The software used to process the organization’s data. 5. The information technology infrastructure, including computers, peripheral
devices, and transmit data and information.”
Adapun arti dari kutipan tersebut adalah:
1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem dan melaksanakan berbagai
fungsi.
2. Prosedur, baik manual maupun terkomputerisasi yang melibatkan
pengumpulan, pemrosesan, dan penyimpanan data tentang aktivitas
perusahaan.
3. Data mengenai proses bisnis perusahaan.
4. Software yang digunakan untuk memproses data perusahaan.
5. Infrastruktur teknologi informasi termasuk komputer dan alat jaringan
komunikasi
Menurut Romney dan Steinbart (2014:2-3), kelima komponen tersebut
memungkinkan sistem informasi akuntansi memenuhi 3 fungsi penting dalam
perusahaan yakni:
1. Mengumpulkan dan menyimpan data mengenai aktivitas yang dilaksanakan
oleh perusahaan, sumber daya yang diperngaruhi oleh aktivitas tersebut dan
pihak yang berpartisipasi dalam berbagai aktivitas sehungga manajemen,
karyawan dan pihak luar yang berkepentingan dapat memeriksa apa yang
terjadi.
15
2. Mentransformasikan data menjadi informasi yang berguna untuk
pengambilan keputusan yang membantu manajemen dalam merencanakan,
melaksanakan, dan mengendalikan aktivitas.
3. Menyediakan kontrol yang cukup untuk menjaga aset perusahaan, termasuk
data untuk menjamin bahwa data tersedia ketika diperlukan serta akurat dan
dapat diandalkan.
Dalam jurnalnya, Poston dan Grabsi (2000) mengatakan “While there is no
specific definition of what constitutes AIS research, there seems to be consensus that
it has accounting and management information systems as parent disciplines. There
also seems to be consensus that AIS draws on theories from other disciplines such as
economics and psychology. Whether AIS is fundamentally different than information
systems or accounting research is an unanswered question.” Yang intinya adalah
sistem informasi akuntansi sedikit berbeda jika dibandingkan dengan sistem
informasi dan akuntansi.
Jadi dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu
kesatuan struktur interaksi komponen-komponen yang terdiri dari manusia, prosedur,
data, software dan teknologi informasi yang bertugas mengubah data menjadi
informasi akuntansi dimana informasi akuntansi ini dapat berguna dalam
pengambilan keputusan bagi pihak internal maupun eksternal perusahaan.
2.1.4 Tujuan dan Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi
Tujuan sistem informasi akuntansi menurut James Hall (2011:14) adalah
sebagai berikut:
1. Mendukung fungsi kepengurusan manajemen
Kepengurusan merujuk ke tanggung jawab manajemen untuk mengatur
sumber daya perusahaan secara benar. Sistem informasi menyediakan
informasi tentang kegunaan sumber daya ke pemakai eksternal melalui
laporan keuangan tradisional dan laporan-laporan yang diminta lainnya.
Secara eksternal, pihak manajemen menerima informasi kepengurusan dari
berbagai laporan pertanggungjawaban.
2. Mendukung proses pengambilan keputusan manajemen
Sistem informasi memberikan informasi yang diperlukan para manajer untuk
melakukan tanggung jawab pengambilan keputusan.
16
3. Mendukung operasional harian perusahaan
Sistem informasi menyediakan informasi bagi personel operasi untuk
membantu mereka melakukan tugas mereka setiap hari dengan efisien dan
efektif.
2.1.5 Subsistem Sistem Informasi Akuntansi
Dalam penerapannya, SIA dibagi menjadi beberapa subsistem. Hal ini
dikarenakan SIA merupakan sistem yang cukup kompleks sehingga dibagi menjadi
beberapa subsistem untuk memudahkan pengimplementasiannya. Subsistem sistem
informasi akuntansi memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi
nonkeuangan yang secara langsung mempengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.
Menurut pendapat Romney dan Steinbart (2014:29) siklus pemrosesan
transaksi pada sistem adalah suatu rangkaian aktivitas yang dilakukan perusahaan
dalam melakukan bisnisnya, mulai dari proses pembelian, produksi, hingga
penjualan barang dan jasa. Siklus transaksi pada perusahaan dapat dibagi ke dalam
lima subsistem, yaitu:
1. Revenue cycle, yang terjadi dari transaksi penjualan dan penerimaan kas.
2. Expenditure cycle, yang terdiri dari peristiwa pembelian dan pengeluaran kas.
3. Human Resource/ Payroll cycle, yang terdiri dari peristiwa yang
berhubungan dengan perekrutan dan pembayaran atas tenaga kerja.
4. Production cycle, yang terdiri dari peristiwa yang berhubungan dengan
pengubahan bahan mentah menjadi produk/ jasa yang siap dipasarkan.
5. Financing cycle, yang terdiri dari peristiwa yang berhubungan dengan
penerimaan modal dari investor dan kreditor.
2.2 Siklus Pengeluaran
2.2.1 Pengertian Pembelian
Pembelian merupakan salah satu kegiatan dari tiga kegiatan utama dalam
siklus pengeluaran. Menurut Gelinas dan Dull (2012:474), proses pembelian adalah
struktur interaksi antara orang-orang, peralatan, metode-metode, dan pengendalian
yang didesain untuk mencapai fungsi- fungsi utama sebagai berikut:
1. Menangani rutinitas pekerjaan yang berulang-ulang dari departemen
pembelian dan departemen penerimaan.
17
2. Mendukung kebutuhan pengambilan keputusan dari orang-orang yang
mengatur departemen pembelian dan departemen penerimaan.
3. Membantu dalam penyiapan laporan internal dan laporan eksternal.
Menurut M L Emiliani (2010:2) mengatakan bahwa "Rindsfoos notes that
purchasing materials that meet specifications is more important than unit price
because materials that do not meet specifications results in costly errors, quality
problems, re-work, and also results in many additional administrative
transactions". Menerangkan tentang Rindsfoos mencatat bahwa dalam pembelian
bahan-bahan lebih mementingkan spesifikasi dibanding harga karena bahan yang
tidak memenuhi spesifikasi akan memberikan masalah pada kualitas dan
menghasilkan banyak tambahan administrasi pada transaksi.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa pembelian adalah proses
terjadinya pembayaran bisa berupa uang tunai, cek ataupun giro yang dilakukan
untuk memenuhi kewajiban, akibat adanya hutang usaha atau pembelian secara tunai.
Pembelian aktiva tetap akan mengurangi modal dan disebut pengeluaran modal.
Pengeluaran pendapatan terjadi untuk membiayai pembelian pada periode berjalan,
sehingga biaya yang keluar tidak ditetapkan sebagai aktiva tetap di neraca,
melainkan sebagai beban dalam laporan laba rugi. Pengeluaran terjadi karena adanya
kebutuhan untuk membeli persediaan yang sudah habis atau dibutuhkan.
2.2.2 Jurnal Pembelian Berdasarkan Weygandt, J.J., Kieso, D.E., & Kimmel, P.D. (2011:224)
pencatatan pembelian secara periodik dan perpetual adalah sebagai berikut:
Tabel 2.1 Pencatatan Jurnal Pembelian
Jurnal Pencatatan Periodik Jurnal Pencatatan Perpetual
Pembelian xxx
Utang Dagang xxx
Persediaan xxx
Utang Dagang xxx
Sumber: Financial accounting IFRS edition
2.2.3 Pengertian Siklus Pengeluaran
Menurut Considine dan Parkes (2012:481) siklus pengeluaran terdiri dari 2
fase. Fase pertama adalah pembelian, dimana perusahaan berinteraksi secara terus
menerus dengan pihak eksternal (supplier) untuk mendapatkan barang atau jasa.
18
Tujuan dari purchasing adalah untuk mendapatkan barang yang bagus dengan
jumlah yang cukup, dan mendapatkan barang tepat pada waktunya. Untuk
mendapatkan hal tersebut, pembelian perlu disetujui dan diotorisasi secara benar;
barang atau jasa juga harus didapat dari supplier yang sudah diotorisasi. Semua
komitmen dan kewajiban pembelian harus dicatat dengan baik dan akurat; dan
barang atau jasa yang sudah didapat harus memenuhi kualitas yang sudah ditentukan
sebelumnya.
Kelanjutan dari fase pembelian adalah fase hutang, dimana tujuannya adalah
membayar hutang kepada orang yang tepat, jumlah yang tepat, dan juga pada waktu
yang tepat. Untuk memastikan integritas dari laporan keuangan, semua kewajiban
hutang harus dicatat dengan tepat dan akurat.
Siklus pengeluaran merupakan salah satu siklus yang penting di dalam
perusahaan karena perannya dalam penyediaan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh
perusahaan. Seperti yang dikatakan Romney dan Steinbart (2014:410), “Expenditure
cycle is a recurring set of business activities and related data processing operations
associated with the purchase of and payment for goods and services” (siklus
pengeluaran adalah seperangkat aktivitas bisnis yang berulang dan operasi
pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran untuk
barang dan jasa). Terdapat tiga aktivitas bisnis utama dalam expenditure cycle:
1. Memesan barang, peralatan, dan jasa
2. Menerima dan menyimpan barang, peralatan, dan jasa
3. Membayar untuk barang, peralatan, dan jasa
Menurut Guy, Alderman dan Winters (2003) yang ada didalam buku Drs.
Danang Sunyoto (2014:233), transaksi siklus pengeluaran (expenditure cycle) dapat
dikelompokan menjadi dua, yaitu: transaksi pembelian dan transaksi pembayaran
kas.
Tabel 2.2 Pengelompokan Transaksi Siklus Pengeluaran
Transaksi Pembelian Transaksi Pembayaran Kas
1. Permintaan barang atau jasa
2. Pemesanan barang atau jasa
3. Penerimaan barang atau jasa
4. Penyimpanan barang atau jasa
1. Pembayaran barang atau jasa
Sumber: Auditing Pemeriksaan Akuntansi
19
Siklus pengeluaran tidak termasuk akusisi pembayaran jasa karyawan (gaji
atau upah). Siklus pengeluaran juga tidak meliputi akusisi dan pembayaran modal
seperti utang atau ekuitas pemegang saham yang merupakan bagian dari siklus
pembiayaan dan investasi.
Pada sebagian besar perusahaan manufaktur dan perusahaan dagang,
pembelian serta pembayaran barang dan jasa merupakan kategori transaksi yang
dominan. Perolehan aktiva, kewajiban yang terjadi, dan pengeluaran kas sering kali
terjadi dalam jumlah yang material, dan pengendalian internal yang baik diperlukan
untuk menjamin penandingan yang tepat antara pendapatan dan beban.
Sistem akuntansi siklus pengeluaran terdiri dari metode dan catatan yang
digunakan perusahaan untuk mengidentifikasi, mengumpulkan, mengklasifikasi,
mencatat, dan melaporkan transaksi pembelian serta pembayaran kas, dan untuk
memperhitungkan aktiva serta kewajiban yang berhubungan. Untuk memahami
sistem akuntansi siklus pengeluaran, auditor harus mempelajari bagaimana transaksi
pembelian dan pembayaran kas dimulai; akun, buku besar, jurnal, dan dokumen yang
digunakan untuk membukukan transaksi-transaksi tersebut, metode atau langkah-
langkah yang dilakukan untuk memproses serta melaporkannya dalam laporan
keuangan (Guy, Alderman dan Winters, 2003).
Dari pengertian-pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa siklus pengeluaran
adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang
berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama
dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan
memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan
organisasi untuk berfungsi.
2.2.4 Tujuan Siklus Pengeluaran
Menurut Wilkinson (2000:469), tujuan siklus pengeluaran kas (pembelian)
yaitu:
1. Menjamin bahwa barang dan jasa dipesan sesuai dengan kebutuhan.
2. Menerima barang yang dipesan dan memeriksa kondisi barang tersebut.
3. Menyimpan dan mengamankan barang sampai barang tersebut dibutuhkan
4. Menentukan bahwa faktur atas barang dan jasa adalah benar.
5. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dengan tepat dan akurat.
20
6. Posting atas kewajiban dan pengeluaran kas kepada akun pemasok yang tepat
pada akun utang usaha dalam buku besar.
7. Menjamin bahwa semua pengeluaran kas berkaitan dengan pembelian telah
diotorisasi
8. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran kas dengan tepat dan akurat.
2.2.5 Dokumen-dokumen yang Digunakan Dalam Siklus Pengeluaran
Assauri (2011:283) menyatakan bahwa yang dimaksud dengan pencatatan
dalam pengawasan persediaan adalah semua pencatatan atau pembukuan mengenai
penerimaan, persediaan di gudang, dan pengeluaran bahan baku dan bahan-bahan
lainnya, serta hasil produksi dalam suatu perusahaan. Pencatatan-pencatatan tersebut
diperlukan untuk menjamin bahan-bahan atau barang-barang yang terdapat dalam
persediaan dipergunakan secara efisien dan perusahaan dapat mengikuti
perkembangan persediaannya dengan baik.
Menurut Considine dan Parkes (2012:446), ada beberapa dokumen yang
dibutuhkan didalam siklus pengeluaran. Dokumen-dokumen tersebut adalah:
Table 2.3. Dokumen-dokumen didalam Siklus Pengeluaran
Dokumen Keterangan
Purchase requisistion Mengizinkan bagian rekuisisi untuk membuat daftar
pembelian barang atau jasa. Dokumen ini hanya
diperuntukan bagian internal perusahaan.
Purchase order Berguna sebagai bukti pembelian dan juga mengikat
kontrak antara perusahaan dengan supplier.
Vendor list Daftar dari supplier yang sudah disetujui oleh
perusahaan yang juga sudah menentukan harga dengan
supplier.
Purchase invoce Detail dari jumlah barang yg dibeli dan jumlah harga
dan kodisi barang. Dokumen ini di persiapkan oleh
supplier.
Good packing slip Dibuat oleh supplier dan biasanya didampingi dengan
barang yang sudah dipesan.
21
Dokumen Keterangan
Receiving report Menyediakan semua detail pesanan seperti detail
supplier, berat barang, nomor barang, dan deskripsi dari
barang. Divisi penerimaan yang membuat laporan ini.
Remittance advice Untuk memberi notifikasi kepada supplier untuk barang
yang akan dibayarkan. Dokumen ini bisa disiapkan oleh
bagian finance atau supplier.
Sumber: Accounting Information Systems 4th edition
2.2.6 Hutang Dagang
Hutang dagang menurut Djarwanto (2010:63) merupakan kewajiban
perusahaan kepada pihak lain untuk membayar sejumlah uang atau menyerahkan
barang atau jasa pada tanggal tertentu. Hutang juga merupakan salah satu sumber
pembiayaan eksternal yang digunakan oleh perusahaan untuk membiayai kebutuhan
dananya. Hutang menunjukkan sumber modal yang berasal dari kreditur. Dalam
jangka waktu tertentu pihak perusahaan wajib membayar kembali atau wajib
memenuhi tagihan yang berasal dari pihak luar tersebut. Pemenuhan kewajiban ini
dapat berupa pembayaran uang, penyerahan barang atau jasa kepada pihak yang telah
memberikan pinjaman kepada perusahaan.
22
2.3 Sistem Manual
Sumber: Accounting Information Systems 7th Edition
Gambar 2.1 Manual Purchase system, Sumber: (Hall 2011:231)
23
Menurut Hall (2011:230), terdapat 5 departemen yang terlibat dalam sistem
pembelian manual, yaitu:
1. Pengendali persediaan departemen ini mengurangi persediaan perusahaan
dengan mentransfer bahan baku ke dalam proses produksi (siklus konversi)
dan menjual barang jasi ke pelanggan (siklus pendapatan). Pengendali
persediaan mengawasi dan mencatat tingkat persediaan barang jadi, ketika
saatnya pemesanan ulang staf administrasi akan membuat permintaan
pembelian. Satu salinan permintaan pembelian akan dikirim ke departemen
pembelian, dan satu salinan lainnya dikirim ke utang usaha dan disimpan di
ke dalam file tunda utang usaha. Staf administrasi pengendali persediaan
menyimpan salinan terakhir tersebut dalam file permintaan pembelian terbuka
(file open purchase requisition).
2. Departemen persediaan bertugas untuk menerima permintaan pembelian,
menyortirnya berdasarkan nama pemasok jika perlu, dan membuat pesanan
pembelian (purchase order/PO). Ketika perusahaan membuat pesanan
pembelian maka PO dibuat menjadi beberapa salinan. Satu salinan PO
dikirimkan ke pengendali persediaan yang selanjutnya disimpan bersama
permintaan pembelian terbuka. salinan berikutnya dikirim ke utang usaha
untuk disimpan dalam file utang usaha tunda. Satu salinan (salinan kosong)
dikirim ke bagian penerimaan, tempat file itu akan disimpan hingga saat
persediaan tiba. Dua dari salinan PO tersebut akan dikirim ke pemasok. Staf
administrasi bagian pembelian akan menyimpan salinan terakhir bersama
dengan permintaan pembelian dalam file pesanan pembelian terbuka (open
purchase order file).
3. Bagian Penerimaan pada saat perusahaan mengalami waktu tunggu antara
memasukkan pesanan dengan menerima persediaan, berbagai salinan PO
berada di file sementara di berbagai departemen sehingga tidak ada kegiatan
ekonomi yang terjadi sampai perusahaan menerima persediaan, oleh karena
itu tidak ada kewajiban finansial yang timbul. Penerimaan persediaan: barang
yang tiba dari pemasok di rekonsiliasi dengan salinan kosong PO. Salinan
kosong (blind copy) tidak berisi informasi jumlah atau harga produk yang
diterima, tujuannya adalah untuk memaksa staf administrasi bagian
penerimaan menghitung dan memeriksa persediaan dalam mengisi laporan
penerimaan. Pembuatan laporan penerimaan setelah melengkapi jumlah fisik
24
4. Dan menyelesaikan pemeriksaan, staf administrasi bagian penerimaan
membuat laporan penerimaan yang menyatakan jumlah dan kondisi
persediaan tersebut.
5. Bagian utang usaha pada proses di departemen ini perusahaan mungkin tidak
memiliki informasi finansial yang dibutuhkan untuk mencatat transaksi-
transaksinya. Dokumen formal yang menyediakan informasi tersebut adalah
faktur pemasok (supplier’s invoice). Jika perusahaan belum menerima faktur,
perusahaan akan menunda pencatatan kewajiban hingga faktur tiba.
6. Bagian buku besar, bagian buku besar menerima voucher jurnal dari bagian
utang usaha dan sebuah ringkasan akun dari bagian pengendalian persediaan.
Staf admministrasi bagian buku besar mencatat dari voucher jurnal ke akun
pengendali persediaan dan utang usaha serta merekonsiliasi akun pengendali
persediaan serta ringkasan buku pembantu persediaan. Tahap pembelian
dalam siklus pengeluaran selesai.
2.4 Simbol Flowchart
Berikut adalah simbol-simbol sistem flowchart menurut Dull, Gelinas, dan
Wheeler (2012:108):
Tabel 2.4 Flowchart (diagram alir)
Inputs Processing Output Data stores Connectors
Untuk menyimpan
dokumen
memulai dan
mengakhiri proses
PC, other data entry
Manual Process On-page
connector
Bisa jg digunakan
sebagai output
Decesion Off-page connector
Sumber: Introduction to Information Systems 9th Edition
Punch card
Offline process
Documents
Manual keying
Computer process
General purpose input-output
Disk
Tape
Paper
Start/stop
25
2.5 Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pengeluaran
Berikut adalah skema dari diagram arus data menurut Hall:
Sumber: Information Technology Auditing Third Edition
Gambar 2.2 Batch Purchase System Sumber: (Hall 2011:471)
26
Sumber: Information Technology Auditing Third Edition
Gambar 2.3 Batch Purchase System (Continued) Sumber: (Hall 2011:472)
27
2.6 Event table
Menurut Satzinger, Jackson dan Burd (2011:168) event table adalah sebuah
katalog dari use case yang terdiri dari kejadian-kejadian dalam baris dan merupakan
bagian penting dari informasi kejadian-kejadian tersebut yang terdapat didalam
kolom.
Menurut Satzinger, Jackson dan Burd (2011:168) event table terdiri dari
beberapa komponen, yaitu :
1. Event
Event merupakan suatu kejadian yang terjadi pada waktu dan tempat tertentu
yang dapat dijelaskan serta perlu diingat.
2. Trigger
Trigger merupakan suatu tanda yang memberitahukan sistem bahwa event
telah terjadi, meskipun data yang masuk membutuhkan proses atau waktu.
3. Source
Source merupakan agen eksternal yang memasukan data kedalam sistem.
4. Response
Response merupakan hasil atau output dari suatu proses yang dilakukan oleh
sistem.
5. Destination
Destination merupakan agen eksternal yang menerima output atau hasil dari
proses yang dilakukan oleh sistem.
Sumber : Satzinger, Jackson, dan Burd (2011:169)
Gambar 2.4 Event Table
28
2.7 Activity Diagram
Satzinger, Jackson, dan Burd (2011:141) mengatakan bahwa activity diagram
adalah tipe dari diagram alur kerja yang mendiskripsikan serangkaian aktivitas
pengguna dalam proses kegiatan bisnis secara berurutan. Notasi-notasi yang
digunakan didalam activity diagram antara lain:
1. Swimlane
Merupakan sebuah area berbentuk persegi panjang dalam activity
diagram yang memaparkan aktivitas apa saja yang dilakukan oleh
seorang user.
2. Starting Activity (Pseudo)
Merupakan notasi dalam activity diagram yang memliki fungsi
sebagai penanda dimulainya suatu aktivitas.
3. Transition Arrow
Merupakan notasi dalam activity diagram yang memliki fungsi
menghubungkan satu aktivitas dengan aktivitas berikutnya yang
dilakukan oleh seorang user.
4. Activty
Merupakan notasi dalam activity diagram yang memiliki fungsi
menjelaskan aktivias yang dilakukan oleh seorang user.
5. Synchronization Bar
Merupakan notasi dalam activity diagram yang memiliki fungsi
mengatur atau mengendalikan pemisahan dan penyatuan dari beberapa
aktivitas yang berurutan.
6. Decision Activity
Merupakan notasi dalam activity diagram yang digunakan pada saat
user akan melakukan pengambilan keputusan.
7. Ending Activity
Merupakan notasi dalam activity diagram yang memliki fungsi
sebagai penanda diakhirinyanya suatu aktivitas.
29
Sumber : Satzinger, Jackson, dan Burd (2011:142)
Gambar 2.5 Activity Diagram
2.8 Persediaan
2.8.1 Pengertian persediaan
Persediaan merupakan unsur aktiva lancar yang sangat aktif dalam perusahaan
dagang maupun perusahaan industri (perusahaan manufaktur). Dalam perusahaan
dagang persediaan dimiliki dalam kegiatan pembelian barang tanpa mengadakan
perubahan bentuk. Sedangkan bagi perusahaan industri persediaan merupakan salah
satu unsur penting diproses lebih lanjut sehingga menjadi barang siap jual.
Pembelian dan penjualan mempunyai akibat langsung terhadap harga penjualan.
Menurut Riyanto (2011:120) persediaan barang dagang adalah barang untuk
perusahaan yang diadakan untuk dijual secara langsung sebagai usaha utama
perusahaan atau pengembangan usaha bagi perusahaan atau masih diolah dalam
proses produksi kemudian dijual sebagai barang dagangan dalam seluruh operasi
normal perusahaan.Metode pencatatan persediaan ada 2, yaitu:
1. Metode fisik, dalam metode ini pencatatan jumlah persediaan tidak
dilakukan terus menerus, jumlah persediaan dicatat setiap akhir periode.
2. Metode perpetual, pencatatan dilakukan terus-menerus sehingga jumlah
persediaan yang ada setiap saat dapat diketahui.
Standar Akuntansi Keuangan (2004, SAK No. 14.1) menyatakan persediaan
adalah “aktiva tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal; dalam proses
30
produksi dan atau dalam perjalanan; atau dalam bentuk bahan atau perlengkapan
(supplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa. …Persediaan
meliputi barang yang dibeli dan disimpan untuk dijual kembali. …Persediaan juga
mencakupi barang jadi yang telah diproduksi, atau barang dalam penyelesaian yang
sedang diproduksi perusahaan, dan termasuk bahan serta perlengkapan yang
digunakan dalam proses produksi.”
Menurut Leny Sulistiyowati (2010:22), Persediaan adalah aktiva yang tersedia
untuk dalam kegiatan biasa, dalam proses produksi untuk penjualan atau dalam
bentuk bahan atau perlengkapan untuk digunakan dalam proses produksi atau
pemberian jasa.
Dari pengertian-pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa persedian barang
dagang adalah barang-barang yang dibeli perusahaan dengan maksud dijual lagi
(barang dagangan), atau masih dalam proses produksi yang akan diolah lebih lanjut
menjadi barang jadi kemudian dijual (barang dalam proses), atau akan digunakan
dalam proses produksi barang jadi yang kemudian dijual (bahan baku atau
pembantu).
2.9 Hasil Penelitian Terdahulu
Pada tahun 2013, Dinda Adani melakukan penelitian mengenai analisis siklus
pembelian pada perusahaan yang bergerak dalam bidang logistic provider, penyedia
jasa trucking, dan juga bertindak sebagai distributor untuk berbagai macam buah-
buahan dan frozen vegetables dalam penelitian nya yang berjudul “Analisis siklus
pembelian (studi kasus: PT. Berkat Unggultama Indonesia)”. Tujuan penelitian
tersebut ialah untuk mempelajari dan menganalisis bagaimana sistem yang berjalan
pada siklus pembelian, menemukan dan memperbaiki kelemahan yang terdapat
didalam siklus pembelian. Berdasarkan hasil penelitian dan analisis yang telah
dilakukan, maka dapat diambil kesimpulan bahwa PT. Berkat Unggultama Indonesia
memiliki sistem pembelian, struktur organisasi yang kurang memadai. Saat ini PT.
Berkat Unggultama Indonesia belum memiliki Angka Pengenal Impor (API) dan
juga tidak menggunakan Letter of Credit (L/C) sebagai sistem pembayaran. Dari
hasil kesimpulan tersebut, penulis memberikan beberapa saran yang diantaranya
adalah merubah kebijakan akuntansi perusahaan, Perusahaan sebaiknya
memanfaatkan software yang dimiliki untuk dapat mempermudah kegiatan yang
31
dilakukan oleh perusahaan, dan Perusahaan harus segera memiliki Angka Pengenal
Impor (API) untuk menunjang kegiatan impor.
Pada tahun 2012, Dr. Omar A.A. Jawabreh melakukan penelitian dengan judul “The
Impact of Accounting Information System in Planning, Controlling and Decision-
Making Processes in Jodhpur Hotels”. Penelitian tersebut berfokus untuk
mengidentifikasi realitas sistem informasi akuntansi pada hotel bintang 4 dan 5
dalam hal perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan. Metode yang
digunakan yaitu deskriptif analitis, pengumpulan data dengan cara kuesioner
didistribusikan keberbagai akuntan hotel. Setelah melakukan analisis statistik
kuesioner, muncul beberapa temuan dan kunci yang paling penting adalah bahwa
hotel di Jodhpur tidak menggunakan metode sistem informasi akuntansi dalam
perencanaan, pengendalian dan proses pengambilan keputusannya. Peneliti
menemukan masing-masing yang semuanya dikelompokkan memiliki nilai mean
(1.77, dan 0.00), (1.85 dan 0.00), (1.98 dan 0.00) level yang signifikan (p-value),
yang berarti bahwa hipotesis tersebut ditolak. Karena tidak ada hubungan antara
sistem informasi akuntansi dan perencanaan, pengendalian, dan pengambilan
keputusan dalam empat dan bintang lima Hotel Jodhpur. Peneliti memberi
rekomendasi untuk meningkatkan rehabilitasi para kader dan mengembangkan
sistem informasi di hotel Jodhpur terhadap penerapan efisien metode sistem
informasi akuntansi.
Pada tahun 2013, Manirath Wongsim melakukan penelitian yang berjudul “The
Importance of Influences Factors for Chooses and Use of Software and Hardware to
Support Operations in Accounting Information Systems Adoption”. Penelitian ini
dilakukan dengan 46 responden di sepuluh organisasi dalam perusahaan manufaktur
di Thailand. Hasil penelitian menunjukkan bahwa faktor yang mempengaruhi adopsi
SIA mendefinisikan 25 faktor; dari studi kasus ini dikategorikan dalam empat
kelompok: faktor organisasi, faktor stakeholder, faktor teknologi, dan faktor
eksternal. Sebagai hasilnya, bukti empiris menunjukkan bahwa organisasi harus
memahami pentingnya faktor pengaruh untuk Anda memilih dan penggunaan
perangkat lunak dan perangkat keras untuk mendukung operasi, manajemen
strategis, dan pengambilan keputusan dalam sistem informasi akuntansi adopsi.
Informasi ini harus dipertimbangkan dalam mengadopsi AIS dalam rangka
meningkatkan efektivitas.
32
Pada tahun 2010, Annilia Septema M, melakukan penelitian mengenai analisis
siklus pengeluaran pada perusahaan yang bergerak dalam bidang perhotelan dalam
penelitian nya yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Atas Siklus
Pengeluaran Pada Hotel Mutuara Boyolali”. Sistem Informasi Akuntansi atas Siklus
Pengeluaran pada Hotel Mutiara masih manual. Selama ini Hotel Mutiara tidak
dapat memperoleh informasi tentang aktivitas pembelian barang serta arus barang
secara akurat dan cepat, sehingga mengakibatkan penumpukan barang di gudang.
Selain itu banyaknya dokumen yang digunakan untuk melakukan pembelian barang,
pembayaran dan penerimaan barang. Sehingga perlu adanya perancangan sistem
informasi akuntansi atas siklus pengeluaran.
Pada tahun 2014, Ali Mahmoud Alrabei, melakukan penelitian yang berjudul “The
Relationship between Applying Methods of Accounting Information Systems and the
Production Activities”. Sistem informasi akuntansi memainkan peran penting dalam
meningkatkan lingkungan perusahaan, sehingga perusahaan sangat diperlukan untuk
menekankan pada penerapan SIA untuk mengoptimalkan bisnis mereka. Tujuan
penelitian ini adalah untuk menguji hubungan antara SIA dan kegiatan produksi
(yaitu, desain produksi, perencanaan dan pengendalian produksi, operasi produksi
dan akuntansi biaya) studi . Penelitian ini juga untuk menguji kepala persepsi
departemen 'terhadap hubungan antara penerapan sistem informasi akuntansi dan
kegiatan produksi, dari 113 kuesioner yang dibagikan, hanya 69 kuesioner kembali
dan valid untuk menjalankan analisis menghasilkan 61% tingkat tanggapan. Hasil
penelitian menunjukkan hubungan positif yang signifikan antara SIA dan produksi
kegiatan (yaitu, desain produksi, perencanaan dan pengendalian produksi, operasi
produksi dan akuntansi biaya). Penelitian ini merekomendasikan bahwa perusahaan
harus berkonsentrasi pada penerapan sistem informasi akuntansi untuk mendapatkan
keuntungan dari manfaat dalam semua kegiatan produksi. Hal ini akan sangat
membantu di masa depan untuk mengeksplorasi kesulitan yang dihadapi perusahaan
Yordania dalam menerapkan sistem informasi akuntansi dalam desain produksi.
33
2.10 Tahap-Tahap Penelitian yang Dilakukan
Tahap-tahap penelitian yang akan dilakukan terkait dengan perencanaan
sistem informasi akuntansi atas pembelian, persediaan, hutang usaha pada PT Murni
Cahaya Pratama berdasarkan hasil analisis dan prosedur yang berjalan dengan
menggunakan informasi terkait proses bisnis perusahaan yang didapat dari
wawancara, observasi ke perusahaan langsung dan menganalisis kelemahan yang ada
serta membuat rekomendasi dengan penyesuaian antara teori dan hasil analisis yang
telah dilakukan.
Tahap pertama: untuk memperoleh data yang akurat, dilakukan beberapa
teknik pengumpulan data dalam pengumpulan informasi yaitu:
1. Teknik studi lapangan, dimana penelitian dilakukan dengan cara
terjun langsung ke objek penelitian untuk mendapatkan informasi
yang dibutuhkan. Teknik ini dapat dikakukan dengan 2 cara, yaitu:
a. Teknik wawancara, yaitu melakukan tanya jawab seputar siklus
pengeluaran yang dilakukan oleh PT Murni Cahaya Pratama kepada
pihak yang bersangkutan seperti kepala gudang, manajer accounting
& Finance, dan manajer purchasing.
b. Teknik observasi, yaitu melakukan pengamatan siklus pengeluaran
yang dilakukan oleh bagian gudang, akuntansi, dan purchasing.
2. Teknik studi pustaka, yaitu pengumpulan data dengan cara
mengumpulkan dan mempelajari teori-teori, literatur dan tulisan yang
berhubungan dengan penulisan. Tujuan dari teknik pustaka ini adalah
untuk mencari data yang dapat digunakan sebagai landasan teoritis
yang berkaitan dengan masalah yang diteliti. Teknik ini penulis
lakukan dengan 2 cara, yaitu:
a. Studi Dokumentasi, dilakukan dengan mengamati, meninjau, dan
menganalisis dokumen-dokumen yang terkait dengan proses bisnis
yang terjadi didalam perusahaan. Contohnya seperti dokumen SPPB,
purchase order, laporan persediaan barang, dll.
b. Studi literatur, yaitu dengan melakukan penelitian terhadap bahan
literatur yang berhubungan dengan penelitian sebagai landasan dalam
melengkapi analisis data.
34
Tahap kedua: setelah memperoleh data dari perusahaan, tahap selanjutnya
adalah menganalisis data-data yang diperoleh dan kemudian membandingkannya
dengan teori yang sudah ada.
Tahap ketiga: menuliskan masalah-masalah yang terjadi di perusahaan secara
singkat beserta rekomendasi atau solusi yang tepat untuk mengatasi masalah yang
ada.
Tahap keempat: membuat flowchart. Flowchart yang dibuat berupa gabungan
dari flowchart yang telah ada dan berjalan di perusahaan dengan flowchart dari teori
yang sudah ada. Hal ini dilakukan agar perusahaan dapat dengan mudah dan cepat
mengerti alur flowchart yang diusulkan.
Tahap kelima: membuat perancangan sistem dari microsoft access yang dapat
membantu perusahaan menjalankan aktivitasnya dengan bantuan software
(terkomputerisasi). Kemudian membuat event table. Respon dari sistem terhadap
event table yang terjadi akan digambarkan dalam use case diagram.
Tahap keenam: tahap terakhir yaitu, memberikan kesimpulan dan saran sesuai
dengan keadaan yang terjadi.
top related