bab 2 landasan teori 2.1 teori – teori dasar / umum 2.1.1...
Post on 02-Mar-2019
224 Views
Preview:
TRANSCRIPT
8
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Teori – Teori Dasar / Umum
2.1.1 Pengertian Studi Kelayakan
Pengertian studi kelayakan menurut O’Brien (2005, p515) adalah
studi awal untuk merumuskan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai
akhir, kebutuhan sumber daya, biaya, manfaat dan kelayakan proyek
yang diusulkan. Aspek-aspek studi kelayakan menurut O’Brien adalah
sebagai berikut:
Tabel 2.1 Aspek kelayakan menurut O’Brien
Kelayakan Organisasional Kelayakan Ekonomi
• Seberapa baik sistem yang
diusulkan untuk mendukung
prioritas bisnis perusahaan.
• Penghematan biaya
• Peningkatan pendapatan
• Pengurangan investasi
yang dibutuhkan.
• Peningkatan keuntungan.
9
Kelayakan Teknis Kelayakan Operasional
• Kemampuan, keandalan dan
ketersediaan hardware,
software dan jaringan.
• Penerimaan karyawan,
pelanggan dan supplier.
• Dukungan manajemen.
• Persyaratan pemerintah
dan persyaratan lainnya.
Tujuan diadakannya Studi Kelayakan adalah untuk mengevaluasi
solusi sistem alternatif dan untuk mengusulkan aplikasi bisnis yang
paling layak dan paling diinginkan untuk dikembangkan.
Menurut Whitten et al.(2004, p382), ada empat kategori pengujian
kelayakan:
1. Operational Feasibility atau kelayakan operasional adalah
ukuran sebaik apa solusi tersebut akan bekerja dalam
organisasi. Juga ukuran pendapat orang tentang sistem
atau proyek tersebut. Ada beberapa aspek kelayakan
operasional yang perlu dipertimbangkan:
a. Apakah masalah itu cukup berharga untuk
diselesaikan, atau akankah solusi itu bermanfaat
untuk menyelesaikan suatu masalah?
10
b. Bagaimana pendapat pengguna akhir atau
manajemen mengenai masalah atau solusi itu?
2. Technical Feasibillity atau Kelayakan Teknis adalah
ukuran kepraktisan solusi teknis tertentu atau ketersediaan
sumber dan pakar teknis. Aspek kelayakan teknis
mempertimbangkan tiga masalah pokok:
a. Apakah teknologi atau solusi yang disajikan cukup
praktis?
b. Apakah saat ini kita telah mempunyai teknologi
yang memadai?
c. Apakah kita mempunyai pakar teknis yang
memadai?
3. Schedule Feasibility atau Kelayakan Jadwal adalah ukuran
kekayakan daftar pelaksanaan proyek tersebut. Kelayakan
jadwal ditujukan pada masalah “Apakah tenggat waktu
proyek cukup masuk akal?”
4. Economic Feasibility atau Kelayakan Ekonomis adalah
ukuran efektivitas biaya sebuah proyek atau solusinya.
Kelayakan Ekonomis didefinisikan sebagai Analisis Cost
Benefit. Bagaimana biaya dan keuntungan diperkirakan?
11
Bagaimana biaya dan keuntungan dibandingkan untuk
menentukan kelayakan ekonomis?
2.1.2 Pengertian Sistem Informasi
Menurut O’Brien (2005, p5) Sistem Informasi merupakan
kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, network atau
jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan,
mengubah dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.
Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi
satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware),
perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran
komunikasi (jaringan) dan data yang disimpan (sumber daya data).
Sedangkan menurut Henry C. Lucas Sistem Informasi adalah
kegiatan dari suatu prosedur-prosedur yang diorganisasikan bilamana
dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan
keputusan dan pengendalian dalam organisasi
(http://yogaefron.blogspot.com/2009/02/definisi-pengertian-sistem-
informasi.html).
Dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi adalah suatu
penggabungan beberapa aspek sumber daya yang menghasilkan informasi
bagi organisasi.
12
Dari pengertian-pengertian tersebut dapat dilihat beberapa
manfaat dari sistem informasi:
1. Mengolah data menjadi informasi
2. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi
3. Meningkatkan keunggulan kompetitif
2.1.3 ERP (Enterprise Resource Planning)
2.1.3.1 Pengertian ERP
Menurut Whitten et al (2004, p29) ERP adalah aplikasi
perangkat lunak yang mengintegrasikan secara penuh sistem
informasi yang mencakup sebagian besar atau semua fungsi bisnis
inti dan mendasar (termasuk pemrosesan transaksi dan informasi
manajemen untuk fungsi-fungsi bisnis tersebut).
Sedangkan menurut O’Brien (2005, p320) ERP adalah
sistem lintas fungsi perusahaan yang digerakkan oleh modul
software suite terintegrasi yang mendukung proses bisnis dasar
internal perusahaan.
Perusahaan di dunia mulai memasang sistem ERP pada
tahun 1990 sebagai kerangka kerja yang konseptual untuk
merekayasa ulang proses bisnis mereka. ERP juga berfungsi
13
sebagai mesin software penting yang dibutuhkan untuk
mengintegerasikan dan menyelesaikan proses lintas fungsi yang
dihasilkannya.
Dapat disimpulkan bahwa ERP adalah suatu aplikasi
perangkat lunak yang mendukung fungsi-fungsi bisnis dalam
organisasi untuk saling terintegrasi.
2.1.3.2 Sejarah ERP
ERP berkembang dari beberapa evolusi yang ada pertama
kali, yaitu MRP, MRP II dan akhirnya menjadi ERP. Evolusi
tersebut dijelaskan sebagai berikut :
(Sumber: http://ngole.wordpress.com/2007/05/26/6/)
1. Dimulai dari konsep manufaktur 25-30 tahun yang lalu,
yang memperkenalkan mekanisme untuk menghitung
material yang dibutuhkan, kapan dan berapa banyak
material itu dibutuhkan. Konsep ini dikenal dengan nama
MRP (Material Requirement Planning).
2. MRP berevolusi menjadi MRP II (Manufacturing
Resource Planning) yang melingkupi faktor tambahan
seperti perencanaan jangka panjang, master scheduling,
14
dan lain-lain. MRP II ini sudah memasukkan unsur
pengawasan dan pelaporan.
3. Setelah MRP II, perusahaan menyadari bahwa banyak hal
harus dipadukan antara lain keuangan, peramalan, sales
order, analisis penjualan, distribusi, quality control dan
sistem pelaporan serta monitor secara lebih lanjut. Sistem
informasi terpadu ini disebut ERP (Enterprise Resource
Planning).
2.1.3.3 Manfaat ERP
Menurut O’Brien (2005, p322), ERP mempunyai banyak
manfaat bagi perusahaan, yaitu:
• Penurunan biaya
Banyak perusahaan yang melaporkan penurunan
signifikan dalam biaya pemrosesan transaksi, hardware,
software, serta karyawan pendukung IT jika dibandingkan
dengan sistem lama milik mereka yang belum terintegrasi.
• Kualitas dan efisiensi
ERP menciptakan kerangka kerja untuk mengintegrasikan
dan meningkatkan proses bisnis internal perusahaan yang
15
menghasilkan peningkatan signifikan dalam kualitas serta
efisiensi layanan pelanggan, produksi dan distribusi.
• Kelincahan perusahaan
Dengan adanya sistem ERP, akan meruntuhkan banyak
dinding departemen dan fungsi dari berbagai proses bisnis,
sistem informasi dan sumber daya informasi. ERP dapat
menghasilkan struktur organisasi, tanggung jawab
manjerial dan peran kerja yang lebih fleksibel, dan juga
menghasilkan organisasi serta tenaga kerja yang lebih
lincah dan adaptif yang dapat dengan lebih mudah
memanfaatkan berbagai peluang dan bisnis.
• Pendukung keputusan
ERP menyediakan informasi mengenai kinerja bisnis
lintas fungsi yang sangat penting secara cepat dan real
time untuk para menajer agar dapat secara signifikan
meningkatkan kemampuan mereka dalam mengambil
keputusan secara tepat waktu di lintas bisnis keseluruhan
perusahaan.
16
2.1.3.4 Penerapan ERP
Saat ini, penerapan Teknologi Informasi semakin trendi
saja dikalangan para pengusaha. Efisiensi waktu dan biaya yang
ditawarkan oleh Teknologi Informasi, membuat para pengusaha
merasa wajib untuk menerapkannya dalam proses manajemen di
perusahaan. Bagi mereka yang selalu fokus terhadap kebutuhan
pelanggan, tidak akan berpikir dua kali untuk menerapkan
Teknologi Informasi dalam proses kerjanya.
Globalisasi dunia bisnis menuntut perusahaan untuk dapat
mengelola informasi dengan baik, sehingga kebutuhan informasi
masing–masing pihak yang berkepentingan (bukan hanya
konsumen) dapat terpenuhi dengan cepat dan tepat. Teknologi
Informasi dapat mengotomatisasi proses pengelolaan informasi
dari mulai memasukkan informasi, menyimpan, dan
memperbaruinya setiap saat sehingga setiap orang bisa
mendapatkan informasi terbaru dan melakukan analisis dengan
mudah. Oleh karena itu proses penyampaian pesan, informasi,
maupun pengetahuan dapat lebih cepat, mudah dan dijamin up to
date. Otomatisasi proses pengelolaan informasi dapat dilihat salah
satunya dalam penerapan Enterprise Resources Planning (ERP).
Mekanisasi proses kerja dengan menggunakan ERP,
mengharuskan para karyawan untuk mengirimkan informasi pada
17
satu sumber. Dengan memusatkan tempat penyimpanan data pada
satu tempat, maka tercipta kemudahan untuk mendapatkan
berbagai data, karena setiap departemen/divisi mengirimkan data
mereka pada tempat ini.
(Sumber: http://www.aimsconsultants.com/news/articles/14-
manfaat-penerapan-erp.html)
2.1.3.5 Modul – Modul ERP
Modul-modul dalam sistem Enterprise Resource Planning
(ERP) :
(Sumber:
http://www.erpweaver.com/index.php?option=com_content&view
=article&id=19:modul-enterprise-resource-planning-
erp&catid=16:erp-umum&Itemid=27)
1. Item Master Management (IMM)
2. Bill of Material (BOM)
3. Demand Management (DM)
4. Sales and Order Management (SOM)
5. Master Production Scheduling (MPS)
6. Material Requirement Planning (MRP)
18
7. Capacity Requirement Planning (CRP)
8. Inventory Management (INV)
9. Shop Floor Control (SFC)
10. Purchasing Management (PUR)
11. General Ledger (GL)
12. Account Payable (AP)
13. Account Receivable (AR)
14. Cost Control (CO)
15. Financial Reporting (FIR)
16. Human Resource (HR)
2.1.4 SAP
2.1.4.1 Sejarah SAP
SAP dibuat pertama kali di Mannheim, Jerman pada tahun 1972
dengan nama asli Systemanalyse und Programmentwicklung (System
Analysis and Program Development) di Baden-Wuttemberg, oleh 5
(lima) orang mantan Engineer IBM yaitu Dietmar Hopp, Hans-Werner
Hector, Hasso-Platner, Klaus Tshcira dan Claus Wellenreuther.
19
Pada tahun 1977, kepanjangan dari SAP berganti nama menjadi
System Application and Products in Data processing yang berkantor
pusat di Walldorf, Jerman. Untuk pertamakalinya pada tahun ini SAP
memiliki klien dari luar Jerman.
Pada tahun 1982, SAP telah memiliki lebih dari 250 klien yang
berasal dari jerman, Austria dan switzserland. Perusahaan telah
mempekerjakan 100 karyawan pada perusahaan mereka. Namun
sayangnya pada tahun ini salah satu pendiri SAP keluar dari perusahaan
ini.
Pada tahun 1991, SAP menghadirkan teknologi R/3 dan pada
tahun 1999 menghadirkan yang terbaru yaitu yang terbaru yaitu
mySAP.com yang kemudian pada tahun 2003 berganti nama menjadi
mySAP Business Suite.
Hingga akhir 2004 SAP telah memiliki 24000 customer di lebih
dari 120 negara yang menjalankan hingga 84000 instalasi software SAP.
(Sumber: http://winnardo.wordpress.com/2010/03/17/sejarah-sap/)
2.1.4.2 Elemen Organisasi SAP
Menurut buku SAP01 Fundamental, Elemen organisasi
adalah struktur organisasi perusahaan yang dipetakan dalam
20
aplikasi SAP. Elemen-elemen organisasi tersebut adalah sebagai
berikut:
• Client
Client adalah level elemen tertinggi dari semua
elemen organisasi dan sebuah client mewakili sebuah grup
perusahaan.
• Company Code
Company Code adalah sebuah unit akunting legal
bersifat independen yang mewakili elemen organisasi
pusat dari akuntansi keuangan. Company Code juga
mewakili pajak nasional dari perusahaan serta kebutuhan
laporan pajak perusahaan.
• Plant
Plant dapat berupa pabrik ataupun cabang. Dalam
perusahaan manufaktur, plant dapat diartikan sebagai
pabrik dan merupakan unit organisasi pusat dari produksi.
Tetapi dalam perusahaan jasa, plant ini dapat diartikan
sebagai cabang.
• Storage Location
21
Stok bahan baku dalam Inventory Management
dapat dibedakan dengan satu plant menurut storage
location. Elemen ini dapat berperan sebagai gudang.
• Sales Organization
Sales Organization adalah elemen organisasi pusat
dalam Sales Order Management yang mengontrol proses
penjualan pada pelanggan.
• Distribution Channel
Distribution Channel dapat digunakan untuk
mengidentifikasi bagaimana produk-produk yang berbeda
dapat menjangkau para pemakai, misalnya wholesale.
• Organizational Unit
Organizational Unit menggambarkan berbagai
macam unit bisnis yang ada di dalam perusahaan, karena
sudah banyak unit-unit yang belum digambarkan dengan
baik sebagai departemen fungsional atau regional.
• Position
Position adalah karyawan perorangan / individual
yang ada di dalam perusahaan.
22
2.1.4.3 Modul – Modul SAP
Modul-modul yang ada pada SAP tergantung pada paket
SAP yang ada, misalnya modul dan aplikasi yang terdapat dalam
software SAP R/3 yang terus menerus di upgrade sesuai dengan
kebutuhan dan perkembangan jaman. Contoh modul yang ada
dalam SAP R/3 terdapat dalam tiga area fungsional, yaitu:
(Sumber:
http://www.erpweaver.com/index.php?option=com_content&task
=view&id=22&Itemid=27)
1. Financial
a. Modul Financial Accounting (FI) yang berfungsi
untuk menyediakan pengukuran secara kontinu
terhadap profitabilitas dan kinerja keuangan
perusahaan.
b. Modul Controlling (CO) untuk mendukung
pengendalian investasi, aktivitas keuangan,
pendanaan, serta biaya dan profit perusahaan.
c. Modul Investment Management (IM) untuk
menganalisis kebijakan investasi jangka panjang
dan fixed assets dari perusahaan.
23
d. Modul Enterprise Controlling (EC)
memungkinkan Enterprise Controller untuk
mengakses gudang informasi mengenai hal-hal
yang penting untuk perusahaan.
e. Modul Treasury (TR) untuk mengintegrasikan
antara cash management dan cash forecasting
dengan aktivitas logistik.
2. Logistics
a. Modul Logistics Execution (LE) berfokus pada
pengaturan logistik dari masa purchasing hingga
distribusi.
b. Modul Sales and Distribution (SD) untuk
penggunaan strategi penjualan yang sensitif
terhadap perubahan yang terjadi di pasar.
c. Modul Material Management (MM) berfokus pada
aktivitas sehari-hari dalam tipe bisnis apapun yang
memerlukan konsumsi material dan servis.
d. Modul Production Planning (PP) untuk
merencanakan dan mengendalikan jalannya
material sampai ke proses delivery produk.
24
e. Modul Plant Maintenance (PM) untuk mendukung
dan mengontrol pemeliharaan peralatan dan
bangunan secara efektif.
f. Modul Quality Management (QM) untuk
merencanakan dan menyimpan aktifitas kontrol
kualitas, seperti pemeriksaan produk.
g. Modul Project System (PS) memonitor material,
kapasitas dan dana selama proyek sedang berjalan.
3. Human Resource
Modul Human Resource ini terdiri dari beberapa
modul yang diantaranya berfungsi untuk melaksanakan
manajemen yang efektif dan tepat waktu terhadap salary,
benefit dan biaya yang berkaitan dengan sumber daya
manusia dalam perusahaan.
2.1.5 Pengertian Sumber Daya Manusia
Pengertian sumber daya manusia menurut Wirawan (2009, p1)
adalah sumber daya yang digunakan untuk menggerakkan dan
menyinergikan sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan organisasi.
Tanpa sumber daya manusi (SDM), sumber daya lainnya menganggur
25
dan kurang bermanfaat dalam mencapai tujuan organisasi. Istilah SDM
mencakup semua yang terdapat dalam diri manusia, antara lain terdiri
atas dimensi-dimensi berikut:
1. Fisik manusia
2. Psikis manusia
3. Sifat atau karakteristik manusia
4. Pengetahuan dan keterampilan manusia
5. Pengalaman manusia
2.1.6 Pengertian Outsourcing
Pengertian Outsourcing (Alih Daya) menurut sumber
http://jurnalhukum.blogspot.com/2007/05/outsourcing-dan-tenaga-
kerja.html , diartikan sebagai pemindahan atau pendelegasian beberapa
proses bisnis kepada suatu badan penyedia jasa, dimana badan penyedia
jasa tersebut melakukan proses administrasi dan manajemen berdasarkan
definisi serta kriteria yang telah disepakati oleh para pihak.
Outsourcing tidak dapat dipandang secara jangka pendek saja,
dengan menggunakan outsourcing, perusahaan pasti akan mengeluarkan
dana lebih sebagai management fee perusahaan outsourcing. Outsourcing
harus dipandang secara jangka panjang, mulai dari pengembangan karir
karyawan, efisiensi dalam bidang tenaga kerja, organisasi, benefit dan
26
lainnya. Perusahaan dapat fokus pada kompetensi utamanya dalam bisnis
sehingga dapat berkompetisi dalam pasar, dimana hal-hal intern
perusahaan yang bersifat penunjang (supporting) dialihkan kepada pihak
lain yang lebih profesional.
2.2 Teori - Teori Khusus
2.2.1 Modul Human Capital Management
Modul Human Capital Management yang digunakan adalah
mySAP ERP HCM yang memberikan fasilitas kepada perusahaan agar
dapat mengelola sumber daya manusianya secara real time. Kegiatan
pengelolaan itu dapat meliputi, perekrutan karyawan, penilaian kinerja
karyawan dan lain-lain yang dilakukan secara terintegerasi. MySAP ERP
HCM memiliki beberapa elemen sebagai berikut:
(Sumber buku: HR050 Business Processes in Human Capital
Management)
1. Organizational Management
Organizational Management digunakan untuk memetakan
struktur organisasi perusahaan dalam sistem manajemen sumber
daya terkait dengan laporan dan untuk memperlihatkan hirarki
serta hubungan para karyawan dalam sebuah perusahaan. Selain
27
itu, organizational management juga memberi pandangan yang
luas tentang perusahaan di masa lalu, masa sekarang dan masa
yang akan datang. Di dalam organizational management terdapat:
• Organizational Plan
Organizational plan menggambarkan sebuah model dari
lingkungan kerja yang struktural dalam perusahaan yang
bisa dievaluasi kapan saja.
• Organizational Unit
Organizational unit menggambarkan semua jenis unit
bisnis yang ada dalam perusahaan. Hubungan dari
beberapa unit bisnis yang ada akan membentuk sebuah
struktur organisasi.
• Jobs
Jobs adalah klasifikasi umum dari posisi yang akan
ditempati oleh para karyawan. Misalnya Head of
Department, secretary, dan lain-lain.
• Positions
Positions adalah unit organisasi terkecil yang
menggambarkan tugas-tugas dari karyawan secara
individual. Positions akan ditempati oleh Persons.
28
• Persons
Persons adalah sebuah objek yang memegang posisi
dalam suatu struktur organisasi yang secara umum
digambarkan sebagai karyawan.
2. Personnel Administration
Personnel administration ini terkait dengan fungsi untuk
me-maintain data para karyawan. Sistem dalam mySAP ERP
HCM menyimpan data dengan menggunakan Infotype Records.
Istilah-istilah yang terdapat dalam personnel administration ini
adalah:
• Single Screen Maintenance
Infotype akan dimaintain untuk subjek atau situasi
tertentu. Satu infotype akan digunakan untuk satu
karyawan.
• Personnel Actions
Personnel actions digunakan untuk situasi-situasi yang
lebih kompleks lagi dan dibutuhkan lebih dari satu
infotype. Misalnya dalam situasi untuk hiring seorang
karyawan.
29
• Fast Entry
Fast entry digunakan untuk maintain satu infotype untuk
lebih dari satu orang karyawan. Misalnya dalam situasi
pemberian bonus atau bayaran tambahan untuk para
karyawan.
3. Time Management
Time management digunakan untuk mengelola semua hal
yang berhubungan dengan waktu dalam proses kerja para
karyawan, misalnya absensi, cuti, dan lain-lain. Ada beberapa
cara untuk mencatat data waktu dalam time management, seperti:
• Dilakukan online oleh time administrator
• Menggunakan sistem pencatatan data terpisah
• Menggunakan Cross-Aplication Time Sheet (CATS)
• Menggunakan Employee Self-Service (ESS)
4. Payroll
Secara umum payroll adalah sebuah perhitungan dari
pembayaran atas hasil kerja dari para karyawan. Jika dilihat
secara lebih khusus, payroll dapat mengelola beberapa hal seperti
pemrosesan hasil penggajian, transfer bank, dan pembayaran gaji
30
dengan menggunakan cek. Perhitungan gaji secara umum
dilakukan dengan tahap sebagai berikut:
• Mengelola data karyawan terkait dengan master data,
travel data, dan time data untuk perhitungan gaji.
• Membuat Remuneration statement untuk mengetahui
jumlah gaji seluruhnya dari tiap karyawan.
• Mengirimkan gaji pada karyawan.
• Mentransfer hasil gaji kepada Bagian Accounting
5. Recruitment
Kompenen dalam recruitment dapat digunakan untuk
melengkapi seluruh proses perekrutan dari mulai mengisi data-
data awal sampai dengan mengisi posisi-posisi untuk lowongan
pekerjaan. Poses umum dari recruitment adalah sebagai berikut:
• Jika diintegrasikan dengan organizational management,
perusahaan dapat membuat vacancy infotype (1007) untuk
memuat seluruh persyaratan tenang kerja yang dibutuhkan
untuk perusahaan.
• Mengiklankan posisi lowongan pekerjaan.
• Menerima informasi tentang pelamar dan menyimpannya.
31
• Menentukan status pelamar, seperti to be hired atau
rejected.
• Membuat kontrak untuk pelamar yang diterima.
• Mempekerjakan karyawan dan menyimpan datanya dalam
master data.
6. Personnel Development
Komponen dalam personnel development dapat
memungkinkan perusahaan untuk menilai para karyawan terkait
dengan performanya dalam perusahaan. Keterkaitan antara
kualifikasi yang dimiliki karyawan dengan kebutuhan posisi
ditempat mereka bekerja dapat diukur dengan Qualifiacations and
Requirements.
Dengan personnel development, perusahaan dapat
merencanakan dan mengimplementasikan berbagai training yang
diperlukan untuk mengembangkan kemampuan dari para
karyawannya. Dengan begitu perusahaan dapat memastikan jika
organisasinya memiliki kemampuan dan kualifikasi yang
dibutuhkan di setiap bidang.
7. Training and Event Management
32
Para karyawan yang memiliki kualifikasi kurang memadai
akan diikutsertakan dalam event business atau kursus pelatihan
yang menyediakan sarana untuk meningkatkan kinerja karyawan
dalam bidang tertentu. Training and event management memiliki
empat proses utama, yaitu:
• Business Event Preparation
Dalam proses ini dibahas mengenai persiapan untuk
melakukan business event dengan mempersiapkan data
yang akan digunakan dalam membuat business event
catalog, seperti jadwal waktu, lokasi event, sumber daya,
dan lain-lain.
• Business Event Catalog
Tahap selanjutnya dalah pembuatan business event
catalog, termasuk tanggal event yang akan ditentukan.
• Day-to-Day Activities
Proses booking dalam kegiatan event dilakukan. Booking
dapat diikuti oleh para peserta internal atau eksternal, ada
juga fasilitas booking seperti prebook attendance, replace
booking, rebook dan cancel atttendees.
• Recuring Activities
33
Tahap ini melibatkan kegiatan-kegiatan yang butuh untuk
dilakukan secara periodik seperti melakukan penilaian
kembali atas training yang telah dilakukan oleh karyawan.
8. Enterprise Compensation Management
Enterprise compensation management dalam mySAP ERP
HCM digunakan untuk mengontrol dan mengelola kebijakan
remunerasi perusahaan serta memfasilitasi perencanaan
kompensasi dan budgeting. Empat komponen utama dari
enterprise compensation management adalah sebagai berikut:
• Job Pricing
Job pricing digunakan untuk mengevaluasi survey atas
gaji.
• Budgeting
Budgeting digunakan untuk merencanakan dan mengontrol
semua biaya untuk penyesuaian dalam pemberian
kompensasi.
• Compensation Administration
34
Compensation administration digunakan untuk
mendistribusikan kenaikan gaji karyawan yang
disesuaikan dengan kebijakan remunerasi perusahaan.
• Long-Term Incentives
Pemberian sebuah penghargaan dari suatu pencapaian
yang dilakukan (award).
9. Personnel Cost Planning
Personnel cost planning terkait tentang seluruh biaya yang
diperlukan untuk karyawan, seperti biaya gaji, training, kegiatan
dinas, dan lain-lain. Proses planning tersebut meliputi:
• Planning preparation
• Data collection
• Cost planning run
• Detail planning
• Consistency check and release
10. ESS dan MSS
ESS adalah Employee’s Self - Service yang merupakan
sebuah aplikasi yang mudah digunakan untuk menampilkan,
35
membuat, dan mengelola data dalam sistem SAP melalui internet.
Dengan ESS, karyawan dapat mengelola data mereka kapan saja
dan dimana saja.
Sedangkan MSS adalah Manager’s Self – Service yang
juga merupakan sebuah aplikasi yang memudahkan para manajer
untuk menampilkan, membuat, dan mengelola data dalam sistem
SAP melalui internet. Dengan MSS, manajer akan bisa lebih
efektif dalam mengontrol data secara real time.
11. Reporting and Analysis Tools
Ada beberapa jenis reporting yang terdapat dalam mySAP ERP
HCM untuk membantu memenuhi kebutuhan laporan. Dengan
reporting and analysis tools, perusahaan dapat mencari seluruh
kriteria dan membuat daftar karyawan dari data karyawan dan
juga membuat evaluasi secara statistik. Reporting mencakup
beberapa bentuk laporan sebagai berikut:
• Human Resources Information System (HIS) yang dapat
memenuhi kebutuhan laporan yang ditampilkan secara
grafik struktural.
• Manager’s Desktop digunakan oleh para manajer dimana
mereka bisa mengevaluasi dan mengganti data tertentu.
36
• Ad-Hoc-Query memungkinkan untuk pembuatan laporan
secara lebih fleksibel.
2.2.2 Analisis Biaya Manfaat
Menurut sumber buku Information Technology Investment,
analisis biaya manfaat yang meliputi identifikasi biaya-biaya dan manfaat
dari setiap alternatif investasi sampai pada pemilihan alternatif terbaik
menurut standar yang ditentukan.
Analisis biaya manfaat dapat digunakan untuk mengevaluasi
investasi pada waktu sebelum analisis proyek, setelah analisis proyek
ataupun dalam progress analisis proyek. Analisis biaya manfaat memiliki
beberapa tahapan atau fase seperti dijelaskan dalam gambar berikut:
Gambar 2.1 Lima Tahapan Cost Benefit Analysis
37
Biaya dalam cost benefit analysis digolongkan dalam 2 jenis,
yaitu yang terlihat / nyata dan tidak terlihat (tangible and intangible).
Aspek – aspek biaya yang termasuk dalam biaya tangible dan intangible
sangat tergantung kepada situasi pengambilan keputusan dalam investasi
teknologi informasi yang nantinya akan menentukan biaya-biaya apa saja
yang termasuk dalam cost benefit analysis seperti yang dijelaskan dalam
tabel berikut:
Tabel 2.2 Biaya-biaya potensial dalam sebuah investasi TI
Tangible Intangible
Hardware
Software
Telecommunications
Needs specification and updates
Service: installation, programming,
etc
Personnel: hiring, training, etc
Furniture
Resistance to change (Change
management)
Inability to change
Organizational restructuring
Integration of new system into
current situation
38
Sedangkan yang dimaksud manfaat dalam cost benefit analysis
adalah sebuah penerimaan positif dari sebuah pelaksanaan investasi
teknologi informasi. Manfaat secara umum dapat diklasifikasikan ke
dalam lima kategori:
1. Cost savings;
2. Error reduction;
3. Improved operational performance;
4. Increased flexibility; and
5. Improved planning and control.
Sama halnya dengan biaya, manfaat juga dapat digolongkan menjadi dua
jenis, yaitu tangible dan intangible.
Tabel 2.3 Manfaat-manfaat potensial dalam sebuah investasi TI
Tangible Intangible
Increased productivity
Decreased operational costs
Reduced workforce
Lower computer costs
Improved resource control
Improved organizational planning
More timely information
Higher quality information
39
Lower outside vendor costs
Lower clerical costs
Reduced software expenses
Enhanced organizational learning
Improved decision-making
Lower error rates
Improved customer satisfaction
2.2.3 Fit/Gap Analysis
Analisis Fit/Gap digunakan untuk mengevaluasi setiap area
fungsional dalam suatu proyek bisnis atau proses bisnis untuk mencapai
tujuan tertentu. Hal ini termasuk indenfitikasi data atau komponen utama
yang sesuai dengan sistem bisnis dan gap (kesenjangan) yang
membutuhkan solusi. Tehnik ini mengacu pada beberapa tujuan, semua
terfokus pada penentuan komponen kunci yang diperlukan untuk dapat
mencapai best practice di dalam sebuah organisasi.
• Tujuan Analisis Fit/Gap
Untuk setiap proyek, tujuan utama dari analisis fit/gap adalah
untuk memastikan bahwa setiap proyek dijalankan sesuai dengan
metode yang dianggap efektif dan efisien. Tujuan lain adalah
merekomendasikan perubahan, seperti antarmuka yang butuh
penyesuaian dalam setiap proses bisnis untuk menjamin hasil target.
40
• Sesi Cakupan
Dalam sesi analisis fit/gap, isu-isu dan tindakan biasanya
meliputi: penetapan persyaratan untuk konversi proses bisnis yang
diperlukan; mengetahui semua tugas khusus yang harus dilakukan;
menyusun langkah-langkah pengujian; mengidentifikasi prosedur
keamanan, pelaporan dan dokumentasi; dan membuat aturan dan standar
proses.
• Pengolahan Informasi
Setelah penyelesaian awal dilakukan, selanjutnya adalah
mengidentifikasi tugas-tugas yang diperlukan untuk mengubah atau
mengatasi masalah. Tim mereview semua informasi tentang isu atau
masalah. Dokumentasi dan penilaian dari tahap sebelumnya yang
melibatkan langkah-langkah perubahan organisasi juga dilakukan.
• Identifikasi Tugas
Semua tugas yang dibutuhkan untuk memulai rekomendasi fit/gap
analisis harus terdaftar. Dependensi antar tugas harus ditentukan dalam
rangka pembuatan rencana rincian struktur kerja. Seluruh sumber daya
penting untuk menyelesaikan setiap tugas kemudian diidentifikasi untuk
masing-masing kelompok fungsi dalam organisasi.
41
(Sumber:
http://translate.google.co.id/translate?hl=id&langpair=en|id&u=http://w
ww.ehow.com/about_6311789_fit-gap-analysis.html)
top related