analisis dan perancangan sistem informasi...
Post on 15-Dec-2018
219 Views
Preview:
TRANSCRIPT
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PEMBELIAN KREDIT PADA YAMAHA SINAR HARAPAN
MOTOR
Linduben Lumban Gaol / 24209477
Pembimbing:
Dr. Imam Subaweh, SE., AK., MM
Latar Belakang Masalah
• Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi di era globalisasi ini membuat setiap
perusahaan harus dapat mengembangkan dan membuat sistem yang baik bagi
perusahaannya. Sistem dapat digunakan untuk mempermudah dalam pengerjaan
serta meningkatkan kinerja dari perusahaan tersebut.
• Saat ini masih di dapatkan perusahaan yang belum menggunakan sistem dalam
pengolahan usahanya, cara manual pun masih digunakan untuk kegiatan usaha
sehari hari. Tidak bisa dipungkiri kesalahan dalam pengelolaan perusahaan pasti
dapat terjadi yang menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Bukan hanya itu
saja, waktu pengerjaan pun akan semakin lama, sehingga efektifitas kurang
terkendali.
• Salah satu aktifitas yang bisa dirancangkan sistem informasi akuntansinya yaitu
kegiatan pembelian. Melihat cukup kompleksnya pekerjaan yang dikerjakan
pada bagian pembelian maka diperlukan suatu aplikasi dan sistem
terkomputerisasi sebagai sarana untuk mempermudah dan mempercepat
pekerjaan yang dilakukan oleh bagian pembelian. Sistem informasi akuntansi
pembelian dalam pencatatannya terdapat beberapa tahapan seperti pembuatan
order pembelian, pencairan dana, pembuatan laporan pembelian dan
penerimaan barang ke perusahaan.
Latar Belakang Masalah
• Yamaha Sinar Harapan Motor adalah salah satu Dealer resmi Yamaha yang
menjalankan usahanya dalam pelayanan service dan spare part segala motor
Yamaha. Yamaha Sinar Harapan Motor berlokasi di Jl. Kp. Rawa Kalong-Setia
Mekar, Bekasi. Kegiatan pembelian meliputi dari pembelian spare part serta
peralatan motor kepada supplier secara kredit, dalam hal ini supplier adalah
pusat kantor Yamaha serta vendor yang bekerjasama dengan Yamaha.
• Kegiatan pencatatan pembelian kredit yang dilakukan oleh Yamaha Sinar
Harapan Motor masih menggunakan sistem manual. Ini jelas membuat kinerja
perusahaan menjadi lamban, bukan hanya itu saja kelalaian dari pegawai pun
bisa menjadi faktor utama yang bisa menyebabkan kerugian bagi perusahaan.
untuk kelancaran penjualan barang, diperlukan pembelian yang baik dan
pengendalian intern yang sesuai dengan standar yang diterapkan. Dalam
pembelian spare part dan peralatan motor, Yamaha Sinar Harapan Motor hanya
melakukan pembelian kredit dikarenakan sistem yang diterapkan oleh kantor
pusat adalah menunggu pemesanan pembelian sesuai dengan waktu memesan
dan ketersediaan dikantor pusat.
Rumusan Masalah dan Tujuan Penelitian
Rumusan Masalah :
1. Bagaimana penerapan sistem akuntansi pembelian kredit pada Yamaha Sinar
Harapan Motor?
2. Apakah sistem akuntansi pembelian kredit pada Yamaha Sinar Harapan Motor
sudah berjalan secara efektif?
3. Bagaimana perancangan sistem informasi akuntansi pembelian kredit yang
efektif untuk digunakan pada Yamaha Sinar harapan Motor?
Tujuan Penelitian :
1. Untuk mengetahui sistem akuntansi pembelian kredit yang diterapkan Yamaha
Sinar Harapan Motor
2. Untuk menganalisis penerapan sistem akuntansi pembelian kredit yang
berjalan pada Yamaha Sinar Harapan Motor
3. Untuk merancang sistem informasi akuntansi pembelian kredit yang efektif
untuk digunakan pada Yamaha Sinar Harapan Motor
Alat Analisis• Sistem Analisis
Pada tahap ini penulis melakukan investigasi (pemeriksaan awal) dan survei sistemuntuk mengumpulkan data tentang sistem akuntansi manual yang berasal daripembuatan dokumen permintaan pembeliaan spare part dan oli.
• Desain Sistem
Pada tahap ini penulis mulai merancang sistem dengan membuat pemodelan proses(dengan menggunakan Data Flow Diagram), pemodelan data (dengan menggunakanEntity Relationship Diagram), dan normalisasi. Data Flow Diagram (DFD) adalah suatumodel yang menggambarkan aliran data dan proses untuk mengolah data dalam suatusistem. Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu model untuk menjelaskanhubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yangmempunyai hubungan antar relasi, sedangkan normalisasi adalah proses untukmengorganisasikan file untuk menghilangkan grup elemen yang berulang-ulang,setelah itu dilanjutkan dengan desain database, input, dan output.
Hasil dan Pembahasan
Prosedur Sistem Akuntansi Pembelian Kredit
SEBELUM SESUDAH
Start
Membuat surat
permintaan
pembelian 2 lbr
SPP 1
SPP 2
N
1
x
2
BAGIAN GUDANG
PO 2
X
SPP 1
Mencocokan
dokumen
PO 2
SPP 1
N
X
X
PO 2
SPP 1
Supplier
Bersama barang
ST 1
ST 2
Mencocokan
barang dengan
dokumen
Membuat STTB
2 lbr
PO 2
SPP 1
STTB 1
ST 1
STTB 2
ST 2N
supplier
4
SPP : Surat Permintaan Barang
PO : Purchase Order
STTB : Surat Tanda Terima
Barang
ST : Surat Tagihan
BAGIAN GUDANG
START
Membuat SPP
2 lbr
Saat minimal
stock
SPP 1
SPP 2
N
1
4 7
PO 5 Faktur 2
Mencocokan
dokumen
dengan barang
PO 5
Faktur 2
N
SPP : Surat Permintaan Pembelian
PO : Purchase Order
LPB : Laporan Pembelian Barang
TTB : Tanda terima Barang
TTB 2
TTB 2
Di arsip
sesuai
jenis
barang
yang di
pesan
Bersama barang
Sebelum Sesudah
1
SPP 2
BAGIAN PEMBELIAN
Membuat
SPPH 1 lbr
SPPH
DIKIRIM KE
SUPPLIER
Menerima
penawaran
harga
X
X
SPH
Membuat
PO 6 lbr dan
LPB 3 lbr
PO 1
PO 2
LPB 2
PO 3
PO 4
SPHLPB 1
2
3
N
Supplier
4
SUPPLIER
Bukti Pesan
barang
Memeriksa
bukti pesan
BPB 1
SPP : Surat Permintaan Pembelian
SPPH : Surat Permintaan Penawaran Harga
SPH : Surat Penawaran Harga
PO : Purchase Order
BPB : Bukti Pemesanan Barang
LPB : Laporan Pembelian Barang
5
BPB 2
6
N
DITERIMA DARI SUPPLIER
SPH
PO 6
PO 5
LPB 3
Manajemen
2
BAGIAN PENERIMAAN BARANG
PO 1
SUPPLIER
Faktur 1
Bersama barang,
Faktur & Surat
Jalan
Mencocokan
barang
dengan
dokumen
SJ
Faktur 1
TTB 1
N 7
Bersama
barang
PO : Purchase Order
SJ : Surat Jalan
BPB : Bukti Pemesanan Barang
TTB : Tanda Terima Barang
Faktur 2
SJ
BPB 2
6
BPB 2
Membuat
TTB 4 lbr
PO 1
Faktur 2
TTB 2
Supplier
TTB 3
Faktur 3
8
Faktur 4
9
TTB 4
10
Faktur 3
Faktur 4
SEBELUM SESUDAH
3 4
BAGIAN KEUANGAN
PO 3
STTB 2
ST 2
Mencocokan semua
dokumen dan
membuat surat utang
Melakukan
penjurnalan
PO 3
STTB 2
ST 2
SU 1
SU 2
N N
X
X
Per 3 bulan
SU 1
SU 2
Membayar
utang ke
supplier
SU 1
BS 1
N
X
supplier
X
SU 1
Membuat laporan
pembelian barang
SU
BS 2
LPB 1
N
END
manajemen
PO : Purchase Order
STTB : Surat Tanda Terima barang
ST : Surat Tagihan
SU : Surat Utang
LPB : Laporan Pembelian Barang
BS : Bukti Setor
Jurnal
SU 2
BS 2
BS 2
LPB 2
5
Mencocokan
Purchase
Order dengan
Faktur dari
supplier
Membuat
Bukti Kas
Keluar 2 lbr
BKK 1
BKK 2
PO 6
Faktur 3
PO 6 Faktur 3
BAGIAN KEUANGAN
Arsip BKK yang belum
dibayar
11
N
PO : Purchase Order
BKK : Bukti Kas keluar
BS : Bukti SetorPer 3 bulan
8
Membayar
utang ke
Supplier
BS
3
BAGIAN AKUNTANSI
PO 3 Faktur 4
LPB 1
Membandingkan
faktur dari supplier
dengan PO, BKK,
TTB, BS & LPB
Membuat Jurnal
pembelian
Faktur 4
PO 3
N
END
Jurnal
Pembelian
PO : Purchase Order
LPB : Laporan Pembelian Barang
BKK : Bukti Kas Keluar
TTB : Tanda Terima barang
BS : Bukti Setor
11
BKK 1
BKK 1
910
TTB 4
TTB 4
LPB 1
BS
BS
supplier
Model Logika dari Sistem yang Diusulkan
Diagram Konteks Sistem Pembelian Kredit
GUDANG
Surat Permintaan
PembelianSISTEM PEMBELIAN KREDIT
LPB, LKK
MANAJEMEN
Laporan Hutang
Laporan Jurnal
SUPPLIER
SPPH, PO,
TTB, BSSPH, BPB,
SJ, Faktur
SPPH : Surat Permintaan Penawaran
Harga
PO : Purchase Order
TTB : Tanda Terima Barang
SJ : Surat Jalan
SPH: Surat Penawaran Harga
BPB : Bukti Pesan Barang
LPB : Laporan Pembelian Barang
LKK : Laporan Kas Keluar
BS : Bukti Setor
DIAGRAM LEVEL 1 PROSES 1
DIAGRAM LEVEL 1 PROSES 2
DIAGRAM LEVEL 1 PROSES 3
35.1p
Validasi semua data
5.2p
Penjurnalan
MANAJEMEN
Laporan
Pembelian
Barang,
Laporan Utang
Laporan Kas
Keluar,
Laporan Jurnal
Jurnal
Purchase Order
Kas Keluar
Akun
5.3p
Pencetakan Laporan
Entity Relationship Diagram
BarangPurchase
OrderSupplier
Kas
KeluarUtang
Kd_kas keluar **
Kd_PO *
Kd_utang **
Kd_supp **
Kd_brg **
Tgl_pemesanan
Nm_brg
Jmlh_brg
Total_pesan
Hrg_brg
Nm_brg
Jmlh_brg
Kd_brg *
Nm_supp
Almt_supp
No.tlp_supp
Kd_supp *
Tgl_beli
Tgl_j.tempo
Jmlh_utang
Kd_utang *
Tgl_kas.keluar
Jmlh_kas.keluar
Kd_kas.keluar *
Jurnal
Kd_jurnal *
No_jurnal
tgl_jurnal
Permintaan
Pembelian
Tanda
Terima
Barang
Nm_brg
No_tanda_terima *
Tgl_pengiriman
Total_bayar
alamat
satuan
Kd_permintaan *
Tgl_permintaan
No_permintaan
Nm_bagian_permintaan
No_tanda_terima **
Kd_permintaan **
No_kas_keluar
Total_kas_keluar
keterangan
termin
Akun
No_akun
Jenis_akun
Total_harga
NORMALISASI
Kd_permintaan
Tgl_permintaan
Satuan
No_permintaan
Nm_bagian_permintaan
No_tanda_terima
Kd_permintaan
Kd_kas_keluar
Kd_PO
Kd_utang
Kd_supp
Kd_brg
Tgl_pemesanan
Nm_brg
Jmlh_brg
Total_pesan
Nm_supp
Almt_supp
No_telp_supp
Kd_supp
Nm_brg
Jmlh_brg
Hrga_brg
Kd_brg
No_tanda_terima
Tgl_pengiriman
Nm_brg
Total_bayar
Alamat
Tgl_beli
Tgl_jatuh_tempo
Jmlh_utang
Keterangan
Debet
kredit
Kd_utang
Kd_jurnal
Tgl_jurnal
Keterangan
Termin
Tgl_kas_keluar
Jmlh_kas_keluar
Kd_kas_keluar
No_kas_keluar
Total_kas_keluar
Unnormalized Form / UNF
Bentuk Normal Pertama ( 1NF)
Barang
Kd_brg
Nm_brg
Jmlh_brg
Hrg_brg
Purchase Order
Kd_PO
Tgl_pesan
Kd_utang
Kd_supp
Kd_brg
Nm_brg
Jmlh_pesanan
Total_pesan
Kd_kas.keluar
Kd_jurnal
Kd_permintaan
No_tanda_terima
Supplier
Kd_supp
Nm_supp
Nm_depan_supp
Nm_tengah_supp
Nm_belakang_supp
Almt_supp
No.telp_supp
Utang
Kd_utang
Tgl_beli
Tgl_J.Tempo
Jmlh_utang
Kas Keluar
Kd_kas.keluar
Tgl_kas.keluar
Jmlh_kas.keluar
No_kas_keluar
Total_kas_keluar
Jurnal
Kd_jurnal
keterangan
Tgl_jurnal
Keterangan
Termin
Debet
kredit
Permintaan Pembelian
Kd_permintaan
Tgl_permintaan
Satuan
No_permintaan
Nm_bagian_permintaan
Tanda Terima Barang
No_tanda_terima
Tgl_pengiriman
Nm_brg
Total bayar
Alamat_supp
Alamat_jalan
kota
Akun
No_akun
Jenis_akun
Total_harga
Bentuk Normal Kedua (2NF)
Barang
Kd_brg *
Nm_brg
Jmlh_brg
Hrg_brg
Purchase Order
Kd_PO *
Tgl_pesan
Kd_utang **
Kd_supp **
Kd_brg **
Nm_brg
Jmlh_pesanan
Total_pesan
Kd_kas.keluar **
Kd_jurnal **
Kd_permintaan **
No_tanda_terima **
No-_akun
Supplier
Kd_supp *
Nm_supp
Nm_depan_supp
Nm_tengah_supp
Nm_belakang_supp
Almt_supp
No.telp_supp
Utang
Kd_utang *
Tgl_beli
Tgl_J.Tempo
Jmlh_utang
Kas Keluar
Kd_kas.keluar *
Tgl_kas.keluar
Jmlh_kas.keluar
No_kas_keluar
Total_kas_keluar
Jurnal
Kd_jurnal *
keterangan
Tgl_jurnal
Keterangan
Termin
Debet
kredit
Permintaan Pembelian
Kd_permintaan *
Tgl_permintaan
Satuan
No_permintaan
Nm_bagian_permintaan
Tanda Terima Barang
No_tanda_terima *
Tgl_pengiriman
Nm_brg
Total bayar
Alamat_supp
Alamat_jalan
kota
Akun
No_akun *
Jenis_akun
Total_harga
Desain Database yang Diusulkan
Tabel BarangNo Nama Field Type Width Keterangan
1 Kd_brg C 8 Kode Barang
2 Nm_brg C 30 Nama Barang
3 Jmlh_brg N 10 Jumlah Barang
4 Hrga_brg C 7 Harga Barang
Tabel Supplier
No Nama Field Type Width Keterangan
1 Kd_brg C 8 Kode Barang
2 Nm_brg C 30 Nama Barang
3 Jmlh_brg N 10 Jumlah Barang
4 Hrga_brg C 7 Harga Barang
Tabel Utang
No Nama Field Type Width Keterangan1 kd_utang C 20 Kode Utang
2 tgl_beli D 10 Tanggal Beli Barang
3 tgl_jatuh_tempo D 10 Tanggal Jatuh Tempo4 jmlh_utang C 20 Jumlah Utang
Tabel Purchase Order
No Nama Field Type Width Keterangan
1 kd_PO C 20kode purchase
order
2 tgl_pesan D 10 tanggal pesan
3 kd_brg C 8 kode barang
4 kd_supp C 5 kode supplier
5 kd_utang C 20 kode utang
6 Nm_brg C 30 nama barang
7 Jmlh_brg N 10 jumlah barang
8 Total_brg N 20 total barang
9 kd_kas_keluar C 8 kode kas keluar
10 kd_jurnal C 5 kode jurnal
11 kd_permintaan C 10 kode permintaan
12 no_tanda_terima N 10nomor tanda
terima
Tabel Kas keluar
No Nama Field Type Width Keterangan
1 kd_kas_keluar C 8 Kode Kas Keluar
2 tgl_kas keluar D 10 Tanggal Kas keluar
3 jmlh_kas_keluar C 20 Jumlah Kas Keluar
4 no_kas_keluar N 5 nomor kas keluar
5 total_kas_keluar N 20 total kas keluar
Tabel JurnalNo Nama Field Type Width Keterangan
1 kd_jurnal C 20 kode jurnal
2 tgl_jurnal D 10 tanggal jurnal
3 no_jurnal C 5 nomor jurnal
4 Keterangan C 30 keterangan
5 termin C 10 termin
Tabel Permintaan pembelian
No Nama Field Type Width Keterangan
1 kd_jurnal C 20 kode jurnal
2 tgl_jurnal D 10 tanggal jurnal
3 no_jurnal C 5 nomor jurnal
4 Keterangan C 30 keterangan
5 termin C 10 termin
Tabel Tanda Terima Barang
No Nama Field Type Width Keterangan
1 no_tnda_terima N 15nomor tanda
terima
2 tgl_pengiriman D 10tanggal
pengiriman
3 Nm_brg C 20 Nama Barang
4 total_byr N 20 Total Bayar
5 alamat C 30 alamat
Tabel Akun
No Nama Field Type Width Keterangan
1 No_akun N 5 no akun
2 Jenis_Akun C 15 jenis akun
3 Total_Akun N 20 total akun
Desain Input Sistem yang Di Usulkan
Form Data Barang
Form Data Supplier
Form Data Utang
Form Purchase Order
Desain Output yang Di UsulkanPermintaan Pembelian Data Barang
Laporan Pembelian Barang Laporan Kas keluar
Kesimpulan1. Sistem akuntansi pembelian kredit spare part yang sedang berjalan pada
Yamaha Sinar Harapan Motor diketahui memiliki 3 prosedur, yaitu : prosedur
bagian gudang, prosedur bagian pembelian dan prosedur bagian keuangan
2. Dalam sistem akuntansi pembelian kredit yang diterapkan pada Yamaha Sinar
Harapan Motor belum berjalan secara efektif. Terdapat beberapa kelemahan
dan kekuarangan dalam akuntansi pembelian kreditnya yaitu : Belum adanya
pemisahan antara fungsi gudang sebagai penyimpanan barang dengan bagian
penerimaan barang, fungsi pencatatan dilakukan oleh bagian keuangan yang
seharusanya menjadi fungsi tersendiri yaitu fungsi akuntansi, pendistribusian
dokumen pun belum sesuai dengan bagian-bagian yang tepat, pencatatan
dilakukan oleh bagian keuangan yang seharusnya dilakukan oleh bagian
akuntansi yang bertugas melakukan pencatatan, pencatatan yang dilakukan
pun masih secara manual yang dapat menimbulkan salah pencatatan dan
pengarsipan yang dilakukan oleh bagian gudang pun belum sesuai dengan
jenis barang yang dipesan, serta laporan yang dihasilkan oleh sistem
pembelian kredit pada Yamaha Sinar Harapan Motor masih belum lengkap.
Kesimpulan3. Alternatif perancangan sistem informasi akuntansi pembelian kredit yang
diusulkan penulis dirancang untuk memenuhi kekurangan dan kelemahan
seperti yang telah disebutkan diatas, serta mampu memenuhi kebutuhan dari
setiap pengguna sistem. Perancangan sistem informasi akuntansi pembelian
kredit yang dibuat akan menghasilkan beberapa file komputer yang nantinya
akan dicetak menjadi dokumen dan laporan seperti data barang, data supplier,
Saran
1. Penulis mengajukan saran dalam hal pemisahan fungsi, prosedur pembelian
kredit yang dilakukan, dokumen yang digunakan, pencatatan transaksi
pembelian kredit dan laporan keuangan yang dihasilkan.
2. penulis mengajukan saran kepada Yamaha Sinar Harapan Motor agar dapat
mempertimbangkan penerapan alternatif perancangan sistem informasi
akuntansi yang diusulkan penulis dalam kegiatan operasional pembelian
kreditnya. Dalam perancangan sistem yang dilakukan penulis, penggambaran
perancangan sistem yang digunakan adalah Data Flow Diagram, Entity
Relationship Diagram dan normalisasi. Lalu setelah itu dilanjutkan dengan
desain database, input, dan output.
top related