analisis dan perancangan sistem informasi...

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PEMBELIAN KREDIT PADA YAMAHA SINAR HARAPAN

MOTOR

Linduben Lumban Gaol / 24209477

Pembimbing:

Dr. Imam Subaweh, SE., AK., MM

Latar Belakang Masalah

• Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi di era globalisasi ini membuat setiap

perusahaan harus dapat mengembangkan dan membuat sistem yang baik bagi

perusahaannya. Sistem dapat digunakan untuk mempermudah dalam pengerjaan

serta meningkatkan kinerja dari perusahaan tersebut.

• Saat ini masih di dapatkan perusahaan yang belum menggunakan sistem dalam

pengolahan usahanya, cara manual pun masih digunakan untuk kegiatan usaha

sehari hari. Tidak bisa dipungkiri kesalahan dalam pengelolaan perusahaan pasti

dapat terjadi yang menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Bukan hanya itu

saja, waktu pengerjaan pun akan semakin lama, sehingga efektifitas kurang

terkendali.

• Salah satu aktifitas yang bisa dirancangkan sistem informasi akuntansinya yaitu

kegiatan pembelian. Melihat cukup kompleksnya pekerjaan yang dikerjakan

pada bagian pembelian maka diperlukan suatu aplikasi dan sistem

terkomputerisasi sebagai sarana untuk mempermudah dan mempercepat

pekerjaan yang dilakukan oleh bagian pembelian. Sistem informasi akuntansi

pembelian dalam pencatatannya terdapat beberapa tahapan seperti pembuatan

order pembelian, pencairan dana, pembuatan laporan pembelian dan

penerimaan barang ke perusahaan.

Latar Belakang Masalah

• Yamaha Sinar Harapan Motor adalah salah satu Dealer resmi Yamaha yang

menjalankan usahanya dalam pelayanan service dan spare part segala motor

Yamaha. Yamaha Sinar Harapan Motor berlokasi di Jl. Kp. Rawa Kalong-Setia

Mekar, Bekasi. Kegiatan pembelian meliputi dari pembelian spare part serta

peralatan motor kepada supplier secara kredit, dalam hal ini supplier adalah

pusat kantor Yamaha serta vendor yang bekerjasama dengan Yamaha.

• Kegiatan pencatatan pembelian kredit yang dilakukan oleh Yamaha Sinar

Harapan Motor masih menggunakan sistem manual. Ini jelas membuat kinerja

perusahaan menjadi lamban, bukan hanya itu saja kelalaian dari pegawai pun

bisa menjadi faktor utama yang bisa menyebabkan kerugian bagi perusahaan.

untuk kelancaran penjualan barang, diperlukan pembelian yang baik dan

pengendalian intern yang sesuai dengan standar yang diterapkan. Dalam

pembelian spare part dan peralatan motor, Yamaha Sinar Harapan Motor hanya

melakukan pembelian kredit dikarenakan sistem yang diterapkan oleh kantor

pusat adalah menunggu pemesanan pembelian sesuai dengan waktu memesan

dan ketersediaan dikantor pusat.

Rumusan Masalah dan Tujuan Penelitian

Rumusan Masalah :

1. Bagaimana penerapan sistem akuntansi pembelian kredit pada Yamaha Sinar

Harapan Motor?

2. Apakah sistem akuntansi pembelian kredit pada Yamaha Sinar Harapan Motor

sudah berjalan secara efektif?

3. Bagaimana perancangan sistem informasi akuntansi pembelian kredit yang

efektif untuk digunakan pada Yamaha Sinar harapan Motor?

Tujuan Penelitian :

1. Untuk mengetahui sistem akuntansi pembelian kredit yang diterapkan Yamaha

Sinar Harapan Motor

2. Untuk menganalisis penerapan sistem akuntansi pembelian kredit yang

berjalan pada Yamaha Sinar Harapan Motor

3. Untuk merancang sistem informasi akuntansi pembelian kredit yang efektif

untuk digunakan pada Yamaha Sinar Harapan Motor

Alat Analisis• Sistem Analisis

Pada tahap ini penulis melakukan investigasi (pemeriksaan awal) dan survei sistemuntuk mengumpulkan data tentang sistem akuntansi manual yang berasal daripembuatan dokumen permintaan pembeliaan spare part dan oli.

• Desain Sistem

Pada tahap ini penulis mulai merancang sistem dengan membuat pemodelan proses(dengan menggunakan Data Flow Diagram), pemodelan data (dengan menggunakanEntity Relationship Diagram), dan normalisasi. Data Flow Diagram (DFD) adalah suatumodel yang menggambarkan aliran data dan proses untuk mengolah data dalam suatusistem. Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu model untuk menjelaskanhubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yangmempunyai hubungan antar relasi, sedangkan normalisasi adalah proses untukmengorganisasikan file untuk menghilangkan grup elemen yang berulang-ulang,setelah itu dilanjutkan dengan desain database, input, dan output.

Hasil dan Pembahasan

Prosedur Sistem Akuntansi Pembelian Kredit

SEBELUM SESUDAH

Start

Membuat surat

permintaan

pembelian 2 lbr

SPP 1

SPP 2

N

1

x

2

BAGIAN GUDANG

PO 2

X

SPP 1

Mencocokan

dokumen

PO 2

SPP 1

N

X

X

PO 2

SPP 1

Supplier

Bersama barang

ST 1

ST 2

Mencocokan

barang dengan

dokumen

Membuat STTB

2 lbr

PO 2

SPP 1

STTB 1

ST 1

STTB 2

ST 2N

supplier

4

SPP : Surat Permintaan Barang

PO : Purchase Order

STTB : Surat Tanda Terima

Barang

ST : Surat Tagihan

BAGIAN GUDANG

START

Membuat SPP

2 lbr

Saat minimal

stock

SPP 1

SPP 2

N

1

4 7

PO 5 Faktur 2

Mencocokan

dokumen

dengan barang

PO 5

Faktur 2

N

SPP : Surat Permintaan Pembelian

PO : Purchase Order

LPB : Laporan Pembelian Barang

TTB : Tanda terima Barang

TTB 2

TTB 2

Di arsip

sesuai

jenis

barang

yang di

pesan

Bersama barang

Sebelum Sesudah

1

SPP 2

BAGIAN PEMBELIAN

Membuat

SPPH 1 lbr

SPPH

DIKIRIM KE

SUPPLIER

Menerima

penawaran

harga

X

X

SPH

Membuat

PO 6 lbr dan

LPB 3 lbr

PO 1

PO 2

LPB 2

PO 3

PO 4

SPHLPB 1

2

3

N

Supplier

4

SUPPLIER

Bukti Pesan

barang

Memeriksa

bukti pesan

BPB 1

SPP : Surat Permintaan Pembelian

SPPH : Surat Permintaan Penawaran Harga

SPH : Surat Penawaran Harga

PO : Purchase Order

BPB : Bukti Pemesanan Barang


5

BPB 2

6

N

DITERIMA DARI SUPPLIER

SPH

PO 6

PO 5

LPB 3

Manajemen

2

BAGIAN PENERIMAAN BARANG

PO 1

SUPPLIER

Faktur 1

Bersama barang,

Faktur & Surat

Jalan

Mencocokan

barang

dengan

dokumen

SJ

Faktur 1

TTB 1

N 7

Bersama

barang

PO : Purchase Order

SJ : Surat Jalan

BPB : Bukti Pemesanan Barang

TTB : Tanda Terima Barang

Faktur 2

SJ

BPB 2

6

BPB 2

Membuat

TTB 4 lbr

PO 1

Faktur 2

TTB 2

Supplier

TTB 3

Faktur 3

8

Faktur 4

9

TTB 4

10

Faktur 3

Faktur 4

SEBELUM SESUDAH

3 4

BAGIAN KEUANGAN

PO 3

STTB 2

ST 2

Mencocokan semua

dokumen dan

membuat surat utang

Melakukan

penjurnalan

PO 3

STTB 2

ST 2

SU 1

SU 2

N N

X

X

Per 3 bulan

SU 1

SU 2

Membayar

utang ke

supplier

SU 1

BS 1

N

X

supplier

X

SU 1

Membuat laporan

pembelian barang

SU

BS 2

LPB 1

N

END

manajemen

PO : Purchase Order

STTB : Surat Tanda Terima barang

ST : Surat Tagihan

SU : Surat Utang


BS : Bukti Setor

Jurnal

SU 2

BS 2

BS 2

LPB 2

5

Mencocokan

Purchase

Order dengan

Faktur dari

supplier

Membuat

Bukti Kas

Keluar 2 lbr

BKK 1

BKK 2

PO 6

Faktur 3

PO 6 Faktur 3

BAGIAN KEUANGAN

Arsip BKK yang belum

dibayar

11

N

PO : Purchase Order

BKK : Bukti Kas keluar

BS : Bukti SetorPer 3 bulan

8

Membayar

utang ke

Supplier

BS

3

BAGIAN AKUNTANSI

PO 3 Faktur 4

LPB 1

Membandingkan

faktur dari supplier

dengan PO, BKK,

TTB, BS & LPB

Membuat Jurnal

pembelian

Faktur 4

PO 3

N

END

Jurnal

Pembelian

PO : Purchase Order


BKK : Bukti Kas Keluar

TTB : Tanda Terima barang

BS : Bukti Setor

11

BKK 1

BKK 1

910

TTB 4

TTB 4

LPB 1

BS

BS

supplier

Model Logika dari Sistem yang Diusulkan

Diagram Konteks Sistem Pembelian Kredit

GUDANG

Surat Permintaan

PembelianSISTEM PEMBELIAN KREDIT

LPB, LKK

MANAJEMEN

Laporan Hutang

Laporan Jurnal

SUPPLIER

SPPH, PO,

TTB, BSSPH, BPB,

SJ, Faktur

SPPH : Surat Permintaan Penawaran

Harga

PO : Purchase Order

TTB : Tanda Terima Barang

SJ : Surat Jalan

SPH: Surat Penawaran Harga

BPB : Bukti Pesan Barang


LKK : Laporan Kas Keluar

BS : Bukti Setor

DIAGRAM ZERO

DIAGRAM LEVEL 1 PROSES 1



35.1p

Validasi semua data

5.2p

Penjurnalan

MANAJEMEN

Laporan

Pembelian

Barang,

Laporan Utang

Laporan Kas

Keluar,

Laporan Jurnal

Jurnal

Purchase Order

Kas Keluar

Akun

5.3p

Pencetakan Laporan

Entity Relationship Diagram

BarangPurchase

OrderSupplier

Kas

KeluarUtang

Kd_kas keluar **

Kd_PO *

Kd_utang **

Kd_supp **

Kd_brg **

Tgl_pemesanan

Nm_brg

Jmlh_brg

Total_pesan

Hrg_brg

Nm_brg

Jmlh_brg

Kd_brg *

Nm_supp

Almt_supp

No.tlp_supp

Kd_supp *

Tgl_beli

Tgl_j.tempo

Jmlh_utang

Kd_utang *

Tgl_kas.keluar

Jmlh_kas.keluar

Kd_kas.keluar *

Jurnal

Kd_jurnal *

No_jurnal

tgl_jurnal

Permintaan

Pembelian

Tanda

Terima

Barang

Nm_brg

No_tanda_terima *

Tgl_pengiriman

Total_bayar

alamat

satuan

Kd_permintaan *

Tgl_permintaan

No_permintaan

Nm_bagian_permintaan

No_tanda_terima **

Kd_permintaan **

No_kas_keluar

Total_kas_keluar

keterangan

termin

Akun

No_akun

Jenis_akun

Total_harga

NORMALISASI

Kd_permintaan

Tgl_permintaan

Satuan

No_permintaan


No_tanda_terima

Kd_permintaan

Kd_kas_keluar

Kd_PO

Kd_utang

Kd_supp

Kd_brg

Tgl_pemesanan

Nm_brg

Jmlh_brg

Total_pesan

Nm_supp

Almt_supp

No_telp_supp

Kd_supp

Nm_brg

Jmlh_brg

Hrga_brg

Kd_brg

No_tanda_terima

Tgl_pengiriman

Nm_brg

Total_bayar

Alamat

Tgl_beli

Tgl_jatuh_tempo

Jmlh_utang

Keterangan

Debet

kredit

Kd_utang

Kd_jurnal

Tgl_jurnal

Keterangan

Termin

Tgl_kas_keluar

Jmlh_kas_keluar

Kd_kas_keluar

No_kas_keluar

Total_kas_keluar

Unnormalized Form / UNF

Bentuk Normal Pertama ( 1NF)

Barang

Kd_brg

Nm_brg

Jmlh_brg

Hrg_brg

Purchase Order

Kd_PO

Tgl_pesan

Kd_utang

Kd_supp

Kd_brg

Nm_brg

Jmlh_pesanan

Total_pesan

Kd_kas.keluar

Kd_jurnal

Kd_permintaan

No_tanda_terima

Supplier

Kd_supp

Nm_supp

Nm_depan_supp

Nm_tengah_supp

Nm_belakang_supp

Almt_supp

No.telp_supp

Utang

Kd_utang

Tgl_beli

Tgl_J.Tempo

Jmlh_utang

Kas Keluar

Kd_kas.keluar

Tgl_kas.keluar

Jmlh_kas.keluar

No_kas_keluar

Total_kas_keluar

Jurnal

Kd_jurnal

keterangan

Tgl_jurnal

Keterangan

Termin

Debet

kredit

Permintaan Pembelian

Kd_permintaan

Tgl_permintaan

Satuan

No_permintaan


Tanda Terima Barang

No_tanda_terima

Tgl_pengiriman

Nm_brg

Total bayar

Alamat_supp

Alamat_jalan

kota

Akun

No_akun

Jenis_akun

Total_harga

Bentuk Normal Kedua (2NF)

Barang

Kd_brg *

Nm_brg

Jmlh_brg

Hrg_brg

Purchase Order

Kd_PO *

Tgl_pesan

Kd_utang **

Kd_supp **

Kd_brg **

Nm_brg

Jmlh_pesanan

Total_pesan

Kd_kas.keluar **

Kd_jurnal **

Kd_permintaan **

No_tanda_terima **

No-_akun

Supplier

Kd_supp *

Nm_supp

Nm_depan_supp

Nm_tengah_supp

Nm_belakang_supp

Almt_supp

No.telp_supp

Utang

Kd_utang *

Tgl_beli

Tgl_J.Tempo

Jmlh_utang

Kas Keluar

Kd_kas.keluar *

Tgl_kas.keluar

Jmlh_kas.keluar

No_kas_keluar

Total_kas_keluar

Jurnal

Kd_jurnal *

keterangan

Tgl_jurnal

Keterangan

Termin

Debet

kredit

Permintaan Pembelian

Kd_permintaan *

Tgl_permintaan

Satuan

No_permintaan


Tanda Terima Barang

No_tanda_terima *

Tgl_pengiriman

Nm_brg

Total bayar

Alamat_supp

Alamat_jalan

kota

Akun

No_akun *

Jenis_akun

Total_harga

Desain Database yang Diusulkan

Tabel BarangNo Nama Field Type Width Keterangan

1 Kd_brg C 8 Kode Barang

2 Nm_brg C 30 Nama Barang

3 Jmlh_brg N 10 Jumlah Barang

4 Hrga_brg C 7 Harga Barang

Tabel Supplier

No Nama Field Type Width Keterangan

1 Kd_brg C 8 Kode Barang


3 Jmlh_brg N 10 Jumlah Barang

4 Hrga_brg C 7 Harga Barang

Tabel Utang

No Nama Field Type Width Keterangan1 kd_utang C 20 Kode Utang

2 tgl_beli D 10 Tanggal Beli Barang

3 tgl_jatuh_tempo D 10 Tanggal Jatuh Tempo4 jmlh_utang C 20 Jumlah Utang

Tabel Purchase Order


1 kd_PO C 20kode purchase

order

2 tgl_pesan D 10 tanggal pesan

3 kd_brg C 8 kode barang

4 kd_supp C 5 kode supplier

5 kd_utang C 20 kode utang

6 Nm_brg C 30 nama barang

7 Jmlh_brg N 10 jumlah barang

8 Total_brg N 20 total barang

9 kd_kas_keluar C 8 kode kas keluar

10 kd_jurnal C 5 kode jurnal

11 kd_permintaan C 10 kode permintaan

12 no_tanda_terima N 10nomor tanda

terima

Tabel Kas keluar


1 kd_kas_keluar C 8 Kode Kas Keluar

2 tgl_kas keluar D 10 Tanggal Kas keluar

3 jmlh_kas_keluar C 20 Jumlah Kas Keluar

4 no_kas_keluar N 5 nomor kas keluar

5 total_kas_keluar N 20 total kas keluar

Tabel JurnalNo Nama Field Type Width Keterangan


2 tgl_jurnal D 10 tanggal jurnal

3 no_jurnal C 5 nomor jurnal

4 Keterangan C 30 keterangan

5 termin C 10 termin

Tabel Permintaan pembelian



2 tgl_jurnal D 10 tanggal jurnal

3 no_jurnal C 5 nomor jurnal

4 Keterangan C 30 keterangan

5 termin C 10 termin

Tabel Tanda Terima Barang


1 no_tnda_terima N 15nomor tanda

terima

2 tgl_pengiriman D 10tanggal

pengiriman


4 total_byr N 20 Total Bayar

5 alamat C 30 alamat

Tabel Akun


1 No_akun N 5 no akun

2 Jenis_Akun C 15 jenis akun

3 Total_Akun N 20 total akun

Desain Input Sistem yang Di Usulkan

Form Data Barang

Form Data Supplier

Form Data Utang

Form Purchase Order

Form Kas Keluar

Form Jurnal

Form Tanda terima Barang

Form Permintaan Pembelian

Desain Output yang Di UsulkanPermintaan Pembelian Data Barang

Laporan Pembelian Barang Laporan Kas keluar

Laporan Jurnal

Laporan Hutang

Kesimpulan1. Sistem akuntansi pembelian kredit spare part yang sedang berjalan pada

Yamaha Sinar Harapan Motor diketahui memiliki 3 prosedur, yaitu : prosedur

bagian gudang, prosedur bagian pembelian dan prosedur bagian keuangan

2. Dalam sistem akuntansi pembelian kredit yang diterapkan pada Yamaha Sinar

Harapan Motor belum berjalan secara efektif. Terdapat beberapa kelemahan

dan kekuarangan dalam akuntansi pembelian kreditnya yaitu : Belum adanya

pemisahan antara fungsi gudang sebagai penyimpanan barang dengan bagian

penerimaan barang, fungsi pencatatan dilakukan oleh bagian keuangan yang

seharusanya menjadi fungsi tersendiri yaitu fungsi akuntansi, pendistribusian

dokumen pun belum sesuai dengan bagian-bagian yang tepat, pencatatan

dilakukan oleh bagian keuangan yang seharusnya dilakukan oleh bagian

akuntansi yang bertugas melakukan pencatatan, pencatatan yang dilakukan

pun masih secara manual yang dapat menimbulkan salah pencatatan dan

pengarsipan yang dilakukan oleh bagian gudang pun belum sesuai dengan

jenis barang yang dipesan, serta laporan yang dihasilkan oleh sistem

pembelian kredit pada Yamaha Sinar Harapan Motor masih belum lengkap.

Kesimpulan3. Alternatif perancangan sistem informasi akuntansi pembelian kredit yang

diusulkan penulis dirancang untuk memenuhi kekurangan dan kelemahan

seperti yang telah disebutkan diatas, serta mampu memenuhi kebutuhan dari

setiap pengguna sistem. Perancangan sistem informasi akuntansi pembelian

kredit yang dibuat akan menghasilkan beberapa file komputer yang nantinya

akan dicetak menjadi dokumen dan laporan seperti data barang, data supplier,

Saran

1. Penulis mengajukan saran dalam hal pemisahan fungsi, prosedur pembelian

kredit yang dilakukan, dokumen yang digunakan, pencatatan transaksi

pembelian kredit dan laporan keuangan yang dihasilkan.

2. penulis mengajukan saran kepada Yamaha Sinar Harapan Motor agar dapat

mempertimbangkan penerapan alternatif perancangan sistem informasi

akuntansi yang diusulkan penulis dalam kegiatan operasional pembelian

kreditnya. Dalam perancangan sistem yang dilakukan penulis, penggambaran

perancangan sistem yang digunakan adalah Data Flow Diagram, Entity

Relationship Diagram dan normalisasi. Lalu setelah itu dilanjutkan dengan

desain database, input, dan output.

analisis dan perancangan sistem informasi...

Documents