administrasi kesekretariatan uppkh kab. kota (diklat 2013) 4

Administrasi Kesekretariatan UPPKH Kabupaten/ Kota

DISAMPAIKAN PADA DIKLAT OPERATOR PKH 2012

Validasi

Pemutakhiran Data

Verifikasi Fasdik & Faskes3

2

1

dCKP

Pembayaran

Laporan bulanan dan Aset6

5

4

Validasi Calon Peserta PKH

Hanya dilaksanakan sekali selama periode kepesertaan PKH. Dilaksanakan dalam pertemuan awal. Validasi berfungsi untuk mendapatkan informasi terbaru tentang kondisi KSM. Untuk tahap selanjutnya, proses validasi ini disebut dengan pemutakhiran data.

FORMULIR VALIDASI

HAL 2 FORM VALIDASI

HAL 3 FORM VALIDASI

BUKU KONTROL FORM VALIDASI

PROVINSIKABUPATEN/KOTABULAN

TANGGAL TERIMA DARI PT POS

JUMLAH FORM

TANGGAL KIRIM KE PENDAMPING

JUMLAH FORM

TANGGAL TERIMA DARI

PENDAMPING

JUMLAH FORM

OPERATOR PENDAMPING PT POS

1

2

3

4

5

6

7

8

TANDA TANGANNO NAMA PENDAMPING KECAMATAN

PT. POS KE UPPKH KAB/KOTA UPPKH KAB/KOTA KE PENDAMPINGPENDAMPING KE UPPKH

KAB/KOTA

REKAP BUKU KONTROL FORM VALIDASI:::

Pemutakhiran Data

Pemutahiran data adalah perubahan sebagian atau seluruh data awal yang tercatat pada master data base

Pemutakhiran data dilakukan secara rutin jika

terjadi perubahan status peserta PKH.

Perubahan-perubahan tersebut meliputi: – Perubahan tempat tinggal – Kelahiran, kematian, keguguran– Penarikan anak-anak dari program

(kematian, keluar/pindah sekolah dan sebagainya)

Lanjutan…

– Masuknya anak-anak baru ke sekolah– Ibu hamil– Perubahan nama atau dokumen-dokumen– Perubahan nama Ibu/perempuan penerima

PKH (menikah/cerai, meninggal, pindah/bekerja di luar domisili)

– Perubahan fasilitas kesehatan yang diakses– Perubahan fasilitas pendidikan yang diakses– Hal-hal lain yang ditentukan kemudian

Setiap perubahan data peserta PKH Pendamping wajib menyertakan bukti fisik berupa form pemutakhiran.

Blangko Formulir Pemutakhiran

Contoh :Pemutakhiran data

• Pendamping wajib memiliki database peserta PKH dampingannya. Operator wajib memastikan hal ini. Database pendamping bisa berupa fotocopy form pemutakhiran atau Rekap Data RTSM peserta PKH dampingannya

Form Kontrol Pemutakhiran

PROVINSIKABUPATEN/KOTABULAN

TANGGAL TERIMA DARI PT POS

JUMLAH FORMTANGGAL KIRIM KE

PENDAMPINGJUMLAH FORM

TANGGAL TERIMA DARI PENDAMPING

JUMLAH FORM OPERATOR PENDAMPING PT POS

1

2

3

4

5

6

7

8

KET : JIKA FORM DI CETAK DI UPPKH KABUPATEN KOTA MAKA KOLOM PT POS KE UPPKH KABUPATEN KOTA TIDAK BERLAKU BEGITU PULA DENGAN FORM TANDATANGAN PT POS

NOPT. POS KE UPPKH KAB/KOTA UPPKH KAB/KOTA KE PENDAMPING PENDAMPING KE UPPKH KAB/KOTA TANDA TANGAN

NAMA PENDAMPING KECAMATAN

REKAP BUKU KONTROL FORM PEMUTAKHIRAN:::

Verifikasi Pendidikan

• Verifikasi Pendidikan adalah pencatatan kehadiran peserta PKH kategori anak SD dan SMP ke fasilitas pendidikan. Hal ini dilakukan untuk memastikan peserta PKH selain menerima haknya berupa bantuan tunai bersyarat juga melakukan kewajibannya hadir dikelas/lembaga pendidikan baik formal (SD/MI/Sederajat dan SMP/MTs/Sederajat) dan non formal (Paket A, Paket B, SLB, PKBM, Rumah Singgah, dll) minimal 85% dari hari belajar efektif setiap bulan

Alur Verdik1. Formulir Verifikasi dicetak dan dikirimkan melalui PT

POS ke UPPKH Kab/Kota. Operator melakukan pencatatan berupa Berita Acara Serah Terima Formulir

2. Bagikan form tersebut pada Pendamping bersangkutan. Operator melakukan pencatatan dalam Lembar Kendali Verifikasi

3. Pendamping Mengisi formulir Verifikasi berdasarkan daftar hadir atau absensi dari service Provider dan meminta pengesahan dari service provider

4. Form verifikasi dikirimkan ke UPPKH Kab/kota kemudian UPPKH Kab/Kota mengirimkan form verifikasi ke UPPKH Provinsi

FORM VERIFIKASI PENDIDIKAN

REKAP KONTROL FORM VERIFIKASI PENDIDIKAN

PROVINSI :KABUPATEN/KOTA :BULAN :

TANGGAL TERIMA DARI PT POS

JUMLAH FORM

TANGGAL KIRIM KE PENDAMPING

JUMLAH FORM

TANGGAL TERIMA DARI PENDAMPING

JUMLAH FORM

TANGGAL KIRIM KE PT POS UNTUK UPPKH PROVINSI

JUMLAH FORM

OPERATOR PENDAMPING PT POS

1

2

3

4

5

6

7

8

NOPT. POS KE UPPKH KAB/KOTA UPPKH KAB/KOTA KE PENDAMPING PENDAMPING KE UPPKH KAB/KOTA TANDA TANGANUPPKH KAB/KOTA

NAMA PENDAMPING

KECAMATAN

REKAP BUKU KONTROL FORM VERIFIKASI PENDIDIKAN

Verifikasi KESEHATAN

• Pencatatan kunjungan peserta PKH kategori ibu hamil dan Balita ke fasilitas kesehatan, hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa peserta PKH selain mendapatkan haknya berupa bantuan tunai bersyarat , juga menjalankan kewajibannya mengunjungi fasilitas kesehatan.

Alur VerKES1. Formulir Verifikasi dicetak dan dikirimkan melalui PT

POS ke UPPKH Kab/Kota. Operator melakukan pencatatan berupa Berita Acara Serah Terima Formulir

2. Bagikan form tersebut pada Pendamping bersangkutan. Operator melakukan pencatatan dalam Lembar Kendali Verifikasi

3. Pendamping Mengisi formulir Verifikasi berdasarkan daftar hadir atau absensi dari service Provider dan meminta pengesahan dari service provider

4. Form verifikasi dikirimkan ke UPPKH Kab/kota kemudian UPPKH Kab/Kota mengirimkan form verifikasi ke UPPKH Provinsi

Form Verifikasi Kesehatan

REKAP KONTROL FORM VERIFIKASI KESEHATAN

PROVINSI :KABUPATEN/KOTA :BULAN :

TANGGAL TERIMA DARI PT POS

JUMLAH FORM

TANGGAL KIRIM KE PENDAMPING

JUMLAH FORM

TANGGAL TERIMA DARI PENDAMPING

JUMLAH FORM

TANGGAL KIRIM KE PT POS UNTUK UPPKH PROVINSI

JUMLAH FORM

OPERATOR PENDAMPING PT POS

1

2

3

4

5

6

7

8

NOPT. POS KE UPPKH KAB/KOTA UPPKH KAB/KOTA KE PENDAMPING PENDAMPING KE UPPKH KAB/KOTA TANDA TANGANUPPKH KAB/KOTA

NAMA PENDAMPING

KECAMATAN

REKAP BUKU KONTROL FORM VERIFIKASI KESEHATAN

CKP dan Rekapitulasi CKP Ceklist Kegiatan Pendamping merupakan pencatatan

kegiatan pendamping dalam 1 minggu. Operator wajib melakukan entry CKP dalam aplikasi

PKH. CKP direkap oleh operator setiap bulan untuk

dilaporkan pada Ketua UPPKH Kab/Kota, UPPKH Provinsi dan Korwil.

FORMULIR CKP

Formulir CKP TERISI

BUKU FORM KONTROL FORM CKPPROVINSIKABUPATEN/KOTABULAN

TANGGAL TERIMA DARI PENDAMPING

JUMLAH FORM OPERATOR PENDAMPING

1

2

3

4

5

6

7

8

TANDA TANGANPENDAMPING KE UPPKH KAB/KOTA

REKAP BUKU KONTROL FORM CKP

NAMA PENDAMPING KECAMATANNO

DAFTAR KONTROL PENYALURAN BANTUAN PKH PER DESA

NO No Rek No PKH

Nama Alokasi Bantuan

Realisasi Bantuan

Selisih TandaTangan/cap jempol

Saldo Keterangan

Tempat Slip Penarikan

Ket:-Kolom realisasi bantuan untuk wesel/cash diisi dengan nilai yang diterima oleh peserta - Kolom realisasi bantuan untuk Giro diisi dengan nilai yang masuk pada rekening peserta

Laporan Bulanan Operator dan Pendamping

Wajib dibuat sebagai bentuk pertanggung-jawaban pelaksanaan tugas operator dan Pendamping.

Laporan Pendamping diserahkan kepada Operator dan kemudian setelah terkumpul diserahkan ke Ketua UPPKH Kab/Kota, UPPKH Propinsi dan Korwil

Laporan Operator diserahkan pada Ketua UPPKH Kab/Kota, UPPKH Propinsi dan Korwil.

Pada akhir tahun, operator wajib menyusun laporan bulan Desember dan Laporan Akhir Tahun.

BUKU KONTROL LAPORAN BULANAN

PROVINSIKABUPATEN/KOTABULAN

TANGGAL TERIMA DARI PENDAMPING

BULAN OPERATOR PENDAMPING

1

2

3

4

5

6

7

8

TANDA TANGANPENDAMPING KE UPPKH KAB/KOTA

REKAP BUKU KONTROL LAPORAN BULANAN

NAMA PENDAMPING KECAMATANNO

BUKU KONTROL ASET BARANG

PUSAT APBD BAIK RUSAKGenset Starke 6,5 1 1Workstationa. CPU ThinkCenter 7 7b. Monitor Lenovo 7 7UPS APC 8 8Router Catalyst 2960 Series 1 1Switching Cisco 2900 Series 1 1Printer Hp LaserJet P2035n 1 1Toner HP 05A 3 3VoIP Linksys 1 1Meja & Kursi Grace & Rakuda 7 5 2Filling Cabinet VIP 1 1Meja Kerja VIP 3 2 1Kursi Fukuda 3 2 1Kamera Digital BenQ 1 1Kipas Angin Maspion 1 1

SPESIFIKASI / MERK JUMLAHSUMBER DANA KONDISI

KETERANGAN

TANGGAL :

1

Sekretariat Kab/Kota 2013

KECAMATAN A 2013

CONTOH REKAP BUKU KONTROL ASET BARANG

NO LOKASI ALOKASI TAHUN JENIS

Berita Acara Serah Terima

Lanjutan…

Absensi kehadiran Operator

Setiap ketidakhadiran operator harus disertai dengan surat ijin tertulis.

TERIMA KASIH