4. proses perencanaan

Manajemen Umum

PERTEMUAN 4

Proses Perencanaan

4–2

Apakah Perencanaan Itu?

• PerencanaanFungsi utama aktivitas manajerial mencakup:

Mendefinisikan sasaran organisasi Menetapkan strategi menyeluruh untuk mencapai

sasaran itu Menyusun serangkaian rencana yang menyeluruh

untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan pekerjaan organisasi.

Jenis-jenis Perencanaan Informal: tidak tertulis, fokus jangka pendek, spesifik

pada unit organisasi. Formal: tertulis, spesifik, fokus jangka panjang,

mencakup pembagian sasaran untuk organisasi.

4–3

Mengapa Manajer Merencana?

• Maksud PerencanaanPerencanaan memberikan arahPerencanaan mengurangi ketidakpastianPerencanaan mengurangi pemborosan dan kegiatan

rangkapMenjadi standar yang digunakan dalam pengendalian

4–4

Perencanaan dan Kinerja

• Hubungan Antara Perencanaan dan KinerjaPerencanaan formal dikaitkan dengan:

Laba yang lebih tinggi dan tingkat pengembalian modal yang tinggi.

Hasil positif keuangan lainnya.Mutu proses perencanaan dan implementasi yang

memadai atas rencana itu mungkin menyumbangkan kinerja yang lebih tinggi daripada dampak perencanaan tadi.

Lingkungan eksternal dapat mengurangi dampak dari kinerja suatu perencanaan.

Perencanaan formal membutuhkan waktu beberapa tahun untuk melihat pengaruhnya terhadap kinerja.

4–5

Tahap Dasar Perencanaan

TAHAP 1TETAPKAN

TUJUAN

TAHAP 2TETAPKAN STRATEGI

SEKARANG

TAHAP 3TENTUKAN BANTUAN & RINTANGAN

TAHAP 4KEMBANGKAN SEPERANGKAT

TINDAKAN

TUJUAN

4–6

Bagaimana Manajer Merencana?

• Elemen-elemen PerencanaanSasaran

Hasil yang diharapkan untuk individu, kelompok, dan seluruh organisasi.

Rencana Dokumen yang merangkum cara mencapai sasaran. Menggambarkan bagaimana alokasi sumberdaya,

penyusunan jadwal, dan tindakan yang diperlukan lainnya untuk mencapai sasaran itu.

4–7

Sasaran (Goal) Organisasi

SASARAN

MAKSUD

MISI

TUJUAN

4–8

Alasan Pentingnya Sasaran

• Sasaran memberikan arah• Sasaran fokus pada usaha• Sasaran menjadi pedoman dan keputusan• Sasaran membantu mengevaluasi kemajuan

yang dicapai

4–9

Jenis-jenis Sasaran

• Sasaran KeuanganBerkaitan dengan kinerja keuangan perusahaan.

• Sasaran StrategisBerkaitan dengan kinerja lain selain keuangan

termasuk lingkungan eksternal (pesaing).

4–10

Jenis-jenis Perencanaan

• Perencanaan StrategisBerlaku bagi organisasi secara keseluruhan.Menjadi sasaran umum organisasi tersebut.Berusaha menetapkan organisasi tersebut ke dalam

lingkungannya.Mencakup jangka waktu yang lebih panjang.

• Perencanaan OperasionalRencana yang merinci detail cara mencapai

perencanan strategis.Mencakup jangka waktu yang lebih pendek

4–11

Rencana Pemerinci/SpesifikRencana yang didefinisikan secara jelas dan tidak

memberi ruang untuk penafsiran.

Rencana PengarahRencana yang fleksibel dan yang menjadi pedoman

umum.

Jenis-jenis Perencanaan

4–12

Pendekatan Terhadap Penetapan Sasaran

• Penetapan Sasaran Tradisional Sasaran ditetapkan ditingkatan puncak. Sasaran dipecah menjadi sub sasaran bagi tiap tingkatan

organisasi. Mengasumsikan bahwa manajer puncak mengetahui apa yang

terbaik karena mereka mengetahui “big picture.” Sasaran yang ditetapkan menjadi pengarah atau penuntun dan

menjadi kendala bagi perilaku kerja masing-masing karyawan. Upaya kerja karyawan pada berbagai tingkatan dan bidang kerja

disusun dalam rangka memenuhi sasaran yang telah dibebankan berdasarkan tanggung jawab mereka.

4–13

Pendekatan Terhadap Penetapan Sasaran

• Hirarki Sasaran OrganisasiRantai-sarana hasil

Jaringan sasaran terpadu yang mana pencapaian sasaran pada satu tingkatan menjadi sarana untuk mencapai sasaran atau hasil pada tingkatan selanjutnya.

4–14

Pendekatan Terhadap Penetapan Sasaran

• Management By Objectives (MBO)/Manajemen Berdasar SasaranSasaran kinerja yang rinci ditentukan bersama-sama

antara manajer dan bawahannya.Kemajuan ke arah pencapaian sasaran dikaji secara

berkala. Imbalan dibagi-bagikan berdasarkan kemajuan itu.Elemen Kunci MBO:

Sasaran yang terperinci, pengambilan keputusan yang melibatkan partisipasi, periode waktu jelas, dan umpan balik kinerja

4–15

Karakteristik Sasaran yang Terancang Dengan Baik

• Ditulis berdasarkan hasil, bukan tindakan Fokus kepada hasil, bukan

maksud.

• Dapat diukur dan dihitung Secara rinci bagaimana

hasil dapat diukur dan diharapkan.

• Jelas kerangka waktunya Berapa lama sebelum

pencapaian ukuran.

• Menantang sekaligus dapat dicapai Sasaran yang terlalu

mudah tidak memotivasi. Sasaran yang terlalu tinggi

yang tidak dapat dicapai.

• Tertulis Fokus, terdefinisi, dan

membuat tujuan dapat dicapai.

• Dikomunikasikan kepada semua anggota

4–16

Langkah Dalam Penetapan Sasaran

1. Mengkaji misi organisasi, yang menjadi tujuan organisasi.

2. Mengevaluasi sumberdaya yang tersedia.

3. Tentukan sasaran secara individu atau dengan masukan dari orang lain.

4. Tulislah sasaran dan komunikasikan sasaran itu kepada semua yang perlu mengetahuinya.

5. Kajilah hasil untuk melihat apakah sasaran telah tercapai.

4–17

Strategi

• Program luas untuk menentukan dan mencapai tujuan organisasi

• Respons organisasi pada lingkungannya sepanjang waktu

4–18

Perencanaan Strategi

• Sekelompok keputusan dan tindakan manajerial yang menentukan kinerja jangka panjang

organisasi untuk menentukan dan mencapai tujuan organisasi

4–19

Perencanaan Strategi

• Proses manajemen yang mencakup penyertaan organisasi dalam membuat rencana strategis

dan kemudian bertindak berdasarkan rencana tersebut.

4–20

Mengapa Perencanaan Strategi Penting

1. Memberikan para manajer sarana yang sistematis dan menyeluruh untuk menganalisis lingkungan.

2. Menilai kekuatan dan kelemahan organisasi

3. Mengidentifikasi peluang yang dapat digunakan untuk mengembangkan dan memanfaatkan keunggulan bersaing.

4–21

Proses Perencanaan Strategis

Mengindentifikasi misi, tujuan, dan strategi terkini organisasi

Menganalisis Lingkungan Eksternal

Menganalisis Lingkungan

Internal

Merumuskan Strategi

Implementasi Strategi

Evaluasi Hasil

4–22

Proses Perencanaan Strategis

• Langkah 1: Identifikasi Misi, Tujuan, dan Strategi

terkini organisasi Misi: pernyataan mengenai maksud organisasi

Identifikasi lingkup produk atau jasa perusahaan.

Tujuan: Dasar untuk perencanaan mendatang Pengukuran target kinerja

• Langkah 2: Menganalisis Lingkungan Eksternal Mengkaji lingkungan khusus dan umum untuk melihat

kecenderungan dan perubahan apa saja yang terjadi Fokus pada identifikasi peluang dan ancaman

4–23

Proses Perencanaan Strategis

• Langkah 3: Menganalisis Lingkungan InternalMenilai sumberdaya, kemampuan, aktivitas, dan

budaya organisasi: Kekuatan: kegiatan apa saja yang dilakukan dengan

baik oleh organisasi atau sumberdaya unik apa saja yang dimiliki oleh organisasi.

Kelemahan: kegiatan yang tidak dapat dilakukan dengan baik oleh organisasi tersebut atau sumberdaya yang dibutuhkan tetapi tidak dimilikinya.

• Kombinasi langkah 2 dan 3 disebut dengan analisis SWOT. (Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats)

4–24

Proses Perencanaan Strategis

• Langkah 4: Merumuskan StrategiMengembangkan dan mengevaluasi strategi

alternatif.

Memilih strategi yang tepat untuk semua tingkatan organisasi yang memberikan keunggulan relatif melebihi pesaingnya

Menyesuaikan kekuatan sampai peluang di lingkungan organisasi

Mengkoreksi kelemahan dan mengatasi ancaman

4–25

Proses Perencanaan Strategis

• Langkah 5: Implementasi Strategi Implementasi: menyesuaikan struktur dan

lingkungan organisasi secara efektif bagi lingkunganStrategi hanya bagus jika implementasinya bagus.

• Langkah 6: Evaluas HasilSeberapa efektif strategi?Jika ada, penyesuaian apa yang dibutuhkan?

4–26

Jenis Strategi Organisasi

STRATEGI KORPORASI

STRATEGI UNIT BISNIS

STRATEGI TINGKAT FUNGSIONAL

RENCANA OPERASIONAL

4–27

Jenis Strategi Organisasi

• 1. Strategi Tingkat KorporasiStrategi organisasi yang berusaha menentukan bisnis

apakah yang seharusnya dimasuki atau ingin dimasuki perusahaan.

Strategi yang dirumuskan oleh manajemen puncak untuk mengawasi perhatian dan operasi korporasi multilini.

4–28

Jenis Strategi Tingkat Korporasi

• A. Strategi PertumbuhanBerusaha untuk meningkatkan tingkat operasi

organisasi melalui perluasan terhadap produk dan pasar baru.

• Jenis-jenis Strategi PertumbuhanEkspansi Langsung (konsentrasi) Integrasi Vertikal Integrasi HorizontalDiversifikasi

4–29

Strategi Pertumbuhan

• Ekspansi LangsungFokus pada lini bisnis utama dan meningkatkan

jumlah produk yang ditawarkan atau pasar yang dilayani.

• Integrasi Vertikal Integrasi vertikal ke belakang: usaha untuk

memperoleh kendali atas input. Integrasi vertikal ke depan: usaha untuk memperoleh

kendali atas output melalui kendali saluran distribusi atau memberikan layanan konsumen.

4–30

Strategi Pertumbuhan

• Integrasi HorizontalMengabungkan operasinya dengan pesaingnya untuk

meningkatkan kekuatan bersaing dan mengurangi persaingan diantara pesaing industri.

• Diversifikasi yang BerkaitanTumbuh dengan melakukan merger dengan atau

mengambil alih perusahaan dalam industri yang berbeda tetapi terkait.

• Diversifikasi yang Tidak BerkaitanTumbuh dengan melakukan merger atau mengambil

alih perusahaan dalam industri yang berbeda dan tidak terkait.

4–31

Jenis Strategi Tingkat Korporasi

• B. Strategi StabilitasStrategi yang dicirikan oleh tiadanya perubahan yang

berarti.Apabila kinerja organisasi memuaskan dan dampak

lingkungan tampak stabil dan tidak berubah, sehinga organisasi terpacu untuk melanjutkan apa yang sedang dilakukan dan tidak ada alasan untuk berubah.

4–32

Jenis Strategi Tingkat Korporasi

• C.Strategi PenguranganStrategi yang dirancang untuk menghadapi

kelemahan organisasi yang menyebabkan penurunan kinerja.

4–33

Analisis Portofolio Korporasi

• Matriks BCGDikembangkan oleh Boston Consulting GroupMempertimbangkan pangsa pasar dan tingkat

pertumbuhan industriPerusahaan dikelompokkan sebagai berikut:

Sapi Perah: pertumbuhan rendah, pangsa pasar tinggi Bintang: pertumbuhan tinggi, pangsa pasar tinggi Tanda Tanya: pertumbuhan tinggi, pangsa pasar rendah Anjing: pertumbuhan rendah, pangsa pasar rendah

4–34

Matriks B C G

4–35

Jenis Strategi Organisasi

• 2. Stretegi Tingkat BisnisStrategi perusahaan yang berusaha menentukan cara

organisasi bersaing dalam tiap bisnisnya Biaya Rendah Diferensiasi/Pembedaan Fokus/Niche

4–36

Peranan Keunggulan Bersaing

• Keunggulan BersaingApa yang membedakan organisasi; sisi khas

organisasi.

• Mutu sebagai Keunggulan BersaingBerbeda dibandingkan pesaingnya.Dapat menciptakan keunggulan bersaing yang

berkelanjutan.Fokus perusahaan pada mutu manajemen untuk

mencapai perbaikan terus-menerus dan memenuhi keinginan konsumen.

4–37

Lima Kekuatan Bersaing

ANCAMAN PENDATANG BARU

KEKUATAN TAWAR MENAWAR DARI

PEMASOK

PERSAINGAN DIANTARA PESAING DALAM

INDUSTRI

KEKUATAN TAWAR MENAWAR DARI

PELANGGAN

ANCAMAN DARI PRODUK ATAU JASA SUBSTITUSI

4–38

Lima Kekuatan Bersaing

• Ancaman Pendatang BaruSeberapa atau sulit pesaing baru untuk memasuki

industri.

• Ancaman Produk SubstitusiFaktor-faktor seperti biaya perpindahan dan

kesetiaan pembeli menentukan seberapa jauh pelanggan cenderung untuk membeli barang substitusi.

• Kekuatan Tawar-menawar PembeliPengaruh yang dimiliki pembeli dalam industri

tertentu.

4–39

Lima Kekuatan Bersaing

• Kekuatan tawar-menawar PemasokKekuatan yang dimiliki pemasok terhadap

perusahaan di industri tertentu.

• Pesaing yang ada sekarang Intensitas antara pesaing akan meningkat jika tingkat

pertumbuhan industri rendah, permintaan turun, harga produk turun.

4–40

Strategi Bersaing

• Strategi Kepemimpinan HargaStrategi tingkat bisnis untuk menjadi produsen

berbiaya paling rendah di dalam industri tertentu.

• Strategi DiferensiasiStrategi tingkat bisnis dengan menawarkan produk

unik yang dihargai oleh konsumen.

• Strategi FokusStrategi tingkat bisnis dengan menggunakan

keunggulan biaya atau keunggulan diferensiasi dalam segmen pasar yang sempit.

4–41

Jenis Strategi Organisasi

• 3. Strategi Tingkat Fungsional

Strategi organisasi yang berusaha menentukan cara mendukung strategi tingkat bisnis (tingkat perusahaan).

Strategi yang dirumuskan oleh bidang fungsional khusus dalam suatu usaha untuk melaksanakan strategi unit bisnis.

4–42

Tugas !1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan perencanaan! 2. a. Di dalam suatu perusahaan perencanaan sangat

dibutuhkan. Jelaskan mengapa perusahaan sangat membutuhkan perencanaan!b. Sebutkan dan jelaskan elemen-elemen perencanaan?

3. Perencanaan memiliki empat langkah dasar. Sebutkan dan jelaskan keempat langkah dasar perencanaan tersebut!

4. a. Apa yang dimaksud dengan strategi ?b. Jelaskan apa yang dimaksud dengan perencanaan strategis!

5. Jelaskan langkah-langkah dalam proses perencanaan strategis!