05 manajemen proyek

MANAJEMENPROYEKDA. Jatnika

Konsep ManajemenManajemen adalah rangkaian kegiatan (dalam proses memimpin dan mengendalikan kegiatan anggota organisasi) dalam rangka mencapai tujuan organisasiCara manajemen adalah merencanakan jenis maupun bentuk/isi kegiatan anggota, mengorganisir, menjelaskan cara melakukan kegiatan, mengkoordinir dan mengevaluasi .

APA ITU MANAJEMEN PROYEK?

(H. Kerzner: 1982)Kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengendalikan sumber daya lembaga untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan.Manajemen Proyek menggunakan pendekatan sistem dengan hirarki (arus kegiatan) vertikal maupun horisontal.

LANJUTAN …

(Berdasarkan definisi Kerzner)Menggunakan pengertian manajemen berdasar fungsi (REGARAHKORMUSI).Kegiatan yang dikelola berjangka pendek, dengan sasaran yang telah digariskan secara spesifik.

Oleh karena itu perlu teknik dan metode pengelolaan yang khusus (terutama pada kegiatan perencanaan dan pengendalian).Manajemen proyek adalah cara mengorganisir dan mengelola sumber penghasilan yang penting untuk menyelesaikan proyek.

LANJUTAN …

Mekanisme proyek dalam hubungannya dengan pengelolaan, organisasi dan sumber daya mempunyai ciri-ciri tertentu sebagai berikut :1. Memimpin organisasi proyek dan beroperasi secara

independen. 2. Pembawa tunggal untuk mencapai satu tujuan proyek3. Memerlukan bermacam - macam keahlian dan

sumber daya. 4. Bertanggung jawab menyatukan orang-orang dari

berbagai fungsi/disiplin yang bekerja. 5. Memfokuskan pada ketepatan waktu dan biaya.

LANJUTAN …

MANAJEMEN UMUM MANAJEMEN PROYEK

Mempunyai komitmen terhadap kelangsungan suatu usahaAktivitas bersifat pengulanganTim relatif tidak berubah

Mempunyai komitmen terhadap penyelesaian suatu usaha (proyek)Aktivitas tidak berulangTim sering berubah

MANAJEMEN TEKNIS

Cenderung terfokus

Mengelola tim sesuai keahliannya

Menuntut pendekatan yang lebih luasMelibatkan manajemen tim multi disiplin ilmu

PERBEDAAN ANTARA MANAJEMEN UMUM DAN MANAJEMEN PROYEK

Suatu kegiatan yang bersifat temporer untuk menghasilkan suatu produk atau layanan bersifat unik.Temporer, berarti tidak terus-menerus atau tidak rutin.Jelas tujuannya, yaitu bisa suatu produk atau layanan

PROYEK DALAM MANAJEMEN

Manajemen Proyek diperlukan:Supaya target tercapaiIngin melakukan perubahan, dan atau pengembanganMemerlukan kecepatan (not business as usual)Ketika dibutuhkan lintas sektoral, karena tdk dapat dilakukan melalui birokrasi organisasi yang adaUntuk mendukung pelaksanaan rencana strategikMemerlukan terobosan.

LANJUTAN ….

Tahap Identifikasi (inisiasi = tahap memilih/seleksi proyek)Tahap Desain (Perencanaan, pendanaan, penganggaran)Tahap Implementasi/Pelaksanaan (organisasi, penjadwalan, mobilisasi sumber dayaTahap Evaluasi (monitoring dan pengendalian)Tahap Audit ProyekTahap Terminasi (penutupan proyek).

TAHAPAN MANAJEMEN PROYEK

KEGIATAN MANAJEMEN PROYEK

Perencanaan: Tujuan/Indikator

capaian

Pelaksanaan: (GaRahKorMu) Hasil/Output

Evaluasi

STRUKTUR KONSEPMANAJEMEN PROYEK

MANAJEMEN PROYEK

BIAYAMUTU/HASIL

WAKTU

PELAKSANAAN EVALUASIRENCANA

ANGGARANKINERJAJADWAL

Rencana Pemerintah (untuk kepentingan umum dan masyarakat)Permintaan pasar (ketika pasar membutuhkan kenaikan suatu produk dalam jumlah besar; misal proyek PGSD)Adanya desakan keperluan dari dalam tubuh suatu organisasi (dari dalam perusahaan ybs.)Dari hasil kegiatan penelitian dan pengembangan

TIMBULNYA PROYEK

Merupakan alternatif investasiBerkaitan dengan penggunaan modalMengharapkan keuntungan/manfaat (Benefit)

FENOMENA KEGIATAN PROYEK

INVESTASI = PENANAMAN MODALPenggunaan sumber yang diharapkan akan memberi imbalan yang menguntungkan di masa yang akan datang

INVESTASI PADA PROYEK

Faktor pertimbangan investasi pada proyek:1. Modal yang ditanam2. Biaya (Cost of the project)3. Manfaat (Benefit):

* Jangka Pendek* Jangka Panjang

4. Jangka waktu/umur ekonomis(Economics Life)

LANJUTAN …

Ukuran/kriteria dalam Analisa Rencana Investasi pada Proyek1. UNDISCOUNTED – CRITERION:

Berapa nilai investasi saat ini (present value) diukur dengan nilai uang saat ini, tidak mempersoalkan apa yang diperoleh di waktu yang akan datang

2. DISCOUNTED – CRITERION:* Mempertimbangkan keuntungan saat ini dan

dikemudian hari* Semua biaya (cost) dan manfaat (benefit) diukur

dengan nilai uang saat ini, dan mendiscount nilai dikemudian hari dengan suatu discount factor, misal: tingkat bunga

LANJUTAN …

ALAT ANALISA UNDISCOUNTED – CRITERION 1. Membandingkan keuntungan dengan tingkat bunga yg

berlaku : MEC (Marginal Efficiency of Capital) dan i (Interest rate), Jika: MEC lebih dari i rencana dapat diteruskan.MEC kurang dari i rencana ditolak.MEC = i tercapai Break Event Point.

2. Ranking by inspection: titik berat pada selisih antara gross benefit (benefit kotor) dengan biaya operasi dan pemeliharaan

3. Payback period: didasarkan pada pelunasan biaya investasi oleh net benefit(benefit bersih)

LANJUTAN …

ALAT ANALISA DISCOUNTED – CRITERION1. Bila B/C lebih dari 1

maka dpt dilaksanakan2. Bila B/C kurang dari 1

maka ditolak3. Bila B/C = 1

maka tercapai break event

LANJUTAN …

SASARAN dan KENDALA dalam proses pencapaian tujuan proyek:1. Anggaran (besarnya biaya yang telah ditetapkan

untuk dialokasikan)2. Jadwal (perhitungan waktu yang harus dipatuhi)3. Harapan/tujuan yang harus terpenuhi

LANJUTAN …

Perlu memperhitungkan tentang PERBANDINGAN (Ratio) ANTARA:MANFAAT YANG AKAN DIPEROLEH (Benefit)

denganBIAYA YANG HARUS DIKELUARKAN (Cost)Oleh karena itu diperlukan:P E R E N C A N A A N P R O Y E K

KEPUTUSAN INVESTASI PROYEK

Contoh: Pengelolaan dan Pemantauan Proyek PembangunanRapat rutin dilakukan untuk memantau (secara ketat) perkembangan implementasi program-program pembangunan dan untuk mengatasi problema- problema implementasi dengan segera.Rapat rutin ini juga untuk mengambil keputusan terhadap isu lisensi dan perijinan terkait dengan dunia usaha dan investasi (berkaitan dengan proyek-proyek pembangunan).

PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN PROYEK

Rapat rutin ini menjadi “one stop center” untuk pengambilan keputusan tersebut (rapat terpadu). Kata kunci:Rapat rutin pemantauan dan pengendalian proyek.Pengendalian dalam rapat ini termasuk mengatasi problema implementasi dengan segera dan keputusan diambil secara terpadu (lintas instansi).Problema yang harus diatasi dengan segera dan terpadu adalah lisensi dan perijinan untuk dunia usaha dan investasi.

LANJUTAN …

1. Jelaskan pengertian manajemen proyek ? 2. Sebutkan dan jelaskan fungsi-fungsi

manajemen ?3. Bagaimana awal timbulnya suatu proyek ?4. Apa perbedaan operasi, proyek dengan

program ?

TUGAS MAHASISWA

TERIMA KASIH …