alur sistem transaksi   pembelian Oleh thon butdieman

Alur transaksi pembelian dapat digambarkan sebagai berikut :

1. Proses pembelian dimulai dari permintaan bagian penjualan atau produksi.

Barang yang akan dibeli dapat ditentukan dengan 3 cara yaitu :

a. Intuitif

Cara ini dilakukan dengan memikirkan dan menerka-nerka barang atau jasa apa yang dibutuhkan oleh

pelanggan berdasarkan pengalaman.

b. Penelitian pasar

Kita dapat meneliti permintaan-permintaan konsumen yang paling banyak dengan cara meneliti

langsung kepada masyarakat umum

2. Melakukan survei pasar

Kegiatan ini dapat dilakukan dengan cara mencari dari iklan penjualan barang atau jasa dari

perusahaan lain, mendatangi pusat-pusat perbelanjaan, mendatangi Kantor Dinas Perdagangan dan

Perindustrian.

3. Menerima penawaran dari berbagai perusahaan

4. Memutuskan supplier yang benar-benar memberikan keuntungan terbaik

5. Membuat daftar barang yang akan dibeli

6. Mengirimkan surat pesanan kepada perusahaan dengan penawaran terbaik

7. Membuat dan menandatangani surat perjanjian dengan supplier

8. Menerima barang

9. Memeriksa barang apakah sudah sesuai dengan pesanan atau tidak

10. Membayar jumlah transaksi

Seperti halnya dengan pembelian, penjualan juga dapat dilakukan secara kredit maupun tunai. Berikut

adalah alur penjualan tunai dan alur penjualan kredit.

1. Melakukan survei pasar

* proses penjualan dimulai dari permintaan pelanggan ( lisan atau tertulis )

* negosiasi

* membuat dan menandatangani surat perjanjian

* membuat faktur ( Invoice )

* memeriksa barang yang dijual

* menerima pembayaran

* membuat bukti transaksi

* mengirim barang yang dijual

2. Alur penjualan kredit

* proses penjualan dimulai dari permintaan pembeli

* negosiasi

* menerima aplikasi kredit

* melakukan konfirmasi kepada calon pelanggan untuk mendapatkan kepastian bahwa calon

pelanggan di masa mendatang dapat memenuhi kewajibannya

* mendapatkan persetujuan kredit dari kepala bagian kredit dengan melampirkan bukti hasil survei

* jika ya, maka dilakukan proses penjualan kredit jika tidak, dikembalikan kepada calon pelanggan

* membuat surat perjanjian penjualan kredit

* membuat bukti transaksi

* menyerahkan barang

0000000000000000000000000000000———————————-0000000000000000000000000000000

Alur transaksi yang dipakai oleh perusahaan yang melakukan penjualan barang atau jasa meliputi :

1. Alur transaksi pembelian

2. Alur Transaksi penjualan tunai

3. Alur transaksi penjualan kredit

4. Alur penerimaan kas

5. Alur pengeluaran uang kas

Alur Transaksi Pembelian

Pada setiap perusahaan baik perusahaan barang dan jasa dalam menjalankan aktivitasnya selalu

memerlukan barang-barang yang pengadaannnya harus dibeli dari pihak lain. Misalnya perlengkapan

kantor , barang yang dibeli untuk dijual (barang dagangan) atau barang yang dibeli untuk diolah

kembali (bahan Baku).

Pembelian barang-barang dapat dilakukan dengan pembelian tunai maupun kredit Kelengkapan

administrasi pembelian Pada perusahaan yang telah memiliki SOP (Standard Operational Procedure)

dan penyelenggaraan administrasinya secara manual, jeis perlengkapan yang diperlukan terdiri atas :

formulir-formulir, buku-buku untuk mencatat, peralatan kantor (ATK), mesin kantor dan kegiatan

kesekretariatan lainnya.

Formulir adalah daftar isian baik itu yang tercetak maupun tidak yang memiliki ruang untuk diisi

dengan informasi. Formulir bermanfaat untuk menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis,

merekam data, mengurangi kesalahan dan menyampaikan informasi pokok dari satu ke orang lain.

Format formulir di tiap-tiap perusahaan tidaklah sama, tetapi secara umum memiliki data yang sama

yang harus diisi.

Formulir-formulir yang diperlukan dalam aktivitas pengelolaan pembelian adalah sebagai berikut :

1. Surat permintaan pembelian

Surat ini diisi oleh bagian gudang atau bagian lain yang memerlukan barang. Surat permintaan

pembelian berisi antara lain mengenai

* nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diminta

* kapan barang yang bersangkutan harus sudah diterima

2. Surat permintaan penawaran harga

Surat ini diisi oleh bagian pembelian dalam hal barang yang diminta dalam surat paermintaan

pembelian belum ada pada daftar langganan (pemasok/supplier). Surat permintaan penawaran harga

berisi antara lain mengenai:

* nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diminta

* tanggal paling lambat penerimaan barang yang diminta

* permintaan informasi mengenai syarat pembayaran dan syarat penyerahan yang diminta oleh calon

pemasok

3. Surat Order pembelian (Purchase Order/PO)

Formulir ini diisi oleh bagian pembelian. Formulir ini berisi keterangan mengenai :

* Nama dan alamat pemasok

* nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diminta

* tanggal paling lambat penerimaan barang yang dipesan

* syarat pembayaran dan syarat penyerahan barang

4. Laporan penerimaan barang

Formulir ini diisi oleh bagian penerimaan barang setelah barang yang diterima dan diperiksa. Laporan

penerimaan barang berisi data hasil pemeriksaan atas barang yang diterima dan dokumen-dokumen

yang terkait antara lain berisi keterangan mengenai :

* Tanggal penerimaan barang

* Nomor order pembelian yang bersangkutan

* nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diterima

* catatan hasil pemeriksaan barang misalnya cocok tidaknya barang dengan order, adanya barang

yang rusak dan sebagainya

5. Bukti pengeluaran kas

Formulir ini diisi oleh bagian hutang apabila karena adanya pembelian secara kredit yang jatuh tempo

pembayarannya

Contoh :

Alur Transaksi Penjualan Tunai (on cash)

Untuk perusahaan yang menjual barang secara eceran seperti toko- toko atau supermarket, penjualan

barang seluruhnya dilakukan secara tunai. Pembeli datang sendiri ke tempat penjual , barang

diserahkan di tempat penjual. Dalam sistem penjualan tunai eceran, nota atau bon tunai selain

berfungsi sebagai bukti penjualan juga berfungsi sebagai bukti penjualan juga berfungsi sebagai order

penyerahan barang kepada pembeli.

Pada perusahaan-paerusahaan yang tidak melakukan penjualan secara eceran, penjualan dapat

dilakukan secara tunai maupun kredit. Pembeli dapat melakukan pembelian barang dengan cara

datang sendiri ketempat penjual atau melalui surat order (purchase order/PO). Penyerahan barang

dapat dilakukan di tempat penjual atau dikirim ke tempat pembeli, tergantung kepada syarat

penyerahan barang yang disepakati. Formulir yang digunakan terdiri atas : faktur penjualan, atau nota

kontan. Berikut ini uraian kegiatan bagian-bagian yang terlibat dalam aktivitas penjualan tunai baik

pada toko-toko atau super market, dan grosir.

1. Pengelolaan Order Penjualan Tunai secara eceran pada toko atau supermarket

Unit-unit organisasi yang terlibat dalam aktivitas penjualan adalah Bagian Order Penjualan

(pramuniaga), Bagian Kassa/kasir, Bagian Gudang, Bagian Pembungkusan/Packing dan Bagian

Akuntansi.

Dokumen yang berkaitan dengan penjualan tunai eceran :

1. faktur

2. nota penjualan tunai

2. Pengelolaan Order Penjualan Tunai pada Grosir

Pengelolaan order penjualan yang ditemukan dalam praktek, di antaranya sebagai berikut : Aktifitas

penjualan tunai melibatkan Bagian Order Penjualan, Bagian Gudang, Bagian Pengiriman Barang,

Bagian kassa, dan Bagian Akuntansi.

Sementara formulir yang digunakan terdiri atas : faktur penjualan tunai, nota kontan, bukti

penyerahan barang, dan bukti penerimaan kas.

Alur transaksi Penjualan Kredit (on Account)

Penjualan barang secara kredit di sini dibedakan antara penjualan kredit untuk barang untuk

perusahaan atau toko dan dan kredit untuk perusahaan atau toko yang menjual barang-barang yang

melayani kredit perorangan.

Untuk perusahaan yang menjual barang-barang konsumsi seperti barang elektronik, kendaraan

bermotor, alat rumah tangga dan sejenisnya, pembayarannya dilakukan secara angsuran (instalment)

Sebelum perusahaan menyetujui permohonan kredit dari calon pembeli, biasanya perusahaan

memiliki prosedur khusus yang harus dipenuhi oleh calon pembeli.

Adapun Persyaratan yang harus dipenuhi oleh calon pembeli antara lain :

1. Mengisi Aplikasi permohonan kredit

2. Melengkapi berkas seperti :

Persyaratan Umum:

1. Copy KTP dari Pembeli dan pasangan atau pihak penjamin (jika belum berkeluarga)

2. Copy Kartu Keluarga

3. Copy tagihan Telepon/ PAM/ PLN

4. Khusus Karyawan/PROFFESIONAL:

1. Slip Gaji/ Keterangan Gaji terbaru

2. Khusus Profesional:Surat Ijin Praktek, contoh : dokter, pengacara, akuntan

5. Copy rekening koran/tabungan 3 bulan terakhir Khusus Karyawan/PROFFESIONAL:

1. Slip Gaji/ Keterangan Gaji terbaru

2. Khusus Profesional:

3. Surat Ijin Praktek

4. Copy rekening koran/tabungan 3 bulan terakhir

6. Khusus Wiraswasta:

1. SIUP/Tanda Daftar Perusahaan

2. Copy rekening koran/tabungan 3 bulan terakhir

Setelah calon pembeli memenuhi persyaratan, apabila dirasa perlu khususnya untuk kredit yang

bernilai besar, seperti kredit rumah atau kendaraan bermotor, pihak penjual akan melakukan survey

lapangan yaitu melihat secara langsung keadaan calon pembeli atau menghubungi pihak yang

ditunjuk oleh calon pembeli sebagai penjamin kredit.

Untuk perusahaan yang melakukan penjualan kredit kepada perusahaan lain, prosedur pengelolaan

order penjualan kredit biasanya disesuaikan dengan kemampuan rata-rata penyediaan barang, rata-

rata jumlah pesanan dan kebijakan pimpinan perusahaan.

Pengelolaan order penjualan kredit pada perusahaan yang secara umum mampu memenuhi pesanan

akan berbeda dengan pengelolaan order penjualan kredit pada perusahaan yang sering tidak dapat

memenuhi semua pesanan sehingga sering terjadi back order. Berikut ini dibahas pengelolaan order

penjualan kredit pada perusahaan yang secara umum mampu memenuhi semua pesanan (order) yang

diterima.

Dalam perusahaan yang telah memiliki standard operasional prosedur dalam menjalankan kegiatan

usahanya, unit organisasi yang terlibat dalam aktivitas penjualan kredit meliputi.

1. Bagian Order Penjualan.

2. Bagian Kredit.

3. Bagian Gudang (menangani juga Kartu Sediaan Barang)

4. Bagian Pengiriman Barang.

5. Bagian Penagihan.

6. Bagian Piutang

7. Bagian Jurnal dan Buku Besar.

Adapun Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan pengelolaan order penjualan kredit adalah sebagai

berikut.

1. Surat pesanan (order) dari pelanggan/ PO.

2. Status kredit pelanggan sebagai dasar pertimbangan pemberian otorisasi penjualan kredit kepada

pelanggan yang bersangkutan (persetujuan kredit).

3. Faktur penjualan.

4. Order pengiriman barang.

5. Kartu gudang.

6. Buku pembantu (Kartu) piutang.

7. Kartu sediaan Barang.

8. Buku jurnal penjualan dan buku besar.

Alur Penerimaan Kas

Penerimaan kas dalam perusahaan pada umumnya berasal dari transaksi penjualan barang baik

penjualan tunai maupun penjualan kredit yang dalam hal ini penerimaan piutang dari debitur.

Secara umum hal-hal yang harus diperhatikan sehubungan dengan penerimaan kas adalah sebagai

berikut:

1. penerimaan kas harus didukung dengan bukti yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang

berwenang

2. semua kas yang diterima harus segera disetorkan ke pejabat yang berwenang

3. tiap periode tertentu (harian, mingguan, bulanan) dibuat laporan penerimaan kas

Prosedur penerimaan kas yang diterapkan bergantung kepada struktur organisasi perusahaan. Proses

penerimaan kas pada perusahaan yang menjual barang secara eceran seperti supermarket akan

berbeda dengan prosedur penerimaan kas pada perusahaan manufaktur.

Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan penerimaan kas antara lain :

1. Bukti penerimaan kas yang dibuat sendiri oleh perusahaan dari manapun sumbernya

2. Faktur penjualan tunai

3. Daftar surat pemberitahuan penerimaan piutang dari bagian sekretariat

4. Memo (nota) kredit dari bank

5. Bukti penerimaan kas

Alur Pengeluaran Kas

Pada perusahaan yang mengelola kas dengan menerapkan sistem voucher, semua pengeluaran kas

dilakukan dengan menggunakan cek, termasuk pengeluaran untuk pembentukan dan penggantian

dana kas kecil.

Pengeluaran kas yang dilakukan oleh perusahaan pada umumnya meliputi pengeluaran untuk

pembayaran hutang, dan pembayaran beban operasional. Pada perusahaan yang menyetorkan semua

dana / uang yang diterimanya ke bank, pembayaran pada umumnya dilakukan dengan menggunakan

cek. Untuk pembayaran yang nilainya relative kecil digunakan dana kas kecil.

Adapun dokumen-dokumen yang terkait dengan pengeluran kas adalah sebagai berikut :

1. Bukti pengeluaran kas yang dibuat sendiri oleh

2. Faktur (nota) pembelian

3. Faktur pembelian kredit

4. Bukti penerimaan barang

5. Permintaan pengisian kembali kas

6. Bukti pengeluaran kas kecil

7. Surat permintaan pengeluaran kas kecil