ALAT DAN PERLENGKAPAN KANTOR

A. Pengertian Peralatan KantorPeralatan kantor dapat didefinisikan sebagai barang-barang yang dapat digunakan dalam jangka waktu yang relatif lama dan mengalami penyusutan. Peralatan sangat identik dengan benda-benda yang besar dan berat, memerlukan perawatan yang khusus, serta berharga mahal. Meskipun tidak semua peralatan kantor berharga mahal, namun secara umum harga-harga peralatan kantor memang mahal.

Setiap kantor dapat memiliki peralatan kantor yang berbeda disesuaikan dengan jenis usaha masing-masing, meskipun ada beberapa peralatan kantor yang harus mutlak dimiliki oleh perkantoran. Beberapa contoh peralatan kantor yang harus dimiliki oleh perkantoran diantaranya meja, kursi, lemari arsip, komputer, mesin printer, mesin tik, dan lain-lain. Sedangkan beberapa beberapa peralatan kantor yang tidak mutlak dimiliki tetapi sangat diperlukan di antaranya mesin fotokopi, scanner, dan lain-lain.

Mengapa ada beberapa peralatan kantor yang memang harus ada pada sebuah perkantoran? Anda dapat membayangkan sendiri apa jadinya apabila sebuah perkantoran tidak mempunyai meja, kursi, atau lemari arsip? Terbayangkan repotnya. Berikut ini akan diuraikan beberapa kegunaan contoh peralatan kantor.

1. MejaMeja adalah salah satu furnitur berupa permukaan datar yang disokong oleh beberapa kaki. Meja umumnya dipasangkan dengan kursi. Meja yang umum tidak memiliki laci, tapi jika berlaci dia bisa berbentuk meja rias, lemari meja dengan banyak laci, dan lain sebagainya. Meja yang khusus dipakai untuk bekerja disebut meja tulis atau bangku.Yang dimaksud meja disini adalah meja yang digunakan oleh pemimpin dan para karyawan untuk melakukan operasional perkantoran. Meja sangat diperlukan oleh para karyawan yang secara umum beraktivitas di dalam ruangan, seperti sekretaris, bendahara, bagian personalia, dan pemimpin perusahaan.Kantor yang baik, selain mempunyai meja untuk kegiatan operasional alangkah baiknya jika menyediakan meja untuk tamu. Meja dan kursi tamu akan memberikan kenyamanan kepada para tamu yang datang ke kantor dan memberikan kesan yang baik kepada mereka.

 2.KursiKursi adalah sebuah perabotan rumah yang biasa digunakan sebagai tempat duduk. Pada umumnya, kursi memiliki 4 kaki yang digunakan untuk menopang berat tubuh di atasnya. Beberapa jenis kursi, seperti barstool, hanya memiliki 1 kaki yang terletak di bagian tengah. Kadang-kadang kursi juga dilengkapi dengan sandaran kaki.Kursi lipat merupakan salah satu contoh jenis kursi yang sudah cukup terkenal. Dinamakan kursi lipat karena kursi ini bisa dilipat saat tidak digunakan sehingga lebih praktis ketika disimpan. Berdasarkan strukturnya, kursi lipat bisa dibedakan menjadi 2 macam yakni kursi lipat meja dan kursi lipat tanpa meja. Masing-masing jenis kursi lipat ini mempunyai manfaat dan penggunaan yang berbeda-beda.

3. Lemari arsipSetiap perkantoran tentunya mempunyai arsip walaupun dalam kapasitas yang tidak terlalu banyak. Setidaknya surat-surat masuk dan keluar. Tentunya kita tidak dapat membayangkan apabila surat-surat tersebut hanya disimpan di dalam map di atas meja atau di dalam laci. Kertas merupakan benda yang tidak tahan lama mudah rusak dan lapuk. Jadi alangkah sangat baik jika

1

setiap perkantoran mempunyai lemari arsip untuk menyimpan arsip-arsip penting yang sangat berharga bagi suatu perusahaan.Biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal yang lainnya. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari bahaya kebakaran. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat

3. KomputerSeiring dengan kemajuan zaman, di mana berbagai peralatan teknologi canggih ditemukan. Sesuai dengan tujuannya, berbagai peralatan canggih diciptakan dengan tujuan untuk memudahkan pekerjaan manusia. Salah satu peralatan canggih tersebut adalah komputer.Komputer merupakan peralatan elektronik yang tidak hanya mempunyai kemampuan untuk mengolah kata seperti pengetikan, mengolah data seperti perhitungan, membuat tabel dan grafik, membuat gambar, design, dan lain-lain. Komputer juga mempunyai fungsi pengarsipan untuk mengamankan berbagai dokumen-dokumen penting. Sehingga dengan adanya komputer, dapat dilakukan penghematan dan pengefisienan berbagai aktivitas perkantoran.

4. PrinterBagi sebuah perkantoran, mempunyai komputer saja tidaklah cukup apabila tidak disertai denganprinter. Printer merupakan alat yang diperlukan untuk mencetak berbagai dokumen atau beberapa hasil pekerjaan kita yang dibuat dengan menggunakan komputer. Sebuah perkantoran yang hanya tidak mempunyai printer akan mendapat kesulitan ketika harus mencetak beberapa dokumen penting dengan cepat dan mendesak. Oleh karena itu kebutuhan terhadap printer merupakan kebutuhan yang sangat penting untuk dimiliki.5. Mesin tikKeperluan terhadap mesin tik berhubungan erat dengan kegiatan administrasi atau surat-menyurat. Kantor-kantor yang sudah modern umumnya sudah tidak lagi menggunakan mesin tik karena fungsinya sudah digantikan oleh komputer. Meskipun demikian, bagi kantor-kantor yang ruang lingkup kerjanya belum begitu besar serta terdapat di daerah umumnya kebutuhan terhadap mesin tik masih sangat diperlukan.

6. ScannerScanner ini merupakan sebuah perangkat masukkan (input device) komputer yang berguna untuk memindai (men-scan) gambar atau dokumen dalam bentuk teks di atas kertas kedalam dokumen digital komputer atau file komputer. Manfaat umum dari scanner ini adalah untuk membuat arsip dari sebuah dokumen surat dan photo.

7. FotocopyMesin fotokopi adalah sebuah mesin digital yang berfungsi untuk menduplikasikan sebuah dokumen dan gambar visual dengan sangat cepat, mudah, dan juga murah. Mesin fotokopi merupakan mesin yang sangat populer di kalangan para pelajar, guru, pegawai, dan masyarakat pada umumnya. Biasanya, mesin ini di manfaatkan untuk menduplikat sebuah dokumen. 

8. Tickler File 

Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Namun demikian, ticler file bisa saja diguanakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagian dalam tickler file dilengkapi juga denganguide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip

2

9.  Cardex (Card Index) Cabinet 

Cardex (card index) cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indexks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja

B. Pengertian Perlengkapan KantorPerlengkapan kantor dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang dibutuhkan untuk melengkapi peralatan. Perlengkapan kantor identik dengan barang-barang yang berukuran kecil, cepat habis, sering digunakan, harganya tidak terlalu mahal, dan mudah diperbaiki jika ada kerusakan. Beberapa contoh perlengkapan kantor diantaranya kertas, pulpen, pensil, penjepit kertas, tinta printer, map, taplak meja, kalender, dan lain-lain.

Umumnya, setiap perkantoran hampir mempunyai kesamaan dalam hal kebutuhan terhadap perlengkapan kantor. Perlengkapan kantor, walaupun bentuknya kecil, namun memiliki fungsi yang sangat penting. Untuk lebih jelasnya, mari kita simak uraian berikut. 

Seorang sekretaris akan sangat memerlukan kertas untuk melakukan kegiatan surat-menyurat atau mencetak dokumen-dokumen penting lainnya. Berbagai dokumen yang telah diinput ke dalam komputer tidak akan ada gunanya apabila harus segera dicetak tanpa adanya kertas. Begitu juga dengan ketersediaan tinta printer. Apabila tinta printernya kosong atau habis maka dokumen-dokumen yang siap cetakpun tidak akan jadi dicetak sehingga menyebabkan terbengkalainya tugas-tugas perkantoran.

Begitu juga dengan map, map dapat digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen penting dalam bentuk kertas, atau pun untuk mengajukan proposal. Seseorang yang mengajukan proposal tanpa dimasukan ke dalam map, akan memberi kesan kurang sopan.Begitu juga dengan pengarsipan, meskipun sudah ada komputer yang dapat digunakan untuk menyimpan data-data penting, namun kebutuhan dokumen dalam bukti fisik seperti surat-surat perjanjian yang ditandatangai dan bermaterai tentunya tidak bisa diarsip dalam bentuk elektronik.Agar surat-surat tersebut awet dan aman, maka akan sangat baik jika sebelum disimpan ke dalam lemari arsip ada baiknya dimasukkan terlebih dahulu ke dalam map. Penyimpanan surat-surat ke dalam map juga bertujuan untuk merapikan susunan berbagai dokumen penting agar tidak berceceran.

1. Kertas Kertas adalah bahan yang tipis dan rata, yang dihasilkan dengan kompresi serat yang berasal daripulp. Serat yang digunakan biasanya adalah alami, dan mengandung selulosa dan hemiselulosa.Kertas dikenal sebagai media utama untuk menulis, mencetak serta melukis dan banyak kegunaan lain yang dapat dilakukan dengan kertas misalnya kertas pembersih (tissue) yang digunakan untuk hidangan, kebersihan ataupun toilet.Beragam jenis kertas dapat digunakan untuk fungsi yang berbeda baik sebagai bahan dasar pembuatan produk fungsional seperti; bungkus kado, buku tulis, tas kertas, poster, atau sebagai bahan-bahan dasar pembuatan produk kriya, bahkan media artistik dapat dimanfaatkan sebagai bahan pembuatan karya seni atau material patung. Berkreasi dengan kertas sungguh merupakan pengalaman yang menarik.

2. Pencil

3

 Pencil merupakan alat tulis yang paling diketahui oleh setiap orang yang sudah bisa menulis. Karena sejak awal kita belajar menulis, pencillah alat tulis yang paling pertama diperkenalkan kepada kita. Alasan fleksibelnya (mudah digunakan dan dihapus) menjadikan pencil sebagai pilihan pertama.3. PulpenPulpen (dari bahasa Belanda: vulpen) adalah alat tulis berupa mata pena berujung tajam yang dilengkapi pegangan berisi kantong tinta yang bisa diisi kembali. Tinta berbasis air diisi melalui mata pena dengan mekanisme penyedot yang memasukkan tinta dari botol tinta ke dalam kamar tinta. Berbeda dengan bolpen, pulpen tidak perlu ditekan ketika menulis. Tinta mengalir dari kamar tinta ke mata pena dengan bantuan kapilaritas dan gravitasi.

4. Penjepit kertasPenjepit kertas atau klip adalah alat untuk untuk menyatukan dua lembar kertas atau lebih berdasarkan prinsip tekanan. Kertas yang dijepit dengan klip bisa mudah dilepas lagi. Penggunaan klip lebih praktis daripada menggunakan lem atau stapler.Klip biasanya berupa kawat yang dibengkokkan menjadi bentuk-bentuk seperti segitiga, oval, atau seperti kupu-kupu. Bahan yang digunakan biasanya logam tapi kadang-kadang ada juga klip yang dibuat dari plastik.

Kegunaan :Di tangan orang yang ahli, klip yang dibengkokkan bisa digunakan sebagai pembobol kunci. Klip juga merupakan alat yang berguna bagi pengguna komputer pribadi dan Macintosh. Laci CD-ROM dan diskdrive yang tidak mau terbuka bisa dipancing dengan klip. Pengguna komputer genggam Palm  juga dianjurkan untuk menggunakan klip sewaktu perlu melakukan 5. Tinta printerJenis tinta yang digunakan untuk mesin printer. Tinta printer ada berbagai macam warna. Dan yang paling umum adalah warna hitam, kuning, merah dan biru.jenis-jenis tinta printer yang digunakan, mulai dari biasa, anti air atau yang lainnya. Tinta Printer ini ada beberapa macam yang mempunyai hasil dan kualitas yang berbeda juga.

6. Stop Map Stopmap juga biasa disebut dengan sebutan Map saja atau folder dalam bahasa inggris. Stopmap adalah kertas tempat menyimpan atau menaruh suatu dokumen yang sudah di spesifikasikan. Sehingga saat dokumen itu diperlukan, file yang terdiri dari beberapa kertas kecil atau pun besar tidak hilang tercecer. Dan stopmap adalag alat yang sangat membantu mengorganisir kertas dokumen.Stopmap dapat dibuat dari plastik atau kertas. Bila menggunakan kertas biasa menggunakan bahan kertas manila atau kertas BC, kertas ivory, kertas buffalo dan jenis kertas lainnya. namun yang pelu diperhatikan adalah berbahan kertas yang lebih kaku. Sebuah desain stopmap tidak ada ciri atau kesan yang baku. Semuanya tergantung pada perusaahan dan masalah selera saja. Biasanya Stopmap dapat dicetak dengan teknik fullcolor maupun teknik cetak satu warna dan kombinasihotprint dan emboss.Stop Map berfungsi untuk menyimpan dokumen atau arsip perusahaan. Stop map juga memiliki kegunaan untuk menampilkan identitas brand atau corporate identity perusahaan dan menciptakan reminding ke benak konsumen

7. Taplak meja,  Fungsi taplak meja sebenarnya sangat sederhana. Yaitu sebagai alas meja agar meja terlihat terhias rapih. Taplak meja saat ini memiliki motif yang beragam, tidak seperti dulu yang hanya

4

bermotif kotak-kotak dengan hiasan bunga-bunga. selingan iklan promosi jual karpet masjid polos. Benda pengahias meja ini sangat mudah ditemukan dipasar terdekat dari rumah anda. harganya pun sangat terjangkau.Banyak saat ini taplak meja berbagai bentuk dibuat, motif dan bahannya pun bermacam-macam. Tapi carilah taplak meja yang sesuai dengan ukuran meja yang anda miliki. Urusan harga cukup cari yang terjangkau uang belanja anda, yang penting sesuai selera anda.Perawatan taplak meja cukup mudah. Perlakukan sesuai bahan yang digunakan. Misalnya dari kain, cukup di rendam dan dikucek saja bila tidak terlalu kotor agar lebih awet. Kalau bahan lain seperti rotan atau plastik, cukup di lap saja dengan kain basah. Nah bila taplak meja Anda dari kain perca yang memiliki banyak jahitan disarankan jangan disikat kerena bisa merusak jahitannya, cukup dikucek saja.

8. Kalender, adalah sebuah sistem untuk memberi nama pada sebuah periode waktu (seperti hari sebagai contohnya). Nama-nama ini dikenal sebagai tanggal kalender. Tanggal ini bisa didasarkan dari gerakan-gerakan benda angkasa seperti matahari dan bulan. Kalender juga dapat mengacu kepada alat yang mengilustrasikan sistem tersebut (sebagai contoh, sebuah kalender dinding).

9. Penggaris

Penggaris adalah sebuah alat pengukur dan alat bantu gambar untuk menggambar garis lurus. Terdapat berbagai macam penggaris, dari mulai yang lurus sampai yang berbentuk segitiga (biasanya segitiga siku-siku sama kaki dan segitiga siku-siku 30°–60°). Penggaris dapat terbuat dariplastik, logam, berbentuk pita dan sebagainya. Juga terdapat penggaris yang dapat dilipat.

10. StaplerStapler atau pengokot (bahasa Inggris: stapler) adalah alat untuk menyatukan sejumlah kertasdengan cara memasukkan kokot (staple) berbentuk huruf "U" yang terlipat di bagian bawah kertas bila panjang kedua ujung kokot melebihi tebal kertas.Di Indonesia, stapler bisa dijumpai di mana-mana, di kantor, sekolah, kios fotokopi, rumah tangga, hingga di rumah makan dan penjual makanan. Stapler begitu populer hingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasal dari suara yang dikeluarkan alat ini, seperti: jekrekan, jepretan, atau cekrekan. Stapler sering digunakan di Indonesia untuk membungkus makanan. Plastik dilipat agar isi tidak keluar dan diselesaikan dengan jepitan stapler. 11. GuntingGunting ialah alat yang digunakan untuk memotong bahan yang tipis seperti:

kertas kertas perak plastik  tipis makanan pakaian tali kabel .Gunting lebih baik daripada pisau untuk beberapa penggunaan, seperti memotong artikel koranmaupun gambar. Juga biasa digunakan memotong rambut. Tidak seperti pisau, gunting memiliki 2sisi yang tajam.Sebagian besar jenis gunting tidak terlalu tajam. Gunting anak biasanya tidak tajam, dan sering dilindungi dengan plastik.

5

Gunting bisa cocok buat orang kidal maupun yang tidak kidal. Menggunakan gunting di tangan yang salah sulit buat kebanyakan orang.

12. AmplopAmplop adalah sebuah bungkus dari surat atau benda yang dikirimkan per pos. Sebuah amplop biasanya terbuat dari kertas yang dipotong berbentuk belah ketupat dan dilipat sedemikian rupa.Di muka amplop pada sebelah kanan bawah nama dam alamat penerima kiriman pos ini ditulis sementara biasanya di sebelah kanan atas atau di sebelah belakang nama dan alamat pengirim ditulis. Sebuah amplop bisa langsung ditutup karena biasanya memiliki perekat.Amplop terdapat dalam berbagai jenis dan ukuran. Beberapa jenis amplop memiliki jendela (tembus pandang) sehingga nama dan alamat penerima bisa ditulis dalam surat sendiri.

13. Lem Lem adalah bahan lengket (biasanya cairan) yang dapat merekatkan 2 benda atau lebih. Lem bisa dibuat dari bagian tumbuhan atau hewan, maupun bahan kimia dari minyak.Lem pertama mungkin adalah cairan alami yang berasal dari pohon saat ditebang. Kemudian orang belajar membuat lem dengan merebus kaki, tulang, ataupun tulang rawan binatang. Beberapa lem yang kuat pertama kali dibuat dari tulang ikan, karet, atau susu.Lem sederhana dapat dibuat di rumah dengan mencampur tepung terigu dan air. Lem ini akan merekatkan potongan-potongan kertas bersama. Banyak seni yang dapat dibuat menggunakan lem.Kliping adalah karya seni yang dibuat dengan menggunakan lem untuk merekatkan benda-benda berwarna ke kertas.Beberapa lem dapat dibuat untuk menahan air masuk perahu, bangunan, atau kendaraan. Dalam kasus ini, lem bisa disebut ca(u)lk. Beberapa bahan buatan manusia, seperti bahan seperti kayu, dibuat menggunakan lem untuk merekatkan potongan-potongan kecil bahan atau bubuk

14. Selotip

Scoth tape atau selotip transparan merupakan alat bantu untuk merekatkan kertas yang sobek atau untuk membundel hasil fotokopian. Selain itu, dalam dunia sains selotip transparan juga bisa digunakan untuk alat pengoreksi bentuk mata dan dapat dimanfaatkan untuk menghasilkan sinar-X.Keberadaan selotip merupakan karya kreatif seorang penemu asal negeri Paman Sam Amerika Serikat, pada 1925. Richard Gurley Drew lahir 22 Juni 1899 di St. Paul, Minnesota. Semenjak kecil dan dewasa, ia tinggal di kota kelahirannya. Pria lulusan Universitas Minnesota ini memiliki bakat yang luar biasa dalam bidang penemuan, salah satunya melalui penemuan selotip.15. Tipe –XAdalah sebuah alat yang digunakan untuk menghapus tulisan yang berupa cairan.16. Penghapus/setip

Penghapus (juga disebut setip) merupakan salah satu perlengkapan alat tulis yang merupakankaret lembut yang mampu menghilangkan tanda yang dihasilkan dengan pensil.Penghapus kenyal seperti karet, dan seringkali bewarna putih atau hitam (walaupun ditemukan juga coklat atau merah jambu untuk memperindah penampilan sesuai pemanfaatan teknologi). Terdapat pensil yang dilengkapi dengan penghapus di ujungnya. Penghapus mahal mungkin mempunyai bahan vinyl atau plastik sebagai tambahan kepada karet.Penghapus juga merujuk kepada penghapus pada papan tulis seperti papan hitam atau papan putih. Penghapus papan hitam tradisional merupakan blok kayu berbentuk persegi panjang yang dibuat dari kain berbahan wol.

6