OBSERVASI PARTISIPATIF

Oleh:

- Aldion Biran sebagai Ketua Koperasi Maju Jaya

- Dewi Purwati sebagai Anggota

- Rafida Noor Rofikah sebagai Observer

- Yusi Nur Aisyah sebagai Pengurus Koperasi Maju Jaya

Observasi adalah metode pengumpulan data melalui pengamatan langsung atau peninjauan secara cermat dan langsung di lapangan atau lokasi penelitian. Koperasi Maju Jaya selaku client kami ingin membuat suatu Sistem Informasi berbasis online, karena sebelumnya koperasi ini belum memiliki sistem informasi. Oleh karena itu kami selalu tim developer memerlukan banyak informasi serta data guna mempermudah kami untuk pembuatan Sistem Informasi untuk Koperasi Maju Jaya ini. Dalam hal ini, kami perlu mengunjungi lokasi penelitian yaitu Koperasi Maju Jaya untuk mengamati langsung berbagai hal atau kondisi yang ada disana. Kami menggunakan jenis observasi partisipatif. Observasi partisipatif adalah observasi yang melibatkan peneliti atau observer secara langsung dalam kegiatan pengamatan di lapangan. Jadi, peneliti bertindak sebagai observer, artinya peneliti merupakan bagian dari kelompok yang ditelitinya.

(Yusi dan Rafi berbincang-bincang tentang Sistem Informasi yang akan dibuat sambil membuka buku kas Koperasi)

Kemudian datanglah Dewi ke Koperasi Maju Jaya yang ingin menjadi anggota di koperasi tersebut.

Yusi : “Selamat Pagi, apa ada yang bisa dibantu?”

Dewi : “Selamat Pagi, perkenalkan saya Dewi. Saya ingin menjadi anggota di

Koperasi Maju Jaya, tetapi saya belum mengerti bagaimana cara untuk

menjadi anggota di koperasi ini, apakah ada persyaratan khusus?”

Dewi : “Oh baik ibu Dewi, pertama perkenalkan nama saya Yusi Nur Aisyah. Saya

akan menjelaskan mekanisme untuk menjadi anggota di Koperasi Maju

Jaya. Ibu Dewi pertama harus melengkapi persyaratan seperti berikut ini:

Merupakan warga negara Indonesia,

Memiliki kesinambungan kegiatan usaha dengan kegiatan usaha koperasi,

Memiliki kemampuan penuh untuk melakukan tindakan hukum (dewasa dan tidak berada dalam perwalian)

Bersedia membayar tiga jenis simpanan, yaitu simpanan pokok sebesar Rp 100.000,00 wajib dibayarkan oleh anggota kepada koperasi pada saat masuk menjadi anggota, Simpanan pokok tidak dapat diambil selama yang bersangkutan menjadi anggota. Lalu, simpanan wajib sebesar Rp 50.000,00 yang dibayar setiap bulan yang ditentukan dalam Anggaran Rumah Tangga dan atau Keputusan Rapat Anggota yang juga tidak dapat diambil selama yag bersangkutan menjadi anggota, kemudian simpanan sukarela yang bersifat bebas yang dapat dilakukan dalam bentuk tunai atau surat berharga untuk disimpan di koperasi. Simpanan ini bisa ditarik oleh anggota bersangkutan kapan saja.

Menyetujui Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga dan atau ketentuan yang berlaku dalam koperasi,

Bertempat tinggal kedudukan dan berdomisili di Kota Malang.

Menyerahkan fotocopy KTP dan pas foto 3x4 sebanyak 2 lembar

Satu materai 6000

Kemudian setelah memenuhi persyaratan tersebut, wajib untuk mengisi formulir pendaftaran.

Dewi : “Jadi persyaratannya hanya itu saja ya bu, lalu setelah menjadi anggota

fasilitas apa saja yang saya dapatkan?”

Yusi : “Keanggotaan dimulai yang dibuktikan dengan adanya catatan dalam Buku

Daftar Anggota, dan telah melunasi Simpanan Pokok. Serta setiap anggota

koperasi memiliki hak dan kewajiban yang sama terhadap koperasi sesuai

Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga yang telah ditetapkan”

Dewi : “Kemudian saya ingin menanyakan perihal peminjaman uang. Jika saya

sudah menjadi anggota bagaimana mekanisme dalam melakukan

peminjaman tersebut?”

Yusi : “Terdapat beberapa persyaratan untuk melakukan peminjaman, antara lain:

Sudah menjadi anggota koperasi.

Fotocopy KTP suami dan istri yang berdomisili di Malang.

Mengisi formulir permohonan pengajuan pinjaman yang ditandatangani oleh suami dan istri (formulir disediakan koperasi)

Menyerahkan fotocopy agunan bagi peminjam diatas Rp. 1.000.000 (BPKB, Sertifikat atau surat berharga lainnya)

Fotocopy Slip gaji/Surat Keterangan Usaha (jika memungkinkan)

Fotocopy Kartu Keluarga (KK)

Serta, anggota hanya dapat meminjam sebesar 10% dari total uang yang disimpan di koperasi.”.

Dewi : “Lalu bagaimana dengan mekanisme pengembalian uang yang saya pinjam

bu?”

Yusi : “Ibu Dewi dapat mengangsurnya sebanyak 10x dengan bunga 2% selama 6

bulan. Jika melebihi itu maka akan dikenakan finalty dan denda sebesar 2%.

Syarat dan ketentuan yang lain dapat dilihat pada Anggaran Dasar dan

Anggaran Rumah Tangga di Koperasi Maju Jaya” .

Dewi : “Saya sekarang lebih memahami tentang koperasi ini, kalau begitu saya akan

mengambil persyaratan untuk mendaftar sebagai anggota di koperasi ini bu”

Yusi : “Oh silakan bu”

Dewi : “Baik, saya undur diri terlebih dahulu bu. Terima kasih. Selamat Siang”

Yusi : “Sama-sama. Selamat Siang”

Kemudian Dewi kembali ke rumahnya untuk mengambil persyaratan yang dibutuhkan yaitu pas foto 3x4 sebanyak 2 lembar, fotocopy KTP 1 lembar dan satu materai 6000. Dan keesokan harinya, Dewi kembali ke Koperasi Maju Jaya untuk mendaftarkan diri.

Yusi : “Selamat Pagi, apa ada yang bisa dibantu?”

Dewi : “Selamat Pagi. Bu, sekarang saya sudah membawa persyaratan dan saya

ingin mendaftar menjadi anggota koperasi”

Yusi : “Baik sekarang silakan ibu Dewi mengisi formulir ini. Boleh saya minta

persyaratan yang ibu bawa?”

Dewi : “Oh baik, ini bu”

(Dewi mengisi formulir, dan Yusi mulai mencatatnya pada Buku Anggota Koperasi dan menyiapkan buku tabungan untuk mencatat segala transaksi yang dilakukan oleh Dewi)

Yusi : “Untuk persyaratan selanjutnya Ibu Dewi diwajibkan untuk membayar

simpanan pokok sebesar 100.000 dan simpanan wajib sebesar 50.000

sebagai syarat wajib sebagai anggota baru di Koperasi Maju Jaya.”

Dewi : “Oh baik bu, ini” (sambil menyerahkan uang 150.000)

Yusi : “Nah, sekarang Ibu Dewi telah tercatat sebagai anggota pada Buku Anggota

Koperasi, ini buku keanggotaan dari Ibu Dewi. Dapat dilihat jumlah

simpanan yang ada pada koperasi ini bu”

Dewi : “Baik bu terimakasih. Saya mohon pamit terlebih dahulu”

Yusi : “Iya bu Dewi. Selamat bergabung di Koperasi Maju Jaya.”

Sebulan kemudian Ibu Dewi datang lagi ke Koperasi Maju Jaya untuk membayar simpanan wajib dan simpanan sukarela sebesar 350.000.

Sebulan kemudian Ibu Dewi datang lagi ke Koperasi Maju Jaya untuk membayar simpanan wajib dan simpanan sukarela sebesar 450.000.

Sebulan kemudian Ibu Dewi datang lagi ke Koperasi Maju Jaya untuk membayar simpanan wajib dan simpanan sukarela sebesar 300.000. . Dan Ibu Dewi ingin meminjam uang di koperasi yang dapat dikabulkan bulan depan. Dan ibu Dewi mengisi formulir pengajuan peminjaman uang.

Ketua koperasi melakukan pengecekan terhadap permohonan peminjaman uang di koperasi dengan melihat buku anggota ibu Dewi lalu menyetujui permohonan tersebut.

Sebulan kemudian Ibu Dewi datang lagi ke Koperasi Maju Jaya untuk membayar simpanan wajib dan simpanan sukarela sebesar 100.000. Permohonan untuk meminjam uang telah disepakati oleh Pengurus Koperasi.

Dewi : “Ini saya bayarkan simpanan wajib dan simpanan sukarela bu.”

Yusi : “Oh baik bu, saya akan catat terlebih dahulu. Dan untuk pengajuan

Peminjaman uang oleh bu Dewi telah disetujui. Ini uang yang akan

dipinjam oleh bu Dewi. Untuk pengembalian uang mekanismenya dapat

dilihat pada Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Koperasi.”

Dewi : “Iya bu, terimakasih. Saya undur diri terlebih dahulu”

Yusi : “Baik bu, silakan.”

Ibu Dewi selama 4 bulan sebanyak 4x berangsur-angsur sudah mengembalikan uang yang telah dipinjamnya di koperasi dengan mengisi buku anggota setiap mengangsur pengembalian uang yang dibayarkan. Dan ketua koperasi selalu melakukan pengawasan terhadap setiap transaksi yang terjadi di Koperasi Maju Jaya.

Dion : “Bulan depan akan diadakan Rapat Anggota Tahunan, saya membutuhkan

beberapa dokumen untuk pembuatan Laporan Pertanggungjawaban.”

Yusi : “Oh iya pak, ini bisa bapak cek pada buku anggota koperasi dan buku kas

koperasi Maju Jaya. Bapak membutuhkan data apalagi untuk RAT? Nanti

akan saya siapkan data-datanya yang dibutuhkan”

Dion : “Pada RAT nanti akan dijelaskan tentang pembagian SHU, modal yang ada pada

koperasi kita, jumlah anggota yang terdaftar, dan segala kegiatan transaksi

yang berlangsung selama setahun kepengurusan ini.”

Yusi : “Bagaimana untuk pembagian SHU tahun ini pak?”

Dion : “Untuk SHU pastinya akan diambil dari hasil pengurangan jumlah

Pendapatan dengan jumlah pengeluaran. Yang nantinya SHU tersebut akan

dibagi rata kepada seluruh anggota koperasi.”

HASIL OBSERVASI

- Semua peraturan, informasi, hak, dan kewajiban semua komponen yang ada pada koperasi telah diatur pada Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Koperasi. Hal tersebut wajib diketahui oleh semua anggota, pengurus, dewan, dan komponen lainnya yang ikut berperan di dalam koperasi.

- Semua transaksi yang terjadi dan dilakukan pada koperasi akan dicatat dan direkam pada buku daftar anggota dan buku kas anggota.

- Prosedur keanggotaan

Calon anggota datang ke koperasi untuk melakukan pendafataran sebagai anggota koperasi. Pengurus koperasi memberikan Formulir Permohonan Anggota kepada calon anggota. Calon anggota mengisi formulir dan dikembalikan beserta persyaratan yang di tentukan yaitu fotocopy KTP, pasfoto 3x4 sebanyak 2 lembar, dan materai 6000 satu lembar. Jika dokumen tidak lengkap maka akan dikembalikan ke karyawan untuk diisi ulang dan jika dokumen lengkap maka data akan diinput dan disimpan di buku anggota oleh Pengurus.

- Jenis simpanan pada Koperasi Maju Jaya adalah:

a. Simpanan pokok sebesar Rp 100.000,00 w

b. Wajib dibayarkan oleh anggota kepada koperasi pada saat masuk menjadi anggota, Simpanan pokok tidak dapat diambil selama yang bersangkutan menjadi anggota.

c. Simpanan wajib sebesar Rp 50.000,00 yang dibayar setiap bulan yang ditentukan dalam Anggaran Rumah Tangga dan atau Keputusan Rapat Anggota yang juga tidak dapat diambil selama yag bersangkutan menjadi anggota.

d. Simpanan sukarela yang bersifat bebas yang dapat dilakukan dalam bentuk tunai atau surat berharga untuk disimpan di koperasi. Simpanan ini bisa ditarik oleh anggota bersangkutan kapan saja.

- Prosedur peminjaman

Anggota koperasi harus datang ke koperasi untuk melakukan permohonan pinjaman sebulan sebelum meminjam uang. Jumlah simpanan yang dipinjam hanya sebesar 10% dari jumlah total simpanan yang anggota miliki. Pengurus memberikan Formulir Permohonan Peminjaman kepada anggota koperasi. Anggota mengisi formulir dan mengembalikannya beserta fotocopy KTP suami/istri, fotocopy agunan, fotocopy KK, dan fotocopy slip gaji/Surat Keterangan Usaha (jika memungkinkan). Jika persyaratan dokumen Formulir Permohonan Peminjaman tidak lengkap maka akan dikembalikan ke anggota untuk dilengkapi, namun jika lengkap langsung diserahkan kepada Ketua Koperasi untuk ditandatangani dan setelah itu ke Bagian Pengurus Koperasi untuk ditandatangani juga, lalu pengurus akan akan mencatatnya pada buku kas peminjaman. Sebulan kemudian anggota akan diberikan uang yang akan dipinjamnya. Lalu mencatat pada buku kas anggota yang bersangkutan.

- Prosedur Pengembalian

Anggota koperasi harus datang ke koperasi untuk melakukan pengembalian uang pinjaman. Lalu anggota mengisi formulir pengembalian pinjaman, serta mencatatnya pada buku kas anggota. Pengembalian dapat diangsur sebanyak 10x dengan bunga 2% selama 6 bulan. Jika melebihi itu maka akan dikenakan finalty dan denda sebesar 2%. Syarat dan ketentuan yang lain dapat dilihat pada Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga di Koperasi Maju Jaya.

- Sisa Hasil Usaha (SHU) akan dibagikan secara merata pada Rapat Anggota Tahunan. Dimana SHU akan didapatkan dari jumlah Pendapatan dikurangi dengan jumlah Pengeluaran pada koperasi.