82260661-myob

- MYOB Accounting V18 -

1

A. MEMULAI PROGRAM MYOB

Klik Start

Pilih program

Pilih MYOB Accounting Plus v18

Setelah kita membuka program MYOB pada Start Menu, akan muncul tampilan seperti

berikut:

Pada jendela Start-up ini terdapat sejumlah pilihan sebagai berikut:

Menu open untuk mengaktifkan salah satu data akuntansi perusahaan yang sudah

pernah anda kerjakan dan anda simpan. MYOB memungkinkan anda untuk

mengendalikan sejumlah data akuntansi perusahaan. Misalkan perusahaan tersebut

memiliki bisnis yang berbeda-beda (pabrikasi, eceran, distribusi dll) maka anda dapat

membuat data akuntansi masing-masing secara terpisah.

Pada menu create yaitu untuk membuat sebuah data akuntansi perusahaan yang baru.

MYOB menyediakan template Bagan Akun (chart of account) lebih dari 100 jenis usaha.

Anda dapat memilih salah satu dari bagan tersebut dan anda juga dapat memodifikasi

bagan tersebut.

Menu explore jika anda ingin mengeksplorasi contoh data akuntansi yang disertakan

pada waktu anda menginstal MYOB.

Di dalam Menu What’s new terdapat berbagai informasi tambahan tentan fitur-fitur baru

dan peningkatan dari versi MYOB sebelumnya.

2


Tombol Exit jika anda ingin mengakhiri program MYOB.

B. MEMBUAT FILE DATA AKUNTANSI PERUSAHAAN

1. Klik CREATE maka akan muncul tampilan kotak dialog New Company File

Assistant. Lanjutkan dengan memilih Next hingga muncul seperti berikut:

2. Klik tombol Next untuk melanjutkan proses pembuatan file data, dimana terdapat

nama, alamat dan nomor telepon perusahaan yang akan anda masukan datanya.

Maka akan

muncul seperti gambar dibawah ini:

Current Financial Year : Tahun tutup buku

Last Month of Financial Year : Bulan tutup buku

Conversion Month : Awal tahun buku

Number of Accounting Periods : Banyaknya Periode Bulan

3


3. Selanjutnya klik Next. Akan muncul tampilan kotak berisi konfirmasi data

perusahaan yang telah kita masukkan tadi. Seperti tampilan berikut :

Kemudian Klik Next sekali lagi hingga muncul tampilan berikut:

I would to start with one of the list provided by MYOB Accounting artinya

anda akan menggunakan akun yang disediakan oleh Myob

I would like to import a list of accounts provided by my accountant…

artinya anda akan mengimpor daftar-daftar akun yang telah anda miliki atau anda

buat sebelumnya dari source lain.

I Would like to build my own account list…artinya anda ingin membuat sendiri

daftar akun pada Myob.

4


4. Untuk sementara ini kita pilih pilihan yang ketiga dan selanjutnya klik Next.

Akan tampil kotak dialog berikut:

Kotak dialog di atas menampilkan posisi dimana anda akan menyimpan file data

perusahaan. Secara default, ada pilihan directory C:\Program Files untuk menyimpan

data anda. Namun anda dapat merubahnya sesuai dengan lokasi penyimpanan yang

anda inginkan, yaitu dengan memilih Change maka akan muncul kotak dialog seperti

anda ingin menyimpan sebuah file dimana anda dapat menentukan sendiri directory

penyimpanannya dan nama filenya, tampilan nya akan seperti berikut :

Selanjutnya klik Next. MYOB akan memproses data yang kita masukkan tadi menjadi

sebuah file. Pada tahap ini anda sudah tidak dapat kembali pada tahap sebelumnya

karena anda sudah pernah dimintai konfirmasi sebelumnya dan berarti file data yang

anda buat sudah fix. Kemudian akan muncul tampilan sebagai berikut :

5


Pilihan Setup Asisstant memungkinkan MYOB menuntun anda untuk melakukan

setup secara otomatis. Command Center adalah jendela dimana kita bisa memilih

modul- modul sesuai dengan jenis transaksi yang akan kita catat. Pilihlah Command

Center

untuk memulai transaksi.

Modul Command Center merupakan pembagian dari kegiatan atau transaksi

perusahaan, terdiri dari 6 modul : Accounts (Jurnal Umum), Banking ( Modul Bank),

Sales ( Modul Penjualan), Purchases (Modul Pembelian), Inventory (Modul

Pengelolaan Inventory/stok), Card File ( Modul Relasi)

Command Button merupakan bagan alur transaksi dari modul Command

Centre.

Command Panel akan menampilkan hasil pengolahan dari transaksi yang telah

kita inputkan, terdiri dari To Do List (tugas rutin), Find Transaction (pencarian

transaksi), Reports (laporan), Analysis (analisa keuangan).

6


C. SETTING AWAL

Sebelum kita memulai transaksi, kita harus men-setting Myob agar sesuai dengan

kebutuhan akuntansi perusahaan kita dan aturan akuntansi serta perpajakan di Indonesia.

Setting awal tersebut meliputi: membuat Tax Codes, pembuatan akun, memasukan saldo

awal (jika diperlukan), dll.

1. Kode Pajak (Tax Code)

Kode pajak (Tax Code) merupakan pajak yang diterapkan untuk penjualan

barang/jasa yang lebih kita kenal dengan nama Pajak Pertambahan Nilai (PPN). MYOB

memberikan fasilitas perhitungan pajak otomatis.

Menghapus Kode Pajak (Tax Code)

Di Indonesia pajak yang berlaku atas penjualan barang dan jasa salah satunya

adalah PPN yang terdiri dari Pajak Masukkan dan Pajak Keluaran. Pajak yang

disediakan MYOB tidaklah sesuai dengan ketentuan pajak di Indonesia. Untuk itu

sebelum Anda mencoba membuat kode pajak, terlebih dahulu kita akan menghapus

beberapa kode pajak yang disediakan MYOB. Langkah-langkahnya sebagai

berikut

:

- Klik menu List > Tax Codes.

- Sebuah kotak dialog akan muncul, yaitu daftar pajak yang telah disediakan

Myob.

7


Lalu hapuslah kode pajak yang tidak kita perlukan dengan cara klik menu Edit > Delete Tax

Codes.

Catatan: Hapuslah kode pajak yang dicetak tebal terlebih dahulu. Setelah itu lanjutkan pada

kode pajak lainnya k e c ua li k od e pa ja k : N - T da n G S T .

- Klik tanda panah yang ada di kiri kode pajak GST. Dan akan muncul kotak dialog:

- Selanjutnya kita harus merubah nama dan akun yang terdapat pada kode pajak GST.

- Gantilah isi :

- kolom Tax Code GST → PPN

- kolom Description Goods & Services Tax → Pajak Pertambahan Nilai.

8


- Pada kotak dialog Select From List klik tombol NEW yang ada di kiri bawah

- Lalu isilah seperti di bawah ini

9


- Klik OK.

- Klik sekali lagi tombol DropDown pada kolom yang sama dan akan muncul lagi

Kotak dialog Select From List. Cari dan pilih akun PPN Masukan yang kita buat

tadi, lalu klik Use Account.

- Hasil akhirnya akan seperti ini:

10


8. Klik OK. Anda akan dibawa kembali ke jendela Tax Code List, lalu pilih Close.

Selanjutnya anda akan dibawa kembali ke jendela Command Centre untuk

melanjutkan setting-an berikutnya.

2. Linked Account

Link transaksi merupakan hubungan otomatis antar perkiraan satu dengan perkiraan

lain. Sebagai contoh perkiraan piutang dan kas yang selalu berhubungan,

dimana pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan akan menambah perkiraan

kas serta mengurangi perkiraan piutang.

11


Accounts & Banking Accounts

Sales Linked Accounts

12


Purchase Linked Accounts

13

D. DAFTAR PERKIRAAN (ACCOUNTS LIST)

Secara default MYOB menyajikan daftar perkiraan ke dalam bahasa Inggris, namun anda dapat

menggantinya ke dalam bahasa Indonesia. Tiap daftar perkiraan juga akan dikelompokkan

berdasarkan jenis dan nomor perkiraan masing-masing. Berikut kita akan memasukkan

perkiraan dari daftar akun yang kita punya ke dalam MYOB.

Sebelumnya kita telah menentukan menggunakan akun yang disediakan MYOB, dengan pilihan

I would like to build my own accounts list once I begin using MYOB, maka daftar

perkiraan telah tersaji pada file kita. Untuk mengubah nama perkiraan ikuti langkah berikut :

1. Klik modul Accounts, kemudian pilih Accounts List pada command button.

2. Perhatikan gambar, daftar perkiraan akan tampil sesuai dengan jenis dan

nomor perkiraan masing-masing, sebagai berikut :

1-xxxx Asset Aktiva/Harta

2-xxxx Liability Hutang/Kewajiban

3-xxxx Equity Modal/Ekuitas

4-xxxx Income Pendapatan

5-xxxx Cost of Sales Beban Pokok Penjualan

6-xxxx Expense Beban Usaha

7-xxxx Other Income Pendapatan lain

8-xxxx Other Expenses Beban lain

14

3. Hapus semua akun yang berbahasa inggris, kecuali:

o Akun yang bernomor 1-0000, 2-0000, 3-0000...,8-0000

o Equity - Current Earning diganti menjadi Laba Berjalan

o Equity - Retained Earning diganti menjadi Laba Ditahan

Caranya:

o Klik tanda panah di kiri nomor akun, lalu akan muncul kotak Edit Account

o Pilih menu Edit > Delete Account

4. Membuat perkiraan baru, caranya klik New pada sudut kanan bawah layar. Maka akan

muncul jendela Edit Accounts kemudian ikuti petunjuk di bawah ini :

15

Tipe Perkiraan :

Header Berfungsi untuk mengelompokkan perkiraan yang sejenis, nilai transaksi

tidak dapat dipindahkan dalam perkiraan ini (non postable).

Detail Terletak di bawah Header, nilai transaksi dapat dipindahtangankan dalam

perkiraan ini (Postable).

5. Merapihkan tingkatan level tiap-tiap perkiraan, yaitu dengan menggunakan tombol

untuk level yang lebih tinggi, dan tombol untuk level yang lebih rendah. Pembagian level ini penting untuk klasifikasi akun dan alokasi total nilai dari setiap

perkiraan.

Lakukan hal tersebut pada tab-tab lainnya (Liability s/d Other Expense). Hasilnya dapat

dilihat pada gambar berikut ini :

16

E. DAFTAR RELASI (CARD FILE)

Daftar relasi atau biasa disebut dengan Card File. Berfungsi untuk mengelompokkan catatan

mengenai pelanggan (Customer), pemasok (Suplier), karyawan (Employee) dan individu

(Personal) dimana catatan ini akan memberikan informasi lengkap mengenai data-data

tersebut

diatas.

1. Pilih pada modul Card List lalu klik Card list

2. Klik NEW untuk menambah/membuat Kartu File baru

3. Lalu muncullah jendela Card Information dalam tab Profile. Isilah seperti dibawah ini:

Setelah mengisi kotak isisan pada tab Profile, kita pindah ke tab selanjutnya yaitu tab Card

Details, maka akan muncul kotak seperti tampilan berikut :2: tentukan tipe

3: Tulis Nama

4: Tulis Alamat

1: Uncheck kotak ini

Setelah mengisi kotak isisan pada tab Card Details, kita pindah ke tab selanjutnya

yaitu tab Buying Details maka akan muncul kotak seperti tampilan berikut :

17

Contoh di atas adalah Card File untuk Supplier sehingga data yang harus diisi

adalah kotak isian pada Tab Buying Details seperti gambar di atas. Jika Tipe Card File-nya

adalah Customer, maka kita harus melengkapi data pada Tab Selling Details seperti pada

gambar di bawah.

Perbedaannya terletak pada alokasi akun perkiraan untuk transaksi yang terjadi antara

perusahaan kita dengan perusahaan yang kita buatkan card file-nya, seperti digambarkan

pada alur berikut :

Card File Supplier > Pembelian > Perkiraan untuk Beban Pokok Penjualan

Card File Customer > Penjualan > Perkiraan untuk Penjualan Barang

18

Untuk tab-tab berikutnya yaitu Payment Details, Contact Log, Jobs dan History dapat

dilengkapi sesuai dengan keperluan perusahaan. Tidak ada perbedaan antara Card file untuk

Supplier dengan Card File untuk Costumer untuk pengisian data pada tab-tab tersebut.

Ulangi langkah 1 s/d 3 di atas untuk membuat card file perusahaan lainnya, tentu saja

dengan menyesuaikan jenis cardnya apakah perusahaan supplier ataukah costumer.

F. DAFTAR PERSEDIAAN (INVENTORY)

Daftar Inventaris atau persediaan bertujuan untuk mengatur manajemen persediaan, sehingga

dapat memberikan informasi yang akurat tentang jumlah persediaan barang dagangan yang

siap dijual, melihat harga poko (beli), dan menetapkan besarnya harga jual. Untuk

mengelola persediaan, Anda dapat memanfaatkan fasilitas yang terdapat dalam modul

Inventory.

19

M e mbuat Daf t a r Pe r se d i a a n (I t e m Li s t)

1. Dalam modul Inventory, aktifkan kotak dialog Item List dengan mengklik tombol Item List.

2. Setelah kotak dialog Item List muncul, klik tombol New. Selanjutnya MYOB akan

menampilkan kotak dialog Item Information, dalam tab Profile, seperti gambar di bawah ini :

Isi kan kotak isian Item Number dengan kode barang.

Tuliskan nama barang pada Name .

Aktifkan kotak periksa I Buy this Item, klik tombol drop down pada kotak Cost of Sales

Account , lalu pilih Beban Pokok Penjualan.

Aktifkan I Sell This Item, klik tombol drop down pada kotak Income Account for

Tracking Sales , lalu pilih Penjualan Barang dagang.

Aktifkan I Inventory This Item, klik tombol drop down pada kotak Asset Account for

Item Inventory, lalu pilih Persediaan Barang dagang.

20

3. Untuk melanjutkan ke step berikutnya klik tab Buying Details, akan tampil kotak dialog

seperti di bawah ini :

Isilah kotak isian sesuai dengan data yang diminta.

4. Untuk melanjutkan ke step berikutnya klik tab Selling Details, akan tampil kotak dialog

seperti di bawah ini :

Isi dengan harga jual

5. Jika sudah selesai menigisi kotak isian di atas, klik OK.

Ulangi langkah 1 s/d 5 di atas untuk memasukkan data persediaan barang lainnya.

21

M e ngi s i jum l a h p e r se di aa n b a r a ng ( A d ju s t In v e n t or y )

Dalam modul Inventory, aktifkan kotak dialog Adjust Inventory dengan menekan tombol Adjust

Inventory. Maka akan tampil kotak dialog seperti dibawah ini :

Isi Stok Awal

Isi Hg. Beli

Isi kotak dialog Adjust Inventory seperti tampilan di atas, kemudian klik Record untuk

menyimpan nilai persediaan ini.

22

G. MENCATAT SALDO AWAL

A. Saldo Awal Perkiraan

Pada jendela Command Centre. Anda klik Setup > Balances > Account

Opening Balances. Kotak dialog Account Opening Balances ditampilkan :

Isi saldo awal setiap akun seperti contoh di atas. Sebenarnya anda dapat

memasukkan saldo awal pada saat membuat daftar perkiraan pada

pembahasan di atas. Jika telah selesai semuanya OK.

b) Saldo Awal Piutang Dagang

Pada jendela Command Centre. Anda klik Setup > Balances > Customer

Opening Balances. Kotak dialog Customer Opening Balances ditampilkan.

Kemudian pilih dan klik salah satu pelanggan, selanjutnya klik tombol Add Sale.

23

Isi kotak isian seperti gambar di atas dengan memperhatikan petunjuk-

petunjuk yang diberikan. Kemudian klik Record.

Ulangi langkah-langkah di atas untuk mengisi saldo awal piutang perusahaan

lainnya. Jika telah selesai, maka akan muncul kotak informasi yang

menyatakan bahwa data telah sesuai dengan saldo awal akun Piutang Dagang

yang telah kita masukkan sebelumnya. pada Account List. Klik OK.

Saldo Awal Hutang Dagang Pada jendela Command Centre. Anda klik Setup >

Balances > Customer Opening Balances. Kotak dialog Supplier Opening

Balances ditampilkan.

Kemudian pilih dan klik salah satu suplier, selanjutnya klik tombol Add

Purchase.

Untuk selanjutnya caranya sama dengan cara pengisian Saldo Awal Piutang

Dagang seperti yang telah dijelaskan di atas

Jika semua data telah dimasukkan dengan benar akan muncul kotak informasi

yang menyatakan bahwa data telah sesuai dengan saldo awal Hutang Dagang

yang telah kita masukkan sebelumnya pada Account List. Klik OK.

24

H. M e mbuat Daf t a r Pe r se d i a a n (I t e m Li s t)

1. Dalam modul Inventory, aktifkan kotak dialog Item List dengan mengklik tombol Item

List.

2. Setelah kotak dialog Item List muncul, klik tombol New. Selanjutnya MYOB akan

menampilkan kotak dialog Item Information, dalam tab Profile, seperti gambar di

bawah ini : Untuk melanjutkan ke step berikutnya klik tab Buying Details, akan

tampil kotak

dialog seperti di bawah ini :

Isi kan kotak isian Item Number dengan kode barang.

Tuliskan nama barang pada Name .

Aktifkan kotak periksa I Buy this Item, klik tombol drop down pada kotak Cost

of Sales Account , lalu pilih Beban Pokok Penjualan.

25

Aktifkan I Sell This Item, klik tombol drop down pada kotak Income Account

for Tracking Sales , lalu pilih Penjualan Barang dagang.

Aktifkan I Inventory This Item, klik tombol drop down pada kotak Asset

Account for Item Inventory, lalu pilih Persediaan Barang dagang.

Isilah kotak isian sesuai dengan data yang diminta seperti gambar di atas.

3. Untuk melanjutkan ke step berikutnya klik tab Selling Details, akan tampil

kotak dialog seperti di bawah ini :

4. Jika sudah mengisi kotak di atas, klik OK.

Ulangi langkah 1 s/d 5 di atas untuk memasukkan data persediaan barang lainnya.

I. M e ngi s i jum la h p e r se d i aa n b a r a ng ( A d ju s t In ve n t or y )

Dalam modul Inventory, aktifkan kotak dialog Adjust Inventory dengan menekan tombol

Adjust Inventory. Maka akan tampil kotak dialog seperti dibawah ini :

26

I. TRANSAKSI KEUANGAN

A. Jurnal Umum (General Journal Entry)

Jurnal umum atau dalam MYOB lebih dikenal dengan General Journal Entry digunakan

untuk mencatat transaksi-transaksi yang tidak dapat dicatat ke dalam 7 modul CommandCentre lainnya. Anda juga dapat memanfaatkannya untuk mencatat semua transaksi jikaAnda tidak ingin memanfaatkan fungsi tiap modul Command Centre lainnya.

Pilih modul Accounts pada Command Centre, klik Record Journal Entry.

a) Klik kolom Date dan isilah dengan tanggal transaksi. Tekan Tab 1x

b) Isi Memo dengan penjelasan/nama transaksi. Tekan Tab 2x

c) Muncul kotak Select From List.

d) Pilihlah akun yang akan di debet dan klik Use Account. Tekan Tab 1x.

e) Isi kolom Debit dengan nilai akun yang di debet.

f) Lakukan langkah no 3 – 4 lalu ketikkan nilai akun yang akan di Credit

g) Klik Record untuk menyimpan.

Berikut contoh pengisian Jurnal umum dari transaksi tgl 31 Januari pada lembar

studi kasus : Pada tanggal 31 Desember 2007, diketahui

1. penyusutan gedung sebesar Rp 50.000.0002. Penyusutan Kendaraan sebesar Rp 41.500.0003. Penyusutan Peralatan Kantor sebesar Rp 19.900.000

Untuk melihat Jurnal yang telah dibuat :

Modul Accounts > Transaction Journal

27

Kasus : Pada Tanggal 30 Januari 2007 Membayar Gaji Karyawan untuk

bulan Januari sebesar 23.500.000.

28

B. Penjualan (Sales)

1. KASUS :PT.DEVINA JAYA menerbitkan penawaran untuk menjual 15 unit Notebook IBM

kepada PT.ABADI @ Rp.18.000.000 secara kredit n/30.

Quote No : Q-0001, Tanggal 2 januari 2007Ship Item Description Price Total Tax15 IC00018 Notebook IBM 18.000.000 270.000.000 PPN

Hasil dari kartu Enter Sales

Sales Person : Felicia Comment : Thank You!! Ship Via : Courier Promised Date : 5 Januari 2007Memo : Penawaran Ke PT.ABADI Referral : Dealer/Consultan

29

Pastikan Format yg dipilih adl quote

Gambar 1.1 Formulir Quote/Penawaran

Pe na w a r a n B a r a ng

Pada jendela Command Centre klik modul Sales, klik Enter Sales.

Langkah-Langkah Pembuatan Quote :1. Aktifkan Fitur Enter Sales2. Pilih jenis Formulir Quote (Lihat Gambar 1.1)3. Pilih Costumer dengan mengklik ikon search pada field costumer, alamat, dan data-

data pelanggan yang merupakan atribut pelanggan yang bersangkutan akan dimunculkan secara otomatis, contoh : alamat, syarat pembayaran, dan lain-lain. Sebagai catatan, atribut-atribut pelanggan tersebut masih dapat direvisi dalam formulir ini.

4. Pindah ke baris item dan isikan secara berurutan Ship, Item Number.5. Description dan Price (Harga Satuan) adalah atribut yang melekat pada

Item/Barang, sehingga akan terisi secara otomatis berdasarkan kode yang anda pilih, namun dapat Anda edit sesuai dengan keinginan Anda.

6. Isikan secara berturut-turut Salesperson, Comment, Ship Via, Promised Date, memodan Refferal Source.

7. Klik Save Quote untuk Menyimpan.

30

Kasus :

Pada Tanggal 3 Januari 2007, PT.ABADI menyatakan setuju dengan penawaran PT.DEVINA JAYA, dengan mengirimkan PO No.0001, maka yg harus dilakukan adalahA. Aktifkan fitur ENTER SALESB. Pilih kembali pelanggan atas nama SEAL COM SOFTWARE,maka quote

yang telah dibuat terdahulu akan muncul,selanjutnya pilih quote tersebut dan klik Use Sale.

31

C. Klik tombol order pada bagian bawah formulir untuk mengubah quotetersebut menjadi order seperti gambar dibawah ini.

D. Isikan No. Order SO0001.E. Ubah tanggal pengiriman menjadi 5 januari 2007.F. Isikan No. PO, yaitu PO-00001 pada field Costumer PO#.G. Ubah jurnal memo menjadi Pesanan Seal Com Software, PT. H. Klik Record untuk menyimpan.

Tips : Mengubah status Quote menjadi order seperti halnya membuat Quote, tidak menghasilkan jurnal transaksi, sehungga tidak menyebabkan perubahan pada Buku besar.

2. Ka s us :

Sperti yang dijanjikan, pada tanggal 5 Januari 2007, PT Devina Jaya

mengirimkan barang yang dipesan oleh PT Abadi. Maka PT Devina Jaya

akan menerbitkan Invoice yang akan digunakan untuk menagih dengan

langkah sebagai berikut :

a. Aktifkan fitur Enter Sales.

b. Pilih nama pelanggan PT Abadi, maka order yang belum dikirim barangnya

akan muncul.

32

c. Klik Use Sale.

d. Untuk mengubah Order menjadi Invoice, klik tombol Invoice pada bagian

bawah formulir.

Jika kita perhatikan maka status Order berubah menjadi Invoice.

33

e. Isikan No. Invoice DJ/1/001.

f. Ganti Tanggal menjadi 5 Januari 2007

g. Ganti Journal Memo dengan penjualan ke PT Abadi.

h. Kemudian klik Record untuk menyimpan.

Tips : berbeda dengan quote dan order, penerbitan invoice menghasilkan jurnal

yang mempengaruhi Buku Besar.

34

R e t ur P e n j ual a n

Pencatatan retur penjualan dapat terjadi karena pengiriman barang yang

tidak sesuai dengan pesanan atau terdapat kerusakan pada barang yang

diterima Costumer. Pencatatan retur penjualan ini akan mengakibatkan

berkurangnya perkiraan piutang dan persediaan.

3. Kasus :

Pada Tanggal 7 Januari 2007, PT Abadi mengembalikan 1 unit

notebook IBM karena baterai rusak. Maka PT Devina Jaya menerbitkan

Nota Retur dengan Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

1. Dalam modul Sales klik tab Enter Sales kembali.

2. Drop-Down Costumer, Pilih PT. Abadi lalu Use Costumer

3. Maka Akan tampil kotak dialog berikut :

35

4. Setelah tampil klik Use Sale

5. Atur format layout menjadi Invoice.

6. Pada kolom Date, isi tanggal transaksi

7. Dalam kolom Ship, isi dengan jumlah barang yang akan diretur

dengan tanda minus didepan yang berarti stok barang tersebut di

perusahaan kita berkurang. Contoh : -5.

8. Pada kolom Item Number tekan tab untuk memilih kode barang

yang akan diretur.

9. Hasilnya harga dan subtotal akan ditampilkan pada kolom Price dan Total

Account

10. Ulangi langkah 6 – 7 untuk memasukkan retur pembelian barang selanjutnya

(untuk transaksi pada tgl yang sama).

11. Klik Record untuk menyimpan transaksi

36

12. Lebih mudah dengan, Klik tab Returns & Kredits, dan klik tombol

New Sale, untuk memasukkan transaksi retur penjualan.

37

13. Setelah itu Klik Apply To sale untuk mamasukannya ke dalam jurnal.

14. Klik Record

Klik, sblm di record

D. ENTER PURCHASE

1. Kasus :

Pada Tanggal 8 Januari 2007 PT Devina Jaya berkeinginan untuk membeli barang

dagangan dengan perincian sebagai berikut : CPU IBM dari PT Sentra Scan sebanyak 50 unit

@ Rp 4.200.000 secara kredit, n/30.

38

Langkah-Langakh Membuat Quote :

a. Aktifkan Fitur Enter Purchaseb. Ubah format formulir dari Bill ke Quote. c. Pilih nama Supplier : PT. Sentra Scan d. Isikan No. Quote QT00001e. Isikan Tanggal Quote 8 Januari 2007f. Isikan Jumlah Barang pada kolom Received.g. Pilih barang dengan kode A-003 untuk CPU IBM.h. Isikan jumlah penawaran pada kolom Price, kolom Total akan terisi secara otomatis. i. Isi Kode pajak dengan PPN.j. Ganti Memo dengan “Penawaran dari PT. Sentra Scan.”k. Klik Save Quote untuk menyimpan.

2. Kasus

Pada tanggal 09 Januari 2007 Manajemen menyetujui penawaran PT Sentra Scan dan

menerbitkan Purchase Order No. PO00001. PT Sentra Scan berjanji akan

mengirimkan barang pada tanggal 11 Januari 2007.

39

Mengubah Quote menjadi Purchase Order :

a. Pilih menu Enter Purchase.

b. Pilih supplier PT Sentra Scan, maka secara otomatis Quote yang telah kita catat

sebelumnya akan ditampilkan.

c. Klik Use Purchase untuk memilih Quote yang bersangkutan.

d. Klik Tombol Order pada bagian bawah formulir untuk mengubah Quote menjadi

Order. Perhatikan bahwa status formulir telah berubah dari Quote menjadi Order

(warna formulir kuning)

40

e. Ubah Nomor Quote menjadi nomor Purchase Order PO00001.

f. Ubah Tanggal menjadi Tanggal PO, 9 Januari 2007.

g. Isikan Tanggal pengiriman pada field Promised Date dengan Tanggal 11 Januari

2007.

h. Klik Record untuk Menyimpan.

3. Kasus

Januari 11 Pada tanggal yang dijanjikan PT. Sentra Scan mengirimkan barang

yang dipesan berikut Faktur NO. SS00001.

Menerima Barang dan Faktur Pembelian (Supplier Invoice)

A. Aktifkan Menu Enter Purchase.

B. Pilih supplier PT. Sentra Scan, maka otomatis program akan menampilkan Purchase

Order yang belum dikirimkan barangnya. Pilih PO tersebut dan Klik Use Purchase.

C. Klik tombol Bill pada bagian bawah formulir untuk mengubah PO menjadi

Invoice. Perhatikan bahwa status formulir yang semula PO berubah

menjadi Invoice (warna formulir biru).

D. Isikan nomor Invoice SS00001.

E. Ubah tanggal menjadi 11 Januari 2007.

F. Klik Record untuk penyimpanan.

41

R e t ur P e m b e lian

Pencatatan retur pembelian dapa terjadi karena pengiriman barang yang

tidak sesuai dengan pesanan atau terdapat kerusakan pada barang yang

kita terima. Pencatatan retur pembelian ini akan mengakibatkan

berkurangnya perkiraan hutang dan persediaan. Langkah-langkahnya

adalah sebagai berikut :

1. Dalam modul Purchases klik tab Purchases Register. Akan tampil kotak

dialog berikut :

2. Klik tab Returns & Debits, dan klik tombol New Purchases,

untuk memasukkan transaksi retur pembelian.

3. Selanjutnya dalam kotak dialog Purchases - New Item, klik tombol drop

down pada kotak Supplier lalu pilih nama suplier dari kotak Select

From List lalu klik Use Supplier.

4. Atur format layout menjadi item.

5. Pada kolom Date, isi tanggal transaksi

6. Dalam kolom Received, isi dengan jumlah barang yang akan

diretur dengan tanda minus didepan yang berarti stok barang

tersebut di perusahaan kita berkurang. Contoh : -5.

7. Pada kolom Item Number tekan tab untuk memilih kode barang

yang akan diretur.

8. Hasilnya harga dan subtotal akan ditampilkan pada kolom Price dan Total

Account

9. Ulangi langkah 6 – 7 untuk memasukkan retur pembelian barang selanjutnya

(untuk transaksi pada tgl yang sama).

42

10. Klik Record untuk menyimpan transaksi

42

Contoh pengisian untuk transaksi retur pembelian dapat dilihat pada gambar

dibawah ini untuk transaksi tgl 12 Januari pada lembar studi kasus.

11. Setelah itu klik Apply To Purchase untuk mempostingnya ke dalam jurnal

12. Sama seperti Cara Retur Penjualan

43

E. Bank (Banking)

Modul Banking berfungsi untuk mencatat pengeluaran kas (Spend

Money), penerimaaan kas (Receive Money), dll. Berikut adalah contoh

pengisian Modul Banking, yaitu Receive Money.

Kasus :Pada tgl 4 Januari 2007 pemilik menambah modal saham sebesar Rp800.000.000,00 yang disetorkan langsung ke rekening perusahaan di BankDanamon.

Transaksi ini dicatat dengan menggunakan menu Receive Money sebagai berikut :

Tentukan akun u/k pembayaran

Tekan Tab 2x untuk memilih akun

44

E. P e m b ay a r a n H u t a ng

1. Pilih Pay Bills pada Modul Purchases yang terdapat pada Command

Center. Lalu akan muncul jendela Pay Bill.

2. Pilih Supplier.

3. Isi Date dengan tanggal pelunasan Hutang

4. Isi nilai hutang yang ingin dibayarkan pada kolom Amount

5. Klik pada kolom Amount Applied. Tekan Tab 1x

6. Klik tombol Record untuk menyimpan.

Contoh pengisian Pay Bills dapat dilihat seperti di bawah ini untuk transaksi tgl 23

Januari pada lembar studi kasus.

45

K. LAPORAN KEUANGAN

Myob dapat menghasilkan laporan keuangan, antara lain: Neraca, Laporan Laba-Rugi, Cash

Flow, Penjualan, Pengeluaran Kas, dll.

1. Klik menu Reports yang terdapat pada barisan Command Panel. Lalu pilih Account

2. Pilihlah laporan yang ingin ditampilkan,

Misal: Pilih Standard Balance Sheet untuk menampilkan Neraca.

3. Klik Customize

46

4. Pilih This Year (FY 06) untuk menampilkan tahun berjalan.

5. Isi kolom As Of dengan tanggal tutup buku.

6. Klik Display untuk menampilkan.

Kita dapat menampilkan Laporan Keuangan lainnya dari menu dan cara yang

sama seperti di atas.

47

Transaksi yang terjadi selama bulan Januari 2006 :

Januari 02 PT.DEVINA JAYA menerbitkan penawaran untuk menjual 15 unit Notebook IBM

kepada PT.ABADI @ Rp.18.000.000 secara kredit n/30.Januari 03 PT.ABADI menyatakan setuju dengan penawaran PT.DEVINA JAYA,

dengan mengirimkan PO No.0001

Januari 04 Pemilik menambah modal saham sebesar Rp 800.000.000,00 yang disetorkan langsung ke rekening perusahaan di Bank Danamon.

Januari 05 Seperti yang dijanjikan,pada tanggal 5 Januari 2007, PT.DEVINA JAYA

mengirimkan barang yg dipesan oleh PT.ABADI. maka PT.DEVINA JAYA

Januari 07 PT ABADI mengembalikan 1 unit notebook IBM karena baterai rusak.

Maka PT Devina Jaya menerbitkan Nota Retur

Januari 08 PT Devina Jaya berkeinginan untuk membeli barang dagangan dengan

perincian sebagai berikut : CPU IBM dari PT Sentra Scan sebanyak

50 unit @ Rp 4.200.000 secara kredit, n/30.

Januari 09 Manajemen menyetujui penawaran PT Sentra Scan dan menerbitkan

Purchase Order No. PO00001. PT Sentra Scan berjanji akan

mengirimkan barang pada tanggal 11 Januari 2007.

Januari 11 Pada tanggal yang dijanjikan PT. Sentra Scan mengirimkan

barang yang dipesan berikut Faktur NO. SS00001.

Januari 15 Petugas Bagiangudang PT Devina Jaya melaporkan bahwa dari 50

Unit CPU IBM yang dikirim oleh PT Sentra Scan, terdapat 2 unit yang

spesifikasinya tidak standar dan harus diretur. Pihak PT Devina Jaya

dan PT Sentra Scan sepakat bahwa retur ini akan dipotongkan ke

Faktur Pembelian No. SS00001. Nomor Nota Retur adalah DN00001.

Januari 23 PT Devina Jaya Melunasi Hutang sebesar 205.000.000 kepada PT

INDOTECH, dengan Check No. CQ00001 dari Bank Danamon Account

5/10 n/30.

Januari 30 Membayar Gaji Karyawan untuk bulan Januari sebesar 23.500.000.

Diminta : Masukkan data akuntansi dan transaksi selama bulan

Januari di atas dengan menggunakan MYOB

82260661-myob

Documents