2744-5884-1-sm.pdf
TRANSCRIPT
EVALUASI TINGKAT KEMATANGAN PENGELOLAAN DATA SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN
MENGGUNAKAN KERANGKA KERJA COBIT DI KOTA PARIAMAN
ADISMAN WIJAYA
PROGRAM MAGISTER CHIEF INFORMATION OFFICER FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS NEGERI PADANG
Wisuda Priode Juni 2013
PERSETUJUAN PEMBIMBING
EVALUASI TINGKAT KEMATANGAN PENGELOLAAN DATA SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN
MENGGUNAKAN KERANGKA KERJA COBIT DI KOTA PARIAMAN
ADISMAN WIJAYA
Artikel ini disusun berdasarkan tesis Adisman Wijaya untuk persyaratan wisuda
periode Juni 2013 yang telah direviu dan disetujui oleh kedua pembimbing
1
EVALUASI TINGKAT KEMATANGAN PENGELOLAAN DATA SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN
MENGGUNAKAN KERANGKA KERJA COBIT DI KOTA PARIAMAN
Adisman Wijaya1, Fahmi Rizal2, Syahril3
Program Magister Chief Information Officer FT Universitas Negeri Padang
Email: [email protected]
Abstrak
Data kependudukan merupakan aset penting, sehingga perlu tata kelola yang baik untuk meningkatkan integritas data dengan menitikberatkan pada kebijakan dan prosedur pengelolaan data secara dinamis melalui otomatisasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK). Artikel ini ditulis untuk mendeskripsikan tingkat kematangan pengelolaan data yang diadopsi dari setiap proses management awareness dan maturity model yang telah didefinisikan kedalam kerangka kerja COBIT dengan kondisi terkini yang berjalan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Pariaman. Hasil penelitian menunjukkan bahwa setiap proses pengelolaan data yang sesungguhnya berjalan saat ini pada kategori yang cukup baik. Prosedur telah distandarisasikan dan terdokumentasi serta dikomunikasikan melalui pelatihan, sedangkan tingkat kematangan pengelolaan data yang diharapkan secara umum proses telah disempurnakan pada praktek-praktek terbaik, berdasarkan hasil perbaikan yang berkelanjutan.
Abstract
Demographic data is important asset, so should be good governance to improve the integrity of the data with focused on policies and procedures the management of data dynamically through automation the population administration of information system (SIAK). This article was written to describe the maturity level of data management, this was adopted from each awareness management process and maturity model that have been defined by the COBIT framework into the current condition which runs in in the Department of Population and Civil Registration in Pariaman City. The result revealed that every real data management process that is currently running in the Department of Population and Civil Registration Pariaman is in the middle or sufficient category. Procedures have been standardized and documented, and communicated through training, while the maturity level of data management expected in general is processes have been
2
refined to a level of best practice, based on the results of continuous improvement.
Key Words: Data governance, data management, SIAK, governance enterprise, COBIT
Pendahuluan
Perkembangan teknologi informasi (TI) telah menjadi bagian yang tidak
terpisahkan dari kehidupan manusia serta berperan penting dalam bisnis dan
organisasi. Menurut ensiklopedia Wikipedia (2012), teknologi informasi
merupakan teknologi yang membantu manusia dalam membuat, mengubah,
menyimpan, mengomunikasikan serta menyebarkan informasi. Potensi
pemanfaatannya TI yang pesat secara luas membuka peluang dan tantangan untuk
menciptakan (to create), mengakses (to access), mengolah (to rocess), dan
memanfaatkan (to utilize) informasi secara tepat dan akurat (Hasibuan, 2007).
Secara prinsip, TI telah menjadi pemungkin (enabler) bagi organisasi dalam
rangka mencapai tujuan (Jogiyanto, 2010). Oleh karena itu kehadiran TI sesuatu
yang penting dalam berbagai aspek dan tatanan kehidupan.
TI telah menginspirasi rekayasa ulang proses bisnis tradisional untuk
mendukung operasional yang lebih efesien dan meningkatkan komunikasi. Dalam
menjawab perkembangan tersebut tentu banyak upaya yang harus dilakukan, salah
satunya bersifat strategis yaitu pembenahaan sistem administrasi ketatanegaraan
dan kependudukan. Penataan kependudukan perlu dilakukannya penerapan TI
secara tepat dalam menunjang sistem informasi sebagai alternatif pemecahan
persoalan administrasi kependudukan. Menurut McLeod (2008) mendefinisikan
sistem informasi adalah suatu sistem virtual yang memungkinkan manajemen
3
mengendalikan operasi sistem fisik perusahaan. Sistem informasi merupakan
sebuah kombinasi terorganisir dari orang, perangkat keras, perangkat lunak,
jaringan komunikasi, dan terdiri atas sumber daya informasi yang mengumpulkan
data, transformasi, dan menyebarkan informasi memberikan mekanisme umpan
balik untuk memenuhi suatu tujuan. Berdasarkan Keputusan Presiden (Keppres)
Nomor: 88/ 2004 tentang penerapan teknologi dibangun dalam Sistem Informasi
Administrasi Kependudukan (SIAK) diharapkan pengolahan data akan lebih
mudah dan efisien dapat meningkatkan pelayanan dalam hal kemudahan dan
kecepatan.
Mewujudkan SIAK sebagai sistem yang handal dan tangguh dalam proses
bisnis organisasi dan peningkatan kebutuhan kesadaran pentingnya pengelolaan
yang baik sebagaimana amanat dalam Undang-Undang Nomor 23 tahun 2006
tentang Administrasi Kependudukan, Pada pasal 82 ayat 2 menyatakan bahwa
pengelolaan informasi administrasi kependudukan sebagaimana dimaksud pada
pasal 1 dilakukan melalui pembangunan SIAK. Maksud dari Undang-Undang
Nomor 23 Tahun 2006 tersebut adanya pengaturan prosedur dan mekanisme, hak
dan kewajiban penduduk, peningkatan profesionalitas aparatur, pengelolaan dan
penyajian data kependudukan melalui pembangunan database kependudukan serta
meningkatkan mobilisasi masyarakat akan data. Untuk mendukung pencapaian
kebijakan yang strategis ini, maka diterbitkan Peraturan Pemerintah Nomor 37
Tahun 2007 sebagai pelaksanaan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006
tersebut.
4
Seiring dengan arah kebijakan pelaksanaan SIAK dalam melakukan
penataan agar data kependudukan yang dihasilkan berkualitas yang
mencerminkan adanya reformasi dibidang administrasi kependudukan sehingga
pengelolaan dan menyediakan data yang dinamis dan mutakhir. Penyedian data
dan informasi kependudukan dimaksud adalah data mulai dari tingkat kelurahan/
desa, kecamatan, kabupaten/kota, propinsi sampai ke pusat, yang akurat, relevan
dan perekeman data langsung (real time) sehingga data informasi valid dan handal
(realible) (Ditjen Adminduk, 2010). Komitmen pemerintah untuk membangun
bank data secara nasional berkoordinasi dengan Dinas Kependudukan dan Catatan
Sipil Kabupaten atau Kota untuk mengembangkan dan memadukan kebijakan
pengelolaan data. Implikasi kebijakan ini, Dinas Kependudukan dan Catatan Kota
Pariaman merefleksikan sebuah kerja penataan untuk membenahi dan mengelola
data penduduk yang dapat dimanfaatkan untuk berbagai kepentingan, salah
satunya pemanfaatan database untuk kepentingan penyelenggaraan pemerintahan
Pengembangan dan pengelolaan administrasi kependudukan telah
dirumuskan dan kebijakkan pelaksanaannya telah diatur dengan prosedur, norma,
kriteria dan standar, namun kenyataannya bahwa data penduduk belum valid dan
mutakhir. Menurut Suwito (2009) ada beberapa problematikan tata kelola data
kependudukan di Indonesia disebabkan, diantaranya:
1. Pihak manajemen pengelola data kependudukan belum memahami sepenuhnya
bagaimana megelola data melalui kebijakan prosedur penggunaan aplikasi,
penyimpanan, penghapusan dan proses pendokumentasian.
5
2. Belum terorganisirnya kelembagaan pengelolaan data kependudukan, sehingga
ditemukan pihak manajemen yang tidak profesional terkait dengan struktur dan
deskripsi tugas dan fungsi jabatan.
3. Belum mampunya lembaga kependudukan untuk memobilisasi masyarakat atas
arti penting data kependudukan.
4. Sumber daya manusia (tenaga registar, operator, administrator, dan pihak
manajemen) yang terkait langsung dengan pengelolaan data masih banyak
yang tidak relevan keilmuannya.
Pengelolaan data yang kurang baik akan menimbulkan beberapa
permasalahan yang dapat memicu terjadinya ancaman, karena akan berdampak
pada gangguan operasional maupun dalam pencapaian kinerja. Untuk dapat
melukukan pengelolaan data yang lebih efektif dalam proses pengelolaan data,
maka organisasi mampu mengidentifikasi potensi ancaman dan kerentanan
tersebut sebagai resiko beserta implikasinya yang akan terjadi. Salah satu
pendekatan yang digunakan dalam oraganisasi, dinilai sangat penting untuk
menerapkan suatu framework atau kerangka kerja yang digunakan sebagai tolak
ukur oleh pihak manajemen untuk memungkinkan untuk mencapai tatakelola TI
(IT Governance) yang baik. Dalam mengevaluasi kondisi sekarang dengan
mempertimbangkan kondisi yang diharapakan untuk mencapai kematangan
pengelolaan data adalah dengan Kerangka Kerja COBIT (Control Objectives for
Information and Related Technology).
COBIT sendiri merupakan serangkaian metodologi yang terdiri dari standar
dan aturan yang akan membantu dalam implementasi teknologi informasi serta
6
melakukan monitoring terhadap teknologi informasi. COBIT memberikan
menyediakan konsep yang baik melalui sebuah domain dan proses kerangka kerja
dan menampilkan segala aktivitas ke dalam sebuah struktur yang dapat dikelola
dan logis. Penggunaan COBIT sebagai kerangka kerja karena kerangka kerjanya
mengintegrasikan praktik-praktik yang baik dalam mengelola dan menyediakan
kerangka kerja yang dapat membantu pemahaman dan pengelolaan resiko serta
memperoleh keuntungan terkait (Surendro, 2009). Kerangka kerja COBIT
berorientasi pada proses dan tahapan yang memiliki 4 tahapan (domain) yaitu
plan and organise (menitikberatkan pada proses perencanaan dan dan
penyelarasan TI dengan bisnis), acquiring and Implement (menitikberatkan pada
proses pemilihan dan penerapan TI), deliver and support (menitikberatkan proses
pelayanan dan dukungan teknis) dan monitor and evaluate (menitikberatkan pada
proses pengawasan dan evaluasi TI.
COBIT dapat diterapkan disetiap jenis organisasi, maka sudah selayaknya
penerapan kerangka kerja tersebut di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota
Pariaman sebagai organisasi penting berskala nasional. Oleh karena itu menjadi
sangat penting untuk mengetahui sampai sejauh mana pengelolaan data harus
diterapkan dengan rencana matang melalui penilaian Management Awareness
yang merupakan self-assessment berdasarkan kesadaran dan pengetahuan pihak
manajemen (Pribadi, 2011). Dengan pengukuran ini dapat diidentifikasi resiko
pengelolaan data yang dilakukan pada tahap ke-3 COBIT, yaitu deliver and
support pada bagian Manage Data (DS11). Adapun tingkat pemenuhan dalam
roses pada DS11 terdiri dari 6 (enam) proses (Surendro, 2009) meliputi:
7
kebutuhan bisnis untuk manajemen data (DS11.1), pengaturan dan penyimpanan
(DS11.2), media library (DS11.3), penghapusan (DS11.4), backup dan restore
(DS11.5) dan kebutuhan keamanan untuk manajemen data (DS11.6) sebagai
rujukan pertanyaan kepedulian manajemen.
Evaluasi untuk perubah yang lebih baik bisa diketahui melalui gambaran
atribut kematangan yang dapat diukur untuk perbaikan yaitu kepedulian dan
komunikasi, kebijakan, standar, dan prosedur, perangkat dan otomasi,
keterampilan dan keahlian, pertanggungjawaban dan penatapan tujuan dan
pengukuran (IT Governance Institute, 2007). Sedang untuk tingkat
kematangannya, COBIT membagi tingkatan mulai dari 0 (non-existent), 1
(initial/ad hoc), 2 (repeatable but intutitive), 3 (defined process), 4 (managed and
measurable), hingga 5 (optimised). Model kematangan COBIT merupakan alat
yang digunakan untuk mengukur seberapa baik proses pengelolaan TI yang
berhungan dengan kontrol internal TI yang berkaitan dengan tujuan bisnis
organisasi (Pederiva, 2003). Kesenjangan ini dapat diidentifikasi dan tindakan
khusus dari tata kelola TI di tempat mereka dari tingkat kematangan proses yang
agar situasi yang diinginkan dapat diukur.
8
Gambar 1. Grafik Representasi Maturity Model (Sumber: ITGI, 2007)
Pendefenisian model kematangan suatu proses teknologi informasi mengacu
pada kerangka kerja COBIT dengan proses yang akan ditinjau agar dalam tata
kelolanya lebih dioptimalkan secara umum adalah sebagai berikut:
Tabel 1. Model Kematangan COBIT
Level
Kriteria Kematangan
Level 0 Tidak ada (Non-Existent) Kekurangan yang menyeluruh terhadap proses apapun yang dapat dikenali. Organisasi bahkan tidak mengetahui terdapat permasalahan yang harus diatasi.
Level 1 Inisialisasi (Initial) Terdapat bukti bahwa organisasi mengetahui permasalahan yang harus diatasi. Bagaimanapun juga tidak terdapat proses standar, namun menggunakan pendekatan ad hoc yang cenderung diperlakukan secara individu atau per kasus. Secara umum pendekatan kepada pengelola tidak terorganisir.
Level 2 Berulang tapi Intuitif (Repeatable but intutive)
Proses dikembangkan kedalam tahapan prosedurnya yang serupa
namun tidak seluruhnya terdokumentasi dan tidak seluruhnya
disosialiasasikan kepada pelaksana. Belum ada pelatihan formal
untuk mensosialisasikan prosedur tersebut dalam komunikasi
9
prosedur standar dan tanggung jawab pelaksana pada masing-
masing individu. Terdapat tingkat kepercayaan yang tinggi
terhadap kemampuan individu sehingga kemungkinan error sangat
besar.
Level 3 Proses Terdefenisi (Defined Process)
Prosedur telah distandarisasikan dan didokumentasikan, dan
dikomunikasikan melalui pelatihan. Kemudian tahapan tersebut
telah memiliki prosedur dan standar formal dan tertulis yang telah
disosialisasikan kesegenap jajaran manajemen dan karyawan untuk
dipatuhi dan dikerjakan dalam aktifitas. Prosedur dikembangkan
tanpa adanya pengawasan memungkinkan terjadinya banyak
penyimpangan.
Level 4 Terkelola dan Terukur (Managed and Measurable )
Manajemen telah memiliki sejumlah indikator atau ukuran
kepatutan dalam prosedur yang sudah berjalan, yang dapat
mengmbil tindakan jika terdapat proses yang diindikasikan tidak
efektif. Proses diperbaiki terus-menerus dan dibandingkan dengan
praktik-praktik terbaik.Terdapat perangkat bantu dan otomatisasi
untuk pengawasan proses.
Level 5
Optimis (Optimised) Proses telah mengimplementasikan tata kelola manajemen teknologi informasi yang mengacu pada praktik terbaik. Proses telah mencapai level terbaik karena perbaikan yang terus menerus dan perbadingan dengan perusahaan lain. Teknologi informasi telah digunakan sebagai perangkat bantu otomatis digunakan untuk mendukung workflow, menambah efesiensi dan kualitas kerja proses serta memudahkan perusahaan untuk beradaptasi terhadap perubahan.
(Sumber: IT Governance Institute, 2007)
10
Metode
Penelitian pada dasarnya merupakan aktivitas dan metode berpikir yang
digunakan untuk evaluasi tingkat kematangan SIAK di Dinas Kependudukan Kota
Pariaman ini merupakan penelitian deskriptif dengan menggunakan pendekatan
kuantitatif. Jika ditinjau dari rumusan bahwa penelitian ini akan memberikan
gambaran jawaban melalui alat ukur kemudian diolah sesuai kerangka kerja
COBIT secara sistematis dari fakta-fakta yang terkait dengan pengelolaan data.
Dalam penelitian ini pengumpulan data sebagai upaya untuk menemukan jawaban
terhadap permasalahan dilakukan dengan membuat gambaran atau deskripsi
tentang suatu keadaan secara objektif melalui metode kuesioner. Setelah data
terkumpul, selanjutnya dianalisis untuk menjawab rumusan masalah dan menguji
hipotesa dengan teknik statistik yang relevan (Torang, 2012). Teknik statistik
penelitian deskriptif biasanya digunakan bila tujuan penelitian adalah untuk
menggambarkan atau menjelaskan suatu variabel atau fenomena (Anggoro, 2002).
Model pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan dengan cara yaitu :
1. Observasi penelitian langsung terhadap objek penelitian dengan cara
mempelajari hal yang berkaitan dengan pengelolan data pada SIAK.
2. Kuesioner, metode kuesioner dikembangkan dalam 2 (dua) tahapan kuesioner
yang meliputi Kuesioner Management Awareness dan Kuesioner Maturity
Level.
3. Wawancara dilakukan terhadap nara sumber yang telah mepersiapakan
pedoman tertulis tentang apa yang hendak ditanyakan mengenai masalah yang
diteliti yang tidak terjaring melalui kuesioner.
Setelah data terkumpul, tahapan selanjutnya dalam penelitian ini adalah
tahap analisis agar data dapat diinterprestasikan yaitu dengan analisis kualitatif
dan analisis kuantitatif. Analisis data sebagai tindak lanjut proses pengelolaan
kematangan data untuk dapat memecahkan atau menguraikan kesenjangan antara
data kematangan saat ini dengan kematangan yang diharapkan.
11
Hasil dan Pembahasan
1. Analisis Hasil Data Survei
a. Analisis Kepedulian Manajemen dalam Mengidentifikasi Resiko
Pengelolaan Data
Survei yang dilakukan untuk mngetahuai kepedulian manajemen
melalaui menyebarkan kuesioner kepada pihak pengelola data di Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Pariaman dengan menggunakan
Kuesioner Management Awareness. Kuesioner menggambarkan
kecenderungan tingkat pemenuhan, kinerja, maupun pencapaian yang
sekarang berlangsung, untuk dapat mendeskripsikan secara jelas hasil kajian
kepedulian manajemen untuk memenuhi kriteria pengelolan data untuk
mencapai tujuan bisnis dengan mengoptimalkan penggunaan informasi.
Hasil kuesioner yang diperoleh dari data angket terhadap pemenuhan kerja
pengelolaan data pada Dinas Kependudukan dan Sipil Kota Pariaman
dengan nilai kinerja yaitu 3,41, namun masih ditemukan dalam praktik kerja
sehari-hari responden terhadap penerapanan pengelolaan data yang masih
perlu pengawasan dan pembinaan. Secara umum terhadap rekapitulasi
kuesioner dapat dipresentasikan dalam diagram radar, sebagai berikut:
12
0,00
2,00
4,00
Kebutuhan bisnis untuk manajemen
data
Pengaturan Penyimpanan
Media library
Penghapusan data/ disposal
Backup dan restore
Kebutuhan keamanan manajemen data
Gambar 2. Representasi Tingkat Pemenuhan Kinerja Pada Proses Pengelolaan
Hal ini perlu diwaspadai terhadap pemenuhan kinerja yang merupakan
suatu kerentanan yang berdampak serius akibat menculnya ancaman yang
sangat memungkinkan terjadi pada pencapaian kinerja bisnis pengelolaan
data di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Pariaman. Beberapa hal
yang dapat diperoleh dari kepedulian manajemen dalam menganalisis resiko
adalah sebagai berikut:
a. Melakukan perbaikan pada proses pengelolaan data bahwa analisis resiko
secara mendalam dapat menjadikan suatu pertimbangan.
b. Menerapkan secara konsisten secara keseluruhan pada proses
pengelolaan data dengan efektif merupakan langkah untuk mengurangi
dampak resiko yang timbul dalam proses pengelolaan data.
c. Tumbuhnya kepedulian bagi manajemen organisasi terhadap proses
pengelolaan data agar dilakukan secara efektif untuk pencapaian kinerja
bisnis.
13
2. Penilaian Tingkat Kematangan Pengelolaan Data
Penilaian yang dilaksanakan melalui survei Kuesioner II Maturity Level,
diperoleh jawaban atas kuesioner yang didistribusikan terhadap responden
dengan beberapa jumlah pertanyaan untuk mendapatkan pendapat atau opini.
Selanjutnya dilakukan penilaian dengan menggunakan model kematangan
COBIT melalui pemetaaan jawaban yang didistribusikan pada responden
terhadap nilai kematangan. Kondisi tingkat kinerja bila dikaitkan dengan model
kematangan serta mempertimbangkan kematangan pada proses pengelolaan
data, sehingga dapat diperoleh informasi bahwa:
1. Pada proses pengelolaan data memperoleh tingkat kematangan secara
keseluruhan berada pada kelas atau tingkat 3 berulang secara proses
terdefinisi (defined process).
2. Sedangkan pada tingkat kematangan yang diharapkan pada pengelolaan data
untuk memperoleh tingkat kematangan secara keseluruhan berada pada
kelas atau tingkat 5 (Optimized).
Penilaian yang dilakukan dalam dua kondisi kematangan untuk masing-
masing atribut kematangan untuk lebih jelas dalam penyajian posisi nilai
kematangan saat ini dan yang diharapkan terhadap atribut kematangan rata-rata
pada saat ini dan yang diharapkan kematangan secara tepat, seperti gambar 3.
14
0,001,002,003,004,005,00
Skills and Expertise (SE)
Awareness and …
Policies, Standards and …
Responsibilities and …
Goal Setting and …
Tools and Automation …
Saat ini
Harapan
Gambar 3. Representasi Nilai Kematangan Pada Proses Pengelolaan Data Untuk Status Kematangan Saat Ini dan Kematangan Diharapkan
Pada gambar tersebut dapat terlihat tiap atribut kematangan perlu
dilakukan perbaikan sesuai dengan yang diharapkan berdasarkan skala untuk
diprioritaskan. Besarnya usaha merupakan sebagai persyaratan penting dapat
dimulai dari rata-rata nilai kematangan yang terjadi pada masing-masing
atribut dapat diurutkan yang didahulukan dan diutamakan dari pada yang lain.
Untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas terhadap kematangan yang saat
ini dengan kematangan yang diharapkan, perlu adanya upaya untuk menutup
kesenjangan yang ada dapat diinterprestasikan dalam sebuah diagram rising
star, dapat dilihat pada gambar 4.
.
15
Gambar 4. Strategi Tingkat Kematangan Dengan Penetapan Antara Kondisi
Saat Ini Terhadap Kondisi Yang Diharapkan
Dimana proses pencapaian kematangan ditunjukan pergerakan bintang
dari bawah keatas yang menyatakan pada bagian bawah merupakan
kematangan saaat ini dan bintang yang dituju merupakan kondisi yang
diharapkan. Proses perbaikan mengacu pada model kematangan dengan tahapan
untuk mengembangkan sumber daya dan komitmen melalui penciptaan
kematangan 4 dan pencapaian kematangan 5 sebagai tindak perbaikan antara
lain:
Tabel 2. Perbaikan Tingkat Kematangan Pengelolaan Data
Kondisi Saat ini Peningkatan Tindakan Perbaikan 3
(Defined Process) 3 ke 4 1. Manajemen telah memahami dan peduli secara
utuh terhadap kebutuhan data organisasi serta telah melakukan pengembangan personil.
2. Tingkat eksekutif telah memahami data sebagai aset strategis dalam pengambil keputusan.
3. Tanggung jawab dan kepemilikan data sebagai kebutuhan penting bagi pelaksana yang strategis dan telah disepakati secara langsung dengan stakeholder lain untuk memberlakukan standar manajemen data.
16
4. Kegiatan real-time dan aturan serta prosedur telah diformalkan secara luas untuk kualitas data.
5. Proses tata kelola data yang dibangun berdasarkan intergritas data dimasyarakat dan solusi lain.
6. Metrik data sudah mulai disesuaikan standar industri untuk memberikan wawasan tentang daerah yang membutuhkan perbaikan.
7. Bergesernya peran pengelolaan data dari koreksi menjadi pedoman pengambilan keputusan terhadap masalah.
8. Mengevaluasi kinerja kelompok pengelolaan data yang berdasarkan pemahaman definisi dan aturan bisnis terhadap data organisasi.
9. Arsitektur berorientasi standar layanan oranganisasi.
10. Melakukan monitoring data secara kontinue agar dapat melindungi integritas data organisasi.
11. Pemrosesan tersedia lebih real-time dan fungsi kualitas data dibagi dalam form operasi yang berbeda.
Risiko Mengurangi resiko dengan memberikan informasi
yang lebih baik dalam pelayanan untuk
meningkatkan keandalan data dan pedoman dalam
pengambilan keputusan.
Kepedulian Kualitas data meningkatkan cukup baik, dimana
daerah telah melakukan sharing knowledge dengan
menerapkan fungsi data kependudukan secara
nasional.
Pada kelompok pencapaian kematangan 4, dimana pencapaian tahapan ini
agar Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil proaktif untuk menciptakan data yang
terkelola dan terukur dapat mengurangi resiko dan dapat meningkatkan integritas
data. Dengan dukungan dari manajemen puncak dari semua fungsi bisnis,
17
menciptakan informasi lebih konsisten, akurat dan dapat diandalkan untuk
mendukung seluruh organisasi.
Tabel 3. Proaktif Perbaikan Tingkat Kematangan Pengelolaan Data
Kondisi Peningkatan Tindakan Perbaikan 4
(Menage and Measureable)
4 ke 5 1. Pengelolaan Data langsung disponsori kepala daerah (Walikota Pariaman)
2. Pengguna ikut serta berperan aktif dalam perencanaan strategi dan pengiriman data.
3. Pencapaiaan tujuan dan tingkat kinerja pengelola data langsung melalui pelayanan, pengembang aplikasi dan administrator database.
4. Organisasi telah melakukan pembagian kewenangan untuk meminimalisir kesalahan baik dalam kebijakan pengumpulan maupun mengelola data.
5. Inisiatif baru hanya disetujui setelah mempertimbangkan secara seksama dikaitkan dengan tujuan bisnis akan berdampak pada infrastruktur data yang ada.
6. Kebijakan otomasi teknologi telah dilembagakan untuk memastikan bahwa data tetap konsisten, akurat dan dapat diandalkan di seluruh organisasi.
7. Sebuah arsitektur berorientasi layanan (SOA) merangkum semua aturan bisnis sehingga tujuan data berkualitas.
8. Kualitas dan alat bantu pengelolaan data terintegrasi secara baku di seluruh organisasi.
9. Semua aspek penggunaan aturan standar bisnis organisasi yang diawasi dan dievaluasi terhadap kerja pengelolaan data.
10. Data terus diperiksa dan diselesaikan segera setiap kali penyimpangan dari standar pengelolaan data.
11. Model pengelolaan data mencakup bisnis dan rincian teknis dari semua elemen data perusahaan.
12. Organisasi memiliki data yang sempurna, akurat valid dan mutakhir sehingga menjadi pedoman utama dalam pengambilan kebijakan.
18
Risiko Master data dikontrol secara ketat diseluruh
jajaran organisasi, sehingga informasi
kependudukan sangat mutakhir, prospek,
ketersediaan dan produk dapat dipertahankan.
Kepedulian Praktek data pada organisasi meningkatkan
kepedulian yang lebih baik dan lengkap terhadap
kebutuhan bisnis organisasi berbasis data saat ini
sehingga manajemen memiliki keyakinan penuh
dalam semua keputusan.
Pada akhir proses pengelolaan data yang menitik beratkan untuk
mengintegrasikan data agar berkualitas tinggi melalui kesadaran pihak
manajemen. Pada tingkat ini, organisasi yang menggunakan data akurat dan
dinamis dalam mendukung otomatisasi proses rutin yang tanpa harus
memerlukan campur tangan manusia, dengan tahapan-tahapan agar tercapai
kematangan yang diharapkan. Rekomendasi diwujudkan dalam bentuk
penyusunan usulan perbaikan melalui:
a. Kebijakan Pengelolaan Data
Kebijakan tata kelola teknologi Informasi dalam pengelolaan data, maka
ditingkat manajemen Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota
Pariaman perlu dibentuk komitmen pihak manajemen untuk proaktif,
sehingga tercipta pengelolaan data yang terukur untuk mengurangi resiko dan
dapat meningkatkan integritas data.
19
b. Prosedur Pengelolaan Data
Prosedur dalam pengelolaan data pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
Kota Pariaman bertujuan untuk memastikan orgnisasi mempunyai backup data
secara keseluruhan dan dapat digunakan. Terkait dengan realisasi hasil
pengukuran yang tidak memenuhi target tingkat pengelolaan data,
dilakukan langkah-langkah perbaikan dan penyempurnaan melalui
pengujian media backup, restorasi data, penyimpanan data, penghapusan
data, dan pengamanan data. Pada waktu recovery atau proses pemulihan akibat
gangguan baik kondisi darurat maupun karena humen error dimana backup
dapat digunakan secara aman serta memadai atas pelayanan kepemilikan
dokumen.
Kesimpulan Dan Saran
1. Kesimpulan
a. Berdasarkan hasil penelitian di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
Kota Pariaman bahwa tingkat kepedulian terhadap data sudah cukup baik,
dimana diperoleh nilai rata-rata kinerja dalam proses pengelolaan data
yaitu sebesar 3,41 namun masih perlu untuk ditingkatkan mengurangi
dampak resiko yang ditimbulkan dalam proses pengelolaan data.
b. Tingkat kematangan proses pengelolaan data secara keseluruhan pada
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Pariaman saat ini berada
pada level 3 (Difine Process) atau prosedur telah distandarisasikan dan
20
didokumentasikan serta dikomunikasikan dengan pelatihan secara formal,
namun penanganan lebih banyak berdasarkan kewenangan direksional.
c. Upaya menutup kesenjangan yang ada melalui strategi pencapaian
perbaikan dengan memperioritaskan atribut skill dan expertise untuk
mencapai kematangan 3. Selanjutnya dapat dilakukan sinergi secara
optimal menuju tingkat kematangan pada tingkat kematangan 4 (managed
and measurable) dan tingkat kematangan yang diharapkan yang optimal.
2. Implikasi
a. Penerapan yang diperoleh di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota
Pariaman dideskripsikan secara jelas agar hasil kajian proses pengelolaan
data dalam pemenuhan kebutuhan dapat mengalisa resiko yang perlu
diwaspadai yang menyebabkan kerentanan yang sangat mungkin berdampak
pada kinerja organisasi.
b. Implikasi tingkat kematangan pengelolaan penduduk dalam upaya
menciptakan data yang akurat dan muthakir sebagai dasar penerapan
pengambilan suara secara elektronik (e-voting) ditahun 2014 sebagai
pengembangan SIAK.
c. Tindak lanjut hasil analisis pengelolaan data tersebut diwujudkan dalam
bentuk usulan kebijakan pengelolaan data dan prosedur pengelolaan data
yang diperlukan untuk pelaksanaan yang lebih bersifat praktis dan
preskriptif di lapangan.
21
3. Saran
a. Pihak menajemen ekseskutif, manajemen bisnis, manajemen TI dan auditor
bekerjasama, berperan aktif dan mendukung terhadap ketersedian data
sehingga tidak mengakibatkan terjadinya gangguan aktivitas bisnis baik
berupa keterlambatan ataupun kegagalan pelayanan.
b. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Pariaman harus melakukan
prioritas perbaikan secara bertahap dalam pencapaian kematangan yang
lebih baik untuk pemenuhan kebutuhan pada proses pengelolaan data
organisasi.
c. Penetapan strategi pencapaian kematangan sebagai upaya menutup
kesenjangan yang ada harus dilakukan lebih mendalam terhadap
pengelolaan data dengan mengacu secara keseluruhan pada Kerangka Kerja
COBIT.
Daftar Rujukan
Ditjen Adminduk. 2010. “SIAK Jembatan Kemajuan Bangsa”. Jurnal Administrasi Kependudukan. Edisi. No. 001 April-Juni 2010.
Hasibuan, Z. A. 2007. Langkah-Langkah Strategis dan Taktis Pengembangan E-
Government untuk Pemda. Jurnal Sistem Informasi MTI UI Vol 3-No. 1-April. Hlm. 1-5.
Informastion Technology Governance Institute. 2007. COBIT ver. 4.1.
Framework, Control Objectives, Management Guildnes, Maturity Model. Rolling Meadow: IT Governance Institute. Illinois.
Jogiyanto. 2010. Sistem Tata Kelola Teknologi Informasi, Yogyakarta: Penerbit
Andi.
22
McLeod, R, Jr. & Schell, G, P. 2011. Management Information Systems, 10th ed. New Jersey: Pearson Education. Inc.
Pederiva, A. 2003. “The COBIT Model in a Vendor Evaluasi Case,” Information
Systems Control Journal. Vol. 3, 2003. http://www.isaca.org/Content/ ContentGroups/Journal1/20033/jpdf033-COBITMaturityModel.pdf.(15 November 2012).
Pribadi, I. 2011. Penilaian Kondisi Kekinian Tata Kelola Kependudukan pada
Aspek Pengelolan Data dengan Kerangka Kerja COBIT (Control Objectives for Information and Related Technoloy) (Studi Kasus Kota Pontianak). Yogyakarta: Universitas Gadjah Mada.
Suwito, S. 2009. Gerakan Nasional Registrasi Penduduk. Gemari Edisi 102
Tahun X Juli 2009. Wikipedia. 2012. Definisi Teknologi Informasi. (http://www.wikipedia.org/wiki/
InformationTechnology), diakses 11 November 2012).
Persantunan: Artikel ini disusun berdasarkan tesis Adisman Wijaya dengan
Judul Evaluasi Tingkat Kematangan Pegelolaan data Sistem Informasi
Administrasi Kependudukan Menggunanakan Kerangka Kerja COBIT di Kota
Pariaman dan ucapan terima kasih kepada Pembimbing I Dr. Fahmi Rizal, M.Pd,
M.T dan Pembimbing II Drs. Syahril, ST, MSCE, Ph.D yang telah mengarahkan
dan memberi masukan dalam penulisan artikel ini.