BAB 4

PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

Penyusunan pesan-pesan bisnis ada tiga tahap yaitu :1. Perencanaan maksud/tujuan

komunikasi, audiens penerima pesan, ide pokok pesan, saluran /media.

3 tahapan dalam perencanaan :mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens, dan memilih saluran dan media komunikasi

2. Organisasi dan Komposisi erat kaitannya dg penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat dan paragraf.

Perlu diperhatikan : kata-kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.

3. Revisi ( perbaikan)

Penentuan TujuanPenentuan Tujuan

1. Mengapa tujuan harus jelas, mencakup

Keputusan untuk meneruskan pesan Keputusan untuk menanggapi

audiens Keputusan untuk memusatkan isi

pesan Keputusan untuk menetapkan media

yang akan digunakan

2. Tujuan Komunikasi Bisnis. Ada tiga tujuan komunikasi bisnis :

Memberi Informasi (media komunikasi) Memberi Persuasi (negosiasi) Melakukan Kolaborasi (kerja sama

bisnis)

3. Cara Menguji Tujuan Apakah tujuan tersebut realistis? Apakah waktunya tepat? Apakah orang yang mengirimkan pesan

sudah tepat? Apakah tujuan selaras dengan tujuan

organisasi perusahaan?

1. Cara Mengembangkan Profil Audiens Menentukan ukuran dan komposisi

audiens Siapa audiens-nya Reaksi audiens Tingkat pemahaman audiens Hubungan komunikator dengan

audiens

2. Cara memuaskan kebutuhan akan informasi audiens

Temukan / cari apa yang diinginkan oleh audiens

Antisipasi terhadap pertanyaan yang tidak diungkapkan

Berikan semua informasi yang diperlukan

Yakinkan bahwa informasinya adalah akurat

Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens

3. Cara memuaskan kebutuhan motivasional audiens

Pesan-pesan bertujuan mengubah prilaku

Mengatur pesan sehingga informasi dapat diterima dengan mudah

Memberikan argumentasi yang bersifat rasional

Menggunakan pendekatan emosi audiens

1. Teknik Brainstorming (curah pendapat) : Storyteller’s Tour (hidupkan tape

recorder) Random List (menulis segala yg ada dlm

pikiran diatas kertas kosong) CFR ( Conclusions (kesimpulan), Finding

(temuan), Recommendations (rekomendasi)) Worksheet (kertas kerja).

Journalistic Approach (pendekatan jurnalistik)

Question and Answer Chain (Apa yang diinginkan audiens)

Seleksi Saluran dan Media

Komunikasi Lisan, kebaikannya mampu memberikan umpan balik dengan segera.

Komunikasi Tertulis, kebaikannya penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka

KOMUNIKASI LISAN

Anda menginginkan umpan balik segera dari audiens.

Pesan Anda relatif sederhana dan mudah diterima.

Anda tidak memerlukan catatan permanen.

Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah atau ekonomis.

Anda menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah.

KOMUNIKASI TERTULIS

Anda tidak memerlukan umpan balik segera.

Pesan Anda sangat rinci, kompleks, dan memerluka perencanaan yang hati-hati.

Anda memerlukan catatan permanen.

Anda ingin mencapai audiens yang luas.

Anda ingin meminimisasi distorsi penyampaian pesan.

Jenis-jenis Media Komunikasi Lisan dan Tertulis

Media Komunikasi Lisan

Media Komunikasi Tertulis

Percakapan secara langsung, pidato, pertemuan-pertemuan.

Telepon dan Surat suara (voice Mail)

VOIP (Voice Over Internet Protocols).

Audiotape dan videotape.

Teleconference dan videoconference.

Surat-surat, memo, laporan, proposal.

E-mail. Surat reguler dan

khusus. Faksimile.

SELESAI