13. bab 3 - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/asli/bab3/2009-2-00076-aksi bab 3.pdf ·...

70

BAB 3

ANALISIS SISTEM PENJUALAN, PIUTANG DAGANG, DAN PENERIMAAN

KAS YANG SEDANG BERJALAN PADA PD. BETIGA

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan

PD. Betiga adalah perusahaan perorangan yang bergerak dalam bidang distribusi

produk air mineral dalam kemasan (AMDK) dan liquid petroleum gas (LPG)

dengan dengan Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) nomor

503/523.SIUP.K./15 dan Tanda Daftar Perusahaan (TDP) nomor

11.12.5.52.09181. Perusahaan merupakan subdistributor resmi untuk semua

produk AMDK merk Aqua Danone yang diproduksi PT. Tirta Investama dan

subagen untuk LPG dalam kemasan tabung yang diproduksi PT. Pertamina.

Wilayah pemasaran perusahaan mencakup seluruh kabupaten Klaten (Jawa

Tengah), termasuk daerah diluar kabupaten kota Klaten seperti Delanggu, Wedi,

dan Boyolali.

Perusahaan dahulu bernama PD. Artha Biru ketika didirikan pertama kali

pada tahun 2000, dengan menempati sebuah rumah merangkap gudang di Klaten.

Namun karena ada masalah dalam manajemen perusahaan, pada tanggal 2 Juni

2003 Bambang Triwoko sebagai pemilik perusahaan kemudian memutuskan

untuk mendirikan perusahaan baru dalam bidang usaha yang sama, dengan nama

”Betiga”. Awalnya, perusahaan berkedudukan di sebuah garasi di Jalan

Gondosuli Nomor 5, Klaten dengan dukungan 8 orang karyawan saja. Seiring

berjalannya waktu dan meningkatnya volume penjualan, perusahaan

71

memutuskan untuk memindahkan aktivitas penjualan ke sebuah gudang di Jalan

Prenjak Bareng Lor Klaten. Saat ini manajemen perusahaan didukung oleh 25

karyawan, termasuk salesman yang bertugas di lapangan.

Untuk memberikan pelayanan yang maksimal kepada setiap pelanggan,

perusahaan mengantarkan produk yang dipesan setiap pelanggan sampai ke

lokasinya masing-masing di seluruh wilayah Kabupaten Klaten. Adanya tim

kerja yang solid dan komitmen yang tinggi untuk melayani masyarakat,

menyebabkan perusahaan berhasil menjadi salah satu pelaku bisnis ritel distribusi

AMDK dan LPG terkemuka di Kabupaten Klaten dengan layanan penjualan

yang unggul.

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

3.1.2.1 Visi Perusahaan

PD. Betiga memiliki visi perusahaan sebagai berikut:

a) Visi Utama

Menjadi perusahaan distribusi unggul dalam hal kualitas barang dan

pelayanan pelanggan di kabupaten Klaten, dengan tingkat pertumbuhan dan

keuntungan yang tinggi;

b) Visi Operasi

Menjadi perusahaan distribusi unggul dengan melaksanakan aktivitas bisnis

yang bertanggung jawab dan senantiasa menghargai karyawan sebagai

individu sekaligus partner usaha;

72

c) Visi Ekonomi

Menjadi perusahaan distribusi unggul dengan menjaga struktur neraca yang

sehat, meningkatkan profitabilitas dan nilai perusahaan bagi pemegang

saham, karyawan, pelanggan, dan pemasok (stakeholders);

3.1.2.2 Misi Perusahaan

PD. Betiga memiliki misi perusahaan yang disebut catur dharma, terdiri atas:

a) Mengutamakan pengabdian untuk kepuasan pelanggan, dengan senantiasa

memahami kebutuhan pelanggan dan melayani mereka dengan tulus demi

terciptanya hubungan baik dengan pelanggan.

b) Menjunjung tinggi kerja sama tim, dengan memberikan dorongan dan

semangat dalam kebersamaan untuk melayani pelanggan dan meningkatkan

penjualan.

c) Menghormati setiap individu, dengan menghargai usaha dan kontribusi yang

dilakukan setiap individu untuk kemajuan dan kesejahteraan perusahaan.

d) Menerapkan standar integritas tertinggi, dengan bertindak jujur untuk

kepentingan perusahaan dan bertanggung jawab atas nama baik perusahaan.

3.1.3 Struktur Organisasi

PD. Betiga merupakan perusahaan distribusi dengan stuktur organisasi sederhana

yang dapat dilihat pada gambar 3.1 berikut ini:

73

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PD. Betiga Sumber: PD. Betiga (2009)

3.1.4 Pembagian Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab

Berikut ini adalah tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari struktur organisasi

PD. Betiga yang diilustrasikan dalam gambar 3.1.

1. Direktur (Director):

a) Merupakan pemilik perusahaan sekaligus pengambil keputusan utama

(primary decision maker) atas masalah yang menyangkut kelangsungan

hidup perusahaan

b) Membuat dan mengoordinasikan pelaksanaan strategi dan kebijakan

perusahaan umum yang disesuaikan dengan tujuan pendirian perusahaan

c) Menetapkan prosedur-prosedur umum aktivitas bisnis perusahaan dan

merancang prosedur-prosedur pengendalian atas aktivitas tersebut

d) Membuat perencanaan jangka pendek maupun jangka panjang yang

dituangkan dalam anggaran (budget) dan program kerja

74

e) Menyelenggarakan rapat (meeting) secara berkala dengan seluruh

karyawan untuk mengevaluasi aktivitas bisnis dan memberikan

pembinaan (briefing) atas masalah operasional yang dihadapi karyawan

f) Merekrut karyawan baru dan memberhentikan karyawan apabila

dianggap merugikan perusahaan

g) Menentukan kebijakan mengenai upah, gaji, dan tunjangan karyawan,

serta persentase bonus karyawan atas laba perusahaan

2. Manajer Toko (Store Manager):

a) Merupakan pimpinan pelaksana operasional perusahaan yang

bertanggung jawab kepada direktur sekaligus pengambil keputusan atas

masalah yang menyangkut kegiatan operasional sehari-hari

b) Melakukan negosiasi dengan partner bisnis dan melaporkan situasi dan

kondisi perusahaan kepada direktur

c) Menetapkan prosedur-prosedur taktis operasional untuk menjamin

kelancaran aktivitas bisnis perusahaan

d) Menentukan kebutuhan persediaan barang sehari-hari dan melakukan

pemesanan barang ke pemasok apabila persediaan menipis

e) Mengoordinasikan pendistribusian produk harian dan melakukan review

penjualan yang dilakukan setiap salesman

f) Menawarkan barang kepada pelanggan (order getter) via telepon dan

melakukan negosiasi untuk penjualan grosir dalam jumlah besar

g) Menjaga hubungan baik dengan pemasok dan pelanggan

75

3. Keuangan/Akuntansi (Finance/Accounting), meliputi tugas sebagai penagih

piutang pelanggan (collection) dan bendahara (treasury). Secara umum,

bagian ini memiliki tugas, wewenang, dan tanggung jawab sebagai berikut:

a) Bertanggung jawab kepada manajer toko

b) Mengurus masalah perpajakan perusahaan, seperti pelaporan Pajak

Pertambahan Nilai (PPN) dan Pajak Penghasilan (PPh)

c) Membuat laporan keuangan sederhana setiap bulan

d) Menerima uang hasil penjualan tunai dari salesman

Sebagai penagih piutang pelanggan (collection), bagian ini bertugas untuk:

a) Mengecek daftar piutang dan mem-follow up piutang yang belum dibayar

oleh pelanggan

b) Menerima pembayaran piutang dari pelanggan yang disetorkan oleh

salesman

Sebagai bendahara (treasury), bagian ini bertugas untuk:

a) Memegang kas kecil perusahaan dan membuat laporan kas opname

harian

b) Membuat laporan penerimaan dan pengeluaran kas harian

c) Melakukan pembayaran kepada pemasok

d) Mengatur masalah perbankan, seperti penyetoran uang kas perusahaan

per harinya dan pencairan cek pelunasan piutang pelanggan

e) Membuat laporan rekonsiliasi bank atas rekening-rekening giro

perusahaan

76

4. Administrasi (Administration), meliputi tugas sebagai pencatat piutang

dagang (account receivable) dan utang dagang (account payable). Secara

umum, bagian ini memiliki tugas, wewenang, dan tanggung jawab sebagai

berikut:


b) Melakukan rekapitulasi penjualan harian untuk setiap salesman

c) Membuat rekapitulasi aktivitas penjualan/pembelian perusahaan dan

mencocokkan jumlah penjualan/pembelian apakah sudah sesuai catatan

persediaan barang yang dimiliki oleh bagian Gudang

d) Menangani administrasi perihal absensi karyawan

e) Membuat rekap pembayaran upah, gaji, dan tunjangan karyawan, serta

bonus atas laba perusahaan per bulannya

f) Menyimpan dokumen-dokumen transaksi (filing)

Sebagai pencatat piutang (account receivable), bagian ini bertugas untuk:

a) Mencatat piutang pelanggan yang timbul atas aktivitas penjualan

b) Menyimpan bukti piutang pelanggan, seperti nota penjualan lembar putih

yang diberikan oleh salesman atas penjualan kredit

Sebagai pencatat utang (account payable), bagian ini bertugas untuk:

a) Mencatat utang kepada pemasok yang timbul atas aktivitas pembelian

b) Menyimpan bukti utang kepada pemasok, seperti surat jalan (delivery

order) dan tagihan (invoice) dari pemasok

77

5. Penjualan (Sales):


b) Menawarkan produk langsung kepada pelanggan, baik penjualan grosir

maupun eceran

c) Mengantarkan produk yang dipesan pelanggan

d) Menagih piutang pelanggan yang jatuh tempo

e) Membuka daerah pemasaran baru untuk meningkatkan penjualan

f) Melaporkan situasi dan kondisi penjualan di lapangan

Bagian ini dibedakan menjadi retail sales dan direct sales. Secara umum,

tugas kedua jenis salesman seperti yang sudah dipaparkan diatas; yang

membedakan adalah jenis pelanggan yang dilayani. Retail sales melayani

pelanggan yang membeli produk untuk dijual kembali, seperti toko dan

warung. Sedangkan direct sales melayani pelanggan yang membeli produk

untuk konsumsi sendiri atau dapat dikatakan kalangan rumah tangga.

6. Gudang (Warehouse):


b) Menerima dan menyimpan barang yang dikirimkan oleh pemasok

c) Mengeluarkan barang yang hendak dikirimkan kepada pelanggan

d) Mencatat jumlah persediaan barang

e) Melakukan stock opname harian dan mencocokkannya dengan catatan

pembelian dan penjualan dari bagian Administrasi

f) Melaporkan kondisi stok barang yang minim kepada manajer toko untuk

dilakukan pemesanan barang kepada pemasok

78

3.1.5 Produk yang Dijual Perusahaan

PD. Betiga menjual produk yang dapat dibedakan menjadi dua kategori utama,

yaitu produk air mineral dalam kemasan (AMDK) merk Aqua Danone yang

diproduksi oleh PT. Tirta Investama dan produk liquid petroleum gas (LPG)

dalam kemasan yang diproduksi oleh PT. Pertamina. Berikut ini adalah rincian

dari kedua kategori produk tersebut:

A. Produk AMDK merk Aqua Danone, terdiri dari:

a. Kemasan 5 galon (19 liter)

b. Kemasan dalam kardus:

1) Gelas 240 ml

2) Botol 330 ml

3) Botol 600 ml

4) Botol 1500 ml

5) Botol Mizone 500 ml (rasa Guava, Lychee Lemon, Orange Lime, dan

Passion Fruit)

B. Produk liquid petroleum gas (LPG) dalam kemasan, terdiri dari:

a. Tabung 3 kg

b. Tabung 12 kg

3.1.6 Penentuan Harga Jual Produk dan Limit Kredit

3.1.6.1 Penentuan Harga Jual Produk

PD. Betiga merupakan subdistributor AMDK dan LPG yang mengikuti

kebijakan principal dalam menjual barangnya. Dari kebijakan principal ini,

manajer toko dapat menetapkan ambang batas atas dan bawah untuk penetapan

79

harga jual. Formulasi umum harga jual adalah harga beli dari pemasok, ditambah

dengan biaya overhead (seperti biaya gaji karyawan, biaya bahan bakar armada,

biaya sewa kendaraan dan biaya administrasi umum), ditambah dengan jumlah

keuntungan (profit) yang diinginkan.

Khusus untuk AMDK merk Aqua Danone, principal PT. Tirta Investama

memiliki kebijakan berupa tingkatan harga konsumen dan menjadi acuan setiap

distributor untuk menentukan harga jual yang sesuai, yakni:

1) Tingkat Wholesaler (WS)

2) Tingkat Retail Sales

3) Tingkat Direct Sales, dikenakan Harga Eceran Tertinggi (HET)

Setiap tingkatan harga tersebut memiliki selisih antara seribu hingga tiga

ribu rupiah antartingkat, oleh karena itu harga jual barang yang didistribusikan

bervariasi. Variasi harga barang tersebut dikarenakan dua hal, yaitu:

• Lokasi pelanggan, atau jarak antara tempat pelanggan berada dengan

perusahaan. Jarak menentukan bahan bakar armada yang dibutuhkan dalam

mendistribusikan barang. Semakin jauh jaraknya, semakin banyak bahan

bakar yang dibutuhkan, semakin tinggi harga jualnya. Oleh karena itu, untuk

daerah-daerah distribusi diluar kota Klaten, rata-rata memperoleh harga jual

barang yang tinggi dibandingkan daerah distribusi didalam kota Klaten.

• Volume pengambilan barang dalam satu minggu atau satu bulan. Semakin

banyak volume pengambilan barang, semakin rendah harga jual yang

ditetapkan untuk pelanggan tersebut.

80

3.1.6.2 Penentuan Limit Kredit

Selain melayani penjualan tunai, perusahaan juga melayani penjualan kredit

untuk meningkatkan penjualan dan mencegah penumpukan barang berlebih di

gudang, terutama pada saat promosi. Yang dapat mengajukan kredit hanyalah

pelanggan ritel dan diwajibkan untuk melunasi utangnya dalam waktu 3 (tiga)

hari dihitung mulai hari transaksi dilakukan. Perusahaan memiliki kebijakan

bahwa pelanggan tidak boleh mengambil barang lagi secara kredit sampai utang

yang sebelumnya dilunasi.

Selain kredibilitas pelanggan harus baik, faktor utama yang menentukan

dalam pemberian utang kepada pelanggan adalah berapa nominal transaksi yang

dilakukan pelanggan tersebut dalam sebulan. Semakin banyak pelanggan tersebut

melakukan transaksi dalam sebulan, maka semakin tinggilah limit kredit yang

didapatkannya dari toko. Berikut ini adalah formula untuk penghitungan limit

kredit per pelanggan:

Limit kredit = Jumlah nominal transaksi dalam sebulan X 2

8

Angka 8 (delapan) merupakan jumlah nota maksimal pengambilan

transaksi kredit dalam sebulan. Sedangkan angka 2 (dua) merupakan jumlah nota

maksimal untuk pengambilan transaksi kredit dalam seminggu, jika setiap nota

diberikan tenggat waktu pelunasan 3 (tiga) hari dan hari Minggu merupakan hari

libur perusahaan.

Karyawan yang berwenang untuk menentukan pemberian kredit adalah

Manajer Toko dan salesman. Manajer Toko mengotorisasi pemberian kredit

dengan nominal lebih dari sama dengan Rp 1.000.000,-. Kondisi khusus lainnya

81

yang ditangani oleh Manajer Toko adalah adanya pelanggan yang meminta

perpanjangan tenggat waktu pelunasan utang menjadi lebih dari tiga hari dan

adanya pelanggan yang mengajukan pembelian kredit saat pasokan barang oleh

pemasok sedang tersendat atau persediaan barang di gudang menipis. Sedangkan

otorisasi pemberian kredit dengan nominal dibawah Rp 1.000.000,- dan diluar

kondisi khusus yang disebutkan sebelumnya dilakukan oleh salesman yang

melayani pelanggan di lapangan.

3.2 Gambaran Umum Sistem Berjalan

Seperti usaha distribusi pada umumnya, perusahaan sangat tergantung dengan

pihak pemasok dan pelanggan. Salah satu kunci kesuksesan usaha distribusi

adalah adanya pelayanan yang bermutu baik kepada pelanggan saat dilakukan

penjualan barang. PD. Betiga, didukung oleh principal PT. Tirta Investama dan

PT. Pertamina, juga mengutamakan pelayanan yang baik terhadap pelanggannya

sehingga dapat bertahan sampai saat ini.

Proses bisnis perusahaan dimulai dengan pembelian barang kepada

beberapa pemasok. Manajer toko akan membeli barang sesuai dengan keperluan

untuk memenuhi persediaan sampai beberapa hari ke depan dan disesuaikan

dengan daya tampung gudang di perusahaan. Barang yang disimpan di gudang

tersebut adalah barang yang akan dijual kepada pelanggan.

Perusahaan melayani penjualan ritel (retail) maupun eceran (direct)

dengan harga jual yang kompetitif. Penjualan ritel dilakukan dalam kuantitas

besar untuk kemudian dijual kembali sampai ke pelanggan tingkat akhir.

82

Sedangkan penjualan eceran dilakukan dalam kuantitas kecil dan merupakan

konsumsi rumah tangga.

Aktivitas penjualan tersebut, baik penjualan tunai maupun kredit, setiap

harinya dilakukan secara manual, mulai dari pencatatan pesanan pelanggan

sampai penagihan piutang pelanggan. Hanya pengerjaan laporan penjualan

periodik yang menggunakan bantuan komputer, yaitu memanfaatkan aplikasi

spreadsheet untuk menghasilkan laporan-laporan sederhana oleh bagian

Keuangan/Akuntansi seperti Laporan Penerimaan/Pengeluaran Kas Bulanan dan

Laporan Penjualan Bulanan. Kedua laporan ini dihasilkan setelah semua data

dari dokumen manual diketik ke dalam komputer. Sedangkan laporan keuangan

esensial seperti Laporan Neraca per Akhir Bulan, Laporan Laba Rugi, dan

Laporan Pembagian Laba Karyawan Bulanan dikerjakan oleh pemilik sekaligus

direktur perusahaan, juga dengan memanfaatkan aplikasi spreadsheet dan

dikerjakan setelah laporan penjualan periodik dibuat oleh bagian

Keuangan/Akuntansi.

3.2.1 Rich Picture Sistem Berjalan

Rich picture yang menggambarkan aktivitas penjualan tunai dan penjualan kredit

pada PD. Betiga dapat dilihat pada gambar 3.2 dan gambar 3.3 berikut ini.

83

Gambar 3.2 Rich Picture Penjualan Tunai PD. Betiga Sumber: PD. Betiga (2009)

84

Gambar 3.3 Rich Picture Penjualan Kredit PD. Betiga

85

Sumber: PD. Betiga (2009)

85

3.2.2 Evaluasi Sistem Berjalan

Aktivitas operasional penjualan pada PD. Betiga dilakukan setiap hari Senin

hingga Sabtu. Secara resmi penjualan berlangsung pada pukul 08.00-18.00.

Namun pada prakteknya dapat berlangsung hingga pukul 20.00. Aktivitas

berakhir setelah Rekapitulasi Penjualan Harian (RPH), Kartu Stok Opname

Harian (KSOH), Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Kas Harian (LPPKH),

serta Laporan Kas Opname Harian (LKOH) selesai dibuat dan terdapat

kesesuaian antardokumen. Kesesuaian tersebut antara lain:

• Jumlah penjualan setiap varian barang pada RPH, LPPKH dan KSOH sama,

dengan tingkat varians 0%

• Saldo kas pada LPPKH dan LKOH sama atau hampir sama, dengan tingkat

varians maksimal 0.5%

Penjualan dilakukan oleh karyawan bagian Penjualan yang bertugas di

lapangan (salesman), dibantu oleh karyawan bagian Administrasi, Gudang, dan

Keuangan/Akuntansi. Karyawan-karyawan tersebut dikoordinir oleh seorang

manajer toko yang bertanggung jawab langsung kepada direktur perusahaan.

Penjualan pada perusahaan dilakukan melalui beberapa mekanisme.

Pertama, pelanggan dapat membeli barang melalui salesman yang mendatangi

toko mereka, tanpa harus menelpon ke kantor atau salesman terlebih dahulu.

Kedua, pelanggan dapat melakukan order melalui telepon ke kantor atau

salesman kemudian barang akan diantar oleh salesman. Ketiga, pelanggan dapat

datang sendiri ke kantor kemudian mengambil barang yang hendak dibeli.

Berikut ini adalah rincian untuk mekanisme order melalui telepon:

86

a) Pelanggan ritel (retail)

Pelanggan ritel melakukan order dengan menelpon ke kantor atau menelpon

langsung salesman yang biasa mengantarkan barang ke toko mereka.

Apabila pelanggan menelpon ke kantor dan order diterima oleh staf kantor,

order akan dicatat ke papan tulis (whiteboard) yang ada di kantor sehingga

dapat dilihat oleh seluruh salesman. Order-order yang tertulis di papan tulis

dianggap sebagai Pesanan Penjualan dan akan diantarkan salesman yang

biasanya melewati daerah distribusi tertentu, tempat pelanggan yang

melakukan order tersebut. Pesanan sering hilang akibat adanya tulisan order

di whiteboard yang terhapus, kemudian beberapa kali terjadi pesanan ganda

untuk satu pelanggan akibat kurangnya koordinasi antarsalesman yang

mobile di daerah dimana terdapat pesanan pelanggan. Apabila order sudah

mendesak, Manajer Toko akan menunjuk langsung siapa salesman yang

bertugas mengantarkan barang untuk mempermudah koordinasi. Kondisi ini

dapat terjadi jika salesman yang biasanya melewati daerah distribusi tempat

pelanggan tersebut tinggal, sudah memiliki banyak order di daerah distribusi

itu. Atau bisa terjadi salesman tersebut tidak melewati daerah distribusi itu

pada hari tertentu ketika order diminta pelanggan untuk diantarkan.

b) Pelanggan eceran (direct)

Pelanggan eceran melakukan order dengan menelpon ke kantor. Order yang

diterima staf kantor langsung dicatat pada Nota Penjualan dan diberikan

kepada salesman yang bertugas mengantarkan barang kepada pelanggan

eceran. Selain menelepon, pelanggan eceran juga dapat melakukan order

87

dengan datang langsung ke kantor dan mengambil sendiri barang yang

mereka inginkan, sehingga tidak dikenakan biaya antar barang.

Salesman yang bertugas di lapangan umumnya berpasang-pasangan

dalam sebuah armada, satu bertugas mengemudikan armada (salesman-driver)

dan yang lainnya (salesman-partner) bertugas mencatat penjualan, menyimpan

bukti dan uang hasil penjualan untuk selanjutnya diserahkan kepada bagian

Keuangan/Akuntansi setiap harinya. Satu armada dapat melakukan bongkar-

muat barang dari gudang sampai 3 (tiga) kali dalam sehari atau 3 (tiga) putaran,

untuk kemudian didistribusikan di daerah-daerah yang mereka lewati sepanjang

satu hari itu. Banyaknya barang yang dimuat dalam armada tergantung dari

kapasitas armada tersebut, atau disesuaikan dengan order pelanggan via telepon

yang dicatat pada kertas daftar pesanan.

Setiap selesai 1 (satu) putaran pada daerah distribusi tertentu, salesman-

partner dari setiap armada akan melaporkan hasil penjualannya kepada karyawan

bagian Administrasi dengan menyerahkan Nota Penjualan rangkap 2 (lembar

merah) dan uang tunai hasil penjualan. Bagian Administrasi akan membuat

rincian penjualan dengan memisah-misahkan (break-down) data penjualan

barang berdasarkan jenis barang, varian barang, dan satuan harganya. Kemudian

akan mencocokkan dengan tulisan yang tertera pada Nota Penjualan lembar

merah dengan uang yang diterima, apakah total penjualan yang tertulis sudah

sesuai dengan uangnya. Lalu mengonfirmasi dengan bagian Gudang, apakah

kuantitas barang yang keluar dari gudang dan dimuat di armada, sudah sesuai

dengan Nota Penjualan yang diserahkan oleh salesman-partner. Jika jumlah uang

sudah sesuai, uang tersebut akan diserahkan kepada bagian Keuangan/Akuntansi.

88

Semua aktivitas penjualan ini dilakukan secara manual, sehingga untuk membuat

laporan-laporan harian dibutuhkan waktu tambahan sampai 2 jam dari jam

operasional resmi perusahaan. Bagian Keuangan/Akuntansi kesulitan untuk

menghitung dengan akurat data penerimaan kas hasil penjualan pada LPPKH,

meskipun LPPKH mengacu pada RPH yang dibuat bagian Administrasi dan

KSOH yang dibuat bagian Gudang. Kas yang diterima oleh bagian

Keuangan/Akuntansi tidak sama jumlahnya dengan jumlah penjualan yang

direkapitulasi oleh bagian Administrasi. Begitu pula stok opname harian yang

dilakukan bagian Gudang untuk menghitung jumlah barang yang terjual

seringkali tidak sama dengan jumlah penjualan yang dihitung oleh bagian

Administrasi berdasarkan Nota Penjualan yang diterimanya dari salesman.

Perusahaan mengutamakan penjualan tunai, namun untuk pelanggan ritel

dapat dilakukan penjualan tunai maupun kredit. Penjualan tunai artinya barang

dibayar seketika setelah barang diserahkan atau diantarkan kepada pelanggan.

Sedangkan penjualan kredit artinya barang dibayar tidak langsung saat barang

diantarkan kepada pelanggan. Penjualan kredit yang dilakukan perusahaan

memiliki kebijakan waktu utang pelanggan maksimal 3 (tiga) hari, dan pelanggan

boleh untuk mengajukan kredit lagi setelah mereka melunasi kredit yang

sebelumnya atau jumlah piutang mereka sama dengan 0 (nol). Kebijakan ini

bertujuan untuk memperkecil resiko perusahaan mengalami piutang tak tertagih

dan menjaga kestabilan arus kas (cash flow) perusahaan agar dapat digunakan

sebagai modal harian. Kebijakan kredit 3 (tiga) hari dihitung berdasarkan tenggat

waktu utang perusahaan kepada supplier selama 7 (tujuh) hari, dimana

pembayaran dilakukan dengan giro sehingga arus kas harus selalu lancar.

89

3.3 Prosedur Penjualan yang Berjalan

Prosedur umum penjualan yang berjalan di perusahaan tidak berbeda dengan

perusahaan distribusi ritel lainnya. Perusahaan menerapkan sistem antar sampai

ke tempat pelanggan untuk menjamin terdistribusinya barang ke tangan

konsumen akhir. Berikut adalah uraian prosedur penjualan yang berjalan di

perusahaan.

1. Prosedur Menerima Pesanan Penjualan

Bagian yang terlibat adalah bagian Administrasi, Penjualan, dan Manajer

Toko.

Prosedur ini berlaku untuk penjualan tunai maupun kredit. Pelanggan

dapat melakukan pesanan dengan menelepon ke telepon genggam salesman

atau telepon kantor. Untuk pelanggan ritel, pesanan kemudian dicatat di

papan tulis (whiteboard). Retail salesman akan menuliskan pesanan pada

Nota Penjualan 2 rangkap yang akan diserahkan kepada pelanggan ketika

mengantarkan barang. Sedangkan untuk pelanggan eceran, hanya pesanan

tunai dan akan ditulis oleh bagian Administrasi di Nota Penjualan 2 rangkap.

2. Prosedur Mengirimkan Barang Pesanan Pelanggan

Bagian yang terlibat adalah bagian Penjualan dan Gudang.

Prosedur ini berlaku untuk penjualan tunai maupun kredit. Bagian

Gudang akan mengeluarkan barang dari gudang sesuai jenis dan kuantitas

barang pesanan yang diberitahukan secara lisan oleh bagian Penjualan

(salesman) dan memuatnya ke armada. Bagian Gudang mencatat detil

barang yang dikeluarkan pada Buku Keluar Barang. Salesman kemudian

mengantarkan barang pesanan sampai ke tempat pelanggan. Untuk

90

pelanggan ritel barang akan diantarkan oleh retail salesman, sedangkan

untuk pelanggan eceran barang akan diantarkan oleh direct saleman.

3. Prosedur Mencatat Piutang Pelanggan

Bagian yang terlibat adalah bagian Penjualan dan Administrasi.

Prosedur ini berlaku untuk penjualan kredit. Nota Penjualan rangkap 1

(warna putih) yang ditulis oleh bagian Administrasi atau salesman,

ditandatangani oleh salesman yang memberikan kredit dan mengantarkan

barang pesanan pelanggan tersebut. Kemudian Nota Penjualan rangkap 1

diserahkan kepada bagian Administrasi untuk mencatat piutang di Buku

Piutang Pelanggan. Nota Penjualan rangkap 2 (warna merah) diserahkan

kepada pelanggan sebagai bukti transaksi dan akan diberikan kepada

salesman pada saat pelunasan tagihan untuk ditukarkan dengan Nota

Penjualan rangkap 1.

4. Prosedur Menerima Pembayaran Penjualan

Bagian yang terlibat adalah bagian Penjualan, Administrasi, dan

Keuangan/Akuntansi.

Prosedur ini berlaku untuk penjualan tunai maupun kredit. Untuk

penjualan tunai, Nota Penjualan rangkap 1 (warna putih) yang ditulis oleh

bagian Administrasi atau salesman diserahkan kepada pelanggan sebagai

bukti pembayaran telah dilunasi. Uang hasil penjualan diserahkan kepada

bagian Keuangan/Akuntansi untuk digabungkan dengan hasil penjualan

salesman lain.

Untuk penjualan kredit, bagian Administrasi akan mengecek piutang

yang jatuh tempo pada Buku Piutang Pelanggan. Lalu bagian Administrasi

91

akan memberitahukan bagian Penjualan untuk menagih pelanggan yang

utangnya jatuh tempo, dengan menyertakan Nota Penjualan rangkap 1

(warna putih) yang diarsipkan sementara oleh bagian Administrasi pada hari

transaksi terjadi. Nota Penjualan rangkap 1 tersebut akan ditukar dengan

Nota Penjualan rangkap 2 yang disimpan pelanggan, sebagai bukti piutang

telah lunas. Kemudian bagian Penjualan akan menyerahkan uang hasil

penagihan atau cek pelanggan kepada bagian Keuangan/Akuntansi dan

bagian Administrasi akan mengupdate data piutang pada Buku Piutang

Pelanggan menjadi “lunas”.

Nota Penjualan rangkap 2 (warna merah) diserahkan kepada bagian

Administrasi bersama dengan cek, bukti biaya, dan uang hasil penjualan/

penagihan. Kemudian Nota Penjualan rangkap 2 dari seluruh salesman

untuk transaksi pada hari itu diarsipkan permanen oleh bagian

Keuangan/Akuntansi. Uang hasil penjualan/penagihan akan disetorkan ke

bank oleh bagian Keuangan/Akuntansi dan Bukti Setor Bank akan

diarsipkan.

5. Prosedur Membuat Laporan Penjualan Harian dan Periodik

Bagian yang terlibat adalah bagian Administrasi, Gudang, dan

Keuangan/Akuntansi.

Bagian Administrasi membuat Rekapitulasi Penjualan Harian per jenis

produk per varian produk per harga jual; bagian Gudang mencatat jumlah

stok barang terakhir setiap harinya pada Kartu Stok Opname Harian;

sedangkan bagian Keuangan/Akuntansi membuat laporan harian seperti

Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Kas dan Laporan Kas Opname

92

Harian. Laporan periodik yang dibuat seperti Laporan Penerimaan dan

Pengeluaran Kas Bulanan serta Laporan Penjualan Bulanan.

3.4 Fungsi Terkait dalam Sistem Berjalan

Fungsi-fungsi yang terlibat dalam sistem penjualan PD. Betiga, yaitu:

a) Bagian Penjualan

Bagian Penjualan terlibat dalam prosedur penjualan yang terdiri atas:

1. Menerima Pesanan Penjualan:

• Menerima pesanan pelanggan yang diterima melalui telepon kantor atau

telepon genggam salesman. Pesanan juga dapat diterima dari pelanggan

yang datang sendiri ke kantor untuk memesan. Pesanan penjualan untuk

pelanggan ritel kemudian ditulis di whiteboard.

• Apabila pelanggan mengajukan kredit, salesman akan mengecek limit

kredit dan status piutang sebelumnya kepada bagian Administrasi. Jika

statusnya belum lunas, salesman akan menagih piutang tersebut. Jika

sudah lunas, salesman akan menentukan persetujuan penjualan kredit.

• Untuk nominal pembelian kredit lebih dari satu juta rupiah, salesman

akan menanyakan permohonan kredit secara lisan kepada Manajer Toko.

Untuk nominal dibawah satu juta rupiah, salesman akan memutuskan

apakah permohonan kredit tersebut diterima atau ditolak.

• Mencatat pesanan penjualan pada Nota Penjualan 2 rangkap.

93

2. Mengirimkan Barang Pesanan Pelanggan:

• Memberitahukan jenis dan kuantitas barang pesanan secara lisan ke

bagian Gudang untuk dimuat di armada salesman, atau menunjukkan

Nota Penjualan yang sudah ditulis oleh salesman.

• Menghitung barang yang dimuat di armada dan mengonfirmasi kuantitas

barang yang dibawa kepada bagian Gudang

• Mengantarkan barang sampai ke tempat pelanggan

• Untuk penjualan kredit, salesman akan memberikan Nota Penjualan

rangkap 2 kepada pelanggan untuk ditukarkan dengan Nota Penjualan

rangkap 1 saat melakukan pembayaran piutang.

• Untuk penjualan tunai, salesman akan memberikan Nota Penjualan

rangkap 1 kepada pelanggan sebagai tanda pesanan lunas dibayar.

3. Mencatat Piutang Pelanggan:

• Menandatangani Nota Penjualan rangkap 1

• Memberikan Nota Penjualan rangkap 1 ke bagian Administrasi sebagai

bukti penjualan kredit dan akan dibawa saat menagih piutang pelanggan.

4. Menerima Pembayaran Penjualan:

• Untuk penjualan tunai, salesman menerima pembayaran penjualan dari

pelanggan atas barang yang telah diantarkan.

• Untuk penjualan kredit, salesman menagih piutang pelanggan yang jatuh

tempo dengan menyertakan Nota Penjualan rangkap 1. Saat menerima

pembaran piutang, salesman menukarkan Nota Penjualan rangkap 1 yang

94

dibawanya dengan Nota Penjualan rangkap 2 yang disimpan pelanggan

sebagai tanda lunas.

• Menyerahkan Nota Penjualan rangkap 2 kepada bagian

Keuangan/Akuntansi beserta uang hasil penjualan/penagihan dan cek dari

pelanggan.

• Memberikan Nota Penjualan rangkap 2, baik untuk penjualan tunai

maupun kredit, ke bagian Administrasi untuk dicocokkan dengan uang

hasil penjualan/penagihan.

• Memberikan bukti biaya kepada bagian Administrasi.

b) Bagian Administrasi

Bagian Administrasi terlibat dalam prosedur penjualan yang terdiri atas:

1. Menerima Pesanan Penjualan:

• Menerima pesanan pelanggan yang diterima melalui telepon kantor.

Pesanan juga dapat diterima dari pelanggan yang datang sendiri ke

kantor. Pesanan penjualan untuk pelanggan ritel kemudian ditulis di

whiteboard.

• Apabila pelanggan mengajukan kredit, bagian Administrasi akan

mengecek limit kredit dan status piutang pelanggan pada Buku Piutang

Pelanggan. Jika statusnya belum lunas, bagian Administrasi akan

meminta salesman untuk menagih piutang yang belum lunas. Jika sudah

lunas, bagian Administrasi akan memberikan pesanan kepada salesman

untuk ditindaklanjuti.

95

• Mencatat pesanan penjualan pada Nota Penjualan 2 rangkap, lalu

memberikannya kepada salesman yang menangani penjualan tersebut.

2. Mencatat Piutang Pelanggan:

• Mencatat piutang pelanggan di Buku Piutang Pelanggan berdasarkan

Nota Penjualan rangkap 1 yang sudah ditandatangani oleh salesman

• Mengarsipkan sementara Nota Penjualan rangkap 1 berdasarkan tanggal

terjadinya transaksi penjualan kredit.


• Mengecek piutang pelanggan yang jatuh tempo pada Buku Piutang

Pelanggan

• Menerima Nota Penjualan rangkap 2 (lembar merah), bukti biaya, cek,

dan uang tunai hasil penjualan/penagihan dari salesman

• Membuat rincian penjualan per armada per jenis, varian, dan harga jual

barang per satu putaran

• Mencocokkan nominal penjualan kumulatif dari Nota Penjualan rangkap

2 dengan uang hasil penjualan/penagihan dari salesman per satu putaran

• Melihat Buku Keluar Barang dari bagian Gudang untuk mengonfirmasi

apakah kuantitas barang yang keluar dari gudang dan dimuat di armada

sudah sesuai dengan Nota Penjualan rangkap 2 yang diserahkan oleh

salesman

• Memperbaharui data piutang pelanggan pada Buku Piutang Pelanggan

jika piutang pelanggan tersebut telah dilunasi

• Menyerahkan uang hasil penjualan kepada bagian Keuangan/Akuntansi

96

4. Membuat Laporan Penjualan Harian dan Periodik:

Membuat Rekapitulasi Penjualan Harian per jenis produk, varian produk,

dan harga jual produk untuk semua armada

c) Bagian Keuangan/Akuntansi

Bagian Keuangan/Akuntansi terlibat dalam prosedur penjualan yang terdiri atas:


• Menerima uang hasil penjualan/penagihan dari bagian Administrasi

• Menerima bukti biaya harian dan cek pelanggan dari bagian Administrasi

• Mencairkan cek pelunasan tagihan dari pelanggan


• Menerima Rekapitulasi Penjualan Harian dari bagian Administrasi,

beserta Nota Penjualan rangkap 2 untuk semua armada

• Membuat Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Kas berdasarkan

Rekapitulasi Penjualan Harian

• Membuat Laporan Kas Opname Harian

• Mencocokkan saldo kas pada Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Kas,

dengan Laporan Kas Opname Harian

• Menyetorkan uang hasil penjualan/penagihan ke bank

• Mengarsipkan Nota Penjualan rangkap 2 dan bukti-bukti biaya (seperti

karcis parkir dan nota pembelian bensin) untuk semua armada

berdasarkan tanggal

• Mengarsipkan Bukti Setor Bank berdasarkan tanggal

97

• Mengarsipkan Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Kas, Laporan Kas

Opname Harian, dan Rekapitulasi Penjualan Harian berdasarkan tanggal

• Membuat laporan periodik, yaitu Laporan Penerimaan dan Pengeluaran

Kas Bulanan serta Laporan Penjualan Bulanan

d) Bagian Gudang

Bagian Gudang terlibat dalam prosedur penjualan yang terdiri atas:

1. Mengirimkan Barang Pesanan Pelanggan:

• Mengeluarkan barang sesuai jenis dan varian produk, serta kuantitas yang

diminta salesman berdasarkan pesanan pelanggan

• Memuat barang dari gudang ke armada salesman

• Menghitung total barang yang dimuat di armada dan mencatatat

pengeluaran barang per armada ke Buku Keluar Barang


• Melakukan stok opname barang harian dengan mencocokkan jumlah stok

barang awal dikurangi stok barang akhir, dengan jumlah barang terjual

pada Rekapitulasi Penjualan Harian yang dibuat bagian Administrasi

• Mencatat jumlah stok akhir barang pada Kartu Stok Opname Harian

98

3.5 Dokumen Terkait dalam Sistem Berjalan

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan PD. Betiga yaitu:

a) Nota Penjualan (NP)

NP berisi jenis, varian, kuantitas, dan harga barang yang dijual. Secara

keseluruhan, NP dijadikan sebagai bukti atas aktivitas salesman dalam menjual

barang kepada pelanggan. NP terdiri dari 2 rangkap, rangkap 1 berwarna putih

dan rangkap 2 berwarna merah. Dokumen ini dibuat oleh bagian Administrasi

untuk penjualan eceran atau bagian Penjualan (retail salesman) untuk penjualan

ritel. Keduanya dapat digunakan untuk penjualan tunai maupun kredit dan

menggunakan NP yang sama bentuknya.

Untuk penjualan tunai, NP rangkap 1 yang ditulis oleh bagian

Administrasi atau salesman diserahkan kepada pelanggan sebagai bukti

pembayaran telah dilunasi dan rangkap 2 diarsipkan sementara oleh salesman,

diberikan kepada bagian Administrasi untuk dicocokkan dengan uang hasil

penjualan, kemudian diarsipkan permanen oleh bagian Keuangan/Akuntansi.

Sedangkan untuk penjualan kredit, NP rangkap 1 yang ditulis oleh bagian

Administrasi atau salesman dan ditandatangani oleh salesman yang memberikan

kredit, kemudian diserahkan kepada bagian Administrasi untuk pencatatan

piutang di Buku Piutang Pelanggan. Rangkap 2 disimpan pelanggan sebagai

bukti saat melakukan pelunasan tagihan nantinya. Ketika penagihan dilakukan,

NP rangkap 2 ditukar oleh salesman dengan rangkap 1 dan diberikan kepada

pelanggan sebagai bukti lunas. NP dapat dilihat pada gambar 3.4 dibawah ini.

99

NOTA PENJUALAN

b e t i g a Klaten, _______________________

Jl. Prenjak ‐ Kampung Baru Klaten 57414 UntukTelp. (0272) 32 90 90 Bapak/Ibu/Toko ________________Telp. (0272) 32 61 61 Jalan __________________________Telp. (0272) 3100222 Telepon _______________________

KETERANGAN QTY HARGAElpiji isi 12 KgTabung Elpiji 12 KgElpiji isi 3 KgTabung Elpiji 3 KgAqua 19 Lt/GalonJaminan Galon AquaAqua 240 mlAqua 330 mlAqua 600 mlAqua 1500 mlAqua Mizone

*Pengaduan/Pelayanan kami tidak memuaskan hubungi telp. # 0811293663

Gambar 3.4 Nota Penjualan (NP) PD. Betiga Sumber: PD. Betiga (2009)

b) Buku Keluar Barang (BKB)

BKB berisi rincian pengeluaran barang dari gudang untuk setiap armada per

harinya. BKB berfungsi sebagai bukti atas aktivitas penjualan barang harian per

armada dan per item barang yang dijual. BKB dibuat oleh bagian Gudang,

berdasarkan jenis dan kuantitas barang pesanan yang diberitahukan secara lisan

oleh bagian Penjualan (direct/retail salesman) untuk selanjutnya dimuat di

armada. BKB dapat dilihat pada gambar 3.5 dibawah ini.

BUKU KELUAR BARANG (BKK)

Tanggal Nama Armada SalesmanLPG 12kg LPG 3kg A 19lt A 240ml A 330ml A 600ml A 1500ml A Mizone

contoh:21/01/09 Box Amin & Dodo 5 10 15 20 5 5

L300‐A Hari & Anto 10 50

Item yang Dimuat

Gambar 3.5 Buku Keluar Barang (BKB) PD. Betiga Sumber: PD. Betiga (2009)

100

c) Bukti Biaya (BB)

BB berisi rincian biaya yang dikeluarkan per armada penjualan. BB berfungsi

sebagai alat pengendalian untuk aktivitas pengeluaran kas salesman. BB ini

dicatat oleh bagian Keuangan dalam LPPKH, sehingga saldo kas harian dapat

dihitung dengan akurat. BB dibuat oleh bagian Penjualan setelah penjualan

selesai setiap harinya. BB dapat dilihat pada gambar 3.6 dibawah ini.

BUKTI BIAYA

Tanggal :Armada :

Rp.

contoh:1 Bensin 100,0002 Parkir 3,000

Pos BiayaNo

Gambar 3.6 Bukti Biaya (BB) PD. Betiga Sumber: PD. Betiga (2009)

d) Kartu Stok Opname Harian (KSOH)

KSOH berisi jumlah stok barang awal dan akhir harian per jenis produk per

varian produk. KSOH berfungsi sebagai alat pengendalian untuk aktivitas

pemasukan dan pengeluaran barang dari gudang, sehingga dapat menghindarkan

perusahaan dari risiko kehilangan persediaan yang tidak terdeteksi. KSOH dibuat

oleh bagian Gudang setiap harinya setelah penjualan hari itu selesai. KSOH

dapat dilihat pada gambar 3.7 dibawah ini.

101

KARTU STOK OPNAME HARIAN

Tanggal Varian Produk Satuan Stok Awal Stok Akhir

contoh:21/01/09 LPG 12kg isi tabung 154 120

LPG 12kg kosong tabung 50 75LPG 3kg isi tabung 180 105LPG 3kg kosong tabung 108 50A 19lt isi botol 135 354A 19lt isi kosong botol 865 630A 240ml dus 400 230A 330ml dus 140 88A 600ml dus 60 150A 1500ml dus 54 147A Mizone dus 43 165

Gambar 3.7 Kartu Stok Opname Harian (KSOH) PD. Betiga Sumber: PD. Betiga (2009)

e) Buku Piutang Pelanggan (BPP)

BPP berisi jenis, kuantitas dan harga barang, serta jumlah keseluruhan piutang

per pelanggan. BPP berfungsi sebagai alat pengendalian untuk aktivitas

penjualan kredit perusahaan, sehingga dapat menghindarkan perusahaan dari

risiko piutang pelanggan yang tidak tertagih. BPP dibuat oleh bagian

Administrasi, setelah menerima Nota Penjualan rangkap 1 yang sudah

ditandatangani salesman pada hari ketika transaksi terjadi. Ketika jatuh tempo

dan piutang sudah dilunasi, piutang pelanggan tersebut akan di-update statusnya

menjadi “lunas”. BPP dapat dilihat pada gambar 3.8 dibawah ini.

BUKU PIUTANG

Tanggal Nama Pelanggan Jumlah Tabung Tabung Jaminan Isi Isi Aqua Aqua Aqua Aqua Aqua Aqua StatusLPG 12 kg LPG 3 kg Botol LPG 12 kg LPG 3 kg 19 lt 240 ml 300 ml 600 ml 1500 ml Mizone

contoh:6/12/2008 SRIYONO 484,500 5/365000 9/90000 1/29500 lunas9/12/2008 Pelunasan SRIYONO (484,500)

22/12/2008 YONA 141,500 1/74000 5/6750023/12/2008 Pelunasan YONA (141,500)

Gambar 3.8 Buku Piutang Pelanggan (BPP) PD. Betiga Sumber: PD. Betiga (2009)

102

f) Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Kas Harian (LPPKH)

LPPKH berisi rincian penerimaan dan pengeluaran kas harian, dimana selisih

antara penerimaan dan pengeluaran kas tersebut menjadi saldo kas harian.

LPPKH berfungsi sebagai alat pengendalian untuk dicocokkan dengan saldo kas

fisik yang tercatat pada Laporan Kas Opname Harian, sehingga dapat

menghindarkan perusahaan dari risiko kehilangan akibat penggelapan kas.

LPPKH dibuat oleh bagian Keuangan/Akuntansi setiap harinya, setelah

penjualan hari itu selesai. LPPKH dapat dilihat pada gambar 3.9 dibawah ini.

103

Tanggal ……………………………….

(contoh)

Saldo Tanggal 25 September 2008 168,820

PENERIMAAN KAS

Penjualan LPG 12kg (D = 15) 1,140,000

Penjualan LPG 12kg (R = 30) 2,201,000

Penjualan LPG 3kg (D = 0) ‐

Penjualan LPG 3kg (R = 239) 3,240,000

Penjualan Aqua 19lt (D = 581) 5,822,000

Penjualan Aqua 19lt (R = 213) 2,016,500

Penjualan Tabung LPG 3kg (3) 510,000

Jaminan Botol Aqua 19lt (24) 797,000

Penjualan Aqua 240ml (500) 7,910,000

Penjualan Aqua 330ml (10) 219,000



Penjualan Aqua Mizone (189) 5,068,000

Setoran Modal 20,720,000

Titipan Koperasi Karyawan 1,761,500

PENGELUARAN KAS

Pengembalian Modal 33,700,000

Biaya BBM Motor Grand 20,000

Biaya BBM L300 A & B 220,000

Isi Botol Aqua 19lt 1,080,750

Isi LPG 12kg PKP‐RI (100) 6,900,000

Isi LPG 3kg PKP‐RI (200) 2,540,000

Isi LPG 3kg Rama‐Sinta (213) 2,694,450

SPS Aqua 240ml (251) 3,703,800

Pelunasan Utang BSR 10,720,000

Tip Sopir PT. Tirta Investama 15,000

THR 2008 Sopir PT. Tirta Investama 150,000

Uang Makan Karyawan 95,000

Biaya Rumah Tangga 18,000

Potongan Penjualan 10,200

Biaya Parkir 4,000

Saldo Tanggal 26 September 2008 587,120

62,458,320 62,458,320

LAPORAN PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KASPD. BETIGA

Gambar 3.9 Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Kas Harian (LPPKH) PD. Betiga Sumber: PD. Betiga (2009)

104

g) Laporan Kas Opname Harian (LKOH)

LKOH berisi rincian saldo kas fisik per tanggal tertentu, terdiri dari jumlah

lembar uang kertas dan jumlah keping uang logam pada kas. Dokumen ini

berfungsi sebagai alat pengendalian untuk dicocokkan dengan saldo kas harian

yang tercatat pada Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Kas Harian, sehingga

dapat menghindarkan perusahaan dari risiko kehilangan kas akibat penggelapan.

Dokumen ini dibuat oleh bagian Keuangan/Akuntansi setiap harinya, setelah

penjualan hari itu selesai. LKOH dapat dilihat pada gambar 3.10 dibawah ini.

105

per tanggal : ………………………………………

A. SALDO FISIK

1. UANG KERTAS

1.1 Pecahan 100.000 = …………….. lembar = Rp ………………………………






Sub Jumlah Bagian (1) = Rp ………………………………

2. UANG LOGAM

2.1 Pecahan 1.000 = …………….. keping = Rp ………………………………

2.2 Pecahan 500 = …………….. keping = Rp ………………………………




Sub Jumlah Bagian (2) = Rp ………………………………

3. KAS BON

Tanggal Atas Nama Keterangan Jumlah

3.1

3.2

3.3

= Rp ………………………………

= Rp ………………………………

B. SALDO BUKU KAS

Saldo kas per tanggal : ………………………………… = Rp ………………………………

Selisih = Rp ………………………………

Catatan:

Selisih tersebut karena ……………………………………

Klaten, ……………………………..

Jumlah Bagian (1, 2, 3)

Sub Jumlah Bagian (3)

Manajer,

( )

Bagian Keuangan/Akuntansi,

( )

LAPORAN KAS OPNAME HARIAN

PD. BETIGA

Gambar 3.10 Laporan Kas Opname Harian (LKOH) PD. Betiga Sumber: PD. Betiga (2009)

106

h) Rekapitulasi Penjualan Harian (RPH)

RPH berisi rincian penjualan per jenis produk per varian produk per harga jual.

Dokumen ini berfungsi sebagai summary atas penjualan hari itu, didapatkan dari

Nota Penjualan rangkap 2. Dokumen ini dibuat oleh bagian Administrasi setiap

harinya, setelah penjualan hari itu selesai. RPH dapat dilihat pada gambar 3.11

dibawah ini.

107

REKAP PENJUALAN tanggal 22/01/09………………

contoh:Varian Produk Varian Harga JumlahLPG 12kg : 73,000 = 24 + 5 + 8 = 37

74,000 = 10 + 10 = 20

75,000 = 7 + 9 + 30 = 46

76,000 = 14 + 10 = 24

LPG 3kg : 12,500 = 35 + 25 + 9 + 75 = 144

12,750 = 26 + 8 = 34

13,000 = 11 + 6 + 5 = 22

13,500 = 4 + 5 + 5 = 14

A 19lt : 8,900 = 0 = 0

9,000 = 150 + 77 + 89 = 316

9,300 = 117 + 64 + 58 + 13 = 252

9,500 = 125 + 48 + 99 + 25 = 297

10,000 = 8 + 8 + 5 + 4 = 25

11,000 = 5 + 12 = 17

A 240ml : 16,000 = 0 = 0

16,100 = 40 + 68 = 108

16,300 = 20 + 33 + 15 + 30 = 98

16,500 = 14 + 14 = 28

17,000 = 3 + 7 = 10

A 330ml : 22,500 = 0 = 0

24,000 = 4 + 12 = 16

A 600ml : 28,600 = 25 + 28 + 5 = 58

28,500 = 17 + 9 + 30 = 56

28,850 = 45 + 50 = 95

29,000 = 11 + 9 = 20

30,000 = 0 = 0

A 1500ml : 28,000 = 20 + 25 + 18 = 63

28,250 = 15 + 10 + 7 = 32

28,500 = 10 + 4 + 15 = 29

29,000 = 0 = 0

A Mizone: 26,500 = 0 = 0

26,650 = 50 + 22 + 18 = 90

27,000 = 15 + 4 = 19

28,000 = 5 + 5 = 10

124

119

127

214

907

244

16

229

Gambar 3.11 Rekapitulasi Penjualan Harian (RPH) PD. Betiga Sumber: PD. Betiga (2009)

107

3.6 Flowchart Diagram Sistem Berjalan

Gambar 3.12 Flowchart Prosedur Menerima Pesanan Penjualan

107

Gambar 3.13 Flowchart Prosedur Mengirimkan Barang Pesanan Pelanggan

107

Gambar 3.14 Flowchart Prosedur Mencatat Piutang Pelanggan

108

Bagian Penjualan (salesman)

5

2Nota

Penjualan

Memberikanbukti biaya ke

bag Admin

Menerimapembayaran

penjualandari

pelanggan

Bersama uang hasilpenjualan/penagihandan cek

Menagihpiutang

penjualanyang

jatuh tempo

1Nota

Penjualan

MenukarNP rangkap 1

danganNP rangkap 2yang disimpan

pelanggan

MemberikanNP rangkap 2ke bag Admin

untuk dicocokkandengan uang hasil

penjualan/ penagihan

Menerimapembayaranpiutang daripelanggan

Ke Pelanggan

9

1

2Nota

Penjualan

Bukti Biaya

2Nota

Penjualan

Bersama NP(2) daripelanggan dan cek

10

Bagian Administrasi


Mencocokkannominal penjualan

kumulatif dariNP rangkap 2

dengan uang hasilpenjualan/penagihan

satu putaran

Mencocokkankuantitas penjualan

kumulatif dariNP rangkap 2

dengan kuantitasbarang pada

BKB

Menyerahkanuang hasilpenjualan/penagihan

ke bagKeu/Akun

Membuat rincianpenjualan

per armadaper jenis, varian,dan harga jual

barang

BukuKeluarBarang

6

Mengupdatedata piutangpelanggan

lunaspada BPP

8

BukuKeluarBarang

11

D

13

Bukti Biaya

2Nota

Penjualan

Bukti Biaya

2Nota

Penjualan

BukuPiutang

Pelanggan

BukuPiutang

Pelanggan

BukuPiutang

Pelanggan


10

12

Menerimauang hasilpenjualan/penagihandari bagAdmin


Bukti Biaya

Mencairkancek

pelunasantagihan

14

Bagian Keuangan/Akuntansi

Mencatatpenerimaan

kas hasilpencairan cek

Bukti Biaya

CatatanPenerimaan

Kas

12

Gambar 3.15 Flowchart Prosedur Menerima Pembayaran Penjualan

109

Gambar 3.16 Prosedur Membuat Laporan Penjualan Harian dan Periodik

113

3.7 Analisis Permasalahan pada Sistem Berjalan dan Rekomendasi Perbaikan

untuk Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Piutang Dagang, dan

Penerimaan Kas

Berikut ini adalah masalah-masalah yang ditemukan dan usulan perbaikan untuk

sistem penjualan, piutang dagang, dan penerimaan kas berjalan pada PD. Betiga:

1. Tidak tersedianya ringkasan (summary) informasi secara real-time dan

tidak mudahnya akses data histori yang berkaitan dengan aktivitas

penjualan, piutang dagang, dan penerimaan kas, sehingga memperlambat

karyawan operasional dan manajemen dalam mengambil keputusan.

Perusahaan menerapkan sistem nonkomputerisasi untuk pencatatan data

dan informasi yang berkaitan dengan aktivitas penjualan, piutang dagang, dan

penerimaan kas setiap harinya. Untuk mendapatkan informasi tertentu, seperti

produk mana yang paling banyak terjual dalam satu minggu terakhir dan daerah

distribusi mana yang penjualan LPG-nya paling banyak pada bulan ini, karyawan

dan manajemen perusahaan harus membuka kembali dokumen-dokumen yang

lalu seperti Nota Penjualan atau Rekapitulasi Penjualan Harian yang telah

diarsipkan oleh bagian Keuangan/Akuntansi.

Salah satu tujuan siklus pendapatan menurut Romney dan Steinbart

(2005, p5) adalah menambah nilai kompetitif perusahaan dimata pihak-pihak

yang berkepentingan (stakeholders). Agar tercapai tujuan ini, manajemen harus

mengawasi dan mengevaluasi efisiensi dan efektivitas proses siklus pendapatan.

Hal ini membutuhkan akses yang mudah terhadap informasi yang berkaitan

dengan siklus pendapatan. Selain itu, informasi yang disajikan harus aktual,

andal, akurat, dan disesuaikan (customized) dengan kebutuhan pengguna.

114

Dari penjelasan diatas dapat dilihat bahwa terdapat kesulitan untuk

mengakses informasi yang berkaitan dengan aktivitas siklus pendapatan ini

secara real-time. Tidak sulit memang untuk bagian Keuangan/Akuntansi untuk

melihat kembali dokumen-dokumen yang telah mereka arsipkan. Namun tidak

sama halnya dengan manajemen dan karyawan bagian lain dimana mereka

memerlukan informasi dengan cepat dan sifatnya berupa ringkasan (summary).

Penyebabnya adalah tidak ditempatkannya informasi yang dibutuhkan tersebut

dalam “satu wadah” yang mudah diakses. Lamanya waktu untuk memperoleh

informasi ini dapat menyebabkan terlambatnya keputusan yang diambil, padahal

kunci dari kesuksesan usaha distribusi adalah kecepatan pelayanan kepada

pelanggan (Sopiah dan Syihabudhin, 2008, p9).

Masalah ini dapat berakibat mengurangi kinerja operasional perusahaan

dan perusahaan dapat kehilangan kepercayaan oleh pelanggan. Data penjualan

yang tidak terkomputerisasi juga meningkatkan resiko kehilangan data akibat

tidak dikembalikannya lagi dokumen ke tempat semula setelah dilihat dan tidak

terawatnya kertas-kertas dokumen yang diarsipkan. Laporan penjualan dan

laporan keuangan periodik juga terlambat dihasilkan karena data penjualan

harian harus diinput satu per satu dahulu ke dalam komputer agar dapat diolah.

Rekomendasi untuk masalah ini adalah perusahaan membuat sistem

terkomputerisasi atas aktivitas penjualan yang dilakukan, sehingga kebutuhan

akan akses yang mudah terhadap informasi penjualan dapat terpenuhi. Penerapan

aplikasi penjualan terpadu diharapkan dapat memperlancar arus informasi yang

berkaitan dengan penjualan. Selain itu dampak positif lainnya adalah

mempercepat pelayanan kepada pelanggan dan meningkatkan pengendalian

115

internal perusahaan. Aktivitas penjualan akan dicatat pada komputer, sehingga

pencarian informasi terkait penjualan tidak sesulit ketika seluruh penjualan

dicatat secara manual. Pencarian ringkasan informasi akan lebih efisien dengan

dukungan database komputer yang terpusat dan fitur customized report, misalnya

penyajian laporan penjualan yang disortir berdasarkan pelanggan, varian barang,

atau daerah distribusi. Sedangkan fitur jendela pencarian akan memudahkan

karyawan operasional dalam mencari data histori aktivitas penjualan, sehingga

data lebih cepat didapat.

2. Adanya pesanan penjualan ganda, pesanan penjualan yang hilang, dan

pesanan penjualan yang salah.

Untuk mempercepat pelayanan terhadap pelanggan, perusahaan

menerapkan prosedur penjualan yang tidak membutuhkan dokumen Pesanan

Pembelian dari pelanggan. Pelanggan cukup menelepon saja ke kantor atau

langsung ke salesman untuk memesan barang yang mereka butuhkan. Pesanan

ritel akan ditulis dulu di whiteboard untuk dapat dilihat retail salesman,

sedangkan pesanan eceran akan langsung ditangani oleh direct salesman.

Beberapa kali terjadi pesanan penjualan ganda akibat kurangnya koordinasi antar

salesman. Data pesanan penjualan juga pernah hilang akibat data yang ditulis di

whiteboard terhapus dan tidak ada back-up untuk data pesanan penjualan yang

sudah atau belum diantarkan. Pesanan penjualan yang salah, seperti barang,

jumlah, atau alamat pengiriman yang salah juga pernah terjadi akibat penerimaan

pesanan secara lisan via telepon.

116

Di dalam siklus pendapatan, Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang

didesain dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk

memastikan tercapainya beberapa tujuan. Tujuan-tujuan yang dimaksud antara

lain semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar, semua transaksi yang

dicatat valid, dan semua transaksi dicatat dengan akurat (Romney dan Steinbart,

2005, pp30-32). Tujuan ini dapat dicapai dengan adanya pemeriksaan terhadap

validitas transaksi, termasuk pencatatan manual, sehingga menciptakan

pengendalian internal yang memadai.

Pesanan penjualan ganda, pesanan penjualan yang hilang, maupun

pesanan penjualan yang salah dapat terjadi akibat pesanan secara lisan via

telepon tidak dikonfirmasi lagi kepada pelanggan. Keterbatasan data mengenai

alamat dan nomor telepon pelanggan juga menjadi salah satu penyebab mengapa

tidak dilakukan konfirmasi ulang atas pesanan pelanggan. Penyebab lainnya

adalah perusahaan berkomitmen tinggi terhadap kepuasan pelanggan dengan

mengantarkan barang kepada pelanggan dalam waktu singkat. Namun apabila

terjadi pesanan penjualan ganda, pesanan penjualan hilang, atau pesanan

penjualan yang salah tentu akan merugikan perusahaan. Pesanan penjualan ganda

akan mengakibatkan inefisiensi dalam biaya operasional perusahaan karena akan

ada dua armada penjualan atau lebih yang mengantarkan pesanan yang sama.

Sedangkan pesanan penjualan yang hilang atau salah akan menimbulkan persepsi

negatif di mata pelanggan dan berpengaruh terhadap penjualan di masa yang

akan datang.

Rekomendasi atas masalah ini adalah perusahaan melakukan konfirmasi

untuk pesanan penjualan yang dilakukan lisan via telepon. Perusahaan juga dapat

117

menerapkan SIA yang dilengkapi dengan fitur checklist pesanan penjualan untuk

memperlancar koordinasi pengantaran barang oleh salesman, sehingga setiap

pesanan penjualan dapat ditangani oleh satu armada salesman dan tidak ada lagi

pesanan penjualan ganda. SIA dapat meminimalisir resiko kehilangan pesanan

penjualan dengan adanya fitur histori pada pesanan penjualan, baik yang sudah

atau belum diantarkan. SIA yang terpadu antarbagian perusahaan juga dapat

mendeteksi atau memperbaiki kesalahan yang mungkin terjadi sebelum barang

diantarkan, dengan mencocokkan antara pesanan penjualan dengan Buku Keluar

Barang pada gudang, sehingga barang maupun jumlahnya tidak salah saat

diantarkan kepada pelanggan.

3. Adanya tumpang tindih fungsi (double job-description) karyawan

operasional, sehingga memungkinkan terjadinya kecurangan (fraud).

Dalam siklus pendapatan yang berjalan di perusahaan, terdapat karyawan

bagian Keuangan yang merangkap sebagai bagian Akuntansi. Tugas bagian

Keuangan/Akuntansi ini antara lain mengarsipkan Nota Penjualan rangkap 2,

menerima uang hasil penjualan, membuat Laporan Penerimaan dan Pengeluaran

Kas, serta membuat Laporan Kas Opname Harian. Selain itu, sehari-harinya

bagian ini menyetorkan uang hasil penjualan dan penagihan ke bank, serta

mencairkan cek yang diterima dari pelanggan untuk melunasi tagihan. Selain

bagian Keuangan yang merangkap sebagai bagian Akuntansi, di bagian Gudang

juga terdapat perangkapan fungsi yang mengeluarkan barang dan fungsi yang

mencatat pengeluaran barang.

118

Perusahaan memiliki karyawan dengan tugas dan tanggung jawabnya

masing-masing untuk membentuk independensi organisasi dan memperoleh

pengendalian internal yang kuat atas aktivitas perusahaan (Wilkinson et al.,

2000, p234). Pemisahan tugas dan tanggung jawab (segregation of duties)

merupakan bagian dari pengendalian umum sebagai komponen aktivitas

pengendalian. Dengan adanya pengendalian ini, perusahaan bertujuan untuk

memastikan keandalan dan integritas sistem informasi yang memroses informasi

finansial maupun nonfinansial.

Adanya fungsi ganda pada bagian Keuangan/Akuntansi dan bagian

Gudang dikarenakan perusahaan tidak mengalami kendala tertentu akibat

perangkapan fungsi ini dan efisiensi perusahaan tetap terjaga. Dengan

diterapkannya pemisahan fungsi, berarti perusahaan melakukan penambahan

sumber daya manusia dan perombakan prosedur sistem akuntansinya, sehingga

langkah perbaikan dirasakan tidak efektif untuk perusahaan distribusi yang

dituntut serba cepat dalam melayani pelanggan. Namun perangkapan fungsi

bukannya tidak menimbulkan resiko. Fungsi pencatatan dan penyimpanan yang

dijadikan satu ini dapat memperbesar celah karyawan untuk melakukan

penggelapan (lapping). Misalnya pada bagian Keuangan/Akuntansi, uang kas

hasil penjualan harian digunakan untuk keperluan pribadi, bukannya disetorkan

ke bank, sehingga jumlah yang dicatat pada Laporan Kas Opname Harian tidak

sama dengan jumlah kas fisik yang sebenarnya. Sedangkan pada bagian Gudang,

lapping dapat dilakukan dengan melakukan manipulasi jumlah stok barang yang

terjual, bekerja sama dengan salesman atau bahkan pelanggan dalam

menggelapkan persediaan barang.

119

Perusahaan direkomendasikan untuk melakukan pemisahan tanggung

jawab karyawan yang lebih jelas. Aplikasi penjualan yang didalamnya

dilengkapi dengan hak akses sangat disarankan, terutama untuk bagian

Keuangan/Akuntansi. dan bagian Gudang. Dengan diberlakukannya hak akses,

suatu bagian hanya dapat mengakses data dan informasi yang berkaitan dengan

bagian itu saja, sehingga dapat memperkecil resiko manipulasi data yang berada

diluar tanggung jawabnya. Bagian Keuangan/Akuntansi dapat dipisahkan,

dengan merekrut karyawan baru atau memaksimalkan kemampuan karyawan

yang sudah ada. Karyawan yang lama ditugaskan sebagai bagian Akuntansi saja,

dan karyawan yang baru ditunjuk akan bekerja sebagai bagian Keuangan. Atau

dapat berlaku sebaliknya. Jika perusahaan tidak ingin merekrut karyawan baru

dengan alasan efisiensi, karyawan bagian Administrasi dapat dijadikan bagian

Akuntansi karena selama ini pekerjaan yang dilakukannya memiliki keterkaitan

dengan pekerjaan yang dilakukan bagian Akuntansi pada umumnya, yaitu

membuat laporan berdasarkan bukti transaksi. Bagian Gudang dapat diperluas

menjadi bagian Penerimaan/Pengeluaran Barang dan bagian Pencatat Persediaan.

Hal ini dapat dilakukan dengan merekrut karyawan baru karena dari segi

kuantitas bagian Gudang yang ada saat ini dirasa belum memadai dalam

mendukung operasional perusahaan. Sehingga karyawan baru dapat

memaksimalkan kinerja bagian Gudang, meningkatkan pengendalian internal

atas persediaan barang, dan memperkecil resiko kecurangan karyawan.

120

4. Pencatatan penjualan kredit menggunakan Nota Penjualan yang digunakan

juga untuk mencatat penjualan tunai, serta masalah otorisasi penjualan

kredit yang terlalu mudah.

Salesman menyimpan Nota Penjualan rangkap 2 (warna merah) untuk

setiap transaksi penjualan tunai, sedangkan rangkap 1 (warna putih) diserahkan

kepada pelanggan sebagai bukti pelunasan pembayaran. Sedangkan untuk

transaksi penjualan kredit, Nota Penjualan rangkap 2 (warna merah) disimpan

pelanggan sebagai bukti transaksi dan salesman menandatangani Nota Penjualan

rangkap 1 (warna putih) yang diarsipkan sementara untuk menagih pelanggan

saat jatuh tempo. Saat dilakukan rekapitulasi penjualan harian oleh bagian

Administrasi, sering terjadi kesalahan dalam mengidentifikasi penjualan tunai

maupun kredit akibat penggunaan lembaran Nota Penjualan yang berwarna sama.

Penjualan kredit juga terlalu mudah diotorisasi oleh salesman. Salesman

seringkali menyetujui permohonan penjualan kredit on the spot saat mendatangi

toko pelanggan, tanpa mempertimbangkan kredibilitas pelanggan. Salesman yang

menangani penjualan kredit cukup menandatangani Nota Penjualan lembar putih

sebagai bukti sahnya penjualan kredit.

Salah satu tahap dalam pencatatan pesanan penjualan adalah menyetujui

kredit pelanggan. Menurut Romney dan Steinbart (2005, pp11-12), penjualan

kredit harus disetujui oleh manajer penjualan sebelum diproses, dengan

memperhatikan batas kredit (saldo kredit maksimum yang diizinkan) untuk setiap

pelanggan berdasarkan histori catatan kredit pelanggan dan kemampuannya

untuk melunasi utang tepat waktu. Otorisasi khusus untuk menyetujui kredit

121

diperlukan bagi pelanggan baru, pelanggan yang pesanannya melebihi batas

kredit, atau pelanggan yang belum membayar saldo lewat jatuh tempo.

Penyebab atas timbulnya masalah ini dikarenakan tuntutan pelayanan

pelanggan yang serba cepat dan tepat, menyebabkan salesman acapkali tertukar

antara Nota Penjualan lembar merah dan putih saat melakukan penjualan kredit.

Seharusnya yang diserahkan kepada pelanggan adalah yang berwarna merah.

Tetapi kenyataannya banyak terjadi kasus di lapangan bahwa pelanggan

melakukan penjualan tunai dan penjualan kredit sekaligus dalam satu hari

transaksi, sehingga menyebabkan pencatatan penjualan dijadikan satu dan bukti

piutang yang diserahkan salesman kepada bagian Administrasi menjadi tidak

sah. Selain itu, otorisasi kredit yang dilakukan sembarangan dapat

mengakibatkan terjadinya piutang pada pelanggan yang kredibilitasnya buruk,

sehingga menyulitkan dalam penagihan dan menyebabkan lambatnya perputaran

uang kas perusahaan.

Perusahaan direkomendasikan untuk memisahkan buku Nota Penjualan

Tunai dengan Nota Penjualan Kredit, serta menerapkan prosedur otorisasi baru

untuk pemberian piutang pelanggan. Hal ini untuk menghindari lagi kesalahan

saat dilakukan rekapitulasi penjualan harian oleh bagian Administrasi, sebab

kesalahan saat rekapitulasi mengakibatkan proses siklus pendapatan menjadi

tidak efisien. Baik Nota Penjualan Tunai maupun Nota Penjualan Kredit yang

dibuat tersebut harus bernomor urut tercetak (prenumbered) agar mudah saat

diarsipkan. Untuk Nota Penjualan Kredit dapat dibuat 3 rangkap, yaitu lembar

berwarna putih, merah, dan kuning; lembar putih untuk diarsipkan sementara di

Buku Piutang, lembar merah untuk pembukuan penjualan, dan lembar kuning

122

untuk diberikan kepada pelanggan sebagai tanda terima yang akan dicocokkan

pada saat penagihan. Pembaharuan prosedur otorisasi kredit juga

direkomendasikan. Untuk permohonan kredit pelanggan tertentu, misalnya kredit

diatas satu juta rupiah, kredit tidak dapat disetujui jika belum ada otorisasi dari

Manajer Toko. Diusulkan bahwa pelanggan yang diberikan kredit adalah

pelanggan ritel yang sudah melakukan transaksi tunai minimal 3 (tiga) kali dan

tidak ada masalah dalam melunasi utangnya. Sehingga diharapkan pelanggan

yang diberikan kredit adalah pelanggan terpilih yang memiliki kredibilitas baik

dan mampu untuk membayar utangnya tepat waktu.

5. Masalah penagihan piutang pelanggan yang tidak tepat waktu oleh

salesman dan kurangnya kontrol terhadap Buku Piutang Pelanggan.

Pada transaksi penjualan kredit yang berjalan di perusahaan, Nota

Penjualan lembar merah disimpan pelanggan sebagai bukti utang, sedangkan

lembar putihnya ditandatangani dan diserahkan oleh salesman kepada bagian

Administrasi untuk diarsipkan sementara pada Buku Piutang Pelanggan. Di

lembar putih tidak dicantumkan tanggal jatuh tempo, sehingga bagian

Administrasi harus mengecek Buku Piutang setiap harinya untuk mengingatkan

salesman dalam menagih piutang. Namun seringkali bagian Administrasi lalai

untuk mengecek padahal piutang sudah jatuh tempo. Salesman yang ada di

lapangan dapat menagih pelanggan untuk melunasi utangnya, akan tetapi karena

pada hari itu bagian Administrasi tidak meminta tagihan yang sudah jatuh tempo

kepada salesman, sehingga uang hasil penagihan dapat digunakan salesman

untuk kepentingan pribadi terlebih dahulu.

123

Menagih pelanggan merupakan bagian dari aktivitas penagihan dan

piutang usaha pada siklus pendapatan (Romney dan Steinbart, 2005, pp19-27).

Penagihan membutuhkan informasi dari bagian Penjualan mengenai harga dan

syarat-syarat penjualan, serta informasi dari bagian Pengiriman mengenai jenis

barang dan jumlah yang dikirimkan. Pengendalian yang kuat terhadap

pengelolaan piutang usaha diperlukan untuk menghindari perusahaan dari

kerugian aset perusahaan dan kesalahan data piutang pelanggan.

Karena salesman tidak langsung menyerahkan uang hasil penagihan ke

bagian Keuangan/Akuntansi, ada interval waktu melebihi tenggat pelunasan

utang (batas maksimal 3 hari), padahal pelanggan sudah memenuhi

kewajibannya tepat waktu. Hal ini menimbulkan persepsi manajer toko yang

kurang baik bahwa pelanggan tersebut malas untuk melunasi kewajibannya, dan

dapat berakibat pada resiko kehilangan pelanggan. Kurangnya kontrol terhadap

Buku Piutang Pelanggan juga menyebabkan piutang tidak ditagih tepat waktu

oleh salesman. Seringkali terjadi piutang pelanggan tidak ditagih dalam interval

waktu sampai 7 hari karena piutang tersebut dilakukan oleh pelanggan lama yang

diberi kelonggaran untuk menunda pembayaran. Selain itu, adanya giro mundur

untuk dicairkan keesokan harinya menyebabkan uang tidak dapat segera diterima

perusahaan dalam bentuk kas dan dicatat sebagai piutang hari itu.

Perusahaan direkomendasikan untuk menyimpan dan memelihara data

piutang penjualan pelanggan pada sistem terkomputerisasi. Apabila perusahaan

mempertimbangkan untuk menerapkan aplikasi penjualan, maka perlu

ditambahkan fitur pengingat (reminder) jatuh tempo piutang pelanggan. Fitur ini

berguna untuk mengetahui mana saja piutang pelanggan yang jatuh tempo pada

124

hari itu atau dalam jangka waktu beberapa hari ke depan. Dengan adanya fitur

ini, salesman dapat berinisiatif untuk menagih piutang pelanggan tidak melebihi

batas waktu maksimal pembayaran piutang. Manajer Toko juga dapat

mengontrol penagihan dengan mengonfirmasi pada pelanggan apakah mereka

sudah melakukan pelunasan utang, sehingga tidak ada lagi penggelapan

(lapping) uang hasil penagihan pelanggan yang dilakukan oleh salesman di

lapangan.

6. Masalah Nota Penjualan yang tidak bernomor urut tercetak dan tindak

kecurangan (fraud) yang ditimbulkan.

Pernah ditemukan kecurangan karyawan atas masalah Nota Penjualan

yang selama ini tidak bernomor urut tercetak. Salesman menulis dua buah Nota

Penjualan untuk dua toko; toko yang satu memakai dasar harga jual yang lebih

rendah (wholesaler), sedangkan toko yang lainnya memakai harga jual yang

lebih tinggi (retail). Yang diberikan ke bagian Administrasi hanya lembar merah

untuk toko wholesaler, namun kuantitasnya ditambahkan dari kuantitas toko

retail dan transaksi pada toko retail tersebut dianggap tidak ada. Selisih antara

harga jual wholesaler dengan retail tersebut masuk ke kantong pribadi salesman.

Wilkinson et al. (2000, p 282) mengemukakan bahwa formulir bernomor

urut tercetak (prenumbered form) mutlak diperlukan dalam proses siklus

pendapatan, agar setiap aktivitas yang terlibat di dalamnya dapat dilacak dengan

mudah melalui tahapan audit umum. Formulir bernomor urut tercetak juga

membantu dalam mendeteksi kehilangan data transaksi dan memastikan bahwa

data yang diinput sudah lengkap. Sehingga data yang berhubungan dengan

125

transaksi penjualan dapat dipelihara dengan benar, mendukung aktivitas

operasional dan pengambilan keputusan, serta meningkatkan pengendalian

internal perusahaan.

Kecurangan yang pernah terjadi di perusahaan tersebut disebabkan oleh

adanya Nota Penjualan yang tidak bernomor urut tercetak, sehingga hal ini dapat

memancing dilakukannya tindak kecurangan oleh salesman di lapangan.

Kecurangan ini terjadi karena adanya kesempatan akibat minimnya pengendalian

internal perusahaan. Faktor integritas pribadi salesman juga turut andil dalam

kecurangan yang dilakukannya. Resikonya jika kecurangan tersebut terus

dibiarkan adalah perusahaan dapat kehilangan pendapatan maksimal dari hasil

penjualan barang. Penurunan pendapatan sama artinya dengan penurunan profit

perusahaan.

Untuk mengatasi masalah ini, perusahaan direkomendasikan untuk

melakukan pengecekan transaksi penjualan secara berkala. Pengecekan dapat

dilakukan oleh Manajer Toko dengan mengirimkan laporan pembelian bulanan

kepada pelanggan via pos dan menelpon pelanggan untuk menanyakan tingkat

kepuasan terhadap pelayanan salesman. Pengiriman laporan pembelian bulanan

memang membutuhkan biaya tetapi kecurangan salesman di lapangan dapat

terdeteksi dan aktivitas penjualan berjalan lebih efektif. Selain berguna untuk

mengetahui kebenaran transaksi dan mendeteksi kecurangan yang dilakukan

karyawan seperti kasus yang pernah terjadi, pengecekan ini dapat meningkatkan

hubungan baik yang sudah terjalin antara perusahaan dengan pelanggan.

Rekomendasi lain tentu saja dibuatkannya Nota Penjualan bernomor urut

tercetak (prenumbered form). Tujuannya adalah menghindari pembuatan

126

transaksi penjualan fiktif yang tidak dilaporkan ke perusahaan. Selain itu juga

dapat memperbaiki dokumentasi bukti transaksi penjualan dan meningkatkan

pengendalian internal perusahaan.

7. Perpanjangan waktu operasional harian perusahaan akibat lamanya waktu

yang dibutuhkan karyawan untuk membuat laporan-laporan yang

berkaitan dengan aktivitas penjualan, piutang dagang, dan penerimaan kas.

Aktivitas operasional penjualan pada PD. Betiga dilakukan setiap hari

Senin hingga Sabtu. Secara resmi aktivitas penjualan berlangsung pada pukul

08.00-18.00. Namun pada prakteknya dapat berlangsung hingga pukul 20.00.

Para salesman yang sudah masuk kembali ke kantor setelah mengantarkan

pesanan pelanggan, harus menunggu bagian Administrasi, bagian Gudang dan

bagian Keuangan/Akuntansi untuk melakukan rekapitulasi penjualan hari itu,

sampai didapatkan kesesuaian antardokumen yang dihasilkan tiap bagian.

Kesesuaian tersebut tercermin pada Rekapitulasi Penjualan Harian (RPH) yang

dibuat bagian Administrasi, Kartu Stok Opname Harian (KSOH) yang dibuat

bagian Gudang, Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Kas Harian (LPPKH)

serta Laporan Kas Opname Harian (LKOH) yang dibuat bagian

Keuangan/Akuntansi.

Semua proses bisnis yang dilakukan pada sebuah perusahaan harus

dilakukan dalam durasi jam kerja operasional resmi. Pekerjaan yang dilakukan

oleh setiap karyawan yang terlibat dalam kegiatan operasional perusahaan harus

diselesaikan tepat waktu setiap harinya. Hal ini menghindarkan perusahaan dari

127

kewajiban membayar kompensasi karyawan berupa biaya lembur dan proses

bisnis diharapkan berjalan dengan efisien.

Aktivitas operasional perusahaan yang berlangsung 2 (dua) jam lebih

lama dari jam kerja operasional resmi perusahaan mencerminkan bahwa prosedur

penjualan perusahaan belum berjalan efisien. Bagian Keuangan/Akuntansi

kesulitan untuk menghitung dengan akurat penerimaan kas hasil penjualan pada

LPPKH, meskipun LPPKH mengacu pada RPH yang dibuat bagian Administrasi

dan KSOH yang dibuat bagian Gudang. Data-data terkait aktivitas penjualan

belum terintegrasi, sehingga tidak sinkron satu sama lain. Akibat tidak

terintegrasinya data-data tersebut, sering terjadi kesalahan antara angka dari bukti

transaksi atau dokumen pendukung dengan laporan yang dihasilkan, sehingga

laporan-laporan harian terlambat dihasilkan dan perusahaan harus

memperpanjang jam operasional. Kehilangan Nota Penjualan valid yang belum

direkapitulasi namun kas sudah diterima ataupun sebaliknya, menyebabkan

ketidaksesuaian laporan-laporan yang dihasilkan. Akibatnya dibutuhkan waktu

yang lama untuk kembali melihat bukti transaksi atau dokumen pendukung,

dalam hal ini misalnya Nota Penjualan yang jumlahnya ratusan, kemudian

meneliti laporan yang telah dibuat masing-masing bagian.

Resiko dari perpanjangan waktu operasional harian perusahaan ini adalah

biaya lembur karyawan pada akhir bulan membengkak. Jika biaya lembur per

harinya Rp 10.000,- dan jumlah karyawan yang bekerja di perusahaan ini 25

orang, maka rata-rata perusahaan harus mengeluarkan tambahan Rp 6.250.000,-

saat pembayaran gaji setiap bulannya untuk masa kerja 25 hari. Selain itu,

kesalahan dalam penulisan laporan-laporan harian dapat berdampak pada

128

ketidakakuratan informasi yang dihasilkan bagi pengambilan keputusan

manajemen.

Rekomendasi untuk mengatasi masalah ini adalah diimplementasikannya

SIA terpadu mencakup bagian-bagian yang terlibat dalam aktivitas penjualan dan

pembatasan hak akses bagian-bagian tersebut. Seluruh data aktivitas penjualan

tercatat dan terintegrasi pada komputer, terutama untuk jumlah barang yang

terjual, harga jual yang diterapkan, dan jumlah kas yang diterima, sehingga pada

akhir hari operasional penjualan seluruh data penjualan sudah sesuai satu sama

lain dan laporan secara otomatis dapat dicetak dari sistem. Dokumen-dokumen

baru seperti Berita Acara Bongkar/Muat Barang dan Bukti Kas Masuk sangat

tepat untuk diterapkan dalam SIA demi menjamin keakuratan data finansial.

Diharapakan dengan adanya SIA ini operasional harian perusahaan dapat selesai

tepat waktu dan perusahaan tidak lagi membayar biaya lembur yang besar. Laba

yang diperoleh perusahaan pun meningkat seiring menurunnya biaya operasional.

13. bab 3 - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/asli/bab3/2009-2-00076-aksi bab 3.pdf ·...

Documents