53 

 

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1. Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1. Latar Belakang dan Sejarah Singkat Perusahaan

PT Dwi Karya Mandiri adalah sebuah perusahaan yang didirikan oleh dua

orang perintisnya yakni bapak Herman Djangoed dan H Soemadi Moekajin pada

tahun 1973. Pada awalnya perusahaan ini bergerak di berbagai bidang. Selain

menjadi sub-agen pendistribusian gas elpiji, perusahaan ini juga melayani jual beli

tiket pesawat dan kargo. Seiring dengan berjalannya waktu pada pertengahan

tahun 1980’an PT Dwi Karya Mandala mengalami periode kritis hingga

menyebabkan mundurnya Herman Djangoed dari jajaran pemilik perusahaan,

sehingga perusahaan ini dijalankan oleh pemilik tunggal yakni bapak H Soemadi

Moekajin dan dibantu oleh sang istri.

Di awal tahun 1986 bapak Soemadi mulai memfokuskan bisnisnya pada

distribusi gas elpiji, yakni menjadi agen (gas elpiji) langsung dari PT Pertamina.

Pada tahun berikutnya (1987), perusahaan ini resmi terdaftar sebagai Perseroan

Terbatas (PT) menurut Keputusan Menteri Kehakiman Republik Indonesia

tertanggal 21 September 1987, No: C2-5979-HT.01.01.TH.87. Hal tersebut

dilakukan agar memenuhi salah satu persyaratan untuk menjadi agen resmi, yakni

perusahaan harus berbentuk badan hukum.

Setelah wafatnya bapak H Soemadi Moekajin, maka pada tahun 2000

perusahaan dijalankan oleh kedua anak dari bapak Soemadi, yakni ibu Maya dan

54 

 

bapak Rizal. Semenjak saat itu perusahaan mengalami peningkatan yang cukup

pesat, berbagai upaya dilakukan oleh kedua penerus ini agar perusahaan semakin

berkembang. Dan ini terbukti dengan pemasaran yang semakin meluas hingga

daerah cibubur yang disertai dengan peningkatan penjualan.

3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan

Visi dari PT Dwi Karya Mandala adalah: “Menjadi perusahaan distributor

gas elpiji yang senantiasa mampu bersaing dan tumbuh berkembang dengan

sehat.” Serta misinya adalah: “Menyediakan kebutuhan pelanggan atas gas elpiji

yang berkualitas, berorientasi pada kepuasan pelayanan kepada pelanggan dan

menerapkan standar integritas tinggi kepada seluruh stakeholder perusahaan.”

55 

 

3.1.3. Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Dwi Karya Mandala (Sumber: PT Dwi Karya MandalaI)

3.1.4. Pembagian Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab

Berikut ini merupakan uraian tugas dan wewenang dari setiap bagian dan

fungsi dalam struktur organisasi PT Dwi Karya Mandala

a. Komisaris

Tugas dan Wewenang

• Menentukan arah perusahaan di masa yang akan datang

• Menetapkan rencana pengembangan jangka panjang

Tanggung Jawab

56 

 

• Memastikan kelangsungan hidup perusahaan secara keseluruhan

b. Direktur Utama

Tugas dan Wewenang

• Bertugas dalam membuat strategi untuk mencapai visi dan misi

perusahaan.

• Menjalin hubungan dengan berbagai pihak luar yang menjalin kerjasama

perusahaan.

• Menerima semua laporan dari bawahan dan digunakan sebagai bahan

perumusan evaluasi.

• Memilih, menetapkan dan mengawasi tugas dari manajer operasional.

Tanggung Jawab

• Menselaraskan kebijakan perusahaan dengan tujuan jangka panjang

perusahaan

c. Manajer Operasional

Tugas dan Wewenang

• Memimpin, mengkoordinir dan merencanakan kegiatan operasional para

bawahannya serta memberi arahan bagi pelaksanaan tugas.

• Membuat laporan penjualan harian, dengan melihat dari data penjualan

dan total penerimaan kas.

• Menetapkan prosedur-prosedur taktis operasional untuk menjaga

kelancaran aktivitas bisnis perusahaan

57 

 

• Membuat rencana dalam pengembangan kegiatan pemasaran dan

penjualan barang

• Melakukan persetujuan atas kredit.

Tanggung Jawab

• Bertanggung jawab memonitor seluruh operasi perusahaan terkait

penjualan dan persediaan.

d. Bagian Penjualan

Tugas dan Wewenang

• Melayani pendaftaran pelanggan dan membarikan informasi mengenai

barang kepada pelanggan

• Menerima dan mencatat setiap pesanan yang masuk pada sales order,

serta melakukan tindakan lebih lanjut atas pesanan.

• Menyampaikan keluhan atau kebutuhan pelanggan kepada manajer

operasional

Tanggung Jawab

• Bertanggung jawab dalam memelihara hubungan dengan pelanggan, serta

atas seluruh proses terkait pemesanan barang

e. Bagian Gudang

Tugas dan Wewenang

• Menerima dan menyimpan barang yang diterima dari pemasok

• Mengeluarkan barang yang hendak dikirimkan kepada pelanggan

58 

 

• Bertanggung jawab atas proses keluar masuknya barang dari dan ke

gudang.

• Mencatat jumlah persediaan barang.

Tanggung Jawab

• Bertanggung jawab atas keluar masuknya barang

f. Bagian Keuangan

Tugas dan Wewenang

• Membuat pencatatan atas pengeluaran atau penerimaan kas dalam

perusahaan.

• Membuat nota penerimaan kas

Tanggung Jawab

• Bertanggung jawab atas uang yang masuk dan keluar dalam perusahaan

serta keabsahan transaksi bersangkutan.

g. Bagian Akuntansi

Tugas dan Wewenang

• Melakukan pembukuan transaksi keuangan yang terjadi di perusahaan.

• Membuat surat tagihan kepada pelanggan.

• Membuat jurnal-jurnal terkait

Tanggung Jawab

• Bertanggung jawab atas pengawasan piutang pelanggan dan pembuatan

jurnal-jurnal terkait.

59 

 

3.1.5. Gambaran Bisnis Perusahaan

PT Dwi Karya Mandala menjual barang jadi berupa gas LPG (liquid petroleum

gas) atau yang biasa dikenal dengan gas elpiji. Gas elpiji yang dijual merupakan gas

dalam kemasan tabung siap pakai yang diproduksi langsung oleh PT Pertamina. Gas

elpiji ini diperoleh dari SPBE (Stasiun Pengisian Bahan Bakar Elpiji) yang telah

ditentukan oleh Pertamina. PT Dwi Karya Mandala menjual tiga jenis gas elpiji

yakni; elpiji ukuran 50 kg, 12 kg dan 3 kg. Berikut adalah data rinci mengenai gas

elpiji yang dijual oleh PT Dwi Karya Mandala.

Tabel 3.1 Data rinci gas elpiji yang dijual oleh PT Dwi Karya Mandala.

elpiji 3 kg elpiji 12 kg elpiji 50 kg

Penjualan per-hari 1.120 tabung 1.000 tabung 20 tabung

Harga Jual gas Rp. 12.500 Rp. 70.000 Rp. 368.000

Harga Tabung Rp. 85.000 Rp. 250.000 Rp. 950.000 Pesanan datang dari berbagai macam pelanggan, diantaranya terdapat rumah

sakit, pabrik, restoran, sub-agen, toko, dan katering. Sementara untuk pabrik pesanan

datang dari pabrik roti, keramik, kue, susu (PT Indomilk) serta pabrik pensuplai

komponen elektronik (PT Dewantara Elektrik). Selain itu terdapat juga beberapa

rumah sakit yang menjadi pelanggan seperti RS Pasar Rebo, RS Polri Kramat Jati

dan RS Melia Cibubur.

Perusahaan melakukan pemasaran ke berbagai wilayah, diantaranya Cibubur,

Condet, Cililitan, Pasar Minggu, Cimanggis, Kampung Duku, Depok, Keramat Jati,

dan Kelapa Dua. Wilayah-wilayah tersebut dikelompokan ke dalam beberapa

wilayah serta dibagi berdasarkan jenis gas elpiji yang dijual. Khusus untuk elpiji

60 

 

ukuran 50 kg tidak dibagi per-wilayah. Berikut adalah tabel rinci pendistribusian

elpiji per-wilayah.

Tabel 3.2 Pendistribusian elpiji ukuran 12 kg, berdasarkan wilayah pada PT Dwi Karya Mandala.

Wilayah Penjualan

Cibubur (termasuk perumahan Kota Wisata dan Raffles Hills)

350 tabung per-hari

Condet - Cililitan - Keramat Jati 250 tabung per-hari

Pasar Minggu 200 tabung per-hari Cimanggis - Depok - Kelapa Dua 200 tabung per-hari

Tabel 3.3 Pendistribusian elpiji ukuran 3 kg, berdasarkan wilayah pada

PT Dwi Karya Mandala. Wilayah Penjualan

Condet - Kp. Duku - Keramat Jati 600 tabung per-hari

Cimanggis - Kelapa Dua 520 tabung per-hari

Aktivitas penjualan tersebut, baik penjualan tunai maupun kredit, setiap

harinya dilakukan secara manual, mulai dari pencatatan pesanan pelanggan sampai

penagihan piutang pelanggan. Hanya pengerjaan laporan penjualan periodik yang

menggunakan komputer, yaitu memanfaatkan aplikasi spreadsheet untuk meng-

hasilkan laporan penjualan. Laporan penjualan ini dikerjakan oleh manajer

operasional, dengan melakukan entri dari data penjualan sehari sebelumnya. Hal ini

dirasa kurang efisien karena melakukan perkerjaan dua kali, dan jika ada kesalahan

akan terlambat dideteksi serta membutuhkan waktu untuk melacak dan mencari letak

kesalahannya.

61 

 

3.2. Gambaran Sistem yang Berjalan

3.2.1. Prosedur Persediaan

Siklus awal persediaan bermula ketika bagian pembelian melakukan

pemesanan dan mengisi tabung gas elpiji yang kosong di SPBE sesuai dengan

loading order dari PT Pertamina. Setelah melakukan pengisian tabung di SPBE

gas elpiji tersebut akan dibawa ke gudang milik perusahaan, dan masuk sebagai

persediaan barang jadi. Sesampainya di gudang, staf gudang akan mengeluarkan

dan memeriksa tabung, yaitu dengan mengecek kondisi tabung elpiji sesuai dengan

standar SNI (Standar Nasional Indonesia):

1. Melakukan pengecekan pada berat tabung, berat tabung yang penuh harus

sesuai jumlah berat tabung kosong ditambah berat isi gas Elpiji yaitu 8 kg

(berat tabung kosong 5 kg, isi gas Elpiji 3 kg), 27 kg (berat tabung 15 kg, gas

Elpiji 12 kg), dan 90 kg (berat tabung 40 kg, gas Elpiji 50 kg).

2. Penampilan visual secara umum (harus tampak mulus dan tidak mengalami

kerusakan/penyok)

3. Pemasangan valve, sisa ulir valve yang tampak adalah 3-5 ulir.

4. Rigi-rigi (bentuk permukaan) hasil las baik (harus halus dan mulus).

5. Mutu pengelasan baik (tidak terdapat cacat: undercut, pin hole atau retak)

6. Mutu penandaan tabung baik:

62 

 

a. Penandaan pada sisi hand guard dengan stamping

diproduksi untuk Pertamina, kode produksi pabrikan dan nomor seri,

water capacity, tara weight, test pressure, bulan dan tahun pembuatan,

penandaan SNI pada produk (stamping)

b. Sablon dan emboss pada badang tabung

Lingkaran merah di sekitar neck ring dengan lebar pengecetan 20 + 1mm,

Emboss logo Pertamina, Lambang LPG Pertamina, Sablon pada sisi hand

guard, Sablon bulan dan tahun uji selanjutnya

7. Lakukan pemeriksaan tabung elpiji:

a. Pastikan segel/security seal cap dalam keadaan baik.

b. Pastikan tersedia inner seal pada valve

c. Pastikan tidak ada kebocoran pada badan tabung (contoh: pada bagian

las)

d. Pastikan tidak ada kebocoran pada sambungan tabung dan valve.

e. Pastikan bahwa rubber seal dalam keadaan baik.

Selesai melakukan pengecekan terhadap tabung Bagian Gudang melakukan

penyimpanan di dalam gudang yang memenuhi syarat tempat penyimpanan aman,

kering dan cukup baik ventilasinya. Berikut adalah tata cara penyimpanan tabung

gas elpiji di dalam gudang.

• Penyusunan tabung harus dikelompokan sesuai dengan kapasitasnya.

• Tabung isi harus disusun terpisah dari tabung kosong

• Memisahkan tabung yang rusak atau bocor, dan diberi tanda

63 

 

• Tabung harus disusun dalam posisi tegak atau berdiri

• Tabung berkapasitas 50 kg tidak boleh disusun bertumpuk

• Tabung berkapasitas 12 kg dapat disusun bertumpuk dengan maksimum 2

(dua) susun tabung.

• Tabung berkapasitas 3 kg dapat disusun bertumpuk dengan maksimum 4

(empat) susun tabung.

3.2.2. Prosedur Penerimaan Pesanan

Prosedur penerimaan pesanan dimulai ketika bagian penjualan menerima

pesanan dari pelanggan melalui telepon maupun bertatap muka langsung.

Selanjutnya apabila pelanggan merupakan pelanggan baru, maka sebelum

pesanannya diproses, bagian penjualan akan mencatat informasi mengenai

identitas diri pelanggan seperti nama, nama perusahaan/toko, alamat dan

no.telepon. Berdasarkan pemesanan yang dilakukan pelanggan bagian penjualan

akan langsung melakukan pencatatan atas pesanan ke dalam buku pemesanan

penjulan. Selanjutnya bagian penjualan akan memproses data pesanan untuk

dibuat menjadi sales order, dan dilakukan pencatatan lengkap seperti nama

barang, jumlah pemesanan, harga satuan dan jenis penjualan apakah tunai atau

kredit. Dua rangkap pertama dari sales order akan diberikan kepada pelanggan

(melalui salesman), rangkap kedua diberikan kepada Bagian Gudang, rangkap

ketiga akan diberikan kepada Bagian Akuntansi dan rangkap akhir akan disimpan

oleh bagian penjualan sebagai arsip.

64 

 

3.2.3. Prosedur Pengiriman Barang

Prosedur pengiriman barang diawali dengan penerimaan sales order dari

Bagian Penjualan oleh Bagian Gudang. Setelah menerima sales order maka

Bagian Gudang akan mempersiapkan barang sesuai dengan jumlah yang diminta

di dalam sales order, dan memindahkannya ke armada pengangkut salesman.

Penentuan waktu pengiriman barang diserahkan sepenuhnya ke bagian gudang,

sehingga pelanggan tidak dapat menentukan sendiri. Sementara itu bagian

akuntansi juga menerima sales order dan dibuatkan invoice. Invoice akan dibuat

tiga rangkap, rangkap pertama diberikan kepada pelanggan (melalui salesman)

sebagai surat penagihan, rangkap kedua diserahkan ke Bagian Keuangan dan

rangkap terakhir disimpan oleh Bagian Akuntansi sebagai arsip. Setelah itu

salesman akan melakukan pengiriman barang kepada pelanggan. Setibanya di

tempat pelanggan maka salesman akan menyerahkan barang (tabung isi) ke

pelanggan, serta menerima tabung kosong dari pelanggan. Setelah itu

menyerahkan satu rangkap invoice dan dua rangkap sales order. Khusus untuk

rangkap sales order akan ditandatangani oleh pelanggan dan dikembalikan

kembali ke salesman. Sedangkan satu rangkap lainya untuk disimpan oleh

pelanggan.

65 

 

3.2.4. Prosedur Penerimaan Retur

Retur penjualan pada PT Dwi Karya Mandala dilakukan apabila terjadi

kerusakan pada tabung gas elpiji. Pelanggan yang akan melakukan retur akan

langsung membawa barang ke kantor, untuk diklaim ke Bagian Gudang, atau

dapat pula dilakukan melalui salesman. Proses klaim ini tidak disertai dengan

sales order yang merupakan bukti penjulan. Setelah dilakukan pengecekan

barang oleh Bagian Gudang lalu dilakukan penggantian tabung yang rusak ke

tabung yang baru, tanpa adanya dokumen pencatatan retur.

3.2.5. Prosedur Penerimaan Pembayaran

Setelah melakukan penagihan salesman akan kembali ke kantor untuk

menyerahkan hasil pembayaran kepada Bagian Keuangan. Selanjutnya Bagian

Keuangan akan membuat cash receipt berdasarkan invoice dan penerimaan kas

dari pelanggan melalui salesman. Cash receipt dibuat menjadi dua rangkap,

rangkap pertama diberikan kepada pelanggan sebagai bukti atas pembayaran

yang dilakukannya, sementara rangkap akhir disimpan sebagai arsip oleh Bagian

Keuangan.

66 

 

3.2.6. Rich Picture Proses yang Sedang Berjalan

Gambar 3.2 Rich Picture Proses yang sedang berjalan

67 

 

3.3. Permasalahan yang Dihadapi dalam Sistem Informasi Akuntansi Siklus

Pendapatan , Beserta Usulan untuk Mengatasinya

Setelah dilakukan proses identifikasi terhadap prosedur sistem yang berjalan,

ternyata ditemukan beberapa kelemahan yang banyak berkaitan dengan minimnya

penerapan pengendalian internal, dokumentsi serta belum terintegrasinya proses

ada. Sehingga jika terus menerus dibiarkan akan dapat menimbulkan kerugian

yang material bagi perusahaan. Masalah-masalah tersebut antara lain:

1. Tidak adanya pembatasan limit kredit untuk pelanggan.

Selama ini perusahaan tidak menetapkan ketentuan yang baku dalam

menentukan batasan limit kredit terhadap pelanggan. Penyebabnya adalah

karena dalam menetapkan persetujuan kredit perusahaan masih kental dengan

unsur “trust” serta azas kepercayaan kepada pelanggannya. Pelanggan

melakukan pemesanan tidak disesuaikan dengan kemampuannya dalam

membayar piutang. Akibat yang ditimbulkan adalah pelanggan dapat

melakukan pemesanan walaupun masih kesulitan membayar piutang

sebelumnya, sehingga menyebabkan tingginya risiko piutang tak tertagih.

Rekomendasi yang diberikan untuk mengatasi masalah tersebut, adalah

dengan penetapan suatu kriteria yang baku atas limit kredit yang dapat

diambil oleh setiap pelanggannya. Perusahaan perlu melakukan penilaian atas

pelanggan, sehingga nanti dapat ditentukan batas maksimal limit kredit yang

akan didapat oleh pelanggan. Mengingat perlunya memberikan limit kredit

awal untuk menjaring pelanggan baru, maka setiap pelanggan akan diberikan

68 

 

limit kredit awal sebesar dua juta rupiah, sesuai dengan kemampuan

perusahaan. Penetapan limit kredit tersebut dimaksudkan agar pelanggan

melakukan transaksi kredit dalam jumlah yang sesuai dengan kapasitas

ataupun kemampuan yang dimilikinya, sehingga dapat menjaga kelancaran

perputaran kas perusahaan. Pembatasan limit kredit juga dilakukan untuk

mencegah bertambahnya penumpukan piutang pelanggan yang belum

dibayarkan. Dalam penetapan limit kredit perlunya disediakan penilaian

pelanggan berdasarkan nilai pelanggan terhadap perusahaan. Kriteria limit

kredit dibawah ini ditentukan berdasarkan pertimbangan dari kriteria 5C yang

ada, namun hanya berfokus pada kriteria Character dan Capacity. Kriteria

Character digunakan dalam menilai sifat-sifat serta kecendrungan perilaku

pelanggan terkait dengan pemenuhan kewajiban finansial. Sementara kriteria

Capacity, digunakan untuk menilai kemampuan pelanggan dalam bidang

usahanya. Hal ini dapat dilihat melalui angka pembelian pelanggan ke

perusahaan. Terakhir dilihat seberapa loyal pelanggan tersebut kepada

perusahaan, dilihat dari seberapa lama dia menjadi pelanggan. Faktor-faktor

yang masuk ke dalam kriteria penilaian pelanggan adalah perusahaan perlu

melihat frekuensi transaksi pelanggan tersebut per-bulan, berikutnya adalah

dilihat jumlah nominal per-transaksi, lalu ketepatan pelanggan terhadap

pelunasan piutang, dan yang terakhir dilihat berapa lama dia menjadi

pelanggan di perusahaan. Berikut adalah metode penilaiannya.

a. Kriteria penilaian berkaitan dengan frekuensi transaksi pelanggan per-

bulan yang terjadi, dengan spesifikasi sesuai dengan tabel di bawah ini.

69 

 

Tabel 3.4 Kriteria Penilaian Frekuensi Transaksi per-Bulan

Frekuensi transaksi per-bulan Skor

≤ 4 kali 5

5 – 10 kali 10

11 – 15 kali 15

≥ 16 kali 20

b. Kriteria penilaian berkaitan dengan jumlah nominal per-transaksi

pelanggan, dengan spesifikasi sesuai dengan tabel di bawah ini.

Tabel 3.5 Kriteria Penilaian Jumlah Nominal per-Transaksi

Jumlah nominal per-transaksi Skor

≤ 1.000.000 0

1.000.001 – 3.500.000 5

3.500.001 – 6.000.000 10

≥ 6.000.001 15

c. Kriteria penilaian berkaitan dengan rata-rata ketepatan pelanggan dalam

pelunasan piutang, dengan spesifikasi sesuai dengan tabel di bawah ini.

Tabel 3.6 Kriteria Penilaian Rata-Rata Ketepatan dalam Pelunasan Piutang

Rata-rata ketepatan dalam pelunasan piutang Skor

Terlambat > 30 hari 0

Terlambat 21 - 30 hari 5

Terlambat 8 - 20 hari 10

Terlambat 1 - 7 hari 15

Tepat Waktu 20

Sebelum Tanggal Jatuh Tempo 25

70 

 

d. Kriteria penilaian berkaitan dengan berapa lama pelanggan tersebut telah

menjadi pelanggan di perusahaan, dengan spesifikasi sesuai dengan tabel

di bawah ini.

Tabel 3.7 Kriteria Penilaian Lama Menjadi Pelanggan

Lama Menjadi Pelanggan Skor

< 6 Bulan 0

0,5 - 1 Tahun 5

2 – 5 Tahun 10

6 – 9 Tahun 15

≥ 10 Tahun 20

Setelah seluruh faktor ditentukan skornya, maka akan diperoleh jumlah

skor untuk masing-masing pelanggan. Setelah itu akan disesuaikan dengan

kemampuan perusahaan dalam memberikan kredit. Tabel berikut merupakan

tabel yang menunjukan nominal limit kredit yang diusulkan berdasarkan skor

yang diperoleh pelanggan melalui metode penilaian di atas. Usulan nominal

ini diperloleh dari hasil wawancara kesanggupan perusahaan memberikan

kredit maksimal sebesar sepuluh juta rupiah per-pelanggan.

Tabel 3.8 Usulan Limit Kredit

Total Skor Pelanggan Limit Kredit yang Diusulkan

< 10 2.000.000

10 - 40 5.000.000

41 - 60 8.500.000

61 - 80 13.000.000

71 

 

2. Kegiatan penjualan terganggu oleh adanya potensi kekurangan persediaan,

dikarenakan kurangnya antisipasi perusahaan dalam menghadapi sistem kuota.

Perusahaan melakukan transaksi dengan menjual total ribuan gas elpiji

tabung setiap harinya. Perusahaan melakukan pengisian tabung di SPBE yang

telah ditunjuk oleh Pertamina. Pertamina memberikan kuota jumlah maksimal

pengisian tabung per-bulan bagi setiap agen (termasuk perusahaan). Masalah

muncul ketika sebelum akhir bulan perusahaan telah habis menggunakan

seluruh kuota yang disediakan, sedangkan proses administratif untuk

melakukan penambahan kuota memerlukan waktu satu minggu lamanya.

Penyebab dari masalah di atas adalah perusahaan tidak dapat mengantisipasi

sistem kuota yang diterapkan pertamina bagi masing-masing agennya.

Akibatnya agar perusahaan tetap dapat memenuhi permintaan pelanggan,

maka perusahaan sering mengatasinya dengan melakukan pembelian gas elpiji

ke sesama agen. Hal ini merugikan perusahaan karena harus membeli gas

elpiji dengan harga yang lebih tinggi.

Rekomendasinya adalah dengan merancang suatu sistem informasi

akuntansi yang dapat mengintegrasikan data dan informasi yang ada di

masing-masing bagian di perusahaan. Sistem nantinya akan mampu memberi

informasi di tengah bulan berjalan, yakni berupa laporan pemakaian kuota

yang disertai dengan laporan penjualan bulan berjalan, laporan penjualan

bulan yang sama di tahun sebelumnya, serta laporan stok barang. Setelah

dicetak laporan-laporan tersebut akan diserahkan kepada manajemen untuk

dievaluasi. Hal ini dilakukan agar manajemen dapat segera mengambil

72 

 

keputusan apakah akan melakukan penambahan pemesanan diluar kuota yang

ada. Sehingga diharapkan terpenuhinya pemenuhan akan persediaan maka

kegiatan penjualan gas elpiji tidak terganggu.

3. Proses retur yang ada tidak berjalan dengan baik dikarenakan proses retur

tidak disertai dengan penyerahan sales order, serta tidak adanya pencatatan

atas retur penjualan.

Pelanggan yang akan melakukan retur akan langsung membawa barang

ke kantor, untuk diklaim ke Bagian Gudang, atau dapat pula dilakukan

melalui salesman. Proses klaim ini tidak disertai dengan sales order yang

merupakan bukti penjulan yang dilakukan oleh perusahaan. Setelah dilakukan

pengecekan barang oleh Bagian Gudang lalu dilakukan penggantian tabung

yang rusak ke tabung yang baru, tanpa adanya dokumen pencatatan atas

proses retur tersebut.

Akibatnya adalah lemahnya pengendalian internal dari prosedur retur

karena kurang adanya bukti bahwa pelanggan membeli langsung ke

perusahaan dan sulitnya menelusuri tanggal pembelian dari barang yang

diretur. Selain itu perusahaan kadang tidak mengetahui secara pasti berapa

jumlah retur serta data secara mendetil. Terlebih lagi ketiadadaan pencatatan

atas retur menyebabkan masalah retur tidak terlalu diperhatikan oleh

manajemen perusahaan.

Rekomendasinya adalah merancang sistem informasi akuntansi yang

dapat mencetak surat retur, sebagai bukti atas kegiatan retur. Disamping itu

73 

 

diharuskan adanya penyertaan berkas sales order oleh pelanggan ketika

kegiatan retur dilakukan. Surat retur nantinya juga dapat menunjukan

keterangan kondisi barang yang diretur, seperti kerusakan pada valve,

kerusakan pada badan tabung, tidak keluarnya gas, ketiadaan pentil pada

valve, serta tabung yang sudah melewati tanggal kadaluwarsa.

4. Sulit menyajikan laporan dengan cepat yang akan digunakan dalam proses

pengambilan keputusan

Direktur perusahaan membutuhkan laporan sebagai acuan dalam

pengambilan keputusan yang tepat. Permasalahannya adalah proses

pembuatan laporan memakan waktu lama dan kerja yang tidak efisien,

dikarenakan pencatatan proses bisnis yang masih manual maka untuk

membuat laporan diperlukan proses input data kembali. Penyusunan laporan

biasanya dikerjakan oleh manajer operasional, dimana laporan tersebut

dihasilkan setiap harinya, dengan meng-entry data penjualan satu hari

sebelumnya ke dalam spreadsheet. Laporan yang dihasilkan oleh perusahaan

adalah laporan penjualan yang dimana di dalam laporan tersebut terdapat data

penjualan yang dibandingkan dengan data penerimaan kas perusahaan.

Laporan-laporan lain seperti laporan stok barang dan laporan piutang belum

dapat dihasilkan.

Rekomendasi yang diusulkan untuk mengatasi masalah ini adalah

dengan menerapkan suatu sistem terintegrasi. Nantinya sistem ini dapat

dengan cepat mensortir data-data yang dibutuhkan untuk membuat suatu

74 

 

laporan. Sehingga memudahkan bagian terkait untuk menyusun laporan yang

dibutuhkan dengan cepat dan berdampak pada keputusan manajemen yang

cepat dan akurat. Disamping itu laporan stok barang diharapkan dapat di

update secara real-time agar dapat memenuhi kebutuhan direksi dalam

mengambil keputusan seperti dalam keputusan penambahan pemesanan diluar

kuota yang ada di permasalahan sebelumnya. Beberapa laporan dapat dilihat

dan disortir berdasarkan kategorinya, seperti laporan penjualan dan

penerimaan kas dapat dilihat berdasarkan pelanggan. Diharapkan laporan-

laporan tersebut dapat memenuhi kebutuhan perusahaan terkait siklus

pendapatan.

Terlambatnya penagihan piutang, dimana terdapat piutang yang telah jatuh tempo namun belum dibayar bahkan belum tertagih.

Keterlambatan dalam penagihan piutang sering terjadi, hal ini disebabkan oleh

banyaknya transaksi penjualan kredit, yang memang hampir seluruh transaksi

penjualan dilakukan secara kredit. Banyaknya transaksi penjualan kredit

menyebabkan dibutuhkannya waktu yang cukup lama dalam mengecek satu per satu

invoice yang akan jatuh tempo. Akibatnya adalah adanya kemungkinan piutang

yang terlewatkan untuk dilakukan penagihan.

Rekomendasi