1. sop_kpu.02_um-02 prosedur pengendalian rekaman

7/21/2019 1. SOP_KPU.02_UM-02 Prosedur Pengendalian Rekaman

http://slidepdf.com/reader/full/1-sopkpu02um-02-prosedur-pengendalian-rekaman 1/4

Standar Prosedur Operasional - Umum

Prosedur Pengendalian

Rekaman

No. Dokumen SOP/PDAM.02/UM-01

Revisi 00

an!!al 10 Novem"er 201#

$alaman $al 1 dari #

LEMBAR TINJAUAN DAN PENGESAHAN

Jabatan Nama Tanda Tangan Tanggal

Pembuat Dokumen :

%akil Mana&emen

Ditinjau & Disetujui :

'epala (a!ian Umum

'epala (idan! P'

'epala (idan! P)P*

'epala (idan! ('+,

'epala (idan! P2

'epala (idan! ',

Disahkan oleh :

'epala 'antor





Rekaman


Revisi 00


$alaman $al 2 dari #

CATATAN PERUBAHAN DOKUMEN

Revisian!!al

Peru"aanPem"uatDokumen

'eteran!an Peru"aan

00 Pener"itan aal dokumen

1. Tujuan





Rekaman


Revisi 00


$alaman $al dari #

Prosedur ini "ertu&uan untuk men!atur pen!endalian rekaman den!an ara melakukan identiikasirekaman termasuk dalam dokumentasi Sistem Mana&emen Mutu pen3impanan pemeliaraan danperlindun!an teradap rekaman 3an! "erlaku di PDAM ,RA '4PR,

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini diaplikasikan untuk seluru rekaman 3an! di!unakan dan diterapkan pada Sistem Mana&emenMutu di PDAM ,RA '4PR, 3an! men&adi "ukti "aa se!ala aktivitas 3an! dilakukan tela memenuipers3aratan 3an! terdapat pada sistem mutu permintaan pelan!!an peraturan dan perundan!an atauprosedur 3an! tela didokumentasikan.

. De!inisi

.1 Rekaman mutu adala dokumen level 5 6lima7 3an! mendemonstrasikan atau menun&ukkan"ukti pelaksanaan aktiitas atau ke!iatan sesuai den!an ketentuan 3an! ditetapkan danmenun&ukkan pen!!unaan dari pada sistem.

.2 Rekaman dapat ditun&ukkan dalam "entuk ormulir 3an! tela terisi sertiikat laporan otoeklist kontrak notulen rapat data 8 data 3an! disa&ikan dalam "entuk peran!kat lunakkomputer dan se"a!ain3a.

". Re!erensi# Dasar $ukum

P'/PDAM.02/01 Pedoman Mutu (a!ian #.2.#SOP/PDAM.02/UM-01 Prosedur Pen!endalian Dokumen

%. Prosedur dan Tanggung Jaab

5.1 'epala (a!ian dan 'epala (idan! "ertan!!un! &aa" men!identiikasi rekaman 3an!di"utukan di masin! 8 masin! area ker&an3a den!an mendatarkan kepada 'oordinator Petu!as Pen!endalian Dokumen untuk re!istrasi dan pem"aaruan pada )orm DO'-)#Datar ,nduk Rekaman.

5.2 P4U9AS P4N94NDA+,AN DO'UM4N "ertan!!un! &aa" untuk memeliara Datar ,ndukRekaman dan memastikan untuk memper"aaruin3a apa"ila terdapat peru"aan.

5. Masin! 8 masin! 'epala (idan! dan 'epala (a!ian "ertan!!un! &aa" memastikan rekaman3an! terdapat di daera ker&an3a dapat di"aa dapat diidentiikasi dan muda diari apa"iladi"utukan.

5.# Masin! 8 masin! 'epala (idan! dan 'epala (a!ian "ertan!!un! &aa" men&a!a rekaman3an! ada di daera ker&an3a a!ar terindar dari "asa kotor ter"akar dan kondisi lainn3a





Rekaman


Revisi 00


$alaman $al # dari #

3an! dapat merusak/men!anurkan rekaman.

5.5 Rekaman 3an! diidentiikasi raasia arus dilindun!i pen!!unaann3a dari pe!aai 3an! tidak"erkepentin!an. Ole se"a" itu piak penan!!un! &aa" arus memastikan rekamanterse"ut aman dari pen!!unaan 3an! tidak diin!inkan.

5.: Seluru rekaman disimpan "erdasarkan ketentuan dari stakeholder 6'ementrian 'euan!anDirektorat ;endral (ea dan *ukai dan/atau instansi terkait lainn3a7. (ila aktu pen3impanan

tidak ditentukan ole stakeholder 'epala (idan! dan 'epala (a!ian dapat men!atur masaretensi rekaman terkait dan diatatkan dalam )orm Dok-)# Datar ,nduk Rekaman.

5.< Setiap 'epala (idan! dan 'epala (a!ian "ertan!!un! &aa" untuk menentukan disposisirekaman apa"ila masa retensi tela "erakir. Pemusnaan rekaman dilakukan "erdasarkanpersetu&uan %akil Mana&emen.

5.= Pemusnaan rekaman merupakan tan!!un! &aa" masin! 8 masin! 'epala (idan! dan'epala (a!ian atau pe!aai 3an! ditu!askan terkait dan dilakukan den!an men!!unakan)orm DO'-)5 (ukti Pemusnaan Dokumen.

5.> *atatan 8 atatan tam"aan atau pen3impanan atatan dalam aktu 3an! le"i lama &ika

ditentukan ole pen!!una &asa akan diperatikan &u!a.

'. Dokumentasi# (ormulir Datar ,nduk Rekaman )orm? DO'-)#(ukti Pemusnaan Dokumen )orm? DO'-)5Datar Dokumen 3an! dimusnakan )orm? DO'-):

). Lampiran

idak ada.

1. sop_kpu.02_um-02 prosedur pengendalian rekaman

Documents