Sekretariat STBM Nasional : Direktorat Penyehatan Lingkungan, Direktorat Jenderal PP dan PL Gedung D Lantai 1 - Jl. Percetakan Negara No. 29, Jakarta Pusat 10560 - PO BOX 223 Telp. (021) 4247608 ext. 182, (021) 42886822, Fax: (021) 42886822, email: sekretariat@stbm-indonesia.org

BANTUAN TEKNIS

Panduan Praktis Menjalankan Sistem Monitoring STBM

(Petugas Monitoring Kabupaten/Kota)

Diterbitkan : Sekretariat STBM @2014dengan dukungan World Bank—WSP

- Starter Kit -

Kesehatan Kabupaten. Untuk mengetahui kesalahan pengiriman dapat melihat tabel Autorepon SMS

Bagaimana apabila saya / desa tidak memiliki baseline data sebelum/saat tanggal pemicuan, sehingga saat melakukan monitoring baseline kami masukkan dengan data yang sama dengan data kemajuan saat monitoring ?, apakah ini diperbolehkan ?.

Boleh, dengan namun peningkatan akses di desa tersebut tidak akan tampak saat pengisian data awal

karena akan dianggap sebagai baseline, anda perlu melakukan proses pemicuan lanjutan serta

melakukan monitoring terus menerus sampai adanya perubahan yang terjadi di masyarakat sehingga

akan terlihat peningkatan aksesnya.

Bagaimana jika pada saat pengisian data awal desa tersebut sebetulnya sudah ODF (tidak ada lagi KK yang BABS), dan kami tidak mengetahui baseline awal sebelum desa tersebut ODF karena sudah sejak lama, apakah data tersebut tetap akan kami isi dan tetap melakukan update data ?

dilakukan melalui website control panel kabupaten). Atau anda dapat melakukan “update keras”,

untuk lebih detail silahkan lihat buku manual Sistem Monitoring STBM

Apakah tanggal picu boleh dikosongkan karena desa tersebut memang belum pernah dipicu.

Tanggal picu dapat dikosongkan dengan penulisan format seperti berikut, Contoh 9N,2,3,,754 (segmen yang

seharusnya diisi oleh tanggal picu dapat dikosongkan dengan diapit 2 tanda koma).

Apakah tanggal picu dapat diisi belakangan/menyusul karena saya lupa tanggalnya, bagaimana caranya.

Tanggal picu dapat diisi belakangan melalui control panel di webste STBM yang ada di Kabupaten,

silahkan memberikan data dimaksud kepada patugas dikabupaten untuk dilakukan update tanggalpicu.

Apakah saya dapat mengirim lebih dari satu data desa dalam satu kali SMS ?, atau apakah saya dapat mengirim sekaligus satu baris (semua kategori) data mulai dari N, B dan P dalam satu kali SMS ?

anda gagal masuk dalam system. Anda perlu mengirim ulang, namun terlebih dahulu anda perlu menghubungi

Dinas Kesehatan Kabupaten untuk mengetahui status system siap digunakan, atau anda dapat memberikan

catatan monitoring anda untuk dapat diupdate melalui control panel kabupaten oleh petugas monitoring

di Kantor Dinas Kesehatan Kabupaten.

Bagaimana apabila saya akan mengganti nomor HP saya, apakah saya harus register kembali ?, apakah saya perlu mengirim ulang data yang sudah saya kirim dengan nomor lama ?.

Anda perlu memberikan informasi nomor HP anda yang baru kepada petugas monitoing di kantor dinas

kabupaten, petugas akan melakukan registrasi dan update nomor hp lama ke nomor HP yang baru.

Anda tidak perlu mengulang pengiriman SMS yang sudah pernah anda lakukan, anda tinggal

melanjutkan update data monitoring anda yang baru, system akan secara otomatis menyesuaikan

dengan data anda yang sudah ada.

Mengapa ditingkat kabupaten tidak dapat melakukan proses import atau selalu Error ?

Pastikan anda menggunakan format yang sama (hasil download dari website STBM)

Pastikan anda menyimpan hasil isian dalam format Microsoft Excel 97 atau dengan format extention .XLS

Pastikan cara pengisian/format sesuai petunjuk pengisian yang ada di sheet 2 worksheet anda

Apakah system dapat menerima data yang dikirim melalui perangkat CDMA ?, apakah akan dikenakan biaya premium ?

Iya, system dapat menerima dari semua perangkat, baik GSM maupun CDMA, dengan biaya regular sesuai

provider yang digunakan.

Pengiriman data melalui SMS hanya dapat dilakukan untuk satu desa dan satu kategori, pengiriman tidak

dapat dilakukan sekaligus dalam satu kali SMS.

Bagaimana apabila saat mengirim SMS ternyata kami tidak menerima laporan data (balasan : diterima atau salah oleh system)?, apakah kami harus mengirim ulang atau harus menunggu ?

Ada 2 penyebab kenapa SMS balasan tidak diterima :

- Sinyal dari provider selular yang lemah atau sedang bermasalah

- Sedang terjadi maintenance/System shut down pada SMS Gateway server.

Dengan kondisi tersebut SMS yang sudah anda kirim akan tersimpan di server provider masing-masing selama

24 jam (anda dapat melakukan setup berapa lama SMS akan ditahan di server provider selama ada gangguan).

Apabila dalam kurun waktu 24 jam tersebut system kembali normal maka SMS yang masuk akan diproses

dan anda akan segera menerima balasannya.

Apabila kendala tersebut lebih dari 24 jam, maka anda tidak menerima balasan SMS tersebut artinya SMS

Dapatkah saya minta bantuan teman atau rekan saya untuk membantu mengirim/update data melalui SMS.

Anda tidak dapat mendelegasikan pengiriman/update data SMS kepada teman atau rekan yang bukan

petugas monitoring (penanggng jawab) untuk wilayah/desa yang bersangkutan.

Namun anda dapat berbagi peran sebagai petugas monitoring kepada rekan anda dengan

persetujuan Puskesmas dan Dinas Kesehatan Kabupaten. Nomor HP rekan anda akan diregistrasi dalam system

dan rekan anda memiliki tanggung jawab untuk melakukan monitoring pada wilayah yang anda

bagi/delegasikan secara berkelanjutan/permanen.

Nomor saya sudah terdaftar di system untuk wilayah desa tertentu di suatu kecamatan,

apakah saya dapat melakukan update diluar desa/kecamatan yang bersangkutan ?

Anda tidak dapat melakukan update data dari desa lain/kecamatan lain yang bukan tanggung jawab

anda (sesuai format WM-1), Walaupun kenyataannya anda memiliki tanggung jawab melakukan monitoring

di desa pada kecamatan lain, karena system akan mengakomodasi nomor HP untuk satu kecamatan.

Iya, sebaiknya data tersebut tetap di-input dalam system, jika memang sudah ODF anda perlu

melakukan proses berikutnya yakni melakukan verifikasi ODF untuk meyakinkan bahwa desa tersebut

betul-betul sudah terbebas dari Buang Air Besar Sembarangan, dan lakukan pengisian tanggal ODF,

apabila sudah lolos dalam verifikasi.

Saya sudah melakukan pengisian data baseline melalui SMS dan berhasil diterima oleh system (ada respon seperti itu), namun sebetulnya ada kesalahan dalam pengisian tersebut, apa yang perlu saya lakukan untuk merubah data tersebut ?

Apabila terjadi kesalahan dalam pengisian data, anda dapat melakukan update dengan memberikan informasi/

catatan monitoring anda terakhir di desa tersebut kepada petugas monitoring di kantor Dinas Kesehatan

Kabupaten (update dapat

“Perlu diketahui bahwa verifikasi ODF merupakan instrument untuk memastikan suatu desa sudah terbebas dari BABS, sehingga Instrumen tersebut dapat digunakan secara terus menerus dalam rangka memastikan kembali bahwa desa tersebut tidak kembali menjadi OD”

Nomor SMS Gateway

089601675268

Sumber foto dan skema : World Bank-WSP

DAFTAR AUTORESPONS SMS GATEWAY STBM1. Pendaftaran Sistem Monitoring STBM

Kabupaten / kota dapat mendaftar sebagai pengguna sistem monitoring dan evaluasi STBM dengan menunjuk penanggung jawab Monev yang ada di Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, Pendaftaran dapat dilakukan melalui website STBM dengan alamat : http://stbm-indonesia.org/monev/index.php/login/pendaftaran. Ikuti perin­tah yang ada didalamnya, penanggung jawab perlu menyiapkan alamat email dan nomor telepon selular untuk konfirmasi pengguna. Proses pendaftaran ini memerlukan waktu paling lama 3 x 24jam.

Untuk dapat melakukan pengisian data, edit data maka kabupaten/kota harus masuk menu Login dan masukkan username dan password.

Data pertama yang harus diisi adalah Petugas Monitoring yang sudah dipetakan dengan wilayah desa yang akan dimonitor. Gunakan format template (excel) yang sudah dibagikan ke sanitarian dan sudah terisi, lalu manfaatkan fasilitas import data, Jangan lupa memasukkan nomor Handphone petugas monitoring agar bisa melakukan update melalui SMS (perhatian : seorang petugas hanya dapat menggunakan satu nomor untuk satu kecamatan). Lakukan dengan cara yang sama untuk data Baseline akses KK terhadap jamban. Perhatikan aturan pengisian sesuai petunjuk/manual pengoperasiannya. Lakukan cara tersebut untuk seluruh kecamatan/puskesmas diwilayah kabupaten/kota yang bersangkutan.

Ketiga kelompok data tersebut dapat dikirim melalui SMS secara terpisah. Format penulisan SMS dapat dilakukan dengan cara :

• Mengirim data pengenalan wilayah (N) :

ID_desa+N,jumlah Sekolah dasar, Jumlah Dusun, tanggal pemicuan, jumlah KK.

(ID desa diperoleh dari katalok WM-1)

Contoh : 2N,2,7,12/08/2010,754

• Mengirim data Baseline

ID_desa+B,Akses JSP, Akses JSSP, Akses sharing, BABS. (ID desa diperoleh dari katalok WM-1)

Contoh : 2B,345,150,200,59

• Mengirim data Kemajuan/Progress

ID_desa+P,Akses JSP, Akses JSSP, Akses sharing, BABS. (ID desa diperoleh dari katalok WM-1)

Contoh : 2P,345,150,234,25

Perhatian : Total KK yang akses saat baseline (B) maupun saat Kemajuan/progress (P) harus memiliki nilai yang sama dengan jumlah KK di desa yang bersangkutan.

Apabila terjadi perubahan jumlah KK dikemudian hari, anda harus merubah jumlah KK desa dengan melakukan update keras, silahkan lihat buku manual sistem monev untuk informasi lebih detail.

Biaya pengiriman SMS akan dikenakan kepada pengirim sesuai dengan biaya regular yang ditentukan masing-masing operator.

5. Autorespons dalam SMS

Setiap SMS yang dikirim ke server STBM, secara otomatis sistem akan memberikan SMS balasan kepada pengirim yang akan menjelaskan status data yang dikirim tersebut. Penjelasan terhadap SMS tersebut termasuk apa yang harus dilakukan dapat dibaca pada table Daftar Autorespon SMS.

6. Pertanyaan yang sering muncul (Faq)

Bagaimana cara menghindari kesalahan/inkonsistensi dalam pengiriman data SMS ?

Petugas harus memiliki historis pengiriman data dalam bentuk buku catatan/buku saku, setiap kali mengirim

SMS sebaiknya dicatat juga di buku catatan monitoring. Lampirkan juga dibuku catatan tersebut lembar Wilayah

Monitoring (WM-1) yang diperoleh dari kantor Dinas

Setelah data petugas monitoring diisi dan dipadukan dengan wilayah desa yang akan dimonitor, cetak katalok wilayah binaan petugas dengan melakukan klik WM-1 di daftar sanitarian. Hasil cetakan ini disampaikan kepada petugas yang bersangkutan untuk melakukan update data melalui SMS.

4. Menggunakan Sistem SMS untuk update data

Untuk melakukan pengiriman/update data melalui SMS kita harus menggunakan kode desa yang sudah dibuat secara otomatis oleh sistem, yakni berupa file katalok (WM-1). Kode tersebut merupakan acuan bagi petugas untuk pengiriman SMS. Petugas monitoring dilapangan dapat mengirim data seperti format LB­1 , yaitu : A. Data pengenal wilayah (desa, jumlah SD, Jumlah

dusun, tanggal pemicuan, jumlah KK), B. Data Baseline, (1)KK yang akses terhadap sarana

Jamban sehat Permanen (JSP), (2) akses ke Jamban Sehat Semi Permanen (JSSP), (3) KK yang masih numpang/sharing dan (4) KK yang belum memiliki akses terhadap jamban atau masih BABS, kondisi ini menggambarkan saat belum adanya intervensi di desa tersebut baik melaui pemicuan ataupun bantuan teknis lainnya.

C. Data Progress, dimana KK yang memiliki akses terhadap sarana jamban saat ini (JSP, JSSP, Sharing dan BABS)

2. Persiapan data.

Untuk menjalankan sistem ini kabupaten/kota perlu terlebih dahulu mempersiapkan data dasar berupa :

A. daftar petugas monitoring dilapangan per puskesmas/kecamatan.

b. data dasar/baseline terkait KK yang akses terhadap jamban per desa.

Penanggung jawab dapat men-download template isian tersebut dari website STBM dengan menggunakan username dan password yang diterima saat pendaftaran. Format-format tersebut dapat diserahkan kepada sanitarian/petugas monitoring dilapangan untuk diisi. Hasil isian kedalam format excel tersebut selanjutnya dapat di-import oleh petugas monitoring kabupaten/kota melalui website STBM. Petunjuk proses download, pengisian dan import data dapat dilihat atau dapat di download di : http://stbm-indonesia.org/monev/assets/files/STBM_MEapp%20guideline.pdf.

3. Menggunakan Sistem Monev STBM berbasis website

Untuk mulai menggunakan Sistem Monev STBM dapat melalui website STBM www.stbm-indonesia.org, pilih menu Data. Menu ini akan menampilkan seluruh data STBM sampai ke tingkat desa, namun hanya dapat melihat saja.

Code Autorespon Keterangan Apa yang harus dilakukan

1Nomor anda belum ter-registrasi, silahkan hubungi Kantor Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota

Nomor HP belum ada dalam database Petugas Monitoring di Kabupaten/Kota.

Untuk mengirim SMS perlu mendaftar terlebih dahulu melalui Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota

X1

Nomor anda tidak terdaftar pada Desa ini. Silahkan hubungi Kantor Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. (untuk desa ?? ;isi SMS anda 12N,3,2,04/12/11,300B)

Nomor HP sudah terdaftar, namun belum memiliki SMS ID/kelurahan tersebut belum didefinisikan sebagai area kerja petugas monitoring. Seperti pada contoh kode desa 12 tidak terdaftar dalam wilayah tugas anda dalam database.

Silahkan hubungi Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota untuk melakukan registerasi wilayah monioring anda, dan minta dicetakkan laporan WM-1 sebagai panduan anda dalam mengirim SMS.

X2Error : Penulisan progress laporan harus berupa angka !, silahkan ulangi. (untuk desa Karang pawulang tiga ;isi SMS anda 15P,3000,3000,S5,3000)

Pada saat pengiriman SMS Progress, isi data dalam SMS tidak berupa angka. Seperti pada contoh autorespon anda salam dalam penulisan Jumlah sharing dengan S5--> harusnya 55

Silahkan kirim ulang SMS anda, dan teliti terlebih dahulu untuk jenis karakter harus berupa angka.

X3

Data komunitas sudah ada. (untuk desa Karang pawulang tiga ;isi SMS anda 12N,3,2,04/12/11,300B)

Pada saat pengirian SMS baru (kode N), Desa tersebut sudah pernah diisi sebelumnya/ data sudah ada. Seperti pada contoh untuk data desa Karang Pawulang tiga dengan kode 12 sudah ada sebelumnya.

Karena data tersebut sudah pernah diisi (Kode N), anda perlu mengirim data baseline (kode B), an dilanjutkan dengan data kamajuan/progress (Kode P)

X4

Error : Jml sd, dusun dan kk harus berupa angka !, silahkan check kembali (untuk desa Karang pawulang tiga ;isi SMS anda 12N,3,2,04/12/11,300B)

Pada saat pengiriman SMS baru (kode N), isi data dalam SMS tidak berupa angka. Seperti pada contoh autorespon anda salam dalam penulisan Total KK dengan 300B--> harusnya 3008

Silahkan kirim ulang SMS anda, dan teliti terlebih dahulu untuk jenis karakter harus berupa angka.

8

Total Baseline tidak sama dengan total KK, silahkan cek kembali data anda !. (untuk desa Karang pawulang tiga ;isi SMS anda 8B,200,25,25,100)

Pada saat pengiriman SMS Baseline (kode N), penjumlahan total JSP+JSSP+sharing+OD tidak sama dengan Total KK. Seperti dalam contoh jika dijumlahkan isi dari Baseline yang dikirim adalah 350KK, nilai ini ternyata tidak sama dengan total KK saat anda mengirimkan SMS baru (Kode N )

Anda harus mengirim ulang dengan memperhatikan bahwa Total KK dalam Baseline harus sama dengan Total KK

9

Data Komunitas belum ada !!. (untuk desa ?? ;isi SMS anda 8B,200,25,25,100)

Pada saat pengiriman SMS Baseline (kode B) atau pengiriman SMS Progress (Kode P), namun data desa tersebut (Kode N) belum ada. Seperti pada contoh SMS ID 8B belum ditemukan nama desanya dalam database system.

Anda harus mengisi terlebih dahulu data Desa baru (Kode N)

13

Total Progress tidak sama dengan total KK, silahkan cek kembali data anda !.(untuk desa Karang pawulang tiga ;isi SMS anda 6P,200,25,25,100)

Pada saat pengiriman SMS Progress (kode P), penjumlahan total JSP+JSSP+sharing+OD tidak sama dengan Total KK, Total Baseline harus sama dengan Total KK. Seperti dalam contoh jika dijumlahkan isi dari Progress yang dikirim adalah 350KK, nilai ini ternyata tidak sama dengan total KK saat anda mengirimkan SMS baru (Kode N)

Silahkan kirim kembali data progress anda, dan teliti kembali total progress harus sama dengan total KK, jika anda menganggap data progress anda saat ini sudah benar, anda perlu melakukan update KK anda dengan cara mengulang pengiriman data baru (Kode N), dengan mengganti Kode N menjadi NU. contoh : 5UN,2,4,10/12/11,356, begitu pula dengan data Baseline (Kode B). [ kondisi ini dilakukan dengan catatan total progress anda saat ini adalah 356]

14

Data baseline masih kosong, silahkan isi data baseline terlebih dahulu. (untuk desa Karang pawulang tiga ;isi SMS anda 6P,200,25,25,100)

Pada saat pengiriman SMS Progress (Kode P), sistem tidak menemukan data baseline daru Desa yang dimaksud, Anda harus mengirim data Baseline terlebih dahulu. Seperti dalam contoh pada saat sistem akan melakukan update progress, ternyata sistem tidak menemukan data baseline untuk desa dengan kode 6 (Karang Pawu;lang tiga).

Anda harus mengirim data Baselin terlebih dahulu (Kode P) sebelum mengirimkan data Progress.

16

Data JSP yang baru anda kirim lebih kecil jika dibandingkan data sebelumny. (untuk desa Karang pawulang tiga ;isi SMS anda 6P,200,25,25,100)

Pada saat pengiriman data Progress (Kode P), jumlah JSP ayng dikirim saat ini lebih kecil dari JSP yang dikirim pada periode sebelumnya. Seperti dalam contoh pada saat sistem melakukan update data JSP (200), istem menemukan bahwa data Progress yang dikirim sebelumnya lebih besar dari 200

Jika anda merasa data yang anda kirim saat ini adalah benar, anda perlu mengirim kembali SMS tersebut dengan mengubah kode P menjadi UP (Contoh :nUP,JSP,JSSP,sharing,OD)

17

Data OD yang baru anda kirim lebih besar jika dibandingkan data sebelumny. (untuk desa Karang pawulang tiga ;isi SMS anda 6P,200,25,25,100)

Pada saat pengiriman data Progress (Kode P), jumlah OD (data KK yang BABS) yang dikirim saat ini lebih besar (bertambah) dari jumlah KK yang OD pada periode sebelumnya. Seperti dalam contoh pada saat sistem melakukan update data OD (100), namun sistem menemukan bahwa data Progress yang dikirim sebelumnya lebih kecil dari 100

Jika anda merasa data yang anda kirim saat ini adalah benar, anda perlu mengirim kembali SMS tersebut dengan mengubah kode P menjadi UP (Contoh :nUP,JSP,JSSP,sharing,OD)

18Anda mengirimkan data progres yang sama dengan data sebelumnya.

AUTORESPON INI DIHILANGKAN / UPDATE TETAP DILAKUKAN DAN DITERIMA OLEH SISTEM

19Terimkasih atas kiriman datanya. Data anda telah terupdate pada www.stbm-indonesia.org. (untuk desa Karang pawulang tiga)

Pengiriman data anda sukses dilakukan untuk kelurahan yang dimaksud dan sudah terupdate dalam database di website STBM.

20

Total KK anda masih kosong atau 0, silahkan isi terlebih dahulu Total KK di desa Karang Pawulang Tiga.

Pada saat pengiriman data Baseline (Kode B) atau Progress (Kode P) sistem tidak menemukan Total KK pada desa tersebut yang seharusnya terisi pada saat pengiriman data baru (Kode N). Seperti dalam contoh bahwa Total KK di desa Karang Pawulang Tiga belum diisi atau masih 0.

Silahkan isi kembali data Total KK didesa tersebut dengan mengirimkan kembali data baru dengan mengubah Kode N menjadi UN. Contoh : 7UN,2,4,250 (250 adalah Jumlah KK, yang sebelumnya belum diisi).

21 Kode tidak dikenal Penulisan format tidak sesuai Silahkan ulangi dengan format yang sudah ditentukan

22Terima kasih atas kiriman datanya. Silahkan lengkapi data progres, agar muncul pada www.stbm-indonesia.org/monev (untuk desa Karang pawulang tiga)

Pengiriman data Baseline anda sukses dilakukan untuk kelurahan yang dimaksud dan sudah terupdate dalam database di website STBM.

23Terima kasih atas kiriman datanya. Silahkan lengkapi data baseline dan progres, agar muncul pada www.stbm-indonesia.org/monev (untuk desa Karang pawulang tiga)

Pengiriman data baru anda anda sukses dilakukan untuk kelurahan yang dimaksud dan sudah terupdate dalam database di website STBM.

24

Anda baru saja melakukan perubahan data Komunitas Desa (untuk desa Karang pawulang tiga ;isi SMS anda 12UN,3,2,04/12/11,320), silahkan lakukan update untuk data akses baselline dan kemajuannya.

Pesan ini diterima karena anda mengirim data perubahan jumlah KK yang ada di Data komunitas (N), perubahan ini tentunya mempunyai konsekwensi untuk merubah data akses baseline dan progress agar terjadi konsistensi data

Lakukan update untuk data akses baseline B (Contoh 12UB,100,100,100,20), sedangkan untuk Progres (P) update dapat dilakukan seperti biasanya;

25

Anda baru saja melakukan perubahan data Baseline (untuk desa Karang pawulang tiga ;isi SMS anda 12UB,100,100,100,20), silahkan lakukan update untuk kemajuannya.

Pesan ini diterima karena anda mengirim data perubahan Data akses Baseline melalui update keras (UB)

Lakukan update untuk data kemajuan akses di desa yang sama agar terjadi konsistensi data.

DAFTAR AUTORESPONS SMS GATEWAY STBM