05_ sop pengelolaaan surat masuk dan surat keluar
TRANSCRIPT
PENGADILAN AGAMA KEBUMENJl. Indrakila No. 42 Telp/Fax (0287) 381741
Website : www.pa-kebumen.go.id Email : [email protected]
Standard Operating ProceduresKESEKRETARIATAN UMUM
PADA PENGADILAN AGAMA KEBUMEN
Nomor SOP : W11-A10/ /OT.01.3/I/2012 Revisi Tanggal :Tanggal Ditetapkan : Januari 2012 Halaman : 1 dari 3 halaman
No.Uraian
KegiatanUraian Pelayanan
Unit/PejabatTerkait
WaktuPenyelesaian
Ket
DESKRIPSI:Prosedur Pengelolaaan Surat Masuk dan Surat Keluar
A. PenerimaanSurat Masuk
1. Unit Pengolah menerima surat yangmasuk dan memeriksa kebenaran surat,apakah tujuan surat tersebut sesuaidengan alamat kantor, apabila alamatsurat tidak sesuai dengan alamat kantor,maka surat segera dikembalikan kepadapengirim surat;
2. Membubuhkan paraf disertai nama,tanggal dan jam saat surat diterima padaLembar Pengantar atau Buku Ekspedisiatau bentuk tanda terima lainnya sebagaibukti penerimaan surat;
3. Melakukan sortir dan mengklasifikasikansurat ke dalam kelompok Surat Dinasatau Surat Pribadi;
4. Mengatur dan menyusun surat ke dalamsetiap kelompok alamat atau tujuanberdasarkan penanganan masing-masing;
5. Menyampaikan semua surat yang telahdisortir dan diteliti kepada pembuatkebijakan.
Unit Pengolah
Unit Pengolah
Unit Pengolah
Unit Pengolah
Unit Pengolah
15 menit
5 menit
15 menit
15 menit
10 menit
B. PengelolaanSurat Masuk
1. Mencatat dalam Buku Agenda SuratMasuk dengan melampirkan lembardisposisi, kemudian mendistribusikannyakepada pembuat kebijakan;
2. Pembuat kebijakan menerima danmempelajari isi surat, serta menelitikelengkapan surat masuk yang diterima;
3. Pembuat kebijakan menulis disposisikemana suart itu akan diarahkan danmembubuhkan paraf pada lembardisposisi kemudian disampaikan kembalikepada Unit Pengolah.
Unit Pengolah
PembuatKebijakan
PembuatKebijakan
15 menit
30 menit
15 menit
C. PenyelesaianSurat Masuk
1. Mempelajari sesuai dengan disposisiyang diberikan dan menindaklanjutisesuai isi disposisi, kemudianmembubuhkan paraf pada kartu kendalidan mencatat ke dalam Register Arsip.
Unit Pengolah 30 menit
D. PengarsipanSurat Masuk
1. Surat yang diterima disimpan ke dalamlemari arsip sesuai dengan klasifikasinya.
Unit Pengolah 5 menit
E. PengelolaanSurat Keluar
1. Melaksanakan isi disposisi denganmembuat konsep surat jawaban atautindak lanjut, kemudian memintakanNomor Surat Dinas kepada Unit PengolahSurat Keluar baik dengan melampirkan 1(satu) lembar copy surat tersebut;
Unit Pengolah 1 hari
PENGADILAN AGAMA KEBUMENJl. Indrakila No. 42 Telp/Fax (0287) 381741
Website : www.pa-kebumen.go.id Email : [email protected]
Standard Operating ProceduresKESEKRETARIATAN UMUM
PADA PENGADILAN AGAMA KEBUMEN
Nomor SOP : W11-A10/ /OT.01.3/I/2012 Revisi Tanggal :Tanggal Ditetapkan : Januari 2012 Halaman : 2 dari 3 halaman
No.Uraian
KegiatanUraian Pelayanan
Unit/PejabatTerkait
WaktuPenyelesaian
Ket
DESKRIPSI:Prosedur Pengelolaaan Surat Masuk dan Surat Keluar
2. Surat Keluar diberi nomor suratberdasarkan urutan terakhir pada BukuRegister Surat Keluar dan melakukanpencatatan pada Buku Register SuratKeluar pada kolom-kolom yang telahtersedia sesuai dengan isi surat;
3. Surat diketahui, dipelajari dan diberi ralat(jika perlu) oleh Kepala Unit Pengolahdan pejabat yang berwenang. Hal inidilakukan secara berjenjang sesuaiHierarki Jabatan;
4. Apabila ada ralat maka surat tersebutdikembalikan kepada Unit Pengolahuntuk diperbaiki;
5. Apabila surat tersebut merupakankewenangan Wakil Panitera atau WakilSekretaris, maka Wakil Panitera atauWakil Sekretaris dapat mebubuhkantanda tangannya untuk selanjutnyadapat diperbanyak dan diberikan capstempel;
6. Apabila surat tersebut tidak dalamkewenangan Wakil Panitera atau WakilSekretaris, maka Wakil Panitera atauWakil Sekretaris cukup membubuhkanparafnya pada tempat yang telahditentukan dan kemudian diserahkankembali kepada Petugas Unit Pengolah;
7. Surat yang telah diparaf oleh pejabattersebut kemudian disampaikan kepadaPanitera/Sekretaris untuk diparaf atauditandatangani dan diteruskan kepadapimpinan untuk diketahui danditandatangani;
8. Surat dinas yang telah ditandatanganioleh pejabat yang berwenang, kemudiandiperbanyak sesuai jumlah tujuan suratdan tembusannya, kemudian dibubuhistempel kantor untuk diserahkan kepadaUnit Pengelola Surat Keluar disertai 1(satu) lembar pertinggal sebagai arsip,sedangkan aslinya disimpan oleh UnitPengola. Apabila Surat Keluar memilikilampiran lebih dari 5 (lima) lembar, makacukup lembar pengantarnya yangdijadikan arsip;
Unit Pengolah
Pejabat yangBerwenang
Unit Pengolah
Pejabat yangBerwenang,Unit Pengolah
Unit Pengolah
Pejabat yangBerwenang
Unit Pengolah
10 menit
10 menit
15 menit
5 menit
5 menit
5 menit
30 menit
PENGADILAN AGAMA KEBUMENJl. Indrakila No. 42 Telp/Fax (0287) 381741
Website : www.pa-kebumen.go.id Email : [email protected]
Standard Operating ProceduresKESEKRETARIATAN UMUM
PADA PENGADILAN AGAMA KEBUMEN
Nomor SOP : W11-A10/ /OT.01.3/I/2012 Revisi Tanggal :Tanggal Ditetapkan : Januari 2012 Halaman : 3 dari 3 halaman
No.Uraian
KegiatanUraian Pelayanan
Unit/PejabatTerkait
WaktuPenyelesaian
Ket
DESKRIPSI:Prosedur Pengelolaaan Surat Masuk dan Surat Keluar
9. Oleh Unit Pengolah Surat Keluar, arsiptersebut dicatatkan ke dalam BukuRegister Arsip Surat Keluar dan disimpanke dalam lemari arsip sesuai kode danklasifikasi surat;
10.Kemudian surat-surat tersebut yangdikirimkan dimasukkan ke dalam amplopdinas dan diberikan alamat tujuan untukselanjutnya dikirimkan melalui KantorPos/Ekspedisi sesuai tujuan surat dantembusan-tembusannya.
Unit Pengolah
Unit Pengolah
10 menit
30 menit
Selesai
Ketua Pengadilan Agama Kebumen
Drs. H. TAHRIRNIP. 19600103 198903 1 003