04. bab 3 - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2011-1-00618-si bab 3.pdf · pada tahun...
TRANSCRIPT
53
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1. Riwayat Puskesmas
3.1.1. Sejarah Puskesmas
Puskesmas Kecamatan Tebet berdiri tahun 1967 dengan nama
“Klinik Kesehatan” yang beralamat di Jalan Tebet Barat IX / 64, pada
waktu itu pelayanan hanya terdiri dari Balai Pengobatan Umum, Balai
Pengobatan Gigi dan Balai Kesehatan Ibu dan Anak (BKIA). Kepala
Puskesmas yang pertama adalah dr. Noorsyamsi Prijono dilanjutkan oleh
dr. Sri Sudarmilah, Dr. Zulhaini Hadi, dr. Yvone Maas dan sekarang oleh
dr. Dewi R.Anggraini, M.Kes.
Pada tahun 1972 didirikan lagi gedung Puskesmas Kecamatan
yang beralamat di Jl. Prof. Soepomo S.H. No. 54 dengan memberikan
pelayanan KIA, Keluarga Berencana dan Persalinan, jadi Puskesmas
Kecamatan Tebet mempunyai dua gedung yang terpisah.
Pada tahun 1987 gedung Puskesmas Kecamatan Tebet yang di Jl.
Prof. Soepomo direhabilitasi total menjadi tiga lantai sehingga semua
layanan disatukan di Puskesmas Kecamatan Tebet hingga saat ini dan
bangunan lama di jalan Tebet Barat IX / 64 sekarang dijadikan
Puskesmas Kelurahan Tebet Barat.
54
Secara operasional, Puskesmas Kecamatan Tebet memberikan
jasa pelayanan kesehatan untuk masyarakat seperti pemeriksaan
kesehatan, tindakan medis, laboratorium, dan pengobatan. Dalam rangka
meningkatkan kualitas pelayanan kepada pasien, Puskesmas Kecamatan
Tebet selalu mengevaluasi setiap layanan kesehatan yang diberikan
kepada masyarakat. Oleh karena itu, Puskesmas Kecamatan Tebet telah
berhasil memperoleh standar kualitas internasional dengan mendapatkan
sertifikat organisasi standar internasional ISO (International Standard
Organization) 9001:2000.
3.1.2. Visi dan Misi Puskesmas
Visi dan Misi Puskesmas Kecamatan Tebet adalah sebagai berikut :
3.1.2.1. Visi Puskesmas
Menjadi Puskesmas dengan pelayanan Kesehatan terpadu,
bermutu dan professional serta menjangkau seluruh lapisan
masyarakat pada tahun 2013.
3.1.2.2. Misi Puskesmas
• Memberikan pelayanan yang meliputi kegiatan promotif,
preventif, kuratif dan rehabilitatif.
• Memberikan pelayanan kesehatan yang terjangkau untuk
seluruh lapisan masyarakat tanpa membedakan ras, agama dan
sosial ekonomi.
55
• Meningkatkan kualitas sumber daya manusia melalui
peningkatan pengetahuan dan keterampilan serta
kesejahteraan karyawan.
• Meningkatkan kualitas pelayanan dan program sesuai standar
mutu.
3.1.3. Dasar Hukum
Dasar Hukum pendirian Puskesmas Kecamatan Tebet adalah sebagai
berikut :
• Kep. Menkes RI No. 1457/Menkes/X/2003 tentang standar
pelayanan miminal bidang kesehatan di Kabupaten/Kota.
• Kep. Gubernur Provinsi DKI Jakarta No. 58 Tahun 2002 tentang
organisasi dan tata kerja Dinas Kesehatan Provinsi DKI Jakarta.
• S.K. Kepala Daerah Khusus Ibu Kota Jakarta No. 3229/1999
tentang standarisasi pelayanan kesehatan pada Puskesmas DKI
Jakarta.
3.1.4. Jenis Layanan
Jenis Layanan yang ada pada Puskesmas Kecamatan Tebet adalah
sebagai berikut:
1. Pelayanan Kesehatan (Yankes)
Jenis Layanan Pelayanan Kesehatan di Puskesmas Kecamatan Tebet
mencakup :
a. Pelayanan Kesehatan Dasar
b. Pelayanan Kesehatan Spesialis
56
c. Pelayanan Kesehatan Tradisional
d. Pelayanan Kesehatan Farmasi
e. Gawat Darurat dan Bencana
2. Kesehatan Masyarakat (Kesmas)
Jenis Layanan Kesehatan Masyarakat di Puskesmas Kecamatan Tebet
mencakup :
a. Penyakit Menular
b. Penyakit Tidak Menular
c. Penyehatan Lingkungan dan Kesehatan Kerja
d. Gizi dan Pemberdayaan Masyarakat
e. Kesehatan Jiwa Masyarakat, Narkotika, Psikotropika, dan Zat
Adikitif (NAPZA).
3.1.5. Fasilitas
Puskesmas Kecamatan Tebet memiliki fasilitas yang terdiri atas :
- Luas Bangunan : 1.500 m2
- Daya Listrik : 6.300 watt
- Air : Pompa Air, dan PAM
- Telepon : 4 Line
- Faximili : 1 buah
- AC : 36 buah
- Komputer : 15 unit
- Printer : 12 unit
- Kendaran Ambulance : 3 unit
- Kendaraan Dinas Kepala Puskesmas : 1 unit
57 - Kendaraan roda dua (motor) : 5 unit
Adapun Fasilitas Gedung di setiap lantai Puskesmas Kecamatan
Tebet adalah sebagai berikut :
- Lantai 1:
o Rumah bersalin lengkap dengan fasilitas :
14 tempat tidur
1 kamar operasi
1 kamar bersalin (2 tempat tidur bersalin)
1 kamar periksa (3 tempat tidur)
1 kamar pemulihan (2 tempat tidur)
1 kamar dokter
Kamar bayi
1 ruang tunggu
1 ruang tamu
1 ruang administrasi
1 kamar istirahat
1 dapur
5 kamar mandi
o Gudang obat
o Gudang ATK & ART
o Gudang Fogging
o Gedung layanan 24 jam
o Ruang periksa Fisioterapi
58
o Poli Kesehatan Ibu dan Anak / Keluarga Berencana
- Lantai 2:
o 2 buah loket (Loket 1 & 2)
o 2 ruang tunggu loket
o 1 ruang tunggu obat
o 1 ruang periksa Balai Pengobatan Umum
o 1 ruang periksa ASKES
o 1 ruang periksa kulit
o 1 ruang periksa mata
o 1 ruang periksa paru
o 1 ruang periksa gigi dengan 4 dental unit
o 1 ruang imunisasi
o 1 ruang periksa anak
o 1 ruang istirahat Dokter
o 1 ruang konsultasi kesehatan jiwa & keluarga
o 1 ruang konsultasi gizi
o 1 ruang laboratorium
o 1 buah apotek
o 1 ruang dapur
o 2 kamar mandi
- Lantai 3:
o 1 ruang Kepala Puskesmas Kecamatan
o 1 ruang tamu
o 1 ruang periksa Telinga, Hidung dan Tenggorokan
59
o 1 ruang Rontgen :
1 ruang tunggu
1 ruang administrasi
1 ruang cuci film
1 ruang x-ray
o 1 ruang Tata Usaha
o 1 ruang pertemuan besar
o 1 ruang pertemuan kecil
o 1 ruang Kesehatan Masyarakat / Pelayanan Kesehatan
o 1 ruang Keuangan & Diagram
o 1 ruang Kesehatan Lingkungan & Pembinaan Masyarakat
o 1 ruang Musholla
o 1 ruang dapur
o 2 kamar mandi
Di wilayah Kecamatan Tebet terdapat 7 (tujuh) Puskesmas
Kelurahan (Menteng Dalam, Tebet Barat, Tebet Timur, Kebon Baru,
Bukit Duri, Manggarai Selatan, Manggarai) juga terdapat fasilitas berupa
pesawat telepon, kendaraan roda dua, kendaraan roda empat (Ambulance)
dan kendaraan operasional
60 3.2. Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Puskesmas Kecamatan Tebet
(Sumber : Puskesmas Kecamatan Tebet)
61
3.2.1. Tanggung Jawab dan Wewenang
Tanggung Jawab dan Wewenang bagian-bagian yang ada di
Puskesmas Kecamatan Tebet adalah sebagai berikut :
1. Kepala Puskesmas
Tanggung Jawab :
• Memimpin Pusat Kesehatan Masyarakat Kecamatan Tebet.
• Memonitor Laporan Kesmas & Yankes.
• Mengawasi Kinerja Puskesmas secara menyeluruh.
Wewenang :
• Memeriksa Laporan Rawat Jalan, Apotek, dan Laboratorium.
• Melaporkan kegiatan pada Suku Dinas Kesehatan Kota
Administratif Jakarta Selatan.
2. Sub Bagian Keuangan
Tanggung Jawab :
• Mengurus cash flow Puskesmas Kecamatan Tebet.
• Membuat anggaran yang dibutuhkan Puskesmas Kecamatan
Tebet.
Wewenang :
• Mengaudit dan memeriksa keuangan Puskesmas Kecamatan
Tebet.
• Mengecek pos-pos keuangan yang dibutuhkan di setiap unit
Rawat Jalan, Apotek dan Laboratotium yang bersifat khusus.
• Memberi Laporan Keuangan kepada Kepala Puskesmas.
62
3. Sub Bagian Tata Usaha
Tanggung Jawab :
• Mengurus hal administrasi Puskesmas Kecamatan Tebet.
• Mengarsip dokumen-dokumen yang bersifat penting.
• Membuat Surat resmi dan yang bersifat penting.
Wewenang :
• Mengurus alat-alat kantor dan sarana-prasarana yang
menunjang kegiatan Puskesmas Kecamatan Tebet.
• Memberi Laporan Ketatausahaan kepada Kepala Puskesmas.
4. Bagian Manajemen Representatif
Tanggung Jawab :
• Mewakili manajemen Puskesmas Kecamatan Tebet untuk
pihak luar (eksternal).
• Memberikan informasi mengenai Puskesmas Kecamatan
Tebet yang bersifat umum.
Wewenang :
• Sebagai penjembatan yang memberikan penjelasan apabila
ada kesalahpahaman dengan pihak yang berhubungan dengan
Puskesmas Kecamatan Tebet.
• Memberi Laporan Kinerja Representatif kepada Kepala
Puskesmas.
63
5. Bagian Pelayanan Kesehatan (Yankes)
Tanggung Jawab :
• Melayani kesehatan dasar dengan penindakan ringan.
Wewenang :
• Mengawasi pelayanan kesehatan spesialis.
• Mengawasi pelayanan kesehatan tradisional.
• Mengawasi pelayanan kesehatan farmasi.
• Mengawasi pelayanan gawat darurat dan bencana.
6. Bagian Pelayanan Kesehatan Dasar
Tanggung Jawab :
• Melayani kesehatan yang bersifat umum.
• Melayani kesehatan yang tidak perlu penindakan.
• Melayani konsultasi dan keluhan kesehatan.
Wewenang :
• Mengurus penyembuhan penyakit biasa.
• Mendata jenis penyakit yang bersifat umum.
7. Bagian Pelayanan Kesehatan Spesialis
Tanggung :
• Melayani kesehatan yang bersifat khusus.
• Melayani kesehatan yang perlu penindakan lebih lanjut.
Wewenang :
• Mengurus penyembuhan penyakit tertentu.
• Mendata jenis penyakit yang bersifat khas.
64
8. Bagian Pelayanan Kesehatan Tradisional
Tanggung Jawab :
• Melayani kesehatan yang bersifat khusus dan umum.
• Melayani kesehatan dengan penindakan tradisional.
• Melayani kesehatan dengan pengobatan sederhana.
Wewenang :
• Mendata jenis penyakit yang perlu ditindaki secara tradisional.
9. Bagian Pelayanan Kesehatan Farmasi
Tanggung Jawab :
• Melayani kesehatan yang berurusan dengan farmasi.
• Mempersiapkan pengobatan dan ramuan khusus.
• Meracik obat dan memeriksa alat kesehatan.
Wewenang :
• Berkordinasi dengan laboratorium dan apotek.
• Mendata pasien yang perlu pelayanan farmasi.
10. Bagian Gawat Darurat dan Bencana
Tanggung Jawab :
• Melayani kesehatan korban kecelakaan.
• Mengobati pasien yang perlu pengobatan segera.
• Memberikan penyuluhan mengenai pertolongan korban bencana.
• Mengobati dan menindaki korban bencana alam.
Wewenang :
• Mendata pasien untuk dilayani pada gawat darurat dan bencana.
65
11. Bagian Kesehatan Masyarakat (Kesmas)
Tanggung Jawab :
• Memberikan sosialisasi terhadap penggunaan alat kesehatan
masyarakat dan obat-obatan.
Wewenang :
• Mengawasi kinerja bagian penyakit menular.
• Mengawasi kinerja bagian penyakit tidak menular.
• Mengawasi kinerja bagian penyehatan lingkungan dan
kesehatan kerja.
• Mengawasi kinerja bagian gizi dan pemberdayaan masyarakat.
• Mengawasi kinerja bagian kesehatan jiwa masyarakat &
NAPZA
12. Bagian Penyakit Menular
Tanggung Jawab :
• Menangani pasien yang terkena penyakit menular.
• Memberikan penyuluhan tentang penanggulangan penyakit
menular.
Wewenang :
• Mendata pasien dan jenis penyakit menular.
• Meneliti jenis penyakit menular guna diteruskan pada unit
laboratorium.
66
13. Bagian Penyakit Tidak Menular
Tanggung Jawab :
• Menangani pasien yang terkena penyakit tidak menular.
• Memberikan penyuluhan tentang penanggulangan penyakit
tidak menular serta pengobatannya.
Wewenang :
• Mendata pasien dan jenis penyakit tidak menular.
14. Bagian Penyehatan Lingkungan dan Kesehatan Kerja
Tanggung Jawab :
• Memberikan penyuluhan tentang usaha-usaha dalam penyehatan
lingkungan dan menjaga kesehatan hidup.
• Memberikan penyuluhan tentang usaha-usaha dalam menjaga
kesehatan di lingkungan kerja.
Wewenang :
• Mendata keluhan pasien mengenai kesehatan lingkungan dan
keselamatan kerja.
15. Bagian Gizi dan Pemberdayaan Masyarakat
Tanggung Jawab :
• Memberikan penyuluhan mengenai gizi dan nutrisi pada
makanan.
Wewenang :
• Menangani keluhan pasien mengenai penyakit gizi
67
16. Bagian Kesehatan Jiwa Masyarakat & NAPZA
Tanggung Jawab :
• Menangani pasien yang terkena gangguan jiwa dan narkoba.
Wewenang :
• Memberikan penyuluhan mengenai jiwa masyarakat,
Narkotika, Psikotropika, dan Zat Adikitif (NAPZA).
17. Bagian Pendataan dan Program
Tanggung Jawab :
• Melakukan pendataan di Puskesmas Kecamatan Tebet.
Wewenang :
• Berwenang terhadap program & Teknologi Informasi.
18. Bagian Customer Relation
Tanggung Jawab :
• Bertanggung jawab dalam hal membina hubungan dengan
pelanggan serta masyarakat.
Wewenang :
• Mengkomunikasikan informasi penting mengenai Puskesmas
kepada pasien.
19. Kepala Puskes Kelurahan
Tanggung Jawab :
• Memimpin Pusat Kesehatan yang ada pada setiap kelurahan.
Wewenang :
• Memberikan laporan kepada Kepala Puskesmas Kecamatan.
68 3.3. Tata Laksana/Prosedur yang sedang berjalan
Sistem yang sedang berjalan pada Puskesmas Kecamatan Tebet adalah
menggunakan sistem komputerisasi yang masih belum terintegrasi, yaitu hanya
melakukan pencatatan dan pengetikan menggunakan aplikasi Microsoft Office
seperti Microsoft Word, Microsoft Excel dan sebagainya. Selain itu, laporan dibuat
berdasarkan pembukuan tertulis yang dibantu dengan Microsoft Excel.
3.3.1. Prosedur Pendaftaran Pasien
Prosedur untuk melakukan pendaftaran pasien di Puskesmas
Kecamatan Tebet yaitu sebagai berikut :
1. Pasien melakukan pendaftaran menggunakan kartu pasien, jika tidak
memiliki kartu pasien maka pasien memberikan Kartu Tanda
Penduduk (KTP), atau jika pasien memiliki surat rujukan dapat juga
langsung diberikan kepada petugas yang ada di Loket Pendaftaran.
2. Pasien akan membayar sesuai dengan poli yang dituju sesuai dengan
keluhan yang diderita pasien (Rp 5.000,- untuk layanan yang spesialis
atau Rp 2.000,- untuk layanan penyakit umum).
3. Setelah membayar pasien sesuai poli yang dituju, maka pasien akan
mendapatkan kartu nomor urut untuk poli yang dituju yang diberikan
oleh petugas Loket Pendaftaran & Pembayaran.
4. Bagian Loket akan mencarikan buku pasien berdasarkan kartu pasien
yang telah didaftarkan, lalu buku pasien akan diberikan kepada
perawat di poli yang bersangkutan.
69
5. Bagian Loket juga akan memberikan No. Urut yang telah ada kepada
perawat saat memberikan buku pasien.
Rich Picture Pendaftaran Pasien pada Puskesmas Kecamatan Tebet
Gambar 3.2 Proses Bisnis Pendaftaran Pasien
Pasien
Loket Pendaftaran & Pembayaran
1. Melakukan Pendaftaran(Kartu Pasien / KTP / Surat
Rujukan)
2. Membayar sesuaipoli yang dituju
3. Memberikan Kartu
Nomor Urut
Perawat
4. Memberikan Buku
Pasien
Buku PasienUang
Pay to
$
Kartu Nomor Urut
Rp
5. Memberikan No. Urut
70
3.3.2. Prosedur Layanan Rawat Jalan
Prosedur untuk mendapatkan layanan Rawat Jalan bagi pasien di
Puskesmas Kecamatan Tebet yaitu sebagai berikut :
1. Ketika nomor urut pasien dipanggil oleh perawat, maka pasien akan
masuk dan pasien akan memberikan kartu nomor urut kepada
perawat.
2. Setelah itu perawat akan mengembalikan kartu pasien kepada pasien.
3. Perawat akan memberikan buku pasien dan diberikan kepada dokter.
Lalu dokter akan melakukan pemeriksaan pasien serta
menuliskannya di buku pasien.
4. Saat pemeriksaan oleh dokter, jika pasien tersebut memerlukan
tindakan medis, maka dokter akan membuat formulir tindakan.
5. Pasien harus membayar formulir tindakan di loket, untuk
mendapatkan resep obat yang akan diberikan oleh Dokter.
6. Setelah pasien membayar, pasien akan mendapatkan bukti
pembayaran dan harus kembali ke poli.
7. Pasien akan memberikan bukti pembayaran formulir tindakan
kepada dokter.
8. Jika pasien harus dirujuk ke poli / rumah sakit lain maka dokter akan
membuat surat rujukan untuk pasien. Pasien yang mendapat surat
rujukan ke poli lain harus mendaftar di loket seperti pendaftaran
awal.
71
9. Jika pasien diharuskan menggunakan fasilitas lab maka dokter akan
membuat surat pemeriksaan penunjang sebanyak tiga rangkap
kepada pasien.
10. Jika pasien sudah memiliki hasil uji lab yang dibawa dari hari
sebelumnya atau dari hasil pengetesan lab maka dapat diberikan
kembali ke dokter yang memberikan surat pemeriksaan penunjang
11. Setelah pemeriksaan terhadap pasien selesai, maka dokter
memberikan resep obat kepada pasien untuk ditebus di Apotek.
72
Rich Picture Layanan Rawat Jalan pada Puskesmas Kecamatan Tebet
Gambar 3.3 Proses Bisnis Layanan Rawat Jalan
PasienPerawat
2. Memberikan Kartu Pasien
Dokter
3. Memberikan Buku Pasien
11. Memberikan Resep Obat
Buku Pasien
MICROSOFT CORPORATION
Kartu Pasien
Resep Obat
4. Memberikan Formulir Tindakan Medis
Formulir TindakanMedis
Loket Pendaftaran & Pembayaran
5. Membayar Formulir Tindakan
8. Memberikan Surat
Rujukan
Surat Rujukan
1. Memberikan Kartu No. Urut
9. Memberikan Surat Pemeriksaan Penunjang
Surat PemeriksaanPenunjang 7. Memberikan Bukti
pembayaranForumulir Tindakan
10.MemberikanHasilUjiLab
Hasil Uji Lab
Bukti Pembayaran
Pay to
$
Kartu Nomor Urut
6. Mendapat Bukti Pembayaran
Bukti Pembayaran
73
3.3.3. Prosedur Layanan Apotek
Prosedur untuk mendapatkan layanan Apotek bagi pasien di
Puskesmas Kecamatan Tebet yaitu sebagai berikut :
1. Dengan resep obat yang dimiliki pasien, pasien akan datang ke bagian
farmasi untuk menyerahkan resep.
2. Kemudian pasien akan mendapat nomor urut untuk pengambilan obat
di Apotek.
3. Bagian Farmasi menyerahkan Resep Obat yang telah diberikan oleh
pasien kepada Bagian Apotek.
4. Setelah obat selesai diracik atau dibuat maka akan diberikan kembali
kepada bagian farmasi.
5. Saat nomor urut dipanggil pasien akan menuju ke Apotek dan bagian
farmasi akan memberikan obat sesuai yang ada pada resep lalu pasien
dapat pulang.
74
Rich Picture Layanan Apotek pada Puskesmas Kecamatan Tebet
Gambar 3.4 Proses Bisnis Layanan Apotek
Pasien Bagian Farmasi
Resep Obat
1. Memberikan Resep Obat
2. Memberikan Nomor Urut
Apotek
3. Memberikan Resep Obat
Obat
4. Memberikan Obat
Resep Obat
5. Memberikan Obat
75
3.3.4. Prosedur Pendaftaran Laboratorium
Prosedur untuk melakukan pendaftaran Laboratorium bagi pasien
di puskesmas kecamatan tebet adalah sebagai berikut :
1. Pasien akan memberikan surat pemeriksaan penunjang 3 rangkap
kepada loket pendaftaran Laboratorium. 2 rangkap diambil oleh
bagian loket, dan 1 rangkap diberikan ke pasien
2. Setelah itu pasien diharuskan membayar sesuai dengan
penggunaan fasilitas Laboratorium yang disediakan puskesmas.
3. Setelah itu pasien akan mendapat kartu nomor urut dan harus
menunggu sampai gilirannya dipanggil.
4. Bagian loket akan memberikan 1 rangkap surat pemeriksaan
penunjang kepada bagian Laboratorium
5. Bagian loket juga akan memberikan nomor urut yang ada kepada
bagian Laboratorium.
76
Rich Picture Pendaftaran Laboratorium pada Puskesmas Kecamatan Tebet
Gambar 3.5 Proses Bisnis Pendaftaran Laboratorium
Pasien
Loket Pendaftaran Lab
1. Memberikan SuratPemeriksaan Penunjang
2. Membayar sesuaipenggunaan Lab
3. Memberikan Kartu
Nomor Urut
Bag. Lab
4. Memberikan Surat Pemeriksaan
Penunjang
Uang
Pay to
$
Kartu Nomor Urut
Rp
5. Memberikan No. Urut
Surat Pemeriksaan Penunjang
Surat Pemeriksaan Penunjang
77
3.3.5. Prosedur Layanan Laboratorium
Prosedur untuk mendapatkan layanan Laboratorium bagi pasien di
Puskesmas Kecamatan Tebet yaitu sebagai berikut :
1. Pasien datang ke bagian Laboratorium lalu memberikan no urut
dam Surat Pemeriksaan Penunjang.
2. Petugas yang ada di Laboratorium melakukan pengujian pasien
berdasarkan surat pemeriksaan penunjang yang telah di dapat.
3. Jika hasil uji lab dapat langsung diambil pada hari yang sama
maka pasien akan disuruh menunggu sampai hasil uji lab keluar,
jika tidak maka pasien dapat mengambil keesokan harinya.
4. Petugas Laboratorium memberikan Hasil Uji Lab untuk diberikan
kepada Pasien.
78
Rich Picture Layanan Laboratorium pada Puskesmas Kecamatan Tebet
Gambar 3.6 Proses Bisnis Layanan Laboratorium
Pasien
Bagian Laboratorium
1. Memberikan No. Urut dan Surat Pemeriksaan Penunjang
4. Memberikan Hasil Uji LabHasil Uji Lab
$
Laboratorium
2. Menguji BerdasarkanSurat Pemeriksaan Penunjang
Hasil Uji Lab
3. Memberikan Hasil Uji Lab
Nomor Urut Surat Pemeriksaan Penunjang
79
3.3.6. Prosedur Pemesanan Obat
Prosedur untuk memesan obat di Puskesmas Kecamatan Tebet
yaitu sebagai berikut :
1. Jika stok obat telah memasuki batas minimum maka panitia
pengadaan akan membuat surat pembelian obat. Supplier dipilih
berdasarkan jumlah pembelian obat, jika harga obat lebih dari 200
juta maka supplier akan dipilih melalui sistem lelang. Untuk
pembelian seharga 100 – 200 juta hanya akan dilakukan lelang
sederhana dan untuk pembelian dibawah harga 100juta akan
diadakan pengadaan langsung.
2. Supplier akan memberikan obat yang dipesan kepada bagian
gudang
3. Bagian gudang akan membuat surat penerimaan barang 3 (tiga)
rangkap. 1 (satu) diberikan kepada supplier sebagai bukti tanda
terima barang, 1 (satu) diberikan kepada panitia pengadaan, dan
1 (satu) akan diarsip.
4. Bagian gudang memberikan surat penerimaan obat kepada panitia
pengadaan.
5. Panitia pengadaan akan membayar obat kepada supplier.
6. Supplier akan memberikan faktur pembelian untuk menandakan
bahwa obat telah dibayar.
80
Rich Picture Layanan Pemesanan Obat pada Puskesmas Kecamatan Tebet
Gambar 3.7 Proses Bisnis Pemesanan Obat
Panitia Pengadaan
Suppliers
1. Surat Pembelian Obat
Bagian Gudang
2.Memberikan Obat3.Surat Penerimaan Obat
4. Memberikan Surat Penerimaan Obat
5. Membayar Pembelian Obat
6. Faktur Pembelian
Obat
Surat PenerimaanObat
Surat PenerimaanObat
Surat PembelianObat
Faktur Pembelian
Pay to $
uang
81 3.4. Analisis Kebutuhan Informasi Perusahaan
Untuk menganalisis kebutuhan informasi yang ada pada sebuah perusahaan atau
organisasi, hal-hal yang harus dilakukan adalah :
1. Menyesuaikan proses bisnis yang berjalan dengan Visi dan Misi Puskesmas.
2. Menganalisis Proses Bisnis yang ada dan melihat kebutuhan informasi yang
tidak dipenuhi dalam proses bisnis tersebut.
3. Merancang tabel-tabel yang akan memenuhi kebutuhan informasi perusahaan
atau organisasi.
Tabel 3.1 Tabel Analisis Kebutuhan Informasi Perusahaan
No. Kebutuhan Informasi Diperoleh dari data
1. Informasi mengenai layanan kesehatan
pada unit Rawat Jalan
Pasien, Buku Pasien, Rujukan,
Tindakan Medis, Pemeriksaan
Tunjangan, Staf Kesehatan,
Pendaftaran Umum, dan
Resep Obat.
2. Informasi mengenai layanan kesehatan
pada unit Apotek
Obat, Supplier, Pengeluaran
Obat, Pembelian Obat, dan
Penerimaan Obat.
3. Informasi mengenai layanan kesehatan
pada unit Laboratorium
Pendaftaran Lab dan Hasil Uji
Lab.
82 3.5. Diagram Aliran Data
3.5.1. Diagram Hubungan Sistem Informasi
Gambar 3.8 Diagram Hubungan Sistem Informasi
83
3.5.2. Diagram Nol
Gambar 3.9 Data Flow Diagram Level 0
84 3.6. Permasalahan yang Dihadapi
Permasalahan yang sedang dihadapi oleh Puskesmas Kecamatan Tebet yaitu
sebagai berikut :
1. Tidak adanya kontrol redundansi pada data-data transaksi yang
menyebabkan adanya penyimpanan ganda pada data-data tersebut.
2. Keamanan data kurang terjamin dimana tidak adanya security pada data-
data yang disimpan di dalam file komputer dan bisa diakses oleh siapa aja
yang langsung membuka file tersebut.
3. Tidak adanya integrasi di antara unit Layanan Rawat Jalan, unit Apotek
dan unit Laboratorium sehingga pasien harus melakukan pembayaran
secara terpisah dan bolak-balik (tidak efektif).
4. Laporan-laporan yang dihasilkan saat ini kurang memenuhi kebutuhan
informasi kepala puskesmas.
3.7. Alternatif Pemecahan Masalah
Usulan Pemecahan Masalah yang tepat untuk mengatasi permasalahan-
permasalahan tersebut yaitu sebagai berikut :
1. Melakukan normalisasi pada setiap tabel yang ada sehingga
meminimalkan redundansi.
2. Memberikan pembagian hak akses serta constraints yang baik
terhadap sistem basis data maupun program aplikasi.
3. Merancang sistem basis data yang terintegrasi antara unit Layaanan
Rawat Jalan, unit Apotek dan unit Laboratorium.
4. Merancang hasil laporan yang memenuhi kebutuhan informasi
puskesmas.