03-teknologi%20perkantoran%20modern

8/7/2019 03-Teknologi%20Perkantoran%20Modern

1/10

TEKNOLOGIPERKANTORANMODERNPendahuluan

Pekerjaankantor adalah suatukegiatankesekretariatandan administratif. Segala

sesuatuyangberkaitandengancatatmencatat,melakukanperjanjian,memfasilitasi

pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen, menyimpan dokumen,

mengirimkansurat dansebagainya.

Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun

informal. Dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat

komputer untuk perkantoran membuka era otomatisasi perkantoran (Office

Automation/OA).

Dengansemakinmajunyateknologikomputer,mengecilnyaukuranfisikkomputer

dan ketersediaan sarana komunikasi bergerak (mobile) serta pesatnya

perkembangan teknologi internetkonsepOAberkembangmenjadiVirtualOffice

atauKantorMaya.KonsepKantorMayaadalahpekerjaankantordapatdilakukan

dimanapundibelahanbumiini.

OtomatisasiKantor Dimulaitahun1960anIBMmenciptakanistilahWordProcessinguntukmenjelaskan

kegiatandivisimesintiklistriknya.Maksudnyaagarmenarikperhatianyangsama

seperti pada produkproduk perkantoran yang dijalankan pada komputer dan

pengolah data. Produk IBM yang disebut MT/ST singkatan dari Magnetic

Tape/SelectricTypewritermampumenyimpanhasilpengetikanpadapitamagnetik,

untukmembuatsurat juruketik tinggalmengetikkannamadanalamatpenerima

surat,hasilnyaberupaketikkansuratyangsamadalamjumlahyangbanyakuntuk

berbagaipenerimasurat.Kemampuanmesintikelektrik inimenandaiotomatisasi

dalamperkantoran.

OA mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama

berkaitandengankomunikasiinformasikedandariorangorangdidalammaupun

diluarperusahaan.

o SistemElektronikFormaldimaksudkansebagaikegiatanperkantoranyang

didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. Semua perusahaan

menerapkan sistem formal untuk memenuhi kebutuhan organisasi.

Misalnyauntukpengelolaaninformasiyangdidistribusikankemanajeryang

berupalaporanlaporanperiodikamupunlaporankhusus.

o Sistem Elektronik Informal berarti sistem perkantoran yang tidak

direncanakanataudiuraikan secara tertulis.SistemsistemOA informal ini

diterapkansaatdiperlukanolehperoranganuntukmemenuhikeperluannya

sendiri.

Misalnya

melakukan

konsultasi

atau

diskusi

dengan

pengambil

keputusanlain.

[email protected] - 2008 1


2/10

Komunikasi Informasi dalamOAmenjadikan ciri tersendiri dalam penggunaan

komputerdalamperusahaan,karenaOAdimaksudkanuntukmemudahkansegala

jeniskomunikasi,baiklisanmaupuntertulis.

OA tidak hanya melayani orangorang di dalam perusahaan, akan tetapi juga

denganoranglaindidalamlingkunganperusahaan.

Environment

Environment

The firm

Problem SolverOther

Problem Solvers

Database

Transform

Noncomputer

Apps

Computer-

Apps

Inputphysical resources

Output

physical resources

An OA ModelAn OA ModelCommunications Information

Office Automation System

Environment

Environment

The firm

Problem SolverOther

Problem Solvers

Database

Transform

Noncomputer

Apps

Computer-

Apps

Inputphysical resources

Output

physical resources

An OA ModelAn OA ModelCommunications Information

Office Automation System

GambarModelOA

Sumber:CBISMcLeod,2001

DalamgambarmodelOAdiatas tidak terjadialirandata tetapihanyaadaaliran

komunikasi dan informasi. Pengertian data sendiri adalah penggambaran dari

segalasesuatudarisebuahkenyataanmaupunkejadian.Melaluiprosespengolahan

data,sebuahdatamenjadilebihbermanfaatbagipenggunanyadandisebutsebagai

informasi.Pengertiankomunikasiadalahadanya saling tukarmenukar informasi

antara

dua

obyek

atau

lebih.

Untuk lebihmenekankanpemahaman tentangmodelOA,akandibagidalamdua

komponen utama yaitu komponen database dalamOA dan komponenAplikasi

dalamOA.

KomponendatabasedalamOA

Dalamgambarmodeldiatasdatabaseadalahkumpulandatayangterintegrasi

dari seluruh sumber daya dalam perusahaan, baik sumber daya masukan,

prosesmaupun output.Data yang sudah terprosesmenjadi informasi dalam

database

juga

didapatkan

dari

lingkungan

sistem

perusahaan

serta

data

data

hasil olahan dari para manager sebagai problem solver. Untuk dapat



3/10

mengumpulkan data dalam database harusmelalui proses pengolahan data

menggunakankomputer.Pengolahandatameliputi:

Mendapatkandata, yaitudengan:

o Mendokumentasikansetiaptransaksi

o Kejadiannyaapa?

o Kapanterjadinya?

o Berapabanyakdanberapanilainya?

o Keterangantentangtransaksi

Memanipulasidata,yaitudengan:

o Mengklasifikasikan(dengandiberikode)

o Diurutkan

o Dihitung

o Ditotal

MenyimpanData

o Menggambarkansetiaptransaksi

o Dalambentukdatabase

Menyiapkandokumen

o Terbentukdalamkategori:

Berdasarkanjeniskejadiannya

Berdasarkanwaktukejadiannya

Untukmelihat sebuahdatabasedapatdibedakandaridua sudutpandang, yang

pertamadarisudutpandangpemakaidatabasedandarisudutpandangperancang

database.

o Dari sudut pandang pemakai database dilihat dalam bentuk file dengan

strukturdatadanrecordyangsiapdipakaiuntukdiisi,dikoreksi,dikurangi

ataumengolahnyamenjadilaporan.

o Dari sudutperancangdibedakan lagipada tingkatphisikdan logik.Pada

tingkat phisik seorang perancang database harus menentukan jenis dan

kapasitaspenyimpanserta mediacadangan(backup)yangdigunakan.Pada

tingkat logik seorang perancang database harusmenentukan entitas data

apa saja yang terlibat dalam sistem, relasi antar entitas dan

ketergantungannya,atributdarisetiapentitassertaatributdari relasiyang

terbentuk.Padasudutpandang logik iniakan terbentukfilefileatau tabel

tabelyangsalingberkaitansatusamalaindanmembentuksatukesatuan.

KomponenAplikasidalamOA

AplikasidalamOAdibedakanmenjadiduamacamyaituaplikasiperkantoran

menggunakanperalatanelektroniknonkomputerdanaplikasiperkantoran

menggunakankomputer.Dalambanyakhalfungsidarikeduajenisaplikasidiatas

adalahsamahanyaperalatannyasajayangberbeda.

AplikasiaplikasidalamOAadalah:

o Wordprocessing

o Electronicandvoicemail



4/10

o Computercalendaring

o Audioconferencing

o Videoconferencing

o Computerconferencing

o FAX

o Videotexo Imaging

o Desktoppublishing

WordProcessing

Penggunaanperangkatkomputeryangmenghasilkanberbagaitugaspengetikandan

pencetakandokumensecaraotomatis.

GambarSistemWordProcessor

Sekretaris atau manajer melakukan pengetikan melalui terminal, dari sini sebuah

dokumen yang disiapkan (diketik) dapat dilakukan pengeditan terlebih dahulu,

sebelumdisimpankedalamkomputer.Dokumen jugadapatdiambilataudisimpan

dalammediapenyimpananluar.Jikadiperlukandapatdibuathardcopydalamcetakan

printer.Hasil cetakan ini dapat diberikan kepadamanajer sebagai bahan persiapan

agar komunikasi dapat berjalan lebih efektif.Dalam perkantoranmodern dokumen

tidakmestiharusdicetak,namundapatdiattachdarikomputer lainyangterhubung

dalamsatujaringankomputer.

A Word Processing SystemA Word Processing System

Secretary or manager

Document storage

CPU Typed documents

A Word Processing SystemA Word Processing System

Secretary or manager

Document storage

CPU Typed documents

Electronicandvoicemail

Voice mail, adalah sarana yang disediakan oleh penyedia layanan telpon kepada

pelanggan untuk dapatmeninggalkan pesan dalam sebuah mailbox apabila telpon

yang dituju tidak dapat dihubungi. Mailbox yang berisi pesanpesan ini dapat

dipanggil olehpemilik telponuntukmendengarkanpesanpesanyangditerimadan

telahtersimpandidalamnya.

Electronicmailatauseringdisingkatemail,konsepnyasamadenganvoicemail,hanya

sajaterjadiantarpenggunakomputeryangterhubungdalamsatu jaringankomputer.

Seorang pengguna emailmempunyaimailbox atau folderdisebuahmailserver yang



5/10

terhubung24jamdalamjaringankomputer.Penggunalaindapatmengirimkanpesan

ke dalam mailbox dengan menyebutkan alamat email yang dituju walaupun si

pemilikmailboxtidaksedang terhubungdalam jaringankomputer.Untukmembaca

pesanpesanyangditerima,seorangpenggunaharusmembukamailboxnya.

GambarSystemVoiceMail

GambarSistemElectronicMail

ComputerComputer

Message

coding and

decoding unit

User 1 User 2

Computercalendaring

Apabila anda pernahmenandai kalender di rumah untuk suatu agenda kegiatan,

computer calendaringpunyaanalogi seperti itu. Jadwalkegiatanmaupunperjanjian

dengan kolega dapat disimpan dalam komputer, pada saat atau sebelum kegiatan

komputer akanmengingatkanmanajer tentangperjanjianmaupunkegiatan tersebut

melaluipenanda(alarm).

Secondarystorage

AA

VoiceVoice

MailMailSystemSystem

Message

coding and

decoding unit

User 1 User 2

Secondarystorage

AA

VoiceVoice

MailMailSystemSystem

An Electronic Mail SystemAn Electronic Mail System

Mail storage

CPU

Mail displayand entry

Mail display and entry

Mail display

and entryUser 1

User 2

User n

An Electronic Mail SystemAn Electronic Mail System

Mail storage

CPU

Mail displayand entry

Mail display and entry

Mail display

and entryUser 1

User 2

User n



6/10

Sebuah perjanjian dapat dikirimkan atau diakses oleh pihak lain yang terhubung

dalam jaringan komputer, penandaan kegiatan akan diberikan ke semua komputer

yangmencatatkegiatantersebut.

GambarSistemElectronicCalendaring

An Electronic Calendaring SystemAn Electronic Calendaring System

Calendar stora e

CPU

Calendar displayand entry

Calendar display and entry


Manager 1

Manager 2

Manager n

An Electronic Calendaring SystemAn Electronic Calendaring System

Calendar stora e

CPU


Calendar display and entry


Manager 1

Manager 2

Manager n

Audioconferencing

Bila anda anggota ORARI atau organisasi sejenis, secara tidak sadar anda pernah

melakukan audio conferencing. Audio Conferencing adalah pemanfaatan peralatan

komunikasi suara untukmenghubungkan orangorang pada tempat yang terpisah

untukdapatmelakukanpembicaraanpadasuatutopiktertentu.

GambarSistemAudioConferencing

Peralatan audio pada akhir dekade ini, perannya dapat diganti menggunakan

komputer yang mempunyai kemampuan audio. Audio channel digantikan oleh

komputeryangdilengkapidenganChatServer.

An Audio Conferencing SystemAn Audio Conferencing System

Audio

Channel

Location 1Location

n

An Audio Conferencing SystemAn Audio Conferencing System

Audio

Channel

Location 1Location

n

Peralatantelponsaatinijugamempunyaikemampuanuntukmelakukankonferensi

ataudigunakansecaratripartit.Kemampuantelponsemacaminibisadalam



7/10

komunitaslokalmenggunakanPABX,ataulayananyangdiberikanpenyediajasa

telpon(TELKOM).

Videoconferencing

Video Conferencing adalah penggunaan televisi serta peralatan audio visual untuk

menghubung

partisipan

konferensi

yang

lokasinya

saling

terpisah.

GambarSistemVideoConferencing

Pelaksanaannyadapatdengancara:

Video

channel

Videochannel

Location 1Location n

A. One-way video transmission

B. Two-way video transmission

Video ConferencingVideo Conferencing

Video

channel

Videochannel

Location 1Location n

A. One-way video transmission

B. Two-way video transmission

Video ConferencingVideo Conferencing

o Onewayvideodantwowayaudio

o Onewayvideodanaudio

o Twowayvideodanaudio

Kegiatan seperti ini juga sudahdapatdigantikanmenggunakanperalatankomputer

yangmempunyaikemampuanaudiovisual.

Computerconferencing

Sepertitelahditerangkansebelumnya,computeryangterhubungdalamsatu jaringan

dapat saling berkomunikasi, baik text, audio maupun audiovisual. Pemanfaatan

jaringaninternetsemakinmemudahkanpenggunakomputeruntukmelakukanhalini.

Tersedia banyak ruang diskusi berupa board services maupun chat channel yang

disediakan oleh portal dalam internet. Board Sevice adalah layanan untuk saling

berkirim pesan atau pendapat pada satu topik tertentu yang tidak interaktif. Chat

channeladalahsaranabertukarpesansecarainteraktif.

FAX

Faxadalahalatyangmempunyaikemampuanmembacadokumenpadasatusisi lain

darisalurankomunikasidanmembuatsalinannyapadasatusisilainnya.Kemampuan

ini jugasudahdiadaptasiolehkomputer.Untukkeperluan inikomputerharusdiberi

kemampuanmembacadokumen,yaitudenganditambahkanperalatanScanner,selain

harusterhubungkejaringantelponmenggunakanModem.Hasilpenerimaanfaxpada



8/10

komputer dapat dilakukan dengan hanya menampilkannya di layar monitor atau

dicetakkeprinter.

Videotex,ImagingdanDesktoppublishing

Ketiga hal ini sudah bukan merupakan hal baru dalam pemanfaatan teknologi

komputer

saat

ini.

o Videotex adalah kemampuanmemindahkan danmenyimpan narasi text dan

gambargrafikkedalamlayarmonitor.

o Imaging adalah kemampuan memindahkan, menyimpan dan menampilkan

kembali imageataucitrakedalamformatdigitaldalamkomputer.

o Dekstop Publishing adalah kemampuan komputer untuk menghasilkan

keluaran yang sangat halusmendekati kemampuan typesetter (dalam layout

cetakan).

Kantor Maya

Seperti telah diuraikan di atas, KantorMayamuncul karena perkembangan teknologi

komputeryangsemakinpesatdanukurannyasemakinkecil.Kecenderunganoranguntuk

berpindahpindahataumobile sehinggapemanfaatan sarana telekomunikasikhususnya

teleponselularsemakindiperlukan.Pemanfaatansaranakomunikasidanjaringaninternet

untukmelakukanhalhalyangsifatnyateleprocessing(ATM,ecommerce)tumbuhpesat.

Halhal tadididukungmahalnyasewa lahandikotakotabesarmendorong tumbuhnya

KantorMaya, sehinggaorang tidak lagiharusdatangdanbekerjadalamkantor secara

fisik,kegiatankantordapatdilakukandimanapun.

Syaratnya hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik. Untuk keperluan ini

banyakperusahaanmaupunportaldiinternetmenyediakanjasakantormaya.

Keuntunganyangdapatdiambilbilamenggunakankantormayaadalah:

Mengurangi biaya penyediaan fasilitas, dalam hal ini adalah fasilitas kantor seperti

ruang,furniture,ACdan lainlain.Ruangkantornantinyadapathanyasebuahruang

tamukecil,untuksekalisekaliorangbertatapmuka.

Mengurangibiayapenyediaanperalatan,peralatankantordapatdikurangijumlahnya

seiringdengansedikitnyakebutuhantenagakerjaadministratif.

Mempunyaisalurankomunikasiformal.Denganterhubungdalamsalurankomunikasi

formal maka seluruh relasi usaha, rekan bisnis maupun konsumen, dapat

berhubungandenganperusahaansetiapsaattanpaterputus.

Mengurangi pekerjaanpekerjaan yang tertunda. Kantormaya tidakmengenal jam

kerjamaupun lembur, seluruhwaktu yang ada adalah jam kerja, sehingga sebuah

pekerjaantidakharusdihentikankarenajamkerjatelahselesai.

Mendukung kegiatan sosial, orangorang yang tidak dapat meninggalkan rumah

menjadibisabekerjadengantidakharuspergikekantor.

Namunada jugakerugiankerugianyangdapatmuncul, terutamadarisisiparapekerja

yaitu:



9/10

Kurangmempunyairasamemilikiterhadapperusahaan,halinidapatmunculkarena

kegiatansosialseperti tatapmukadan sambung rasaantarapimpinandanbawahan

jarangdilakukan.

Ketakutan kehilangan pekerjaan, banyak pekerjaan yang dilakukan oleh komputer

maupun perusahaan penyedia layanan kantor maya, sehingga tenaga kerja yang

dibutuhkanmenjadiberkurang.

Moralpekerjayangrendah,initerkaitdenganadanyakecenderungansementaraorang

untuk berbuat tidak baik apabila tidak langsung bertatap muka (lempar batu

sembunyi tangan). Pencegahan dapat dilakukan denganmemberikan kontrol yang

ketatpadapengamanansistemkomputer.

Tekanankeluarga,halinimunculbilapekerjaankantordilakukandirumah.Kegiatan

kegiatandalamkeluargakadangmenyitalebihbanyakperhatiandaripadabebankerja

kantor.

Strategiyangdapatdilakukanuntukmenerapkankantormayaadalah: Menyediakansumberdayakomputer

Menyediakansaranaakseskesumberdayainformasi

Menyediakanperlengkapannonkomputer

Menyiapkansaranatelponyangdapatdiforward(dialihkan)

Menyediakankelengkapanuntukpanggilankonferensi

Membuatjadwalpertemuanreguler

Melaksanakanuruturutanpekerjaansecarateratur

Selainhalhaldiatas,adatigahalpentingyangmenjadiwacanaekonomisdalamkantor

mayayaitu:

Informasi, menjadi komoditas yang sangat vital terutama untuk membantu para

manajer mengambil keputusan. Dalam kantor maya informasi tersimpan dan

terdistribusidenganbaikdalamdatabaseperusahaan.

Ide,dapatdisebarluaskan segerake seluruhkelompokpengambilkeputusandalam

perusahaan untuk segera didiskusikan tanpa harusmenunggu berkumpul terlebih

dahulu.Idejugadapatmunculdariruangruangdiskusi(boardservice).

Intelijen, kegiatanmengumpulkan informasi dari stakeholder dapat dilakukan lebih

mudahkarenabanyakinformasiyangbersifatterbuka.

Contoh Aplikasi Komputer untuk Kantor

Program aplikasi komputer yangmampumendukung otomatisasi perkantoran adalah

MicrosoftOffice,LotusSuite,CorelWordPerfectOffice.

Yang sangatmendukung operasi kantormaya adalah penelusur situsweb di internet.

ProgramprogramitumisalnyaInternetExplorer,FireFox,OperadanNetscapeNavigator.



10/10

DaftarPustaka1. RaymondMcLeod,ManagementInformastionSystem,aStudyofComputerBased

InformationSystem,PrenticeHall,8thedition,2001

(http://cw.prenhall.com/bookbind/pubbooks/mcleod2/chapter14/deluxe.html)

2. Henry F. Korth, Abraham Silberschatz, Database System Concepts, Mc Graw Hill, 2nd edition,

1995.

http://cw.prenhall.com/bookbind/pubbooks/mcleod2/chapter14/deluxe.htmlhttp://cw.prenhall.com/bookbind/pubbooks/mcleod2/chapter14/deluxe.html

03-teknologi%20perkantoran%20modern

Documents