01 penyusunan peta jabatan & abk_final
DESCRIPTION
dsvfbgnfhm,jmhjngfbdvsfghTRANSCRIPT
Badan Kepegawaian Negara
B K N
Direktorat Perencanaan Kepegawaian dan Formasi2011
PENYUSUNAN PETA JABATAN DAN
ANALISIS BEBAN KERJA
Badan Kepegawaian NegaraB K N MekaNISME PENYUSUNAN
KEBUTUHAN PEGAWAI
TUGAS POKOK
DAN FUNGSI
ANALISIS JABATAN
INFORMASI JABATAN
• NAMA JABATAN
• IKHTISAR JABATAN
• URAIAN TUGAS
ANALISIS BEBAN KERJA
KEBUTUHAN PEGAWAI
PETA JABATAN KEBUTUHAN
Badan Kepegawaian NegaraB K N
PETA JABATAN
Badan Kepegawaian NegaraB K N
Peta jabatan adalah susunan nama dan tingkat Jabatan
struktural dan fungsional yang tergambar
dalam suatu struktur unit organisasi
dari tingkat paling rendah sampai dengan yang tinggi
PETA JABATAN
Badan Kepegawaian NegaraB K N
Dalam menyusun Peta Jabatan, dibutuhkan data-data sebagai berikut:
Struktur Organisasi
Daftar Susunan Jabatan (Struktural & Fungsional)
Bezetting Pegawai (Kekuatan Pegawai Saat Ini)
Kebutuhan Pegawai (Hasil dari Analisis Beban Kerja)
Tugas dan Fungsi Unit Organisasi
KOMPONEN PETA JABATAN
Badan Kepegawaian NegaraB K N CONTOH PETA JABATAN
RekapitulasiKekuatan Pegawai
Struktur OrganisasiLengkap dengan Golru & Pendidikan Beban kerja
berdasarkan Tugas dan Fungsi Unit Organisasi
Nomenklatur Fungsional beserta Bezetting dan Kebutuhan Pegawai
Badan Kepegawaian NegaraB K N
ANALISIS BEBAN KERJA
Badan Kepegawaian NegaraB K N ANALISIS BEBAN KERJA
Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik untuk
menentukan jumlah dan jenis pekerjaan
suatu unit organisasi / pemegang jabatan yang
dilakukan secara sistematis dengan
menggunakan metode tertentu
Badan Kepegawaian NegaraB K N KEGUNAAN
Penataan/penyempurnaan struktur organisasi;
Bahan penyempurnaan sistem dan prosedur
kerja;
Penyusunan rencana kebutuhan riil pegawai
sesuai beban kerja
Penilaian kinerja dengan metode Sasaran Kerja
Pegawai
Program seleksi, rotasi, dan promosi pegawai
dari unit yang kelebihan pegawai ke unit yang
kekurangan pegawai;
Bahan penentuan kebutuhan diklat
Badan Kepegawaian NegaraB K N METODE ABK
KUESIONER
Daftar pertanyaan terbuka tentang uraian/rincian tugas
Tugas tambahan sesuai renja/renstra
WAWANCARA
Panduan wawancara terbuka tentang uraian / rincian
tugas dan tugas tambahan
Sampel / seluruh pegawai
METODE PENGAMATAN LANGSUNG
Lembar observasi (check list)
Lokasi tempat kerja.
Badan Kepegawaian NegaraB K N STANDAR KEMAMPUAN RATA2
Standar kemampuan rata-rata diukur dari:
Satuan Waktu (Norma Waktu)
Satuan Hasil (Norma Hasil)
ORANG x WAKTUNORMA WAKTU =
HASIL
HASIL NORMA HASIL =
ORANG x WAKTU
Badan Kepegawaian NegaraB K N PENDEKATAN ABK
Pendekatan ini untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik/kebendaan
atau non fisik yang dapat dikuantifikasi.
Informasi yang diperlukan : Wujud hasil kerja dan satuannya Jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang
harus dicapai Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja
HASIL KERJA1
Contoh :
Jabatan : Pengentri Data
Hasil Kerja : Data
Beban Kerja : 200 Data
Standar Kemampuan Rata2 :
30 Data/HariBeban Kerja 200 Data
SKR 30 Data
= 6,67 orang = 7 orang (dibulatkan)
Kebutuhan Pegawai = x 1 orang =
x 1 orang
Badan Kepegawaian NegaraB K N LANJUTAN…
Pendekatan ini untuk jabatan yang beban kerjanya tergantung dari
jumlah objek yang harus dilayani.
Informasi yang diperlukan : Wujud objek kerja dan satuannya Jumlah beban kerja yang tercermin dari objek kerja yang harus
dilayani Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja
OBJEK KERJA2
Contoh :
Jabatan : Dokter
Objek Kerja : Pasien
Jumlah Objek Kerja : 80 Pasien
Standar Kemampuan Rata2 :
25 Pasien/HariObjek Kerja 80 Pasien
SKR 25 Pasien
= 3,2 orang = 3 orang (dibulatkan)
Kebutuhan Pegawai = x 1 orang =
x 1 orang
Badan Kepegawaian NegaraB K N LANJUTAN…
Pendekatan ini untuk jabatan yang beban kerjanya tergantung pada
peralatan kerjanya. Informasi yang diperlukan : Jumlah dan satuan alat kerja Jabatan yang diperlukan dalam pengoperasian alat kerja Rasio jumlah pegawai per alat kerja
PERALATAN KERJA3
Contoh :
Satuan & jumlah alat kerja : 20 Bis
Jabatan yg diperlukan & rasio : 1 Sopir dan 1 Kernet untuk 1 Bis
1 Montir untuk 5 Bis
20 Bis 20 Bis 20 Bis
1 Bis 1 Bis 5 Bis
= 20 Sopir + 20 Kernet + 4 Montir = 44
K. Peg = x 1 Sopir + x 1 Kernet + x 1
Montir
Badan Kepegawaian NegaraB K N LANJUTAN…
Pendekatan ini dipergunakan untuk menghitung kebutuhan pegawai
pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam yang artinya
hasil kerja dalam jabatan tersebut banyak jenisnya.
Informasi yang dibutuhkan :
Uraian tugas
Satuan hasil
Waktu penyelesaian rata-rata setiap uraian tugas
Volume/beban kerja dari setiap uraian tugas
Waktu kerja efektif
TUGAS PER TUGAS4
Badan Kepegawaian NegaraB K N METODE TUGAS PER
TUGAS
Uraian tugas pokok yang mencerminkan apa yang
dikerjakan (what), bagaimana cara mengerjakan (how)
dan mengapa dikerjakan (why)
URAIAN TUGAS1
WAKTU PENYELESAIAN RATA-RATA2
Waktu rata-rata yang di ukur dari satuan waktu yang
digunakan menyelesaikan suatu tugas jabatan yang di
pengaruhi beberapa faktor, antara lain : Perangkat kerja Kondisi lingkungan kerja Prosedur kerja Kompetensi pemegang jabatan
Badan Kepegawaian NegaraB K N LANJUTAN…
WAKTU KERJA EFEKTIF3
KEPPRES NO. 68 TAHUN 1995
Hari Kerja/Minggu = 37,5 jamSatu Minggu = 5 hariJadi 1 Hari Jam Kerja = 37,5 jam / 5 hari =
7,5 jam/hari
Allowance (Waktu Boros) = 30 %
Jam Efektif/Hari = 7,5 jam - (7,5 jam x 30 %) = 5,25 jam = 5 jam = 300 menitPola 5 Hari Kerja : Per Hari : 1 x 300 menit = 300 menit Per Minggu : 5 x 300 menit = 1.500 menit Per Bulan : 20 x 300 jam = 6.000 menit Per Tahun : 240 x 300 menit = 72.000 menit
Badan Kepegawaian NegaraB K N LANJUTAN…
Jumlah banyaknya satuan hasil kerja yang harus
diselesaikan dalam waktu kerja efektif harian,
mingguan, bulanan, atau tahunan
VOLUME / BEBAN KERJA4
JUMLAH KEBUTUHANPER JABATAN
Waktu Penyelesaian Rata2 x Beban KerjaWaktu Kerja Efektif
=
Badan Kepegawaian NegaraB K N FORMULIR PENGUKURAN
BEBAN KERJA PEGAWAI
No Uraian Tugas Hasil Kerja
Waktu Penyele-
saian Rata2
Waktu Kerja Efektif
Beban/ Volume Kerja
Pegawai Yg
Dibu-tuhkan
Ket.
1
2
3
4
5
6
7
8
Jumlah
Nama Jabatan :Unit Kerja :Ikhtisar Jabatan :
Badan Kepegawaian NegaraB K N PETUNJUK PENGISIAN
U R A I A N KETERANGANNama Jabatan Tulislah nama jabatan yang sekarang saudara pangku
dengan nama yg tersebut dalam surat keputusan
Unit Kerja Tulislah unit kerja tempat saudara bekerja
Ikhtisar Jabatan
Adalah uraian jabatan dalam bentuk ringkas yang memberikan gambaran secara umum tentang ruang lingkup atau kompleksitas jabatan dalam satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan (What), bagaimana cara mengerjakan (How), dan mengapa dikerjakan (why)
Uraian Tugas Tulislah dengan ringkas , jelas, dan lengkap uraian tugas pokok saudara secara berurutan dari yang paling berat, kurang berat dan ringan dalam satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan (what), bagaimana cara mengerjakan (how) dan mengapa dikerjakan (why)
Hasil Kerja Tulislah hasil kerja yang saudara peroleh dalam melaksanakan tugas pada setiap uraian tugas, hasil kerja tersebut diisi dalam bentuk kata, yaitu rencana, surat, data, berkas, buku, laporan, dll.
Badan Kepegawaian NegaraB K N PETUNJUK PENGISIAN
U R A I A N KETERANGANWaktu Penyelesaian Rata2
Rata-rata yang diukur satuan waktu yang digunakan dalam penyelesaian suatu tugas jabatan
Waktu Kerja Efektif
Waktu yang efektif digunakan untuk bekerja, yaitu 1 hari waktu efektif = 300 menit, 1 minggu = 1500 menit, 1 bulan = 6000 menit dan 1 tahun 72000 menit
Beban/Volume Kerja
Beban/volume kerja yang harus diselesaikan dalam harian, mingguan, bulanan, atau tahunan
Pegawai Yang Dibutuhkan
Diisi dengan menggunakan rumus perbandingan antara isi jabatan (IKJ) dengan Waktu Kerja Efektif (WKE) selama satu tahun
Badan Kepegawaian NegaraB K N CONTOH (1)
No Uraian Tugas Hasil Kerja
Waktu Penye-lesaian Rata2
Waktu Kerja
Efektif
Volu-me/ Beba
n Kerja
Pegawai Yg
Dibutuh-kan
Ket
1
Memeriksa data usulan formasi yang disampaikan oleh Instansi Pusat dan Daerah sudah sesuai dengan format formulir yang ditentukan agar data akurat
Laporan
Checklist
15 menit
72.000 menit
600 Instan
si0,125
Nama Jabatan : Pengolah Data FormasiUnit Kerja : Sub Dit. Perencanaan Formasi PegawaiIkhtisar Jabatan: Menginventarisasi, merekapitulasi, dan membuat konsep
pertimbangan Kepala BKN mengenai alokasi tambahan formasi Instansi Pusat dan Daerah sesuai dengan peraturan yang berlaku, untuk kelancaran pelaksanaan tugas di lingkungan Direktorat Perencanaan Kepegawaian dan Formasi - BKN
Badan Kepegawaian NegaraB K N CONTOH (2)
No Uraian Tugas Hasil Kerja
Waktu Penye-lesaian Rata2
Waktu Kerja
Efektif
Volu-me/ Beba
n Kerja
Pegawai Yg
Dibutuh-kan
Ket
2
Menginventarisasi data usulan formasi yang disampaikan oleh Instansi Pusat dan Daerah dengan cara mengelompokkan sesuai dengan instansi dan jabatannya agar memudahkan dalam pencarian data
Rekap Data
30 menit
72.000 menit
600 Instan
si0,250
3
Mengolah data usulan formasi berdasarkan jenis jabatan untuk membuat bahan pertimbangan
Informasi per Jenis
Jabatan
45 menit
72.000 menit
600 Instan
si0,375
Badan Kepegawaian NegaraB K N CONTOH (3)
No Uraian Tugas Hasil Kerja
Waktu Penye-lesaian Rata2
Waktu Kerja
Efektif
Volu-me/ Beba
n Kerja
Pegawai Yg
Dibutuh-kan
Ket
4
Memberikan informasi yang dibutuhkan Penganalisis Formasi Pegawai berdasarkan data usul formasi sebagai bahan pembuatan kebijakan formasi dan pertimbangan alokasi tambahan formasi pegawai Instansi Pusat dan Daerah
Laporan
45 menit
72.000 menit
600 Instan
si0,375
5
Membuat konsep pertimbangan Kepala BKN mengenai alokasi tambahan formasi pegawai Instansi Pusat dan Daerah berdasarkan data usul formasi sebagai bahan pertimbangan teknis Kepala BKN
Draft Pertim-bangan
3.000 menit
72.000 menit 1 0,042
Badan Kepegawaian NegaraB K N CONTOH (4)
No Uraian Tugas Hasil Kerja
Waktu Penye-lesaian Rata2
Waktu Kerja
Efektif
Volu-me/ Beba
n Kerja
Pegawai Yg
Dibutuh-kan
Ket
6
Membuat laporan statistik mingguan mengenai formasi pegawai Instansi Pusat dan Daerah berdasarkan data usul formasi untuk diserahkan kepada atasan langsung
Laporan
60 menit
1.500 menit 1 0,040
7
Memelihara database formasi pegawai dengan cara menyimpan, memperbaharui dan memproteksi data agar tetap akurat dan terjaga kerahasiaannya
Kegiatan
30 menit
6.000 menit 1 0,005
8
Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan baik lisan maupun tertulis untuk kelancaran pelaksanaan tugas
Kegiatan
30 menit
300 menit
3 Tugas 0,300
Jumlah 1,512
Badan Kepegawaian NegaraB K N TINGKAT EFISIENSI JABATAN
Tingkat EfisiensiJabatan
Σ IKJ Σ PJ x WKE
=
Keterangan IKJ : Isi Kerja Jabatan (Beban Kerja x Norma
Waktu) PJ :Pemegang Jabatan WKE :Waktu Kerja EfektifStandar Tingkat Efisiensi Jabatan (TEJ) A =sangat baik apabila TEJ > 1 B =baik apabila TEJ = 0,90 –
0,99 C =cukup apabila TEJ = 0,70 –
0,89 D =sedang apabila TEJ = 0,50 -
0,69 E =kurang apabila TEJ < 0,50
Badan Kepegawaian NegaraB K N
TERIMA KASIHSEMOGA BERMANFAAT