01 pelayanan data dan informasi
DESCRIPTION
prosedur dalam pelayanan data dan informasiTRANSCRIPT
-
1
DIBUAT OLEH MENYETUJUI MENGETAHUI
Febri L. Kotten, SE, MM
Penyusun SOP
Ir. Benny J. Pandie
Kepala Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi
Drs. Daud U.Z Kamuri, M.Si
Kepala Biro Administrasi
3 November 2012 25 November 2012 30 November 2012
BIRO ADMINISTRASI
AKADEMIK, KEMAHASISWAAN,
PERENCANAAN DAN SISTEM
INFORMASI (BIRO AAKPSI)
No.Dokumen : -
Revisi : 0
PROSEDUR OPERASIONAL
PELAYANAN DATA DAN
INFORMASI
Tanggal berlaku : 1 Januari 2013
Halaman : 1 dari 7
LEMBAR PENGESAHAN
PROSEDUR OPERASIONAL PELAYANAN DATA DAN INFORMASI
-
2
BIRO ADMINISTRASI
AKADEMIK, KEMAHASISWAAN,
PERENCANAAN DAN SISTEM
INFORMASI (BIRO AAKPSI)
No.Dokumen : -
Revisi : 0
PROSEDUR OPERASIONAL
PELAYANAN DATA DAN
INFORMASI
Tanggal berlaku : 1 Januari 2013
Halaman : 2 dari 7
DAFTAR ISI
Lembar Pengesahan ................................................................................................................ 1
Daftar isi ........................................................................................................................... 2
1. Pendahuluan ............................................................................................................... 3
2. Maksud dan Tujuan ........................................................................................................ 3
3. Definisi ........................................................................................................................... 3
4. Referensi ........................................................................................................................... 3
5. Prosedur Operasional ................................................................................................... 4
6. Petunjuk Operasional ................................................................................................... 5
6.1 Stakeholders ............................................................................................................... 5
6.2 Pemimpin Universitas ................................................................................................ 5
6.3 Biro AAKPSI ............................................................................................................. 5
6.4 Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi ................................................................ 5
6.5 Sub Bagian Sistem Informasi ..................................................................................... 5
7. Waktu Penyelesaian .......................................................................................................... 5
8. Daftar Dokumen ................................................................................................................ 6
9. Daftar Distribusi ................................................................................................................ 6
10. Lembar Revisi ................................................................................................................... 6
-
3
BIRO ADMINISTRASI
AKADEMIK, KEMAHASISWAAN,
PERENCANAAN DAN SISTEM
INFORMASI (BIRO AAKPSI)
No.Dokumen : -
Revisi : 0
PROSEDUR OPERASIONAL
PELAYANAN DATA DAN
INFORMASI
Tanggal berlaku : 1 Januari 2013
Halaman : 3 dari 7
1. Pendahuluan
Sistem informasi merupakan frase yang sudah tidak asing dan sering kita dengar, bahkan disadari
atau tidak,kita sudah sangat sering memanfaatkannya. Secara mudah, sistem informasi dapat
diartikan sebagai suatu sistem yang di dalamnya terdapat suatu proses yang saling berkaitan dalam
mengolah kumpulan data menjadi suatu informasi sehingga dapat dimanfaatkan oleh pengguna
(user) sebagai sumber informasi dalam membantu yang bersangkutan untuk pengambilan
keputusan atau menyelesaikan suatu persoalan/pekerjaan. Dari asumsi tersebut dan dalam
praktiknya sistem informasi selalu dikonotasikan sebagai suatu sistem jaringan yang
menggunakan teknologi yang canggih.
2. Maksud dan Tujuan
a. Agar proses aliran data dari Fakultas, Lembaga, UPT dan unit lain dapat tersaji secara akurat,
tepat waktu dan memiliki validitas yang memadai
b. Agar data yang diperoleh dapat dijadikan dasar dalam proses pengambilan keputusan di
tingkat Universitas
3. Definisi
Prosedur pelayanan data adalah bentuk mekanisme pelayanan data dari Universitas untuk
kebutuhan internal (dalam universitas) ataupun kebutuhan eksternal (Instansi pemerintah,
Masyarakat dan stakeholder).
4. Referensi
a. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi
Elektronik
b. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi
Publik
c. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran
Negara Tahun 2003 Nomor 78)
d. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi, (Lembaran Negara
Tahun 2012 Nomor 158)
e. Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 085/D/O/1998 yang berada
dalam kedudukan sebagai terminal data dan informasi di tingkat Universitas
f. Peraturan Pemerintah Nomor..................tentang Pendirian Universitas Nusa Cendana
g. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 50 Tahun 2011
Tentang Layanan Informasi Publik di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan
h. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 60 Tahun 2012
Tentang Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi serta Informasi Publik di Lingkungan
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan
-
4
Setuju Setuju
Koreksi Koreksi Koreksi
BIRO ADMINISTRASI
AKADEMIK, KEMAHASISWAAN,
PERENCANAAN DAN SISTEM
INFORMASI (BIRO AAKPSI)
No.Dokumen : -
Revisi : 0
PROSEDUR OPERASIONAL
PELAYANAN DATA DAN
INFORMASI
Tanggal berlaku : 1 Januari 2013
Halaman : 4 dari 7
5. Prosedur Operasional Pelayanan Data dan Informasi
STAKEHOLDER PEMIMPIN
UNIVERSITAS BIRO AAKPSI
BAGIAN
PERENCANAAN
DAN SISTEM
INFORMASI
SUB BAGIAN
SISTEM
INFORMASI
Permintaan
Data dan
Informasi
Disposisi
Proses Data
dan Informasi
Disposisi Telaah /
Proses
Persiapan
Materi
Paraf
Paraf
Setuju/
TTD
A A
Arsip
Internal
Distribusi
-
5
BIRO ADMINISTRASI
AKADEMIK, KEMAHASISWAAN,
PERENCANAAN DAN SISTEM
INFORMASI (BIRO AAKPSI)
No.Dokumen : -
Revisi : 0
PROSEDUR OPERASIONAL
PELAYANAN DATA DAN
INFORMASI
Tanggal berlaku : 1 Januari 2013
Halaman : 5 dari 7
6. Petunjuk Operasional (Uraian Tugas) harus sesuai dengan bagan diatas.
6.1 Stakeholder
6.1.1 Surat permintaan data dan informasi dari stakeholder
6.2 Pimpinan Universitas
6.2.1 Menerima surat permintaan data dan informasi dari stakeholder
6.2.2 Mendisposisi ke Biro AAKPSI
6.3 Biro AAKPSI
6.3.1 Menerima disposisi permintaan data dan informasi dari Pimpinan Universitas
6.3.2 Menyetujui dan memaraf
6.3.3 Mendisposisi ke Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi
6.3.4 Menandatangani
6.4 Bagian Perencananaan dan Sistem Informasi
6.4.1 Menerima disposisi permintaan data dan informasi dari Biro AAKPSI
6.4.2 Meneliti dan memberikan tanggapan
6.4.3 Menyetujui dan memaraf
6.4.4 Mendisposisi ke Sub Bagian Sistem Informasi
6.4.5 Menandatangani
6.5 Sub Bagian Sistem Informasi
6.5.1 Menerima disposisi permintaan data dan informasi dari Bagian perencanaan dan
Sistem Informasi
6.5.2 Menelaah tentang substansi permintaan data dan informasi
6.5.3 Melakukan koordinasi dengan unit terkait data yang diminta
6.5.4 Mengkonsep surat pengantar pengiriman data dan informasi
6.5.5 Menyimpan arsip informasi yang diberikan kepada stakeholder
6.5.6 Mendistribusikan informasi kepada stakeholder
Waktu penyelesaian persiapan permintaan data dan informasi paling lama 4 minggu.
-
6
BIRO ADMINISTRASI
AKADEMIK, KEMAHASISWAAN,
PERENCANAAN DAN SISTEM
INFORMASI (BIRO AAKPSI)
No.Dokumen : -
Revisi : 0
PROSEDUR OPERASIONAL
PELAYANAN DATA DAN
INFORMASI
Tanggal berlaku : 1 Januari 2013
Halaman : 6 dari 7
7. Daftar Dokumen
NO NAMA
DOKUMEN
FUNGSI PENANGGUNG
JAWAB
PENANDA
TANGAN
DISTRIBUSI
1 Data
Fakultas/Unit
Sebagai dasar
untuk menyusun
data
Pimpinan Unit Kerja Pimpinan Unit
Kerja
Pimpinan
Universitas
2 Dokumen
Permintaan
data
Sebagai acuan
bagi unit kerja
untuk
melakukan
pengambilan
keputusan
Rektor
Pembantu Rektor
Karo AAKPSI
Kabag Perencanaan dan
Sistem Informasi
Kasubag Sistem Informasi
Pimpinan
Universitas
Unit kerja
terkait
3 Berkas
Penyusunan
Data
Sebagai
dokumen resmi
hasil
penyusunan data
Rektor
Pembantu Rektor
Karo AAKPSI
Kabag Perencanaan dan
Sistem Informasi
Kasubag Sistem Informasi
Pimpinan
Universitas Stakeholder
Unit kerja terkait
8. Daftar Distribusi
Dikirm sesuai dengan alamat pada surat permintaan data dan tembusannya sesuai kebutuhan unit
kerja
9. Lampiran Dokumen
a. Data Print
b. File Data
-
7
BIRO ADMINISTRASI
AKADEMIK, KEMAHASISWAAN,
PERENCANAAN DAN SISTEM
INFORMASI (BIRO AAKPSI)
No.Dokumen : -
Revisi : 0
PROSEDUR OPERASIONAL
PELAYANAN DATA DAN
INFORMASI
Tanggal berlaku : 1 Januari 2013
Halaman : 7 dari 7
10. Lembar Revisi
No Uraian Tanggal Tanda Tangan