dinasarpus.rembangkab.go.iddinasarpus.rembangkab.go.id/.../2019/01/manual-sikd.docx · web...

Manual Aplikasi StatisSistem Informasi Kearsipan Daerah

(SIKD)

1. LATAR BELAKANGSistem Informasi Kearsipan Daerah adalah aplikasi berbasis web yang digunakan untuk

pengelolaan arsip-arsip dinamis aktif dan Inaktif dan Dokumen Pemerintahan pada OPD di

Pemerintahan Kabupaten Rembang . Sistem ini dibangun untuk mempermudah manajemen dan

pendistribusian surat masuk/keluar, Pengelolaan Arsip Inaktif dan Dokumen Pemerintahan

sehingga terdapat acuan dan keseragaman dalam pengelolaan arsip secara keseluruhan dengan

otomasi di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Rembang

Arsip-arsip yang diolah dalam aplikasi ini meliputi :

Arsip Aktifa. Surat masuk

Termasuk didalamnya pencetakan kartu kendali, lembar disposisi dan daftar surat masuk

b. Surat keluar

Termasuk didalamnya pencetakan kartu kendali dan daftar surat keluar

c. Pemberkasan

Termasuk didalamnya pencetakan daftar pemberkasan surat masuk dan keluar

d. Arsip Inaktif

Termasuk didalamnya pencetakan daftar arsip Inaktif

e. Dokumen Pemerintahan

Termasuk didalamnya pencetakan daftar Dokumen Perencanaan, Dokumen Penganggaran,

Dokumen Pelaksanaan APBD, Dokumen Pengawasan, Dokumen Pelaporan, Dokumen

Sektoral

Sebagai pendukung dalam pengelolaan arsip aktif yang berbasis web, aplikasi ini juga mengatur

beberapa hal sebagai berikut :

1. OPD

2. KLASIFIKASI

3. DOKUMEN PEMERINTAHAN

4. USER

1 | P a g e

1.1. PENDUKUNG APLIKASIUntuk kelancaran dalam mengakses aplikasi ini, kami sarankan menggunakan browser Mozilla

Firefox versi terbaru (saat ini versi 7) dan google chrome. Disarankan pula menggunakan monitor

layar lebar (wide screen) untuk mendapatkan tampilan aplikasi secara optimal.

1.2. MENJALANKAN APLIKASIOPD yang menjadi anggota jaringan telah terdaftar user dan passwordnya. Oleh karena aplikasi

ini adalah aplikasi berbasis web maka untuk menjalankan aplikasi ini silakan terlebih dahulu

membuka browser yang tersedia. Kemudian ketikkan dalam bilah alamat (address bar) alamat

server dimana aplikasi ini terinstall http://sikd.rembangkab.go.id Jika berhasil, akan muncul

tampilan halaman login seperti gambar dibawah ini.

Masukkan username : ........... dan password : .............. yang telah anda terima dari Administrator

dan klik tombol Login. Jika anda berhasil login, akan muncul halaman utama aplikasi Sistem

Informasi Kearsipan Daerah seperti gambar dibawah ini.

1.3. MENU UTAMA Menu Utama web yang terdiri dari :

a. Dashboard ( Adalah tampilan awal aplikasi ini)

b. Arsip Aktif Terbagi dalam 2 (dua) sub menu :

2 | P a g e

Surat Masuk ( Digunakan untuk pengelolaan Surat Masuk)

Surat Keluar ( Digunakan untuk pengelolaan Surat Keluar)

c. Pemberkasan ( Digunakan untuk pengelolaan pemberkasan surat masuk dan keluar)

d. Arsip Inaktif ( Digunakan untuk pengelolaan arsip inaktif )

e. Dokumen Pemerintahan (Digunakan untuk Pengelolaan Dokumen Pemerintahan)

f. Master.( Digunakan untuk pengelolaan data pendukung aplikasi antara lain :

OPD ( Digunakan untuk pembuatan OPD ) termasuk didalamnya untuk Setting

pengelolaan Unit Pengolah sesuai SOTK

Klasifikasi ( Digunakan untuk pembuatan Klasifikasi arsip dan JRA )

Dokumen Pemerintahan ( Digunakan untuk Pengelolaan Dokumen Perencanaan,

Dokumen Penganggaran, Dokumen Pelaksanaan APBD, Dokumen Pengawasan,

Dokumen Pelaporan, Dokumen Sektoral

Set User ( Digunakan untuk pengelolaan user / operator aplikasi.)

g. Sign Out ( Digunakan untuk keluar dari aplikasi Sistem Kearsipan Dinamis.

h. Data admin yang login atau menggunakan sistem sesuai dengan username dan

password setiap masing-masing OPD.

2. PENGELOLAAN ARSIP AKTIF – SURAT MASUKUntuk melakukan pengelolaan Surat Masuk, arahkan kursor pada menu Arsip Aktif

kemudian klik / pilih Surat Masuk. Akan muncul tampilan tabel dengan daftar / list surat masuk

3 | P a g e

Keterangan :

1. Menu Utama Web.

2. Data Admin yang login atau yang menggunakan sistem.

3. Daftar Data Surat Masuk yang tersimpan dalam database ( Manage Surat Masuk ), yang

terdiri dari beberapa kolom :

a. No. urutan data pada tabel.

b. Action terdiri dari :

LD digunakan untuk pengelolaan Disposisi Surat Masuk.

KK digunakan untuk pengelolaan Kartu Kendali Surat Masuk.

F digunakan untuk pengelolaan File Digital Surat Masuk

c. Urut kode arsip masuk.

d. Tanggal terdiri dari Surat tanggal penulisan arsip, Diterima tanggal penerimaan

arsip.

e. Nomor Surat nomor untuk arsip masuk.

f. Dari menerangan OPD / Dinas yang mengirimkan arsip masuk (asal surat).

g. Isi Informasi ringkasan isi surat.

h. Operator

5. Field pencarian sesuai dengan urutan kolom.

5. Button Cetak digunakan untuk mencetak surat masuk yang telah dipilih.

6. Button Reset untuk menghapus chace program yang tersimpan agar tidak terjadi error

7. Button Cari digunakan untuk pencarian data sesuai dengan masing-masing kolom pada

manage surat masuk.

8. Button Tambah Data digunakan untuk menambah atau membuat arsip surat masuk baru.

4 | P a g e

2.1. Menambah Surat MasukUntuk menambah surat masuk, klik pada tombol Add Surat Masuk.

Akan muncul tampilan form pengisian data surat masuk baru.

Keterangan :

1. Menu Utama


3. Form Pengisian Surat Masuk Baru ( New surat Masuk ), terdiri dari beberapa field.

4. Button Add Surat Masuk digunakan untuk menyimpan semua data yang telah terisi.

Keterangan Field :

a. Pengirim

Merupakan field asal surat, diisi dengan klik pada kotak sebelah kiri dan akan muncul

pilihan asal surat.

Lakukan pencarian asal surat dengan mengisi form dibagian bawah dan klik pada tombol

Cari.

Setelah ditemukan klik pada kode instansi maka Field Dari dan Keterangan Asal Surat

akan terisi otomatis.

b. Tanggal Terima.

Klik pada input maka akan muncul pilihan tanggal dalam bentuk kalender.

Pilih tanggal yang sesuai dengan tanggal terima surat.

c. Tanggal Surat.


Pilih tanggal yang sesuai dengan tanggal surat.

5 | P a g e

d. Tanggal Diteruskan.


Pilih tanggal yang sesuai dengan tanggal surat diteruskan.

e. Nomor Urut.

Ketik nomor urut surat pada field ini.

f. Nomor Surat.

Ketik nomor surat pada field ini.

g. Perihal.

Ketik perihal surat pada field ini.

h. Kode Klasifikasi.

Merupakan field untuk menentukan klasifikasi surat, diisi dengan klik pada kotak sebelah

kiri dan akan muncul pilihan klasifikasi surat.

Lakukan pencarian klasifikasi surat dengan mengisi form dibagian bawah dan klik pada

tombol Cari.

Setelah ditemukan klik pada kode maka field kode klasifikasi akan terisi otomatis.

i. Isi Surat.

Ketik isi ringkas surat pada field ini.

j. Indeks.

Ketik indeks surat pada field ini.

k. Unit Pengolah

l. Nilai Guna.

Pilih nilai guna surat pada field ini.

m. Media.

Pilih media surat pada field ini.

n. Tingkat Perkembangan.

Pilih tingkat perkembangan surat pada field ini.

o. Lampiran.

Isi jumlah lampiran (jika ada) dan pilih jenis lampiran pada field ini.

p. Copy Digital / Upload

Centang / pilih checkbox Saya akan meng-upload copy digital arsip.

q. Browse pada file yang akan diupload (jika ada).

6 | P a g e

Setelah form terisi, klik pada tombol tambah data untuk menyimpan penambahan surat.

Jika tidak terjadi kesalahan, maka akan tampil kembali daftar surat masuk yang telah

ditambahkan.

2.2. Menyunting Arsip MasukUntuk menyunting / meng-edit surat masuk, klik pada nomor surat yang akan disunting pada

daftar surat masuk.

Akan tampil informasi surat masuk yang anda pilih.

7 | P a g e

Keterangan :

1. Menu Utama


3. Form Edit Surat Masuk

Berisi data arsip yang akan diedit yang telah dipilih pada daftar arsip masuk sesuai

dengan nomor surat.

4. Button Update Surat Masuk digunakan untuk menyimpan hasil sunting atau edit data.

5. Hapus Data digunakan untuk menghapus data surat masuk yang telah dipilih.

Lakukan penyuntingan sesuai dengan field yang tersedia dan klik tombol Update Surat Masuk

untuk menyimpan hasil sunting.

2.3. Cetak Arsip MasukUntuk melakukan pencetakan data arsip masuk, tekan button cetak pada daftar surat masuk.

Akan muncul form isian cetak yang dinginkan seperti gambar dibawah ini

8 | P a g e

Kemudian tekan button cetak untuk menampilkan halaman baru yang berisi format data surat

masuk yang siap di cetak.

Untuk melakukan pencetakan, pilih menu Print dan klik Print untuk langsung mencetak atau Print

Preview untuk melihat hasil cetak terlebih dahulu.

2.4. Kartu Kendali Surat MasukUntuk melakukan pencetakan kartu kendali surat masuk, pilih icon KK pada surat masuk yang

akan dicetak kartu kendalinya.

Akan muncul halaman baru yang berisi format kartu kendali yang siap di cetak.

9 | P a g e



2.5. Distribusi/Disposisi

Untuk pengelolaan disposisi, pilih icon pada surat masuk, maka akan muncul lembar

disposisi surat yang anda pilih. Untuk melakukan pendataan disposisi, klik tombol Add Disposisi

maka akan muncul form isian distribusi.

10 | P a g e

Keterangan :

1. Button Diteruskan digunakan untuk distribusi surat.

Keterangan Field :

a. Tanggal.

Klik pada input untuk memilih tanggal disposisi.

b. Kepada.

Pilih unit pengolah yang menjadi tujuan disposisi.

c. Prioritas

Reguler/cepat

d. Isi.

Merupakan field isi dari distribusi itu sendiri.

Setelah semua field diisi klik tombol Tambah Distribusii, maka akan muncul kembali lembar

disposisi yang telah terupdate.

Setelah Add Distribusi, maka distribusii akan terkirim kepada alamat yang dituju (alamat

username). Apabila username login ada ikon amplop yang berkedip-kedip yang menandakan ada

disposisi yang diterima belum dibaca, sedangkan apabila disposisi telah dibaca ada keterangan

disposisi telah dibaca.

Untuk pengisian disposisi hanya bisa dilakukan oleh pejabat struktural dengan masuk

memakai username dan password yang sudah diberikan dan tampilannya sebagai berikut:

Untuk pengisian Disposisi sebagaimana tergambar dibawah ini :

11 | P a g e

Hasil lembar Disposisi yang telah terupdate :

12 | P a g e

Keterangan :

1. Menu Utama


3. Form lembar disposisi.

Berisi data arsip yang telah di disposisi sesuai dengan nomor surat yang telah dipilih.

4. Daftar Data Disposisi yang tersimpan dalam databse ( Manage Disposisi ).

5. Button cetak deposisi digunakan untuk mencetak hasil deposisi

6. Button Tambah deposisi digunakan untuk menambah atau membuat deposisi baru.

2.6. Cetak DisposisiUntuk mencetak Disposisi, klik tombol Cetak Disposisi, maka akan muncul halaman baru berisi

format lembar disposisi.

Untuk melakukan pencetakan, klik menu Firefox pada Browser, pilih menu Print dan klik Print

untuk langsung mencetak atau Print Preview untuk melihat hasil cetak terlebih dahulu.

13 | P a g e

3. PENGELOLAAN ARSIP AKTIF – SURAT KELUARUntuk melakukan pengelolaan Surat Keluar, arahkan kursor pada menu Arsip Aktif

kemudian klik / pilih Surat Keluar.

Untuk menambah arsip keluar, klik pada tombol Tambah Surat Keluar.

Akan muncul tampilan form pengisian data surat keluar.

14 | P a g e

Keterangan :

1. Menu Utama Web.


3. Form Pengisian Arsip Keluar Baru ( New Arsip Keluar ), terdiri dari beberapa field.

4. Button Tambah Data digunakan untuk menyimpan semua data yang telah terisi.

Keterangan Field :

a. Kepada.

Merupakan field tujuan surat, diisi dengan klik pada kotak sebelah kiri dan akan muncul

pilihan tujuan surat. Lakukan pencarian asal surat dengan mengisi form dibagian bawah

dan klik pada tombol Cari. Setelah ditemukan klik pada kode instansi maka Field Kepada

dan Keterangan Tujuan Surat akan terisi otomatis.

b. Tanggal Surat.


Pilih tanggal yang sesuai dengan tanggal surat.

c. Tanggal Kirim.


Pilih tanggal yang sesuai dengan tanggal kirim surat.

d. Nomor urut terakhir

Akan muncul secara otomatis nomor urut terakhir yang sudah dientrikan

e. Nomor Surat

Ketik nomor surat pada field ini.

f. Perihal

Ketik perihal dari isi surata tersebut

g. Kode Klasifikasi.


kiri dan akan muncul pilihan klasifikasi surat secara otomatis dan masalahnya

Setelah ditemukan klik pada kode maka field kode klasifikasi akan terisi otomatis.

h. Isi Surat.


i. Indeks.

Ketik indeks surat pada field ini.

j. Unit Pengolah

k. Nilai Guna.

15 | P a g e


l. Media.


m. Tingkat Perkembangan.


n. Lampiran.


o. Copy digital

p. Upload.


Browse pada file yang akan diupload (jika ada). Setelah form terisi, klik pada tombol

Tambah Arsip Keluar untuk menyimpan penambahan surat. Jika tidak terjadi kesalahan,

maka akan tampil kembali daftar surat keluar yang telah ditambahkan.

3.1. Cetak surat KeluarUntuk melakukan pencetakan data surat keluar, tekan button cetak pada daftar arsip keluar.

Akan muncul halaman baru yang berisi format data surat keluar yang siap di cetak tergantung

pilihan yang dicetak

16 | P a g e



3.2. Kartu Kendali Surat KeluarUntuk melakukan pencetakan kartu kendali surat keluar, pilih icon KK pada surat keluar yang

akan dicetak kartu kendalinya. Akan muncul halaman baru yang berisi format kartu kendali yang

siap di cetak.

4. PEMBERKASANSetiap surat masuk dan keluar akan diberkaskan/dijadikan satu berdasarkan klasifikasi dan

urutan tanggal surat tersebut. Untuk melakukan pencetakan data pemberkasan, tekan button

cetak pada daftar pemberkasan Akan muncul halaman baru yang berisi format data

pemberkasan yang siap di cetak tergantung pilihan yang dicetak.

17 | P a g e



5. PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF

Untuk melakukan pengelolaan Arsip Inaktif, klik menu Arsip Inaktif. Akan muncul tampilan tabel

daftar Kode Lembaga yang merupakan pengelompokan arsip inaktif pada suatu Dinas / OPD.

18 | P a g e

Keterangan :

4. Menu Utama


6. Daftar Data Arsip Inaktif yang tersimpan dalam database ( Manage Arsip Inaktif ), yang

terdiri dari beberapa kolom :

a. No. urutan data pada tabel.

b. Action untuk urutan arsip inaktif sesuai kode lembaga OPD

c. Kode Lembaga kode lembaga masing-masing OPD.

d. Nama nama dari OPD (Singkatan).

e. OPD / Dinas nama dari Dinas / OPD (Kepanjangan).

f. Jumlah Arsip jumlah arsip yang diniliki masing-masing Dinas / OPD.

g. Status status unlock / lock untuk masing-masing Dinas n/ OPD.

7. Field pencarian sesuai dengan urutan kolom.

8. Button Reset digunakan untuk menghapus chace program yang tersimpan agar tidak

terjadi error

9. Button Cari digunakan untuk pencarian data sesuai dengan masing-masing kolom pada

manage arsip inaktif (daftar kode lembaga).

10. Button Tambah Data digunakan untuk menambah Kode Lembaga

5.1. Menambah Arsip InaktifUntuk menambah arsip inaktif, pilih pada kode lembaga di Button action yang tersedia.

19 | P a g e

Klik pada tombol Tambah Data, maka akan muncul form isian arsip inaktif.

Keterangan :

1. Menu Utama Web.


3. Form Pengisian Arsip Inaktif Baru ( New Arsip Inaktif ), terdiri dari beberapa field.

4. Button Tambah Arsip Inaktif digunakan untuk menyimpan semua data yang telah terisi.

Keterangan Field :

a. Bulan / Tahun.

Pilih bulan dan isikan tanggal yang sesuai.

20 | P a g e

b. Kode Pelaksana.

Merupakan field kode pelaksana, diisi dengan klik pada kotak sebelah kiri dan akan

muncul pilihan kode pelaksana.

c. Hasil.

Ketik keterangan hasil surat inaktif.

d. Kode Klasifikasi.


kiri dan akan muncul pilihan klasifikasi surat. Setelah ditemukan klik pada kode maka field

kode klasifikasi akan terisi otomatis.

e. Tahun Aktif arsip tersebut yang otomatis sesuai JRA

f. Tahu Inaktif arsip tersebut yang otomatis sesuai JRA

g. Tahun Retensi arsip tersebut yang otomatis seauai JRA

h. Nasib Akhir/Retensi arsip tersebut yang otomatis seusi JRA

i. Isi Informasi.


j. Nilai Guna.


k. Media.


l. Tingkat Perkembangan.


m. Lampiran.


n. Upload.


o. Lokasi Simpan

Lokasi simpan di Roll O Pack/Rak dan Boks

p. Copy Digital

Arsip dalam bentuk digital yang akan diupload

q. Browse pada file yang akan diupload (jika ada).

Setelah form terisi, klik pada tombol Tambah untuk menyimpan penambahan surat.

5.2. Cari Data Arsip Inaktif

21 | P a g e

Untuk mencari data arsip , tekan button Cari Data kemudian pencarian berdasarkan apa yang

tertera di kolom pencarian

5.3. Cetak Arsip InaktifUntuk memunculkan perintah cetak langkah pertama klik dahulu kode lembaga kemudian lock

untuk dahulu guna menentukan nomor definitif sesuai urutan klasifikasi dan tahun

Untuk melakukan pencetakan data arsip inaktif, tekan button cetak pada daftar arsip inaktif

22 | P a g e

Kemudian tekan button printer untuk cetak daftar arsip inaktif

Akan muncul halaman baru yang berisi format data arsip inaktif yang siap di cetak.



6. Dokumen Pemerintahan

23 | P a g e

Fungsi dari dokumen Pemerintahan sebagai bahan pertanggungjawaban pelaksanaan

kegiatan yang meliputi Dokumen Perencanaan, Dokumen Penganggaran, Dokumen

Pelaksanaan APBD, Dokumen Pengawasan, Dokumen Pelaporan, Dokumen Sektoral

Setelah pilih jenis Dokumen akan muncul tampilan untuk mulai entri data

Setelah itu pilihan field entry

24 | P a g e

Cetak daftar Dokumen

25 | P a g e

7. MASTER Pada bagian master ini hanya untuk administrator/super admin karena menyangkut pengaturan

semua aplikasi yang terdiri dari :

7.1. OPDYaitu Pengaturan seluruh OPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) yang ada di Lingkungan

Pemerintah Kabupaten Rembang

26 | P a g e

7.1.1. SOTK (Struktur Organisasi dan Tata Kerja) Yaitu pengaturan Struktur Organsasi masing-masng OPD dan berfungsi sebagai Unit

Pengolah

27 | P a g e

28 | P a g e

7.2. KlasifkasiYaitu pengaturan Klasfikasi Arsip dan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang berlaku di Lingkungan

Pemerintah Kabupaten Rembang

7.3. Dokumen PemerintahanYaitu Pengaturan Dokumen Pemerintahah berdasarkan Fungsi dari Dokumen secara

keseluruhan di masing-masing OPD di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Rembang

29 | P a g e

Yang berisi Dokumen Perencanaan, Dokumen Penganggaran, Dokumen Pelaksanaan

APBD,Dokumen Pengawasan, Dokumen Pelaporan, Dokumen Sektoral

Kemudian isikan Sub dokumen tersebut

30 | P a g e

7.4. UserYaitu Pengaturan User/pengguna/password berdasarkan tingkat kewenangan di masing-masing

OPD di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Rembang

31 | P a g e

32 | P a g e

dinasarpus.rembangkab.go.iddinasarpus.rembangkab.go.id/.../2019/01/manual-sikd.docx · web...

Documents