-lppdtapem.riau.go.id/efile2/website/file/event/92919492_buku manual e-lppd... · 4 manajemen...

E-LPPD Riau dikembangkan sesuai dengan Buku Pedoman Penyusunan

LPPD tahun 2014 dari Kementrian Dalam Negeri Republik Indonesia.

BUKU PANDUAN PENGGUNAAN

E-LPPD PROPINSI RIAU

-LPPD

1

BUKU PANDUAN

E-LPPD PROPINSI RIAU

APA ITU E-LPPD RIAU?

E-LPPD Riau merupakan sebuah sistem yang

mengintegrasikan pengelolaan capaian kegiatan

LPPD pada tingkat Propinsi Riau sesuai dengan

Pedoman Penyusunan LPPD tahun 2014 dari

Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia. E-

LPPD mengintegrasikan pengelolaan elemen data

dari berbagai SKPD di Prov. Riau ke dalam sebuah

database tunggal yang selanjutnya dikelola dan

diverifikasi oleh Administrator Pemerintah Propinsi

Riau sebagai penanggung jawab laporan LPPD

Propinsi. Seluruh data capaian dan bukti fisik yang

telah masuk, setelah diverifikasi dapat dicetak

langsung tanpa editing dan menjadi laporan yang siap

diserahkan dan dievaluasi oleh pusat.

MANFAAT E-LPPD RIAU

Selama ini, Pemerintah Propinsi Riau menyusun

Laporan LPPD menggunakan tools word processing

dengan data dikumpulkan secara manual dari SKPD.

Masalah utama dengan cara ini dari tahun ke tahun

adalah belum adanya monitoring data LPPD yang

ketat dan benar sesuai ketentuan serta banyaknya

bukti fisik yang tertinggal sehingga proses penyerahan

datanya berjalan lamban. Akibatnya, data yang

terkumpul hingga akhir batas periode tidak lengkap

dan tidak tepat waktu. Dengan adanya E-LPPD Riau,

setiap SKPD dapat melakukan pelaporan capaian

kegiatannya secara online dan terpusat. Untuk itu,

pemerintah Propinsi Riau dapat secara kontinyu

melakukan monitoring atau evaluasi serta verifikasi

terhadap pengisian elemen data capaian pada setiap

kegiatan SKPD hingga statusnya selesai dan menjadi

Laporan LPPD Provinsi Riau.

E-LPPD

RIAU

Integrasi Data

Kinerja antar

SKPD

Dokumentasi Bukti

Fisik Kegiatan

Verifikasi

Pengisian Kinerja

SKPD oleh

Pemerintah

Propinsi

Kontrol

perkembangan

pengisian kinerja

oleh SKPD

2

PROSES KERJA E-LPPD RIAU

Proses kerja E-LPPD Riau dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Penanggung jawab LPPD pemerintah Propinsi Riau telah menyiapkan semua

komponen data yang diperlukan dalam pelaporan capaian kegiatan oleh SKPD.

2. Penanggung jawab LPPD pemerintah Propinsi Riau mengaktifkan siklus

pengisian data capaian kegiatan pada tahun berjalan.

3. SKPD mengisi elemen data capaian kegiatan serta mengunggah bukti fisik untuk

kemudian diajukan ke penanggung jawab LPPD Riau untuk diverifikasi melalui

fasilitas yang ada di E-LPPD Riau

4. Untuk setiap capaian yang diajukan oleh SKPD, penanggung jawab LPPD Riau

wajib melakukan verifikasi dari bukti fisik yang diunggah.

5. Apabila diangap valid, maka capaian kegiatan diubah status menjadi SELESAI.

Sedangkan apabila dianggap tidak valid, maka penanggung jawab E-LPPD Riau

memberikan perubahan status bahwa harus dikomunikasikan lebih lanjut

dengan memberikan catatan melalui fasilitas yang ada di system dan notifikasi.

6. Selama periode pengisian capaian yang ditentukan, penanggung jawab LPPD

Riau dapat melakukan pemantauan terhadap perkembangan pengisian capaian.

7. Setelah periode pengisian berakhir, maka penanggung jawab E-LPPD Riau

menutup siklus pengisian dan Laporan E-LPPD siap untuk dicetak.

3

FITUR E-LPPD RIAU

Fitur di dalam E-LPPD Riau dibagi menjadi 3 tingkatan pengguna sebagai berikut :

Level Pengguna Fitur

Administrator Sistem 1. Manajemen master data, meliputi :

a. Pengelolaan SKPD

b. Pengelolaan Aspek

c. Pengelolaan Fokus

d. Pengelolaan Urusan

e. Pengelolaan IKK

2. Manajemen Data Setting, meliputi :

a. Pengelolaan IKK – Urusan

b. Pembukaan dan Penutupan periode pengisian data

capaian

3. Semua hal yang bisa dilakukan oleh Admin Pemerintah

Propinsi

Admin Pemerintah Propinsi 1. Buka dan tutup periode pengisian

2. Monitoring Data Capaian, meliputi :

a. Capaian Lampiran I.1

b. Capaian Lampiran I.2

c. Capaian Lampiran I.3

d. Cek data isian dan bukti fisik IKK untuk semua

Lampiran

e. Perubahan status validitas capaian IKK untuk semua

Lampiran

3. Laporan

a. Laporan Lampiran I.1

b. Laporan Lampiran I.2

c. Laporan Lampiran I.3

4. Monitoring perkembangan pengisian IKK melalui grafik

capaian SKPD dan pengisian per IKK.

5. Manajemen data umum

6. Manajemen profil admin SKPD

Admin SKPD Manajemen Data Capaian, meliputi :

1. Capaian Lampiran I.1, I.2, atau I.3 yang IKK berada di

bawah tanggung jawab SKPD.

2. Upload Bukti Fisik IKK untuk semua Lampiran

3. Perubahan status validitas capaian IKK untuk semua

Lampiran

4. Upload data umum

5. Komunikasi dengan Admin Propinsi melalui Fitur Tanya

Jawab.

4

MANAJEMEN MASTER DATA

Manajemen master data merupakan modul yang dikelola oleh pengguna

administrator sistem. Modul ini berfungsi untuk mengelola data-data dasar yang

akan dipergunakan dalam penulisan pencapaian kinerja. Manajemen master data

meliputi pengelolaan data sebagai berikut :

Pengelolaan SKPD

Pengelolaan SKPD berfungsi untuk mengelola daftar SKPD yang mempunyai

kewajiban memberikan laporan kegiatan ke Pemerintah Propinsi. Tampilan

pengelolaan SKPD pada sistem E-LPPD Riau ditunjukkan pada Gambar 1 berikut :

GAMBAR 1. PENGELOLAAN SKPD

Pengelolaan Aspek

Pengelolaan Aspek berfungsi untuk mengelola daftar aspek yang akan dinilai, baik

dalam Lampiran I.1, I.2, ataupun I.3. Tampilan pengelolaan Aspek pada sistem E-

LPPD Riau ditunjukkan pada Gambar 2 berikut :

5

GAMBAR 2. PENGELOLAAN ASPEK

Pengelolaan Fokus

Pengelolaan Fokus berfungsi untuk mengelola daftar fokus yang akan dinilai pada

setiap aspek, baik dalam Lampiran I.1, I.2, ataupun I.3. Setiap fokus mempunyai

atribut nama fokus beserta nama aspek yang memilikinya. Tampilan pengelolaan

Fokus pada sistem E-LPPD Riau ditunjukkan pada Gambar 3 berikut :

GAMBAR 3. PENGELOLAAN FOKUS

Pengelolaan Urusan

Pengelolaan Urusan berfungsi untuk mengelola daftar urusan yang akan dinilai pada

setiap SKPD. Setiap urusan mempunyai atribut nama urusan, nama SKPD yang

bertanggung jawab terhadap urusan tersebut, serta sifat urusan. Tampilan

pengelolaan Urusan pada sistem E-LPPD Riau ditunjukkan pada Gambar 4 berikut :

6

GAMBAR 4. PENGELOLAAN URUSAN

Pengelolaan IKK

Pengelolaan IKK berfungsi untuk mengelola daftar IKK yang akan dinilai pada setiap

lampirannya. Tampilan pengelolaan IKK pada sistem E-LPPD Riau ditunjukkan pada

Gambar 5 berikut :

GAMBAR 5. PENGELOLAAN IKK

Untuk setiap penambahan IKK, diperlukan atribut yang harus diisikan seperti ditunjukkan

pada Gambar 6

7

GAMBAR 6. ATRIBUT ISIAN IKK

8

Penjelasan atribut pada setiap IKK adalah sebagai berikut :

1. Tahun

Menyatakan tahun valid IKK digunakan.

2. Lampiran

Menunjukkan lampiran yang memiliki IKK, apakah lampiran I.1, I.2, ataupun I.3

3. Fokus

Menunjukkan fokus pemilik IKK

4. SKPD

Menunjukkan SKPD yang mempunyai tanggung jawab terhadap pengelolaan capaian di

IKK

5. Sumber Data

Menyatakan Sumber data capaian IKK. Terdapat 2 sumber data yaitu data dari Propinsi

atau 12 kabupaten / kota di Riau.

6. Nomor IKK

Menunjukkan nomor urut IKK yang akan ditampilkan ke dalam laporan.

7. Nama IKK

Nama

8. Jenis IKK, terdapat 3 jenis yaitu :

a. Persamaan keuangan

Jenis data capaian adalah dalam bentuk rupiah. Sebagai contoh adalah realisasi

penggunaan anggaran.

b. Persamaan non keuangan

Jenis data capaian adalah dalam bentuk angka non rupiah. Sebagai contoh adalah

realisasi jumlah kegiatan.

c. Non persamaan

Jenis data capaian berupa uraian.

9. Label Capaian Kerja, terdiri dari :

a. Label Target

Label target yang akan dicapai. Label ini akan muncul pada saat pengisian nilai

capaian target kegiatan

b. Label Realisasi

Label realisasi yang telah dicapai. Label ini akan muncul pada saat pengisian nilai

capaian realisasi kegiatan

10. Rumus / perhitungan

Berisi rumus / perhitungan yang digunakan dalam mengisi data capaian dari IKK

11. Keterangan

Berisi keterangan tambahan yang diperlukan.

9

MANAJEMEN DATA SETTING

Manajemen Data Setting merupakan modul yang dikelola oleh pengguna

administrator sistem. Modul ini berfungsi untuk mengaitkan atau menghubungkan

beberapa data di Manajemen Master Data menjadi satu keterkaitan. Manajemen

Data Setting meliputi pengelolaan data sebagai berikut :

Pengelolaan IKK - Urusan

Modul ini berfungsi untuk mengaitkan atau menghubungkan IKK dengan urusan

yang ditanganinya. Tampilan pengelolaan IKK - Urusan pada sistem E-LPPD Riau

ditunjukkan pada Gambar 7 berikut :

GAMBAR 7. ATRIBUT IKK - URUSAN

PENGELOLAAN DATA CAPAIAN

Manajemen Data Capaian merupakan modul yang dikelola oleh semua level

pengguna di E-LPPD Riau, baik administrator sistem, administrator Pemerintah

Propinsi, ataupun Administrator SKPD. Modul ini berfungsi untuk memasukkan nilai

capaian IKK yang didapatkan untuk setiap Lampiran.

Buka Tutup Periode Pengisian

E-LPPD Riau dirancang untuk digunakan multi tahun. Untuk itu, administrator dari

Pemerintah Propinsi Riau harus melakukan inisiasi data setiap awal tahun. Hal ini

ditunjukkan pada Gambar 8.

10

GAMBAR 8. BUKA TUTUP PERIODE PENGISIAN

Pengisian Data Capaian

Setelah periode dibuka, maka langkah selanjutnya data capaian diinisiasi untuk

mengaktifkan daftar IKK yang harus diisi oleh pihak terkait pada masing-masing

lampiran. Hal ini ditunjukkan pada Gambar 9.

GAMBAR 9. INISIASI DATA CAPAIAN

Apabila administrator SKPD membuka modul ini dalam kondisi data di tahun tersebut belum

terinisiasi, maka akan terdapat notifikasi “Data Belum Diinisiasi oleh Pemprov Riau” seperti

ditunjukkan Gambar 10 sebagai berikut :

11

GAMBAR 10. NOTIFIKASI DATA BELUM DIINISIASI

Ketika inisiasi data dijalankan, sistem akan memberikan nilai default dengan angka 1

untuk semua capaian IKK pada setiap lampiran. Hal ini ditunjukkan pada Gambar

11.

GAMBAR 11. DEFAULT ANGKA 1 SETELAH INISIASI

Pengelolaan Data Capaian Lampiran I.1

Pengisian nilai capaian IKK dari nilai default 1 dilakukan dengan memilih tombol

berwarna kuning pada IKK bersangkutan, seperti ditunjukkan pada Gambar 12.

12

GAMBAR 12. TOMBOL UNTUK MEMASUKKAN NILAI CAPAIAN IKK

Untuk mengisi data capaian pada Lampiran I.1, E-LPPD Riau membedakan bentuk

form berdasarkan jenis IKK dan sumber data. Cara mengisi form yang ditampilkan

adalah sebagai berikut :

Sumber Data Propinsi

1. Jenis IKK : Persamaan Non Keuangan

Untuk jenis data ini, form yang ditampilkan adalah seperti gambar Gambar 13.

Angka Capaian Kinerja merupakan target dan realisasi yang harus diisi sesuai

dengan realisasi. Label pada bagian ini didapatkan dari pengisian atribut label

target dan label realisasi pada saat penginputan IKK. Hasil dari jenis IKK ini

berupa persentasi.

GAMBAR 13. FORM JENIS IKK PERSAMAAN NON KEUANGAN PADA SUMBER DATA PROPINSI

13

2. Jenis IKK : Persamaan Keuangan


Angka Capaian Kinerja merupakan target dan realisasi keuangan yang harus

diisi sesuai dengan realisasi. Form sudah disediakan dalam bentuk input

Rupiah. Label pada bagian ini didapatkan dari pengisian atribut label target dan

label realisasi pada saat penginputan IKK. Hasil dari jenis IKK ini berupa

persentasi.

GAMBAR 14. FORM JENIS IKK PERSAMAAN KEUANGAN PADA SUMBER DATA PROPINSI

3. Jenis IKK : Non Persamaan


Isian bukan berupa target dan realisasi, melainkan berupa uraian. Label pada

bagian uraian ini didapatkan dari pengisian atribut label target dan label realisasi

pada saat penginputan IKK. Hasil dari jenis IKK ini berupa uraian atau angka

pasti.

GAMBAR 15. FORM JENIS IKK NON PERSAMAAN PADA SUMBER DATA PROPINSI

14

Sumber Data 12 Kabupaten / Kota

1. Jenis IKK : Persamaan Non Keuangan


Target dan realisasi diisikan untuk setiap 12 kota / kabupaten yang ada di

Propinsi Riau. Label pada bagian ini didapatkan dari pengisian atribut label

target dan label realisasi pada saat penginputan IKK. Hasil dari jenis IKK ini

berupa persentasi.

GAMBAR 16. FORM JENIS IKK PERSAMAAN NON KEUANGAN PADA SUMBER DATA 12

KABUPATEN / KOTA

2. Jenis IKK : Persamaan Keuangan

Hasil dari jenis IKK ini berupa persentasi. Untuk Lampiran I.2, tidak terdapat IKK

dengan jenis Persamaan Keuangan yang mempunyai sumber data 12 kota /

kabupaten.

3. Jenis IKK : Non Persamaan

Hasil dari jenis IKK ini berupa uraian atau angka pasti. Untuk Lampiran I.3, tidak

terdapat IKK dengan jenis Non Persamaan yang mempunyai sumber data 12

kota / kabupaten.

15


Data capaian pada Lampiran I.2 dikelola oleh administrator Pemerintah Propinsi

ataupun dari masing-masing SKPD. Apabila administrator SKPD yang login, maka

sistem hanya akan menampilkan capaian data IKK yang menjadi urusan dari SKPD

bersangkutan, seperti ditunjukkan Gambar 17.

GAMBAR 17. PILIHAN IKK SKPD UNTUK PENGGUNA ADMINISTRATOR SKPD

Apabila administrator Pemerintah Propinsi yang login, maka akan ditampilkan pilihan

dari semua urusan SKPD dengan cara memilih SKPDnya terlebih dahulu. Hal ini


16

GAMBAR 18. PILIHAN IKK SKPD UNTUK PENGGUNA ADMINISTRATOR PEMERINTAH

PROPINSI

Pergantian nilai capaian IKK dari nilai default 1 dilakukan dengan memilih tombol

berwarna kuning pada IKK bersangkutan, seperti ditunjukkan pada Gambar 19.

GAMBAR 19. TOMBOL UNTUK MEMASUKKAN NILAI CAPAIAN IKK PADA LAMPIRAN I.2


form berdasarkan jenis IKK dan sumber data, seperti pada Lampiran I.1. Cara

mengisi form yang ditampilkan juga sama seperti yang sudah disampaikan pada

17

penjelasan Lampiran I.1. Perbedaan disini adalah bahwa IKK yang dikelola

dipisahkan berdasarkan urusan dan SKPD yang bertanggung jawab.


Data capaian pada Lampiran I.3 dikelola oleh administrator Pemerintah Propinsi

ataupun dari SKPD yang mempunyai urusan di Lampiran ini. Pada Lampiran ini,

data capaian ditampilkan berdasarkan sifat urusan, yaitu wajib atau pilihan. Seperti

juga pada Lampiran I.1 dan I.2, pergantian nilai capaian IKK dari nilai default 1

dilakukan dengan memilih tombol berwarna kuning pada IKK bersangkutan. Hal ini


GAMBAR 20. PILIHAN IKK SKPD BERDASARKAN JENIS URUSAN PADA LAMPIRAN I.3


form berdasarkan jenis IKK dan sumber data, seperti pada Lampiran I.1 dan I.2.

Cara mengisi form yang ditampilkan juga sama seperti yang sudah disampaikan

pada penjelasan Lampiran I.1. Perbedaan disini adalah bahwa IKK yang dikelola

dipisahkan berdasarkan sifat urusan, seperti sudah disampaikan pada uraian

sebelumnya.

18

UNGGAH BUKTI FISIK

Untuk melengkapi data capaian yang telah dimasukkan pada setiap IKK, bukti fisik

harus disertakan. bukti ini akan digunakan oleh Administrator Pemerintah Propinsi

Riau untuk melakukan validasi data capaian IKK. Hal ini berlaku untuk semua

Lampiran, baik Lampiran I.1, I.2, ataupun I.3.

Mengunggah bukti fisik dilakukan dengan cara menekan tombol angka yang

menunjukkan jumlah bukti fisik yang telah diupload seperti ditunjukkan pada Gambar

21.

GAMBAR 21. TOMBOL UNGGAH BUKTI FISIK

Di dalam setiap IKK, tidak ada batas maksimal dari bukti fisik yang harus diunggah.

Atribut yang diperlukan pada setiap bukti fisik adalah nama label dan file yang

diunggah. Hal ini ditunjukkan pada Gambar 22 berikut :

19

GAMBAR 22. TAMPILAN UNGGAH BUKTI FISIK PADA SETIAP IKK

20

PERUBAHAN STATUS VALIDITAS IKK

Bagian ini digunakan untuk menyatakan bahwa data capaian sebuah IKK sudah

valid dan bisa dimasukkan ke dalam laporan. Administrator Pemerintah Propinsi

bertanggung jawab secara penuh untuk memastikan data capaian IKK sudah

divalidasi dengan bukti fisik yang bersesuaian sebelum menggunakan fasilitas ini.

Di dalam sistem E-LPPD Riau, terdapat 4 status sistem dari setiap data capaian,

yaitu :

Menyatakan IKK belum diajukan atau masih dalam

nilai default 1

IKK sudah diajukan oleh SKPD, menunggu verifikasi

dari penanggung jawab Propinsi

IKK yang diajukan belum dapat diterima, sehingga

sedang terjadi komunikasi koordinasi antara

penanggung jawab Propinsi dan SKPD

Capaian IKK sudah selesai dan siap untuk dicetak

Ke-4 status tersebut muncul di dalam setiap IKK. Untuk mengajukan perubahan

status, gunakan tombol bintang yang warnanya sesuai dengan status IKK, seperti

ditunjukkan Gambar 23.

GAMBAR 23. TAMPILAN STATUS VALIDITAS IKK

21

Setelah capaian IKK yang telah diisi lengkap dengan bukti fisik, masing-masing

SKPD harus mengajukan IKK tersebut ke penanggung jawab Propinsi seperti


GAMBAR 24. TAMPILAN PENGAJUAN PERUBAHAN STATUS VALIDITAS IKK OLEH SKPD

Untuk setiap IKK yang diajukan oleh SKPD, status berubah menjadi “menunggu

verifikasi”. Penanggung jawab Propinsi wajib melakukan verifikasi serta memberikan

catatan apabila diperlukan. Hal ini seperti ditunjukkan Gambar 25.

GAMBAR 25. TAMPILAN PENGAJUAN PERUBAHAN STATUS IKK OLEH PENANGGUNG JAWAB

PROPINSI

22

Apabila pengajuan IKK tersebut belum dapat diterima, maka penanggung jawab

propinsi dapat mengirimkan pesan untuk mengkoordinasikan kelengkapan IKK

tersebut. Hal ini ditunjukkan pada Gambar 25.

GAMBAR 9. FITUR KOMUNIKASI UNTUK PENGAJUAN IKK YANG BELUM DISETUJUI

CETAK LAPORAN

Bagian ini merupakan fitur akhir dari E-LPPD Riau. Laporan yang dikeluarkan

mempunyai format yang sama persis dengan ketentuan pedoman penulisan LPPD

dari Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia. Data capaian IKK yang masuk

ke Laporan hanya data capaian IKK yang sudah mendapatkan verifikasi dari

Pemerintah Propinsi Riau dengan status “selesai”. Hal ini ditunjukkan pada Gambar

26.

23

GAMBAR 10. TAMPILAN PERUBAHAN STATUS VALIDITAS IKK

Laporan dapat mencetak IKK multi tahun, dimana secara default akan ditampilkan

IKK tahun berjalan. Apabila laporan dianggap sudah final dan siap untuk dicetak di

kertas, pada sudut kanan atas disediakan tombol untuk cetak laporan tahun terpilih.

MANAJEMEN DATA UMUM

Data umum merupakan menu pada sistem e-LPPD yang bisa digunakan oleh SKPD

untuk menguplod data-data pendukung di luar bukti fisik wajib lampiran pada IKK.

Fasilitas data umum ditunjukkan pada Gambar 27.

GAMBAR 27. PENGELOLAAN DATA UMUM

24

PEMANTAUAN PERKEMBANGAN PENGISIAN CAPAIAN

KINERJA

Penanggung jawab LPPD Propinsi dapat melakukan pemantauan perkembangan

pengisian capaian kinerja oleh SKPD secara berkala. Pemantauan ini dapat dilihat

melalui grafik per lampiran yang disediakan oleh sistem E-LPPD pada halaman

dashboard. Di dalam Grafik ini, terdapat 2 informasi yang menyatakan target jumlah

IKK yang harus diisi, serta realisasi IKK yang telah selesai diisi dan disetujui oleh

penanggung jawab propinsi. Hal ini ditunjukkan pada Gambar 28.

GAMBAR 28. GRAFIK PEMANTAUAN PERKEMBANGAN PENGISIAN CAPAIAN KINERJA

Selain itu, disediakan juga menu Kendali SKPD yang dapat menunjukkan secara detail

perkembangan pengisian seperti daftar SKPD yang belum selesai mengisi (Gambar 29) dan

progress inputan (Gambar 30).

GAMBAR 29. KENDALI SKPD YANG BELUM LENGKAP MENGISI CAPAIAN IKK

25

GAMBAR 30. KENDALI SKPD PROGRESS INPUTAN CAPAIAN IKK OLEH SKPD

MANAJEMEN PROFIL ADMIN SKPD

Dalam siklus pelaporan setiap tahun, admin SKPD bisa jadi berganti personil. Untuk

itu, sistem melakukan perekaman data profil admin masing-masing SKPD untuk

memudahkan koordinasi apabila diperlukan.

Setiap tahun pengisian, admin SKPD wajib untuk mengisi profil dirinya. Sebelum

data profil lengkap, admin SKPD tidak bisa mengisi capaian IKK dan otomatis akan

diarahkan oleh sistem menuju halaman pengisian profil. Halaman profil admin SKPD


GAMBAR 31. KENDALI SKPD PROGRESS INPUTAN CAPAIAN IKK OLEH SKPD

-lppdtapem.riau.go.id/efile2/website/file/event/92919492_buku manual e-lppd... · 4 manajemen...

Documents