yogyakarta 55281 alamat : jl. marsda adisucipt o, sunan

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERISUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA

Alamat : Jl. Marsda Adisucipto,Telp. (0274) 589621, 512474, Fax. (0274) 586117

YOGYAKARTA 55281

Nomor SOP -Tanggal PembuatanTanggal Revisi -Tanggal efektif 1 Januari 2018Disahkan oleh Ketua LPM

Dr. M. Fakhri Husein, SE., M.Si.NIP. 19711129 200501 1 003

SOP Penyusunan, Penetapan dan Sosialisasi Visi, Misi, Tujuan dan Strategi

Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem

Pendidikan Nasional;2. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1999 tentang

Pendidikan Tinggi;3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun

2010 tentang Pengelolaan dan PenyelenggaraanPendidikan;

4. Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 2010 tentangPengelolaan Perguruan Tinggi Negeri;

5. Peraturan Menteri Keuangan RI Nomor 190/PMK.05/2012tentang Tata Cara Pembayaran dalam rangka PelaksanaanAnggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN);

6. Peraturan Menteri Agama Nomor 26 Tahun 2013 tentangOrganisasi dan Tata Kerja UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta;

7. Keputusan Rektor UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta Nomor142 Tahun 2006 tentang Statuta UIN Sunan KalijagaYogyakarta.

1. Memiliki pengetahuan cukup tentang peraturan terkaitvisi, misi, tujuan dan strategi UIN Sunan KalijagaYogyakarta.

2. Memiliki pengetahuan cukup tentang peraturan terkaitdengan perguruan tinggi.

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:SOP AkademikSOP KemahasiswaanSOP Penelitian

Komputer, Printer dan Mesin foto copy

Peringatan: Pencatatan dan PendataanArsip

1. Tujuan :1. Menjamin agar visi, misi, tujuan dan strategi memiliki kejelasan, keterkaitan, dan keberlanjutan.2. Menjamin agar visi, misi, tujuan dan strategi yang disusun relevan dengan cita-cita institusi.

2. Ruang Lingkup :Visi, misi, tujuan dan strategi yang disususn oleh lembaga beserta stakeholder.

3. Pelaksana :1. Lembaga/institusi/Universitas.2. Civitas akademika Universitas.

4. Definisi :1. Visi adalah gambaran masa depan yang akan diraih dalam waktu telah ditentukan.2. Misi adalah apa yang dilakukan untuk mencapai misi tersebut.3. Tujuan adalah arah atau haluan.4. Strategi adalah pendekatan secara keseluruhan yang berkaitan dengan palaksanaan gagasan, rencana

dan eksekusi kegiatan dalam kurun waktu tertentu.

5. Pengguna :1. Civitas akademika institusi/universitas.

1

2. Civitas akademika Fakultas/Program Studi

2

6. Prosedur

No AktivitasPelaksana Mutu Baku

KetRektor WR-1 Kabiro

AAKKKabagOKH Tim Persyaratan/

perlengkapan Waktu Output

1 Mendisposisi WR-1 untukmembentuk tim penyusunanvisi, misi, tujuan dan strategiUniversitas

Agenda kerja,Renstra

10 mnt Disposisi

2 Mempelajari disposisi Rektor,mengonsep daftar nama timlalu mendisposisi KabiroAAKK untuk menerbitkan SKtim

Disposisi 20 mnt Disposisi,konsep surat

3 Mempelajari disposisi WR-1lalu memerintakan KabagOKH untuk menerbitkan SKtim

Disposisi,konsep surat

10 mnt Disposisi,konsep surat

4 Membuat SK tim,mengedarkan SK, lalumelaporkan ke Kabiro


240 mnt SK

5 Menerima laporan Kabag,lalu memerintahkan Kabaguntuk mengundang timuntuk rapatpenyusunan/penetapanVMTS

SK 10 mnt SK

6 Membuat undangan,mengedarkan lalu melaporke Kabiro

SK 30 mnt SK,undangan

7 Menerima laporan, lalumengadakan rapatpenyusunan/penetapankemudian meminta timuntuk menyusun VMTS

SK 60 mnt SK,undangan

8 Menyusun VMTS lalumenyampaikan hasilnya keRektor

SK 1minggu

Draft VMTS

9 Mempelajari draft VMTS lalumemerintahkan WR-1 untukmengadakan rapatpenetapan VMTS

Draft VMTS 30 mnt Draft VMTS

10 Mempelajari disposisi Rektormengadakan rapatpenetapan lalumenyampaikan hasil rapatpenetapan ke Rektor

Draft VMTS 240 mnt VMTS sudahjadi

3

11 Menerima VMTS,mempelajari,menandatangani lalumemerintahkan WR-1 untukmensosialisasikan VMTS

VMTS sudahjadi

15 mnt VMTS sudahjadi

12 Menerima disposisi Rektorlalu mendisposisi Kabirountuk mensosialisasikanVMTS

VMTS sudahjadi

10 mnt VMTS sudahjadi

13 Mensosialisasikan VMTS kepimpinan Universitas,Fakultas, Pascasarjana,Bagian, Lembaga/Unit danstakeholder

VMTS sudahjadi

240 mnt VMTStersosialisasi

7. Referensi

1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;2. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi;

3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan PenyelenggaraanPendidikan;

4. Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 2010 tentang Pengelolaan Perguruan Tinggi Negeri.




YOGYAKARTA 55281

Nomor SOP -Tanggal Pembuatan 1 November 2017Tanggal Revisi -Tanggal efektif 1 Januari 2018Disahkan oleh Ketua LPM


SOP SOSIALISASI VISI, MISI, TUJUAN DAN STRATEGI


Pendidikan Nasional;2. Undang-undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang pendidikan

tinggi3. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1999 tentang




6. Peraturan Pemerintah Nomor 4 Tahun 2014 tentangpenyelenggaraan pendidikan tinggi dan pengelolaanperguruan tinggi.



1. Memiliki pengetahuan cukup tentang peraturan terkaitpendidikan tinggi UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.

2. Memiliki pengetahuan cukup tentang peraturan terkaitStatuta UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.

3. Memiliki pengetahuan cukup tentang peraturan terkaitOrtaker UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:SOP Akademik Komputer, Printer dan Mesin foto copy

4

SOP KemahasiswaanSOP PenelitianPeringatan: Pencatatan dan Pendataan

Arsip

1. Tujuan :1. Menjamin agar sosialisasi VMTS dapat dilakukan dengan baik dan menyeluruh.2. Menjamin agar VMTS dapat dipahami dengan baik oleh stakeholder internal dan eksternal.

2. Ruang Lingkup :1. VMTS yang sudah dirumuskan oleh institusi/universitas.2. VMTS yang sudah disahkan oleh institusi/universitas.

3. Pelaksana :1. Pimpinan institusi/universitas2. Pimpinan fakultas

4. Definisi :1. Sosialisasi adalah proses penanaman atau transfer kebiasaan atau nilai dan aturan dari satu generasi ke generasi

lainnya dalam sebuah kelompok.2. Visi adalah gambaran masa depan yang akan diraih dalam waktu telah ditentukan.3. Misi adalah apa yang dilakukan untuk mencapai misi tersebut.4. Tujuan adalah arah atau haluan.5. Strategi adalah pendekatan secara keseluruhan yang berkaitan dengan palaksanaan gagasan, rencana dan eksekusi

kegiatan dalam kurun waktu tertentu.

5. Pengguna :a. Civitas akademika institusi/universitas.b. Civitas akademika Fakultas/Program Studic. Alumnid. User/pengguna alumni

6. Prosedur

No AktivitasPelaksana Mutu Baku Ket

Rektor KabiroAAKK Tim WR/Dekan Persyaratan/


1 Memerintahkan Kabiro AAKKuntuk membentuk timsosialisasi

Agenda kerja 5 mnt Disposisi

2 Membuat SK tim, membuatundangan rapat untuk tim

Disposisi, dokumen 30 mnt Disposisi,dokumen

3 Melaksanakan rapat untukmenyusun bahan sosialisasi,menyusun bahan lalumenyampaikan ke Rektor

Disposisi, dokumen 180 mnt Bahansosialisasi

4 Menerima dokumen/bahansosialisasi, lalumemerintahkan WR danDekan untuk melaksanakansosialisasi

Bahan sosialisasi 30 mnt Bahansosialisasi

5

5 Melaksanakan sosialisasiVMTS

Forum untukpenyampaikansosialisasi VMTS :1. Promosi2. Penerimaan

mhs baru3. Pertemuan

wali mhs4. Penerimaan

tamu5. Forum lain

yang relevan.

120 mnt Bahansosialisasi

7. Referensi

1. UU Nomor 12 Tahun 2012 tentang pendidikan tinggi.

2. PP Nomor 4 Tahun 2014 tentang penyelenggaraan pendidikan tinggi.

6




YOGYAKARTA 55281

Nomor SOP -Tanggal Pembuatan November 2017Tanggal Revisi -Tanggal efektif 1 Januari 2018Disahkan oleh Ketua LPM


SOP Survei Pemahaman VMTS










1. Memiliki pengetahuan cukup tentang peraturan terkaitvisi, misi, tujuan dan strategi UIN Sunan KalijagaYogyakarta.





1. Tujuan :1. Menjamin agar kegiatan survei dapat terlaksana dengan baik dan dapat dipertanggungjawabkan.2. Menjamin agar VMTS dapat dipahami dengan baik dan benar oleh stakeholder internal dan eksternal.



4. Definisi :1. Survei adalah : metode pengumpulan data primer dengan memberikan pertanyaan-pertanyaan kepada

responden individu atau metode untuk mengumpulkan informasi dari kelompok yang mewakili sebuahpopulasi:

2. Visi adalah gambaran masa depan yang akan diraih dalam waktu telah ditentukan.

7

3. Misi adalah apa yang dilakukan untuk mencapai misi tersebut.4. Tujuan adalah arah atau haluan.5. Strategi adalah pendekatan secara keseluruhan yang berkaitan dengan palaksanaan gagasan, rencana

dan eksekusi kegiatan dalam kurun waktu tertentu.

5. Pengguna :1. Civitas akademika institusi/universitas.2. Civitas akademika Fakultas/Program Studi3. Alumni4. User/pengguna alumni

6. Prosedur


KetWR-1 Kabiro

AAKK Kabag Kasubbag JFU Persyaratan/


1 Mendisposisi Kabiro AAKKuntuk melaksanakan surveypemahaman VMTS


2 Mempelajari disposisi WR-1,lalu memerintahkan KabagAkademik untukmenyiapkan form survey

Disposisi 10 mnt Disposisi

3 Mengonsep form survey lalumemerintahkan Kasubbaguntuk mengedarkan formsurvey


30 mnt Form survei

4 Menerima form survey lalumemerintahkan JFU untukmengedarkan form,mengumpulkan lalumenyerahkan hasilnya keKasubbag

Form survei 10 mnt Form survey

5 Mengedarkan survey,mengumpulkan hasilnya lalumenyerahkan ke Kasubbag

Form survei 240 mnt Form surveydan hasilnya

6 Menerima hasil survey,merekap lalumemerintahkan JFU untukmendistribusikan danmengarsip laporan

Form surveydan hasilnya

30 mnt Formsurvey, hasildan rekap

7 Mendistribusikan laporandan mengarsip

Form survey,hasil danrekap

120 mnt Formsurvey, hasildan rekap

8




YOGYAKARTA 55281



SOP MONITORING DAN EVALUASI VISI, MISI, TUJUAN DAN STRATEGI
















1. Tujuan :1. Menjamin agar kegiatan monev VMTS terlaksana dengan baik.2. Menjamin agar VMTS terlaksana dengan optimal.



4. Definisi :1. Monitoring adalah aktifitas yang ditujukan untuk memberikan informasi tentang sebab dan akibat dari suatu kebijakan

yang sedang dilaksanakan.2. Evaluasi merupakan proses pengukuran akan evektivitas strategi yang digunakan dalam upaya mencapai tujuan.3. Visi adalah gambaran masa depan yang akan diraih dalam waktu telah ditentukan.4. Misi adalah apa yang dilakukan untuk mencapai misi tersebut.5. Tujuan adalah arah atau haluan.

9

6. Strategi adalah pendekatan secara keseluruhan yang berkaitan dengan palaksanaan gagasan, rencana dan eksekusikegiatan dalam kurun waktu tertentu.

5. Pengguna :1. Civitas akademika institusi/universitas.2. Civitas akademika Fakultas/Program Studi3. Alumni4. User/pengguna alumni

6. Prosedur


Rektor WR-1 KabiroAAKK

KabagAkademik

Persyaratan/perlengkapan Waktu Output

1 Mendisposisi WR-1 untukmelakukan kegiatan monevVMTS

Dokumen VMTS 10 mnt Disposisi

2 Mempelajari disposisi Rektor,menyiapkan form monev lalumendisposisi Kabiro AAKKuntuk membentuk tim monevdan mengadakan rapatmonev

Disposisi 60 mnt Disposisi,Form monev

3 Mempelajari disposisi WR-1,mengonsep tim lalumemerintahkan KabagAkademik untuk membuat SKdan surat undangan lalumenyerahkan ke Kabiro AAKK

Disposisi, Formmonev

60 mnt Konsep SKdanundangan

4 Membuat draft SK dan suratundangan lalumenyampaikan ke KabiroAAKK

Konsep SK danundangan

60 mnt Draft SK danundangan

5 Mengoreksi kesesuaian draftSK dan surat undangan lalumenyampaikan ke WR-1

Draft SK tim, suratundangan, formmonev

15 mnt Draft SK tim,suratundangan,form monev

6 Meneliti draft SK dan suratundangan, mengesahkan lalumenyerahkan ke KabagAkademik untuk penerbitanSK dan surat undangan sertapendistribusiannya


10 mnt Draft SK tim,suratundangan,form monev

7 Membuat danmendistribusikan SK dansurat undangan, lalumelaporkan hasilnya keKabiro AAKK


2 hari SK tim, suratundangan,form monev

10

8 Menerima laporan Kabag,melaksanakan rapat monevtim, membuat laporan hasilrapat monev lalumemerintahkan Kabag untukpengarsipan dan pengirimanhasil rapat monev ke tim danpihak-pihak terkait

SK tim, suratundangan, formmonev

2 hari Laporan/notulen hasilmonev

9 Melaksanakan pengarsipandan pengiriman hasil rapatmonev ke tim danpihak-pihak terkait

Laporan/notulen hasilmonev

1 hari Terkirimnyahasil/notulenrapat monev

7. Referensi

UU Nomor 12 Tahun 2012 tentang pendidikan tinggi.

PP Nomor 4 Tahun 2014 tentang penyelenggaraan pendidikan tinggi.

11




YOGYAKARTA 55281



SOP SOSIALISASI PENERIMAAN MAHASISWA BARU











2. Memiliki pengetahuan cukup tentang visi misi UINSunan Kalijaga Yogyakarta.

3. Memiliki pengetahuan cukup tentang Prodi UIN SunanKalijaga Yogyakarta.



Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:SOP VMTSSOP Sospem



1. Tujuan :1. Menjamin agar sosialisasi penerimaan mahasiswa baru dapat dilakukan dengan efisien dan efektif.2. Menjamin diperolehnya calon mahasiswa baru yang unggul.

2. Ruang Lingkup :1. Mahasiswa.2. Program Studi.3. UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.


4. Definisi :1. Sosialisasi adalah proses penanaman atau transfer kebiasaan atau nilai dan aturan dari satu generasi ke generasi

lainnya dalam sebuah kelompok.2. Mahasiswa adalah sebutan bagi orang yang sedang menempuh pendidikan tinggi di sebuah perguruan tinggi yang

terdiri atas sekolah tinggi, akademi, dan yang paling umum adalah universitas.

5. Pengguna :12

1. Program Studi;2. Fakultas;3. Pascasarjana;4. PAU.

13

6. Prosedur


Dekan Kaprodi KabagTU

KasubAkadmk Tim JFU Persyaratan/


1 Memerintahkan Kabag TUuntuk membentuk timsosialisasi


2 Mengonsep surat penugasantim dan undangan rapat lalumendisposisi Kasub untukmembuat surat

Disposisi,dokumen

30 mnt Konsepsurat/tim

3 Membuat surat penugasandan undangan lalumenyampaikan ke Kabag

Konsepsurat/tim

60 mnt Surat tugas&undangan

4 Mengoreksi draft surat,mengesahkan lalumenyampaikan ke Dekan

Surat tugas &undangan


5 Meneliti draft surat,menandatangani lalumemerintahkan Kabag untukmenindaklanjuti



6 Menerima disposisi Dekan lalumemerintahkan JFU untukpenggandaan dan pengirimansurat ke tim



7 Menggandakan danmengirimkan surat tugas danundangan


1 hari Surat tugas&undangan

8 Melaksanakan rapat untukmenyusun bahan sosialisasi,menyusun bahan/materi lalumenyampaikan ke Dekan


3 hari Bahansosialisasi

9 Menerima dokumen/bahansosialisasi, mengesahkan lalumemerintahkan Kaprodi untukmelaksanakan sosialisasi

Bahansosialisasi


10 Melaksanakan sosialisasipenerimaan mahasiswa baru

Forum untukpenyampaikansosialisasi:1. Penerimaa

n tamu2. Kunjungan

ke lembagalain/sekolah/PT


14

3. Forum lainyangrelevan.

7. Referensi



15




YOGYAKARTA 55281



SOP Sosialisasi Pembelajaran Mahasiswa Baru










1. Memiliki pengetahuan cukup tentang peraturanakademik

2. Memiliki pengetahuan cukup tentang peraturan terkaitdengan kemahasiswaan.

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:SOP AkademikSOP Kemahasiswaan



1. Tujuan :1. Menjamin agar pelaksanaan orientasi mahasiswa baru dapat berlangsung sesuai target dan rencana

yang ditentukan.2. Menjamin agar pelaksanaan orientasi mahasiswa baru tepat sasaran.

2. Ruang Lingkup :1. Mahasiswa baru yang diterima tahun pertama.2. Kalender akademik3. Pedoman akademik


4. Definisi :a. Orientasi adalah merupakan kegiatan pengenalan mengenai proses belajar di perguruan tinggi.b. Proses menumbuhkan kesadaran mahasiswa baru akan tanggungjawab akademik dan sosialnya

sebagaimana tertuang dalam Tri Dharma Perguruan Tinggi.

16

5. Pengguna :FakultasPascasarjanaBagian Akademik

17

6. Prosedur


KetDekan WD-3 Kabag

TUKasub

Akademik JFU Tim Persyaratan/perlengkapan Waktu Output

1 Membuat draft/konsepkepanitian pelaksa kegiatanSospem lalu mendisposisiKabag untuk menyiapkan SK

Dokumen,data,kalenderakademik

30 mnt Draftkepanitiaan

2 Mempelajari disposisi WD-3,membuat draft SKkepanitiaan lalumenyampaikan ke WD-3

Draftkepanitiaan

60 mnt Draft SK

3 Mengoreksi kesesuaian draftSK dengan nama-nama yangdirencanakan, mengesahkanlalu menyampaikan keDekan untuk ditandatangani

Draft SK 15 mnt Draft SK

4 Mempelajari draft SK,mengesahkan,menandatangani lalumemerintahkan Kabag untukmenggandakan danmengirimkan SK ke tim

Draft SK 15 mnt SK

5 Mendisposisi JFU untukpenggandaan danpengiriman SK

SK 10 mnt SK

6 Menggandakan danmengirimkan SK ke tim

SK 1 hari SK

7 Tim menyusun rencanakegiatan, mengadakan rapatkoordinasi, membuat jadwalpelaksanaan, mengajukansurat permohonan kepemateri, menyiapkanmekanisme pendaftaranpeserta dan menyiapkandokumen pendukungpelaksanaan kegiatan lalumelaporkan ke Dekan

SK 1minggu

Jadwal,laporan

8 Menerima laporan tim,mengesahkan/menyetujuilaporan lalu mendisposisiWD-3 untuk melaksanakankegiatan Sospem sesuaidengan jadwal dan rencanayang dibuat oleh tim

Jadwal,laporan

60 mnt Jadwal,laporan

9 Melaksanakan kegiatanSospem sesuai dengandisposisi Dekan lalumendisposisi ketua tim untukmembuat laporan hasilkegiatan

Jadwal,laporan

3 hari Jadwal,laporan

18

10 Membuat laporan hasilkegiatan lalu menyerahkanke WD-3

Jadwal,laporan

3 hari Laporan

11 Menerima laporan,mengesahkan lalumemerintahkan Kabagmembuat dan membagikansertifikat Sospem

Laporan 30 mnt Laporan

12 Mempelajari disposisi WD-3lalu mendisposisi KasubbagAkademik untuk pembuatandan pembagian sertifikat,pengarsipan dan pengirimanlaporan


13 Mengkoordinir pembuatandan pembagian sertifikatSospem ke mahasiswa,mengarsip dan mengirimkanlaporan kegiatan Sospem kepihak-pihak terkait

Laporan 3 hari Sertifikat,laporan

14 Membagian sertifikatSospem, mengarsip danmengirimkan laporan kepihak-pihak terkait

Sertifikat,laporan

1minggu

Sertifikatdan laporan telahterdistribusi

7. Referensi

Buku Pedoman Sosialisasi Pembelajaran

Modul Sosialisasi Pembelajaran

19




YOGYAKARTA 55281



SOP Pendaftaran Mahasiswa Baru Jalur Mandiri















1. Tujuan :1. Menjamin pelaksanaan pendaftaran calon mahasiswa baru berlangsung secara jujur, transparan dan adil.2. Menjamin diperolehnya mahasiswa baru yang berkualitas unggulan.

2. Ruang Lingkup :1. Kalender akademik2. Pedoman akademik3. Kode etik mahasiswa


4. Definisi :Mahasiswa adalah sebutan bagi orang yang sedang menempuh pendidikan tinggi di sebuah perguruantinggi yang terdiri atas sekolah tinggi, akademi, dan yang paling umum adalah universitas.

5. Pengguna :20

FakultasPascasarjanaBagian Akademik

6. Prosedur


KetCalonmhs

JFU/Operator

KetuaAdmisi


1 Melakukan pembayaranbiaya pendaftaran kebank yang telahditentukan oleh panitia

Lulus SMUpaling lama 2tahun

30 mnt Notapembayaran

2 Melakukan registrasisecara onlinemenggunakan user iddari nota pembayaranbank, mengisi data diri,prodi pilihan dan data lainyang diperlukan lalumencetak kartu peserta

Notapembayaran,dokumenijazah

120 mnt Data online,kartupeserta

3 Memverifikasi data yangada pada database lalumenyampaikan laporanke ketua

Databasecalon mhs

30 mnt Databasecalon mhs

4 Menerima laporan, lalumengumumkan daftarnama peserta ujian danjadwal ujian

Databasecalon mhs

120 mnt Daftarnamapeserta

5 Mengikuti ujian masuksesuai dengan jadwalyang telah diumumkan

Kartu peserta,ijazah

2 hari Ujian selesai

21




YOGYAKARTA 55281



SOP Pelaksanaan Ujian Tulis Calon Mahasiswa Baru















1. Tujuan :1. Menjamin pelaksanaan ujian tulis berjalan baik dan lancar.2. Menjamin pelaksanaan ujian tulis menghasilkan calon mahasiswa yang unggul.

2. Ruang Lingkup :1. Kalender akademik2. Pedoman akademik


4. Definisi :Ujian Tulis adalah jalur seleksi PMB bagi lulusan SMA/SMK/MA atau yang sederajat yang penetapankelulusannya berdasarkan hasil nilai/skor tes tulis.

5. Pengguna :1. Fakultas2. Pascasarjana

22

3. Bagian Akademik

23

6. Prosedur

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

KetWR-1 Ketua

PTIPDKetuaAdmisi

KabiroAAKK

KabagAkademi

k


1 Memerintahkan KetuaPTIPD untuk melaporkanhasil/rekapitulasipendaftaran calonmahasiswa baru

Kalenderakademik

15 mnt Disposisi

2 Membuatlaporan/rekapitulasi calonmahasiswa baru lalumenyampaikan ke WR-1

Disposisi 120 mnt Laporan

3 Mempelajari laporanketua PTIPD lalumendisposisi ketuaAdmisi untuk menyusunrencana pelaksanaanujian tulis

Laporan 10 mnt Disposisi

4 Mempelajari disposisiWR-1, membuat rencanapelaksanaan ujian tulis,mengadakan rapatpersiapan/koordinasi lalumenyampaikanlaporan/hasilnya ke WR-1

Disposisi 1minggu

Rencanakegiatan

5 Mempelajari rencanapelaksanaan ujian tulis,mengesahkan lalumemerintahkan KabiroAAKK untuk membentuktim/panitia pelaksanaujian tulis

Rencanakegiatan

60 mnt Rencanakegiatan

6 Membuat konseptim/panitia ujian tulis lalumemerintahkan KabagAkademik untukmembuat suratpenugasan tim/panitia

Rencanakegiatan

30 mnt Konseptim/panitia

7 Membuat suratpenugasan tim/panitialalu menyampaikan keKabiro AAKK

Konseptim/panitia

1 hari Draft suratpenugasan

8 Mengoreksi kesesuaiannama-nama tim/panitia,mengesahkan lalumenyampaikan ke WR-1

Draft suratpenugasan

15 mnt Draft suratpenugasan

24

9 Meneliti kesesuaian namadan tugas tim/panitia,mengesahkan lalumemerintahkan KabagAkademik untukpenerbitan danpendistribusiansurat-surat terkait denganpenugasan/pelaksanaanujian tulis


15 mnt Draft suratpenugasan

10 Menerbitkan danmengirimkan suratpenugasan (SK/SuratTugas Panitia, surat tugaspengawasan dari PTIPD)lalu melaporkan hasilnyake WR-1


2 hari Suratpenugasandan undangan

11 Menerima laporan,mengesahkan lalumendisposisi Kabiro AAKKuntuk melaksanakanujian tulis sesuai denagnjadwal yang telah dibuatAdmisi

Suratpenugasandan undangan

30 mnt Disposisi

12 Melaksanakan ujian tulissesuai dengan rencana,jadwal dan ketentuanyang telah dibuat olehPTIPD dan tim/panitia.

Suratpenugasan,jadwal ujian

2 hari Terlaksananyaujian tulis

25

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIAUNIVERSITAS ISLAM NEGERI

SUNAN KALIJAGAYOGYAKARTA

Alamat : Jl. Marsda Adisucipto, Telp. (0274) 589621, 512474, Fax. (0274) 586117YOGYAKARTA 55281

NOMOR SOP

TGL. PEMBUATAN

TGL. REVISI

TGL. EFEKTIF

DISAHKAN OLEH

NAMA SOP SOP HERREGISTRASI

Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;2. UU Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;3. Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional

pendidikan;4. Peraturan Menteri Agama Nomor 26 Tahun 2013 Tentang Organisasi dan Tata

Kerja UIN Sunan Kalijaga

- Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang prosedur dantata kelola data registrasi

- Pegawai pada Bagian Akademik

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:

Semua SOP yang ada di Bagian Akademik Komputer, Printer

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan

JFU Akademik menentukan batas akhir data penerimaan mahasiswa untukmemudahkan rekapitulasi data

Disimpan sebagai data elektronik dan manual

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku Ket

JFU BagianAkademik

KasubagInformasi

KabagAkademik

KabiroAAKK

Persyaratan/Perlengkapan

Waktu Output

1 Menerima data mahasiswayang telah herregistrasi

File datamahasiswa

150menit

File datamahasiswa

2 Memonitor data mahasiswayang telah herregistrasi

Komputer dankoneksi internet(email)

300menit

File jumlahmahasiswasementara

3 Menganalisis Laporan datamahasiswa

File datamahasiswa

120menit

File datamahasiswa

4 Melakukan rekap datamahasiswa dan mencetaklaporan

File datamahasiswa

8 hari Berkas rekap datamahasiswa

5 Koreksi rekap data mahasiswa

oleh Kasubag

Berkas laporanrekapitulasi datamahasiswa

2 hari Berkas laporanrekapitulasi datamahasiswa

6 Mencetak data laporan yang

sudah dikoreksi

File rekapitulasidata mahasiswa

1 jam Berkasrekapitulasi datamahasiswa

7 Menyerahkan laporan

registrasi dan rekapitulasi data

mahasiswa kepada Kabag

Akademik untuk dimintakan

paraf


10 menit Berkas laporanrekapitulasi datamahasiswa

8 Memberi paraf/ persetujuan

laporan registrasi dan

rekapitulasi data mahasiswa



26

9 Menyerahkan Laporan hasil

penerimaan mahasiswa kepada

Kabiro AAKK untuk

ditandatangani



10 Menandatangani rekap data

mahasiswa



11 Menerima laporan yang sudahdi tanda tangani dari JFU BiroAAKK



12 Menyerahkan kepada JFUAkademik untuk diproses dandi gandakan



13 Di distribusikan ke fakultas dandiarsipkan oleh KasubagInformasi Akademik


2 hari Berkas laporanrekapitulasi datamahasiswa

27




YOGYAKARTA 55281



SOP Pengisian KRS bagi Mahasiswa Baru















1. Tujuan :1. Menjamin pelaksanaan pengisian KRS berjalan baik dan lancer.2. Menjamin rencana studi mahasiswa baru berjalan sesuai dengan pedoman akademik.

2. Ruang Lingkup :1. Kalender akademik2. Pedoman akademik3. Kode etik mahasiswa

3. Pelaksana :Pimpinan institusi/universitasPimpinan fakultas

4. Definisi :Kartu Rencana Studi adalah kartu yang berisi daftar mata kuliah, jumlah SKS dan dosen pengampu yangakan diikuti oleh setiap mahasiswa dalam satu semester.

5. Pengguna :Fakultas

28

PascasarjanaBagian Akademik

29

6. Prosedur


KetKasubbagAkademik

JFU BagAkademik Kabag Kaprodi DPA Persyaratan/


1 Menentukan DosenPenasehat Akademik(DPA) untuk mahasiswabaru lalu mendisposisiJFU untuk input namaDPA besertamahasiswanya ke SIA

1. SKpenunjukanDPA

2. SKpenerimaanmhs baru

60 mnt Daftar DPAdan mhs

2 Menginput nama DPA keSIA, menginput matakuliah paket mhs baru,mencetak semua KRSlalu menyampaikan keKasubbag Akademik

Daftar DPAdan mhs

2 hari 1. DatabaseDPA-mhsdi SIA

2. KRS

3 Meneliti KRS,mengesahkan lalumenyerahkan ke Kabag

KRS 60 mnt KRS

4 Meneliti kebenaran dataKRS lalu menyerahkan keKaprodi

KRS 30 mnt KRS

5 Meneliti kesesuaian dataDPA dengan mahasiswalalu menyerahkan ke DPA

KRS 30 mnt KRS

6 Mencermati nama-namamhs bimbingan &mengarsip dokumenpenunjukan sebagai DPA

KRS 60 mnt KRS

30




YOGYAKARTA 55281



SOP PENETAPAN RUMUSAN KOMPETENSI LULUSAN













Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:Komputer, Printer dan Mesin foto copy


1. Tujuan :a. Menjamin agar proses pembelajaran yang dilakukan mengacu kepada kriteria minimal tentang

kualifikasi kemampuan sikap, pengetahuan dan keterampilan yang dinyatakan dalam rumusan capaianpembelajaran lulusan.

b. Menjamin agar proses pembelajaran yang dilakukan memenuhi kebutuhan kriteria minimal tentangkualifikasi kemampuan sikap, pengetahuan dan keterampilan yang dinyatakan dalam rumusan capaianpembelajaran lulusan.

2. Ruang Lingkup :Kurikulum dan mahasiswa

3. Pelaksana :a. Pimpinan bidang akademik Universitas.b. Pimpinan bidang akademik fakultas/Program Studi/Jurusan.

4. Definisi :Rumusan Kompetensi Lulusan adalah pernyataan atau kalimat ringkas tentang kriteria minimal tentangkualifikasi kemampuan sikap, pengetahuan dan keterampilan yang dinyatakan dalam rumusan capaianpembelajaran lulusan.

5. Pengguna :

31

Pimpinan bidang akademik Universitas.Pimpinan bidang akademik fakultas/Program Studi/Jurusan

32

6. Prosedur


Dekan WD-1 Tim Kabag JFU Persyaratan/perlengkapan Waktu Output

1 Mendisposisi WD-1 untukmembentuk tim penyusunrumusan kompetensi lulusan

Dokumen,agenda kerja

15 mnt Disposisi

2 Mempelajari disposisi Dekan,mengonsep tim lalu mendisposisiKabag untuk membuat tim dansurat undangan

Disposisi 30 mnt Konsep tim

3 Membuat surat penugasan timdan surat undangan lalumenyapaikan ke WD-1

Konsep tim 60 mnt Suratpenugasandanundangan

4 Meneliti draft surat penugasandan undangan, mengesahkan lalumenyampaikan ke Dekan

Surat penugasandan undangan

10 mnt Suratpenugasandanundangan

5 Mempelajari draft suratpenugasan dan undangan,menandatangani lalumemerintahkan Kabag untukpenggandaan dan pengirimansurat



6 Menerima disposisi Dekan lalumemerintahkan JFU untukmenggandakan dan mengirimkansurat penugasan dan undangan



7 Menggandakan dan mengirimkansurat penugasan dan undangan


1 hari Suratpenugasandanundangan

8 Melaksanakan rapat, menyusunrumusan kompetensi lulusan lalumenyampaikan hasilnya ke WD-1


1 minggu Konseprumusankompetensilulusan

9 Mempelajari konsep rumusankompetensi lulusan,mengesahkan lalu menyampaikanke Dekan

Konsep rumusankompetensilulusan

1 hari Konseprumusankompetensilulusan

10 Mempelajarai konsep rumusankompetensi lulusan,menandatangani lalumemerintahkan Kabag untukmengirimkan dan mengarsipnaskah rumusan kompentensilulusan ke WD, Prodi, Rektor danpihak-pihak terkait

Konsep rumusankompetensilulusan

120 mnt Naskahrumusankompetensilulusan

33

11 Menerima disposisi Dekan lalumemerintahkan JFU untukmengirimkan dan mengarsipnaskah rumusan kompentensilulusan ke alamat yangditetapkan

Naskah rumusankompetensilulusan

10 mnt Naskahrumusankompetensilulusan

12 Mengirimkan dan mengarsipnaskah rumusan kompentensilulusan ke alamat yangditetapkan

Naskah rumusankompetensilulusan

1 hari Naskahrumusankompetensilulusan telahterkirim

7. Referensi






YOGYAKARTA 55281



SOP Pendaftaran Wisuda















1. Tujuan :34

1. Menjamin agar kegiatan pendaftaran wisuda dapat terlaksana dengan cepat dan baik.2. Menjamin agar mahasiswa dapat lulus tepat waktu.

2. Ruang Lingkup :1. Kalender akademik2. Kegiatan Akademik3. Kode etik mahasiswa


4. Definisi :Wisuda adalah suatu proses pelantikan kelulusan mahasiswa yang telah selesai menempuh masa belajar pada suatuuniversitas. Kegiatan wisuda umumnya diawali dengan prosesi masuknya anggota senat Universitas, pimpinanUniveritas dan Fakultas ke ruang wisuda melalui serangkaian seremoni tertentu.

5. Pengguna :1. Fakultas2. Pascasarjana3. Bagian Akademik

35

6. Prosedur


KetMahasiswa

JFU BagAkademik

KasubbagAkademik

KabagAkademik

KabiroAAKK


1 Melakukan pembayaranbiaya wisuda ke Bankyang telah ditentukan

Lulus semuamata kuliah

10 mnt Notapem-bayaran

2 Melakukan pendaftaranwisuda secara onlinedengan menggunakankode pembayaran banksebagai user id

Notapem-bayaran

60 mnt Data padadatabase

3 Melakukan verifikasi datayang diinput mahasiswa,mencetak lalumelaporkan ke KasubbagAkademik

Data padadatabase

30 mnt Laporan

4 Mempelajari laporan/datalalu menyampaikan keKabag


5 Mempelajari laporan/datalalu menyampaikan keKabiro


6 Mempelajari laporan/datalalu mendisposisi Kabaguntuk menetapkan calonpeserta wisuda


7 Menetapkan calonpeserta wisuda

Laporan 30 mnt Daftarnamawisudawan

36




YOGYAKARTA 55281



SOP WISUDA








1. Memiliki pengetahuan cukup tentang peraturan terkaitakademik.

2. Memiliki pengetahuan cukup tentang kemahasiswaan.

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:SOP AkademikSOP YudisiumSOP Munaqosyah



1. Tujuan :

1. Menjamin pelaksanaan wisuda berjalan dengan baik dan lancar.

2. Menjamin mahasiswa lulus tepat waktu atau lebih cepat.

2. Ruang Lingkup :

1. Akademik

2. Yudisium

3. Munaqosyah

3. Pelaksana :

3. Fakultas

4. Pascasarjana

5. Bagian Akademik pada Universitas

4. Definisi :

Wisuda adalah suatu proses pelantikan kelulusan mahasiswa yang telah selesai menempuh masa belajarpada suatu universitas. Kegiatan wisuda umumnya diawali dengan prosesi masuknya anggota senatUniversitas, pimpinan Univeritas dan Fakultas ke ruang wisuda melalui serangkaian seremoni tertentu.

5. Pengguna :

1. Fakultas

2. Pascasarjana

3. Bagian Akademik pada Universitas

37

4. Dosen

38

6. Prosedur


KetBagianAkademik PTIPD Mhs Persyaratan/


1 Mengajukan permintaan ke PTIPDuntuk menyiapkan systempendaftaran wisuda secara online

Data,dokumen,kelenderakademik

60 mnt Surat

2 Menyiapkan/membuka systempendaftaran wisuda secara onlinedengan batasan waktu yang telahditentukan oleh Bagian Akademik

Surat 120 mnt Sistem online

3 Mahasiswa melakukan pendaftaranwisuda dengan mengisiform/dokumen yang diminta, meliputiform tracer study dan surveykepuasan mahasiswa

Data diri, form 1minggu

Data calonwisudawan didatabase

4 Melakukan verifikasi data calonwisudawan, lalu mengumumkankepada calon wisudawan untukpengambilan foto di PTIPD


2 hari Data calonwisudawan didatabase

5 Mengikuti/melaksanakanpengambilan gambar/foto di PTIPD


120 mnt Data calonwisudawan didatabase

6 Melakukan penarikan KTM danmengganti dengan Kartu Alumni


60 mnt Data calonwisudawan didatabase

7 Melaksanakan wisuda Data calonwisudawan

300 mnt Terlaksananyawisuda

39




YOGYAKARTA 55281



SOP PENERBITAN IJAZAH









8. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor : 81Tahun 2014 tentang ijazah, sertifikat kompetensi, dansertifikat profesi pendidikan tinggi.

9. Peraturan Menteri Agama Nomor 1 Tahun 2016 tentangijazah, transkip akademik dan surat keteranganpendamping ijazah perguruan tinggi keagamaan.



2. Memiliki pengetahuan cukup tentang peraturan terkaitiajazah.

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:SOP AkademikSOP YudisiumSOP Munaqosyah



1. Tujuan :1. Menjamin dapat diterbitkannya ijazah sesuai dengan peraturan yang berlaku di Kementerian Ristek-Dikti

dan Kemenag.2. Menjamin agar ijazah diterbitkan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

2. Ruang Lingkup :1. Iazah, transkip nilai dan SKPI2. Akademik dan perkuliahan

3. Pelaksana :1. Bagian Akademik Universitas2. Fakultas

40

4. Definisi :Ijazah adalah dokumen resmi yang diterbitkan sebagai pengakuan terhadap prestasi belajar dan/ataupenyelesaian suatu jenjang pendidikan setelah lulus ujian.

5. Pengguna :1. Bagian Akademik Universitas.2. Bagian Akademik Fakultas.3. Mahasiswa.

6. Prosedur

No Aktivitas


JFU KabagAkademik

Kasubbag

KabiroAAKK

WR-1

Rektor

Persyaratan/perlengkap

anWaktu Output

1 Menerima suratpermohonan pembuatanIjazah secara kolektif dariFakultas/Pascasarjanabeserta konsep ijazah,mencatat lalu meneruskanke Kabag

1.CopyIjazahSLTA/S1/S2

2.Pas photo3.Data ma-

hasiswa

10 mnt Dokumendan data

2 Menerima suratpermohonan dan dokumenpendukung lalumendisposisi ke Kasubbaguntuk memprosespenerbitan ijazah

Dokumendan data


3 Menerima disposisi Kabag,meneliti data/dokumen lalumendisposisi JFU untukcetak draft ijazah

Dokumendan data


4 Mempelajari disposisiKasubbag, memprosespencetakan draft ijazahlalu menyampaikan keKasubbag

Dokumendan data

120 mnt Draftijazah

5 Meneliti data pada draftijazah lalu menyampaikanke Kabag

Draftijazah

120 mnt Draftijazah

6 Meneliti redaksi draftijazah lalu menyampaikanke Kabiro AAKK

Draftijazah

60 mnt Draftijazah

7 Meneliti kesesuaian draftijazah dengan peraturanyang berlaku lalumenyampaikan ke WR-1

Draftijazah

30 mnt Draftijazah

41

8 Meneliti draft ijazah lalumendisposisi KabagAkademik untuk mencetakijazah

Draftijazah

30 mnt Draftijazah

8 Menerima dispo WR-1 lalumemerintahkan JFU untukmencetak ijazah

Draftijazah

10 mnt Draftijazah

9 Mencetak ijazah lalumenyampaikan naskahijazah ke Kabag

Draftijazah

120 mnt Ijazah

10 Meneliti kebenaran dataijazah, memberikan paraflalu menyampaikan keKabiro AAKK

Ijazah 30 mnt Ijazah

11 Meneliti naskah ijazah,memberikan paraf lalumenyampaikan ke WR-1


12 Meneliti naskah ijazah,memberikan paraf lalumenyampaikan ke Rektor


13 Meneliti naskah ijazah,menandatangani lalumenyampaikan ke KabiroAAKK

Ijazah 240 mnt Ijazah ygsudahjadi

14 Menerima naskah ijazahlalu memerintahkan Kabaguntuk mendistribusikanijazah


15 Menerima naskah ijazahlalu memerintahkan JFUuntuk mendistribusikannya


16 Mendistribusikan ijazah keFakultas/Pascasarjana/Mhs


7. Referensi

1. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor : 81 Tahun 2014 tentang ijazah, sertifikat kompetensi,dan sertifikat profesi pendidikan tinggi.

2. Peraturan Menteri Agama Nomor 1 Tahun 2016 tentang ijazah, transkip akademik dan surat keteranganpendamping ijazah perguruan tinggi keagamaan.

42




YOGYAKARTA 55281



SOP Legalisir Ijazah, Transkip Nilai dan SKPI






5. Peraturan Menteri Keuangan RI Nomor 190/PMK.05/2012tentang Tata Cara Pembayaran dalam rangka PelaksanaanAnggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN);



1. Memiliki pengetahuan cukup tentang peraturan terkaitdengan Ijazah dan SKPI





Prosedur


Alumni KasubbagAkademik JFU Persyaratan/


1 Mengajukan permohonan legalisirke Kasubbag AKademik disertaidengan dokumen asli

Dokumen asli danfoto copymaksimal 10lembar

10 mnt Dokumen aslidan foto copymaksimal 10lembar

2 Mempelajari permohonan, menelitikeaslian dokumen lalumemerintahkan JFU untukmencatat/registrasi dan memintatandatangan ke pejabat yangberwenang

Dokumen asli danfoto copy

5 mnt Dokumen aslidan foto copy

3 Mencatat/meregistrasi permohonan,memberikan penomoran, memintatanda tangan pejabat yangberwenang lalu menyerahkan kepemohon



4 Menerima dokumen asli dan fotocopy terlegalisir



43

KEMENTERIAN AGAMA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERISUNAN KALIJAGA

YOGYAKARTAAlamat : Jl. Marsda Adisucipto, Telp. (0274) 589621, 512474, Fax. (0274) 586117

YOGYAKARTA 55281

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal efektif

Disahkan oleh Kepala Biro AUK

Drs. H. Maskul Haji, M.Pd.I.NIP.19590327 198803 1 001

SOP PENERBITAN SURAT KETERANGAN PENGGANTI IJAZAH

Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. Undang-Undang RI Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem PendidikanNasional;

2. Undang-Undang RI Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;3. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 44 Tahun 2010 Tentang Pedoman

Penataan Kearsipan di Lingkungan Kementerian Agama;4. Peraturan Menteri Agama RI Nomor 36 Tahun 2009 tentang Penetapan

Pembidangan Ilmu dan Gelar Akademik di Lingkungan Perguruan TinggiAgama;

5. Peraturan Menteri Agama RI Nomor 26 Tahun 2013 Tentang Organisasi danTata Kerja UIN Sunan Kalijaga;

6. Peraturan Direktur Jenderal Pendidikan Islam Nomor 1429 Tahun 2012tentang Penataan Program Studi di Perguruan Tinggi Agama Islam;

7. Keputusan Rektor UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta Nomor: 58.a Tahun 2006tentang Pedoman Penulisan Ijazah dan Sertifikat UIN Sunan KalijagaYogyakarta.

- Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang penerbitanpengganti ijazah dan pengganti akta mengajar, serta ketelitian dankecermatan.

- Pegawai pada Bagian Akademik Biro AAKK

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:

SOP yang ada di Bagian Akademik Biro AAKK, Fakultas/Pascasarjana , Pimpinan 1. Konsep Pengganti Ijazah /akta mengajar dari Fakultas/Pascasarjana

2. Surat Keterangan Kehilangan dari POLRI, apabila Ijazah Hilang.3. Ijazah yang rusak, apabila rusak

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan

1. Ijazah / Akta Mengajar yang telah diserahkan kepada pemegang Ijazah,apabila terjadi kerusakan atau hilang, maka hanya dapat diganti dengan SuratKeterangan Pengganti Ijazah yang diproses di Fakultas/ Pascasarjana,kemudian ditandatangani oleh Rektor.

2. Proses Penerbitan Surat Keterangan Pengganti Ijazah memerlukan waktu 5hari kerja.

1. Catatan proses penerbitan pengganti ijazah2. Data mahasiswa yang diterbitkan pengganti ijazah/akta

mengajarnya

No Aktivitas


JFUPetugasProsesIjazah

Kasub.Adminis

trasiAkade

mik

Kabag.Akdmk

KepalaBiro

AAKK

WR1

Rektor

JFUPetugasfakultas

Persyaratan/perlengkapan

Waktu

Output

1 Menerima berkaspermohonan pembuatanPengganti Ijazah / AktaMengajar dariFakultas/Pascasarjanabeserta Surat KeteranganPengganti Ijazah Yang telahditandatangani DekanFakultas, telah dibubuhi fotoberwarna sesuai ketentuan,dan stempel dinas.

4. Copy Ijazah danIjazah asli yangrusak

5. Surat Keterangankehilangan dariPOLRI, jika ijazahhilang.

6. Pas photoberwarna sesuaiketentuan, ukuran3x4 cm sebanyak 2lembar

7. Identitaspemegang ijazah

10menit

Berkas suratmasuk diterima

2 Mencatat surat masuk kedalam buku kendali,kemudian surat disampaikanke Kasubbbag. AdministrasiAkademik

1. Bukukendali

10menit

Berkas suratmasuk sudahtercatat dandiserahkankepadaKasubbag AdmAkademik

45

3 Melakukan verifikasi SuratKeterangan Pengganti Ijazahdengan dokumen pemohon,jika sudah betul diteruskanke Kabag. Akademik

Berkas surat masuk 1 hari Surat masuktelah diberiditeliti

4 Mencermati dokumen danmemberi paraf apabilasudah sesuai ketentuan.

1 hari SuratketeranganPenggantiIjazah telahdiberi parafKabag.Akademik

5 Meneruskan ke staf KabiroAAKK untuk diparaf KabiroAAKK dan memantauproses tanda tangan pejabatberwenang (paraf WR1, ttdRektor) melalui stafPimpinan

Paraf Kabag.Akademik

1 hari SuratKeteranganPenggantiIjazah telahdiparaf Kabag.Akademik

6 Membubuhkan paraf padakolom Rektor

Paraf Kabag.Akademik

1 hari PenggantiIjazah / aktamengajar yangsudah diparafKabiro AAKK

7 Membubuhkan paraf padakolom Rektor

Paraf Kabiro AAKK 1 hari PenggantiIjazah yangsudah diparafWR 1

8 Menandatangani suratketerangan ijazah

Paraf WR 1 1 hari PenggantiIjazah yangsudahditandatanganiRektor

9 Menerima dari staf RektorSurat Keterangan PenggantiIjazah yang sudahditandatangani Rektor

1 hari PenggantiIjazah yangsudahditandatanganiRektor

10 Menyerahkan kepada JFUpetugas proses PenggantiIjazahFakultas/Pascasarjana,untuk diproses selanjutnya

1 hari SuratKeteranganPenggantiijazah yangsudahditandatanganiRektor

11 Membubuhkan stempeldinas UIN Sunan Kalijaga,menggandakan untuk arsip,dan memberika aslinyakepada pemohon.

Petugas fakutasmenandatangani bukukendali

Surat KetranganPenggantiIjazah yangsudahdistempel danfotocopy nya.

46




YOGYAKARTA 55281



SOP PENGARSIPAN DOKUMEN, TRANSKRIP NILAI, IJAZAH DAN SKPI

Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1999 tentang




4. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor264/U/1999 tentang Kerja Sama Perguruan Tinggi;

5. Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 3Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja DepartemenAgama;

6. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 26 Tahun2007 tentang Kerja Sama Perguruan Tinggi di Indonesiadengan Perguruan Tinggi atau Lembaga Lain di LuarNegeri;



1. Memiliki pengetahuan cukup tentang kearsipan.2. Memiliki pengetahuan cukup tentang pembuatan

transkrip nilai dan ijazah.

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:SOP Pembuatan IjazahSOP Pembuatan Transkrip NilaiSOP Surat masuk


Peringatan: Pencatatan dan Pendataantidak boleh terjadi kehilangan dokumen Arsip

1. Tujuan :1. Menjamin tersimpannya arsip/dokumen fotokopi transkrip nilai dan ijazah.2. Menjamin kecepatan pelayanan permintaan arsip/dokumen fotokopi transkrip nilai dan ijazah apabila diperlukan

oleh yang berhak.

2. Ruang Lingkup :IjazahTranskip NilaiSKPI

3. Pelaksana :1. Fakultas2. Pascasarjana3. Bagian Akademik Universitas

4. Definisi :1. Transkrip nilai adalah kumpulan nilai-nilai matakuliah Kumulatif yang telah di tempuh dan dinyatakan lulus sesuai

ketentuan yang berlaku sebagai hak mahasiswa karena yang bersangkutan dapat menyelesaikan studinya sampaidengan batas yang telah ditentukan.

47

2. Ijazah adalah surat tanda tamat belajar

5. Pengguna :Alumni/Mahasiwa

48

6. Prosedur

No Aktivitas


JFUAkademik

KTU/KasubbagAkademik

WD I Dekan Persyaratan/perlengkapan Waktu Output

1 Menerima Transkrip NilaiIjazah dan SKPI sebanyakjumlah wisudawan

Berita Acaraserah terima

10 mnt Transkripnilai danIjazah

2 Mengkopi Transkrip Ijazahdan SKPI sesuai dengankebutuhan

Daftar namapenerimatranskrip nilaidan ijazah

20 mnt Fotokopitranskripnilai danijazah

3 Memproses legalisasiTranskrip nilai Ijazah danSKPI


60 mnt Dokumen/Berkas

4 Mengoreksi dan memberiparaf fotokopi transkrip nilaiIjazah dan SKPI



5 Mengoreksi dan memberiparaf fotokopi transkripIjazah dan SKPI



6 Menandatanggani transkripIjazah dan SKPI



7 Mengarsip fotokopi transkripIjazah dan SKPI sesuaiklasifikasi



7. Referensi

KMA tentang Ijazah dan SKPI

49

yogyakarta 55281 alamat : jl. marsda adisucipt o, sunan

Documents