PANDUAN PENGISIANE-FORMASI

TAHUN 2017

BKPPD Kab. Kebumen Halaman 1

Panduan e-FORMASIAplikasi e-Formasi adalah aplikasi yang dibuat oleh Tim IT Kementrian

Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi yang dapat diakses secara Online. Sejak tahun 2015, setiap Kementerian / Lembaga / Pemerintah Daerah harus menggunakan aplikasi ini dalam menyusun Formasi. Batas akhir penyusunan formasi adalah setiap akhir bulan maret pada tahun itu, jika tidak maka kebutuhan formasi CPNS unutk tahun itu tidak diberikan.

Untuk menyusun e-Formasi, maka dibutuhkan admin lokal (Dalam Daerah) yang mempunyai tugas mengisi :1. Struktur Organisasi

Nama Jabatan NIP Kelas Jabatan

2. Analisis Jabatan d a n Analisis Beban Kerja (ABK).tiap-tiap Jabatan dengan Jabatan Struktural (Eselon), Jabatan Fungsional Umum dan Jabatan Fungsional Tertentu (JFU dan JFT).

3. Template Bezzeting. ABK Jumlah ASN yang ada Jumlah ASN yang akan pensiun (2017 s.d 2021) Usulan Formasi.

Berikut tata cara penggunaan Aplikasi E-Formasi.A. Halaman Login

1. Buka aplikasi e-Formasi dengan mengunjungi alamat h tt p : / / f o r m a si . m en p an . g o .id m a ka akan muncul tampilan awal e-Formasi.

Tampilan Awal e-Formasi

BKPPD Kab. Kebumen Halaman 2

2. Klik Jawa tengah dan DIY kemudian akan muncul tampilan seperti di bawah ini :

3. Masukkan ID Pengguna dan Sandi admin lokal yang telah diberikan oleh BKPPD Kab. Kebumen. Lalu klik masuk aplikasi.

4. Maka akan muncul menu seperti gambar bawah ini :

Menu Utama Aplikasi

BKPPD Kab. Kebumen Halaman 3

B. Halaman UtamaDalam menu utama, kita akan menemukan menu-menu di bagian atas, yaitu Template Struktur dan Download Dokumen.

Menu Template Struktur

Didalam menu Template Struktur terdapat beberapa pilihan yaitu Struktur Organisasi, Analisa Jabatan, Template Bezzeting, Rincian Usulan Formasi Daftar Pindah Struktur dan Cetak.

C. Halaman Struktur OrganisasiPilih menu Struktur Organisasi, maka akan muncul tampilan seperti dibawah. Jika ingin melihat bawahan (membuka struktur organisasi keseluruhan, klik pada ikon pada jabatan yang ingin dilihat bawahannya).

Setelah itu, pengguna dapat menambahkan, mengubah, dan menghapus nama-nama jabatan yang ada di dalamnya.

BKPPD Kab. Kebumen Halaman 4

D. Menambah nama jabatan baru1. Pilih Pimpinan yang akan ditambah bawahannya b. Lalu klik kanan hingga

muncul menu pop-up2. Pilih Tambah Bawahan Baru.

3. Akan muncul form pengisian jabatan baru, isilah jabatan sesuai yang akan dibuat.

4. Pengisian jabatan fungsionalumum/pelaksana harus sesuai dengan Daftar Jabatan Pelaksana yang ada pada Permenpan 25 tahun 2016 Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara & Reformasi Birokrasi.

5. Jika nama jabatan tidak terdapat pada Daftar Jabatan yang ada, maka dimasukkan nama jabatan yang mendekati, misalnya nama jabatan adalah Bendahara Pengeluaran, dan di Daftar Jabatan yang ada hanya nama jabatan Bendahara. Maka pemangku jabatan tersebut diberikan jabatan Bendahara.

6. Untuk Kelas Jabatan tidak usah diisi karena belum ada evaluasi jabatan.7. Untuk pengisian Nip jika di jabatan tersebut sudah ada pegawai yang

mendudukinya maka Nip harus diisi. Jika tidak ada pegawainya Nip tidak usah diisi. Untuk Jabatan Struktural hanya bisa diisi Nip satu kali sedangkan untuk jabatan JFU / JFT bisa diisi Nip lebih dari satu.

8. Untuk Analisa Jabatan apabila kita sudah membuat analisa jabatannya bisa langusng kita pilih ketik nama analisa jabatan yang dibuat di menu analisa jabatan. Tetapi apabila analisa jabatannya belum dibuat maka kosongkan saja dahulu nanti baru dibuat di menu analisa jabatan.

9. Setelah itu klik simpan, maka akan muncul data jabatan baru, (jika data tidak

BKPPD Kab. Kebumen Halaman 5

tampil, maka pilih lagi menu Struktur Organisasi untuk merefresh data.

E. Mengubah jabatan yang sudah ada1. Pilih jabatan yang akan dirubah.2. Lalu klik kanan hingga muncul menu pop-up 3. Pilih Edit.

4. Akan muncul form pengisian jabatan yang akan diisi, isilah jabatan sesuai yang akan diubah.

5. Langkahnya sama dengan cara menambah jabatan baru.

F. Membuat analisa jabatan

Tampilan Menu Analisa Jabatan

BKPPD Kab. Kebumen Halaman 6

LANGKAH MEMBUAT ANJAB BARU 1. Pilih tambah Analisa Jabatan kemudian klik

tampilan seperti diatas2. Buat nama anjabnya dan untuk nama anjab JFU / JFT berikan tanda dinama

anjabnya agar memudahkan kita dalam mencari anjab tersebut. Kemudian klik buat.

3. Kemudian klik kolom pencarian dipojok atas ketik nama anjab yang kita buat tadi kemudian tekan enter. Maka akan muncul tampilan seperti gambar dibawah.

BKPPD Kab. Kebumen Halaman 7

BKPPD Kab. Kebumen Halaman 8

4. Lalu klik ubah

Maka akan muncul menu seperti diatas. Kemudian isikan data anjabnya ke setiap kolom lau kemudian simpan.

5. Setelah selesai membuat anjabnya maka kembali lagi ke menu Struktur Organisasi kemudian kita masukan analisa jabatan seluruh nama jabatan.

G. Pengisian Template Bezzeting1. Klik Menu Template Bezzeting

BKPPD Kab. Kebumen Halaman 9

Tampilan Menu Template Bezzeting

2. Pada tampilan Template Bezzeting ini untuk membuka hingga ke JFU / JFT tekan tombol > pada jabatan yang dikehendaki. Setelah tertuju pada JFU / JFT yang dikehendaki, pilih ABK pada baris data tersebut, seperti ini

3. Klik dua kali untuk memasukkan data ABK, lalu tekan enter untuk mengkonfirmasi, sehingga data akan berubah seperti ini:

4. Selanjutnya kolom yang ada akan menyesuaikan, isi kolom dengan keadaan riilStruktural/JFU/JFT yang ada misalnya data sebagai berikut:Bezzeting Kepala Sub Bagian Umum & KepegawaianABK 1PNS 1PPPK 0CPNS 0RIIL 1

BUP 2017 0 Kekurangan 2017 0BUP 2018 0 Kekurangan 2018 0BUP 2019 1 Kekurangan 2019 1BUP 2020 0 Kekurangan 2020 1BUP 2021 0 Kekurangan 2021 1

Usul Formasi PNS 0Usul Formasi PPPK 0

BKPPD Kab. Kebumen Halaman 10

Total ASN 0

Maka data yang dientry adalah sebagai berikut :

5. Untuk data kekurangan/kebutuhan tidak perlu diisi, sebab secara otomatis data tersebut akan berubah jika kita mengisi data BUP/Pindah.

6. Masukkan seluruh data JFT/JFU pada Instansi Anda, meskipun saat ini belum ada yang mengisi jabatan tersebut, sehingga kebutuhan seluruh jabatan dapat dilihat. Misalkan data sebagai berikut :

JFU Penata Laporan KeuanganABK 1PNS 0PPPK 0CPNS 0RIIL 0

BUP 2017 0 Kekurangan 2017 1BUP 2018 0 Kekurangan 2018 1BUP 2019 0 Kekurangan 2019 1BUP 2020 0 Kekurangan 2020 1BUP 2021 0 Kekurangan 2021 1

Usul Formasi PNS 1Usul Formasi PPPK 0Total ASN 1

BKPPD Kab. Kebumen Halaman 11

7. Sehingga data yang terentry adalah seperti ini isi kolom ABK dan Kolom Usul Formasi:

H. Mencetak hasil Bezzetting1. Admin Lokal dapat mencetak hasil dari pengisian aplikasi dengan format Excel

dan PDF. pilih menu cetak di template struktur. Kemudian pilih format excel atau PDF

2. Setelah itu akan langsung muncul di tab lain dengan tampilan seperti ini untuk format PDF.

BKPPD Kab. Kebumen Halaman 12

3. Dan untuk download format excel kita klik tulisan excel kemudian akan otomatis mendownload file excel nya liat tanda panah warna merah

4. Lalu klik file tersebut maka akan muncul format excelnya.

5. Demikian tata cara pengunaan aplikasi E Formasi untuk Admin Lokal.

BKPPD Kab. Kebumen Halaman 13