SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Pertemuan Ke-9

Disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah “Sistem Informasi Manajemen”

Dosen Pengampu : Yananto Mihadi Putra, SE, M.Si

Disusun Oleh:

Pratiwi Rosantry (43217110253)

S1 AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS MERCU BUANA

A. PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI DI SUATU PERUSAHAAN UNTUK

MENUNJANG STRATEGISNYA

Semakin besarnya persaingan dunia usaha pada era globalisasi saat ini, menuntut

perusahaan memberikan pelayanan optimal, baik dalam bentuk harga, kualitas, waktu

pemesanan, serta informasi. Hal ini, menyebapkan masing-masing perusahaan berusaha untuk

menerapkan sistem informasi yang dianggap sebagai salah satu suatu penunjang keunggulan

kompetitif perusahaan. Kemajuan teknologi yang demikian pesatnya semakin menambah

peranan sistem informasi di segala bidang. Mulai dari pendidikan hingga bisnis di perusahaan.

peranan utama sistem informasi itu sendiri untuk mendukung operasi bisnis, mendukung

keperluan managerial, dan mendukung keunggulan strategis. Jadi sudah sewajarnya teknologi

informasi digunakan oleh banyak pihak.

Penerapan sistem informasi akan berjalan apabila adanya keterpaduan dari masing-masing

peranan utama sistem informasi tersebut. Pada bagian dibawah ini, akan dibahas lebih mendalam

mengenai  tiga peranan sistem informasi. Adapun peranan-peranan tersebut adalah  : 1)

Mendukung proses dan operasi bisnis; 2) Mendukung pengambilan keputusan dalam bisnis; 3)

Mendukung Berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif.

1. Sistem Informasi untuk Operasi Bisnis

Sistem Informasi Operasi memproses data yang berasal dari dan yang digunakan dalam

kegiatan usaha. Peranan sistem informasi untuk operasi bisnis adalah untuk memproses

transaksi bisnis, mengontrol proses industrial, dan mendukung komunikasi serta produktivitas

kantor secara efisien.

a. Transaction Processing Systems

Transaction processing systems (TPS) berkembang dari sistem informasi manual

untuk sistem proses data dengan bantuan mesin menjadi sistem proses data elektronik

(electronic data processing systems). TPS mencatat dan memproses data hasil dari

transaksi bisnis, seperti penjualan, pembelian, dan perubahan persediaan. TPS

menghasilkan berbagai informasi produk untuk penggunaan internal maupun eksternal.

Sebagai contoh, TPS membuat pernyataan konsumen, cek gaji karyawan, kuitansi

penjualan, order pembelian, formulir pajak dan rekening keuangan. TPS juga

memperbaharui database yang digunakan perusahaan untuk diproses lebih lanjut oleh

SIM.

b. Process Control Systems

Sistem informasi operasi secara rutin membuat keputusan yang mengendalikan

proses operasional, seperti keputusan pengendalian produksi. Hal ini melibatkan process

control systems (PCS) yang keputusannya mengatur proses produksi fisik yang secara

otomatis dibuat oleh komputer.

c. Office Automation Systems

Office automation systems (OAS) mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan

mengirim data dan informasi dalam bentuk komunikasi kantor elektronik. Contoh

dari office automation (OA) adalah word processing, surat elektronik (electronic

mail), teleconferencing, dan lain-lain.

2. Sistem Informasi untuk Pengambilan Keputusan Manajemen

Sistem informasi manajemen atau SIM (management information system) adalah sistem

informasi yang dirancang untuk menyediakan informasi akurat, tepat waktu, dan relevan yang

dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh para manajer. Konsep SIM adalah meniadakan

pengembangan yang tidak efisien dan penggunaan komputer yang tidak efektif. Konsep SIM

sangat penting untuk sistem informasi yang efektif dan efisien oleh karena:

Menekankan pada orientasi manajemen (management orientation) dari pemrosesan

informasi pada bisnis yang bertujuan mendukung pengambilan keputusan manajemen

(management decision making).

Menekankan bahwa kerangka sistem (system framework) harus digunakan untuk

mengatur penggunaan sistem informasi. Penggunaan sistem informasi pada bisnis harus

dilihat sebagai suatu integrasi dan berhubungan, tidak sebagai proses yang berdiri sendiri.

Secara garis besar SIM terdiri dari 3 macam yakni:

a. Information Reporting Systems

Information reporting systems (IRS) menyediakan informasi produk bagi

manajerial end users untuk membantu mereka dalam pengambilan keputusan dari hari ke

hari. Akses data IRS berisi informasi tentang operasi internal yang telah diproses

sebelumnya oleh transaction processing systems. Informasi produk memberi gambaran dan

laporan yang dapat dilengkapi (1) berdasarkan permintaan, (2) secara periodik, atau (3)

ketika terjadi situasi pengecualian. Sebagai contoh, manajer penjualan dapat menerima

laporan analisa penjualan setiap minggunya untuk mengevaluasi hasil penjualan produk.

b. Decision Support Systems

Decision support systems (DSS) merupakan kemajuan dari information reporting

systems dan transaction processing systems. DSS adalah interaktif, sistem informasi

berbasis komputer yang menggunakan model keputusan dan database khusus untuk

membantu proses pengambilan keputusan bagi manajerial end users. Sebagai contoh,

program kertas kerja elektronik memudahkan manajerial end user menerima respon secara

interaktif untuk peramalan penjualan atau keuntungan.

c. Executive Information Systems

Executive information systems (EIS) adalah tipe SIM yang sesuai untuk kebutuhan

informasi strategis bagi manajemen atas. Tujuan dari sistem informasi eksekutif berbasis

komputer adalah menyediakan akses yang mudah dan cepat untuk informasi selektif

tentang faktor-faktor kunci dalam menjalankan tujuan strategis perusahaan bagi

manajemen atas. Jadi EIS harus mudah untuk dioperasikan dan dimengerti (O’brien, 2000).

3. Sistem Informasi untuk Keuntungan Strategis

Sistem informasi dapat memainkan peran yang besar dalam mendukung tujuan strategis

dari sebuah perusahaan. Sebuah perusahaan dapat bertahan dan sukses dalam waktu lama jika

perusahaan itu sukses membangun strategi untuk melawan kekuatan persaingan yang berupa

(1) persaingan dari para pesaing yang berada di industri yang sama, (2) ancaman dari

perusahaan baru, (3) ancaman dari produk pengganti, (4) kekuatan tawar-menawar dari

konsumen, dan (5) kekuatan tawar-menawar dari pemasok. Kelima faktor tersebut merupakan

hal-hal yang harus diperhatikan dalam membangun upaya peamsaran yang mengarah

kepada competitive advantage strategies.

Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk menunjang tujuan dan kebutuhan dari

perusahaan tersebut misalnya dengan alasan efisiensi atau meningkatkan produktivitas. Dalam

berjalannya suatu perusahaan, sistem informasi mempunyai tiga peran utama yaitu untuk :

1. Mendukung proses bisnis dan operasional

2. Mendukung pengambilan keputusan oleh karyawan dan manajemen

3. Mendukung strategi untuk memperoleh keunggulan kompetitif

Dalam suatu perusahaan, setiap tingkatan manajemen mempunyai kebutuhan-kebutuhan

rencana sendiri yang berbeda. Sistem informasi yang dikembangkan harus mampu mendukung

setiap kebutuhan tersebut. Perusahaan menggunakan sistem informasi dalam 3 proses. Ketiga

proses ini pada akhirnya akan dapat menunjang kinerja dan strategis dari perusahaan :

1. Proses perencanaan

Contoh : dalam merencanakan suatu peluncuran produk baru di sebuah perusahaan makanan,

diperlukan beberapa elemen yang mendukung peluncuran produk baru tersebut. Misalnya

analisis pangsa pasar. Untuk dapat mengetahui analisis pangsa pasar, maka perusahaan

khususnya dalam divisi Research and Development perlu untuk melakukan riset dengan

menggunakan sistem informasi misalnya mengumpulkan data pelanggan mereka dan

mengidentifikasi hal-hal apa saja yang mereka harapkan dari perusahaan tersebut.

2. Proses pengendalian

Contoh : dalam sebuah perusahaan makanan, diperlukan sistem informasi berkaitan dengan

tanggal kadaluarsa produk yang ada di dalam gudang bahan baku. Gudang yang besar

memerlukan sistem informasi yang berisi data kadaluarsa bahan baku dan lokasi bahan baku

tersebut. Hal ini akan membuat perusahaan tidak perlu memakan waktu yang lama untuk

mencari produk di gudang. Selain itu, di dalam basis data dari sistem informasi telah

disebutkan mengenai data kadaluarsa produk sehingga sebelum waktunya, produk akan segera

ditarik sebelum masuk ke dalam ruang produksi.

3. Proses pengambilan keputusan

Contoh : di dalam suatu perusahaan yang telah mengetahui sistem informasi data pelanggan

yang menyukai produk tertentu dan tidak, dapat di analisis mengapa suatu produk tidak laku

di pasaran. Apakah karena rasa produk ataukah dari kemasan yang kurang menarik, sehingga

data ini dapat membuat manajer cepat dalam proses pengambilan keputusan.

Kebutuhan informasi di dalam suatu organisasi ditentukan oleh level manajemen dan pihak

non-manajemen yang akan menggunakan informasi. Oleh karena itu, sistem informasi yang

dibangun atau dipakai dalam sebuah organisasi perlu mengakomodasi kebutuhan pemakai

berdasarkan level manajemen. Manajemen tingkat atas (atau sering disebut manajemen strategis)

adalah manajemen pada level paling atas yang menangani keputusan-keputusan strategis.

Keputusan strategis adalah keputusan yang sangat kompleks dan jarang sekali menggunakan

prosedur yang telah ditentukan. Manajemen tingkat menengah (atau disebut manajemen taktis)

adalah manajemen yang bertanggung jawab terhadap keputusan taktis, yaitu keputusan-

keputusan yang mengimplementasikan sasaran-sasaran strategis suatu organisasi. Manajemen

tingkat bawah adalah manajemen yang bertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan

operasional dalam suatu organisasi. Fokus utama kejadian sehari-hari, dan melakukan tindakan

koreksi jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Para pegawai non-manajemen adalah semua pegawai

yang tidak termasuk dalam manajemen.

Di dalam organisasi, arus informasi dalam perusahaan mengalir secara vertikal dan

horisontal. Arus informasi vertikal dibedakan menjadi arus informasi vertikal ke atas dan vertikal

ke bawah. Arus informasi vertikal ke bawah berupa strategi, sasaran, dan pengarahan. Arus

informasi vertikal ke atas berupa ringkasan kinerja organisasi.

Langkah yang harus dilakukan oleh manajemen perusahaan penerapan sebuah aplikasi

sistem informasi :

1. Tahap Perencanaan

Tahap ini merupakan suatu rangkaian kegiatan sejak ide pertama yang melatarbelakangi

pelaksanaan pengembangan sistem tersebut dilontarkan. Dalam tahap perencanaan

pengembangan sistem harus mendapatkan perhatian yang sama besarnya dengan

merencanakan proyek-proyek besar lainnya, seperti perencanaan pengadaan perangkat

jaringan teknologi informasi (TI), rencana membangun gedung kantor 15 tingkat.

2. Tahap Analisis

Ada dua aspek yang menjadi fokus tahap ini, yaitu aspek bisnis atau manajemen dan

aspek teknologi. Analisis aspek bisnis mempelajari karakteristik organisasi yang

bersangkutan. Tujuan dilakukannya langkah ini adalah untuk mengetahui posisi atau peranan

teknologi informasi yang paling sesuai dan relevan di organisasi dan mempelajari fungsi-

fungsi manajemen dan aspek-aspek bisnis terkait yang akan berpengaruh atau memiliki

dampak tertentu terhadap proses desain, konstruksi, dan implementasi.

3. Tahap Perancangan (Desain)

Pada tahap ini, tim teknologi informasi bekerja sama dengan tim bisnis atau manajemen

melakukan perancangan komponen-komponen sistem terkait. Tim teknologi informasi akan

melakukan perancangan teknis dari teknologi informasi yang akan dibangun, seperti sistem

basis data, jaringan komputer, teknik koversi data, metode migrasi sistem, dan sebagainya.

Sementara itu, secara paralel dan bersama-sama tim bisnis atau manajemen, dan tim teknologi

informasi akan melakukan perancangan terhadap komponen-komponen organisasi yang

terkait, seperti: standard operating procedures (SOP), struktur organisasi, kebijakan-

kebijakan, teknik pelatihan, pendekatan SDM, dan sebagainya.

4. Tahap Pembangunan Fisik/Konstruksi

Berdasarkan desain yang telah dibuat, konstruksi atau pengembangan sistem yang

sesungguhnya (secara fisik) dibangun. Tim teknis merupakan tulang punggung pelaksanaan

tahap ini, mengingat semua hal yang bersifat konseptual harus diwujudkan dalam suatu

konstruksi teknologi informasi dalam skala yang lebih detail. Dari semua tahapan yang ada,

tahap konstruksi inilah yang biasanya paling banyak melihatkan sumber daya terbesar,

terutama dalam hal penggunaan SDM, biaya, dan waktu.

5. Tahap Implementasi

Tahap implementasi merupakan tahap yang paling kritis karena untuk pertarna kalinya

sistem informasi akan dipergunakan di dalam organisasi. Ada berbagai pendekatan untuk

implementasi sistem yang baru didesain.  Pemberian pelatihan (training) harus diberikan

kepada semua pihak yang terlibat sebelum tahap implementasi dimulai. Selain untuk

mengurangi risiko kegagalan, pemberian pelatihan juga berguna untuk menanamkan rasa

memiliki terhadap sistem baru yang akan diterapkan. Dengan cara ini, seluruh jajaran

pengguna akan dengan mudah menerima sistem tersebut dan memeliharanya dengan baik di

masa-masa mendatang.

6. Tahap Pasca Implementasi

Pengembangan sistem informasi biasanya diakhiri setelah tahap implementasi

dilakukan. Namun, ada satu tahapan lagi yang harus dijaga dan diperhatikan oleh manajemen,

yaitu tahap pasca implementasi. Kegiatan yang dilakukan di tahap pasca implementasi adalah

bagaimana pemeliharaan sistem akan dikelola.

Seperti hal-nya sumber daya yang lain, sistem informasi akan mengalami perkembangan di

kemudian hari. Hal-hal seperti modifikasi sistem, berpedoman ke sistem lain, perubahan hak

akses sistem, penanganan terhadap fasilitas pada sistem yang rusak, merupakan contoh dari

kasus-kasus yang biasanya timbul dalam pemeliharaan sistem.

Solusi-solusi yang diberikan adalah sebuah sistem informasi yang mampu memberikan

value untuk meningkatkan kinerja bisnis perusahaan. Sistem informasi merupakan sebuah

kumpulan komponen-komponen (hardware, software,people, data, procedures, dll) yang saling

terhubung di dalam mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan output berupa

informasi yang dibutuhkan guna menyelesaikan sebuah tugas kerja. Sistem sendiri memiliki arti

sebagai sebuah koleksi dari komponen-komponen yang saling terhubung yang sama-sama

berfungsi untuk mencapai sebuah keluaran yang diinginkan. Sementara

itu, subsystem merupakan sebuah sistem yang merupakan bagian dari sistem yang lebih besar.

Sistem informasi pada perusahaan digunakan untuk :

1. Meningkatkan efisiensi operasional

Sistem informasi yang tepat dapat membuat suatu perusahaan menjadi efektif, lebih

efisien dan meningkatkan produktivitas perusahaan. Sistem informasi pada hakikatnya

digunakan untuk menunjang tujuan dan sasaran dari perusahaan. Sistem informasi yang

terencana dengan baik akan meningkatkan efisiensi operasional. Misalnya, dengan penerapan

sistem informasi, suatu perusahaan dapat menghemat biaya telepon yang digantikan dengan

percakapan via e-mail antar karyawan dalam suatu perusahaan. Hal ini tentu akan lebih

efisien. Selain lebih cepat, percakapan via e-mail juga menghemat biaya telepon yang harus

dikeluarkan oleh perusahaan. Sistem informasi yang diterapkan di salah satu perusahaan

televisi swasta misalnya, karyawan bagian produksi dapat segera meliput berita terkini yang

dilaporkan oleh salah seorang rekannya yang kebetulan sedang berada di lokasi kejadian

namun tidak sedang bertugas. Pemberitahuan tersebut dilayangkan via layanan Blackberry

Messenger. Perusahaan TV swaste tersebut pada tahun 2008-2009 telah mengeluarkan biaya

yang cukup besar untuk memberi subsidi pengadaan smartphone Blackberry di kantornya.

Selain itu, biaya yang dikeluarkan oleh tiap karyawan dalam berlangganan paket Blackberry

Internet System juga telah disokong oleh pihak perusahaan. Penerapan sistem informasi

berbasis akun pin Blackberry Messenger di dalam lingkungan internal perusahaan mampu

membuat produktivitas karyawan meningkat dan secara tidak langsung juga dapat

meningkatkan efisiensi operasional daripada karyawan produksi harus berkeliling mencari

berita.

2. Inovasi berkelanjutan

Inovasi sangat berhubungan dengan perkembangan sistem informasi. Inovasi terus

dilakukan agar dapat menciptakan suatu sistem informasi yang semakin efektif. Sebagai

contoh adalah diterapkannya suatu inovasi oleh sebuah perusahaan travel / biro perjalanan

yang biasanya melayani jadwal transportasi dengan menggunakan pesawat telepon. Dengan

adanya inovasi baru mengenai sistem informasi berupa software mengenai jumlah

penumpang, permintaan keberangkatan, jadwal keberangkatan, rute sampai

dengan guide yang akan menemani rombongan perjalanan, maka perusahaan travel tersebut

mengurangi kegagalan dan kesalahan dari perjalanan yang telah dipesan oleh pelanggan.

Software yang telah dibuat oleh perusahaan travel tersebut tidak berhenti hanya sampai

disana. Pengembangan inovasi sistem informasi terus dilakukan. Misalnya menambah

beberapa faktor dan elemen penting ke dalam software sehingga pelanggan dapat dikelola

dengan baik dan dijaga hubungannya. Selain itu, inovasi kemudahan pengaksesan pelanggan

melalui web internet juga membuat travel tersebut semakin maju dan berkembang dalam

skala usahanya. Saat ini, inovasi yang cukup baik dari perusahaan travel tersebut adalah

pelanggan yang akan melakukan wisata perjalanan tidak perlu datang ke kantor travel untuk

melakukan transaksi. Transaksi pembayaran dan pemesanan perjalanan bisa dilakukan dengan

menghubungkan antara link web travel dengan internet banking sehingga pelanggan dapat

menghemat waktu dan biaya.

3. Membangun sumber informasi strategis

Dalam membangun sumber informasi strategis diperlukan hardware dan software,

mengembangkan jaringan telekomunikasi dan sumber daya manusia. Informasi strategis

dilakukan untuk membantu perencanaan, pengembangan dan penerapan sistem informasi

sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan mampu mencapai sasaran-sasaran yang telah

ditetapkan (efektif). Sebagai contoh adalah website penjualan komputer

di www.bninneka.com. Perusahaan penjualan komputer ini membuat suatu sistem informasi

yang terintegrasi antara pelanggan dan karyawan perusahaannya sehingga ketika pelanggan

memesan barang maka karyawan yang bertugas akan segera melakukan order di internal

perusahaan untuk segera memenuhi permintaan pelanggan tersebut. Perusahaan bhinneka.com

juga membangun suatu sumber informasi yang lengkap mengenai detail dan spesifikasi dari

komputer, laptop dan barang lainnya yang dijual di situsnya. Sumber informasi ini

dimanfaatkan oleh pelanggan untuk menjadi bahan pertimbangan sebelum memutuskan akan

membeli suatu produk. Sumber informasi yang strategis ini juga mempermudah karyawan

perusahaan untuk segera mengenali produk yang diinginkan oleh pelanggannya.

Menurut Yolivia dalam blognya, terdapat empat peranan penting sistem informasi dalam

perusahaan, yaitu berpartisipasi dalam pelaksanaan tugas-tugas, mengaitkan perencanaam

pengerjaan, dan pengendalian dalam sebuah subsistem, mengkoordinasikan subsistem-subsistem,

dan mengintegrasikan subsistem-subsistem. Bagi sebuah perushaan, memandang sistem

informasi sebagai suatu pendukung untuk mencapai tujuan perusahaan baik secara strategis

maupun pencapaian visi dan misi perusahaan secara keseluruhan. [1]

Menurut Grace dalam blognya, Beberapa strategi bersaing yang dapat dibangun untuk

memenangkan persaingan adalah:

a. Cost leadership (keunggulan biaya) – menjadi produsen produk atau jasa dengan

biaya rendah.

b. Product differentiation (perbedaan produk) – mengembangkan cara untuk

menghasilkan produk atau jasa yang berbeda dengan pesaing.

c. Innovation – menemukan cara baru untuk menjalankan usaha, termasuk di

dalamnya pengembangan produk baru dan cara baru dalam memproduksi atau

mendistribusi produk dan jasa.

B. PENYEBAB KEGAGALAN DALAM PENGEMBANGAN MAUPUN

PENERAPAN SISTEM INFORMASI DI SUATU ORGANISASIPenyebab kegagalan dalam pengembangan maupun penerapan sistem informasi di suatu

organisasi, dengan merujuk pada pendapat Rosemary Cafasaro.

Semakin meningkatnya teknologi, maka meningkat pula kebutuhan suatu perusahaan akan

suatu sistem informasi di dalam suatu organisasi. Berbagai perusahaan berusaha

mengembangkan sistem informasi untuk membantu mencapai tujuan perusahaan. Selain itu,

sistem informasi juga dapat membuat suatu sistem menjadi efisien dan pada akhirnya akan

meningkatkan produktivitas dan pendapatan perusahaan itu. Sistem informasi tidak selalu

membawa keuntungan pada perusahaan yang menerapkannya. Sistem informasi dapat

dikategorikan gagal jika dalam prakteknya terjadi beberapa kelemahan atau kekurangan.

Suatu sistem informasi dikatakan gagal jika sistem tersebut tidak mampu menunjang

kebutuhan perusahaan. Kegagalan penerapan sistem informasi pada perusahaan jika sistem

informasi tersebut tidak mencapai sasaran atau tujuan. Selain itu, sistem informasi juga dikatakan

sia-sia jika tidak bermanfaat bagi perusahaan dan perusahaan telah mengeluarkan biaya yang

sangat tinggi untuk sistem informasi namun sistem informasi tersebut tidak dapat digunakan.

Menurut pendapat Rosemary Cafasaro dalam O’Brien (1999) bahwa terdapat beberapa

alasan yang menyebabkan kesuksesan atau kegagalan penerapan sistem informasi di dalam suatu

perusahaan. Faktor-faktor yang dapat menjadi sebab kegagalan dalam penerapan sistem

informasi yaitu kurangnya dukungan dari manajemen eksekutif dan input dari end-user,

penyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak lengkap dan selalu berubah-ubah serta

inkompetensi secara teknologi.

SIM yang baik akan mampu menyediakan data dan kemampuan analisis perhitungan data-

data. Dalam suatu organisasi, setiap tingkatan manajemen mempunyai kebutuhan-kebutuhan

rencana sendiri yang berbeda. SIM yang dikembangkan harus mampu mendukung setiap

kebutuhan tersebut. Dengan demikian suatu SIM manajemen yang baik harus mampu

memberikan dukungan pada proses-proses berikut:

a. Proses perencanaan

b. Proses pengendalian

c. Proses pengambilan keputusan

Pengembangan sistem informasi memerlukan sumber daya yang tepat untuk membuat,

mengelola atau melaksanakannya. Sistem informasi sebaiknya sesuai dengan kebutuhan dan

permintaan perusahaan. Selain itu, sistem informasi sebaiknya memberikan manfaat secara nyata

baik dalam hal efisiensi maupun efektivitas dari perusahaan. Kegagalan dari sistem ini tidak

terlepas dari beberapa identifikasi faktor berikut, antara lain :

1. Perencanaan sistem informasi tidak matang atau tidak sesuai dengan kebutuhan.

Sistem informasi sebaiknya harus ditentukan maksud dan tujuannya. Setelah itu,

menambahkan komponen-komponen yang sesuai dengan tujuan utama dari sistem informasi

tersebut. Perencanaan sistem informasi sebaiknya sejalan dengan tujuan dan komponen-

komponen yang telah ditentukan sehingga tidak keluar dari jalur utama yang telah ditetapkan.

Sistem informasi yang tidak sesuai dengan kebutuhan akan menghambat tujuan dari

perusahaan tersebut. Sistem informasi yang menghambat, lambat laun akan ditinggalkan

sehingga sistem informasi tersebut tidak memiliki manfaat. Sistem informasi tersebut dapat

dikatakan mengalami kegagalan karena tidak mampu mencapai tujuan perusahaan.

Perusahaan mengalami kerugian yang cukup besar dalam merencanakan dan merancang

sistem informasi.

2. Dukungan dari petinggi perusahaan

Perencanaan dan pengembangan sistem informasi harus didukung oleh para manajer

yang berkepentingan. Manajer sebaiknya aktif dan membantu pengembangan sistem

informasi. Hal ini dikarenakan sistem informasi ini akan diterapkan pada perusahaan secara

keseluruhan sehingga alangkah baiknya jika manajer ikut berperan dalam pengembangan dan

penerapan sistem informasi. Jika manajer tidak mengetahui sistem informasi, tentu akan

menyulitkan manajer tersebut dalam membuat keputusan. Hal ini akan menghambat kinerja

perusahaan dan pencapaian sasaran menjadi lebih lama dari yang seharusnya.

3. Karyawan yang tidak mengetahui sistem informasi

Sistem informasi yang tidak disosialisasikan akan menyebabkan karyawan tidak dapat

menggunakan sistem informasi tersebut. Hal ini akan berdampak pada menurunnya kinerja

perusahaan dan kegagalan sistem informasi sehingga sistem informasi yang telah dirancang

akan sia-sia serta menyebabkan kerugian materi yang cukup besar. Selain itu, waktu

sosialisasi yang singkat dapat menjadi kendala dalam hal penerapan sistem informasi.

Karyawan hanya mempelajari sedikit mengenai sistem informasi yang mereka gunakan

sehingga kemampuan mereka terbatas. Menurut Pambudi (2003), harus ada penyesuaian

tertentu dalam menerapkan sistem informasi. Penyesuaian terhadap strategi penerapan sistem

yang baru harus disosialisasikan dengan jelas kepada karyawan.

Menurut Grace dalam blognya, faktor-faktor yang menyebabkan kegagalan dalam

pengembangan sistem informasi adalah karena:

a) Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen.

b) Tidak memiliki perencanaan memadai mengenai tahapan dan arahan yang harus

dilakukan.

c) Inkompetensi secara teknologi

d) Strategi dan tujuan yang tidak jelas ketika akan menerapkan sistem informasi

e) Tidak jelasnya kebutuhan terhadap sistem adalah salah satu penyebab gagalnya

implementasi sistem informasi yang dilakukan oleh suatu perusahaan.

Menurut Yolivia dalam blognya, menurut Rosemary Cafasaro kegagalan sistem informasi

adalah kurangnya dukungan dari manaejemen eksekutif dalam artian, pada tahap evaluasi dan

pengambilan keputusan berdasarkan sistem informasi. Manajemen ekskutif dapat dikatakan

kurang mempercayai informasi-informasi dan tidak mengawasi jalannya sistem tersebut. Sistem

informasi yang dikembangkan adalah bertujuan untuk mempermudah penggunaan akhir (end

user). Akan tetapi sistem informasi yang dikembangkan akan mengalami kegagalan bilamana

pemakai akhir tidak memberikan balasan dari apa yang telah digunakan dan dilaksanakan.

Karena hal ini dibutuhkan untuk mengevaluasi dari sistem informasi yang digunakan.

C. STUDI KASUS: PENGGUNAAN TI DI PERUSAHAAN AHM (SISTEM

INFORMASI MANAJEMEN )

1. Pendahuluan

Penerapan Teknologi Informasi (TI) dalam perusahaan dewasa ini merupakan hal yang

mutlak ada apabila tidak ingin tertinggal dari para kompetitor dan tertinggal kemajuan jaman.

Investasi TI dalam perusahaan akan bermanfaat jika dapat menciptakan value dari teknologi

yang kian menjadi komoditas utama. Melalui sistem TI yang canggih, para pemimpin pasar

bisa mengukuhkan diri sebagai pemimpin di industri masing-masing. Bahkan banyak

perusahaan yang dapat  menyalip para jawara pasar, dikarenakan penerapan TI yang tepat

dalam perusahaannya. Banyak perusahaan telah merasakan manfaat TI. Sebagian yang lain

menyatakan TI mendukung dicapainya efisiensi, dan menambah keunggulan daya saing

perusahaan. Bahkan berbagai studi melaporkan bahwa penggunaan TI mendorong terjadinya

efisiensi, dan memperbaiki kualitas output.

PT Astra Honda Motor adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang manufaktur,

perakitan dan distributor sepeda motor merek Honda. Dan perusahaan ini merupakan satu-

satunya di Indonesia yang memiliki hak sebagai Agen Tunggal Pemegang Merek (ATPM)

sepeda motor Honda.

Visi dari PT Astra Honda Motor AHM ingin menjadi pemimpin pasar sepeda motor di

Indonesia dan menjadi pemain kelas dunia, dengan mewujudkan impian konsumen,

menciptakan kegembiraan bagi konsumen dan berkontribusi kepada masyarakat Indonesia.

Sedangkan misinya untuk Menciptakan solusi mobilitas bagi masyarakat dengan produk dan

pelayanan terbaik.

PT Astra Honda Motor (AHM) merupakan sinergi keunggulan teknologi dan jaringan

pemasaran di Indonesia, sebiah pengembangan kerja sama anatara Honda Motor Company

Limited, Jepang, dan PT Astra International Tbk, Indonesia. Keunggulan teknologi Honda

Motor diakui di seluruh dunia dan telah dibuktikan dalam berbagai kesempatan, baik di jalan

raya maupun di lintasan balap. Honda pun mengembangkan teknologi yang mampu

menjawab kebutuhan pelanggan yaitu mesin “bandel” dan irit bahan bakar, sehingga

menjadikannya sebagai pelopor kendaraan roda dua yang ekonomis.

Tidak heran, jika harga jual kembali sepeda motor Honda tetap tinggi. AHM memiliki

pengetahuan yang komprehensif tentang kebutuhan para pemakai sepeda motor di Indonesia,

berkat jaringan pemasaran dan pengalamannya yang luas. AHM juga mampu memfasilitasi

pembelian dan memberikan pelayanan purna jual sedemikian rupa sehingga brand Honda

semakin unggul.

PT Astra Honda Motor dalam perusahaannya juga menggunakan Sistem Teknologi

Informasi untuk mempermudah  pekerjaan, dan efisiensi nya. Sistem Informasi Manajemen

dapat didefinisikan sebagai serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan

terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga

menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai

dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan. Dengan kata

lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi

beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Para pemakai biasanya membentuk suatu

entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya.

2. Pembahasan

Penggunaan Teknologi Informasi di Perusahaan PT Astra Honda Motor

1. Landasan Teori

a. Enterprise Resource Planning (ERP)

Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan sistem informasi yang

diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berfungsi untuk

mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek

operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. Sistem informasi yang

diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan

mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek

operasi, produksi maupun distribusi di suatu perusahaan. ERP berkembang dari

Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi

dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem

ERPmerupakan sebuah terminologi yang secara de facto merupakan aplikasi yang dapat

mendukung transaksi atau operasi sehari-hari yang berhubungan dengan pengelolaan

sumber daya sebuah perusahaan, seperti dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu,

material dan kapasitas. Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis

organisasi secara keseluruhan Adapun manfaat dari penggunaan ERP bagi perusahaan

yaitu:

Otomatisasi dan integrasi proses bisnis

Membagi  database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise

Menghasilkan informasi yang real-time

Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan

Dengan banyaknya manfaat yang di dapatkan melalui penggunaan ERP,

perusahaan dewasa ini berbondong-bondong untuk ikut menerapkan ERP pada

perusahaannya.

b. Just In Time (JIT)

Sistem produksi tepat waktu (Just In Time) adalah sistem produksi atau sistem

manajemen pabrikasi modern yang dikembangkan oleh perusahaan-perusahaan Jepang

yang pada prinsipnya hanya memproduksi jenis-jenis barang yang diminta sejumlah

yang diperlukan dan pada saat dibutuhkan oleh konsumen.

Konsep Just In Time adalah suatu konsep di mana bahan baku yang digunakan

untuk aktivitas produksi didatangkan dari pemasok atau suplier tepat pada waktu bahan

itu dibutuhkan oleh proses produksi, sehingga akan sangat menghemat bahkan

meniadakan biaya persediaan barang atau penyimpanan barang (stocking cost). Just In

Time adalah suatu keseluruhan filosofi operasi manajemen dimana segenap sumber

daya, termasuk bahan baku dan suku cadang, personalia, dan fasilitas dipakai sebatas

dibutuhkan. Tujuannya adalah untuk mengangkat produktifitas dan mengurangi

pemborosan. Just In Time didasarkan pada konsep arus produksi yang berkelanjutan dan

mensyaratkan setiap bagian proses produksi bekerja sama dengan komponen-komponen

lainnya. Tenaga kerja langsung dalam lingkungan Just In Time dipertangguh dengan

perluasan tanggung jawab yang berkontribusi pada pemangkasan pemborosan biaya

tenaga kerja, ruang dan waktu produksi.

2. Implementasi

PT Astra Honda Motor (AHM) sebagai perusahaan perakitan motor terkemuka di

Indonesia juga mengedepankan penerapan TI dalam proses bisnisnya. Penerapan teknologi

informasi (TI) pada AHM bukan merupakan hal yang baru, karena perusahaan ini sudah

mengimplementasikannya di pabrik motornya sejak tahun1980. Pada awalnya TI pada

AHM hanya dimanfaatkan untuk mendukung sistem akuntansi saja. Namun pada tahun

1986, teknologi informasi merambah ke sistem keuangan dan kontrol produksi. Sistem

tersebut dibuat secara swadaya oleh PT AHM sendiri, sehingga yang terjadi adalah TI yang

diaplikasikan menjadi terpisah satu sama lainnya atau tidak terintegerasi. Pada tahun 1995,

sistem perusahaan diubah menjadi mulai terintegrasi dengan penggunaan ERP (Enterprise

Resources Planing) dan untuk selanjutnya semakin berkembang dari tahun ke tahun.

Tujuan dari PT AHM menerapkan TI di perusahaannya adalah untuk menerapkan sistem

Just In Time  (JIT), sehingga dapat tercipta efisiensi dalam perusahaan.

Melalui sistem terintegrasi ERP, pada setiap periode PT Astra Honda Motor akan

memperoleh informasi dari divisi Keuangan, Operasi dan Human Resource mengenai

aktivitasnya masing-masing. Sebagai contoh, divisi operasi menyajikan informasi

mengenai produksi jumlah motor yang akan dijual untuk satu bulan kedepan. Dengan

demikian, bagian produksi dapat merencanakan tipe apa saja yang akan diproduksi dan

juga jumlah komponen yang dibutuhkan. Selanjutnya, informasi tersebut disampaikan

kepada perusahaan pemasok komponen mengenai kebutuhan tersebut. Selanjutnya pada

divisi keuangan menyajikan anggaran biaya yang dibutuhkan. Sedangkan untuk divisi HR

menyiapkan kebutuhan tenaga kerja. Semua informasi tersebut diintegrasikan dalam satu

database, sehingga setiap divisi dapat menghasilkan informasi yang real time. PT Astra

Honda Motor menerapkan database Oracle (Data Base adalah sebuah bank data yang di

jangkau oleh system). Database memuat seluruh data perusahaan yang peranannya sangat

penting, bagi kelancaran organisasi , sehingga dibutuhkan suatumanajemen pengolahan

yang baik, dengan sistem terintegrasi antara sistem logistik dengan sistem manajemen

penjualan, pemasaran dan keuangan yang cukup sesuai kebutuhan dan sistem informasi

manajemen PT Astra Honda Motor.

Sistem akan langsung menghitung jumlah suku cadang komponen yang telah

digunakan. Secara otomatis, persediaan suku cadang komponen langsung dihitung. Untuk

selanjutnya, sistem akan memberitahu kebutuhan persediaan baru untuk pemesanan.

Aplikasi ERP tersebut mendukung sistem Just in Time (JIT) yang diterapkan oleh

perusahaan. Melalui ERP informasi kebutuhan persediaan baru untuk pemesanan dalam

JIT akan bergulir cepat, sebab sistem menghadirkan otomatisasi dan integrasi pada sistem

bisnis yang akan diolah melalui software secara online.

Hubungan AHM dengan vendor dilakukan melalui online sehingga setiap kali

pemesanan dilakukan vendor langsung dapat mengirimkan komponen yang dibutuhkan

pabrik. Secara otomatis, persediaan suku cadang komponen langsung dihitung. Berikutnya,

sistem akan memberitahu kebutuhan persediaan baru untuk pemesanan, sehingga

penggunakan aplikasi ERP mendukung sistem Just in Time (JIT). Selain itu, kelengkapan

atribut pemesanan seperti nama vendor, nama suku cadang, jumlah, dan jam delivery harus

tercantum pada komponen yang diterima dengan dilengkapi Bar Code Text (BCT).

Waktu yang dibutuhkan untuk memproduksi motor akan menjadi sangat cepat.

Keuntungan lainnya yang di dapat oleh PT AHM adalah dapat menyatukan jaringan

komunikasi antar pabrik, sehingga hubungan antar pabrik menjadi mudah.

Penggunaan TI agar dapat digunakan secara maksimal pada perusahaan juga harus

didukung pula oleh skill karyawan. Karyawan AHM dapat dikatakan memguasai dari

implementasi aneka solusi TI di lingkungannya. Hal ini dikarenakan TI sudah lama

diperkenalkan pada mereka sehingga komputerisasi bukan merupakan hal yang baru.

3. Kesimpulan

Keberhasilan dalam penggunaan ERP untuk mencapai tujuan, tergantung pada

penerapan dan kebutuhan perusahaan. Perusahaan tidak dapat hanya ikut-ikutan tren dalam

menerapkan ERP, tetapi tidak mengetahui apa yang menjadi kebutuhan perusahaan. Sistem

ERP yang mengintegrasikan proses bisnis dalam satu database membuat arus informasi dari

perusahaan ke vendor dapat bergulir cepat. Ketika pemesanan dilakukan, hal tersebut sudah

melibatkan kesiapan dari tenaga kerja dan angaran biaya yang dibutuhkan, sehingga ketika

komponan tiba, maka proses produksi dapat langsung dikerjakan seketika itu juga. Hal

tersebut sangat mendukung pada konsep JIT dimana inventori dapat diminimalisir dengan

proses produksi yang berjalan cepat tersebut.

Dengan adanya sistem informasi ini, perusahaan akan lebih menghemat pengeluaran,

mempercepat pekerjaan, lebih efisien.

DAFTAR PUSTAKA

Putra, Yananto Mihadi. (2018). Modul Kuliah Sistem Informasi Manajemen: Implementasi Sistem Informasi.  FEB - Universitas Mercu Buana: Jakarta

Indrasari, Mira Aji. (2010, 27 Desember). Bagaimana Perusahaan Menggunakan Sistem Informasi Untuk Menunjang Strateginya. Diperoleh 22 November 2018, dari http://miraindrasari.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/27/1-bagaimana-perusahaan-menggunakan-sistem-informasi-untuk-menunjang-strategisnya/

Benri. (2010, 23 Desember). Penggunaan Sistem Informasi Di Suatu Perusahaan Untuk Menunjang Strategisnya. Diperoleh 22 November 2018, dari http://benri.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/23/penggunaan-sistem-informasi-di-suatu-perusahaan-untuk-menunjang-strategisnya/

Thanos. (2017, 26 Februari). Studi Kasus : Penggunaan TI di Perusahaan AHM (Sistem Informasi Manajemen). Diperoleh 22 November 2018, dari http://anakmene.blogspot.com/2017/02/studi-kasus-penggunaan-ti-di-perusahaan.html