user manualrnd.is.telkomuniversity.ac.id/wp-content/uploads/... · 9/8/2014 · aplikasi...

User Manual Scheduling Application | 1

Panduan Aplikasi Penjadwalan

Versi 2.3 (8 September 2014)

https://igracias.telkomuniversity.ac.id

Kampus Universitas Telkom Jl.Telekomunikasi, Dayeuhkolot, Bandung, Indonesia 40257 Telp. 62-22-756, Fax.62-22 756 5200

Copyright © 2014 – Direktorat Sistem Informasi

USER MANUAL

SCHEDULING APPLICATION


DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ............................................................................................................................................................................................................................................ 2

DAFTAR GAMBAR ................................................................................................................................................................................................................................. 2

SEKILAS TENTANG APLIKASI PENJADWALAN ........................................................................................................................................................................................ 3

RINGKASAN PENJADWALAN MATA KULIAH ......................................................................................................................................................................................... 4

KELOLA RUANGAN ................................................................................................................................................................................................................................ 6

KELOLA RENCANA MENGAJAR .............................................................................................................................................................................................................. 8

EKSPOR KE FET .................................................................................................................................................................................................................................... 10

IMPOR DARI FET ................................................................................................................................................................................................................................. 11

KELOLA PENJADWALAN ...................................................................................................................................................................................................................... 12

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Gambaran Fungsionalitas Aplikasi Penjadwalan.................................................................................................................................................................. 3

Gambar 2 Alur Singkat Proses Penjadwalan ......................................................................................................................................................................................... 4


SEKILAS TENTANG APLIKASI PENJADWALAN

Aplikasi penjadwalan merupakan aplikasi yang menyediakan pengelolaan jadwal perkuliahan maupun jadwal ujian guna mempersiapkan

berlangsungnya proses registrasi, baik untuk matakuliah reguler maupun praktikum, agar perkuliahan dapat berjalan dengan lancar.

Aplikasi ini akan digunakan oleh pihak kaprodi maupun Kepala PPDU, dimana kaprodi atau Kepala PPDU akan merancang dan membagi kelas

mahasiswa dengan mempertimbangkan kuota mahasiswa melalui sistem, sedangkan BAA akan menyediakan ruang kuliah.

Sistem akan mencatat data yang diinputkan oleh dosen terkait rencana mengajar dan ketersediaan jadwal dosen. Berbagai data yang dibutuhkan

dalam proses penjadwalan dari mulai kuota kelas, ruang kuliah, rencana mengajar dan ketersediaan jadwal mengajar dosen akan diekspor ke

dalam bentuk .xml untuk dimasukkan ke dalam aplikasi khusus di luar sistem, yaitu aplikasi Fet, yang merupakan aplikasi penjadwalan otomatis.

Output yang dihasilkan dalam bentuk .csv akan dimasukkan/diimpor kembali ke dalam sistem. Sistem kemudian akan merepresentasikannya ke

dalam format sistem sebagai jadwal perkuliahan. Permasalahan bentrok jadwal tiap dosen telah diakomodir pada aplikasi Fet.

Jadwal perkuliahan merupakan bagian dari penawaran matakuliah yang akan digunakan pada setiap awal semester baru, sedangkan jadwal ujian

akan dikelola oleh pihak rooster. Fungsionalitas yang akan sering digunakan pada Aplikasi Penjadwalan adalah:

Room Schedule Schedule Helper

Setting

Add Schedule Import Schedule View ScheduleAdd room

View room

Lecturer Schedule

Schedule Privilege

Registration Schedule

Add Exam

Schedule

Import Exam

ScheduleView Exam Schedule

Class Schedule

Student Schedule Exam

Student Schedule

Student Conflict

Gambar 1 Gambaran Fungsionalitas Aplikasi Penjadwalan


RINGKASAN PENJADWALAN MATA KULIAH

Gambar 2 Alur Singkat Proses Penjadwalan

Kaprodi dan/PPDU telah menyediakan matakuliah

tawaran

BAA menyediakan ruangan

Dosen mengisi data dan jadwal ketersediaan

mengajar

BAA mengekspor data yang dibutuhkan dalam proses penjadwalan ke

dalam format Fet

Penjadwalan menggunakan Aplikasi Fet oleh BAA

dan/Kaprodi dan/PPDU

LAAK Fakultas dapat melakukan pengecekan dan

ganti/edit jadwal tetap maupun pengganti

Jadwal matakuliah siap digunakan tanpa bentrok

BAA dan/Kaprodi dan/PPDU mengimpor hasil penjadwalan dalam bentuk

.csv ke sistem


Beberapa tahapan utama yang perlu diperhatikan dalam proses penjadwalan yaitu:

1. Mata kuliah tawar telah disediakan Kaprodi dan/PPDU sebelum proses penjadwalan dilakukan.

[Registrasi Mata Kuliah Tambah Mata Kuliah]

2. BAA dapat mengelola ruangan.

[Registrasi Master Ruangan]

3. Dosen mengisi rencana mengajar dan ketersediaan jadwal dosen.

[Registrasi Jadwal Rencana Mengajar Dosen] dan [Registrasi Jadwal Ketersediaan Jadwal Dosen]

4. BAA melalukan ekspor data yang dibutuhkan dalam proses penjadwalan ke dalam format Fet.

[Registrasi Jadwal Export Fet]

5. Penjadwalan menggunakan Aplikasi Fet oleh BAA dan/Kaprodi dan/PPDU.

[Di luar sistem]

6. BAA dan/Kaprodi dan/PPDU melakukan impor hasil penjadwalan dalam bentuk .csv ke sistem.

[Registrasi Jadwal Import Fet]

7. LAAK Fakultas dapat melakukan pengecekan dan ganti/edit jadwal tetap maupun pengganti.

[Registrasi Jadwal Lihat Jadwal]

Selain fitur-fitur utama di atas, ada beberapa fitur lain yang digunakan untuk membantu memudahkan proses penjadwalan. Berikut penjelasan

detail fitur utama dalam penjadwalan untuk masing-masing pengguna.


KELOLA RUANGAN

Langkah untuk melakukan penjadwalan dimulai dari penyediaan ruangan oleh BAA. Berikut langkah-langkahnya:

1. Login menggunakan username dan password iGracias pada link igracias.telkomuniversity.ac.id.

Masukkan username dan

password iGracias Anda


2. Pilih menu Registrasi Master Ruangan. Kemudian akan muncul tampilan berikut:

3. Ketika melakukan klik Tambah Ruangan, maka akan muncul tampilan berikut:

Klik Tambah Ruangan untuk

menambahkan ruangan

Isi kolom yang tersedia, kemudian klik Tambah jika data

telah selesai diinputkan.

Nama Ruangan = Nama ruangan

Kapasitas = Kapasitas ruangan asli/sebenarnya

Kapasitas Ujian = Kapasitas ruangan yang akan

digunakan dalam ujian

Nama Gedung = Nama gedung

Keterangan = Informasi kegunaan kelas

Alamat IP = Alamat RFID pada ruangan

tersebut (referensi RFID system)

Kunci Komunikasi = Password RFID pada ruangan tersebut

Fakultas = Fakultas ruangan tersebut


KELOLA RENCANA MENGAJAR

Dosen dapat mengelola rencana mengajarnya sesuai mata kuliah dan slot waktu yang dimiliki. Berikut langkah-langkahnya:

1. Login menggunakan username dan password iGracias pada link igracias.telkomuniversity.ac.id.

2. Pilih menu Registrasi Jadwal Rencana Mengajar Dosen dan Registrasi Jadwal Ketersediaan Jadwal Dosen.

a. Ketika memilih Rencana Mengajar Dosen, maka akan muncul tampilan berikut:

1. Klik icon Plus ( ) untuk menambahkan rencana

mengajar sesuai dengan mata kuliah yang diampu.

2. Jika mata kuliah sudah ditambahkan, maka mata

kuliah tersebut akan berpindah di tabel ini.


b. Ketika memilih Ketersediaan Jadwal Dosen, maka akan muncul tampilan berikut:

1. Isi (v) sesuai dengan slot jadwal yang

diinginkan.

2. Klik Simpan jika slot jadwal telah

terisi.


EKSPOR KE FET

Setelah data yang diperlukan dalam proses penjadwalan terkumpul, langkah selanjutnya adalah BAA melakukan ekspor data. Data yang di-

ekspor nantinya akan dimasukkan ke dalam aplikasi Fet untuk dijadwalkan. Format data hasil ekspor sudah dalam format Fet. Berikut

langkahnya:

1. Pilih menu Registrasi Jadwal Export Fet. Maka akan muncul tampilan berikut:

1. Pilih fakultas dan tahun

akademik yang

diinginkan.

2. Klik untuk mengekspor

data ke dalam format

Fet


IMPOR DARI FET

Setelah data dijadwalkan menggunakan aplikasi Fet, langkah berikutnya adalah BAA melakukan impor data dari aplikasi Fet dalam format .csv ke

dalam Aplikasi Penjadwalan iGracias. Berikut langkahnya:

1. Pilih menu Registrasi Jadwal Import Fet. Maka akan muncul tampilan berikut:

Contoh format file yang akan

di-impor. File harus dalam

format .csv

Klik untuk mengimpor file .csv


KELOLA PENJADWALAN

Kelola penjadwalan dapat dilakukan oleh LAAK (Layanan Administrasi Akademik Kemahasiswaan) masing-masing Fakultas setelah jadwal dari

aplikasi Fet di-impor oleh BAA. LAAK Fakultas dapat melakukan ganti/edit jadwal tetap maupun sementara/pengganti. Berikut langkah-

langkahnya:

1. Pilih menu Registrasi Jadwal Lihat Jadwal. Maka akan muncul tampilan berikut:

Klik icon untuk

mengganti jadwal tetap

Klik icon untuk mengganti

jadwal sementara

Edit Jadwal Tetap ( ) = untuk mengganti/edit jadwal yang akan digunakan seterusnya.

Edit Jadwal Sementara ( ) = untuk mengganti/edit jadwal yang bersifat sementara/jadwal

pengganti.


2. Ketika melakukan klik icon untuk mengganti jadwal tetap, akan muncul tampilan sebagai berikut:

Filter ruangan dan hari

untuk memudahkan

pencarian jadwal yang

akan diganti. Klik Tambah pada slot

ruang dan jadwal yang

kosong untuk mengganti

jadwal sebelumnya.


Ketika klik Tambah pada slot ruang dan jadwal yang kosong, akan muncul tampilan berikut:

Klik Simpan untuk menyimpan perubahan jadwal.

Informasi jadwal

yang akan diganti.

Informasi jadwal

pengganti.


1. Ketika melakkan klik icon untuk mengganti jadwal sementara, akan muncul tampilan sebagai berikut:

Filter ruangan dan tanggal

untuk memudahkan

pencarian jadwal yang

akan diganti. Klik Tambah pada slot

ruang dan jadwal yang

kosong untuk mengganti

jadwal sebelumnya.


Ketika klik Tambah pada slot ruang dan jadwal yang kosong, akan muncul tampilan berikut:

Klik Simpan Jadwal Sementara untuk menyimpan perubahan jadwal.

Informasi jadwal

yang akan diganti.

Informasi jadwal

pengganti

sementara.

user manualrnd.is.telkomuniversity.ac.id/wp-content/uploads/... · 9/8/2014 · aplikasi...

Documents