SEMINAR NASIONAL & WORKSHOP

Konsep dan Strategi Perguruan Tinggi dalam Pengelolaan Arsip Universitas

Universitas Kristen MaranathaBandung, 23-24 Januari 2014

SISTEM OTOMASI KEARSIPAN:SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS

(SIKD)dan

SISTEM INFORMASI KEARSIPAN STATIS(SIKS)

B. MustafaKantor Arsip IPB Bogor

mus@ipb.ac.id dan mustafa.mustari@gmail.com

SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS(SIKD)

SISTEM INFORMASI KEARSIPAN STATIS(SIKS)

SISTEM OTOMASI KEARSIPAN :

Sudah banyak aplikasi otomasi pengelolaan arsip (dinamis dan

statis) yang tersedia, baik gratis maupun berbayar, dari dalam dan luar negeri, jenis desktop maupun

berbasis web.

SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS

(SIKD)

Buatan ANRI

Berbasis Windows dan Linux;Script program PHP;Database MYSQL;Server Apache;Browser IE dan Mozilla Firefox;

Platform SIKD

Sistem Operasi : Linux atau Windows Server 2000 keatas;

Database : MYSQL 5.1; Web server : Apache; Browser : IE atau Mozilla Firefox.

Spesifikasi Server SIKD

Mengelola arsip dinamis (aktif dan inaktif); Mengelola disposisi arsip; Melayanankan arsip dinamis; Membuat laporan beragam daftar arsip:

Daftar Arsip Vital; Daftar Arsip Terbuka; Daftar Arsip Tertutup; Daftar Arsip Terjaga; Daftar Arsip Inaktif; Daftar Arsip Usul Musnah; Daftar Arsip Usul Serah; Daftar Arsip Dinilai Kembali.

Dan berbagai fungsi lainnya.

Fungsi SIKD

Tingkat Perkembangan; Penetapan Jenis Naskah; Jenis Media Arsip; Pengaturan Bahasa; Sifat Arsip; Tingkat Urgensi; Pengaturan Tampilan Awal Aplikasi; Pengaturan Jenis Ekstensi File; Pengaturan Warna;

Hal Yang Perlu Dipersiapkan Lebih Dahulu Dalam Pengaturan Umum SIKD

Pengaturan Unit Kerja (Jabatan, Unit Kerja, Status Aktif)

Pengaturan Tipe Pengguna (Administrator Pusat, Administrator Satuan Organisasi, Administrator Unit, Pengguna Biasa);

Bisa ditambah dan dikurangi.

Pengaturan Unit Kerja dan Pengguna

Penetapan Jenis Naskah;

Pengaturan Tingkat Akses Pengguna

Asli; Draft; Kopi Autentik; Kopi Biasa; Kutipan; Pertinggal; Petikan; Salinan; Tembusan;

Pengaturan Tingkat Perkembangan

Surat; MoU; Berita Acara; Catata File; Catatan Rapat; Formulir; Laporan; Memorandum; dll

Penetapan Jenis Naskah yang Akan Dikelola

Kertas; Tape; Cakram Keras (CD/DVD); File Elektronik; dll

Jenis Media Arsip

Mengatur jenis-jenis bahasa yang mungkin terdapat dalam arsip yang akan dikelola;

Dalam proses pemasukan data bahasa tinggal dipilih saja dari Combo-box;

Bisa ditambah dan dikurangi; Bukan bahasa dialog aplikasi.

Pengaturan Bahasa

Biasa; Rahasia; Rahasia Terbatas; Sangat Rahasia;

Sifat Arsip

Biasa; Segera; Amat Segera;

Tingkat Urgensi

Logo instansi; Alamat instansi; Visi dan Misi; dll.

Pengaturan Tampilan Awal Aplikasi

Pengaturan Umum; Pengaturan Klasifikasi; Pengaturan Pengguna; Pengaturan Berkas; Laporan.

Hak Administrator Pengguna

Jenis Arsip; * Berkaskan di; Tingkat Perkembangan; * NamaKopi

Digital/File Tanggal Arsip; Elektronik; Nomor Arsip; * Aplikasi

Pembuka; Hal; * Media Arsip; Tingkat Urgensi; * Bahasa; Klasifikasi Keamanan; * Isi

Ringkas; Tingkat Akses Publik; * Vital/Tidak

Vital; Kategori Arsip; * Jumlah.

Metadata Arsip SIKD

Internal ke Internal Instansi ( antar Unit Kerja)

Eksternal ke Internal Instansi; Internal ke Eksternal Instansi.

Kirim Naskah

Jenis Naskah; * Tembusan; Tingkat Perkembangan; * Pertinggal Tanggal Naskah; * Berkaskan di; Nomor Naskah; * Nama Kopi Digital/File

Elektronik; Hal; * Aplikasi Pembuka; Tingkat Urgensi; * Media Arsip; Klasifikasi Keamanan; * Bahasa; Tingkat Akses Publik; * Isi Ringkas; Kategori Naskah; * Vital/Ytiak Vital; Kepada; * Jumlah.

Metadata Naskah –Kirim Naskah Internal ke Internal

Jenis Naskah; * Tembusan; Tingkat Perkembangan; * Pertinggal; Tanggal Naskah; * Berkaskan di; Nomor Naskah; * Nama Kopi Digital/File Elektroniki; Hal; * Apliaksi Pembuka; Tingkat Urgensi; * Media Arsip; Klasifikasi Keamanan; * Bahasa; Tingkat Akses Publik; * Isi Ringkas; Kategori Naskah; * Vital Tidak Vital; Dari; * Jumlah. Jabatan Pengirim; Instansi Pengirim; Kepada;

Metadata Naskah –Kieim Naskah Eksternal ke Internal

Jenis Naskah; Tanggal Naskah; Nomor Naskah; Hal; Tingkat Urgensi; Klasifikasi Keamanan; Tingkat Akses Publik; Kategori Naskah; Pertinggal; Nama Kopi Digital/File Elektronik; Aplikasi Pembuka; Media Arsip; Bahasa; Isi Ringkas; Vital/Tidak Vital; Jumlah.

Metadata Naskah -Kirim Naskah Internal ke Eksternal

SIKD – Halaman Awal

SIKD – Menu Pengguna

SIKD – Registrasi Naskah Masuk - 1

SIKD – Registrasi Naskah Masuk - 2

SIKD – Registrasi Naskah Masuk - 3

SIKD – Registrasi Naskah Keluar -1

SIKD – Registrasi Naskah Keluar - 2

SIKD – Registrasi Naskah Keluar - 3

SIKD – Naskah Masuk

SIKD – Jenis Naskah - 1

SIKD – Jenis Naskah - 2

SIKD – Kategori Arsip

SIKD – Tingkat Akses Publik

SIKD – Log Naskah Keluar

SIKD – Pengaturan Klasifikasi dan Berkas - 1

SIKD – Pengaturan Klasifikasi dan Berkas - 2

SIKD – Notifikasi Berkas Lewat Masa Aktif

SIKD–Notifikasi Berkas Lewat Masa In-Aktif

SIKD – Menu Admin

SIKD–Menu Admin - Pengaturan Unit Kerja

SIKD–Menu Admin - Pengaturan Pengguna

SIKD–Menu Admin - Pengaturan Umum

SIKD–Menu Admin - Pengaturan Bahasa

SIKD–Menu Admin-Pengaturan Jenis Naskah

SIKD–Menu Admin-Pengaturan Media Arsip

SIKD–Menu Admin-Pengaturan Sifat Naskah

SIKD – Menu Admin - Pengaturan Tingkat Perkembangan

SIKD – Menu Admin - Pengaturan Tingkat Urgensi

SIKD – Menu Admin - Pengaturan Jenis Extensi File

SIKD – Menu Admin - Pengaturan Warna Surat Masuk

SIKD – Menu Admin - Pengaturan Halaman Depan

SIKD – Menu Admin - Pengaturan Konsolidasi Data

SIKD – Menu Admin – Pengaturan Klasifikasi

SIKD – Menu Admin – Pengaturan Berkas - 1

SIKD – Menu Admin – Pengaturan Berkas - 2

SIKD – Menu Admin – Notifikasi Hapus

SIKD – Menu Admin – Laporan

Selamat Mencoba!