universitas indonesia laporan praktek kerja …lib.ui.ac.id/file?file=digital/20361520-pr-agatha dwi...

UNIVERSITAS INDONESIA

LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER

DI APOTEK KIMIA FARMA NO. 55

JALAN KEBAYORAN LAMA NO. 50 JAKARTA BARAT

PERIODE 2 APRIL – 12 MEI 2012


AGATHA DWI SETIASTUTI, S.Farm.

1106046635

ANGKATAN LXXIV

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

PROGRAM PROFESI APOTEKER – DEPARTEMEN FARMASI

DEPOK

JUNI 2012

Laporan praktek..., Agatha Dwi Setiastuti, FMIPA UI, 2012

ii







Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Apoteker

AGATHA DWI SETIASTUTI, S.Farm.

1106046635

ANGKATAN LXXIV


PROGRAM PROFESI APOTEKER – DEPARTEMEN FARMASI

DEPOK

JUNI 2012


iii


iv

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kepada Tuhan Yesus Kristus untuk segala berkat dan

penyertaan-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktek Kerja

Profesi Apoteker (PKPA) di Apotek Kimia Farma No. 55, Jalan Kebayoran Lama

No. 50 Jakarta Barat.

Pada kesempatan ini, penulis hendak mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Wahyu Dwi Purnomo, S.Farm., Apt. selaku Manajer Apotek Pelayanan

sekaligus pembimbing yang telah membantu dalam pelaksanaan dan

penyusunan Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker di Apotek Kimia Farma

No. 55.

2. Prof. Dr. Yahdiana Harahap, MS., Apt. selaku Ketua Departemen Farmasi

FMIPA UI.

3. Bapak Dr. Harmita, Apt. selaku ketua Program Profesi Apoteker Departemen

Farmasi FMIPA Universitas Indonesia atas segala ilmu, nasihat, dan

dukungan yang telah diberikan.

4. Ibu Nadia Farhanah Syafhan, S.Farm., M.Si, Apt. selaku pembimbing dari

Departemen Farmasi FMIPA UI, yang telah memberikan bimbingan dalam

penyusunan laporan ini.

5. Seluruh pimpinan dan staf PT. Kimia Farma Apotek, khususnya staf Apotek

Kimia Farma No. 55 yang telah memberikan ilmu, pengalaman serta

bimbingan dan meluangkan waktunya untuk mengarahkan penulis selama

PKPA ini berlangsung.

6. Keluarga tercinta yang telah memberikan bantuan, dukungan, dan doa selama

masa Praktek Kerja Profesi Apoteker berlangsung.

7. Teman-teman Apoteker angkatan 74 yang telah berjuang bersama, serta

sahabat tercinta, Veto, untuk dukungan dan doa yang diberikan kepada

penulis, dan seluruh pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu, yang

telah memberikan bantuan dan dukungannya kepada penulis.


v

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan ini masih banyak

terdapat kekurangan dan kesalahan. Penulis berharap semoga pengetahuan dan

pengalaman yang diperoleh selama menjalani Praktek Kerja Profesi Apoteker

ini dapat memberikan manfaat bagi rekan-rekan sejawat dan semua pihak yang

membutuhkan.

Depok, Juni 2012

Penulis


vi

Universitas Indonesia

DAFTAR ISI

HALAMAN SAMPUL ............................................................................................. i

HALAMAN JUDUL ...............................................................................................ii

HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................... iii

KATA PENGANTAR ............................................................................................ iv

DAFTAR ISI ........................................................................................................... vi

DAFTAR GAMBAR .............................................................................................vii

DAFTAR RUMUS .............................................................................................. viii

DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................... ix

BAB 1. PENDAHULUAN ..................................................................................... 1 1.1 Latar Belakang................................................................................... 1

1.2 Tujuan ................................................................................................ 3

BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................ 4 2.1 Definisi Apotek .................................................................................. 4

2.2 Landasan Hukum Apotek .................................................................. 4

2.3 Tugas dan Fungsi Apotek .................................................................. 5

2.4 Tata Cara Pemberian Izin Apotek ...................................................... 5

2.5 Kelengkapan Apotek.......................................................................... 7

2.6 Tenaga Kerja Apotek ......................................................................... 8

2.7 Apoteker Pengelola Apotek ............................................................... 9

2.8 Pengalihan Tanggung Jawab Apoteker............................................ 11

2.9 Pencabutan Surat Izin Apotek.......................................................... 12

2.10 Sediaan Farmasi ............................................................................... 13

2.11 Pelayanan Kefarmasian di Apotek ................................................... 16

2.12 Pengelolaan Narkotika ..................................................................... 18

2.13 Pengelolaan Psikotropika ................................................................. 21

2.14 Pengadaan Persediaan Apotek ......................................................... 23

2.15 Pengendalian Persediaan Apotek ..................................................... 24

2.16 Strategi Pemasaran Apotek .............................................................. 31

BAB 3. TINJAUAN KHUSUS APOTEK KIMIA FARMA ............................. 33 3.1 PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. ..................................................... 33

3.2 PT. Kimia Farma Apotek ................................................................ 35

3.3 Bisnis Manajer Jaya I ...................................................................... 39

3.4 Apotek Kimia Farma No. 55, Kebayoran Lama.............................. 44

BAB 4. PEMBAHASAN ...................................................................................... 66

BAB 5. KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................... 75 5.1 Kesimpulan ..................................................................................... 75

5.2 Saran ............................................................................................... 75

DAFTAR ACUAN ............................................................................................... 77


vii


DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1. Penandaan obat bebas …………………………………… 14

Gambar 2.2. Penandaan obat bebas terbatas…………………………... 14

Gambar 2.3. Penandaan obat keras……………………………………. 14

Gambar 2.4. Penandaan obat narkotika………………………………... 15

Gambar 2.5. Diagram model pengendalian persediaan……………….. 28

Gambar 2.6. Matriks analisa VEN-ABC………………………………. 30

Gambar 3.1. Logo PT. Kimia Farma Apotek.......................................... 36


viii


DAFTAR RUMUS

Rumus 2.1. Rumus perhitungan safety stock……………………………....... 25

Rumus 2.2. Rumus perhitungan persediaan maksimum……………………. 26

Rumus 2.3. Rumus perhitungan perputaran persediaan…………………...... 26

Rumus 2.4. Rumus perhitungan jumlah pesanan yang ekonomis………....... 27

Rumus 2.5. Rumus perhitungan ROP (Reorder Point)…………………....... 27


ix


DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Contoh formulir APT-1 …………………………………. 79

Lampiran 2. Contoh formulir APT-2………………………………….. 81



Lampiran 5. Contoh formulir APT-5………………………………… 89

Lampiran 6. Contoh formulir APT-6………………………………… 92


Lampiran 8. Peta lokasi Apotek Kimia Farma No. 55 Kebayoran

Lama……………………………………………………...

94

Lampiran 9. Denah Apotek Kimia Farma No.55 Kebayoran

Lama……………………………………………………...

95

Lampiran 10. Surat pesanan psikotropika……………………………….. 97

Lampiran 11. Contoh laporan penggunaan psikotropika………………... 98

Lampiran 12. Surat pesanan narkotika………………………………….. 99

Lampiran 13. Contoh laporan penggunaan narkotika…………………… 100

Lampiran 14. Contoh Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA)………... 101

Lampiran 15. Contoh form dropping antar Apotek Kimia Farma………. 101

Lampiran 16. Alur pelayanan penerimaan resep………………………… 102

Lampiran 17. Contoh kuitansi pembayaran tunai……………………….. 103

Lampiran 18. Lembar pemeriksaan proses resep………………………... 103

Lampiran 19. Etiket obat dalam Apotek Kimia Farma No.55…………... 104

Lampiran 20. Etiket obat luar Apotek Kimia Farma No. 55…………….. 104

Lampiran 21. Contoh label………………………………………………. 105

Lampiran 22. Kertas pembungkus puyer………………………………... 105

Lampiran 23. Contoh kartu stok………………..………………………. 106

Lampiran 24. Lembar salinan resep……………………………………... 107


1 Universitas Indonesia

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Menurut Undang-Undang Dasar Republik Indonesia tahun 1945,

kesehatan merupakan hak setiap warga Negara Indonesia. Kesehatan adalah

keadaan sehat, baik secara fisik, mental, spiritual, maupun sosial yang

memungkinkan setiap orang untuk hidup produktif secara sosial dan ekonomis

(Undang-Undang No. 36 Tahun 2009). Kesehatan merupakan bagian penting

dalam menciptakan sumber daya manusia yang berkualitas untuk menunjang

pembangunan nasional.

Salah satu wujud pembangunan nasional adalah pembangunan kesehatan

yang bertujuan untuk memajukan kesejahteraan umum dan mencerdaskan

kehidupan bangsa sehingga tercapai kesadaran, kemauan, dan kemampuan

masyarakat untuk hidup sehat. Pembangunan kesehatan pada dasarnya

menyangkut semua segi kehidupan, baik fisik, mental, maupun sosial ekonomi.

Untuk mencapai pembangunan kesehatan yang optimal dibutuhkan dukungan

sumber daya kesehatan, sarana kesehatan, dan sistem pelayanan kesehatan yang

optimal. Salah satu sarana penunjang kesehatan yang berperan dalam

mewujudkan peningkatan derajat kesehatan bagi masyarakat adalah apotek,

termasuk di dalamnya pekerjaan kefarmasian yang dilakukan oleh Apoteker dan

tenaga teknis kefarmasian.

Apotek sebagai ujung tombak pelayanan kesehatan masyarakat memiliki

peranan penting sebagai sarana distribusi terakhir dari sediaan farmasi dan

perbekalan kesehatan. Apotek merupakan penyalur sediaan farmasi dan

perbekalan kesehatan kepada masyarakat. Apotek mempunyai dua ruang gerak

yaitu pengabdian kepada masyarakat (non profit oriented) dan bisnis (profit

oriented). Kedua fungsi tersebut harus berjalan secara seimbang. Berkenaan

dengan fungsi yang pertama, apotek berperan dalam menyediakan obat-obatan

dan perbekalan farmasi lainnya, serta memberikan informasi, konsultasi, dan

evaluasi mengenai obat yang dibutuhkan oleh masyarakat sehingga tujuan

pembangunan kesehatan dapat tercapai. Fungsi yang kedua menyangkut


2


pengelolaan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan di apotek sebagai suatu

komoditas usaha yang dapat mendatangkan keuntungan material bagi apotek

sehingga apotek tetap dapat bertahan hidup dan berkembang.

Di samping berfungsi sebagai sarana pelayanan kesehatan dan unit bisnis,

apotek juga merupakan salah satu tempat pengabdian dan praktek profesi

Apoteker dalam melakukan pekerjaan kefarmasian. Pekerjaan kefarmasian yang

dilakukan mencakup pengadaan, penyimpanan, dan pendistribusian atau

penyaluran obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, dan

pelayanan informasi obat. Dalam mengelola apotek, Apoteker harus mampu

melaksanakan peran profesinya sebagai anggota tim kesehatan yang mengabdikan

ilmu dan pengetahuannya dalam memberikan pelayanan kefarmasian yang terbaik

untuk mendukung kesehatan masyarakat. Perubahan paradigma pelayanan

kefarmasian dari drug oriented menjadi patient oriented mengharuskan Apoteker

untuk meningkatkan kemampuan berinteraksi dengan pasien maupun tenaga

kesehatan lainnya. Selain itu, seorang Apoteker juga harus mampu menjalankan

peran manajerial di apotek, yang meliputi keterampilan Apoteker dalam

mengelola apoteknya secara efektif, seperti pengelolaan keuangan, perbekalan

farmasi, dan sumber daya manusia.

Mengingat pentingnya peran Apoteker dalam menyelenggarakan apotek,

kesiapan institusi pendidikan dalam menyediakan sumber daya manusia calon

Apoteker yang berkualitas menjadi faktor penentu. Oleh karena itu, Program

Profesi Apoteker Departemen Farmasi Universitas Indonesia bekerja sama dengan

PT. Kimia Farma Apotek menyelenggarakan Praktek Kerja Profesi Apoteker

(PKPA) di Apotek Kimia Farma yang berlangsung dari tanggal 2 April - 12 Mei

2012. Kegiatan PKPA tersebut bertujuan agar calon Apoteker dapat memahami

secara langsung mengenai peranan Apoteker di apotek, sebagai sarana pelatihan

untuk menerapkan ilmu yang telah didapatkan, serta mempelajari segala kegiatan

dan permasalahan yang ada dalam pelaksanaan suatu apotek.


3


1.2. Tujuan

Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) yang diselenggarakan oleh

Departemen Farmasi Universitas Indonesia yang bekerja sama dengan PT. Kimia

Farma Apotek bertujuan:

a. Mempelajari fungsi, tugas, dan peranan Apoteker di apotek dalam

pengelolaannya sesuai dengan peraturan dan etika yang berlaku dalam sistem

pelayanan kesehatan masyarakat.

b. Mempelajari dan memahami pengelolaan apotek sesuai dengan peraturan dan

etika yang berlaku dalam sistem pelayanan kesehatan, meliputi kegiatan

administrasi, pengadaan, penyimpanan, pelayanan, dan manajemen di Kimia

Farma Apotek.



BAB 2

TINJAUAN UMUM

2.1 Definisi Apotek

Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.

1027/MENKES/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek,

apotek adalah tempat dilakukannya pekerjaan kefarmasian dan penyaluran sediaan

farmasi, serta perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat. Sediaan farmasi

adalah obat, bahan obat, obat tradisional dan kosmetika, sedangkan perbekalan

kesehatan adalah semua bahan selain obat dan peralatan yang diperlukan untuk

menyelenggarakan upaya kesehatan.

Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 51 Tahun 2009

tentang Pekerjaan Kefarmasian Pasal 1, apotek adalah sarana pelayanan

kefarmasian tempat dilakukan praktek kefarmasian oleh Apoteker. Pekerjaan

kefarmasian adalah pembuatan termasuk pengendalian mutu sediaan farmasi,

pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian obat atau penyaluran

obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi

obat, serta pengembangan obat, bahan obat, dan obat tradisional. Pelayanan

kefarmasian merupakan suatu pelayanan langsung dan bertanggung jawab kepada

pasien yang berkaitan dengan sediaan farmasi dengan tujuan untuk meningkatkan

mutu kehidupan pasien. Sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional

dan kosmetika.

2.2 Landasan Hukum Apotek

Apotek memiliki landasan hukum yang diatur dalam :

a. Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian.

b. Keputusan Pemertintah Kesehatan RI No. 1027/MENKES/SK/X/2004 tentang

Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek.

c. Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1332/MENKES/SK/X/2003 tentang

perubahan atas Peraturan Menteri Kesehatan RI

No.922/MENKES/PER/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian

Izin Apotek.


5


d. Undang-Undang No. 5 Tahun 1997 tentang Psikotropika.

e. Undang-Undang No. 35 Tahun 2009 tentang Narkotika.

f. Peraturan Menteri Kesehatan No. 922/MENKES/PER/X/1993 tentang

Kententuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek.

g. Undang-Undang Kesehatan RI No.39 tahun 2009 tentang Kesehatan.

h. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.

889/MENKES/PER/V/2011 tentang Registrasi, Izin Praktik, dan Izin Kerja

Tenaga Kefarmasian.

i. Peraturan Pemerintah No. 25 Tahun 1980 tentang perubahan atas PP No.26

Tahun 1965 tentang Apotek.

2.3 Tugas dan Fungsi Apotek

Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 25 tahun 1980, tugas dan fungsi

apotek adalah sebagai berikut:

a. Tempat pengabdian profesi seorang Apoteker yang telah mengucapkan

sumpah jabatan.

b. Sarana farmasi yang melaksanakan peracikan, pengubahan bentuk,

pencampuran, dan penyerahan obat atau bahan obat.

c. Sarana penyaluran perbekalan farmasi yang harus menyebarkan obat yang

diperlukan masyarakat secara luas dan merata.

2.4 Tata Cara Pemberian Izin Apotek

Sesuai dengan Keputusan Menteri Kesehatan RI No.

1332/MENKES/SK/X/2002 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan

Republik Indonesia No. 922/MENKES/PER/X/1993, Ketentuan dan Tata Cara

Pemberian Izin Apotek adalah sebagai berikut :

a. Permohonan izin apotek diajukan kepada Kepala Dinas Kesehatan

Kabupaten/Kota dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-1

(Lampiran 1).

b. Dengan menggunakan Formulir APT-2 (Lampiran 2) Kepala Dinas Kesehatan

Kabupaten/Kota selambat-lambatnya 6 (enam) hari kerja setelah menerima


6


permohonan dapat meminta bantuan teknis kepada Kepala Balai POM untuk

melakukan pemeriksaan terhadap kesiapan apotek melakukan kegiatan.

c. Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau Kepala Balai POM selambat-

lambatnya 6 (enam) hari kerja setelah permintaan bantuan teknis dari Kepala

Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota melaporkan hasil pemeriksaan setempat

dengan menggunakan contoh Formulir APT-3 (Lampiran 3).

d. Dalam hal pemeriksaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dan (3) tidak

dilaksanakan, Apoteker Pemohon dapat membuat surat pernyataan siap

melakukan kegiatan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota

setempat dengan tembusan kepada Kepala Dinas Propinsi dengan

menggunakan contoh Formulir Model APT-4 (Lampiran 4).

e. Dalam jangka waktu 12 (dua belas) hari kerja setelah diterima laporan

pemeriksaan sebagaimana dimaksud ayat (3) atau pernyataan ayat (4) Kepala

Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat mengeluarkan SIA dengan

menggunakan contoh Formulir Model APT-5 (Lampiran 5).

f. Dalam hal hasil pemeriksaan Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau

Kepala Balai POM dimaksud ayat (3) masih belum memenuhi syarat, Kepala

Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dalam waktu 12 (dua belas) hari

kerja mengeluarkan Surat Penundaan dengan menggunakan contoh Formulir

Model APT-6 (Lampiran 6).

g. Terhadap surat penundaan, Apoteker diberi kesempatan untuk melengkapi

persyaratan yang belum dipenuhi selambat-lambatnya dalam jangka waktu 1

(satu) bulan sejak tanggal surat penundaan.

h. Terhadap permohonan izin apotek yang ternyata tidak memenuhi persyaratan,

atau lokasi yang tidak sesuai dengan permohonan, maka Kepala Dinas

Kesehatan Kabupaten/Kota dalam jangka waktu selambat-lambatnya 12 (dua

belas) hari kerja wajib mengeluarkan surat penolakan disertai dengan

alasannya dengan menggunakan formulir model APT-7 (Lampiran 7).

Bila Apoteker menggunakan sarana milik pihak lain dalam pendirian

apotek, dengan mengadakan kerja sama dengan Pemilik Sarana Apotek, maka

harus memenuhi ketentuan sebagai berikut:


7


a. Penggunaan sarana apotek yang dimaksud, wajib didasarkan atas perjanjian

kerja sama antara Apoteker dan pemilik sarana.

b. Pemilik sarana yang dimaksud harus memenuhi persyaratan tidak pernah

terlibat dalam pelanggaran peraturan perudang-undangan di bidang obat

sebagaimana dinyatakan dalam surat pernyataan yang bersangkutan.

2.5 Kelengkapan Apotek

Untuk mendapatkan izin apotek, seorang apoteker atau apoteker yang

bekerja sama dengan pemilik sarana yang telah memenuhi persyaratan, harus siap

dengan tempat, perlengkapan termasuk sediaan farmasi dan perbekalan farmasi

yang lain yang merupakan milik sendiri atau milik pihak lain. Beberapa

kelengkapan yang harus diperhatikan dalam pendirian sebuah apotek adalah

tempat atau lokasi, bangunan, perlengkapan apotek, tenaga kerja apotek, dan

perbekalan farmasi (Umar, 2011).

2.5.1 Lokasi

Apotek dapat didirikan pada lokasi yang sama dengan kegiatan pelayanan

komoditi lainnya di luar sediaan farmasi. Persyaratan jarak minimum antar apotek

tidak dipermasalahkan lagi, akan tetapi ketentuan ini dapat berbeda, sesuai dengan

kebijakan/peraturan daerah masing-masing. Lokasi apotek dapat dipilih dengan

mempertimbangkan segi pemerataan dan pelayanan kesehatan, jumlah penduduk,

jumlah praktek dokter, sarana dan pelayanan kesehatan lain, sanitasi dan faktor-

faktor lainnya.

2.5.2 Bangunan

Suatu apotek harus mempunyai luas bangunan yang cukup sehingga dapat

menjamin kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi apotek. Bangunan apotek

yang baik hendaknya memiliki ruang tunggu pasien, ruang peracikan dan

penyerahan obat, ruang administrasi, ruang kerja apoteker, tempat pencucian alat

dan kamar kecil. Bangunan apotek sebaiknya juga memiliki sumber air yang

memenuhi syarat kesehatan, sumber penerangan yang dapat memberikan

penerangan yang memadai, alat pemadam kebakaran, serta ventilasi dan sanitasi


8


yang baik. Papan nama apotek dipasang di depan bangunan dengan ketentuan

memenuhi ukuran minimal panjang 60 cm, lebar 40 cm dengan tulisan hitam

diatas dasar putih, tinggi huruf minimal 5 cm, umumnya terbuat dari papan seng

yang pada bagian mukanya memuat nama apotek, nama APA, nomor SIA, alamat

apotek, nomor telepon.

2.5.3 Peralatan Apotek

Suatu apotek baru yang ingin beroperasi harus memiliki peralatan apotek

yang memadai agar dapat mendukung pelayanan kefarmasiannya. Peralatan

apotek yang harus dimiliki antara lain :

a. Peralatan pembuatan, pengolahan dan peracikan seperti timbangan, lumpang,

alu,gelas ukur, dan lain-lain.

b. Peralatan dan tempat penyimpanan alat perbekalan farmasi seperti lemari

obat, lemari pendingin (kulkas), dan lemari khusus untuk narkotika dan

psikotropika. Lemari narkotik harus memenuhi persyaratan yang ada dalam

Undang-Undang Narkotika Nomor 35 Tahun 2009.

c. Wadah pengemas dan pembungkus.

d. Perlengkapan administrasi seperti blanko pesanan, salinan resep, buku catatan

penjualan, buku catatan pembelian, kartu stok obat, dan kuitansi.

e. Buku-buku dan literatur standar yang diwajibkan, serta kumpulan perundang-

undangan yang berhubungan dengan kegiatan apotek.

2.6 Tenaga Kerja Apotek

Berdasarkan Permenkes RI No. 1322/MENKES/SK/X/2002 pasal 1,

tenaga kerja yang terlibat dalam kegiatan operasional apotek terdiri dari :

a. Satu orang Apoteker Pengelola Apotek (APA), yaitu apoteker yang telah

diberi Surat Izin Apotek (SIA).

b. Apoteker Pendamping, yaitu apoteker yang bekerja di apotek di samping

Apoteker Pengelola Apotek (APA) dan/atau menggantikan pada jam-jam

tertentu pada hari buka apotek.

c. Apoteker Pengganti, yaitu apoteker yang menggantikan Apoteker Pengelola

Apotek selama Apoteker Pengelola Apotek tersebut tidak berada di tempat


9


lebih dari 3 (tiga) bulan secara terus-menerus, telah memiliki Surat Izin Kerja

dan tidak bertindak sebagai Apoteker Pengelola Apotek di apotek lain.

d. Asisten Apoteker adalah mereka yang berdasarkan peraturan perundang-

undangan berhak melakukan pekerjaan kefarmasian sebagai Asisten Apoteker.

Sedangkan tenaga lainnya yang diperlukan untuk mendukung kegiatan di

apotek terdiri dari :

a. Juru resep adalah petugas yang membantu pekerjaan Asisten Apoteker.

b. Kasir adalah petugas yang bertugas menerima uang dan mencatat pemasukan

serta pengeluaran uang.

c. Pegawai tata usaha adalah petugas yang melaksanakan administrasi apotek

dan membuat laporan pembelian, penjualan, penyimpanan dan keuangan

apotek.

2.7 Apoteker Pengelola Apotek

Permenkes RI No. 1322/MENKES/SK/X/2002 menjelaskan Apoteker

adalah sarjana farmasi yang telah lulus dan telah mengucapkan sumpah jabatan

Apoteker. Apoteker Pengelola Apotek (APA) adalah Apoteker yang telah diberi

surat Izin Apotek (SIA). Sebelum melaksanakan kegiatannya, seorang APA wajib

memiliki Surat Izin Apotek (SIA) yang berlaku untuk seterusnya selama apotek

masih aktif melakukan kegiatan dan APA dapat melakukan pekerjaannya serta

masih memenuhi persyaratan. Seorang APA bertanggung jawab akan

kelangsungan hidup apotek yang dipimpinnya, dan juga bertanggung jawab

kepada pemilik modal apabila bekerja sama dengan pemilik sarana apotek (PSA).

Apoteker yang akan menjalankan pekerjaan kefarmasian harus memenuhi

persyaratan-persyaratan sebagai berikut (Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun

2009 Pasal 35,37,52,54) :

a. Memiliki keahlian dan kewenangan.

b. Menerapkan Standar Profesi.

c. Didasarkan pada Standar Kefarmasian dan Standar Operasional

d. Memiliki sertifikat kompetensi profesi

e. Memiliki Surat Tanda Registrasi Apoteker (STRA)


10


f. Wajib memiliki Surat Izin Praktek Apoteker (SIPA) bagi Apoteker Pengelola

Apotek (APA) dan Apoteker Pendamping di Apotek.

g. Apoteker Pengelola Apotek (APA) hanya dapat melaksanakan praktek di satu

apotek sedangkan Apoteker Pendamping hanya dapat melaksanakan praktek

paling banyak di tiga Apotek.

Surat Tanda Registrasi (STRA) merupakan bukti tertulis yang diberikan

oleh Menteri kepada Apoteker yang telah diregistrasi. STRA berlaku 5 (lima)

tahun dan dapat diperpanjang untuk jangka waktu lima tahun selama masih

memenuhi persyaratan. Untuk memperoleh STRA, Apoteker harus memenuhi

persyaratan (Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009 Pasal 40):

a. Memiliki ijazah Apoteker

b. Memiliki sertifikat kompetensi profesi

c. Mempunyai surat pernyataan telah mengucapkan sumpah/janji Apoteker

d. Mempunyai surat keterangan sehat fisik dan mental dari dokter yang

memiliki surat izin praktek

e. Membuat pernyataan akan mematuhi dan melaksanakan ketentuan etika

profesi

Surat Izin Praktek Apoteker (SIPA) adalah surat izin yang diberikan

kepada Apoteker dan Apoteker Pendamping untuk dapat melaksanakan pekerjaan

kefarmasian pada Apotek atau Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS). SIPA

dikeluarkan oleh Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota tempat pekerjaan

kefarmasian dilakukan. SIPA dapat dibatalkan demi hukum apabila pekerjaan

kefarmasian dilakukan pada tempat yang tidak sesuai dengan yang tercantum

dalam surat izin. Untuk mendapatkan SIPA, Apoteker harus memiliki (Peraturan

Pemerintah No. 51 Tahun 2009 Pasal 55) :

a. Surat Tanda Registrasi Apoteker (STRA)

b. Tempat atau ada tempat untuk melakukan pekerjaan kefarmasian atau fasilitas

kesehatan yang memiliki izin

c. Rekomendasi dari organisasi profesi


11


Tugas dan kewajiban apoteker di apotek adalah sebagai berikut :

a. Memimpin seluruh kegiatan apotek, baik kegiatan teknis maupun non teknis

kefarmasian sesuai dengan ketentuan maupun perundangan yang berlaku

b. Mengatur, melaksanakan, dan mengawasi administrasi

c. Mengusahakan agar apotek yang dipimpinnya dapat memberikan hasil yang

optimal sesuai dengan rencana kerja dengan cara meningkatkan omset,

mengadakan pembelian yang sah dan penekanan biaya serendah mungkin

d. Melakukan pengembangan usaha apotek

Wewenang dan tanggung jawab APA meliputi (Umar, 2011):

a. Menentukan arah terhadap seluruh kegiatan

b. Menentukan sistem (peraturan) terhadap seluruh kegiatan

c. Mengawasi pelaksanaan seluruh kegiatan

d. Bertanggung jawab terhadap kinerja yang dicapai.

2.8 Pengalihan Tanggung Jawab Apoteker

Pengalihan tanggung jawab apoteker diatur dalam Keputusan Menteri

Kesehatan RI No. 1332/MENKES/SK/X/2002 (Pasal 19 dan 24) yaitu :

a. Apabila Apoteker Pengelola Apotek (APA) berhalangan melakukan tugasnya

pada jam buka apotek, APA harus menunjuk apoteker pendamping.

b. Apabila APA dan Apoteker pendamping karena hal-hal tertentu berhalangan

melakukan tugasnya, APA menunjuk apoteker pengganti.

c. Apabila APA meninggal dunia, dalam jangka waktu dua kali dua puluh empat

jam, ahli waris APA wajib melaporkan kejadian tersebut secara tertulis

kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.

d. Apabila pada apotek tersebut tidak terdapat Apoteker pendamping, pelaporan

oleh ahli waris wajib disertai penyerahan resep, narkotika, psikotropika,

obat keras, dan kunci tempat penyimpanan narkotika dan psikotropika.

e. Pada penyerahan resep, narkotika, psikotropika dan obat keras serta kunci

tersebut, dibuat berita acara serah terima dengan Kepala Dinas Kesehatan

Kabupaten/Kota setempat.


12


Penunjukkan Apoteker Pendamping dan Apoteker Pengganti harus

dilaporkan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan tembusan

kepada Kepala Dinas Kesehatan Propinsi setempat.

Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan No.

922/MENKES/PER/X/1993 menjelaskan jika pengalihan tanggung jawab

pengelolaan kefarmasian yang disebabkan karena penggantian Apoteker

Pengelola Apotik kepada Apotek Pengganti, wajib dilakukan serah terima resep,

narkotika, obat dan perbekalan farmasi lainnya serta kunci-kunci tempat

penyimpanan narkotika dan psikotropika. Serah terima tersebut dibuat Berita

Acara Serah Terima yang dibuat rangkap empat dan ditandatangani kedua belah

pihak yang melakukan serah terima.

2.9 Pencabutan Surat Izin Apotek

Menurut Keputusan Menteri Kesehatan RI No.1332/MENKES/SK/X/2002

tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek, Kepala Suku Dinas

Kesehatan Kota/Kabupaten dapat mencabut Surat Izin Apotek apabila:

a. Apoteker tidak lagi memenuhi kewajibannya untuk menyediakan,

menyimpan dan menyerahkan sediaan farmasi yang bermutu baik dan

keabsahannya terjamin.

b. Apoteker Pengelola Apotek berhalangan melakukan tugasnya lebih dari dua

tahun secara terus menerus.

c. Terjadi pelanggaran terhadap Undang-Undang tentang Narkotika, Undang-

Undang Obat Keras, dan Undang-Undang tentang Kesehatan.

d. Surat Izin Praktek Apoteker Pengelola Apotek dicabut.

e. Apotek tidak dapat lagi memenuhi persyaratan mengenai kesiapan tempat

pendirian apotek, serta kelengkapan sediaan farmasi dan perbekalan lainnya

baik merupakan milik sendiri atau pihak lain.

Pelaksanaan pencabutan surat izin apotek dilaksanakan setelah

dikeluarkan :


13


a. Peringatan secara tertulis kepada APA sebanyak 3 (tiga) kali berturut-turut

dengan tenggang waktu masing-masing 2(dua) bulan dengan menggunakan

contoh Formulir Model APT-12.

b. Pembekuan izin apotek untuk jangka waktu selama-lamanya 6 (enam) bulan

sejak dikeluarkannya penetapan pembekuan kegiatan Apotek dengan

menggunakan Formulir Model APT-13.

Pembekuan Izin Apotek sebagaimana dimaksud dalam huruf (b) di atas,

dapat dicairkan kembali apabila apotek telah membuktikan memenuhi seluruh

persyaratan sesuai dengan ketentuan dalam Peraturan ini dengan menggunakan

contoh Formulir Model APT-14. Pencairan Izin Apotek yang dimaksud dilakukan

setelah menerima laporan pemeriksaan dari Tim Pemeriksaan Dinas Kesehatan

Kabupaten/Kota setempat.

Apabila Surat Izin Apotek dicabut, Apoteker Pengelola Apotek atau

Apoteker Pengganti wajib mengamankan perbekalan farmasi sesuai peraturan

perundang-undangan yang berlaku. Pengamanan yang dimaksud wajib mengikuti

tata cara sebagai berikut :

a. Dilakukan inventarisasi terhadap seluruh persediaan narkotika, obat keras

tertentu, dan obat lain serta seluruh resep yang tersedia di apotek.

b. Narkotika, psikotropika dan resep harus dimasukkan dalam tempat yang

tertutup dan terkunci.

c. Apoteker Pengelola Apotek wajib melaporkan secara tertulis kepada Kepala

Wilayah Kantor Kementeriaan Kesehatan atau petugas yang diberi wewenang

olehnya, tentang penghentian kegiatan disertai laporan inventarisasi yang

dimaksud dalam huruf (a).

2.10 Sediaan Farmasi

Sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional dan kosmetik.

Untuk menjaga keamanan penggunaan obat oleh masyarakat, maka pemerintah

menggolongkan obat menjadi obat bebas, obat bebas terbatas, obat keras, serta

narkotik dan psikotropik.


14


2.10.1 Obat bebas (Departemen Kesehatan RI, 2006)

Obat bebas adalah obat tanpa peringatan, yang dapat diperoleh tanpa resep

dokter. Tanda khusus yang terdapat pada obat bebas adalah lingkaran bulat

berwarna hijau dengan garis tepi hitam seperti dapat dilihat pada Gambar 2.1.

Gambar 2.1 Penandaan obat bebas

2.10.2 Obat bebas terbatas (Departemen Kesehatan RI, 2006)

Obat bebas terbatas adalah obat dengan peringatan, yang dapat diperoleh

tanpa resep dokter. Tanda khusus yang terdapat obat bebas terbatas adalah

lingkaran bulat berwarna biru dengan garis tepi hitam seperti dapat dilihat pada

Gambar 2.2.

Gambar 2.2 Penandaan obat bebas terbatas

2.10.3 Obat keras daftar G (Departemen Kesehatan RI, 2006)

Obat keras adalah obat yang dapat diperoleh dengan resep dokter. Tanda

pada obat keras berupa lingkaran bulat berwarna merah dengan garis tepi hitam

dengan huruf K yang menyentuh garis tepi, seperti dapat dilihat pada Gambar

2.3., dan harus mencantumkan kalimat “Harus dengan resep dokter”.

Gambar 2.3 Penandaan obat keras

2.10.4 Narkotika (Undang-undang nomor 35 Tahun 2009)

Narkotika adalah zat atau obat yang berasal dari tanaman atau bukan

tanaman, baik sintetis maupun semisintetis, yang dapat menyebabkan penurunan

atau perubahan kesadaran, hilangnya rasa, mengurangi sampai menghilangkan


15


rasa nyeri, dan dapat menimbulkan ketergantungan. Penandaan obat narkotika

dapat dilihat pada Gambar 2.4.

Gambar 2.4 Penandaan obat narkotika

Narkotika dibagi ke dalam tiga golongan yaitu :

a. Narkotika Golongan I

Narkotika Golongan I dilarang digunakan untuk kepentingan pelayanan

kesehatan. Narkotika golongan I dalam jumlah terbatas hanya digunakan

untuk kepentingan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi untuk

reagensia diagnostik dan reagensia laboratorium setelah mendapatkan

persetujuan Menteri atas rekomendasi dari Kepala Badan Pengawas Obat dan

Makanan. Contoh : Tanaman Papaver somniferum, opium, kokain, heroin,

psilosibin, amfetamin.

b. Narkotika Golongan II

Contoh : Difenoksilat, metadon, morfin, petidin.

c. Narkotika Golongan III

Contoh : Kodein, dihidrokodein, norkodein.

Menurut Undang-undang nomor 5 Tahun 1997, psikotropika adalah zat

atau obat, baik alamiah maupun sintetis bukan narkotika, yang berkhasiat

psikoaktif melalui pengaruh selektif pada susunan saraf pusat yang menyebabkan

perubahan khas pada aktivitas mental dan perilaku. Psikotropika digolongkan

menjadi empat golongan.

a. Psikotropika golongan I, contohnya psilosibin, dan lisergida;

b. Psikotropika golongan II, contohnya amfetamin, deksamfetamin,

metamfetamin, dan sekobarbital;

c. Psikotropika golongan III, contohnya amobarbital, pentazosin, pentobarbital,

dan siklobarbital;

d. Psikotropika golongan IV, contohnya alobarbital, alprazolam, barbital,

diazepam, dan fenobarbital.


16


2.11 Pelayanan Kefarmasian di Apotek

Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor

1027/MENKES/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek,

Pelayanan Kefarmasian (Pharmaceutical care) adalah bentuk pelayanan dan

tanggung jawab langsung profesi apoteker dalam pekerjaan kefarmasian untuk

meningkatkan kualitas hidup pasien. Pelayanan kefarmasian pada saat ini telah

bergeser orientasinya dari obat ke pasien yang mengacu kepada pelayanan

kefarmasian (pharmaceutical care). Kegiatan pelayanan kefarmasian yang semula

hanya berfokus pada pengelolaan obat sebagai komoditi, sekarang menjadi

pelayanan yang komprehensif dengan tujuan untuk meningkatkan kualitas hidup

dari pasien. Pelayanan kefarmasian di dalam Keputusan Menteri Kesehatan RI

Nomor 1027/MENKES/SK/IX/2004, terdiri dari pelayanan resep, pemberian

informasi obat, konseling, pemantauan penggunaan obat, promosi dan edukasi,

serta Pelayanan Residensial (Home Care).

2.11.1 Pelayanan Resep

a. Skrining resep

Apoteker melakukan skrining resep meliputi persyaratan administratif

(nama,SIP dan alamat dokter, tanggal penulisan resep, tanda tangan/paraf dokter

penulis resep, nama, alamat, umur, jenis kelamin, dan berat badan pasien),

kesesuaian farmasetik (bentuk sediaan, dosis, potensi, stabilitas, inkompatibilitas,

cara dan lama pemberian), pertimbangan klinis (adanya alergi, efek samping,

interaksi, kesesuaian dosis, durasi, jumlah obat dan lain-lain).

b. Penyiapan obat

Penyiapan obat terdiri dari peracikan, penulisan etiket, pengemasan, serta

penyerahan obat. Peracikan merupakan kegiatan menyiapkan, menimbang,

mencampur, mengemas dan memberikan etiket pada wadah. Dalam

melaksanakan peracikan obat harus dibuat suatu prosedur tetap dengan

memperhatikan dosis, jenis dan jumlah obat serta penulisan etiket yang benar.

Penulisan etiket harus jelas dan dapat dibaca. Obat hendaknya dikemas dengan

rapi dalam kemasan yang cocok sehingga terjaga kualitasnya. Sebelum obat


17


diserahkan pada pasien, harus dilakukan pemeriksaan akhir terhadap kesesuaian

antara obat dengan resep. Penyerahan obat dilakukan oleh apoteker disertai

pemberian informasi obat dan konseling kepada pasien.

2.11.2 Pemberian Informasi Obat

Apoteker harus memberikan informasi yang benar, jelas dan mudah

dimengerti, akurat, tidak bias, etis, bijaksana, dan terkini. Informasi obat pada

pasien sekurang-kurangnya meliputi cara pemakaian obat, cara penyimpanan

obat, jangka waktu pengobatan, aktivitas serta makanan dan minuman yang harus

dihindari selama terapi.

2.11.3 Konseling

Konseling adalah suatu proses komunikasi dua arah yang sistematik

antara apoteker dan pasien untuk mengidentifikasi dan memecahkan masalah yang

berkaitan dengan obat dan pengobatan. Apoteker harus memberikan konseling,

mengenai sediaan farmasi, pengobatan dan perbekalan kesehatan lainnya,

sehingga dapat memperbaiki kualitas hidup pasien atau yang bersangkutan

terhindar dari bahaya penyalahgunaan atau penggunaan salah sediaan farmasi

atau perbekalan kesehatan lainnya. Untuk penderita penyakit tertentu seperti

kardiovaskular, diabetes, TBC, asthma, dan penyakit kronis lainnya, apoteker

harus memberikan konseling secara berkelanjutan.

2.11.4 Pemantauan Penggunaan Obat

Setelah penyerahan obat kepada pasien, apoteker harus melaksanakan

pemantauan penggunaan obat, terutama untuk pasien tertentu seperti

cardiovascular, diabetes , TBC, asma, dan penyakit kronis lainnya. Pemantauan

dilakukan terhadap khasiat obat serta efek samping yang kemungkinan dapat

terjadi.

2.11.5 Promosi dan Edukasi

Dalam rangka pemberdayaan masyarakat, apoteker harus berpartisipasi

secara aktif dalam promosi dan edukasi. Apoteker ikut membantu diseminasi


18


informasi, antara lain dengan penyebaran leaflet / brosur, poster, penyuluhan, dan

lain-lainnya.

2.11.6 Pelayanan Residensial (Home Care)

Pelayanan residensial (Home care) adalah pelayanan apoteker sebagai care

giver dalam pelayanan kefarmasian di rumah-rumah khususnya untuk kelompok

lansia dan pasien dengan pengobatan terapi kronis lainnya. Apoteker sebagai care

giver diharapkan juga dapat melakukan pelayanan kefarmasian yang bersifat

kunjungan rumah, khususnya untuk kelompok lansia dan pasien dengan

pengobatan penyakit kronis lainnya. Untuk aktivitas ini apoteker harus membuat

catatan berupa catatan pengobatan (medication record).

2.12 Pengelolaan Narkotika

Narkotika hanya dapat bertujuan untuk kepentingan pelayanan kesehatan

dan/atau pengembangan ilmu pengetahuan. Menurut Undang-undang Nomor 22

tahun 1997 tentang Narkotika, pengaturan narkotika bertujuan untuk menjamin

ketersediaan narkotika untuk kepentingan pelayanan kesehatan dan/atau

perkembangan ilmu pengetahuan, mencegah terjadinya penyalahgunaan

narkotika, serta memberantas peredaran gelap narkotika.

Apotek merupakan salah satu sarana kesehatan yang dapat melakukan

penyerahan narkotika. Apotek dapat menyerahkan narkotika kepada rumah sakit,

puskesmas, apotek lainnya, balai pengobatan, dokter dan pasien. Apotek hanya

dapat menyerahkan narkotika kepada pasien berdasarkan resep dokter.

Pengelolaan narkotika di apotek meliputi pemesanan, penyimpanan,

pelayanan/penyerahan, pemusnahan, pencatatan dan pelaporan serta dokumentasi.

2.12.1 Pengadaan/Pemesanan Narkotika

Apoteker hanya dapat memesan narkotika melalui Pedagang Besar

Farmasi (PBF) yang telah ditunjuk khusus oleh Menteri, yaitu PT. Kimia Farma

dengan tujuan untuk memudahkan pengawasan peredaran narkotika. Pemesanan

narkotika dilakukan dengan membuat surat pesanan narkotika asli yang

ditandatangani oleh Apoteker Penanggungjawab Apotek di Apotek yang


19


dilengkapi dengan nama, nomor Surat Izin Praktek Apoteker (SIPA) di apotek,

tanggal dan nomor surat, alamat lengkap dan stempel apotek. Satu surat pesanan

hanya untuk satu jenis narkotika. Contoh surat pesanan narkotika dapat dilihat

pada Lampiran 12.

2.12.2 Penyimpanan Narkotika (Departemen Kesehatan, 1978)

Bedasarkan Permenkes Nomor 28/MENKES/PER/V/1978 tentang

penyimpanan narkotika, apotek harus memiliki tempat khusus untuk penyimpanan

narkotika yang memenuhi persyaratan sebagai berikut :

a. Harus dibuat seluruhnya dari kayu atau bahan lain yang kuat

b. Harus mempunyai kunci yang kuat

c. Dibagi dua masing-masing dengan kunci yang berlainan; bagian pertama

dipergunakan untuk menyimpan morfina, petidina, dan garam-garamnya serta

persediaan narrkotika lainnya yang dipakai sehari-hari

d. Apabila tempat khusus tersebut berupa lemari berukuran kurang dari 40 x 80

x 100 cm, maka lemari tersebut harus dibaut pada tembok atau lantai.

e. Lemari harus dikunci dengan baik.

f. Lemari khusus tidak boleh dipergunakan untuk menyimpan barang lain selain

narkotika.

g. Anak kunci lemari khusus harus dikuasai oleh penanggung jawab atau

pegawai lain yang dikuasakan.

h. Lemari khusus harus ditaruh di tempat yang aman dan tidak terlihat oleh

umum.

2.12.3 Pelayanan/ penyerahan Narkotika

Menurut Undang-undang nomor 35 tahun 2009 pasal 43, Apotek hanya

dapat melakukan penyerahan narkotika kepada rumah sakit, pusat kesehatan

masyarakat, apotek lainnya, balai pengobatan, dokter, dan pasien. Apotek hanya

dapat menyerahkan narkotika kepada pasien berdasarkan resep dari dokter.

Apotek dilarang mengulangi menyerahkan narkotika atas dasar resep yang sama

dari seorang dokter atau atas dasar salinan resep dokter (Undang-Undang Nomor

9 tahun 1976 Pasal 7). Pada resep narkotika yang baru dilayani sebagian, apotek


20


boleh membuat salinan resep tetapi salinan resep tersebut hanya boleh dilayani di

apotek yang menyimpan resep asli.

2.12.4 Pemusnahan Narkotika

Tujuan dilakukannya pemusnahan narkotika adalah untuk menghapus

pertanggungjawaban apoteker terhadap pengelolaan narkotika, menjamin

narkotika yang sudah tidak memenuhi persyaratan dikelola sesuai dengan standar

yang berlaku, dan mencegah penyalahgunaan bahan narkotika serta mengurangi

resiko terjadinya penggunaan obat yang substandar (Departemen Kesehatan RI,

2008).

Berdasarkan Undang-undang nomor 22 tahun 1997 tentang Narkotika

Pasal 60, pemusnahan narkotika dilakukan dalam hal diproduksi tanpa memenuhi

standar dan persyaratan yang berlaku dan/atau tidak dapat digunakan dalam

proses produksi, kadaluarsa, tidak memenuhi syarat untuk digunakan pada

pelayanan kesehatan dan/atau berkaitan untuk pengembangan ilmu pengetahua,;

atau berkaitan dengan tindak pidana.

Pemusnahan yang dilakukan oleh apotek dengan membuat berita acara

pemusnahan narkotika dan dilaporkan kepada pihka-pihak yang terkait.

Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

No.28/MENKES/PER/I/1978 Tentang Penyimpanan Narkotika dan Undang-

Undang nomor 22 tahun 1997 tentang Narkotika, berita acara pemusnahan

memuat :

a. Keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun pemusnahan

b. Nama pemegang izin khusus, apoteker pimpinan apotek dan dokter pemilik

narkotika;

c. Nama seorang saksi dari pemerintah dan seorang saksi dari perusahaan atau

badan tersebut.

d. Nama dan jumlah narkotika yang dimusnahkan.

e. Cara pemusnahan.

f. Tanda tangan penanggung jawab apotek/ pemegang izin khusus, dokter

pemilik narkotika dan saksi-saksi.


21


Berita acara pemusnahan tersebut dikirimkan kepada dibuat rangkap empat

untuk ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, Kepala Dinas

Kesehatan Propinsi, Kepala Balai Pengawasan Obat dan Makanan, dan satu

disimpan sebagai arsip di apotek.

2.12.5 Pencatatan dan Pelaporan Narkotika

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 35 tahun 2009 tentang Narkotika,

apotek wajib membuat, menyampaikan, dan menyimpan laporan berkala

mengenai pemasukan dan/atau pengeluaran narkotika yang berada dalam

penguasaannya. Pelaporan penggunaan narkotika telah dikembangkan dalam

bentuk perangkat lunak atau program Sistem Pelaporan Narkotika dan

Psikotropika (SIPNAP) sejak tahun 2006 oleh Kementerian Kesehatan. Sistem

Pelaporan Narkotika dan Psikotropika (SIPNAP) adalah sistem yang mengatur

pelaporan penggunaan Narkotika dan Psikotropika dari Unit Layanan (Puskesmas,

Rumah Sakit dan Apotek) ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan

menggunakan pelaporan elektronik selanjutnya Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota

melaporkan ke tingkat yang lebih tinggi (Dinkes Provinsi dan Ditjen Binfar dan

Alkes) melalui mekanisme pelaporan online yang menggunakan fasilitas internet.

Contoh form laporan penggunaan narkotika dapat dilihat pada Lampiran 13.

2.13 Pengelolaan Psikotropika

Menurut Undang-undang No. 5 tahun 1997 psikotropika adalah zat atau

obat, baik alamiah maupun sintetis bukan narkotika yang berkhasiat psikoaktif

melalui pengaruh selektif pada susunan saraf pusat yang menyebabkan perubahan

khas pada aktivitas mental dan perilaku. Psikotropika hanya dapat digunakan

untuk kepentingan pelayanan kesehatan dan atau ilmu pengetahuan.

Tujuan pengaturan di bidang psikotropika adalah untuk menjamin

ketersediaan psikotropika guna kepentingan pelayanan kesehatan dan ilmu

pengetahuan, mencegah terjadinya penyalahgunaan psikotropika, serta

memberantas peredaran gelap psikotropika.


22


2.13.1 Pemesanan Psikotropika

Pemesanan psikotropika dilakukan dengan menggunakan Surat Pesanan

Psikotropika yang ditandatangani oleh APA dengan mencantumkan nomor SIK

(Lampiran 10). Surat pesanan tersebut dibuat rangkap tiga dan setiap surat dapat

digunakan untuk memesan beberapa jenis psikotropika.

2.13.2 Penyimpanan Psikotropika

Penyimpanan psikotropika belum diatur di dalam perundang-undangan

atau peraturan lainnya. Untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan psikotropika

maka sebaiknya obat golongan psikotropika disimpan pada rak atau lemari

khusus.

2.13.3 Penyerahan Psikotropika

Penyerahan psikotropika oleh apotek hanya dapat dilakukan kepada apotek

lain, rumah sakit, puskesmas, balai pengobatan, dokter dan pasien. Penyerahan

psikotropika oleh apotek dilaksanakan berdasarkan resep dokter.

2.13.4 Pemusnahan Psikotropika

Pada Undang-undang No. 5 tahun 1997 pasal 53disebutkan bahwa

pemusnahan psikotropika dilaksanakan dalam hal berhubungan dengan tindak

pidana, diproduksi tanpa memenuhi standar dan persyaratan yang berlaku dan/atau

tidak dapat digunakan dalam proses produksi psikotropika, kadaluwarsa, dan tidak

memenuhi syarat untuk digunakan pada pelayanan kesehatan dan/atau untuk

kepentingan ilmu pengetahuan. Setiap pemusnahan psikotropika, wajib dibuatkan

berita acara.

2.13.5 Pelaporan Psikotropika

Apotek berkewajiban menyusun dan mengirimkan laporan bulanan

melalui perangkat lunak atau program Sistem Pelaporan Narkotika dan

Psikotropika (SIPNAP). Mekanisme pelaporan psikotropika sama dengan

pelaporan narkotika. Contoh form laporan penggunaan psikotropika dapat dilihat

pada Lampiran 11.


23


2.14 Pengadaan Persediaan Apotek

Pengadaan persediaan farmasi merupakan kegiatan untuk memenuhi

kebutuhan perbekalan farmasi berdasarkan fungsi perencanaan dan penganggaran.

Tujuan pengadaan adalah memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan dalam

jumlah yang cukup dengan kualitas harga yang dapat dipertanggungjawabkan

dalam waktu dan tempat tertentu secara efektif dan efisien menurut tata cara dan

ketentuan yang berlaku (Quick, 1997). Pengadaan harus memenuhi beberapa

syarat, yaitu (Seto, Yunita&Lily, 2004) :

a. Doematig, artinya sesuai tujuan/sesuai rencana. Pengadaan harus sesuai

kebutuhan yang sudah direncanakam sebelumnya.

b. Rechtmatig, artinya sesuai hak/sesuai kemampuan.

c. Wetmatig, artinya sistem/cara pengadaannya harus sesuai dengan ketentuan-

ketentuan yang berlaku.

Secara umum, jenis pengadaan berdasarkan waktu terdiri dari (Quick,

1997) :

a. Annual purchasing, yaitu pemesanan dilakukan satu kali dalam satu tahun.

b. Scheduled purchasing, yaitu pemesanan dilakukan secara periodik dalam

waktu tertentu misalnya mingguan, bulanan, dan sebagainya.

c. Perpetual purchasing, yaitu pemesanan dilakukan setiap kali tingkat

persediaan rendah.

d. Kombinasi antara annual purchasing, scheduled purchasing, dan perpetual

purchasing. Pengadaan dengan pemesanan yang bervariasi waktunya seperti

cara ini dapat diterapkan tergantung dari jenis obat yang dipesan. Misalnya,

obat impor dari suatu negara dimana devaluasi mata uang menjadi masalah

utama, atau obat berharga murah yang jarang digunakan cukup dipesan sekali

dalam setahun saja. Obat-obatan yang relatif slow moving tetapi digunakan

secara reguler dapat dipesan secara periodik setiap tahun (scheduled

purchasing), dan obat-obatan yang banyak diminati dan obat-obatan yang

harganya sangat mahal maka pemesanan dilakukan secara perpetual

purchasing.


24


Setelah menentukan jenis pengadaan yang akan diterapkan berdasarkan

frekuensi dan waktu pemesanan, maka pengadaan barang di apotek dapat

dilakukan dengan berbagai cara, yaitu (Seto, Yunita&Lily, 2004) :

a. Pembelian kontan

Dalam pembelian kontan, pihak apotek langsung membayar harga obat yang

dibeli dari distributor. Biasanya dilakukan oleh apotek yang baru dibuka

karena untuk melakukan pembayaran kredit apotek harus menunjukkan

kemampuannya dalam menjual.

b. Pembelian kredit

Pembelian kredit adalah pembelian yang pembayarannya dilakukan pada

waktu jatuh tempo yang telah ditetapkan, misalnya 30 hari setelah obat

diterima apotek.

c. Pembelian konsinyasi (titip jual)

Pembelian konsinyasi adalah titipan barang dari pemilik kepada apotek,

dimana apotek bertindak sebagai agen komisioner yang menerima komisi bila

barang tersebut terjual. Bila barang tersebut tidak terjual sampai batas waktu

kadaluarsa atau waktu yang telah disepakati maka barang tersebut dapat

dikembalikan pada pemiliknya.

2.15 Pengendalian Persediaan Apotek

Pengendalian persediaan berhubungan dengan aktivitas dalam pengaturan

persediaan obat di apotek untuk menjamin kelancaran pelayanan pasien secara

efektif dan efisien. Unsur dari pengendalian persediaan mencakup penentuan cara

pemesanan atau pengadaan hingga jumlah persediaan yang optimum dan yang

harus ada di apotek untuk menghindari kekosongan persediaan. Parameter –

parameter dalam pengendalian persediaan adalah konsumsi rata-rata, lead time,

safety stock, persediaan minimum, persediaan maksimum, dan perputaran

persediaan. Diagram model pengendalian persediaan dapat dilihat pada Gambar

2.5.


25


a. Konsumsi rata-rata

Konsumsi rata-rata sering juga disebut permintaan (demand). Permintaan

yang diharapkan pada pemesanan selanjutnya merupakan variabel kunci yang

menentukan berapa banyak stok barang yang harus dipesan (Quick, 1997).

b. Lead Time (Waktu Tunggu)

Lead time merupakan waktu tenggang yang dibutuhkan mulai dari

pemesanan sampai dengan penerimaan barang dari suplier yang telah ditentukan.

Lead time ini berbeda-beda untuk setiap suplier. Faktor-faktor yang dapat

berpengaruh pada lead time adalah jarak antara suplier dengan apotek, jumlah

pesanan, dan kondisi suplier (Quick, 1997).

c. Safety stock (Persediaan Pengaman)

Safety stock merupakan persediaan yang dicadangkan untuk kebutuhan

selama menunggu barang datang untuk mengantisipasi keterlambatan barang

pesanan atau untuk menghadapi suatu keadaan tertentu yang diakibatkan karena

perubahan pada permintaan misalnya karena adanya permintaan barang yang

meningkat secara tiba-tiba (karena adanya wabah penyakit) (Quick, 1997).

Safety stock dapat dihitung dengan rumus (Quick, 1997):

SS = LT x CA (2.1.)

Keterangan :

SS= Safety stock

LT = Lead Time

CA = konsumsi rata-rata

d. Persediaan minimum

Persediaan minimum merupakan jumlah persediaan terendah yang masih

tersedia. Apabila penjualan telah mencapai nilai persediaan minimum ini maka

pemesanan harus langsung dilakukan agar kontinuitas usaha dapat berlanjut. Jika

barang yang tersedia jumlahnya sudah kurang dari jumlah persediaan minimum

maka dapat terjadi stok kosong (Quick, 1997).


26


e. Persediaan maksimum

Persediaan maksimum merupakan jumlah persediaan terbesar yang telah

tersedia. Jika jumlah persediaan telah mencapai jumlah maksimum maka tidak

perlu lagi melakukan pemesanan untuk menghindari terjadinya stok mati yang

dapat menyebabkan kerugian (Quick, 1997). Rumus perhitungan persediaan

maksimum adalah (Quick, 1997):

Smax = Smin + (PP x CA) (2.2.)

Keterangan :

Smax = Persediaan maksimum

Smin = Persediaan minimum

PP = Periode pengadaan

CA = Konsumsi rata-rata

f. Perputaran persediaan

Perputaran persediaan menggambarkan jumlah siklus yang dialami barang

dari mulai pembelian hingga penjualan kembali. Jika suatu barang memiliki angka

perputaran persediaan yang besar maka barang tersebut dikategorikan sebagai

barang fast moving. Sebaliknya, jika angka perputaran persediaan suatu barang

terbilang kecil maka barang tersebut termasuk slow moving (Quick, 1997).

Perputaran persediaan dihitung dengan cara :

Perputaran persediaan = So+P-Sn (2.3.)

Sr

Keterangan :

So = Persediaan awal Sr = Persediaan rata-rata

P = Jumlah pembelian Sn = Persediaan Akhir

g. Jumlah pesanan (Economic Order Quantity / Economic Lot Size)

Di apotek, jumlah persediaan yang harus ada adalah persediaan untuk

jangka waktu tertentu dan disesuaikan dengan kebijakan pada pola kebutuhan.


27


Persediaan dirancang agar setiap saat harus tersedia dan sekaligus untuk

mengantisipasi permintaan yang tidak menentu, kemampuan suplier yang

terbatas, waktu tenggang pesanan yang tidak menentu, ongkos kirim mahal, dan

sebagainya. Faktor yang dipertimbangkan untuk membangun persediaan berkaitan

dengan biaya dan resiko penyimpanan, biaya pemesanan, dan biaya pemeliharaan

(Quick, 1997). Merancang jumlah persediaan dapat dilakukan dengan perhitungan

jumlah pesanan yang ekonomis atau dikenal dengan rumus Economic Order

Quality (EOQ) (Quick, 1997) :

EOQ = (2.4.)

Keterangan :

R = Jumlah kebutuhan dalam setahun

P = Harga barang / unit

S = Biaya memesan tiap kali pemesanan

I = % Harga persediaan rata-rata

h. ReOrder Point (ROP / Titik pemesanan)

Titik pemesanan merupakan saat dimana harus diadakan pemesanan

kembali sedemikian rupa sehingga kedatangan atau penerimaan barang yang

dipesan adalah tepat waktu, dimana persediaan di atas persediaan pengaman

(safety stock) sama dengan nol atau saat mencapai nilai persediaan minimum.

Pada keadaan khusus (mendesak), dapat dilakukan pemesanan langsung tanpa

harus menunggu hari pembelian yang telah ditentukan bersama antar apotek dan

suplier (Quick, 1997). Rumus perhitungan ROP adalah (Quick, 1997) :

ROP = SS + LT (2.5.)

Keterangan :

ROP = Recoder point SS = Safety stock

LT = Lead time


28


Gambar 2.5. Diagram model pengendalian persediaan

[Sumber : Quick, 1997]

2.15.2 Penentuan Prioritas Pengadaan

Dalam melakukan pengadaan dibutuhkan penentuan prioritas barang yang

akan dipesan. Pemilihan prioritas pengadaan dapat dilakukan dengan berbagai

metode.

Penyusunan prioritas dapat dilakukan dengan menggunakan metode

sebagai berikut (Quick, 1997):

a. Analisa VEN (Vital, Esensial, Non-esensial)

Metode ini mengelompokan obat berdasarkan nilai kepentingan dan

vitalitas obat terhadap pelayanan kesehatan untuk melayani permintaan untuk

pengobatan.

1) V (Vital)

Obat yang tergolong dalam kategori vital adalah obat untuk menyelamatkan

hidup manusia atau untuk pengobatan karena penyakit yang mengakibatkan

kematian. Pengadaan obat golongan ini diprioritaskan.


29


2) E (Esensial)

Kategori esensial digunakan untuk obat-obat yang banyak diminta untuk

digunakan dalam tindakan atau pengobatan penyakit terbanyak di masyarakat.

Dengan kata lain, obat-obat golongan ini adalah obat yang fast-moving.

3) N (Non-esensial)

Kategori non-esensial untuk obat-obat pelengkap yang sifatnya tidak esensial,

tidak digunakan untuk penyelamatan hidup maupun pengobatan penyakit

terbanyak, contohnya suplemen vitamin.

b. Analisa Pareto (ABC)

Analisa pareto disusun berdasarkan penggolongan persediaan yang

mempunyai nilai harga yang paling tinggi. Pareto membagi persediaan

berdasarkan atas nilai rupiah (volume persediaan yang dibutuhkan dalam satu

periode dikalikan harga per unit). Kriteria kelas dalam klasifikasi ABC adalah:

1) Kelas A

Persediaan yang memiliki volume rupiah yang tinggi. Kelas ini mewakili

sekitar 70 % dari total nilai persediaan, meskipun jumlahnya hanya sekitar

20% dari seluruh item. Kelas A memiliki dampak biaya yang tinggi

terhadap biaya pengadaan. Pengendalian khusus dilakukan secara intensif

(Seto, Yunita&Lily, 2004).

2) Kelas B

Persediaan yang memiliki volume rupiah yang menengah. Kelas ini

mewakili sekitar 20 % dari total nilai persediaan, meskipun jumlahnya hanya

sekitar 30 % dari seluruh item (Seto, Yunita&Lily, 2004).

3) Kelas C

Persediaan yang memiliki volume rupiah yang rendah. Kelas ini mewakili

sekitar 10% dari total nilai persediaan, tapi terdiri sekitar 50% dari

seluruh item (Seto, Yunita&Lily, 2004).

Analisis pareto dilakukan dengan menghitung nilai investasi dari tiap

sediaan obat dengan cara :

1) Menghitung total investasi tiap jenis obat.


30


2) Pengelompokan obat berdasarkan nilai investasi dan diurutkan mulai dari

nilai investasi terbesar hingga terkecil.

3) Syarat pengelompokan adalah sebagai berikut:

Kelompok A dengan nilai investasi 70% dari total investasi obat

keseluruhan;

Kelompok B dengan nilai investasi 20% dari total investasi obat

keseluruhan;

Kelompok C dengan nilai investasi 10% dari total investasi obat

keseluruhan.

c. Analisa VEN-ABC

Metode analisa ini mengkombinasi kedua metode sebelumnya. Dalam

metode ini pengelompokan barang berdasarkan volume dan nilai penggunaannya

selama periode waktu tertentu. Analisa VEN-ABC menggabungkan analisa

pareto dan VEN dalam suatu matriks sehingga analisa menjadi lebih tajam

(Quick, 1997). Matriks dapat dibuat sebagai berikut :

V E N

A VA EA NA

B VB EB NB

C VC EC NC

Gambar 2.6. Matriks analisa VEN-ABC

Matriks tersebut dapat dijadikan dasar dalam menetapkan prioritas

untuk menyesuaikan anggaran atau perhatian dalam pengelolaan persediaan.

Semua obat vital dan esensial dalam kelompok A, B, dan C harus tersedia. Tetapi

kuantitasnya disesuaikan dengan kebutuhan konsumen apotek. Untuk obat non-

esensial dalam kelompok A tidak diprioritaskan, sedangkan kelompok B dan C

pengadaannya disesuaikan dengan kebutuhan (Quick, 1997).


31


2.16 Strategi Pemasaran Apotek

Strategi pemasaran yang umumnya dilakukan oleh apotek adalah analisis

AIDA (Attention, Interest, Desire, Action). Analisis AIDA merupakan suatu

rangkaian proses dimulai dari menarik perhatian calon pembeli hingga pembeli

memutuskan untuk membeli di apotek.

2.16.1 Attention

Strategi ini merupakan upaya apotek untuk dapat menarik perhatian

pengunjung/konsumen, yang dapat dilakukan dengan:

a. Membuat desain eksterior apotek semenarik mungkin, seperti membuat papan

nama yang besar dan memasang neon box agar mudah terlihat oleh orang

yang lewat.

b. Mendesain bangunan agar terlihat menarik dan juga memperhatikan kondisi

ekonomi di lingkungan tempat pendirian apotek. Misalnya, jika apotek

berada di lingkungan daerah menengah ke atas, maka desainnya dapat dibuat

lebih mewah agar tampak meyakinkan pengunjung di lingkungan tersebut

bahwa obat yang dijual lengkap dan berkualiatas. Namun sebaliknya, apabila

apotek didirikan di lingkungan menengah ke bawah, maka desain yang

dipilih tidak perlu mewah agar tidak membuat pengunjung merasa enggan

atau ragu untuk datang karena memiliki sugesti obat yang dijual di apotek

tersebut mahal.

c. Menggunakan kaca transparan pada sisi depan apotek agar desain interior

apotek dapat terlihat dari luar.

2.16.2 Interest

Strategi ini bertujuan untuk menimbulkan keinginan pengunjung untuk

masuk ke dalam apotek, yang dapat dilakukan dengan cara menyusun obat fast

moving yang dipajang di ruang tunggu agar menarik untuk pembeli sehingga

dapat langsung terlihat oleh pengunjung saat memasuki apotek. Selain itu, obat

dapat disusun dengan menarik yaitu dengan memperhatikan warna kemasan dan

disusun berdasarkan efek farmakologis.


32


2.16.3 Desire

Langkah selanjutnya setelah pengunjung masuk ke dalam apotek adalah

menimbulkan keinginan mereka untuk membeli obat. Upaya yang dapat dilakukan

adalah melayani pengunjung dengan ramah, cepat tanggap dengan keinginan

pelanggan, meningkatkan kelengkapan obat, dan memberikan harga yang

bersaing.

2.16.4 Action

Setelah melalui beberapa tahap diatas, akhirnya pengunjung apotek

tersebut memutuskan mengambil sikap untuk menjadi pembeli obat di apotek.

Pada tahap ini pembeli akan merasakan sendiri pelayanan yang diberikan apotek.

Pelayanan yang dapat diberikan antara lain dengan menunjukkan kecepatan

pelayanan dan pemberian informasi yang diperlukan.



BAB 3

TINJAUAN KHUSUS APOTEK KIMIA FARMA

3.1 PT. Kimia Farma (Persero) Tbk.

3.1.1 Sejarah PT. Kimia Farma (Persero), Tbk.

Kimia Farma termasuk perintis di bidang industri farmasi di Indonesia.

Jumlah saham Kimia Farma yang terbesar dimiliki oleh Pemerintah (90%) dan

sisanya (10%) telah dilepas kepada masyarakat. Menurut sejarah perkembangan

industri farmasi di Indonesia, perusahaan kimia farma berasal dari nasionalisasi

perusahaan farmasi Belanda oleh Penguasa Perang Pusat berdasarkan Undang-

Undang No.74/ 1957 yang baru dilaksanakan pada tahun 1958.

Setelah nasionalisasi perusahaan-perusahaan swasta milik Belanda dapat

terlaksana, Penguasa Perang Pusat menyerahkan perusahaan-perusahaan swasta

milik Belanda kepada departemen-departemen sesuai dengan bidang usahanya

masing-masing. Berdasarkan SK Penguasa Perang Pusat No.

Kpts/Peperpu/0348/1958 dan SK Menkes No.58041/Kab/1958 dibentuk Bapphar

(Badan Pusat Penguasa Perusahaan “Farmasi Belanda”).

Berdasarkan Undang-undang No. 19/Prp/tahun 1960 tentang Perusahaan

Negara (PN) dan PP No.69 tahun 1961, Departemen Kesehatan Republik

Indonesia mengganti Bapphar menjadi Badan Pimpinan Umum (BPU) Farmasi

Negara dan membentuk beberapa PN Farmasi, yaitu PN Farmasi dan alat

kesehatan Radja Farma (Jakarta), PN Farmasi dan alat kesehatan Nurani Farma

(Jakarta), PN Farmasi dan alat kesehatan Nakula Farma (Jakarta), PN Bio Farma,

PN Farmasi dan alat kesehatan Bhineka Kina Farma (Bandung) dan PNF Sari

Husada (Yogyakarta), dan PN Farmasi dan alat kesehatan Kasa Husada

(Surabaya).

Pada tahun 1967 sesuai dengan Instruksi Presiden No. 17 yang dituangkan

dalam Peraturan Pemerintah No. 3 tahun 1969, bahwa PNF Nurani Farma, PNF

Bio Farma, PNF Radja Farma, PN Sari Husada, PN Bhineka Kina Farma, dan

PNF Nakula Farma dilebur menjadi PN Farmasi dan Alat Kesehatan Bhineka

Kimia Farma.



34

Pada tanggal 16 Agustus 1971, Perusahaan Negara Farmasi Kimia Farma

mengalami peralihan bentuk hukum menjadi Badan Usaha Milik Negara dengan

status sebagai Perseroan Terbatas, sehingga selanjutnya disebut PT Kimia Farma

(Persero). Berdasarkan Surat Menteri Negara Penanaman Modal dan Pembinaan

BUMN No. S-59/M-PM. BUMN/2000 tanggal 7 Maret 2000, PT. Kimia Farma

diprivatisasi. Sejak tanggal 4 Juli 2000, PT. Kimia Farma resmi terdaftar di Bursa

Efek Jakarta (BEJ) sebagai perusahaan publik dengan nama PT Kimia Farma

(Persero) Tbk. Untuk dapat mengelola perusahaan lebih terarah dan berkembang

dengan cepat, maka pada tanggal 4 januari 2002 Direksi PT. Kimia Farma

(Persero) Tbk mendirikan 2 (dua) anak perusahaannya yaitu PT. Kimia Farma

Apotek yang bergerak dibidang ritel farmasi dan PT. Kimia Farma Trading &

Distribution.

PT. Kimia Farma Apotek sampai saat ini telah memiliki 34 bisnis manajer

dan 394 apotek yang tersebar di seluruh Indonesia. Sedangkan PT. Kimia Farma

Trading & Distribution saat ini memiliki 3 wilayah pasar (Sumatra, DKI & Jawa

Tengah, dan Jawa Timur & Indonesia Wilayah Timur), dan 43 kantor cabang

yang tersebar diseluruh wilayah Indonesia.

3.1.2 Visi dan Misi

3.1.2.1 Visi

Komitmen pada peningkatan kualitas kehidupan, kesehatan dan

lingkungan.

3.1.2.2 Misi

1. Mengembangkan industri kimia dan farmasi dengan melakukan penelitian dan

pengembangan produk yang inovatif.

2. Mengembangkan bisnis pelayanan kesehatan terpadu (health care provider)

yang berbasis jaringan distribusi dan jaringan apotek.

3. Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia dan mengembangkan sistem

informasi perusahaan



35

3.2 PT. Kimia Farma Apotek

PT Kimia Farma Apotek merupakan anak perusahaan yang dibentuk oleh

PT Kimia Farma Tbk., untuk mengelola apotek-apotek milik perusahaan yang

ada. PT. Kimia Farma Apotek yang dahulu terkoordinasi dalam Unit Apotek

Daerah (UAD) sejak bulan Juli tahun 2004 dibuat dalam orientasi Bisnis Manajer

(BM) dan Apotek Pelayanan sebagai hasil restrukturisasi organisasi yang

dilakukan. Manajemen PT. Kimia Farma Apotek melakukan perubahan struktur

(restrukturisasi) organisasi dan sistem pengelolaan SDM dengan pendekatan

efisiensi, produktifitas, kompetensi dan komitmen dalam rangka mengantisipasi

perubahan yang ada.

Dalam upaya meningkatkan kontribusi penjualan untuk memperbesar

penjualan maka PT Kimia Farma Apotek hingga tahun 2012 telah mengelola

sebanyak 394 apotek yang tersebar diseluruh tanah air yang memimpin pasar

dibidang perapotekan dengan penguasaan pasar sebesar 19 % dari total penjualan

apotek dari seluruh Indonesia. Penambahan jumlah apotek yang terus

dikembangkan merupakan bagian dari strategi perusahaan dalam memanfaatkan

momentum pasar bebas, dimana pihak yang memiliki jaringan luas seperti Kimia

Farma akan diuntungkan. Apotek Kimia Farma melayani beberapa jenis

pelayanan, yaitu penjualan langsung, pelayanan resep dokter, penyediaan,

pelayanan praktek dokter, optik, dan pelayanan swalayan farmasi, serta pusat

pelayanan informasi obat.

Salah satu perubahan yang dilakukan adalah dengan mengubah persepsi dan

citra lama tentang Kimia Farma. Dengan konsep baru bahwa setiap apotek Kimia

Farma bukan lagi terbatas sebagai gerai untuk jual obat, tetapi menjadi pusat

pelayanan kesehatan yang didukung oleh berbagai aktivitas penunjang seperti

laboratorium klinik, optik, praktek dokter, dan gerai untuk obat-obatan tradisional

Indonesia. Perubahan yang dilakukan secara fisik antara lain dengan

memperbaharui penampilan eksterior dan interior dari Apotek Kimia Farma yang

tersebar di seluruh Indonesia. Bersamaan itu diciptakan pula budaya baru di

lingkungan setiap apotek untuk lebih berorientasi kepada pelayanan konsumen,

dimana setiap Apotek Kimia Farma haruslah mampu memberikan servis yang



36

baik, penyediaan obat yang baik dan lengkap, berikut pelayanan yang cepat dan

terasa nyaman.

Pada saat ini, unit Bisnis Manajer (BM) dan Apotek Pelayanan,

merupakan garda terdepan dari PT. Kimia Farma Apotek dalam melayani

kebutuhan obat kepada masyarakat. Unit BM membawahi beberapa Apotek

Pelayanan yang berada dalam suatu wilayah tertentu, dengan tugas menangani

administrasi permintaan barang dari apotek pelayanan yang berada di bawahnya,

administrasi pembelian/ pemesanan barang, administrasi piutang dagang,

administrasi hutang dagang dan administrasi perpajakan. Fokus dari Apotek

Pelayanan adalah pelayanan perbekalan farmasi dan informasi obat pasien,

sehingga layanan apotek yang berkualitas dan berdaya saing mendukung dalam

pencapaian laba melalui penjualan setinggi-tingginya.

3.2.1 Logo PT. Kimia Farma Apotek

Logo PT. Kimia Farma Apotek sama dengan PT. Kimia Farma (Persero)

Tbk, yaitu matahari dengan jenis huruf italic seperti dapat dilihat pada Gambar

3.1.

Gambar 3.1. Logo PT. Kimia Farma Apotek

3.2.1.1 Pengertian

Maksud dari simbol matahari tersebut adalah:

a. Paradigma baru

Matahari terbit adalah tanda memasuki babak baru kehidupan yang lebih baik

b. Optimis

Matahari memiliki cahaya sebagai sumber energi, cahaya tersebut adalah

penggambaran optimisme Kimia Farma dalam menjalankan bisnisnya.

c. Komitmen

Matahari selalu terbit dari timur dan tenggelam dari arah barat secara teratur

dan terus menerus memiliki makna adanya komitmen dan konsistensi dalam



37

menjalankan segala tugas yang diemban oleh Kimia Farma dalam bidang

farmasi dan kesehatan.

d. Sumber energi

Matahari sumber energi bagi kehidupan dan Kimia Farma baru memposisikan

dirinya sebagai sumber energi bagi kesehatan masyarakat.

e. Semangat yang abadi

Warna orange berarti semangat, warna biru berarti keabadian. Harmonisasi

antara kedua warna tersebut menjadi satu makna yaitu semangat yang abadi.

3.2.1.2 Jenis huruf

Dirancang khusus untuk kebutuhan Kimia Farma disesuaikan dengan nilai

dan citra yang telah menjadi energi bagi Kimia Farma, karena prinsip sebuah

identitas harus berbeda dengan identitas yang telah ada.

3.2.1.3 Sifat huruf

a. Kokoh

Memperlihatkan Kimia Farma sebagai perusahaan terbesar dalam bidang

farmasi yang memiliki bisnis hulu hilir dan merupakan perusahaan farmasi

pertama yang dimiliki Indonesia.

b. Dinamis

Dengan jenis huruf italic, memperlihatkan kedinamisan dan optimisme

c. Bersahabat

Dengan jenis huruf kecil dan lengkung, memperlihatkan keramahan Kimia

Farma dalam melayani konsumennya dalam konsep apotek jaringan. Konsep

apotek jaringan sendiri telah dicanangkan pada tahun 1998 yang artinya sudah

kurang lebih 14 tahun kebijakan itu diberlakukan untuk menjadikan beberapa

apotek bergabung ke dalam grup yang pada akhirnya diharapkan menjadi

suatu jaringan apotek yang kuat.

3.2.2 Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Apotek

PT Kimia Farma Apotek dikepalai oleh seorang Direktur Utama yang

membawahi dua direktur yaitu Direktur Operasional dan Direktur Pengembangan,

serta membawahi langsung tiga manajer yaitu Manajer SDM dan Umum, Manajer

Keuangan dan Akuntansi, serta Manajer IT. Direktur Operasional sendiri



38

membawahi tiga manajer, yaitu Manajer Operasional, Manajer Layanan dan

Logistik, dan Manajer Bisnis, sedangkan Direktur Pengembangan membawahi

Manajer Pengembangan Pasar.

Terdapat dua jenis apotek Kimia Farma, yaitu Apotek Administrator yang

sekarang disebut Bisnis Manajer (BM) dan Apotek Pelayanan. Bisnis Manajer

membawahi beberapa Apotek Pelayanan yang berada dalam suatu wilayah. Bisnis

Manajer bertugas menangani pembelian, penyimpanan barang dan administrasi

apotek pelayanan yang berada dibawahnya. Dengan adanya konsep BM

diharapkan pengelolaan aset dan keuangan dari apotek dalam satu area menjadi

lebih efektif dan efisien, demikian juga kemudahan dalam pengambilan

keputusan-keputusan yang menyangkut antisipasi dan penyelesaian masalah.

Secara umum keuntungan yang diperoleh melalui konsep BM adalah

koordinasi modal kerja menjadi lebih mudah, apotek pelayanan akan lebih fokus

pada kualitas pelayanan sehingga mutu pelayanan akan meningkat yang

diharapkan akan berdampak pada peningkatan penjualan, merasionalkan jumlah

SDM terutama tenaga administrasi yang diharapkan berimbas pada efisiensi biaya

administrasi, serta meningkatkan penawaran dengan pemasok untuk memperoleh

sumber barang dagangan yang lebih murah.

Saat ini terdapat 34 Bisnis Unit yang membawahi 394 Apotek Kimia

Farma di seluruh Indonesia. Tiap-tiap Bisnis Manajer membawahi sejumlah

Apotek pelayanan yang berada di wilayah usahanya. Untuk Unit Bisnis

Jabodetabek terdapat lima Bisnis Manajer (BM) yaitu:

1. BM Jaya I, membawahi wilayah Jakarta Selatan dan Jakarta Barat dengan

BM di Apotek Kimia Farma No. 42, Kebayoran Baru, Jakarta Selatan

2. BM Jaya II, membawahi wilayah Jakarta Timur, Jakarta Pusat, Jakarta Utara,

dan Bekasi dengan BM di Apotek Kimia Farma No. 48, Matraman.

3. BM Bogor, membawahi wilayah Bogor, Depok, dan Sukabumi dengan BM di

Apotek Kimia Farma No. 7, Bogor.

4. BM Tangerang, membawahi wilayah Provinsi Banten dengan BM di Apotek

Kimia Farma No. 78, Tangerang.

5. BM Rumah Sakit di Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo.



39

Tiap-tiap Bisnis Manajer secara struktur organisasi langsung membawahi

para manajer apotek pelayanan. Selain itu Bisnis Manajer juga membawahi

supervisor akuntasi dan keuangan serta supervisor inventory. Masing-masing dari

bagian tersebut terdiri dari fungsi-fungsi yang menjalankan perannya masing-

masing.

3.3 Bisnis Manajer Jaya I

Bisnis Manajer Jaya I membawahi 14 (empat belas) apotek pelayanan di

wilayah Jakarta Selatan (Apotek Kimia Farma Radio Dalam, Apotek Kimia

Farma Pasar Minggu, Apotek Kimia Farma St. Hasanudin Kebayoran Baru,

Apotek Kimia Farma Bintaro Jaya, Apotek Kimia Farma Kemang Utara, Apotek

Kimia Farma Wolter Monginsidi, dan Apotek Kimia Farma Situgintung), di

wilayah Jakarta Barat (Apotek Kimia Farma Kebayoran Lama, Apotek Kimia

Farma D. Tondano Pejompongan, Apotek Kimia Farma S. Parman, Apotek Kimia

Farma K.S. Tubun, Apotek Kimia Farma Pos Pengumben, Apotek Kimia Farma

Tanjung Duren), dan di wilayah Depok (Apotek Kimia Farma Margonda Raya).

Bisnis Manajer Jaya I tersebut bertempat di Apotek Kimia Farma No.42, di Jalan

St. Hasanudin No.1 Kebayoran Baru, Jakarta Selatan.

Bisnis Manajer bertanggung jawab terhadap kegiatan pengadaan dan

administrasi atau ketatausahaan dari apotek-apotek pelayanan yang berada di

bawah pengelolaannya. Struktur organisasi Bisnis Manajer terdiri dari seorang

Manajer Bisnis yang membawahi supervisor pelayanan dan supervisor

administrasi dan keuangan. Tugas dan fungsi dari masing-masing bagian yang ada

dalam Bisnis manajer adalah sebagai berikut.

3.3.1 Manajer Bisnis

1. Memimpin bisnis apotek di daerahnya yang menjadi tanggung jawabnya untuk

mencapai kinerja (hasil usaha) secara efektif dan efisien, sesuai dengan sasaran

dan kebijakan yang digariskan Direksi PT. Kimia Farma Apotek.

2. Mengkoordinir, merencanakan, membina, serta mengendalikan pengelolaan

apotek pelayanan dalam groupnya, untuk mencapai kinerja masing-masing

apotek, secara efektif dan efisien.



40

3. Melaksanakan pengembangan usaha di daerahnya berkoordinasi dengan

manajer pelayanan dan pengembangan usaha.

3.3.2 Bagian Pengadaan/ Pembelian

Dipimpin oleh supervisor pengadaan yang bertanggung jawab langsung

pada Bisnis Manajer. Dalam melaksanakan tugasnya, bagian pembelian haruslah

merencanakan semua perbekalan farmasi yang akan dibeli secara cermat dan

sesuai dengan kebutuhan apotek-apotek pelayanan yang berada di bawah

pengelolaannya.

3.3.2.1 Tugas dan Fungsi Bagian Pembelian

1. Mendata kebutuhan barang berdasarkan Bon Permintaan Barang

Apotek (BPBA) yang dibuat oleh masing-masing apotek pelayanan

dan mengelompokkan berdasarkan distributornya.

2. Merencanakan dan membuat surat pesanan barang ke distributor yang

bersangkutan sesuai dengan BPBA yang diajukan oleh apotek

pelayanan.

3. Memilih distributor yang telah memiliki izin dari Kementerian

Kesehatan, serta memperhatikan mutu barang, pelayanan tepat waktu,

harga bersaing dan pembayaran lunak.

4. Menentukan dan melakukan negosiasi harga beli barang dan masa

pembayaran dengan distributor.

5. Memeriksa kembali harga dan diskon yang telah disepakati dengan

distributor.

6. Mengkonfirmasikan kembali ke distributor apabila barang yang

dipesan belum datang.

3.3.2.2 Tanggung Jawab Bagian Pembelian

1. Menentukan keputusan pembelian terhadap permintaan BPBA yang

diajukan oleh Apotek Pelayanan, dengan memperhatikan anggaran,

harga barang dan jenis barang yang diminta (fast moving/ slow

moving).

2. Bertanggung jawab terhadap perolehan harga beli.

3. Bertanggung jawab terhadap kelengkapan barang.



41

3.3.3 Bagian Keuangan

Bagian keuangan dijalankan oleh petugas kasir besar yang bertanggung

jawab kepada Bisnis Manajer.

3.3.3.1 Tugas kasir besar

1. Menyiapkan uang kecil untuk diserahkan ke kasir kecil.

2. Menerima setoran penjualan tunai berdasarkan bukti setoran kasir dari

Apotek Pelayanan.

3. Menerima hasil penagihan piutang dagang berupa uang tunai, cek atau

giro dari bagian penagihan.

4. Mengeluarkan uang untuk keperluan rutin dengan sepengetahuan/

perintah unit BM seperti: uang transpor, gaji pegawai, pembayaran

hutang dagang yang telah jatuh tempo, dan lain-lain.

5. Membuat laporan mingguan saldo kas/ bank

3.3.3.2 Tanggung jawab kasir besar

1. Menerima dan mengeluarkan uang (surat berharga) sesuai dengan

bukti-bukti dokumen yang sah dan disetujui oleh APA.

2. Menjaga dan memelihara keamanan dari risiko kehilangan dan

kerusakan uang (surat berharga).

3. Bertanggung jawab terhadap keuangan perusahaan.

3.3.4 Bagian Administrasi/ Ketatausahaan

Fungsi bagian administrasi/ ketatausahaan adalah sebagai pelaksana

pembuatan laporan akuntansi keuangan dan sebagai pengawas kesesuaian proses

pelaksanaan pengumpulan data, pencatatan, penyajian laporan dan pengarsipan

data dari seluruh fungsi kegiatan yang ada di apotek terhadap sistem yang berlaku

di apotek. Bagian ini dipimpin oleh seorang supervisor administrasi dan keuangan

yang bertanggung jawab kepada Bisnis Manajer. Supervisor administrasi dan

keuangan bertugas mengkoordinir semua kegiatan administrasi di apotek yang ada

dibawahnya, meliputi administrasi hutang dagang, administrasi piutang dagang,

administrasi kas bank, administrasi pajak, administrasi inkaso, dan administrasi

umum.



42

3.3.4.1 Administrasi hutang dagang

Bagian ini melaksanakan semua kegiatan administrasi pembelian barang di

apotek, yaitu:

1. Mencatat seluruh faktur pembelian di kartu hutang masing-masing

distributor sebagai hutang dagang.

2. Menerima kontrabon dari distributor (faktur asli, pajak, dan surat

pesanan) dan membuat tanda terima faktur untuk distributor seminggu

sebelum jatuh tempo pembayaran.

3. Mencocokkan salinan faktur dengan yang asli dan menyimpannya

sampai jatuh tempo.

4. Menyerahkan struk hutang dagang ke bagian keuangan untuk

dibuatkan bukti pengeluaran kas.

5. Melengkapi berkas-berkas seperti faktur asli, salinan faktur, SP

barang, dan bukti pengeluaran kas untuk diserahkan ke kasir besar.

6. Membuat laporan hutang dagang

7. Membuat laporan saldo mutasi hutang dagang.

3.3.4.2 Administrasi piutang dagang

Bagian ini melaksanakan semua kegiatan administrasi penjualan kredit di

apotek, kegiatannya meliputi:

1. Mengumpulkan faktur-faktur resep kredit setiap hari disertai faktur

penjualan, copy resep dan kuitansi dan mengelompokkannya

berdasarkan masing-masing debitur.

2. Membuat rekap tagihan perbulan untuk masing-masing debitur.

3. Membuat kuitansi penagihan perbulan untuk masing-masing debitur

(dibuat 5 rangkap yaitu 1 untuk bagian administrsi Inkaso, 1 lembar

untuk bagian administrasi piutang dagang dan 3 lembar untuk

ditagihkan kepada debitur).

4. Mencocokkan resep/ faktur penjualan kredit dengan data yang ada di

komputer.

5. Mencatat piutang dagang dalam kartu piutang dagang.

6. Membuat laporan piutang dagang setiap bulan.



43

3.3.4.3 Administrasi Pajak

Bagian administrasi pajak bertugas untuk mengurus seluruh administrasi

pajak yang ada di wilayah Bisnis Manajer Jaya I, meliputi pembuatan laporan

pajak setiap bulan untuk PPN (Pajak Pertambahan Nilai) dan laporan pajak setiap

bulan untuk PPH.

3.3.4.4 Administrasi Inkaso

Kegiatan bagian administrasi inkaso meliputi:

1. Bertanggung jawab menyimpan dan menerbitkan alat-alat tagih (dibuat oleh

bagian administrasi piutang dagang) yang terdiri dari rekap tagihan, kuitansi

penagihan dan bukti fotokopi resep kredit.

2. Setiap bulan, menerbitkan tagihan ke masing-masing debitur, kemudian

dibuat tanda terima kuitansi dari debitur.

3. Tanda terima kuitansi kemudian disimpan di map tunggu sampai jatuh tempo

pelunasan piutang tiba.

4. Setelah jatuh tempo, tanda terima kuitansi ditagihkan ke debitur oleh bagian

penagihan untuk dilunasi oleh debitur, hasil pelunasan diserahkan ke bagian

kasir besar.

5. Setelah dilunasi, bagian administrasi inkaso akan menerbitkan nota inkaso

sebagi bukti pelunasan piutang.

6. Setiap bulan dilakukan stok kuitansi untuk melihat apakah terdapat debitur

yang belum melunasi piutangnya.

3.3.4.5 Administrasi Kas Bank

Bagian ini bertugas untuk mencatat seluruh penerimaan dan pengeluaran

melalui kas atau bank. Kegiatannya adalah membuat laporan saldo kas/ bank

berdasarkan dokumen penjualan tunai dan penerimaan piutang, pembayaran

hutang dan dokumen biaya variabel dan biaya tetap.

3.3.4.6 Administrasi Umum

a. Umum

Bertugas menyiapkan bahan-bahan rapat, melakukan kegiatan surat

menyurat, serta bertanggung jawab terhadap seluruh barang inventaris

perusahaan.



44

b. SDM/ Kepegawaian

Bertugas membuat daftar gaji pegawai, IP (Iuran Pensiun), ISP (Iuran Sosial

Pensiun), Iuran Jamsostek, mengajukan kenaikan pangkat dan membuat surat

usulan kenaikan pangkat bagi pegawai.

c. IT (teknologi informasi) bertanggung jawab atas kelancaran sistem yang

digunakan di Bisnis Manajer Jaya I baik software maupun hardware.

3.4 Apotek Kimia Farma No. 55, Kebayoran Lama

3.4.1 Lokasi Apotek

Apotek Kimia Farma No. 55 merupakan salah satu apotek pelayanan dari

PT. Kimia Farma Apotek yang terletak di Jalan Kebayoran Lama No. 50, Jakarta

Barat. Apotek ini termasuk dalam unit administrasi Bisnis Manajer Jaya I (BM

Jaya I). Peta lokasi Apotek Kimia Farma No.55 dapat dilihat pada Lampiran 8.

Lokasi merupakan salah satu unsur penting yang harus diperhatikan dalam

pembuatan apotek. Apotek sebaiknya terletak pada daerah yang strategis dan

terjangkau oleh akses transportasi yang mudah. Apotek Kimia Farma No. 55

memiliki lokasi yang strategis dan mudah dijangkau karena terletak di tepi jalan

raya yang dilalui kendaraan dua arah, banyak dilalui oleh angkutan umum,

berdekatan dengan pemukiman penduduk, bank, klinik praktik dokter,

laboratorium klinik, pusat perbelanjaan, bengkel, sekolah, dan rumah makan.

Apotek Kimia Farma No. 55 terletak tepat di sisi perputaran jalan sehingga

memudahkan kendaraan untuk berputar arah dan singgah di apotek. Selain itu, di

apotek ini terdapat 7 (tujuh) praktik dokter yaitu praktik dokter umum, dokter

spesialis anak, dokter spesialis THT, dokter spesialis mata, dokter spesialis

kandungan, dokter spesialis kecantikan, dan dokter spesialis penyakit dalam

(internis).

3.4.2 Tata Ruang Apotek

Tata ruang merupakan unsur penting selain lokasi yang harus diperhatikan

dalam pembuatan apotek. Apotek Kimia Farma No. 55 mempunyai penataan

ruangan yang sedemikian rupa untuk memberikan kemudahan dan kenyamanan

bagi pelanggan dan karyawan apotek. Apotek Kimia Farma No. 55 memiliki area



45

parkir yang cukup luas. Bangunan apotek terdiri dari dua lantai, yaitu lantai dasar

yang digunakan untuk pelaksanaan teknis dan non teknis kefarmasian, termasuk

tersedia ruangan praktik dokter. Lantai dua merupakan ruangan Apoteker

Pengelola Apotek (APA). Namun, ruangan di lantai dua tersebut tidak terlalu

berfungsi secara maksimal sehingga kemungkinan akan dialihfungsikan untuk

kebutuhan lain. Denah Apotek Kimia Farma No.55 ditampilkan pada Lampiran 9.

Adapun pembagian ruang yang terdapat di dalam apotek antara lain:

3.4.2.1 Swalayan Farmasi

Swalayan farmasi berada di dekat ruang tunggu, ditata serapi dan

semenarik mungkin sehingga pasien tertarik untuk melihat-lihat produk atau

bahkan membeli barang-barang yang disajikan (obat-obat OTC, perbekalan

kesehatan rumah tangga seperti alat-alat mandi, kosmetik, sediaan herbal,

perlengkapan bayi, alat kesehatan, susu, suplemen makanan, dan minuman dalam

kemasan). Produk-produk yang diletakkan di swalayan farmasi dikelompokkan

berdasarkan kegunaan produk tersebut, misalnya obat batuk, obat penurun

demam, vitamin, suplemen makanan, kosmetika, alat kesehatan, sediaan untuk

mulut dan gigi, dan lain-lain. Selanjutnya, produk dari masing-masing kelompok

disusun menurut abjad atau diatur sedemikian rupa dengan gradasi warna tertentu

agar tampak menarik.

3.4.2.2 Ruang Tunggu

Ruang tunggu terdapat pada bagian depan, dilengkapi dengan tempat

duduk yang cukup banyak, pendingin ruangan, dan televisi sehingga dapat

memberikan kenyamanan bagi pasien yang menunggu resep. Ruang tunggu untuk

praktik dokter juga dilengkapi dengan fasilitas bermain untuk anak-anak karena di

Apotek Kimia Farma No. 55 terdapat praktik dokter spesialis anak.

3.4.2.3 Loket

Loket merupakan pembatas antara ruang tunggu dengan ruang penyiapan

obat, fungsi utamanya adalah sebagai tempat penerimaan resep, pembayaran

(kasir), dan penyerahan obat. Di samping itu, pada loket juga terdapat komputer

server yang digunakan untuk kepentingan administrasi apotek dan loket untuk




46

3.4.2.4 Ruang Penyiapan Resep, Ruang Peracikan, dan Rak Obat

Ruang penyiapan resep obat jadi dapat dilihat secara langsung oleh pasien,

tujuannya supaya pasien dapat secara langsung melihat pengerjaan resep dan

dapat mengerti bahwa pengerjaan suatu resep racikan membutuhkan waktu.

Pada ruang penyiapan resep terdapat meja segi empat yang digunakan

untuk membaca resep, menuliskan etiket, menulis kuitansi maupun copy resep,

dan pemeriksaan obat beserta etiket. Bagian bawah meja digunakan untuk

meletakkan obat-obat ethical yang berbentuk semi solid seperti salep dan krim,

serta suplemen berbentuk tablet effervescent. Di ruang penyiapan resep juga

terdapat meja peracikan, rak-rak obat ethical, lemari es, dan lemari narkotika yang

menempel pada dinding sebelah atas dan terkunci.

Meja peracikan digunakan untuk penggerusan dan pencampuran obat-obat

pulvis, kapsul racikan, salep, krim, dan sirup. Di sini terdapat alat-alat yang

dibutuhkan dalam proses peracikan, antara lain lumpang dan alu, gelas ukur,

timbangan dan anak timbangan, spatel logam, blender, ayakan, alat perekat

bungkus pulvis, dan lain-lain. Kertas pembungkus pulvis yang digunakan di

Apotek Kimia Farma dapat dilihat pada Lampiran 22. Pada bagian bawah meja

peracikan terdapat rak dan laci yang berisi bahan-bahan yang sering digunakan

dalam peracikan obat. Di samping kiri meja peracikan terdapat wastafel sehingga

memudahkan karyawan apotek untuk mencuci tangan sebelum dan sesudah

menyiapkan obat-obat, terutama untuk obat racikan. Di samping kanan meja

peracikan terdapat lemari narkotika yang menempel pada dinding sebelah atas dan

terdapat lemari es di bawah lemari narkotika tersebut.

Lemari es digunakan untuk menyimpan sediaan-sediaan yang membutuhkan

suhu penyimpanan antara 2–8C, antara lain suppositoria, tablet vaginal, ovula,

dan sebagainya. Lemari narkotika terbuat dari kayu dengan ukuran 40x80x100 cm

dan terdiri dari dua pintu menyamping. Masing-masing bagian lemari memiliki

pintu rangkap dua. Masing-masing pintu memiliki kunci yang berbeda. Dalam

lemari tersebut terdapat sediaan narkotika, seperti tablet codein, sirup codein, dan

tablet yang mengandung morfin.

Rak-rak penyimpanan obat ethical dipisahkan sesuai dengan indikasi

farmakologis, disusun secara alfabetis, dan dipisahkan sesuai dengan bentuk dan



47

kekuatan sediaan. Di ruangan ini juga terdapat rak khusus obat generik, obat

ASKES, dan obat dari Kimia Farma. Sediaan psikotropika diletakkan pada rak

tersendiri dan disusun secara alfabetis.

3.4.2.5 Ruang Apoteker Pengelola Apotek (APA)

Ruangan ini merupakan tempat Apoteker Pengelola Apotek melakukan

tugasnya, baik tugas administratif maupun manajerial. Ruangan APA terletak

pada lantai dua bangunan apotek, tetapi ruangan tersebut tidak berfungsi secara

maksimal.

3.4.2.6 Ruang Praktik Dokter

Ruang praktik dokter terletak pada bagian belakang bangunan apotek.

Ruang praktik dokter spesialis kandungan berada paling dekat dengan ruang

tunggu apotek. Ruang praktik dokter lainnya, yaitu ruang praktik dokter umum,

dokter spesialis anak, dokter spesialis kecantikan, dokter spesialis mata, dokter

spesialis THT, dokter spesialis kandungan, dan dokter spesialis penyakit dalam

terletak melingkar dengan ruang tunggu pada bagian tengahnya. Di ruang tunggu

tersebut terdapat fasilitas bermain untuk anak-anak.

3.4.2.7 Gudang

Gudang digunakan sebagai tempat penyimpanan obat yang berasal dari

gudang Bisnis Manajer Jaya I, Kebayoran Baru. Ruang gudang apotek terdapat di

antara ruang praktik dokter dan laboratorium klinik.

3.4.2.8 Ruang Penunjang

Ruang penunjang terdiri dari ruang tempat ibadah, dapur, toilet karyawan,

dan toilet pengunjung.

3.4.2.9.Ruang Laboratorium Klinik

Apotek Kimia Farma No. 55, Kebayoran Lama dilengkapi dengan

fasilitas laboratorium klinik yang dapat melayani pemeriksaan klinik untuk

pasien, seperti pemeriksaan darah, pemeriksaan gula darah, pemeriksaan

kolesterol, pemeriksaan urin, dan lain-lain. Ruang laboratorium klinik terletak di

sisi kanan ruang tunggu apotek.



48

3.4.3 Struktur Organisasi

Struktur organisasi yang baik, serta pembagian tugas, wewenang, dan

tanggung jawab yang jelas diperlukan agar kegiatan apotek dapat berjalan dengan

lancar sehingga memudahkan pengawasan. Apotek Kimia Farma No. 55 dipimpin

oleh seorang apoteker sebagai Apoteker Pengelola Apotek (APA) yang

bertanggung jawab terhadap keseluruhan kegiatan apotek. APA dibantu oleh dua

orang apoteker pendamping, beberapa asisten apoteker, beberapa juru resep, dan

karyawan apotek lain. Masing-masing Apoteker Pendamping dan Asisten

Apoteker bertanggung jawab pada rak-rak obat tertentu dalam rangka

perencanaan persediaan obat di apotek.

Sumber daya manusia yang terdapat di Apotek Kimia Farma No. 55

berjumlah 16 orang yang terdiri dari:

a. Apoteker Pengelola Apotek

b. Dua orang Apoteker Pendamping

c. Asisten Apoteker

d. Juru Resep

e. Kasir

f. Petugas kebersihan dan keamanan

Selain sumber daya manusia yang telah disebutkan di atas, terdapat 6

orang SPG (sales promotion girls) yang bertugas membantu penjualan obat pada

swalayan farmasi.

3.4.4 Tugas dan Tanggung Jawab Tenaga Kerja Apotek

Pembagian tugas dilakukan berdasarkan tanggung jawab yang disesuaikan

dengan keahlian dan kemampuan masing-masing tenaga kerja apotek. Untuk

dapat memberikan pelayanan yang baik dan terarah, diperlukan pembagian tugas

dan tanggung jawab yang jelas untuk setiap karyawan apotek. Personalia di

apotek terdiri dari:

3.4.4.1 Apoteker Pengelola Apotek (APA)

Apoteker Pengelola Apotek (APA) adalah Manajer Apotek Pelayanan

(MAP) yang memimpin sebuah apotek. Jabatan tersebut dipegang oleh seorang

apoteker yang telah mengucapkan sumpah apoteker, mempunyai Surat Izin



49

Praktek Apoteker (SIPA), dan Surat Izin Apotek (SIA). Seorang APA memiliki

wewenang dalam perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan operasional

apotek. Tugas dan tanggung jawab utama Apoteker Pengelola Apotek adalah

sebagai berikut:

1. Memimpin seluruh kegiatan di apotek sesuai dengan ketentuan dan

peraturan perundang-undangan yang berlaku

2. Membuat laporan pertanggungjawaban keuangan mengenai perkembangan

apotek kepada Manajer Unit Bisnis Jaya I secara berkala

3. Membuat rencana, kebijakan, dan strategi apotek, termasuk program kerja

dan anggaran belanja

4. Mengawasi dan berusaha meningkatkan pelayanan resep, mutu obat yang

dijual, dan pelaksanaan administrasi di apotek

5. Mengusahakan agar apotek yang dipimpinnya dapat memberi hasil yang

optimal dengan mutu yang baik

6. Memberikan tambahan pengetahuan dan pelatihan kepada karyawan

apotek dalam rangka meningkatkan kemampuan dan wawasan karyawan

7. Mengkoordinasikan pelaksanaan fungsi profesi kefarmasian di apotek

dengan memberikan bimbingan bagi seluruh sumber daya sesuai dengan

profesinya, untuk memastikan bahwa Apoteker Pengelola Apotek dapat

bekerja mengelola apotek sesuai dengan profesinya sebagai Apoteker

8. Mengelola dan mengawasi kegiatan operasional pelayanan farmasi di

apotek untuk memastikan pencapaian kinerja apotek dalam hal pelayanan

(tidak ada kesalahan obat dan keluhan pelanggan)

9. Memberikan pengarahan dan mengidentifikasi potensi seluruh Sumber

Daya Manusia (SDM) dalam kegiatan operasional apotek pelayanan di

bawah tanggung jawabnya untuk memastikan seluruh karyawan dapat

bekerja secara optimal sesuai dengan potensi dan tugasnya masing-masing

sehingga target apotek pelayanan dapat tercapai

10. Melakukan dan mengawasi pelaksanaan pemberian layanan swamedikasi

sesuai dengan profesinya untuk mempertahankan citra baik perusahaan

dan loyalitas pelanggan



50

11. Melakukan validasi penjualan dan stok opname untuk memastikan sistem

informasi berjalan dengan baik

12. Melakukan pemesanan narkotika dan psikotropika

3.4.4.2 Apoteker Pendamping

Dalam melakukan tugasnya, seorang APA dibantu oleh apoteker

pendamping. Apoteker pendamping diberikan wewenang dan tanggung jawab atas

pelaksanaan tugas pelayanan kefarmasian selama menggantikan APA yang

berhalangan hadir dalam melakukan tugasnya pada jam buka apotek. Berikut

adalah tugas dan tanggung jawab apoteker pendamping:

1. Menggantikan peran APA dalam mengawasi secara langsung pelayanan

dan teknis farmasi sesuai dengan kapasitas yang telah diberikan

2. Mengadakan pengawasan terhadap pelaksanaan peraturan pada setiap

fungsi kegiatan di apotek, seperti pengelolaan resep yang dilayani

terutama narkotika

3. Membantu APA dalam mengatur dan mengawasi administrasi keuangan

4. Memberikan saran demi peningkatan pelayanan apotek

5. Memberikan informasi obat kepada pasien, dokter, dan tenaga kesehatan

lainnya

3.4.4.3 Asisten Apoteker

Asisten apoteker berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku

berhak melakukan pekerjaan kefarmasian. Tugas dan tanggung jawab asisten

apoteker, yaitu:

1. Menerima resep dan memeriksa kelengkapan serta keabsahan resep sesuai

dengan peraturan kefarmasian

2. Memberikan harga pada setiap resep yang telah diperiksa

3. Menghitung dosis obat, melayani resep obat jadi, dan resep racikan

4. Menyiapkan dan mengemas obat, serta memberikan etiket

5. Memeriksa kebenaran obat yang akan diserahkan kepada pasien, meliputi

bentuk sediaan, jumlah obat, dan etiket yang mencantumkan nama pasien

dan obat, nomor resep, tanggal resep, dan cara pemakaian obat



51

6. Memberikan informasi tentang obat yang diserahkan, meliputi informasi

tentang cara penggunaan obat, aturan pakai, indikasi, kontra indikasi, dan

cara penyimpanan obat

7. Membuat salinan resep apabila resep hanya diambil sebagian atau atas

permintaan pasien untuk dokumentasi kesehatannya

8. Bertanggung jawab terhadap mutu obat dan pelayanan di apotek

9. Mengawasi dan bertanggung jawab terhadap pengadaan barang, meliputi

mencatat masuk dan keluarnya obat, menyusun serta menyimpan obat dan

perbekalan farmasi lainnya sesuai ketentuan yang berlaku di apotek

10. Mengisi Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) yang dilakukan sekali

dalam seminggu untuk diserahkan kepada Manajer Bisnis Jaya I

3.4.4.4 Juru Resep

Tugas dan tanggung jawab juru resep, antara lain:

1. Membantu asisten apoteker dalam pengambilan dan pengerjaan resep

racikan yang telah disiapkan oleh asisten apoteker sesuai dengan sediaan

yang diminta

2. Membuat obat-obat produksi sendiri sesuai buku standar atas petunjuk

atau di bawah pengawasan asisten apoteker atau apoteker, seperti

pembuatan larutan hidrogen peroksida 3% dan larutan karbogliserin

3. Bertanggung jawab atas keamanan obat/barang yang ada di ruang racik

4. Memelihara kebersihan peralatan dan ruang di apotek, terutama ruang

peracikan

3.4.4.5 Kasir

Tugas dan tanggung jawab seorang kasir di apotek yaitu:

1. Menerima pembayaran tunai kegiatan penjualan apotek serta menyimpan

hasil tersebut untuk selanjutnya diserahkan ke Manajer Bisnis Jaya I

setelah disetujui oleh Apoteker Pengelola Apotek

2. Membantu dalam menghargai resep apabila apotek dalam keadaan ramai

dengan persetujuan apoteker pendamping atau asisten apoteker

3. Membuat laporan ikhtisar penjualan harian (LIPH) mengenai seluruh

transaksi penjualan



52

4. Memelihara dan menjaga keamanan dari risiko kehilangan dan kerusakan

uang

5. Memeriksa kesiapan mesin penjualan, roll struk, tinta, uang receh, dan

mesin kartu kredit setiap mulai kerja regu, untuk memastikan bahwa

peralatan yang akan digunakan dalam kondisi siap pakai

6. Melakukan komunikasi awal dengan pasien untuk memberikan informasi

mengenai resep dokter (nama dan jenis obat, jumlah, dan harga), serta

ketersediaan obat, untuk memberikan pelayanan yang maksimal kepada

pelanggan

7. Menginformasikan harga resep yang telah disetujui dengan memasukkan

data tersebut ke komputer dan menginformasikan jumlah uang yang harus

dibayarkan oleh pasien

8. Mencetak dan memberikan struk harga sebagai tanda bukti pembayaran

dan pengambilan obat serta menginformasikan waktu penyiapan obat

untuk menjamin ketepatan proses pembayaran, pengambilan, dan

penyiapan obat

9. Menerima pembayaran dari pasien serta menghitung dan memeriksa

keaslian uang yang diterima

10. Memberikan resep yang sudah dibayar pasien ke Asisten Apoteker untuk

dilakukan proses selanjutnya

11. Menyusun laporan penjualan sebelum disetorkan ke pemegang kas

12. Menyediakan uang kembalian dalam jumlah yang cukup untuk

memastikan kelancaran penjualan di apotek

3.4.4.6 Petugas Swalayan Farmasi

Petugas swalayan farmasi bertugas dalam:

1. Memberikan pelayanan kepada pelanggan dalam hal pemberian informasi

dan saran mengenai obat dan letak obat di swalayan

2. Melaksanakan kegiatan penataan dan pengelompokkan barang sesuai

dengan jenis dan tata letak yang telah ditentukan untuk memudahkan

pelanggan dalam mencari barang yang dibutuhkannya



53

3. Melakukan pengecekan persediaan barang di swalayan dan pembukuan

persediaan barang yang ada berdasarkan abjad ke komputer dan buku stok

opname untuk mengetahui tingkat ketersediaan barang

4. Melakukan rekapitulasi penjualan yang terjadi dalam sehari untuk

mendukung penyediaan informasi mengenai kinerja penjualan pada hari

yang bersangkutan

5. Mempertanggungjawabkan hasil penjualan setiap selesai shift kerja

6. Mencatat daftar persediaan obat bebas pada kartu stok untuk memudahkan

pelaksanaan pemesanan barang di swalayan

3.4.5 Kegiatan Apotek

Kegiatan Apotek Kimia Farma No. 55 dapat dikelompokkan menjadi 2,

yaitu di bidang teknis kefarmasian dan non teknis kefarmasian.

3.4.5.1 Kegiatan Teknis Kefarmasian

Apotek melaksanakan kegiatan teknis kefarmasian yang meliputi

pengadaan, penyimpanan, peracikan, penjualan obat dan perbekalan farmasi

lainnya, pelayanan informasi obat, serta pengelolaan narkotika dan psikotropika.

3.4.5.1.1 Pengadaan/ Pembelian barang

Pengadaan barang dilakukan oleh bagian pembelian (bagian fakturis)

dengan persetujuan dan pengawasan APA. Pembelian barang-barang Apotek

Kimia Farma No. 55 dilakukan melalui Manajer Bisnis Jaya I (BM Jaya I),

kecuali untuk pembelian obat narkotika yang dilakukan langsung ke Pedagang

Besar Farmasi (PBF) Kimia Farma.

Pengadaan dilakukan dengan cara mengumpulkan data barang-barang

yang akan dipesan. Pemesanan barang diprioritaskan berdasarkan sistem pareto

dengan meninjau data historis penjualan suatu produk. Permintaan barang

dilakukan dengan cara mentransfer Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA)

melalui program Sistem Informasi Manajemen dan Keuangan Apotek (SIMKA)

yang akan melanjutkan proses pemesanan. Contoh Bon Permintaan Barang

Apotek (BPBA) disajikan pada Lampiran 14. Pemesanan barang ke distributor

dilakukan oleh bagian pembelian BM dengan memperhatikan terlebih dahulu

mengenai harga yang ditawarkan, besarnya potongan, sistem pembayaran yang



54

ringan dengan jangka waktu yang lama, serta pelayanan yang baik, cepat, dan

tepat waktu. Prosedur pembelian barang yang dilakukan di Apotek Kimia Farma

No. 55 adalah sebagai berikut:

1. Petugas pengadaan di apotek pelayanan memesan barang dengan membuat

daftar kebutuhan barang dalam Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA)

berdasarkan data dari buku defekta dan daftar penolakan resep.

2. BPBA yang dibuat sekali seminggu setiap hari Senin dikirim ke bagian

pembelian Manajer Bisnis Jaya I (BM Jaya I).

3. Pembelian BM Jaya I akan mengirimkan BPBA ke bagian pergudangan untuk

melakukan pengecekan ketersediaan barang. Apabila barang yang dipesan

tersedia di gudang BM, selanjutnya barang tersebut akan di dropping ke apotek

pengirim BPBA. Jika barang tidak tersedia di gudang BM Jaya I, bagian

pembelian akan membuat surat pesanan (SP) yang ditandatangani oleh bagian

pembelian BM Jaya I untuk kemudian dikirim kepada distributor. Distributor

akan mengirimkan barang yang dipesan beserta fakturnya ke masing-masing

apotek pelayanan yang memesan barang tersebut.

4. Bagian pembelian membuat Surat Pesanan yang telah ditandatangani oleh BM

dan dibuat tiga rangkap. Lembar pertama (putih) diserahkan ke distributor

sebagai tanda bukti pemesanan barang. Lembar kedua (merah) diserahkan pada

petugas untuk mencocokkan bila barang pesanan datang, yang setelah selesai

dapat disimpan sebagai arsip seksi pembelian untuk mengontrol barang yang

dipesan. Lembar ketiga diserahkan kepada bagian tata usaha untuk dibukukan

ke hutang dagang.

5. Penerima barang di apotek mencocokkan dan memeriksa barang yang diterima

dengan faktur dan salinan surat pesanan mengenai jenis, jumlah, spesifikasi,

keadaan fisik, dan tanggal kadaluarsa barang yang dipesan. Bila barang yang

datang sesuai dengan permintaan maka penanggung jawab pelaksana apotek

pelayanan menandatangani, memberi tanggal penerimaan, nomor urut

penerimaan barang pada kolom yang tersedia, dan stempel apotek pada faktur

asli dan salinan faktur. Jika terdapat ketidaksesuaian antara faktur dengan

barang yang diterima atau jika terdapat kecacatan fisik, barang dapat diretur.



55

6. Apotek pelayanan memasukkan data pembelian ke komputer sesuai dengan

salinan faktur dari PBF (dua rangkap). Rangkap pertama faktur disimpan

sebagai arsip dan rangkap kedua diserahkan ke BM untuk keperluan

administrasi hutang dagang. Faktur asli dikembalikan kepada distributor untuk

penagihan di bagian pembayaran BM Jaya I. Salinan faktur disimpan oleh

penanggung jawab apotek.

7. Bila barang dibayar tunai, setelah faktur asli diserahkan ke distributor, maka

distributor langsung menagih ke kasir.

8. Petugas pembelian mencocokkan kesesuaian harga pada faktur barang yang

dipesan, bila sesuai maka dicatat dalam buku pembelian.

9. Barang yang telah diperiksa tersebut dicatat ke dalam kartu stok dan data

penerimaan barang dimasukkan ke dalam program komputer, kemudian

hasilnya dicetak untuk diserahkan ke BM Jaya I sebagai bukti penerimaan

barang.

Apotek pelayanan dapat melakukan pembelian mendesak ke apotek lain

jika obat atau perbekalan farmasi lainnya dibutuhkan segera tetapi tidak ada

persediaan. Akan tetapi hal ini tetap harus dilaporkan ke bagian pembelian di BM.

Contoh form dropping antar apotek Kimia Farma dapat dilihat pada Lampiran 15.

Khusus untuk pengadaan narkotika, pengadaan dilakukan oleh masing-masing

apotek pelayanan melalui surat pesanan. Surat pesanan tersebut ditujukan kepada

PBF Kimia Farma melalui Bisnis Manajer (BM). PBF Kimia Farma kemudian

mengirimkan narkotika dan faktur kepada apotek pemesan.

3.4.5.1.2 Penyimpanan Barang

Penyimpanan perbekalan farmasi di Apotek Kimia Farma No.55

dibedakan menjadi tiga, yaitu:

1. Penyimpanan barang di ruang peracikan

Penyimpanan barang dan perbekalan farmasi di ruang peracikan

merupakan penyimpanan obat yang tidak dapat dibeli bebas. Perbekalan farmasi

tersebut disusun secara alfabetis dan dikelompokkan sesuai dengan efek

farmakologisnya (antibiotik, analgetik, antiinflamasi, obat susunan saraf pusat,

obat saluran pencernaan, antialergi, obat kolesterol, hormon, obat saluran



56

pernafasan, antidiabetes, obat jantung dan hipertensi, vitamin dan mineral, obat

saluran kemih, dan psikotropika). Selain itu, beberapa perbekalan farmasi

dikelompokkan berdasarkan bentuk sediaannya (sediaan padat, yaitu tablet dan

kapsul; sediaan semi padat, yaitu krim, salep, dan gel; serta sediaan cair, yaitu

sirup, suspensi, dan obat tetes). Terdapat juga tempat khusus lemari pendingin

untuk menyimpan obat yang harus disimpan pada suhu rendah seperti

suppositoria. Di samping itu, terdapat rak penyimpanan obat yang khusus

diperuntukkan bagi obat generik, obat asuransi kesehatan (ASKES), dan produk

Kimia Farma. Narkotika disimpan secara terpisah dalam suatu lemari berkunci

ganda yang menempel pada dinding. Obat-obat yang sering digunakan untuk

resep racikan diletakkan pada rak tersendiri.

Sistem penyimpanan barang dilakukan berdasarkan sistem FEFO (First

Expired First Out) atau FIFO (First In First Out). Setiap pengeluaran dan

pemasukan barang dicatat dalam kartu stok yang meliputi tanggal pengisian atau

pengambilan barang, nomor dokumen, jumlah barang yang diisi atau diambil, sisa

barang, dan paraf petugas yang melakukan pengisian atau pengambilan barang.

Kartu stok diletakkan di dalam masing-masing kotak atau wadah tempat obat.

2. Penyimpanan barang di swalayan farmasi

Barang-barang yang diletakkan di swalayan farmasi merupakan barang-

barang yang dapat dibeli bebas tanpa resep dokter. Produk swalayan farmasi

terdiri dari produk Over The Counter (OTC), alat kesehatan, suplemen, dan

kosmetika. Produk swalayan farmasi disusun dalam etalase, rak, dan gondola agar

mudah dilihat dan tampak menarik oleh konsumen. Produk-produk tersebut

disusun berdasarkan kegunaannya, seperti alat kesehatan, vitamin dan suplemen

makanan, obat batuk dan pilek, obat demam, obat saluran pencernaan, produk

kosmetika, produk keperluan bayi, dan lain-lain. Gudang untuk produk swalayan

farmasi diletakkan pada rak khusus dan dikelompokkan berdasarkan bentuk

sediaan, yaitu gudang sediaan cair dan padat.

3. Penyimpanan barang di gudang

Produk yang disimpan di gudang apotek meliputi produk-produk Kimia

Farma dan obat generik. Produk-produk tersebut disusun secara alfabetis untuk

mempermudah pencarian barang.



57

3.4.5.1.3 Pelayanan Kefarmasian

Pelayanan kefarmasian di Apotek Kimia Farma No.55 Kebayoran Lama

meliputi pelayanan dengan resep dokter baik tunai maupun kredit, penjualan obat

wajib apotek, dan penjualan obat bebas. Alur penerimaan resep secara umum

ditunjukkan pada Lampiran 16. Dalam melaksanakan kegiatan pelayanan, Apotek

Kimia Farma No.55 Kebayoran Lama buka selama 24 jam dengan tiga regu kerja,

yaitu regu pertama mulai pukul 08.00-15.00 WIB, regu kedua pukul 15.00-22.00,

dan regu ketiga pukul 22.00-08.00.

1. Pelayanan dengan resep dokter

Pelayanan resep dokter yang dilakukan di Apotek Kimia Farma No. 55

berupa resep tunai dan resep kredit. Resep tunai merupakan resep langsung dari

dokter yang pembayarannya dilakukan secara tunai saat obat ditebus dengan alur

yang dapat dilihat pada Lampiran 16. Resep kredit merupakan resep yang

pembayarannya dilakukan secara kredit oleh instansi atau perusahaan yang

mengadakan kerja sama dengan apotek.

Resep dokter dibayar tunai merupakan permintaan obat tertulis dari dokter

untuk pasien yang dibayar secara tunai oleh pasien yang bersangkutan. Resep

yang dibayar melalui bank (dengan kartu kredit) juga termasuk dalam resep tunai

karena waktu yang dibutuhkan untuk mencairkan piutang kurang dari 10 hari.

Prosedur pelayanan resep tunai adalah sebagai berikut:

a. Penerimaan dan pemeriksaan kelengkapan resep oleh bagian penerimaan

resep, kemudian dilihat ada atau tidaknya obat dalam persediaan. Kasir akan

memberi harga dan menginformasikannya kepada pasien.

b. Kasir memasukkan data pasien yang meliputi nama, alamat, dan nomor resep.

Pasien diberi nomor urut tunggu untuk mengambil obat (sesuai dengan nomor

urut resep). Selanjutnya, resep tersebut diserahkan kepada bagian penyiapan

dan peracikan.

c. Asisten apoteker mengerjakan resep tersebut dibantu oleh juru resep. Obat

disiapkan, diberi etiket, serta dikemas dalam kantong plastik, kemudian

kebenaran obat yang diberikan, jumlah, dan etiket diperiksa oleh asisten

apoteker atau apoteker.



58

d. Apabila pasien memerlukan kuitansi, maka kuitansi dibuat oleh asisten

apoteker dan ditulis salinan resep di belakang kuitansi. Contoh kuitansi

pembayaran tunai yang digunakan di Apotek Kimia Farma No. 55 dapat

dilihat pada Lampiran 17. Salinan resep dibuat bila resep tersebut perlu

diulang (iter), ditebus sebagian, obat belum diberikan sebagian karena

kekurangan stok barang, atau atas permintaan pasien (kecuali untuk resep

narkotika dan psikotropika harus dengan resep asli). Lembar salinan resep

yang digunakan di Apotek Kimia Farma No. 55 disajikan pada Lampiran 24.

e. Setelah diperiksa, obat diserahkan kepada pasien sesuai dengan nomor resep

disertai dengan informasi tentang cara pemakaian dan informasi lain yang

diperlukan oleh apoteker.

f. Setiap petugas yang melakukan tahapan pengerjaan resep memberi paraf pada

lembaran kontrol pengerjaan resep.

g. Lembaran resep asli disimpan sekurang-kurangnya tiga tahun menurut nomor

urut dan tanggal resep.

Resep dokter dibayar kredit merupakan permintaan obat yang ditulis oleh

dokter untuk pasien dari instansi atau perusahaan tertentu, dimana pembayaran

dilakukan dalam jangka waktu tertentu oleh perusahaan yang bersangkutan sesuai

perjanjian dengan pihak apotek.

Pada dasarnya, prosedur pelayanan resep dokter dibayar kredit dan tunai

tidak berbeda, kecuali pada pemberian harga dan cara pembayarannya. Pasien

tidak membayar secara langsung tetapi cukup menunjukkan kartu identitas

kepegawaian kepada petugas apotek dan memenuhi persyaratan administrasi yang

dibutuhkan. Pada saat menerima resep kredit, tiap resep diberi nomor urut untuk

memudahkan dalam proses penyiapan resep dan pemberian obat kepada pasien.

Lembar pemeriksaan proses resep yang digunakan dalam pelayanan resep kredit

dapat dilihat pada Lampiran 18. Setelah diberi harga, resep kredit diberikan

kepada petugas tata usaha untuk dijumlahkan berdasarkan masing-masing instansi

yang bersangkutan agar selanjutnya dapat dilakukan penagihan piutang dagang

pada saat jatuh tempo pembayaran yang telah disepakati.

Pelayanan resep kredit di Apotek Kimia Farma No.55 terlaksana melalui

adanya kerja sama dengan beberapa instansi, seperti Perusahaan Listrik Negara



59

(PLN) unit Jatet dan Udiklat, Jaminan Sosial dan Tenaga Kerja (Jamsostek),

Kompas-Gramedia Group, PT. Tirta Investama (Aqua), dan Asuransi Kesehatan

In-Health. Prosedur pelayanan resep tersebut diawali dengan pengiriman resep ke

apotek, memberikan nomor urut dan harga pada tiap resep, dilanjutkan penyiapan

dan penyerahan obat. Pengiriman resep kredit kepada apotek dapat dilakukan

secara individu oleh pasien yang bersangkutan, diambil secara kolektif oleh

petugas apotek, atau dikirimkan ke apotek secara kolektif melalui faksimile.

Penyerahan obat dapat dilakukan dengan pemberian langsung kepada pasien yang

datang ke apotek maupun melalui pengiriman obat dengan sistem antar ke instansi

terkait. Untuk penyerahan obat, baik resep tunai maupun kredit yang diambil

langsung, Pelayanan Informasi Obat (PIO) selalu diberikan oleh karyawan yang

kompeten yaitu apoteker pendamping atau asisten apoteker dimana obat-obat

yang akan diberikan dicek terlebih dahulu kebenarannya.

2. Penjualan swalayan farmasi

Produk-produk yang dapat dibeli secara bebas di Apotek Kimia Farma No.

55 dijual pada swalayan farmasi, dimana setiap konsumen dapat langsung melihat,

memilih, dan mengambil sendiri setiap produk yang diperlukan. Swalayan farmasi

melayani penjualan bebas yang meliputi penjualan obat bebas, obat bebas

terbatas, perlengkapan bayi, kosmetik, alat kesehatan, perbekalan kesehatan,

sediaan herbal, dan suplemen kesehatan. Setiap transaksi penjualan bebas

disimpan dalam komputer dan dicatat untuk dibuat Laporan Ikhtisar Penjualan

Harian (LIPH). Prosedur penjualan obat bebas adalah sebagai berikut:

a. Petugas apotek (biasanya SPG) menanyakan produk yang dibutuhkan oleh

konsumen, kemudian memperlihatkan barang yang dikehendaki konsumen

dan menginformasikan harga barang yang sudah terdaftar dalam komputer.

Petugas apotek juga dapat memberikan informasi kepada konsumen mengenai

produk yang dibutuhkannya, misalnya informasi mengenai alternatif pilihan

produk untuk indikasi yang diharapkan.

b. Konsumen kemudian membayar barang yang dikehendaki di kasir. Struk bukti

pembayaran kemudian dicetak rangkap dua dimana satu rangkap diberikan

kepada konsumen sebagai bukti harga dan pembayaran, sisanya disimpan oleh

petugas apotek sebagai arsip.



60

3. Penjualan obat UPDS (Upaya Pengobatan Diri Sendiri)

Penjualan obat wajib apotek merupakan penjualan atau penyerahan obat

keras yang dapat diserahkan tanpa resep dokter oleh Apoteker di apotek. Daftar

OWA yang sudah dikeluarkan terdiri dari tiga daftar, yaitu meliputi produk oral

kontrasepsi, obat saluran pernapasan, obat saluran pencernaan, obat yang

mempengaruhi sistem neuromuscular (analgetik-antipiretik), obat kulit topikal,

antiparasit, obat mulut dan tenggorokan, serta antiinfeksi umum (obat TBC)

(BPOM, 2004). Penjualan obat jenis ini dilakukan atas permintaan dari pasien

sendiri tanpa menggunakan resep dokter. Pada saat penyerahan obat, harus

disertai dengan informasi mengenai nama obat yang diberikan, indikasi, cara

pakai, aturan pakai, dan efek samping obat.

4. Peracikan obat

Pada bagian peracikan diperlukan ketepatan, ketelitian, dan kecepatan

untuk melayani resep dengan baik. Dalam pelaksanaannya, asisten apoteker

dibantu oleh juru resep bertugas menyiapkan obat atau membuat racikan. Setiap

resep yang diterima akan dikerjakan sesuai dengan nomor urut, kecuali resep yang

diberi tanda cito akan dikerjakan terlebih dahulu. Untuk obat jadi dapat diambil

langsung pada rak obat, sedangkan untuk obat racikan disiapkan dalam satu

wadah untuk selanjutnya diracik sesuai dengan resep. Pengerjaan resep racikan

diawali dengan menghitung dosis dan jumlah obat yang dibutuhkan, kemudian

mengambil obat-obat yang akan diracik. Setiap pengambilan obat harus dicatat

pada kartu stok barang yang tersedia pada masing-masing tempat penyimpanan

obat. Asisten apoteker atau apoteker yang bertugas memeriksa kesesuaian obat

yang diambil dengan resep. Setelah sesuai, obat racikan dibuat oleh asisten

apoteker atau juru resep. Obat yang telah selesai disiapkan, diberi etiket dan

dikemas. Seorang apoteker maupun asisten apoteker bertugas memeriksa ulang

kesesuaian setiap obat yang telah disiapkan beserta jumlahnya, serta kebenaran

pemberian etiket dan label sebelum obat diserahkan kepada pasien. Contoh etiket

dan label Apotek Kimia Farma No. 55 dapat dilihat pada Lampiran 19, 20, dan 21.

Bagian peracikan juga menyiapkan obat racikan standar (anmaak), yaitu

obat-obat yang dibuat sendiri oleh apotek sesuai dengan resep standar dari buku

resmi maupun obat atau bahan obat yang dikemas ulang dalam takaran yang lebih



61

kecil, seperti larutan H2O2 3% dan karbogliserin. Pembuatan anmaak dilakukan

oleh juru resep yang diawasi oleh asisten apoteker.

Setiap resep yang diterima oleh Apotek Kimia Farma No. 55 diurutkan

sesuai tanggal dan disimpan selama tiga tahun. Penyimpanan resep disusun

berdasarkan tanggal dan nomor resep untuk mempermudah penelusuran resep

apabila diperlukan, baik untuk kepentingan pasien maupun pemeriksaan oleh

pihak yang berwenang. Resep asuransi kesehatan dipisahkan dari resep lainnya.

Begitu juga dengan resep yang mengandung obat narkotik dan psikotropik.

Setelah tiga tahun, resep dapat dimusnahkan dan dibuat berita acara pemusnahan

empat rangkap kemudian dikirimkan ke Balai POM, Kepala Dinas Kesehatan

Kota Administrasi Jakarta Barat, Balai Besar POM, dan sebagai arsip apotek.

3.4.5.1.4 Pelayanan Informasi Obat (PIO)

Tujuan diselenggarakannya PIO di apotek adalah demi tercapainya

penggunaan obat yang rasional, yaitu tepat indikasi, tepat pasien, tepat regimen

(dosis, cara, saat, dan lama pemberian), tepat obat, dan waspada efek samping.

PIO dapat diberikan oleh Apoteker maupun Asisten Apoteker, baik di swalayan

farmasi, pada saat penyerahan resep dan penyerahan obat, maupun melalui

telepon.

3.4.5.1.5 Stok opname

Kegiatan stok opname merupakan suatu kegiatan pemeriksaan terhadap

persediaan barang sebagai salah satu bentuk pengawasan apotek yang dilakukan

untuk mengetahui kesesuaian jumlah barang yang tersedia secara fisik dengan

jumlah barang yang tercatat. Stok opname dilakukan oleh Asisten Apoteker

dibantu oleh petugas apotek yang lain, dimana seluruh kegiatannya berada di

bawah tanggung jawab APA. Contoh kartu stok yang terdapat di Apotek Kimia

Farma No.55 dapat dilihat pada Lampiran 23. Tujuan dari stok opname adalah:

1. Menghitung jumlah fisik barang yang ada di stok untuk dicocokkan dengan

data transaksi pada komputer. Hal ini berguna untuk mendeteksi secara dini

adanya kebocoran atau kehilangan barang.

2. Mendata barang-barang yang kadaluarsa atau mendekati waktu kadaluarsa.

Untuk barang-barang yang kadaluarsa dipisahkan dengan barang lain

kemudian dibuat laporannya tersendiri.



62

3. Mendeteksi barang-barang slow moving dan fast moving serta mencari upaya

yang sebaiknya dilakukan.

Data stok opname dilaporkan kepada Manajer Apotek Pelayanan (MAP)

untuk memberikan informasi kepada MAP mengenai kondisi dan nilai barang

dalam stok. MAP sebagai pimpinan apotek akan melakukan validasi data. Data

yang telah divalidasi selanjutnya dikirimkan ke BM Jaya I. Adapun cara

melakukan stok opname di Apotek Kimia Farma No. 55 adalah sebagai berikut:

1. Membuat daftar seluruh penjualan barang yang ada di apotek.

2. Menghitung jumlah fisik setiap jenis obat yang tersedia di apotek dan

memeriksa tanggal kadaluarsa dari setiap barang yang ada.

3. Jumlah persediaan barang secara fisik dicocokkan dengan kartu stok dan data

pada komputer.

3.4.5.1.6 Pengelolaan obat narkotika

Untuk menghindari terjadinya kemungkinan penyalahgunaan narkotika,

diperlukan pengelolaan yang diatur secara khusus mulai dari pengadaan sampai

pemusnahan. Pelaksanaan pengelolaan narkotika di Apotek Kimia Farma No.55

meliputi:

1. Pemesanan narkotika

APA membuat pemesanan melalui Surat Pemesanan (SP) narkotika

(model N.9 rangkap 4). Satu rangkap SP narkotika hanya berlaku untuk satu item

obat narkotika. Pemesanan ditujukan melalui BM Jaya I kepada Pedagang Besar

Farmasi (PBF) Kimia Farma selaku distributor tunggal, yang telah ditentukan oleh

Menteri Kesehatan. Berdasarkan surat pemesanan tersebut, PBF mengirimkan

narkotika beserta faktur ke apotek. SP yang berwarna putih, kuning, dan biru (SP

asli dan dua lembar salinan SP) diserahkan kepada PBF yang bersangkutan,

sedangkan satu lembar salinan SP yang berwarna merah muda disimpan sebagai

arsip apotek.

2. Penerimaan narkotika

Penerimaan narkotika dari PBF wajib dilakukan oleh Apoteker Pengelola

Apotek (APA). APA akan menandatangani faktur tersebut setelah dilakukan

pemeriksaan kesesuaian dengan surat pesanan, yang meliputi jenis dan jumlah



63

narkotika yang dipesan. Pada faktur dibubuhkan tanda tangan dan SIK APA,

beserta stempel apotek yang bersangkutan.

3. Penyimpanan narkotika

Obat-obat yang termasuk golongan narkotika disimpan dalam lemari

khusus yang terkunci dengan baik. Lemari khusus yang digunakan terbuat dari

bahan dasar kayu. Lemari khusus tersebut menempel pada dinding apotek,

berukuran 40x80x100 cm, terdiri dari dua pintu dengan kunci ganda. Lemari

khusus ditempatkan di tempat yang aman dan tidak digunakan untuk menyimpan

sediaan lain selain narkotika.

4. Pelayanan resep narkotika

Pelayanan resep yang berisi sediaan narkotika harus dilakukan secara

seksama. Kelengkapan resep, yang meliputi nama dokter, nomor izin praktik

dokter, alamat dokter, tanggal pembuatan resep, dan paraf dokter harus diperiksa

dengan cermat. Resep harus asli (tidak iter). Obat narkotika pada resep digaris

merah dan pengeluaran narkotika dicatat dalam buku harian narkotika untuk

mempermudah pelaporan.

5. Pelaporan narkotika

Pelaporan penggunaan narkotika dibuat setiap bulan. Laporan narkotika

memuat nama apotek, nama obat, nama distributor, jumlah penerimaan, jumlah

pengeluaran, dan stok akhir. Laporan ditandatangani oleh APA, dilengkapi

dengan nama dan nomor SIK, serta stempel apotek. Laporan dikirim selambat-

lambatnya pada tanggal 10 bulan berikutnya ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota

dengan tembusan ke Dinas Kesehatan Provinsi, Balai Besar POM, PBF PT. Kimia

Farma, dan arsip. Laporan penggunaan narkotika untuk golongan II (morfin,

petidine) harus dilengkapi dengan lampiran yang memuat keterangan penggunaan

narkotika tersebut.

6. Pemusnahan narkotika

Pemusnahan narkotika dilakukan dengan disaksikan oleh perwakilan dari

apotek dan dari Dinas Kesehatan Kota/Kabupaten, kemudian berita acara

pemusnahan narkotika dilaporkan kepada BPOM dan Dinas Kesehatan

Kota/Kabupaten setempat.



64

3.4.5.1.7 Pengelolaan psikotropika

Pengelolaan psikotropika di Apotek Kimia Farma No.55 Kebayoran Lama

meliputi:

1. Pemesanan psikotropika

Obat golongan psikotropika dipesan melalui BPBA (Bon Penerimaan

Barang Apotek) yang dikirimkan ke BM disertai dengan SP psikotropika yang

ditandatangani oleh APA. Satu SP boleh digunakan untuk memesan beberapa

jenis psikotropika dari distributor yang sama. SP dibuat dua rangkap, SP asli

diserahkan kepada PBF yang bersangkutan, sedangkan salinan SP disimpan

sebagai arsip di apotek. PBF mengirimkan psikotropika dan faktur ke apotek.

2. Penyimpanan psikotropika

Obat golongan psikotropika disimpan pada rak khusus yang terpisah dari

sediaan lain.

3. Pelaporan psikotropika

Tata cara pelaporan penggunaan psikotropika sama dengan tata cara

pelaporan narkotika, namun pelaporannya dilakukan setiap tiga bulan sekali.

3.4.5.2 Kegiatan Non Teknis Kefarmasian

Apotek Kimia Farma No. 55 melakukan kegiatan non teknis kefarmasian

yang meliputi kegiatan administrasi apotek yang dilakukan oleh bagian tata usaha

dan kasir besar dengan tujuan untuk menunjang kelancaran tugas teknis

kefarmasian dan berfungsi sebagai alat kontrol. Kegiatan administrasi harian yang

dilakukan oleh Apotek Kimia Farma No. 55 berupa pembuatan Laporan

Akuntansi Keuangan. Data ini diperlukan untuk pengambilan keputusan yang

bersifat mendadak maupun untuk menyusun rencana jangka panjang. Secara

berkala, Apotek Kimia Farma No. 55 mempunyai kewajiban untuk melaporkan:

1. Laporan Ikhtisar Penjualan Harian (LIPH)

2. Bukti setoran kasir

3. Bukti transfer bank atas penerimaan piutang

4. Bon pengeluaran

5. Kuitansi penagihan kredit

6. Stok barang dagangan



65

Fungsi dari laporan akuntansi keuangan bagi manajemen apotek adalah

untuk mengetahui kondisi keuangan, barang, umur piutang, umur hutang, dan

efisiensi penggunaan biaya melalui parameter-parameter yang terdapat pada

laporan analisis rasio keuangan. Dengan demikian, manajer mampu mengambil

keputusan untuk pengembangan apotek di masa yang akan datang. Seluruh

laporan akuntansi keuangan selanjutnya dilaporkan kepada Manajer Bisnis (BM)

Jaya I.



BAB 4

PEMBAHASAN

PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. merupakan salah satu perusahaan farmasi

yang ada di Indonesia. Salah satu anak perusahaan yang dimilikinya adalah PT.

Kimia Farma Apotek. Manajemen PT. Kimia Farma Apotek terdiri dari beberapa

unit Bisnis Manajer (BM). Masing-masing BM mengelola pengadaan, pelayanan,

dan administrasi keuangan dari apotek-apotek pelayanan yang berada dalam

wilayahnya. Salah satu keuntungan dari sistem pengelolaan tersebut yaitu adanya

kesatuan manajemen dalam mengelola persediaan barang, baik penyimpanan

maupun pembelian kepada distributor, sehingga meningkatkan efisiensi,

efektivitas, serta produktivitas kerjanya. Kerugian dari sistem tersebut adalah

meningkatnya lead time dalam pengadaan barang. Hal ini terjadi karena

pemesanan dari apotek-apotek pelayanan kepada distributor dilakukan secara

kolektif dalam suatu waktu melalui BM. Barang kebutuhan apotek yang tersedia

di gudang BM akan langsung didropping oleh BM kepada apotek yang

membutuhkannya. Barang kebutuhan apotek pelayanan yang tidak tersedia di

gudang BM akan dipesan kepada distributor, untuk selanjutnya dikirimkan kepada

apotek yang bersangkutan beserta fakturnya. Pemesanan obat narkotika dilakukan

langsung oleh apotek-apotek pelayanan dengan mengirimkan Surat Pemesanan

(SP) khusus rangkap 4 kepada distributor tunggal yakni Pedagang Besar Farmasi

(PBF) Kimia Farma melalui BM.

Unit Bisnis Manajer (BM) juga berperan dalam melaksanakan studi

kelayakan terhadap apotek yang akan dikembangkan di wilayahnya. Salah satu

faktor yang menentukan keberhasilan dalam mengembangkan apotek adalah

lokasi. Lokasi apotek yang strategis dapat meningkatkan jumlah pelanggan yang

datang ke apotek sehingga penjualan apotek tersebut akan meningkat. Apotek

Kimia Farma No. 55 merupakan apotek pelayanan dari BM Jaya I yang memiliki

lokasi strategis. Apotek tersebut berlokasi di Jalan Kebayoran Lama No. 50,

Jakarta Barat. Apotek berada di tepi jalan raya dua arah antara Kebayoran Lama

dan Tanah Abang sehingga ramai dilalui oleh kendaraan. Letaknya dikatakan

strategis karena berada di tepi jalan raya utama yang mudah dijangkau, tidak


67


hanya dengan kendaraan pribadi, tetapi juga dengan adanya kendaraan umum

seperti mikrolet 09 dan 09A. Kemudahan akses menuju apotek merupakan faktor

penting sehingga pelanggan tidak enggan untuk datang ke apotek. Tidak hanya

strategis dari segi letaknya yang berada di tepi jalan raya, Apotek Kimia Farma

No. 55 juga dinilai strategis karena dikelilingi oleh daerah pemukiman penduduk,

klinik/praktik dokter, sekolah, serta pusat perbelanjaan. Apotek Kimia Farma No.

55 terletak tepat di jalur perputaran kendaraan sehingga memudahkan kendaraan

dari arah seberang apotek untuk berputar dan singgah di apotek. Apotek Kimia

Farma No. 55 juga dilengkapi dengan klinik dokter. Hal tersebut dapat menambah

pendapatan apotek dari sektor obat ethical.

Faktor lain yang mempengaruhi perkembangan apotek adalah desain

bangunan apotek. Bangunan Apotek Kimia Farma No. 55 telah memenuhi

rancang bangun yang distandardisasi. Bentuk standar tersebut memiliki ciri

khusus yaitu adanya tiang logo Kimia Farma Apotek di bagian depan, disertai

dengan papan nama yang diperuntukkan bagi praktik dokter yang melakukan

kerja sama dengan pihak apotek. Adanya papan nama yang jelas penting untuk

mengidentifikasi keberadaan Apotek Kimia Farma karena menjadikan apotek

mudah dikenali dan menarik pasien khususnya yang telah mengenal reputasi atau

menjadi pelanggan.

Secara umum, sarana yang terdapat di Apotek Kimia Farma No. 55 sudah

sesuai dengan Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 1027/MENKES/IX/2004

tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. Desain interior di Apotek

Kimia Farma No. 55 terbagi menjadi ruang laboratorium klinik, ruang tunggu

apotek, swalayan farmasi, loket penyerahan resep, loket penyerahan obat, ruang

penyiapan dan peracikan obat, ruang praktik dokter, ruang tunggu praktik dokter,

dan sarana penunjang seperti toilet, dapur untuk karyawan, dan mushola. Apotek

Kimia Farma No. 55 memiliki ruang tunggu yang nyaman. Ruang tunggu di

Apotek Kimia Farma No.55 dilengkapi dengan fasilitas pendingin ruangan,

tempat duduk dengan jumlah yang memadai, televisi, majalah tentang kesehatan

yang dapat dibaca oleh konsumen selama menunggu pengerjaan resep, tempat

brosur/materi informasi, dan keranjang sampah. Apotek Kimia Farma No. 55

memiliki halaman parkir yang cukup luas. Sarana yang belum dimiliki oleh


68


Apotek Kimia Farma No. 55 yaitu ruangan khusus untuk kegiatan konseling oleh

Apoteker bagi pasien. Ruangan konseling merupakan sarana yang diperlukan

untuk menunjang pelayanan kefarmasian yang optimal.

Sumber daya manusia yang ada di Apotek Kimia Farma No. 55 juga telah

memenuhi Peraturan Pemerintah RI Nomor 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan

Kefarmasian. Dalam menjalankan pekerjaan kefarmasian di Apotek Kimia Farma

No.55, APA dibantu oleh dua orang apoteker pendamping, delapan orang tenaga

teknis kefarmasian (asisten apoteker), tiga orang juru resep, dan dua orang tenaga

administrasi. Apotek Kimia Farma No. 55 buka selama 24 jam setiap harinya, dari

hari Senin-Minggu. Sumber daya manusia di apotek dibagi dalam tiga shift jam

kerja, yaitu shift I pada jam 08.00-15.00, shift II pada jam 15.00-22.00, dan shift

III pada jam 22.00-08.00. Namun, terkadang dalam satu hari, terdapat shift yang

tidak didampingi apoteker yang bertugas (biasanya shift III). Oleh karena itu,

perlu dipertimbangkan untuk melakukan koordinasi jam kerja antara APA dan

apoteker pendamping sehingga pada setiap shift kerja selalu terdapat apoteker

yang dapat melaksanakan pelayanan kefarmasian.

Selain ketersediaan sarana dan prasarana serta tenaga kerja yang

profesional, ketersediaan perbekalan farmasi di apotek merupakan faktor penting

lain untuk memberikan pelayanan yang optimal kepada pasien. Ketersediaan

perbekalan farmasi dapat dicapai dengan pengelolaan, yang meliputi perencanaan,

pengadaan, penyimpanan, dan pendistribusian obat yang baik. Pengelolaan

persediaan di Apotek Kimia Farma No. 55 diawali dengan proses perencanaan.

Perencanaan bertujuan untuk menentukan jenis, jumlah, dan waktu pemesanan

sehingga mencegah terjadinya kekosongan, kekurangan, atau kelebihan

persediaan farmasi. Hal-hal yang diperhatikan dalam melakukan perencanaan

persediaan farmasi di Apotek Kimia Farma No. 55 meliputi persediaan barang

atau stok, harga barang, pola konsumsi masyarakat, pola penyakit, sistem pareto,

kondisi cuaca, dan pola penulisan resep oleh dokter. Data-data historis tersebut

dapat dirujuk berdasarkan data penjualan setiap produk pada bulan sebelumnya.

Persediaan farmasi yang sudah atau akan habis diperiksa tiap minggunya

dan dicatat dalam buku defekta untuk kemudian diproses dan segera dilakukan

pengadaan. Pengadaan barang di apotek mengikuti sistem yang telah ditetapkan


69


oleh PT. Kimia Farma Apotek melalui Bisnis Manajer (BM). Pemesanan barang

untuk Apotek Kimia Farma No. 55 dilakukan melalui BM Jaya I. BM berfungsi

untuk melaksanakan pengadaan, penyimpanan, dan pendistribusian barang untuk

outlet-outlet yang berada di wilayahnya. Sistem tersebut akan meningkatkan

efisiensi dalam hal pengadaan barang dan dapat memberikan keuntungan dari

potongan harga yang diperoleh dari distributor karena pengambilan barang dalam

jumlah besar. Selain itu, sistem pemesanan secara kolektif tersebut juga dapat

menghindari pemesanan barang yang tidak dibutuhkan akibat tidak cukup faktur.

Barang-barang yang dibutuhkan oleh apotek dicatat dalam Bon

Permintaan Barang Apotek (BPBA). Bagian gudang BM Jaya I akan memeriksa

persediaan barang. Jika barang yang dipesan oleh apotek pelayanan tersedia di

gudang BM, akan dilakukan dropping barang tersebut oleh BM ke apotek yang

bersangkutan. Jika barang yang dibutuhkan oleh apotek pelayanan tidak tersedia

di gudang, bagian pembelian BM akan melakukan pemesanan ke distributor.

Pemesanan barang di Apotek Kimia Farma No.55 dilakukan dua kali dalam

seminggu, yaitu pada hari Senin untuk pemesanan makro dan hari Kamis untuk

pemesanan yang bersifat mendesak (cito). Apabila terdapat kebutuhan barang

dalam jumlah kecil dan bersifat mendesak, apotek dapat meminta atau meminjam

barang tersebut dari Apotek Pelayanan Kimia Farma lainnya melalui media

telepon atau faksimile. Dengan adanya koordinasi antara Apotek Pelayanan Kimia

Farma, maka jumlah penolakan resep pasien karena tidak tersedianya obat dapat

diminimalkan. Untuk pengadaan narkotika, Apotek Kimia Farma No. 55

melakukan pemesanan melalui BM yang ditujukan kepada PBF Kimia Farma

dengan menggunakan surat pemesanan khusus narkotika yang ditandatangani oleh

APA.

Setelah dilakukan pemesanan barang, persediaan farmasi akan dikirim

oleh Bisnis Manajer Jaya I atau distributor ke apotek yang bersangkutan disertai

dengan faktur. Barang yang datang diperiksa terlebih dahulu untuk menjamin

kesesuaian antara barang yang dikirimkan dengan yang dipesan. Pengecekan yang

dilakukan terhadap barang yang datang meliputi kesesuaian barang dengan yang

tertulis di BPBA, lembar dropping (jika barang dikirim dari BM Jaya I), atau

faktur pembelian (jika barang dikirim langsung oleh distributor). Pengecekan


70


yang dilakukan meliputi jenis barang, merek, ukuran sediaan, bentuk sediaan,

kekuatan sediaan, jumlah barang, harga, kondisi fisik barang, nomor bets, dan

tanggal kadaluarsa. Jika ada persediaan farmasi yang tidak sesuai dengan faktur,

terdapat kecacatan fisik barang, atau barang mendekati tanggal daluarsa,

dilakukan retur atau pengembalian untuk digantikan dengan barang yang sesuai.

Jika sudah sesuai, faktur ditandatangani oleh petugas apotek yang menerima

barang dan diberi stempel. Kemudian, sediaan farmasi tersebut akan dicatat pada

kartu stok serta disimpan dalam masing-masing kotak penyimpanan obat yang

telah disediakan.

Manajemen pendistribusian barang dilaksanakan dengan pencatatan pada

kartu stok untuk setiap pemasukan dan pengeluaran barang. Setiap lemari

penyimpanan obat dan gudang memiliki satu orang penanggung jawab yang akan

memantau ketersediaan obat agar tidak terjadi kekosongan stok, dan juga bertugas

memantau kesesuaian obat yang tersedia secara fisik dengan data stok dalam

sistem komputer. Setiap data mengenai keluar masuknya obat idealnya harus

dicatat pada kartu stok, namun karena tingkat kesibukan yang tinggi, sesekali

pencatatan tersebut terlupakan. Hal ini menyebabkan data yang tercantum pada

kartu stok tidak sesuai dengan jumlah barang secara fisik sehingga mempersulit

pengawasan terhadap ketersediaan barang. Akibat dari hal tersebut, pengecekan

barang saat stok opname hanya berdasarkan kesesuaian data dari komputer

dengan jumlah fisik barang. Data ini seringkali tidak sesuai, kemungkinan

disebabkan oleh kesalahan input data, kesalahan pengambilan barang, ataupun

adanya kehilangan barang. Pencatatan pada kartu stok bermanfaat untuk

mengoreksi kesesuaian antara pencatatan pada sistem komputer dengan jumlah

barang secara fisik, serta sebagai fungsi pengawasan terhadap ketersediaan

barang. Kartu stok yang dicatat dengan baik dapat dijadikan media penelusuran

bila terjadi ketidaksesuaian data stok barang.

Penyimpanan perbekalan farmasi di Apotek Kimia Farma No. 55

dibedakan menjadi 3, yaitu penyimpanan barang di gudang, di ruang penyiapan

dan peracikan obat, dan di ruang penjualan bebas (swalayan farmasi). Pada

dasarnya, penyimpanan perbekalan farmasi di Apotek Kimia Farma No. 55

disusun secara alfabetis dan dipisahkan berdasarkan kelompok farmakologis,


71


bentuk sediaan, dan kekuatan sediaan. Sistem penyimpanan barang dilakukan

berdasarkan sistem FEFO (First Expired First Out) atau FIFO (First In First Out)

untuk mencegah barang kadaluarsa sebelum terjual. Apotek Kimia Farma No. 55

melakukan pengontrolan terhadap tanggal kadaluarsa obat dengan menempelkan

stiker berwarna sesuai dengan tahun kadaluarsa pada kotak penyimpanan obat

sehingga mempermudah pengontrolan terhadap obat yang telah mendekati tanggal

kadaluarsa. Obat yang telah mendekati tanggal kadaluarsa diberi stiker berwarna

merah, sedangkan obat yang tanggal kadaluarsanya masih jauh diberi stiker yang

berwarna lebih terang, seperti kuning.

Pelayanan kefarmasian yang dilakukan di apotek tidak hanya berupa

pengelolaan persedian farmasi. Pekerjaan kefarmasian lainnya yang dilakukan

oleh Apotek Kimia Farma No. 55 adalah pelayanan atas resep dokter. Proses

pelayanan resep dilakukan sesuai dengan standar operasional yang telah

ditetapkan oleh PT. Kimia Farma Apotek dan terdiri dari enam langkah, yaitu

penerimaan, perjanjian pembayaran, penyiapan dan peracikan, pemeriksaan akhir,

penyerahan obat, dan pemberian informasi. Idealnya 6 langkah pelayanan resep

tersebut dilakukan oleh petugas yang berbeda, dengan tujuan untuk mengontrol

dan menghindari terjadinya kesalahan.

Bagian penerimaan resep akan memeriksa kelengkapan resep dan

menerjemahkan obat-obat yang diresepkan. Resep kemudian diberi harga oleh

kasir dan dibayar oleh pasien. Selanjutnya, dilakukan penyiapan obat-obat sesuai

dengan resep, jika perlu dilakukan peracikan obat sesuai resep. Metode peracikan

yang dilakukan sangat berpengaruh terhadap ketepatan dosis dan efek

farmakologis yang akan dihasilkan oleh obat yang diberikan pada pasien.

Penggunaan alat penggerus pada peracikan puyer atau kapsul yang tidak tepat

dapat mengurangi jumlah serbuk obat yang diracik. Apabila persentase obat yang

hilang karena beterbangan saat diracik atau tertinggal pada alat penggerus tinggi,

ketepatan dosis dari sediaan obat racikan tersebut akan berkurang sehingga akan

menurunkan efektivitas obat. Kesalahan tersebut dapat diminimalisir dengan

pemilihan alat penggerus yang sesuai. Jika sediaan puyer atau kapsul yang diracik

dalam jumlah yang sedikit dan memiliki kandungan zat aktif yang kecil,

sebaiknya digunakan mortir berukuran kecil, namun, untuk sediaan puyer atau


72


kapsul yang diracik dalam jumlah besar dan memiliki kandungan zat aktif besar,

dapat digunakan blender untuk mempermudah proses peracikan. Seorang apoteker

maupun asisten apoteker memiliki tugas untuk memeriksa ulang kesesuaian setiap

obat yang telah diracik beserta jumlah, etiket, dan label dengan resep yang tertulis

sebelum obat diserahkan kepada pasien.

Seringkali pada resep tertulis perintah dari dokter untuk membuat sediaan

racikan dari obat-obat yang berupa sediaan salut, baik salut gula maupun salut

selaput. Hal tersebut kurang tepat karena akan menyia-nyiakan fungsi dari proses

penyalutan. Solusi yang seharusnya dilakukan yaitu menghubungi dokter penulis

resep untuk merekomendasikan penggantian bentuk sediaan obat dalam resep

menjadi sediaan konvensional.

Obat yang telah disiapkan kemudian diberi etiket. Sebelum obat

diserahkan kepada pasien, dilakukan pemeriksaan akhir untuk menjamin

kesesuaian obat yang telah disiapkan dengan resep. Pada saat penyerahan obat

kepada pasien, apoteker maupun asisten apoteker di Apotek Kimia Farma No. 55

telah melaksanakan Pelayanan Informasi Obat (PIO) dengan baik, yaitu dengan

memberikan informasi yang jelas mengenai nama obat, indikasi/kegunaan obat,

dosis dan aturan pakai obat, lama pemakaian, serta efek samping yang mungkin

ditimbulkan oleh obat yang digunakan. PIO dilakukan untuk mengurangi

penyalahgunaan dan salah penggunaan obat, meningkatkan kepatuhan pasien, dan

meningkatkan keberhasilan terapi.

Apotek Kimia Farma No. 55 juga memberikan pelayanan pembelian obat

tanpa resep sebagai pelayanan pengobatan swamedikasi melalui UPDS (Upaya

Pengobatan Diri Sendiri) sesuai dengan Keputusan Menteri Kesehatan No.

1176/MENKES/SK/X/1999 tentang Daftar Obat Wajib Apotek No.3. Pengobatan

sendiri adalah suatu perawatan sendiri oleh masyarakat terhadap penyakit yang

umum diderita, dengan menggunakan obat-obatan yang dijual bebas di pasaran,

obat bebas terbatas, atau obat keras yang bisa didapat tanpa resep dokter dan

diserahkan oleh Apoteker di apotek (Obat Wajib Apotek). Obat Wajib Apotek

meliputi sediaan kontrasepsi oral, obat saluran pencernaan, obat saluran

pernapasan, obat mulut dan tenggorokan, antiparasit, obat yang mempengaruhi


73


sistem neuromuskular, antiinflamasi dan antimikroba topikal, dan antiinfeksi

umum (obat TBC).

Pelayanan kefarmasian di Apotek Kimia Farma No. 55 selalu

mengutamakan kecepatan dan keramahan karyawan. Pelayanan yang ramah dan

cepat merupakan salah satu faktor penting untuk kemajuan suatu apotek.

Karyawan apotek sebaiknya menginformasikan kepada pasien tentang pelayanan

resep yang agak lama jika terdapat racikan pada resep. Hal tersebut

memungkinkan pasien untuk memutuskan akan menunggu atau meninggalkan

obat tersebut untuk mengambilnya setelah obat selesai disiapkan. Layanan antar

obat juga diberikan oleh Apotek Kimia Farma No. 55, yaitu kepada pasien resep

kredit secara kolektif dan pasien yang merupakan pelanggan loyal. Fasilitas

tersebut akan memudahkan pasien dalam memperoleh obat sehingga dapat

meningkatkan kepuasan pelanggan yang pada akhirnya akan berdampak pada

peningkatan pendapatan apotek.

Sebagai sebuah bisnis pelayanan, pelanggan merupakan salah satu faktor

penting yang harus dijaga oleh apotek. Kenyamanan pelanggan harus

diperhatikan. Untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan, desain Apotek

Kimia Farma No. 55 dibagi menjadi dua bagian yaitu swalayan farmasi untuk obat

over trade counter (OTC) di bagian depan dan ruang untuk obat ethical di bagian

dalam. Pada swalayan farmasi, pasien dapat memilih dan mengambil sendiri obat

yang diperlukan. Hal tersebut akan meningkatkan kenyamanan pasien karena

pasien dapat dengan leluasa melihat dan menentukan obatnya sendiri. Produk

pada swalayan farmasi disusun berdasarkan kelompok-kelompok tertentu agar

pasien lebih mudah dalam menemukan obat yang dibutuhkan, yaitu berdasarkan

bentuk sediaan, kegunaan, dan disusun secara alfabetis. Produk-produk yang

dijual di swalayan farmasi dapat berupa perbekalan farmasi maupun non farmasi.

Perbekalan farmasi yang disediakan antara lain obat-obat saluran pencernaan

(obat maag, obat mual, obat diare, dan laksan yang dapat dijual bebas), penekan

sistem saraf pusat (analgetik dan antipiretik yang dapat dijual bebas), obat topikal

(betadine, kasa, dan sediaan semi solid untuk antijamur dan untuk pegal-pegal),

obat batuk-pilek (antitusif dan ekspektoran), serta suplemen. Barang non farmasi

yang dijual di Apotek Kimia Farma No. 55 misalnya kosmetika, produk


74


kebersihan, makanan, minuman, serta kebutuhan bayi. Keberadaan swalayan

farmasi menjadi salah satu keunggulan Kimia Farma Apotek karena pelanggan

dapat memilih kebutuhannya sendiri tanpa harus melalui petugas yang ada di

loket. Swalayan farmasi juga memiliki nilai positif untuk Kimia Farma Apotek

yaitu meningkatkan pendapatan apotek di luar pelayanan obat ethical. Namun,

swalayan farmasi juga memiliki sisi negatif yaitu memerlukan ruang yang cukup

luas dan sangat rentan terhadap pencurian. Oleh karena itu, tata letak swalayan

farmasi di Apotek Kimia Farma No. 55 dirancang sedemikian rupa sehingga

memudahkan karyawan apotek untuk memantau para pembeli, selain adanya

CCTV yang berfungsi mengawasi kegiatan yang ada di swalayan. Selain itu,

produk-produk yang memiliki harga relatif tinggi disimpan dalam lemari yang

dikunci.

Program Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di Apotek Kimia Farma

No. 55 yang dilaksanakan selama 6 minggu telah banyak memberikan gambaran

kepada calon apoteker tentang bagaimana tugas dan fungsi seorang Apoteker di

apotek. Apoteker di apotek tidak hanya berperan sebagai penanggung jawab

teknis kefarmasian, melainkan juga berperan dalam pengelolaan apotek. Seorang

Apoteker di apotek memiliki peranan sebagai tenaga kesehatan yang harus

mendukung peningkatan kualitas hidup pasien dan juga sebagai pelaksana

manajerial di apotek yang bertanggung jawab dalam menjamin kelangsungan

hidup bisnis apotek. Calon apoteker juga mendapatkan informasi mengenai

kegiatan yang dilakukan di apotek, baik kegiatan pelayanan kefarmasian maupun

non teknis kefarmasian dalam rangka meningkatkan kepuasan pelanggan dan

menjamin kelangsungan hidup apotek sebagai suatu unit bisnis.



BAB 5

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) yang dilaksanakan di

Apotek Kimia Farma No. 55, dapat disimpulkan hal-hal sebagai berikut:

1. Apoteker Pengelola Apotek (APA) memiliki peran yang penting dalam

pengelolaan apotek, baik dalam fungsi manajerial maupun sebagai tenaga

kesehatan yang menjalankan fungsi profesi. Dalam bidang manajerial, APA

berperan dalam menentukan kebijakan pengelolaan apotek serta melaksanakan

fungsi pengawasan dan pengendalian terhadap semua komponen yang ada di

apotek. Di samping itu, APA juga melaksanakan fungsi sebagai seorang

apoteker dengan menjamin penggunaan obat yang efektif, aman, dan rasional

melalui konseling dan pelayanan informasi obat.

2. Proses pengelolaan apotek meliputi pengelolaan manajerial dan pelayanan

kefarmasian. Pengelolaan manajerial meliputi pengelolaan modal dan sarana

apotek, administrasi dan keuangan, serta pengelolaan sumber daya manusia.

Pengelolaan di bidang pelayanan kefarmasian meliputi perencanaan kebutuhan

obat, pengadaan obat, penyimpanan obat, pendistribusian obat, serta


5.2 Saran

Saran yang dapat diberikan berdasarkan Praktek Kerja Profesi Apoteker

(PKPA) di Apotek Kimia Farma No. 55 yaitu:

1. Perlunya peningkatan pelayanan yang cepat dan ramah untuk mencapai tingkat

kepuasan pelanggan yang optimal.

2. Perlunya pelatihan mengenai Good Pharmacy Practice (GPP) bagi seluruh

petugas apotek agar setiap petugas mengetahui tentang pentingnya pelaksanaan

GPP di apotek.

3. Sebaiknya disediakan kasir khusus swalayan farmasi agar konsumen tidak

perlu mengantri bersama dengan pasien yang hendak membayar resep dan

memudahkan konsumen untuk mengetahui harga produk yang diletakkan pada


76


swalayan farmasi sebagai upaya dalam peningkatan pelayanan. Jika

memungkinkan, dapat diletakkan harga dari tiap produk pada gondola

peletakkannya. Hal tersebut akan membantu konsumen dalam memutuskan

alternatif produk yang akan dipilih berdasarkan perbandingan harga dan

manfaat produk. Sebaiknya kasir khusus swalayan farmasi dijaga oleh petugas

teknis kefarmasian (seperti asisten apoteker) agar dapat sekaligus berfungsi

sebagai tempat pemberian informasi mengenai produk swalayan farmasi

kepada konsumen.

4. Sistem penyimpanan obat sebaiknya disesuaikan dengan kondisi penyimpanan

yang dianjurkan bagi masing-masing produk untuk mempertahankan kualitas

obat. Contohnya, sediaan Lacto-B sebaiknya disimpan pada suhu 2-8°C (pada

lemari pendingin) untuk mempertahankan stabilitas prebiotik yang terkandung

di dalamnya. Di samping itu, gudang penyimpanan obat sebaiknya dilengkapi

dengan pendingin ruangan dan ventilasi yang baik.

5. Sebaiknya petugas peracikan obat dihimbau untuk mengenakan alat pelindung

diri (masker) ketika melaksanakan tugasnya untuk meningkatkan keselamatan

kerja pegawai apotek.

6. Sebaiknya disediakan suatu ruangan khusus untuk konseling obat oleh apoteker

kepada pasien untuk meningkatkan kualitas pelayanan kefarmasian di apotek.



DAFTAR ACUAN

Badan POM RI. (2004). Pengobatan Sendiri. Jakarta : Info POM Vol. 5, No. 6,

November 2004, ISSN 1829-9334.

Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (1978). Peraturan Menteri Kesehatan

Republik Indonesia No. 28/MENKES/PER/1978 Tentang Penyimpanan

Narkotika. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia.

Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (1980). Peraturan Menteri Kesehatan

Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 1980 Tentang Perubahan Atas PP

No.26 Tahun 1965 Tentang Apotek. Jakarta: Departemen Kesehatan

Republik Indonesia.

Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (1993). Keputusan Menteri

Kesehatan Republik Indonesia No. 922/MENKES/PER/X/1993 tentang

Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. Jakarta: Departemen

Kesehatan Republik Indonesia.

Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (1997). Undang Undang Nomor 5

Tahun 1997 Tentang Psikotropika. Jakarta: Departemen Kesehatan

Republik Indonesia.


Kesehatan Republik Indonesia No. 1176/MENKES/SK/X/1999 Tentang

Daftar Obat Wajib Apotek No. 3. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik

Indonesia.



Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

No.922/MENKES/PER/X/1993 Tentang Ketentuan dan Tata Cara

Pemberian Izin Apotek. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik

Indonesia.


Kesehatan Republik Indonesia No. 1027/MENKES/SK/IX/2004 Tentang

Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. Jakarta: Departemen

Kesehatan Republik Indonesia.


78


Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2006). Pedoman Penggunaan Obat

Bebas dan Bebas Terbatas. Jakarta: Direktorat Bina Farmasi Komunitas dan

Klinik Direktorat Jenderal Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan

Departemen Kesehatan Republik Indonesia.

Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2008). Pedoman Pengelolaan

Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit. Jakarta: Direktorat Jenderal Bina

Kefarmasian dan Alat Kesehatan Departemen Kesehatan Republik

Indonesia.

Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2009). Peraturan Pemerintah

Republik Indonesia Nomor 51 Tahun 2009 Tentang Pekerjaan

Kefarmasian. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia.

Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Nomor 35

Tahun 2009 tentang Narkotika. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik

Indonesia.

Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Nomor 36

Tahun 2009 tentang Kesehatan. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik

Indonesia.

Direktorat Jendral Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan Kementerian Kesehatan

Republik Indonesia. (2010). Review Penerapan Sistem Pelaporan Narkotika

dan Psikotropika (SIPNAP) dan Sistem Pelaporan Dinamika Obat PBF

Regional I, II dan III Tahun 2010. Direktorat Jendral Bina Kefarmasian dan

Alat Kesehatan Kementerian Kesehatan RI 4 Maret 2012.

http://binfar.depkes.go.id/index.php/berita/view/178.

Quick, J. (1997). Managing Drug Supply, The selection, Procurement,

Distribution, and Use of Pharmaceuticals, 2nd ed. Revised and Expanded.

Kumarian Press.

Seto, S., Yunita, N., & T, L. (2004). Manajemen Farmasi. Jakarta: Airlangga

University Press.

Tim Penyelenggara dan Instruktur PKPA PT. Kimia Farma Apotek. (2012).

Materi Praktek Kerja Profesi Apoteker. Jakarta: PT. Kimia Farma Apotek.

Umar, M. (2011). Manajemen Apotek Farmasi. Jakarta : Wira Putra Kencana.


LAMPIRAN


79

Lampiran 1. Contoh formulir APT-1


80

Lampiran 1. Contoh formulir APT-1 (lanjutan)


81



82



83



84



85



86



87



88



89



90



91



92



93



94

Lampiran 8. Peta lokasi Apotek Kimia Farma No. 55 Kebayoran Lama


95

Lampiran 9. Denah Apotek Kimia Farma No.55 Kebayoran Lama

$

Sw

ala

yan f

arm

asi

Labora

toriu

m k

linik

Ruang tu

nggu

apote

k

Mushola

Gudang

Tempat bermain

anak

Ruang

pra

kti

k

dokte

r

kandungan

Dapur

kary

aw

an

Ruang praktik

dokter mata

Ruang praktik

dokter THT

Ruang praktik

internis

Ruang praktik

dokter umum

Ruang praktik

dokter anak

Ruang praktik

dokter kulit

Ruang perawatan

kecantikan

Ruang tu

nggu

dokte

r

Ruang obat

ethical

12

3

4 5

6

87

11

10

913

12

14 15

16

Keterangan :

1. Rak obat Kimia Farma, obat saluran pernapasan, obat alergi

2. Rak obat yang mempengaruhi sistem saraf pusat

3. Rak obat vitamin


96

Lampiran 9. Denah Apotek Kimia Farma No.55 Kebayoran Lama (lanjutan)

4. Meja peracikan (atas) ; rak obat yang biasa digunakan dalam resep racikan

(bawah)

5. Lemari narkotika

6. Lemari es

7. Rak obat psikotropika (atas) ; rak obat generik (bawah)

8. Rak antibiotika (atas) ; rak obat ASKES (bawah)

9. Rak obat kardiovaskular dan hematologi

10. Rak obat saluran cerna

11. Rak obat saluran kemih, endokrin, dan hormon

12. Rak obat tetes mata

13. Rak obat tetes telinga, inhaler, oral drops

14. Loket penerimaan resep

15. Loket penyerahan obat

16. Meja kerja penyiapan obat (atas) ; rak tablet effervescent (bawah kiri) ; rak

salep, krim, dan gel (bawah kanan)


97

Lampiran 10. Surat pesanan psikotropika


Lampiran 11. Contoh laporan penggunaan psikotropika

LAPORAN PENGGUNAAN PSIKOTROPIKA

APOTEK KIMIA FARMA NO. 55

NO. SIA : 721/03/03/YANKES/10.06

ALAMAT& No. Telp : Jalan Kebayoran Lama No. 50 / 021-7244089

Kabupaten/Kodya : Jakarta Barat

BULAN:

NO KODE NAMA

SEDIAAN SATUAN

STOK

AWAL

PENERIMAAN PENGGUNAAN STOK

AKHIR DARI JUMLAH UNTUK JUMLAH

Jakarta, ............................

Apoteker Pengelola Apotek

Wahyu Dwi Purnomo, S.Farm., Apt.

No. STRA : 14284

98


99

Lampiran 12. Surat pesanan narkotika


Lampiran 13. Contoh laporan penggunaan narkotika

LAPORAN PENGGUNAAN NARKOTIKA

APOTEK KIMIA FARMA NO. 55

NO. SIA : 721/03/03/YANKES/10.06

ALAMAT& No. Telp : Jalan Kebayoran Lama No. 50 / 021-7244089

Kabupaten/Kodya : Jakarta Barat

BULAN:

NO KODE NAMA

SEDIAAN SATUAN

STOK

AWAL

PENERIMAAN PENGGUNAAN STOK

AKHIR DARI JUMLAH UNTUK JUMLAH

Jakarta, ............................

Apoteker Pengelola Apotek

Wahyu Dwi Purnomo, S.Farm., Apt.

No. STRA : 14284

100


101

Lampiran 14. Contoh Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA)

Lampiran 15. Contoh form dropping antar Apotek Kimia Farma


102

Lampiran 16. Alur pelayanan penerimaan resep

Penerimaan Resep

Resep Kredit Resep Tunai

Pemeriksaan

kelengkapan

administrasi

Pemberian harga

Pemberian harga

Pemeriksaan kelengkapan

administrasi

Pasien membayar

di kasir dan diberi

nomor resep Pemberian nomor urut

Bagian Penyiapan obat

Obat diterima oleh

pasien

Resep disimpan petugas

Penyerahan obat disertai

pelayanan informasi obat

Pemeriksaan kesesuaian obat

Pemberian etiket

Obat Jadi Obat Racikan


103

Lampiran 17. Contoh kuitansi pembayaran tunai

Lampiran 18. Lembar pemeriksaan proses resep


104

Lampiran 19. Etiket obat dalam Apotek Kimia Farma No.55

Lampiran 20. Etiket obat luar Apotek Kimia Farma No. 55


105

Lampiran 21. Contoh label

Lampiran 22. Kertas pembungkus puyer


106

Lampiran 23. Contoh kartu stok


107

Lampiran 24. Lembar salinan resep



TUGAS KHUSUS PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER




PENGELOLAAN SWALAYAN FARMASI


AGATHA DWI SETIASTUTI, S. Farm.

1106046635

ANGKATAN LXXIV


PROGRAM PROFESI APOTEKER - DEPARTEMEN FARMASI

DEPOK

JUNI 2012


ii Universitas Indonesia

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ................................................................................................ i

DAFTAR ISI ........................................................................................................... ii

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. iii

DAFTAR RUMUS................................................................................................. iv

DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................................ v

BAB 1. PENDAHULUAN ..................................................................................... 1 1.1 Latar belakang ................................................................................... 1

1.2 Tujuan ................................................................................................ 2

BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................ 3 2.1 Pengadaan Persediaan Apotek ........................................................... 3

2.2 Pengendalian Persediaan Apotek ....................................................... 4

2.3 Penentuan Prioritas Pengadaan .......................................................... 8

2.4 Penataan Perbekalan Farmasi di Swalayan Apotek ......................... 11

2.5 Merchandising ................................................................................. 14

2.6 Produk OTC (Over The Counter) .................................................... 17

2.7 Strategi Pemasaran Swalayan Farmasi ............................................ 19

BAB 3. METODOLOGI PENELITIAN ............................................................ 21 3.1 Waktu dan Tempat Penelitian.......................................................... 21

3.2 Cara Kerja/Metode .......................................................................... 21

BAB 4. HASIL DAN PEMBAHASAN ............................................................... 22

4.1 Perencanaan dan Pengadaan Swalayan Farmasi ............................. 23

4.2 Penataan Swalayan Farmasi ............................................................ 25

4.3 Pemasaran Produk-produk Swalayan Farmasi ................................ 27

4.4. Pelayanan Kefarmasian di Swalayan Farmasi Apotek Kimia

Farma No. 55 ................................................................................... 28

BAB 5. KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................... 29 5.1 Kesimpulan ..................................................................................... 29

5.2 Saran ............................................................................................... 29

DAFTAR ACUAN ................................................................................................ 31


iii Universitas Indonesia

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1. Diagram model pengendalian persediaan ……………………. 8

Gambar 2.2. Matriks analisa VEN-ABC …………………………………... 10

Gambar 2.3. Rak obat untuk OTC counter………………………………………. 12

Gambar 2.4. End cap display……………………………………………………... 12

Gambar 2.5. Floor stand display………………………………………………… 13

Gambar 2.6. Tanda obat bebas……………………………………………... 18

Gambar 2.7. Tanda obat bebas terbatas…………………………………… 18

Gambar 2.8. Tanda peringatan pada kemasan obat bebas terbatas…………. 18


iv Universitas Indonesia

DAFTAR RUMUS

Rumus 2.1. Rumus perhitungan safety stock……………………………........ 5

Rumus 2.2. Rumus perhitungan persediaan maksimum……………………... 6

Rumus 2.3. Rumus perhitungan perputaran persediaan…………………........ 6

Rumus 2.4. Rumus perhitungan jumlah pesanan yang ekonomis………......... 7

Rumus 2.5. Rumus perhitungan ROP (Reorder Point)…………………......... 7


v Universitas Indonesia

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Alur proses pengadaan produk swalayan farmasi di Apotek

Kimia Farma No.55…………………………………………

32

Lampiran 2. Denah swalayan farmasi Apotek Kimia Farma No. 55…….. 33



BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Sarana kesehatan merupakan salah satu sumber daya kesehatan yang

diperlukan untuk mendukung penyelenggaraan upaya kesehatan. Apotek, sebagai

salah satu sarana pelayanan kesehatan, harus mengutamakan kepentingan

masyarakat dan berkewajiban menyediakan, menyimpan, dan menyerahkan

perbekalan farmasi yang bermutu baik. Perbekalan farmasi yang disediakan oleh

apotek tidak terbatas pada obat-obat yang diberikan dengan resep dokter.

Perbekalan farmasi seperti obat bebas, obat bebas terbatas, suplemen, alat

kesehatan, dan kosmetika dapat diperoleh di apotek secara bebas (tanpa resep

dokter). Produk-produk tersebut banyak dibutuhkan oleh masyarakat sehingga

beredar luas di pasaran. Hal tersebut terbukti dengan adanya ratusan merek

dagang untuk suatu produk perbekalan farmasi dengan kegunaan yang sama. Oleh

karena itu, dibutuhkan suatu sistem pengelolaan perbekalan farmasi yang baik

agar masyarakat (konsumen) dapat memperoleh produk yang dibutuhkannya

secara tepat dan rasional.

Sistem pengelolaan perbekalan farmasi yang berupa produk over trade

counter (OTC) meliputi perencanaan, pengadaan, penataan, pemasaran, dan

pemilihan obat yang sesuai. Produk-produk OTC dapat diletakkan di bagian

swalayan farmasi sehingga memudahkan konsumen dalam memilih produk yang

dibutuhkannya. Sungguhpun demikian, konsumen berhak untuk mendapatkan

informasi yang memadai mengenai produk yang dibutuhkannya dari tenaga

kesehatan di apotek.

Keberadaan swalayan farmasi di apotek merupakan suatu kesempatan

sekaligus tantangan tersendiri bagi seorang Apoteker. Dari segi bisnis, swalayan

farmasi dapat menjadi salah satu sumber pendapatan apotek di samping pelayanan

resep (obat ethical). Selain itu, pengelolaan swalayan farmasi yang terintegrasi

dengan baik dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan membentuk mutu hidup

masyarakat menjadi lebih baik.


2


Pada Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) ini, calon Apoteker

memperoleh kesempatan untuk melakukan pengamatan terhadap sistem

pengelolaan swalayan farmasi di Apotek Kimia Farma No. 55. Tugas khusus

tersebut bertujuan untuk meningkatkan pemahaman calon Apoteker mengenai

pengelolaan swalayan farmasi di Apotek Kimia Farma No. 55, yang meliputi

sistem perencanaan, pengadaan, penataan, pemasaran, dan pemilihan obat yang

sesuai.

1.2 Tujuan

Tugas khusus ini bertujuan untuk menganalisis pengelolaan swalayan

farmasi di Apotek Kimia Farma No. 55, yang meliputi sistem perencanaan,

pengadaan, penataan, pemasaran, dan pemilihan obat yang sesuai.



BAB 2

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Pengadaan Persediaan Apotek

Pengadaan persediaan farmasi merupakan kegiatan untuk memenuhi

kebutuhan perbekalan farmasi berdasarkan fungsi perencanaan dan penganggaran.

Tujuan pengadaan adalah memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan dalam

jumlah yang cukup dengan kualitas harga yang dapat dipertanggungjawabkan

dalam waktu dan tempat tertentu secara efektif dan efisien menurut tata cara dan

ketentuan yang berlaku (Quick, 1997). Pengadaan harus memenuhi beberapa

syarat, yaitu (Seto, Yunita&Lily, 2004) :

1. Doematig, artinya sesuai tujuan/sesuai rencana. Pengadaan harus sesuai

kebutuhan yang sudah direncanakam sebelumnya

2. Rechtmatig, artinya sesuai hak/sesuai kemampuan

3. Wetmatig, artinya sistem/cara pengadaannya harus sesuai dengan ketentuan-

ketentuan yang berlaku

Secara umum, jenis pengadaan berdasarkan waktu terdiri dari (Quick,

1997) :

1. Annual purchasing, yaitu pemesanan dilakukan satu kali dalam satu tahun.

2. Scheduled purchasing, yaitu pemesanan dilakukan secara periodik dalam

waktu tertentu misalnya mingguan, bulanan, dan sebagainya.

3. Perpetual purchasing, yaitu pemesanan dilakukan setiap kali tingkat

persediaan rendah.

4. Kombinasi antara annual purchasing, scheduled purchasing, dan perpetual

purchasing. Pengadaan dengan pemesanan yang bervariasi waktunya seperti

cara ini dapat diterapkan tergantung dari jenis obat yang dipesan. Misalnya,

obat impor dari suatu negara dimana devaluasi mata uang menjadi masalah

utama, atau obat berharga murah yang jarang digunakan cukup dipesan sekali

dalam setahun saja. Obat-obatan yang relatif slow moving tetapi digunakan

secara reguler dapat dipesan secara periodik setiap tahun (scheduled

purchasing), dan obat-obatan yang banyak diminati dan obat-obatan yang


4


harganya sangat mahal maka pemesanan dilakukan secara perpetual

purchasing.

Setelah menentukan jenis pengadaan yang akan diterapkan berdasarkan

frekuensi dan waktu pemesanan, maka pengadaan barang di apotek dapat

dilakukan dengan berbagai cara, yaitu (Seto, Yunita&Lily, 2004) :

1. Pembelian kontan

Dalam pembelian kontan, pihak apotek langsung membayar harga obat yang

dibeli dari distributor. Biasanya dilakukan oleh apotek yang baru dibuka

karena untuk melakukan pembayaran kredit apotek harus menunjukkan

kemampuannya dalam menjual.

2. Pembelian kredit

Pembelian kredit adalah pembelian yang pembayarannya dilakukan pada

waktu jatuh tempo yang telah ditetapkan, misalnya 30 hari setelah obat

diterima apotek.

3. Pembelian konsinyasi (titip jual)

Pembelian konsinyasi adalah titipan barang dari pemilik kepada apotek,

dimana apotek bertindak sebagai agen komisioner yang menerima komisi bila

barang tersebut terjual. Bila barang tersebut tidak terjual sampai batas waktu

kadaluarsa atau waktu yang telah disepakati maka barang tersebut dapat

dikembalikan pada pemiliknya.

2.2. Pengendalian Persediaan Apotek

Pengendalian persediaan berhubungan dengan aktivitas dalam pengaturan

persediaan obat di apotek untuk menjamin kelancaran pelayanan pasien secara

efektif dan efisien. Unsur dari pengendalian persediaan mencakup penentuan cara

pemesanan atau pengadaan hingga jumlah persediaan yang optimum dan yang

harus ada di apotek untuk menghindari kekosongan persediaan. Parameter –

parameter dalam pengendalian persediaan adalah konsumsi rata-rata, lead time,

safety stock, persediaan minimum, persediaan maksimum, dan perputaran

persediaan.


5


1. Konsumsi rata-rata

Konsumsi rata-rata sering juga disebut permintaan (demand). Permintaan yang

diharapkan pada pemesanan selanjutnya merupakan variabel kunci yang

menentukan berapa banyak stok barang yang harus dipesan (Quick, 1997).

2. Lead Time (Waktu Tunggu)

Lead time merupakan waktu tenggang yang dibutuhkan mulai dari pemesanan

sampai dengan penerimaan barang dari suplier yang telah ditentukan. Lead

time ini berbeda-beda untuk setiap suplier. Faktor-faktor yang dapat

berpengaruh pada lead time adalah jarak antara suplier dengan apotek, jumlah

pesanan, dan kondisi suplier (Quick, 1997).

3. Safety stock (Persediaan Pengaman)

Safety stock merupakan persediaan yang dicadangkan untuk kebutuhan selama

menunggu barang datang untuk mengantisipasi keterlambatan barang pesanan

atau untuk menghadapi suatu keadaan tertentu yang diakibatkan karena

perubahan pada permintaan misalnya karena adanya permintaan barang yang

meningkat secara tiba-tiba (karena adanya wabah penyakit) (Quick, 1997).

Safety stock dapat dihitung dengan rumus (Quick, 1997):

SS = LT x CA (2.1.)

Keterangan :

SS= Safety stock

LT = Lead Time

CA = konsumsi rata-rata

4. Persediaan minimum

Persediaan minimum merupakan jumlah persediaan terendah yang masih

tersedia. Apabila penjualan telah mencapai nilai persediaan minimum ini

maka pemesanan harus langsung dilakukan agar kontinuitas usaha dapat

berlanjut. Jika barang yang tersedia jumlahnya sudah kurang dari jumlah

persediaan minimum maka dapat terjadi stok kosong (Quick, 1997).


6


5. Persediaan maksimum

Persediaan maksimum merupakan jumlah persediaan terbesar yang telah

tersedia. Jika jumlah persediaan telah mencapai jumlah maksimum maka tidak

perlu lagi melakukan pemesanan untuk menghindari terjadinya stok mati yang

dapat menyebabkan kerugian (Quick, 1997). Rumus perhitungan persediaan

maksimum adalah (Quick, 1997):

Smax = Smin + (PP x CA) (2.2.)

Keterangan :

Smax = Persediaan maksimum

Smin = Persediaan minimum

PP = Periode pengadaan

CA = Konsumsi rata-rata

6. Perputaran persediaan

Perputaran persediaan menggambarkan jumlah siklus yang dialami barang

dari mulai pembelian hingga penjualan kembali. Jika suatu barang memiliki

angka perputaran persediaan yang besar maka barang tersebut dikategorikan

sebagai barang fast moving. Sebaliknya, jika angka perputaran persediaan

suatu barang terbilang kecil maka barang tersebut termasuk slow moving

(Quick, 1997). Perputaran persediaan dihitung dengan cara :

Perputaran persediaan =

(2.3.)

Keterangan :

So = Persediaan awal

Sr = Persediaan rata-rata

P = Jumlah pembelian

Sn = Persediaan Akhir


7


7. Jumlah pesanan (Economic Order Quantity / Economic Lot Size)

Di apotek, jumlah persediaan yang harus ada adalah persediaan untuk jangka

waktu tertentu dan disesuaikan dengan kebijakan pada pola kebutuhan.

Persediaan dirancang agar setiap saat harus tersedia dan sekaligus untuk

mengantisipasi permintaan yang tidak menentu, kemampuan suplier yang

terbatas, waktu tenggang pesanan yang tidak menentu, ongkos kirim mahal,

dan sebagainya. Faktor yang dipertimbangkan untuk membangun persediaan

berkaitan dengan biaya dan resiko penyimpanan, biaya pemesanan, dan biaya

pemeliharaan (Quick, 1997). Merancang jumlah persediaan dapat dilakukan

dengan perhitungan jumlah pesanan yang ekonomis atau dikenal dengan

rumus Economic Order Quality (EOQ) (Quick, 1997) :

EOQ = (2.4.)

Keterangan :

R = Jumlah kebutuhan dalam setahun

P = Harga barang / unit

S = Biaya tiap kali pemesanan

I = % Harga persediaan rata-rata (biaya penyimpanan)

8. ReOrder Point (ROP / Titik pemesanan)

Titik pemesanan merupakan saat dimana harus diadakan pemesanan kembali

sedemikian rupa sehingga kedatangan atau penerimaan barang yang dipesan

adalah tepat waktu, dimana persediaan di atas persediaan pengaman (safety

stock) sama dengan nol atau saat mencapai nilai persediaan minimum. Pada

keadaan khusus (mendesak), dapat dilakukan pemesanan langsung tanpa harus

menunggu hari pembelian yang telah ditentukan bersama antar apotek dan

suplier (Quick, 1997). Rumus perhitungan ROP adalah (Quick, 1997) :

ROP = SS + LT (2.5.)


8


Keterangan :

ROP = Recoder point

SS = Safety stock

LT = Lead time

Gambar 2.1. Diagram model pengendalian persediaan (Quick, 1997)

2.3. Penentuan Prioritas Pengadaan

Dalam melakukan pengadaan dibutuhkan penentuan prioritas barang yang

akan dipesan. Pemilihan prioritas pengadaan dapat dilakukan dengan berbagai

metode. Penyusunan prioritas dapat dilakukan dengan menggunakan metode

sebagai berikut (Quick, 1997):

1. Analisa VEN (Vital, Esensial, Non-esensial)

Metode ini mengelompokan obat berdasarkan nilai kepentingan dan

vitalitas obat terhadap pelayanan kesehatan untuk melayani permintaan untuk

pengobatan.

a. V (Vital)

Obat yang tergolong dalam kategori vital adalah obat untuk menyelamatkan

hidup manusia atau untuk pengobatan karena penyakit yang mengakibatkan

kematian. Pengadaan obat golongan ini diprioritaskan.


9


b. E (Esensial)

Kategori esensial digunakan untuk obat-obat yang banyak diminta untuk

digunakan dalam tindakan atau pengobatan penyakit terbanyak di masyarakat.

Dengan kata lain, obat-obat golongan ini adalah obat yang fast-moving.

c. N (Non-esensial)

Kategori non-esensial untuk obat-obat pelengkap yang sifatnya tidak esensial,

tidak digunakan untuk penyelamatan hidup maupun pengobatan penyakit

terbanyak, contohnya suplemen vitamin.

2. Analisa Pareto (ABC)

Analisa pareto disusun berdasarkan penggolongan persediaan yang

mempunyai nilai harga yang paling tinggi. Pareto membagi persediaan

berdasarkan atas nilai rupiah (volume persediaan yang dibutuhkan dalam satu

periode dikalikan harga per unit). Kriteria kelas dalam klasifikasi ABC adalah:

a. Kelas A

Persediaan yang memiliki volume rupiah yang tinggi. Kelas ini mewakili

sekitar 70 % dari total nilai persediaan, meskipun jumlahnya hanya sekitar

20% dari seluruh item. Kelas A memiliki dampak biaya yang tinggi

terhadap biaya pengadaan. Pengendalian khusus dilakukan secara intensif

(Seto, Yunita&Lily, 2004).

b. Kelas B

Persediaan yang memiliki volume rupiah yang menengah. Kelas ini

mewakili sekitar 20 % dari total nilai persediaan, meskipun jumlahnya hanya

sekitar 30 % dari seluruh item (Seto, Yunita&Lily, 2004).

c. Kelas C

Persediaan yang memiliki volume rupiah yang rendah. Kelas ini mewakili

sekitar 10% dari total nilai persediaan, tapi terdiri sekitar 50% dari seluruh

item (Seto, Yunita&Lily, 2004).

Analisis pareto dilakukan dengan menghitung nilai investasi dari tiap

sediaan obat dengan cara :

1. Menghitung total investasi tiap jenis obat.


10


2. Pengelompokan obat berdasarkan nilai investasi dan diurutkan mulai dari

nilai investasi terbesar hingga terkecil.

3. Syarat pengelompokan adalah sebagai berikut:

a. Kelompok A dengan nilai investasi 70% dari total investasi obat

keseluruhan;

b. Kelompok B dengan nilai investasi 20% dari total investasi obat

keseluruhan;

c. Kelompok C dengan nilai investasi 10% dari total investasi obat

keseluruhan.

3. Analisa VEN-ABC

Metode analisa ini mengkombinasi kedua metode sebelumnya. Dalam

metode ini pengelompokan barang berdasarkan volume dan nilai penggunaannya

selama periode waktu tertentu. Analisa VEN-ABC menggabungkan analisa

pareto dan VEN dalam suatu matriks sehingga analisa menjadi lebih tajam

(Quick, 1997). Matriks dapat dibuat sebagai berikut :

V E N

A VA EA NA

B VB EB NB

C VC EC NC

Gambar 2.2. Matriks analisa VEN-ABC

Matriks tersebut dapat dijadikan dasar dalam menetapkan prioritas

untuk menyesuaikan anggaran atau perhatian dalam pengelolaan persediaan.

Semua obat vital dan esensial dalam kelompok A, B, dan C harus tersedia. Tetapi

kuantitasnya disesuaikan dengan kebutuhan konsumen apotek. Untuk obat non-

esensial dalam kelompok A tidak diprioritaskan, sedangkan kelompok B dan C

pengadaannya disesuaikan dengan kebutuhan (Quick, 1997).


11


2.4. Penataan Perbekalan Farmasi di Swalayan Apotek

Tata cara penataan perbekalan farmasi di apotek dapat dikelompokkan

menjadi 2 bagian, yaitu (Umar, 2011) :

1. Penataan di ruang peracikan dan penyiapan obat (ethical counter)

Penataan perbekalan farmasi pada ethical counter perlu memperhatikan

beberapa hal, seperti :

a. Peraturan, terutama yang mengatur tentang obat narkotika, psikotropika,

dan obat keras

b. Lay out, yaitu penataan letak dan susunan lemari atau rak obat agar dapat

memberikan kemudahan dan kecepatan pada petugas apotek dalam

menyiapkan obat yang dibutuhkan konsumen, dengan tetap

memperhatikan aspek kebersihan dan keamanan

c. Bentuk dan tanda lemari (rak) obat

Bentuk lemari obat yang biasa digunakan menyerupai sarang tawon, di

mana setiap lemari obat harus memiliki penandaan yang

menginformasikan jenis perbekalan farmasi yang tersimpan di dalamnya

2. Penataan di swalayan farmasi (OTC counter)

Hal-hal yang menjadi dasar pertimbangan dalam menata perbekalan

farmasi di OTC counter adalah :

a. Estetika, yaitu keindahan dalam menata dan mendesain rak atau lemari

obat bebas dan obat bebas terbatas agar dapat menimbulkan rasa ingin

tahu dan ingin membeli (impuls buying) bagi setiap konsumen yang datang

ke apotek. Di samping itu, penataan swalayan farmasi harus menimbulkan

kesan bersih, indah, dan menyenangkan.

b. Lay out, yaitu tata letak dan susunan barang yang dapat memberikan

kenyamanan dan kemudahan (alur keluar masuk) bagi konsumen dalam

memperoleh obat yang dibutuhkan.

c. Tanda berupa tulisan sebagai petunjuk mengenai tempat-tempat golongan

fungsi obat yang ditempel di setiap lemari/rak obat. Contoh rak obat untuk

OTC counter dapat dilihat pada Gambar 2.3.


12


Gambar 2.3. Rak obat untuk OTC counter

Beberapa macam desain display atau cara memajang obat-obat OTC,

antara lain (Desselle dan Zgarrick, 2009) :

1. Display karton, yaitu suatu boks yang dirancang untuk dipasang pada rak yang

berisi produk tanpa memindahkan kemasan produk yang sudah ada. Hal

tersebut akan membawa pengaruh yang kuat secara visual dan membutuhkan

tempat lebih banyak sehingga dapat menarik perhatian dan memberikan

informasi kepada pelanggan.

2. End cap display, yaitu desain yang cocok untuk produk-produk baru, produk

berukuran besar, dan barang-barang berharga khusus. Caranya dengan

menempatkan produk pada akhir rak. Contoh End cap display dapat dilihat

pada Gambar 2.4.

Gambar 2.4. End cap display


13


3. Floor stand display, yaitu desain yang cocok untuk meletakkan produk secara

efektif dalam jumlah besar. Produk diletakkan pada rak dorong yang tidak

terlalu tinggi dan mudah diraih, serta dilengkapi dengan brosur yang berisikan

keterangan-keterangan mengenai produk sehingga konsumen lebih tertarik

untuk membeli produk-produk tersebut. Contoh Floor stand display dapat

dilihat pada Gambar 2.5.

Gambar 2.5. Floor stand display

4. Dum display, yaitu desain yang sama dengan floor stand display, hanya saja

produk-produk yang dipajang tidak diatur secara khusus melainkan disusun

secara acak.

5. Floor stack display, merupakan display yang paling sederhana dan mudah.

Dalam penempatan produk pada display, terdapat beberapa hal yang perlu

diperhatikan, antara lain :

1. Penyusunan kotak kemasan pada rak

Kotak kemasan produk OTC mempunyai enam sisi yang dapat diperlihatkan

kepada pelanggan. Setiap kotak kemasan didesain oleh pabrik dengan

tampilan yang semenarik mungin, terutama pada bagian depan dan atas.

2. Penempatan produk yang tidak efektif


14


Beberapa hal yang membuat produk menjadi tidak efektif antara lain lemari

yang tidak teratur, lemari berisi terlalu banyak produk, penataan produk yang

tidak menarik pelanggan, dan pengaturan yang berantakan.

3. Produk di muka (Product facing)

Product facing merupakan penyusunan rak produk secara melebar di bagian

depan. Jika produk disusun tiga pak di baris depan dan enam pak di belakang

masing-masing baris, penyusunan tersebut dinamakan ”three facing, six

deep”. Penelitian membuktikan bahwa penjualan akan mengalami peningkatan

sebanyak 36% ketika penempatan di muka ditingkatkan dari dua baris menjadi

empat baris. Sebaliknya, terjadi penurunan penjualan sebanyak 50% ketika

dilakukan pengurangan jumlah penempatan di muka dari tiga baris menjadi

satu baris.

4. Hot-spot cross

Posisi terbaik suatu produk dalam suatu departemen adalah pada bagian

tengah. Oleh karena itu, pada bagian tengah rak diletakkan produk fast

moving. Hal tersebut disebabkan kebiasaan pembeli untuk berdiri di tengah-

tengah suatu bagian ketika sedang memilih. Hot-spot cross memungkinkan

suatu produk lebih mudah terlihat.

2.5. Merchandising

Merchandising merupakan kombinasi beberapa teknik untuk menentukan

posisi, mengatur, dan mempromosikan produk sehingga konsumen termotivasi

untuk membeli barang tersebut. Data-data berikut dapat menjadi alasan

pentingnya merchandising produk OTC :

1. 90% penjualan terjadi tanpa adanya intervensi farmasis atau karyawan apotek

2. 40% keputusan pembelian dibuat di apotek

3. 28% pembelian produk pertama kali disebabkan oleh tampilan produk

Salah satu prinsip utama dalam merchandising adalah membuat konsumen

bergerak seleluasa mungkin dalam apotek. Semakin banyak produk terlihat oleh

konsumen, semakin besar peluang produk-produk tersebut terjual. Layout dan

desain apotek merupakan hal yang penting dalam mengefektifkan merchandising.

Keuntungan dari merchandising yang efektif meliputi peningkatan volume


15


penjualan baik dari segi jumlah maupun nilai uang yang didapat, peningkatan

turnover, peningkatan keuntungan, dan peningkatan kepuasan pelanggan. Ada 5

faktor yang mempengaruhi efektivitas merchandising, yaitu :

1. Waktu

Pemilihan waktu yang tepat untuk menjual suatu produk merupakan hal yang

sangat penting. Produk-produk yang bersifat musiman biasanya ditampilkan

sebelum atau selama periode di mana produk tersebut sangat besar

kemungkinannya untuk digunakan. Contohnya, apotek di negara subtropis

akan menjual produk sunscreen sebelum dan selama musim panas, bukan

pada saat musim dingin.

2. Harga

Harga merupakan aspek penting dalam pengambilan keputusan oleh

konsumen. Oleh karena itu, harus dilakukan berbagai cara untuk membantu

konsumen mengembangkan persepsi bahwa harga yang ditawarkan oleh

apotek masuk akal atau bersaing. Namun, terkadang konsumen

menghubungkan harga suatu produk dengan mutu dari produk tersebut,

terutama untuk produk-produk yang kurang mereka ketahui. Beberapa cara

yang dapat dilakukan untuk menarik minat beli konsumen antara lain :

a. Program diskon untuk produk-produk atau kelompok konsumen tertentu

b. Penggunaan psikologi harga dalam menetapkan harga suatu produk.

Sebagian besar konsumen hanya memperhatikan digit pertama dari harga

suatu produk.

c. Program promosi, seperti kupon berhadiah dan strategi ‘beli 2, gratis 1’

3. Pemilihan produk

Karakteristik demografi konsumen merupakan hal yang penting ketika

menentukan produk yang akan dijual. Produk OTC harus dipilih berdasarkan

keinginan dan kebutuhan kelompok konsumen yang dilayani oleh apotek.

Sebagai contoh, sangat tidak bijaksana jika apotek menjadikan alat tes

kehamilan sebagai produk OTC ketika sebagian besar pelanggan apotek

berusia 50 tahun ke atas. Faktor-faktor demografi konsumen yang harus

diperhatikan, meliputi umur, latar belakang sosial budaya, masalah kesehatan,

tingkat pendidikan, dan pendapatan. Hal lain yang harus dipertimbangkan


16


ketika menentukan produk OTC antara lain jumlah produk, ukuran produk,

jenis produk (generik atau paten), pengaruh iklan, dan keuntungan suatu

produk dibandingkan dengan produk lainnya.

4. Peletakan produk

Ahli merchandising berpendapat bahwa posisi yang terbaik adalah di

tengah-tengah kelompok dan pada posisi sejajar mata. Hal tersebut disebabkan

oleh kebiasaan manusia untuk berdiri di tengah ketika mengambil keputusan.

Oleh karena itu, produk lebih mudah terlihat jika diletakkan dalam posisi

tersebut. Peletakan produk dapat dilakukan dengan 2 cara, yaitu secara

vertikal dan horizontal.

Pada penempatan vertikal, produk yang sama dengan ukuran yang

berbeda diletakkan pada rak yang berbeda. Produk fast moving diletakkan di

tengah. Cara tersebut lebih efektif karena produk dapat lebih mudah terlihat.

Namun, cara tersebut membutuhkan lebih banyak tempat dibandingkan

dengan penempatan secara horizontal.

Pada penempatan horizontal, produk yang sama dengan ukuran yang

berbeda diletakkan bersebelahan pada rak yang sama. Cara tersebut

menggunakan sedikit tempat dan lebih mudah untuk ditata. Namun, produk

kurang terlihat oleh konsumen dibandingkan dengan cara vertikal. Pada

penempatan secara horizontal, urutan peletakan produk berdasarkan

ukurannya, yaitu produk dengan ukuran lebih besar diletakkan di sebelah

kanan produk yang berukuran lebih kecil. Hal tersebut disebabkan oleh mata

manusia cenderung untuk melihat dari kiri ke kanan sehingga pikiran

cenderung untuk memilih produk yang dilihat terakhir kali. Di samping itu,

sebagian besar orang menggunakan tangan kanan untuk mengambil sesuatu

sehingga konsumen cenderung mengambil produk yang terdekat dengan

tangan kanan mereka. Berdasarkan analisis tersebut, produk yang berukuran

lebih besar akan lebih banyak dipilih oleh konsumen.

5. Penggunaan ‘point of purchase materials’

Bahan-bahan yang digunakan oleh apotek untuk membuat konsumen

menyadari adanya suatu produk dan tertarik untuk membeli produk tersebut,

yaitu:


17


a. Header cards, umumnya digunakan pada display stand, dump stand, dan

floor-stack display.

b. Banners, diletakkan menggantung atau ditempel di kaca untuk menarik

perhatian terhadap suatu produk melalui pesan promosi singkat.

c. Price signs, yaitu memberikan harga pada produk. Harga produk dapat pula

ditampilkan dengan membandingkan harga jual spesial dengan harga jual

normal produk.

d. Shelf extender, merupakan papan kecil yang melekat pada rak utama untuk

menarik perhatian dan mempermudah konsumen dalam mengambil produk.

e. Shelf-talkers, kartu yang berisi pesan promosi untuk menarik perhatian yang

diletakkan pada rak, di bawah produk. Contoh : beli 2 gratis 1.

2.6. Produk OTC (Over The Counter)

Menurut Surat Keputusan Menteri Kesehatan No.

1332/MENKES/KEP/X/2002, sediaan farmasi meliputi obat, bahan obat, obat asli

Indonesia, alat kesehatan, dan kosmetika. Obat-obat yang beredar di Indonesia

digolongkan oleh Badan Pengawas Obat dan Makanan dalam 5 (lima) kategori,

yaitu obat bebas, obat bebas terbatas, obat keras, obat golongan psikotropika, dan

obat golongan narkotika. Penggolongan tersebut bertujuan untuk memudahkan

pengawasan terhadap peredaran dan pemakaian obat-obat tersebut.

Pelayanan di apotek meliputi pelayanan produk OTC (Over The Counter)

dan obat ethical. Obat-obat yang dapat diperoleh tanpa resep dokter termasuk

produk OTC. Produk OTC terdiri dari obat bebas dan obat bebas terbatas. Obat

ethical adalah obat yang dapat diperoleh dengan resep dokter, termasuk di

dalamnya obat keras, obat golongan psikotropika, dan obat golongan narkotika.

2.6.1. Obat bebas (Departemen Kesehatan RI, 2006)

Obat bebas adalah obat yang dijual bebas di pasaran dan dapat dibeli tanpa

resep dokter. Tanda khusus pada kemasan dan etiket obat bebas adalah lingkaran

hijau dengan garis tepi berwarna hitam. Tanda obat bebas dapat dilihat pada

Gambar 2.6. Contoh obat bebas adalah parasetamol.


18


Gambar 2.6. Tanda obat bebas

2.6.2. Obat bebas terbatas (Departemen Kesehatan RI, 2006)

Obat bebas terbatas adalah obat yang sebenarnya termasuk obat keras,

tetapi masih dapat dibeli bebas tanpa resep dokter dan disertai dengan tanda

peringatan. Tanda khusus pada kemasan dan etiket obat bebas terbatas adalah

lingkaran biru dengan garis tepi berwarna hitam, seperti dapat dilihat pada

Gambar 2.7. Contoh obat bebas terbatas adalah CTM. Wadah atau kemasan obat

bebas terbatas perlu mencantumkan tanda peringatan (P No.1-P No.6) dan

penyerahannya harus dalam bungkus aslinya. Tanda peringatan tersebut berwarna

hitam dengan ukuran panjang 5 cm dan lebar 2 cm (atau disesuaikan dengan

ukuran kemasan) dan diberi tulisan peringatan penggunaannya dengan huruf

berwarna putih. Contoh tanda peringatan dapat dilihat pada Gambar 2.8.

Gambar 2.7. Tanda obat bebas terbatas

Contoh tanda peringatan


19


Gambar 2.8. Tanda peringatan pada kemasan obat bebas terbatas

2.7. Strategi Pemasaran Swalayan Farmasi

Strategi pemasaran yang umum dilakukan oleh apotek adalah analisis

AIDA (Attention, Interest, Desire, Action). Analisis AIDA merupakan suatu

rangkaian proses, dimulai dari menarik perhatian calon pembeli hingga pembeli

memutuskan untuk membeli di apotek.

2.7.1. Attention, merupakan upaya apotek untuk menarik perhatian konsumen,

dapat dilakukan dengan :

1. Mengadakan program promosi untuk produk-produk swalayan farmasi

tertentu, seperti program diskon, kupon berhadiah, dan program beli 2

gratis 1.

2. Mendesain swalayan farmasi dengan display yang menarik dan

terpisah dari bagian pelayanan obat ethical, serta memberikan ruang

yang cukup untuk swalayan farmasi sehingga memberikan kemudahan

dan kenyamanan bagi alur konsumen.

2.7.2. Interest, bertujuan menimbulkan keinginan pelanggan untuk masuk ke

dalam swalayan farmasi, yang dapat dilakukan dengan cara menyusun

obat fast moving pada posisi yang mudah terlihat oleh pelanggan. Selain

itu, penyusunan produk OTC dilakukan semenarik mungkin, yaitu dengan

memperhatikan warna kemasan dan disusun berdasarkan penggolongan

tertentu, seperti menurut efek farmakologis, agar memudahkan pelanggan

dalam mencari produk yang dibutuhkannya.

2.7.3. Desire

Setelah pelanggan masuk ke area swalayan farmasi, langkah selanjutnya

adalah menimbulkan keinginan pelanggan untuk membeli produk yang

ditawarkan. Upaya yang dapat dilakukan antara lain melayani pelanggan


20


dengan ramah, cepat tanggap dengan keinginan pelanggan, meningkatkan

kelengkapan produk, memberikan informasi yang memadai mengenai

produk-produk yang ditawarkan, dan memberikan harga yang bersaing.

2.7.4. Action

Setelah melalui beberapa tahap di atas, akhirnya pelanggan memutuskan

untuk membeli produk di apotek. Pada tahap tersebut, pembeli akan

merasakan pelayanan yang diberikan oleh apotek. Pelayanan yang dapat

diberikan antara lain dengan menunjukkan kecepatan pelayanan dan

pemberian informasi yang diperlukan sehingga dapat meningkatkan

kepuasan pelanggan. Pelanggan yang merasa puas cenderung datang

kembali ke apotek untuk membeli produk yang dibutuhkannya dan

merupakan sarana promosi bagi apotek (word of mouth).



BAB 3

METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Waktu dan Tempat Penelitian

Penelitian dilakukan pada tanggal 2-10 Mei 2012, bertempat di Apotek

Kimia Farma No. 55, Jalan Kebayoran Lama No. 50, Jakarta Barat.

3.2 Cara Kerja / Metode

Tugas khusus ini disusun dengan cara mengamati pengelolaan swalayan

farmasi di Apotek Kimia Farma No. 55, Jakarta Barat. Hal-hal yang diamati

meliputi perencanaan, pengadaan, penataan, pemasaran, dan pemilihan barang

yang dilakukan di swalayan farmasi.



BAB 4

HASIL DAN PEMBAHASAN

Perbekalan farmasi yang disediakan di Apotek Kimia Farma No. 55

meliputi sediaan ethical dan non-ethical. Sediaan ethical merupakan perbekalan

farmasi yang diberikan menggunakan resep dokter. Namun, berdasarkan

Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor

347/MENKES/SK/VII/1990 tentang Obat Wajib Apotek, berisi Daftar Obat

Wajib Apotek No. 1; Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor

924/MENKES/PER/X/1993 tentang Daftar Obat Wajib Apotek No. 2; dan

Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor

1176/MENKES/SK/X/1999 tentang Daftar Obat Wajib Apotek No. 3, terdapat

beberapa obat ethical yang dapat diserahkan tanpa resep dokter oleh Apoteker di

apotek (BPOM, 2004). Sungguhpun demikian, sediaan ethical tidak dapat

diperjualbelikan secara bebas.

Sediaan non-ethical merupakan perbekalan farmasi yang dapat

diperjualbelikan secara bebas. Produk non-ethical yang terdapat di Apotek Kimia

Farma No. 55 meliputi obat bebas, obat bebas terbatas, suplemen, kosmetika, alat

kesehatan, makanan-minuman, sediaan herbal, dan produk perbekalan kesehatan

rumah tangga (misalnya antiseptik, perlengkapan mandi, produk oral care, produk

personal care, dan produk baby care). Produk-produk tersebut diletakkan pada

bagian swalayan farmasi dengan tujuan memudahkan konsumen dalam

mengamati dan memilih produk yang dibutuhkannya. Peletakan produk-produk

non-ethical pada swalayan farmasi yang terpisah dari ruang sediaan ethical

membuat konsumen merasa lebih bebas dan nyaman dalam berbelanja sehingga

dapat menambah kepuasan pelanggan dan meningkatkan penjualan apotek.

Untuk mencapai hasil penjualan yang optimal dari sektor produk non-

ethical, dibutuhkan pengelolaan swalayan farmasi yang baik. Pengelolaan tersebut

meliputi sistem perencanaan dan pengadaan, penataan (lay out) swalayan farmasi,

pemasaran produk, dan pelayanan petugas apotek dalam memberikan informasi

dan rekomendasi mengenai produk yang tepat untuk konsumen.


23


4.1. Perencanaan dan Pengadaan Swalayan Farmasi

Perencanaan dan pengadaan produk-produk swalayan farmasi di Apotek

Kimia Farma No. 55 dilakukan menggunakan sistem pareto. Berdasarkan sistem

tersebut, mula-mula dilakukan rekapitulasi data hasil penjualan dari sektor

swalayan farmasi pada bulan sebelumnya. Produk-produk swalayan farmasi

kemudian dikelompokkan secara berurutan, mulai dari produk dengan nominal

penjualan terbesar hingga terkecil. Berdasarkan pengelompokan tersebut, produk-

produk swalayan farmasi dapat diklasifikasikan ke dalam kelas pareto A, B, dan C

dengan kriteria sebagai berikut :

1. Kelas A

Persediaan yang memiliki volume rupiah yang tinggi. Kelas A mewakili

sekitar 70% dari total nilai persediaan meskipun jumlahnya hanya sekitar

20% dari seluruh item. Kelas A memiliki dampak biaya yang tinggi terhadap

biaya pengadaan. Pengendalian khusus dilakukan secara intensif (Seto,

Yunita&Lily, 2004).

2. Kelas B

Persediaan yang memiliki volume rupiah menengah. Kelas B mewakili sekitar

20% dari total nilai persediaan meskipun jumlahnya hanya sekitar 30% dari


3. Kelas C

Persediaan yang memiliki volume rupiah yang rendah. Kelas C mewakili

sekitar 10% dari total nilai persediaan tetapi terdiri atas sekitar 50% dari


Produk-produk yang termasuk dalam kelas pareto A merupakan produk

yang banyak dibutuhkan oleh konsumen sehingga harus disediakan dalam jumlah

yang memadai di apotek. Jika produk tersebut mengalami kekosongan persediaan,

apotek akan mengalami kerugian dari segi materi maupun dapat berdampak pada

ketidakpuasan pelanggan. Jumlah barang yang disediakan biasanya mengacu pada

konsumsi rata-rata produk tersebut pada bulan sebelumnya. Produk-produk yang

termasuk dalam kelas pareto B dan C dapat disediakan dalam jumlah yang lebih


24


sedikit ataupun tidak disediakan di apotek, tergantung dari kebijakan bagian

pengadaan.

Selain menerapkan sistem pareto, perencanaan pengadaan di Apotek

Kimia Farma No. 55 juga memperhatikan pola penyakit yang terjadi di

lingkungan masyarakat sekitar apotek. Hal tersebut dipengaruhi salah satunya

oleh kondisi cuaca. Di samping itu, konsumsi terhadap produk non-ethical juga

dipengaruhi oleh promosi produk tersebut. Oleh karena itu, perencanaan

pengadaan produk swalayan farmasi di Apotek Kimia Farma No. 55 juga

memperhatikan iklan produk farmasi yang sedang popular di masyarakat.

Perencanaan dan pengadaan produk swalayan farmasi yang tepat dapat menjamin

persediaan yang optimal sehingga tidak terjadi kekosongan maupun penumpukan

barang yang berlebihan. Kekosongan persediaan dapat mengurangi pendapatan

apotek dan menyebabkan ketidakpuasan pelanggan, sedangkan kelebihan

persediaan dapat menyebabkan risiko barang rusak atau kadaluarsa sebelum

terjual dan membutuhkan biaya untuk penyimpanan barang.

Alur pengadaan produk swalayan farmasi di Apotek Kimia Farma No. 55

dapat dilihat pada Lampiran 1. Prosedur pengadaan produk swalayan farmasi

dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Petugas pengadaan di apotek pelayanan memesan barang dengan membuat

daftar kebutuhan barang dalam Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA)

berdasarkan data dari buku defekta dan daftar penolakan resep.

2. BPBA dikirim ke bagian pembelian Bisnis Manajer Jaya I (BM Jaya I).

3. Bagian pembelian BM Jaya I akan mengirimkan BPBA ke bagian pergudangan

untuk melakukan pengecekan ketersediaan barang pesanan. Apabila barang

yang dipesan tersedia di gudang BM, selanjutnya barang tersebut akan di

dropping ke apotek pengirim BPBA. Jika barang tidak tersedia di gudang BM

Jaya I, bagian pembelian akan membuat surat pesanan (SP) untuk kemudian

dikirim kepada distributor. Surat Pesanan dibuat tiga rangkap. Lembar pertama

(putih) diserahkan kepada distributor sebagai tanda bukti pemesanan barang.

Lembar kedua (merah) digunakan untuk mencocokkan bila barang pesanan

datang, yang setelah selesai dapat disimpan sebagai arsip seksi pembelian


25


untuk mengontrol barang yang dipesan. Lembar ketiga diserahkan kepada

bagian tata usaha untuk dibukukan dalam hutang dagang.

4. Distributor akan mengirimkan barang yang dipesan beserta fakturnya ke

masing-masing apotek pelayanan yang memesan barang tersebut.

5. Penerima barang di apotek mencocokkan dan memeriksa barang yang diterima

dengan faktur dan salinan surat pesanan. Pemeriksaan tersebut meliputi jenis,

jumlah, spesifikasi, keadaan fisik, dan tanggal kadaluarsa barang yang dipesan.

Bila barang yang datang sesuai dengan permintaan, petugas apotek pelayanan

menandatangani, memberi tanggal penerimaan, nomor urut penerimaan barang

pada kolom yang tersedia, dan stempel apotek pada faktur asli dan salinan

faktur. Jika terdapat ketidaksesuaian antara faktur dengan barang yang diterima

atau jika terdapat kecacatan fisik, barang dapat diretur.

6. Apotek pelayanan memasukkan data pembelian ke komputer sesuai dengan

salinan faktur dari PBF. Rangkap pertama salinan faktur disimpan sebagai

arsip di apotek dan rangkap kedua diserahkan kepada BM untuk keperluan

administrasi hutang dagang. Faktur asli dikembalikan kepada distributor untuk

penagihan di bagian pembayaran BM Jaya I.

7. Bila barang dibayar tunai (cash on delivery), setelah faktur asli diserahkan ke

distributor, maka distributor langsung menagih ke kasir. Pengadaan di Apotek

Kimia Farma No.55 dilakukan menggunakan sistem kredit (dengan penagihan

hutang dagang dilakukan terhadap pihak BM). Selain itu, pengadaan beberapa

produk swalayan farmasi dilakukan menggunakan sistem konsinyasi.

8. Petugas pembelian mencocokkan kesesuaian harga pada faktur barang yang

dipesan, bila sesuai maka dicatat dalam buku pembelian.

9. Barang yang telah diperiksa tersebut dicatat ke dalam kartu stok dan data

penerimaan barang dimasukkan ke dalam program komputer, kemudian

hasilnya dicetak untuk diserahkan ke BM Jaya I sebagai bukti penerimaan

barang.

4.2. Penataan Swalayan Farmasi

Swalayan farmasi di Apotek Kimia Farma No. 55 berada di dekat ruang

tunggu apotek, ditata serapi dan semenarik mungkin sehingga pelanggan tertarik


26


untuk melihat-lihat produk atau bahkan membeli barang-barang yang disajikan.

Ruang untuk swalayan farmasi terletak di bagian depan apotek, terpisah dari

ruang untuk obat ethical sehingga dapat diakses secara bebas oleh konsumen.

Salah satu keunggulan swalayan farmasi yang terpisah dari ruang obat ethical

yaitu dapat memberikan kebebasan dan kenyamanan bagi konsumen dalam

berbelanja. Oleh sebab itu, lay out swalayan farmasi harus ditata sebaik mungkin

sehingga pelanggan dapat bergerak dengan leluasa dalam memilih produk yang

akan dibeli.

Swalayan farmasi di Apotek Kimia Farma No. 55 memiliki area yang

terbuka dengan luas cukup memadai sehingga memberikan alur (traffic flow) yang

nyaman bagi pelanggan. Area yang terbuka memudahkan dan mendorong

pelanggan untuk mengitari seluruh swalayan farmasi tanpa terpaku pada satu titik

area saja. Hal tersebut meminimalkan timbulnya dead spot atau bagian swalayan

farmasi yang jarang dikunjungi oleh pelanggan. Lay out swalayan farmasi di

Apotek Kimia Farma No. 55 dapat dilihat pada Lampiran 2.

Swalayan farmasi sebaiknya memiliki luas ruang yang cukup memadai

untuk mencegah terjadinya alur yang bertabrakan. Namun, swalayan farmasi yang

mudah diakses oleh konsumen cenderung rentan terhadap pencurian. Oleh karena

itu, tata letak swalayan farmasi di Apotek Kimia Farma No. 55 dirancang

sedemikian rupa sehingga memudahkan karyawan apotek untuk memantau para

pembeli, selain adanya CCTV yang berfungsi mengawasi kegiatan yang terjadi di

swalayan. Selain itu, produk-produk yang memiliki harga relatif tinggi disimpan

dalam lemari yang dikunci.

Produk-produk yang diletakkan di swalayan farmasi dikelompokkan

berdasarkan kegunaan produk tersebut, misalnya obat batuk, obat penurun

demam, obat saluran cerna, produk herbal, vitamin, suplemen makanan,

kosmetika, alat kesehatan, perbekalan kesehatan rumah tangga (misalnya produk

personal care, oral care, baby care, perlengkapan mandi), dan lain-lain.

Selanjutnya, produk dari masing-masing kelompok tersebut disusun menurut

abjad atau diatur sedemikian rupa dengan gradasi warna tertentu agar tampak

menarik. Selain dikelompokkan menurut kegunaannya, produk-produk swalayan

farmasi juga diletakkan menurut bentuk sediaannya, yaitu sediaan padat (tablet


27


dan kapsul), sediaan cair (sirup, suspensi, emulsi, dan larutan tetes), serta sediaan

semi solid (gel, krim, dan salep).

Penataan produk di swalayan farmasi menurut kelompok-kelompok

tertentu bertujuan untuk memudahkan konsumen dalam mencari dan memilih

produk yang dibutuhkannya. Penyusunan yang teratur juga membantu petugas

apotek dalam mencarikan produk yang dibutuhkan oleh konsumen sehingga

konsumen memperoleh pelayanan yang cepat dan memuaskan. Di samping itu,

petugas apotek juga terbantu dalam memberikan informasi, alternatif pilihan

produk, dan rekomendasi bagi konsumen sehingga dapat menentukan produk

pilihannya dengan tepat.

Di samping memperhatikan kemudahan pelanggan dalam mencari produk

yang dibutuhkannya, penataan produk-produk di swalayan farmasi perlu

mempertimbangkan aspek strategis. Beberapa produk fast moving di Apotek

Kimia Farma No. 55 diletakkan pada bagian rak yang mudah dilihat oleh

pelanggan sehingga menjadi daya tarik bagi pelanggan untuk memasuki swalayan

farmasi. Produk-produk dari PT. Kimia Farma ditampilkan pada gondola khusus

yang mudah dilihat oleh pelanggan. Selain untuk tujuan identifikasi (ciri khas),

penempatan gondola khusus produk PT. Kimia Farma juga bertujuan untuk

meningkatkan penjualan produk tersebut. Beberapa produk slow moving

diletakkan di dekat meja kasir untuk meningkatkan promosi produk tersebut oleh

karyawan apotek (kasir) sehingga dapat menimbulkan dorongan membeli

pelanggan (impulse buying).

4.3. Pemasaran Produk-produk Swalayan Farmasi

Untuk meningkatkan hasil penjualan produk-produk swalayan farmasi di

Apotek Kimia Farma No. 55, perlu dilakukan langkah-langkah pemasaran yang

efektif. Langkah-langkah tersebut misalnya :

1. Mengadakan program promosi, seperti diskon untuk produk-produk tertentu

secara bergantian

2. Menawarkan produk secara lebih intensif kepada konsumen melalui sales

promotion girls (SPG) maupun oleh petugas apotek


28


3. Memberikan informasi kepada konsumen mengenai produk-produk yang

terdapat di swalayan farmasi Apotek Kimia Farma No. 55 melalui brosur,

spanduk, maupun oleh petugas apotek sembari memberikan pelayanan

informasi dan rekomendasi produk

4.4. Pelayanan Kefarmasian di Swalayan Farmasi Apotek Kimia Farma

No. 55

Pelayanan kefarmasian di swalayan farmasi Apotek Kimia Farma No.55 di

antaranya berupa pelayanan informasi produk. Konsumen yang memperoleh

informasi mengenai produk yang dibutuhkannya dengan jelas akan terbantu dalam

memilih produk yang akan dibeli. Di samping itu, petugas apotek juga dapat

memberikan saran mengenai produk yang paling sesuai dengan kebutuhan

konsumen dengan memberikan pertimbangan mengenai risiko, manfaat, dan harga

produk tersebut. Pelayanan tersebut akan meningkatkan kepuasan pelanggan dan

merupakan salah satu perwujudan dari tanggung jawab apotek sebagai sarana

pelayanan kesehatan dalam mendukung terwujudnya derajat kesehatan

masyarakat yang lebih baik.

Pengelolaan swalayan farmasi yang baik dapat berperan dalam

meningkatkan pendapatan apotek dan menjamin kepuasan pelanggan. Upaya

pengelolaan tersebut meliputi perencanaan, pengadaan, penataan, pemasaran, dan

pelayanan kefarmasian untuk produk swalayan farmasi. Perencanaan dan

pengadaan yang optimal dapat menjamin ketersediaan produk swalayan farmasi

yang tepat, tidak berkekurangan dan tidak berlebihan. Penataan swalayan farmasi

yang menarik dan teratur dapat membuat konsumen merasa nyaman berbelanja

sekaligus memudahkan konsumen dalam memilih produk yang dibutuhkannya.

Pemasaran produk swalayan farmasi bertujuan untuk menarik minat konsumen

sehingga dapat meningkatkan penjualan produk swalayan farmasi. Pelayanan

kefarmasian di swalayan farmasi dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan

membantu pelanggan dalam memilih produk yang paling sesuai dengan

kebutuhannya.



BAB 5

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan

Pengelolaan swalayan farmasi di Apotek Kimia Farma No. 55 yang

meliputi perencanaan, pengadaan, penataan, pemasaran, dan pelayanan informasi

produk di swalayan farmasi telah dilakukan dengan baik. Pengelolaan tersebut

meliputi hal-hal sebagai berikut :

1. Perencanaan pengadaan dilakukan berdasarkan sistem pareto, serta dengan

memperhatikan pola penyakit dan iklan produk yang sedang marak di

masyarakat.

2. Pengadaan produk swalayan farmasi di Apotek Kimia Farma No. 55

dilakukan dengan mengajukan Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) dari

apotek pelayanan kepada Bisnis Manajer Jaya I.

3. Swalayan farmasi di Apotek Kimia Farma No. 55 terletak terpisah dari ruang

obat ethical sehingga memberikan kebebasan dan kenyamanan bagi pelanggan

dalam memilih produk yang dibutuhkannya. Penataan produk swalayan

farmasi didasarkan pada bentuk sediaan dan kegunaan masing-masing produk,

kemudian disusun menurut abjad.

4. Pemasaran produk swalayan farmasi di Apotek Kimia Farma No. 55

dilakukan melalui pengadaan brosur, penempatan sales promotion girls

(SPG), dan promosi berupa program diskon.

5. Pelayanan informasi di swalayan farmasi Apotek Kimia Farma No. 55 dapat

membantu pelanggan dalam memilih produk yang paling sesuai dengan

kebutuhannya sehingga akan meningkatkan kepuasan pelanggan.

5.2. Saran

1. Untuk meningkatkan pelayanan di swalayan farmasi, dapat disediakan kasir

khusus agar konsumen tidak perlu mengantri bersama dengan pasien yang

hendak membayar resep. Di samping itu, adanya kasir khusus swalayan

farmasi dapat memudahkan konsumen untuk mengetahui harga produk yang

diletakkan pada swalayan farmasi. Jika memungkinkan, dapat diletakkan


30


harga dari tiap produk pada gondola peletakkannya. Hal tersebut akan

membantu konsumen dalam memutuskan alternatif produk yang akan dipilih

berdasarkan perbandingan harga dan manfaat produk. Sebaiknya, kasir khusus

swalayan farmasi dijaga oleh petugas teknis kefarmasian (seperti asisten

apoteker) agar dapat sekaligus berfungsi sebagai tempat pemberian informasi

mengenai produk swalayan farmasi kepada konsumen.

2. Penataan lay out swalayan farmasi sebaiknya tidak hanya memperhatikan

kemudahan pelanggan dalam mencari produk yang dibutuhkannya, tetapi juga

mempertimbangkan aspek estetika. Hal tersebut dapat dilakukan dengan

menyusun produk-produk swalayan farmasi dengan gradasi warna tertentu dan

meletakkan produk fast moving pada display yang lebih mudah dilihat dan

menarik bagi pelanggan.



DAFTAR ACUAN

Badan POM RI. (2004). Pengobatan Sendiri. Jakarta : Info POM Vol. 5, No. 6,

November 2004, ISSN 1829-9334.



Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

No.922/MENKES/PER/X/1993 Tentang Ketentuan dan Tata Cara

Pemberian Izin Apotek. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik

Indonesia.

Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2006). Pedoman Penggunaan Obat

Bebas dan Bebas Terbatas. Jakarta: Direktorat Bina Farmasi Komunitas dan

Klinik Ditjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan.

Desselle, S. P. dan Zgarrick, D. P. (2009). Pharmacy Management. United States

: McGraw Hill Inc.

Quick, J.D. [ed]. (1997). Managing Drug Supply: The Selection, Procurement,

Distribution, and Use of Pharmaceuticals 2nd ed. Connecticut: Kumarin

Press Inc, 342-392.

Seto, S., Yunita, dan Lily. (2004). Manajemen Farmasi. Surabaya : Airlangga

University Press.

Umar, M. (2011). Manajemen Apotek Praktis (Cetakan IV). Jakarta : Wira Putra

Kencana.


32

Lampiran 1. Alur proses pengadaan produk swalayan farmasi di Apotek

Kimia Farma No.55

Distributor / PBF

Apotek KF No. 55

BPBA

Bisnis manajer Jaya I

Gudang BM Jaya I

Pengecekan barang pesanan

apotek

Barang ada di

gudang

Barang

tidak ada

di gudang

BM Jaya I

melakukan

dropping barang

ke apotek

(barang pesanan

dan lembar

dropping

dibawa dari BM

ke apotek

pelayanan)

Bisnis manajer Jaya I

Pemesanan

barang

Distributor

mengantarkan

barang pesanan

+ faktur ke

apotek


33

Lampiran 2. Denah swalayan farmasi Apotek Kimia Farma No. 55

Keterangan :

1. Popok bayi, pembalut wanita, tisu

2. Alat kesehatan

3. Popok bayi, kapas pembalut

4. Perlengkapan mandi

5. Produk P3K (larutan antiseptik, plester untuk luka, masker, kassa)

6. Produk OTC untuk mata, produk OTC topikal, produk OTC berbentuk patch

7. Produk dental care

8. Produk balsam, minyak angin, minyak telon, obat gosok

9. Produk personal care (deodorant dan antiperspirant, kondom, feminim

higiene)

10. Produk minuman perawatan tubuh

11. Produk OTC sediaan cair suplemen makanan

12. Kosmetika perawatan kulit dan wajah

13. Sediaan padat (tablet) multivitamin

1 2 34 5 6

7 89

10

11

1213

1415

1617

18 1920 21

22

23 2425a

26

2728

28

25 c25 b29

Ruang

tunggu

apotek

Swalayan farmasi

Penerimaan resepPenyerahan obat

Ruang penyiapan obatMeja peracikan

2929


34

Lampiran 2. Denah swalayan farmasi Apotek Kimia Farma No. 55 (lanjutan)

14. Sediaan cair suplemen makanan dan multivitamin (oral drops, sirup, dan

suspensi)

15. Produk kosmetika Kimia Farma

16. Tablet suplemen makanan untuk anak-anak

17. Susu untuk diet khusus, gula diet, tablet multivitamin

18. Produk OTC sediaan cair (untuk batuk-pilek, antipiretik, obat saluran cerna)

19. Produk OTC sediaan drops untuk antipiretik dan flu, sediaan cair obat batuk-

pilek

20. Produk OTC sediaan solid untuk obat batuk-pilek, demam, dan saluran cerna

21. Produk herbal

22. Lemari pendingin untuk minuman

23. Produk susu bayi dan anak-anak

24. Gudang sediaan cair OTC

25. a. Produk suplemen makanan

b. Gudang produk OTC sediaan topikal, gudang produk baby care

c. Gudang produk OTC sediaan solid antipiretik dan obat flu

26. Alat kesehatan, gudang produk OTC sediaan solid vitamin dan obat saluran

cerna

27. Makanan ringan, gudang produk OTC sediaan oral drops

28. Gondola khusus produk OTC Kimia Farma

29. Produk minuman


universitas indonesia laporan praktek kerja …lib.ui.ac.id/file?file=digital/20361520-pr-agatha dwi...

Documents