FUNGSI PENGORGANISASIAN

ARTI PENGORGANISASIAN

• PENGORGANISASIAN ADALAH SALAH SATU FUNGSI MANAJEMEN UNTUK MENGKOORDINASIKAN HUBUNGAN BERBAGAI SISTEM KEWENANGAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN TUGAS-TUGAS YANG ADA DI DALAM ORGANISASI.

• KEWENANGAN, TUGAS-TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB TERSEBUT KEMUDIAN DIATUR DALAM SUATU STRUKTUR ORGANISASI.

MENGAPA PENGORGANISASIAN PENTING ?

PENGORGANISASIAN PENTING KARENA :• MENGATUR PEMBAGIAN TUGAS DAN

TANGGUNG JAWAB DALAM ORGANISASI MELALUI STRUKTUR YANG JELAS

• MENGKOORDINASIKAN BERBAGAI SUMBER YANG ADA DI DALAM ORGANISASI

• MENGATUR PENGGUNAAN SUMBER-SUMBER SECARA EFISIEN DAN EFEKTIF

• MENGATUR HUBUNGAN-HUBUNGAN FORMAL YANG TERJADI DALAM ORGANISASI

PRINSIP-PRINSIP PENGORGANISASIAN

1. DIVISION OF WORK2. DEPARTEMENTALIZATION3. CHAIN OF COMMAND4. SPAN OF CONTROL5. CENTRALIZATION & DECENTRALIZATION6. FORMALIZATION7. COMPLEXITY

1). DIVISION OF WORK

DIVISION OF WORK SERING PULA DIARTIKAN SEBAGAI SPESIALISASI TUGAS.

UNTUK MENCAPAI TUJUAN ORGANISASI SECARA EFISIEN DAN EFEKTIF, TUGAS-TUGAS DIDISTRIBUSIKAN SESUAI DENGAN KEWENANGAN DAN FUNGSI SETIAP TINGKATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI. DENGAN DEMIKIAN SETIAP TINGKATAN MEMILIKI SPESIFIKASI TUGAS SENDIRI-SENDIRI.

KELEBIHAN DAN KEKURANGAN DIVISION OF WORK

KELEBIHAN1. BEBAN PEKERJAAN

SETIAP ORANG LEBIH TERKONTROL

2. MENCIPTAKAN SPESIALISASI.

3. TUJUAN ORGANISASI DAPAT SECARA EFISIEN DAN EFEKTIF TERCAPAI

4. MEMUDAHKAN KONTROL DAN STANDAR

5. PRODUKTIFITAS MENINGKAT

KEKURANGAN1. MENIMBULKAN

KEJENUHAN2. BILA KEJENUHAN

DIBIARKAN, MAKA AKAN MENGGANGGU PRODUKTIFITAS PEGAWAI(PENURUNAN PRODUKTIFITAS)

2). DEPARTEMENTALISASI

SETELAH PEMBAGIAN TUGAS (DIVISION OF WORK) DILAKUKAN, MAKA UNTUK KEPERLUAN MEMUDAHKAN KOORRDINASI TUGAS-TUGAS YANG SEJENIS/BERTUJUAN SAMA, DIPERLUKAN DEPARTEMENTALISASI

DEPARTEMENTALISASI ADALAH PENYATUAN ATAU PENGELOMPOKAN TUGAS-TUGAS SEJENIS/BERTUJUAN SEARAH

BENTUK-BENTUK DEPARTEMENTALISASI

1. BERDASARKAN FUNGSI-FUNGSI (FUNCTIONAL DEPARTEMENTALIZATION)

2. BERDASARKAN PRODUK (PRODUCT DEPARTEMENTALIZATION)

3. BERDASARKAN WILAYAH (GEOGRAPHICAL DEPARTEMENTALIZATION)

4. BERDASARKAN PROSES (PROCESS DEPARTEMENTALIZATION)

5. BERDASARKAN CUSTOMER (CUSTOMER DEPARTEMENTALIZATION)

3). RANTAI KOMANDO (CHAIN OF COMMAND)

RANTAI KOMANDO MERUPAKAN PRINSIP YANG MENGATUR GARIS KEWENANGAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN TUGAS-TUGAS, DIMULAI DARI TOP, MIDDLE, HINGGA LOWER MANAGER.

SECARA FORMAL RANTAI KOMANDO MENUNJUKKAN HIRARKHI/TINGKAT KEWENANGAN YANG BERSUMBER PADA LEVEL TERTINGGI HINGGA LEVEL TERBAWAH.

KONSEP-KONSEP YANG BERHUBUNGAN DENGAN RANTAI KOMANDO

1. AUTHORITYMERUPAKAN KEWENANGAN UNTUK MEMBERIKAN TUGAS/PERINTAH KEPADA BAWAHAN, DAN MEMINTA PERTANGGUNGJAWABANNYA SEKALIGUS.

2. RESPONSIBILITYPERTANGGUNGJAWABAN DARI TUGAS-TUGAS YANG DIPERINTAHKAN OLEH ATASAN.

3. UNITY OF COMMANDPRINSIPNYA SESEORANG HANYA MEMILIKI SATU ATASAN YANG MEMBERIKAN PERINTAH.

4). RENTANG KENDALI (SPAN OF CONTROL)

PRINSIP SPAN OF CONTROL MEMBERIKAN PEDOMAN PADA PARA MANAJER TENTANG KEMAMPUAN MANAJER DALAM MENGONTROL JUMLAH BAWAHANNYA.

DIASUMSIKAN JIKA JUMLAH BAWAHAN SEMAKIN BESAR/BANYAK, MAKA MANAJER MEMILIKI KETERBATASAN UNTUK MENGONTROLNYA.

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI SPAN OF CONTROL

1. KEMAMPUAN MANAJER2. KEMAMPUAN BAWAHAN3. KARAKTERISTIK

PEKERJAAN 4. LINGKUNGAN/SUASANA

KERJA

5).CENTRALIZATION & DECENTRALIZATION

• CENTRALIZATION ADALAH TINGKAT MELALUI MANA TITIK SUATU PENGAMBILAN KEPUTUSAN DIPUSATKAN

• DECENTRALIZATION ADALAH TINGKAT MELALUI MANA PARA PEGAWAI DI LEVEL BAWAH DAPAT MEMBERIKAN INPUT SECARA AKTUAL DALAM PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN.

6). FORMALIZATION

• FORMALISASI ADALAH TINGKAT MELALUI MANA PEKERJAAN-PEKERJAAN DI DALAM ORGANISASI DISTANDARISASI MELALUI PERATURAN-PERATURAN, PROSEDUR, YANG MENJADI PEDOMAN DAN MENGIKAT PERILAKU PEGAWAI

7). KOMPLEKSITAS (COMPLEXITY)

KOMPLEKSITAS MERUPAKAN PRINSIP ORGANISASI YANG MENGGAMBARKAN SEBERAPA BANYAK BAGIAN-BAGIAN DAN TINGKATAN-TINGKATAN YANG TERDAPAT DI DALAM ORGANISASI. KOMPLEKSITAS DAPAT DITUNJUKKAN MELALUI :

a). KOMPLEKSITAS VERTIKAL (MENUNJUK JUMLAH TINGKATAN-TINGKATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI)

b). KOMPLEKSITAS HORISONTAL (MENUNJUK JUMLAH BAGIAN-BAGIAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI)

DISAIN STRUKTUR ORGANIASI

PENGERTIAN STRUKTUR ORGANISASI

STRUKTUR ORGANISASI ADALAH SISTEM FORMAL DARI TUGAS-TUGAS DAN HUBUNGAN PELAPORAN PERTANGGUNG JAWABANNYA, DI MANA SISTEM TERSEBUT MENENTUKAN BAGAIMANA PARA ANGGOTA ORGANISASI MENGGUNAKAN SUMBER-SUMBER UNTUK MENCAPAI TUJUAN ORGANISASI.(JONES &GEORGE, 2007:243)

DISAIN ORGANISASIONALDISAIN ORGANISASIONAL

BERHUBUNGAN DENGAN STRUKTUR ORGANISASI, SEBAB

DISAIN ORGANISASIONAL ADALAH SUATU PROSES MELALUI MANA PARA MANAJER MEMBUAT PILIHAN-PILIHAN KHUSUS TENTANG HUBUNGAN-HUBUNGAN TUGAS-TUGAS DAN PEKERJAAN YANG DIBANGUN DALAM SEBUAH STRUKTUR ORGANISASI.

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI STRUKTUR

ORGANISASI

4 FAKTOR YANG MEMPENGARUHI DISAIN STRUKTUR ORGANISASI :

1. LINGKUNGAN EKSTERNAL ORGANISASI2. TECHNOLOGY3. SUMBER DAYA MANUSIA4. STRATEGI

DETERMINE THE DESIGN OF

ORGANIZATIONAL STRUCTURE

ORGANIZATIONAL ENVIRONMENT TECHNOLOGY

STRATEGYHUMAN

RESOURCES

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI STRUKTUR ORGANISASI

SUMBER : JONES &GEORGE,2007:243

STRUKTUR FUNGSIONAL

SUATU FUNGSI ADALAH SUATU KELOMPOK ORANG, PEKERJAAN YANG DILAKSANAKAN SECARA BERSAMA-SAMA, KEMUDIAN PENEKANAN PADA KEMAMPUAN YANG SAMA ATAU PENGGUNAAN BEBERAPA PENGETAHUAN,ALAT DAN TEKNIK YANG SEJENIS DALAM PEKERJAAN MEREKA.

SUATU STRUKTUR ORGANISASIONAL YANG DISUSUN DARI SELURUH DEPARTEMEN-DEPARTEMEN YANG ADA DI DALAM ORGANISASI, DI MANA MASING-MASING DEPARTEMEN MEMILIKI PRODUK BARANG JASA YANG BERBEDA-BEDA

STRUKTUR DIVISIONAL

STRUKTUR DIVISIONAL MERUPAKAN PEMECAHAN MASALAH AKIBAT ADANYA PERTUMBUHAN DAN PENINGKATAN DIVERSIFIKAS.

STRUKTUR DIVISIONAL DISUSUN BERDASARKAN PEMISAHAN UNIT-UNIT DI DALAM MANA SUATU FUNGSI-FUNGSI YANG MEMPRODUKSI BARANG JASA KHUSUS DIKELOMPOKAN DALAM SUATU FUNGSI PEKERJAAN TERTENTU

TIPE-TIPE STRUKTUR DIVISIONAL

SETIDAKNYA TERDAPAT 3 TIPE STRUKTUR DIVISIONAL :1. STRUKTUR DIVISIONAL

BERDASARKAN PRODUK2. STRUKTUR DIVISIONAL

BERDASARKAN MARKET3. STRUKTUR DIVISIONAL

BERDASARKAN GEOGRAFI

MANAGER

DIVISIMESIN

PENGERING

DIVISIALAT

PENERANGAN

DIVISISTEREO DAN

TELEVISI

CEO

STRUKTUR DIVISIONAL PRODUK

MANAGER

DIVISIPELANGGAN

INSTANSI

DIVISIPELANGGAN SKALA KECIL

DIVISIPELANGGAN

ECERAN

CEO

STRUKTUR DIVISIONAL MARKET

MANAGER

DIVISIWILAYAH UTARA

DIVISIWILAYAH BARAT

DIVISIWILAYAH TIMUR

CEO

STRUKTUR DIVISIONAL GEOGRAFI

PENGKOORDINASIAN

Merupakan suatu usaha yang sinkron danteratur untuk menyediakan jumlah waktuyang tepat dan mengarahkan pelaksanaanuntuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan.

Tujuan Koordinasi

• Mengarahkan ide, gagasan, aktifitas danperilaku menuju tercapainya tujuan

• Mengarahkan spesialisasi yang dimilikikaryawan

• Menghindari tumpang tinding pekerjaan• Menghindari penyimpangan tugas

Jenis ketergantungan

• Pooled interdependence– Ketergantungan yang tidak memerlukan

interaksi• Sequential interdependence

– Ketergantungan dimana keluaran suatubagian dijadikan masukan bagian lainnya

• Reciprocal interdependence– Bagian yang satu saling mempengaruhi

bagian lainnya

Hal yang menghambatkoordinasi

• Perbedaan orientasi waktu antar bagian• Tingkat formalitas• Tujuan yang berbeda• Gaya interaksi

Asas koordinasi

• Asas koordinasi adalah hierarki dimanasetiap atasan melakukan kordinasi padabawahan langsungnya.

• Otoritas melakukan koordinasi didasarkanpada suatu proses formal

Syarat Koordinasi

• Perasaan untuk bekerja sama• Saling menghargai• Bersain secara sehat

Tipe Koordinasi

• Koordinasi vertikal– Bisa memberi sanksi

• Koordinasi horizontal– Tidak bisa memberikan sanksi jika terjadi

pelanggaran komitmen karena memilikikedudukan yang sederajat

Pedoman melakukan koordinasiyang baik

• Penjelasan dengan kalimat sederhana• Penjelasan bahwa koordinasi adalah

untuk pencapaian tujuan bersama• Berikan kesempatan untuk membagi ide• Dorongan untuk ikut aktif dalam koordinasi• Hubungan yang baik antara atasan-

bawahan maupun sesama• Pergunakan komunikasi informal

Perkembangan kebutuhanorganisasi

• Adanya kebutuhan akan posisi dandepartemen baru untuk menanganimasalah yang berkaitan denganlingkungan eksternal dan berbagaikebutuhan strategis yang baru

• Meningkatnya koordinasi dan komunikasihorizontal untuk mempercepat pembuatankeputusan

Konflik dalam koordinasi

• Keterbatasan sumberdaya• Ketidakjelasan tanggung jawab dan

wewenang• Gangguan komunikasi• Masalah kepribadian• Bangga berlebihan atas unit kerjanya• Penyimpangan tujuan

Rentang kendali

• Rentang kendali kecil• Rentang kendali besar

Rentang kendali kecil

• Kontra:– Mahal karena membutuhkan komunikasi

vertikal yang komplex– Tingkatan hierarki bertambah– Kurang mendorong otonomi karyawan

• Pro:– Mempertahankan keakraban antar anggota

unit kerja

Rentang kendali besar

• Plus:– Menekan biaya– Mempercepat pengambilan keputusan– Meningkatkan fleksibilitas– Lebih dekat dengan konsumen– Memberikan otonomi pada karyawan

• Minus:– Butuh karyawan yang berkualitas dan terlatih