Tutorial Sistem Rekod Perniagaan dan

Pengurusan Inventori

Sdr Musa http://www.rekodperniagaan.com

Amat mudah dan sistematik

Sistem ini hanya menggunakan VB dan Microsoft Excel. Oleh yang demikian anda disarankan untuk menyediakan atau melengkapkan computer anda dengan Microsoft Excel versi lengkap ( Full Version ).

Ok. Gambar diatas adalah cth muka depan excel. Ini adalah dalam sheet Menu. Ini adalah Sistem Rekod Perniagaan versi 5.0. Ada banyk butang untuk versi ini. Dalam excel ada banyak sheet untuk anda menyimpan data-data perniagaan anda. Sistem ini telah meringkaskan sebahagian keperluan perniagaan anda. Tujuan system ini adalah untuk memudahkan anda mengira, menyusun, mengedit dan melihat jumlah setiap transaksi dan baki stok yang sedia ada. Peringatan : Anda dilarang menambah atau mengurangkan bahagian ‘column’ kerana akan mengucar kacirkan data seterusnya akan berlaku kesilapan ( error) pada system.

Anda sudah klik tapi keluar error kan. Error macam kat bawah ne.

Jangan panik. Mudah saja sila ikuti langkah2 berikut.

Bagi pengguna Excel 2003

1. Tools - Macro - Security

2. Security Level - Low - OK

Bagi pengguna Excel 2007 & 2010

1. Start - Excel Options

2. Trust Center - Trust Center Settings ..

3. Macro Settings - Enable all macros

Yes anda Berjaya. Buton sudah boleh diklik. Apabila anda mengklik button system rekod tu paparan istimewa berikut akan keluar.

Kita boleh mulakan sudah system rekod yang amat mudah dan sistematik ini.

Ini adalah perkara-perkara yang asas dalam system ini. Jika anda dapat memahami cara untuk merekod produk, anda sudah boleh menggunakan system ini walaupun berlainan bentuk mengikut versi. Tips Penting : Apa yang anda perlu lakukan, selepas anda merekodkan semua item produk anda adalah SAVE dan EXIT terlebih dahulu. Jika anda tidak Save dan Exit, data yang anda keyin masih belom boleh dibaca oleh system.

1. Muka hadapan Terdiri dari 4 ruangan Produk, Urusniaga, Laporan Urusniaga dan Rekod. Ini adalah versi biasa v.3.1 dan v.3.2. Bagi lain2 bentuk perniagaan maka lain lah muka depanya. Produk Ada tiga button iaitu Rekod Produk, Kemaskini dan Ambilan Rekod Produk adalah aktiviti merekod semua jenis produk yang ingin dijual. Yang penting bahagian ini adalah setiap produk akan diberikan KOD ID masing-masing.

Kemaskini bermaksud mengemaskini data produk tadi pada masa hadapan jika berlaku perubahan. Ambilan bererti aktiv iti ambilan produk untuk kegunaan sendiri Urusniaga Tiga buton juga iaitu Jualan, Belian dan Pulangan Jualan akan merekod jualan produk atau barang. Belian merekod belian produk daripada pembekal. Pulangan pula merekod pemulangan barangan/produk kepada pembekal. Repot Urusniaga Membuat laporan ringkas terhadap aktiv iti perniagaan anda. Anda boleh melihat baki stok barangan anda dengan mudah disini. Anda juga boleh mencetak(print out) laporan ini. Cetakan (print out) boleh dilakukan secara manual iaitu melalui sheet yang dikehendaki, ini adalah lebih baik dan tepat. Rekod Khas untuk memadam atau delete rekod anda. Anda boleh memilih rekod mana yang ingin dihapuskan secara automatic. Walaubagaimana pun anda masih boleh memadam secara manual. Jika berlaku kesilapan pada satu row, anda hanya memilih pada row tersebut dan memadam secara manual. Tips: Apabila anda telah memasukan (key in) rekod produk beserta dengan KOD ID adalah digalakan supaya anda print terlebih dahulu bahgian tersebut. Ini memudahkan anda untuk memasukan kembali KOD ID dan tidak perlu mencipta semula KOD ID yang baru.

2. Rekod Produk

Paparan ini akan merekod semua jenis produk yang hendak anda jual. Masukan semua data produk2 yang anda ada didalam simpanan atau stok. Rekod ini akan anda buat sekali sahaja. Anda perlu cetak/print bahagian ini segera di worksheet Produk. Bagi barangan jenis baru anda akan merekod sekali disini untuk memasukan Kod ID bagi sesuatu produk itu. Kod ID Kod ini adalah ciptaan anda sendiri. Ikut kreativ iti masing2. Ini adalah penting sebab untuk membezakan semua jenis produk. Ini adalah amat mustahak bg system ini untuk melihat semua barangan yang terdapat didalam kedai dan stok anda. Harga Harga yang perlu dimasukan adalah harga belian dan harga jualan produk tersebut. Kuantiti Masukan kuantiti produk. Setiap kuantiti akan dikira sebagai stok anda. Setiap produk yang telah direkod anda boleh melihat Stok pada sheet Baki. Diskrepsi Anda boleh memberi penerangan atau nota terhadap produk anda. Cth warna, berat kg atau 1 bungkusan,saiz dan lain2. Ini akan memudahkan anda mengenali sesuatu produk itu dan keadaan produk tersebut.

3. Kemaskini

Anda pilih Kod ID yang berkenaan dan Rekod yang anda telah masukan akan terpapar secara automatic disini. Anda sudah boleh mengemaskini data terbaru atau ingin mengubah dan menambah nama,harga atau diskrepsi.

Lihat Kod ID amat penting untuk anda cipta kerana memudahkan anda dalam system rekod ini. Cipta lah Kod ID sebijak mungkin berdasarkan jenis produk. Yang penting bagi Kod ID adalah ringkasan terhadap produk, gabungan antara huruf dan angka adalah terbaik. Cipta dengan ringkas tapi anda akan cepat tangkap sesuatu produk. Cth Baju = BJ001, Baju Kurung = BJK002 dsb. 4. Ambilan

Apabila anda memilih sesuatu Kod ID produk. Nama, Kuantiti Semasa, Harga Belian dan Tarikh akan terisi secara automatic. Sila masukan Ambilan dan Nota. Baki Stok akan terkira secara automatic selepas Kuantiti Ambilan dimasukan. Anda akan mengambilkira rekod ini dalam pengiraan untung rugi anda. Harga Belian Harga yang anda beli daripada pembekal kerana ini bukanlah jualan anda. Nota Sila masukan sebarang komen atau apa2 peringatan jika ada.

5. Jualan

Untuk rekod Jualan ini saya telah campurkan untuk merekod nama pelanggan sekaligus. Sila daftarkan nama pelanggan, no tel, alamat. Ini akan memudahkan anda untuk merujuk semula pelanggan anda. Jika pelanggan anda adalah tetap, hanya perlu pilih nama sebab data2 telah direkodkan. Semua nama pelanggan disimpan didalam sheet Pelanggan.

Jenis pembayaran dan cara penghantaran juga ada pilihan masing-masing.

Pelbagai jenis bank dan cara pembayaran, boleh diubah mengikut selera anda.

Pilihan cara penghantaran, boleh diubah atau ditambah.

6. Belian

Berbeza dengan system rekod yang terdahulu kini saya telah menambahkan rekod Pembekal sekali semasa membuat Belian. Nama pembekal akan disimpan dalam sheet pembekal. Seperti rekod Jualan nama pembekal boleh dipanggil jika ingin membuat belian. No. Invois Sila catat no invois / bil / resit daripada pembekal Nota Sila catat nota2 penting yg ingin anda jadikan rujukan mengenai produk atau pembekal atau apa2 saja. Semua stok akan bertambah secara automatic dan akan dipaparkan dalam sheet Baki. Sheet Baki boleh dirujuk jika stok anda berkurangan dan segera membuat pembelian.

7. Pulangan

Merekod produk atau barangan anda untuk dikembalikan kepada pembekal atas apa2 alasan. Barangan rosak, tersalah hantar, terlebih qty atau sebagainya. Kuantiti Jumlah kuantiti produk No. Invois No Invois, bil resit yang perlu sebgai rujukan pembekal Pembekal Nama pembekal anda Nota Sila catat apa2 yang penting sebgai rujukan anda

8. Laporan

Paparan repot bagi setiap rekod. Memudahkan anda melihat dan mencetak jika perlu. Terdapat butang cetak dibawah setiap rekod. Terlebih dahalu computer anda perlu memasang driver printer dalamnya walaupun anda tidak memiliki sebuah printer. Ini kerana jika tidak terdapat driver printer system invalid / error.

Jika anda ingin mencetak secara manual pun boleh tiada maslah bah itu. Anda hanya perlu select range seperti biasa dalam sheet yang anda kehendaki. Kadang-kadang ini lebih tepat dan mudah. 9. Hapus Rekod

Butang2 ini disediakan bagi memudahkan anda untuk memadam rekod. Rekod yang akan dipadam adalah keseluruhan rekod. Anda dinasihatkan supaya berhati2 menggunakan butang2 ini. Jika berlaku kesilapan sesuatu rekod sama ada 2 atau 3 row, anda boleh memadamnya secara manual. Ini tidak menjejaskan system. Peringatan: Setiap rekod yang anda hapuskan, tidak boleh dikembalikan. Oleh itu sentiasa buat ‘back-up’. Harapan supaya anda faham dan memahami system rekod ini. Ia amat mudah untuk digunakan oleh siapa sahaja. Kiraan adalah automatic. Baki stok yang tidak perlu anda risau. Baki stok akan sentiasa update. Anda tidak akan pening lagi untuk mengira stok yang ada. Sebarang pertanyaaan kemusykilan sila emel atau hubungi saya Sdr Musa 0128208006 sdrmussa@facebook.com moosze@gmail.com